Гибкий график труда и удаленная работа
Сегодня все больше компаний, следуя пожеланиям своих сотрудников, предоставляют им возможность работать по гибкому графику или удаленно. В каких случаях это решение оправданно? И с какими сложностями предстоит столкнуться?
Можно ли установить для сотрудника гибкий график или дать ему возможность трудиться вне офиса, зависит прежде всего от того, насколько тесно его работа связана с ресурсами, которые могут быть доступны только в офисе. Слово «ресурсы» в данном случае мы используем в самом широком смысле — начиная от клиентских запросов и заканчивая средствами производства.
Скажем, если фирма продает свои товары только в магазине, то постоянное присутствие там торгового персонала необходимо. А если организация имеет дело с личными продажами, то продавец может появляться в офисе один-два раза в месяц — для того, чтобы обсудить с руководителем план работы, сдать отчет и забрать товар. То есть многое зависит от того, нужно ли сотруднику постоянно поддерживать личный контакт с коллегами или клиентами.
Условно можно разделить сотрудников на два типа. Для первого важно присутствие в офисе или на заводе в рабочие часы: ему нужно производить продукцию на станках, которые не могут быть никуда транспортированы; отвечать на звонки клиентов; иметь доступ ко всем необходимым базам данных и другой информации на рабочем компьютере, запасам на складе.
К этому типу обычно относится производственный персонал, службы поддержки клиентов, специалисты отдела продаж, менеджеры проектов, сотрудники департаментов по работе с клиентами. Они должны находиться на рабочем месте столько времени, сколько нужно для выполнения производственного плана или сколько они нужны (возможно, даже круглосуточно — тогда необходимо организовать работу в несколько смен).
К таким профессиям можно отнести программирование, дизайн, переводы, рерайтинг или копирайт, и даже бухгалтерские услуги, когда речь идет об обработке документов и подготовке отчетности.То есть все те специальности, для которых важен результат деятельности, а не сам процесс. Кроме того, ряд творческих профессий в принципе не подразумевает фиксированный график. Например, журналисту зачастую незачем весь день проводить в редакции: достаточно раз в неделю побывать на редакционном собрании — «летучке», а в течение остальных дней самостоятельно распределять свое рабочее время.
Примечание. Руководителям, которые в силу специфики своей работы часто вынуждены задерживаться в офисе, устанавливают ненормированный рабочий день. Часто компания идет им навстречу и, учитывая то, что накануне человек оставался в офисе допоздна, позволяет в другие дни приходить чуть позже, если это позволяет его загрузка.
Техническое оснащение
На сегодняшний день существуют средства удаленной работы, которые можно использовать, если сотрудник находится в командировке, задерживается по каким-то причинам, заболел, но не хочет выпадать из рабочего процесса — современные средства связи помогают ему не потерять в заработке.
Практически все компании имеют веб-доступ к корпоративной почте или специальные решения для мобильной почты. Широко распространена практика создания корпоративных порталов, где хранится общая информация. Они могут быть интегрированы с системами электронного документооборота, а также средствами для совместной работы. С помощью таких порталов сотрудник в любой точке мира может получить доступ к нужной информации, назначить встречу с коллегой или забронировать переговорную, создать и отредактировать документ, а также обсудить его с другими работниками предприятия.
Они и фиксируют время входа и выхода: информация поступает в общую систему, формирующую отчеты о пребывании сотрудника на рабочем месте. В конце месяца этот отчет, или табель рабочего времени, просматривает руководитель отдела и утверждает его. И на основании этого документа производится оплата рабочих дней сотрудника.Примечание. В Трудовом кодексе нет четкого понятия «удаленная работа». Зато есть понятие «надомник». Оно подразумевает выполнение работы на дому с использованием инструментов или механизмов работодателя, однако допускается и приобретение их за свой счет.
Оформляем трудовой договор
В трудовом договоре обязательно указывают место работы специалиста — его домашний адрес. Непременным условием заключения трудового договора является указание в нем графика работы. Многое зависит от специфики выполняемой работы. Допустим, что работник ведет бухучет для клиента, значит, график у него будет зависеть от заказчика.
Все договоренности с сотрудником должны фиксироваться письменно, так как в случае любого нарушения с одной из сторон устные соглашения не будут иметь юридической силы.
В целом оформление по трудовому договору «дистанционщика» практически ничем не отличается от оформления обычного сотрудника.
Существует ряд особенностей при оплате труда удаленного работника. Если мы говорим о сдельной работе, когда сотрудник у себя дома производит определенную продукцию, то труд оплачивают по сдельным расценкам за фактически выполненные работы или произведенную продукцию.
Если же он работает удаленно, но график работы расписан от и до, то оплата будет произведена пропорционально отработанному времени.
Плюсы и минусы нестандартного графика
Плюсов у гибкого графика и удаленной работы немало.
Для компании это, прежде всего, означает сокращение расходов на организацию и содержание рабочего места сотрудника.
У предприятия появляется возможность выстроить график так, чтобы использовать труд своих специалистов максимально эффективно. Если человек по природе «жаворонок», то приходя на работу к 10, он теряет два-три самых продуктивных часа своего рабочего времени. И наоборот — бесполезно ожидать трудовых порывов от «сов», которые вынуждены прибывать в офис к 9 утра.
Для сотрудников снижаются затраты на питание и транспорт, уменьшается время, которое они тратят на дорогу до офиса. У специалистов появляется возможность самостоятельно управлять своим временем, а это дополнительная мотивация для них.
На макроуровне картина также выглядит очень радужно: разгружаются дороги города и общественный транспорт.
Среди минусов удаленной работы — проблемы с контролем таких сотрудников. Если фирма платит за процесс, а не за результат, и для данной отрасли не существует четких нормативов труда (например, очень сложно определить, сколько часов должен потратить PR-менеджер на установление контактов с журналистами), то объективно оценить работу такого специалиста будет очень сложно. Скажем, программист может решить какую-то задачу за пятнадцать минут, а может и за два часа. Как определить, работал ли он все это время, или только выставил счет заказчику за эти два часа.
Кроме того, нужно учитывать, что при работе с персоналом, который находится вне офиса или пользуется гибким графиком, от руководителя потребуются хорошие навыки планирования ресурсов и рабочего времени; перестроить работу сотрудников в случае какого-то форс-мажора или ошибки в планировании будет сложно любому руководителю.
Разумеется, этот фактор можно считать как минусом, так и плюсом — в случае, если корпоративная культура компании подразумевает грамотное проектное управление.
Готов ли сотрудник к удаленке?
Если гибкий график поддается определенному контролю, то текущую работу удаленных сотрудников контролировать практически невозможно. Поэтому специалисту, который трудится у себя дома, необходимы жесткий самоконтроль и способность не отвлекаться на внешние раздражители. Перевоспитать неорганизованного сотрудника невозможно, поэтому необходимо изначально выбирать для удаленки ответственных людей, самостоятельно выстраивающих свои трудовые будни.
Предрасположенность к нестандартному графику, конечно же, можно определить уже на этапе собеседования. Судить о возможностях сотрудника можно на основании психологического портрета соискателя и по его предыдущему опыту работы. Важно понять, как он привык трудиться, насколько самостоятелен в принятии решений, способен ли выдавать качественный результат без дополнительных вложений и обучения.
Нужно понять, почему человек предпочитает удаленную работу, выявить его бытовые мотивации хорошо работать, даже оставаясь на дистанции. Начать нелишне с вопроса: какие он видит положительные и отрицательные стороны в нестандартном графике?
Для новичка работа дома почти всегда выглядит подарком судьбы, но ведь это специфическая форма занятости: человек мало куда выходит, меньше общается с окружающими. Развиваться в профессиональном плане ему тоже сложнее. Все это следует обсудить на собеседовании и посмотреть на реакцию кандидата. Наблюдая, можно сделать выводы не только о готовности работать удаленно, но и вообще о стремлении человека к профессиональному росту.
Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Актуальная бухгалтерия», N10, октябрь 2012 г, система «Гарант эксперт»
Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?
Удаленная или дистанционная работа на дому
Что мы знаем об удаленной работе? Удаленная работа бывает нескольких видов:
- надомная;
- дистанционная;
- фриланс.
Фриланс — это работа по договору гражданско-правового характера. С этим видом удаленной работы все ясно. Предприниматель находит работника (фрилансера), дает ему конкретное задание, устанавливает сроки и указывает все это в договоре ГПХ. В случае если работник делает работу в срок, работодатель выплачивает ему разовое вознаграждение, определенное в договоре. Никаких социальных гарантий подобный вид найма не предполагает.
А вот с надомной и дистанционной работой дела обстоят иначе. С сотрудником оформляются трудовые отношения путем заключения трудового договора(ТД), где и прописывается характер работы.
Особенности дистанционной работы надомника
При надомной работе рабочим местом работника является его дом. Сырье, инструменты для выполнения тех или иных работ предоставляет работодатель либо работник может приобрести их самостоятельно. Это оговаривается в ТД. При таких условиях в договоре прописывают компенсацию за произведенные надомником расходы:
- на покупку материалов, сырья, инструментов;
- использование техники (если она принадлежит работнику, а не предоставляется организацией), интернета, телефона;
- расходы на электричество и любые другие расходы, возмещение которых будет указано в ТД.
Надомник может привлекать к работе членов своей семьи (гл. 49 ст. 310 ТК РФ).
Что такое работа на дому, мы выяснили. Разберемся, как правильно выстроить трудовые отношения с такими работниками?
Гл. 49 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения между работодателем и надомником. Из ст. 311 ТК РФ видно, что основные условия, при которых можно поручить работу надомнику, — это его состояние здоровья и соблюдение требований по охране труда (ст. 212 ТК РФ). В большинстве своем на дому работают производители ремесленных товаров, швеи, сборщики.
Все отношения между предприятием и надомным рабочим регулируются ТК РФ и ТД. Рассмотрим основные пункты договора.
После заключения ТД на предприятии издается приказ о найме работника. В графе «Характер работы» нужно написать: «Работа на дому». Работник должен ознакомиться с приказом и поставить в соответствующем месте свою подпись.
Трудовая книжка заполняется без каких-либо указаний о надомном труде.
ВАЖНО! Несмотря на то что надомник сам распоряжается своим рабочим временем, работодателю необходимо заполнять табель учета рабочего времени. Нормы о сверхурочных выплатах к нему не применяются.
Как правильно заполнить табель рабочего времени, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника-надомника?».
Положение об условиях труда надомников
До недавнего времени существовало положение об условиях труда надомников, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17-99, но оно утратило силу и не действует на основании приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.
Чтобы избежать недопонимания с работником, будет правильным составить должностную инструкцию или положение о надомной работе. Там можно подробно описать требования к безопасности, ответственность за их невыполнение и другие правила работы. Также можно предусмотреть предоставление компенсаций и дополнительных гарантий.
В ТД работник должен поставить отметку, что с правилами ознакомлен.
Дистанционная работа по Трудовому кодексу
Дистанционной работой по ТК РФ можно считать выполнение определенных функций, оговоренных в ТД, которое происходит вне стационарного рабочего места, предоставляемого работодателем. Для работы и связи с работодателем работнику необходимо использовать информационно-телекоммуникационные сети (ИТС) общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
Дистанционным работником является лицо, заключившее ТД о дистанционной работе.
В связи с распространением коронавирусной инфекции и временным переходом многих сотрудников на удаленку, чиновники предложили внести ряд поправок в ТК РФ.
Как изменилось законодательство для удаленных сотрудников, в Путеводителе по кадровым вопросам рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Одним из отличий дистанционного работника от остальных является общение с работодателем путем обмена электронными документами и использование усиленных электронных подписей (закон «Об электронной подписи» от 06.
04.2011 № 63-ФЗ). Каждая из сторон после получения электронного документа обязана направить подтверждение в электронном виде.
Что собой представляет электронная подпись, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Возникает вопрос: как при дистанционной работе заключить ТД с удаленным сотрудником?
Договор заключается, как и ведется документооборот в целом, с использованием ИТС общего пользования, в т. ч. электронной почты. После чего работодатель в течение 3 дней направляет дистанционному работнику бумажный экземпляр договора по почте.
Как оформить сотрудника, работающего из-за границы, читайте в статье «С работающими за границей нельзя заключать трудовые договоры».
Так как при дистанционной работе работник имеет все те же права, что и выполняющий свои обязанности в офисе предприятия, он должен представить работодателю в электронном виде документы, перечисленные в ст.
65 ТК РФ. В случае необходимости работодатель вправе потребовать от работника прислать ему нотариально заверенные копии документов.
Если у работника ранее не было СНИЛС, он должен получить его самостоятельно и выслать копию работодателю.
При обоюдном согласии трудовая книжка не заполняется. Документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, является ТД. При отсутствии такого соглашения сотрудник почтой (заказным письмом) направляет трудовую книжку работодателю (ст. 312.2 ТК РФ).
На что нужно обратить внимание при составлении дистанционного договора?
Остановимся подробнее на некоторых пунктах.
Отражение места работы дистанционного работника в трудовом договоре
Так как дистанционная работа не может быть связана с адресом работодателя, в качестве места работы в договоре указывают домашний адрес работника. Но это не означает, что он должен работать только дома.
Работник может, например, появляться в офисе работодателя для сдачи готовых результатов работы или получения задания.
Возможен вариант присутствия работника в офисе ограниченное (указанное в договоре) время. Но если фактически основной объем работы выполняется вне офиса, она все равно считается дистанционной.
Дистанционная занятость: режим труда и отдыха
Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.
В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.
Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.
Безопасность труда
Большую часть требований по организации охраны и безопасности труда относительно дистанционной работы работодатель выполнять не обязан.
Удаленного работника при приеме на работу необходимо ознакомить с требованиями по охране труда при работе с техникой, предоставленной или рекомендованной предприятием (ст. 312.3 ТК РФ).
Также на предприятии лежит обязанность по проведению спецоценки рабочих мест, но согласно п. 3 ст. 3 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ специальная оценка рабочих мест не проводится в отношении условий труда надомников и дистанционных рабочих.
Как часто нужно проводить инструктаж по охране труда, читайте в статьях:
- «Какая периодичность повторного инструктажа по охране труда?»;
- «Когда проводится повторный инструктаж (нюансы)?».
В случае если работник во время исполнения трудовых обязанностей травмируется или заболеет, предприятие обязано организовать расследование, в ходе которого будет выяснено, является это несчастным случаем на производстве или нет (ст.
227 ТК РФ, ст. 3 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Расследование имеет право проводить только комиссия (ст. 228 ТК РФ).
Компенсация
Во время выполнения дистанционной работы работник сам организует свой трудовой процесс. В случае если работник использует свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, в ТД нужно указать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование. Также необходимо предусмотреть и указать порядок возмещения других возможных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (ст. 312.3 ТК РФ).
Делаем вывод, что работник и работодатель могут согласовать и закрепить в ТД порядок компенсации расходов работника. Но в соответствии с письмом Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 необходимо документальное подтверждение износа имущества и других расходов, компенсации которых требует работник.
Также нужно отметить, что в случае, если имущество использовалось не только для служебных нужд, требуется разделение степени износа в соответствии с целями его использования.
См. также «Поездка дистанционщика в офис — это командировка».
Оплата труда дистанционных работников
Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.
Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.
Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение договора
Особенности прекращения ТД указаны в ст. 312.5 ТК РФ.
Основания для его расторжения должны быть указаны в договоре. Основания могут быть те же, что и для офисных работников. Например, расторжение по соглашению сторон или по инициативе работника (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84 ТК РФ).
Также можно привести специфические основания, которые будут характерны для конкретной дистанционной работы. Это может быть связано с количеством брака или нарушением сроков сдачи отчетов по выполняемой работе. Указав все это в договоре, работодатель сможет обезопасить себя от недобросовестных работников.
После издания приказа об увольнении он направляется работнику в день увольнения по электронным каналам связи, а его бумажная копия — по почте заказным письмом. Работник имеет право запросить копии всех документов, связанных с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ).
Итоги
Несмотря на опасения, все больше современных работодателей начинают прибегать к услугам именно удаленных рабочих. Во многом это вызвано желанием предприятия сэкономить на затратах по организации рабочего места сотрудника, компенсации проезда до работы и обратно и т. п. Также не нужно забывать, что удаленным сотрудникам, как правило, платят меньше, чем их офисным коллегам, а это экономия на расходах на зарплату и страховых взносах. Главное, принимая сотрудника на дистанционную работу, правильно составить с ним трудовой договор.
Как создать график удаленной работы (с шаблонами) – Блог Clockify
В тот момент, когда я пишу это предложение, около полудня, я уже в середине рабочего дня.
Я работаю из дома, и каждый день придерживаюсь почти одного и того же рабочего распорядка. Итак, мой рабочий день начинается около 8 или 9 утра, поэтому я заканчиваю около 16 или 17 часов. И когда дело доходит до таких серьезных рабочих задач, как написание этого поста в блоге, я предпочитаю заниматься этими заданиями в утренние часы и до обеденного перерыва.
Теперь, если вы также работаете удаленно, убедитесь, что добавление структуры в ваши рабочие дни очень помогает. С правильным графиком удаленной работы, который соответствует вашим потребностям, вы с большей вероятностью выполните все свои задачи вовремя. В этой статье мы рассмотрим:
- факторы, которые следует учитывать при составлении расписания,
- ценные советы о том, как создать эффективное удаленное расписание, и
- шаблоны для сотрудников с гибким и гибким графиком работы. фиксированный график.
Содержание
На что обратить внимание перед составлением расписания
После того, как вы составите план удаленной работы, у вас будет более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для выполнения повседневных задач и как расставить приоритеты значимые.
Таким образом, вы будете более реалистично оценивать, что вы можете сделать в течение дня. Кроме того, вы сможете уделить время своей семье и друзьям, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.
Вот что вы должны задать себе, прежде чем начинать составлять удаленный график работы:
В какое время вы работаете лучше всего?
Некоторые люди процветают в утренние часы, в то время как другие процветают вечером. Это совершенно нормально, потому что мы не все одинаковы. Наши внутренние часы работают по-разному, поэтому у некоторых из нас продуктивность падает после обеда, а у некоторых — утром.
Если вы можете переставлять свои задачи по своему усмотрению, всегда учитывайте этот фактор. Например, если вы легко встаете по утрам, чувствуете себя отдохнувшим и готовым к работе, используйте это время для выполнения самых важных задач. Как только ваш уровень энергии начнет снижаться около 14 или 15 часов, займитесь менее важными задачами. Это же правило относится и к тем, кто любит спать и начинать рабочий день немного позже.
Если вы не утренний жаворонок, не считайте себя обязанным вставать очень рано только потому, что некоторые успешные бизнесмены предлагают это сделать. Следуйте своему собственному ритму, и вы добьетесь лучших результатов.
Где вы лучше всего работаете?
Если вам легче сосредоточиться на своих задачах, работая из дома, то и там вы будете более продуктивны. В этом случае решите, где будет располагаться ваш домашний офис. Идеально было бы иметь целую комнату для этой цели. Но, если такой возможности нет, то выбирайте тихий уголок комнаты. Если вам нужна дополнительная информация об оборудовании для вашего домашнего офиса, у нас есть блог о вещах, которые вам понадобятся при работе из дома.
С другой стороны, если вы социальный бабочка и вам не нравится работать в одиночку, вы всегда можете пойти в коворкинг. Это идеальное место для встречи с другими удаленными сотрудниками во время выполнения работы. Или вы можете переключаться между своим домашним офисом и ближайшей кофейней.
Просто имейте в виду, что такая шумная обстановка может не подходить для тех случаев, когда у вас есть звонки или когда вы должны уложиться в срок.
У вас есть члены семьи или домашние животные, о которых вам нужно заботиться?
Еще один момент, который следует учитывать, это необходимость ухода за детьми, пожилыми членами семьи или домашними животными. Например, если вам нужно отвезти детей в школу в 8 утра, запланируйте рабочий день с 9 утра. Или же, если у вас строгий рабочий график, вставайте немного раньше и делайте это перед работой.
Если у вас есть ответы на все эти вопросы, составление графика удаленной работы станет намного проще. Итак, если вы решите выполнять свою работу в коворкинге, имейте в виду, что вам также потребуется некоторое время для поездок на работу. Или, если вы решите работать из дома, не забудьте сообщить своей семье или партнеру о вашем рабочем времени. Кроме того, такие обязанности, как выгул собаки или отвоз детей в школу, будут выполняться до или после работы.
Давайте рассмотрим несколько полезных советов, как сделать этот график более удобным для вас.
Как составить эффективный график удаленной работы
Некоторые удаленные работники работают по гибкому графику, в то время как другим приходится следовать строгому графику. Поэтому то, как вы структурируете свой рабочий день, будет зависеть от того, фиксировано ли ваше рабочее время.
В любом случае, у нас есть бесценные советы по организации удаленной работы независимо от вашего рабочего времени.
Установка временных интервалов для вашей личной деятельности и внерабочего времени
Если у вас есть возможность выбирать часы работы, вы можете разбить рабочие задания на несколько рабочих периодов с перерывом в несколько часов между ними. Теперь во время этих перерывов вы можете заниматься своими личными делами, например, выгуливать собаку, отвозить детей в школу или заниматься спортом. Если у вас фиксированный график, вы сможете выполнять эти поручения до или после работы.
Чтобы ваши коллеги и клиенты не мешали вам, когда вы находитесь вдали от компьютера, добавьте эти часы в свое расписание и отметьте их как Личные занятия/нерабочие часы. Таким образом, вы можете наслаждаться своим свободным временем и заботиться о поручениях. Кроме того, вы будете сообщать своим коллегам и клиентам, когда будете недоступны для звонков и встреч. Кроме того, эти занятия помогут вам расслабиться и повысить продуктивность на работе.
Кроме того, этот удобный трюк поможет вам поддерживать правильный баланс между работой и личной жизнью. Говоря об этом, вот как Мэтью Пэкстон, удаленный работник и основатель Hypernia, описал важность баланса между работой и жизнью:
« Я понял, что мы должны быть подходящими для работы в нашей жизни, а не для наших жизней. с работой . Вот почему я взял за правило ограничивать все, что связано с работой, в моем домашнем офисе. Больше не нужно проверять электронную почту первым делом с утра или брать ноутбук с собой за обеденный стол.
Наши увлечения, увлечения, отношения и время, которое мы тратим на заботу о себе, — все это неотъемлемая часть того, чтобы убедиться, что мы являемся наиболее продуктивными версиями самих себя. »Сначала работайте над приоритетными задачами
Начиная удаленный рабочий день, вполне логично выделить первые часы работы для приоритетных задач. Итак, после того, как вы закончили свои личные дела и проверили электронную почту на наличие каких-либо чрезвычайных ситуаций, обязательно выполняйте все важные задания в течение как минимум двух часов.
Еще лучше, в конце каждого дня записывайте свои приоритетные задачи на завтра. Вот как Рубен Йонатан, основатель GetVoIP, решает, что важно:
“ Я расставляю приоритеты по спискам A, B и C. Задачи из списка А — это «необходимо выполнить», и я установлю для них крайний срок, а также время для их выполнения. Список B — это элементы, которые важны, но при необходимости их можно вытолкнуть, поэтому у меня немного больше гибкости.
Элементы C должны быть выполнены в какой-то момент, но они будут добавлены, когда это возможно. Я строю свой календарь таким образом и смотрю, что подходит. Иногда вам нужно делать сокращения, но расстановка приоритетов — это настоящий ключ. »Таким образом, утром вам придется сначала заняться задачами А, а затем задачами Б.
Если вам предстоит ежедневное собрание в утреннее время, вы можете приступить к своим приоритетным задачам, как только оно закончится.
Еще один практический способ научиться лучше расставлять приоритеты — это матрица Эйзенхауэра. Этот метод научит вас распознавать, что важно, и улучшит ваше управление временем.
Работа над менее важными задачами позже
Вы выполнили свои приоритетные задачи, и теперь пришло время приступить к другим заданиям, которые у вас регулярно возникают. В зависимости от того, что вы делаете, это могут быть повторяющиеся задачи, которые вы выполняете ежедневно или раз в неделю.
Оставьте время для глубокой работы
Кэл Ньюпорт, автор многих книг о технологиях и культуре, говорит, что есть два типа задач, когда дело доходит до умственной работы.
Итак, у нас есть:
- Основные задачи : благодаря этим заданиям вы продемонстрируете, насколько хорошо вы разбираетесь в том, что делаете. Пример: любые задачи, за выполнение которых ваш клиент платит вам.
- Периферийные задачи : те задачи, которые вы должны выполнять, но они не дают никакого представления о том, насколько вы успешны в работе. Пример: ответы на электронные письма.
Хотя второстепенные задачи важны, основные задачи — это сердце и душа вашей работы. И как лучше всего выполнять эти основные задачи? Что ж, вам нужно выполнить некоторую глубокую работу, то есть действия, которые включают использование ваших когнитивных навыков. Крайне важно, чтобы вы не отвлекались, занимаясь глубокой работой. Таким образом, наушники с шумоподавлением — ваш лучший друг в этот период времени.
Вы должны запланировать несколько часов в течение дня для выполнения сложных задач. В идеале вы хотели бы выполнять свою глубокую работу в наиболее продуктивное время дня.
Если вам легче сосредоточиться на работе во второй половине дня, выделите время для глубокой работы, скажем, с 16:00 до 18:00.
Планируйте свои встречи в течение одного или двух дней
Согласно Flexjobs, совместное планирование всех встреч и звонков в течение одного или двух дней в неделю обеспечивает непрерывное время для работы и повышает производительность сотрудников. Если вы забронируете свои встречи таким образом, у вас будет оставшаяся часть недели для других задач. Более того, поскольку у вас будут дни без совещаний, вы сможете работать, не отвлекаясь, и сосредоточиться на глубокой работе.
Оставляйте промежутки в расписании для незапланированных дел
Вы не можете планировать каждую секунду недели заранее. Иногда у вас будет неожиданное задание или что-то срочное, о чем нужно позаботиться. Или, может быть, вам придется пойти к стоматологу или отвести собаку к ветеринару.
Чтобы подготовиться к таким ситуациям, блокируйте по крайней мере один час работы в день.
Конечно, если ваш день идет по плану и нет чрезвычайных ситуаций, вы можете использовать этот период, чтобы серьезно поработать или составить планы на следующую неделю.
Подумайте о ритуале окончания рабочего дня
Удаленным сотрудникам иногда трудно отключиться после работы. Поскольку они не выполняют свою работу в офисе, границы между работой и личной жизнью могут быть размыты. Особенно это актуально для тех, кто работает дома.
Вы должны знать, что расслабление и отсутствие мыслей о работе в свободное от работы время являются важными шагами в предотвращении эмоционального выгорания. Итак, как же заставить свой мозг отключиться от рабочего режима и начать расслабляться? Один из способов сделать это — провести ритуал в конце рабочего дня.
Какие действия включает в себя этот ритуал? Ну, вы можете использовать свой последний рабочий час, чтобы проверить свою электронную почту и ответить на любые вопросы. Кроме того, вы можете сообщить своим удаленным коллегам, что вы скоро уйдете, на случай, если им понадобится что-то еще от вас.
Кроме того, напишите список дел на завтра.
Шаблон графика удаленной работы для гибкого рабочего графика
Теперь, когда вы узнали, что включить в свой график удаленной работы, мы покажем вам, как может выглядеть ваш рабочий план при гибком рабочем графике.
Скачать Гибкий график удаленной работы
На снимке экрана выше вы заметите, что ежедневные задачи разбиты на несколько разделов. До и после этих рабочих сессий есть периоды времени, называемые личной деятельностью/нерабочим временем. Итак, если у вас есть возможность организовать свое рабочее время по своему усмотрению, вы можете использовать эти свободные временные рамки для своих личных дел, таких как прогулка с собакой, покупка продуктов, занятия спортом, приготовление ужина и другие. Добавление этих полей в ваш удаленный план жизненно важно, если вы хотите поделиться своим расписанием с другими коллегами или клиентами. Поэтому они будут знать, что не следует назначать встречи с вами в эти часы.
Говоря о встречах, вы заметите, что в этом плане встречи и звонки запланированы только на понедельник и вторник. Поскольку в остальные три дня недели встречи не проводятся, остается больше места для глубокой работы. Кроме того, каждый день включает в себя сеансы, такие как приоритетные задачи и электронные письма, а также обычные задачи.
Как мы упоминали ранее, вы всегда должны оставлять время для непредвиденных задач или личных чрезвычайных ситуаций. Таким образом, это также предусмотрено в шаблоне, как поле Открытое время.
Наконец, мы добавили блок, в котором также присутствует ритуал закрытия. Таким образом, вам напомнят, когда пора заканчивать работу.
Помните, что вы можете использовать этот шаблон по своему усмотрению. Например, вместо названия «Приоритетные задачи» вы можете ввести название ваших самых важных задач на каждый день. А еще лучше составьте свой план на неделю, персонализировав этот шаблон.
Образец графика удаленной работы с фиксированным рабочим временем
Если ваша удаленная работа состоит из фиксированных часов, у вас будет довольно разнообразный график.
Вместо того, чтобы заниматься своими личными делами в течение дня, вы будете делать их либо до, либо после работы. Но как только вы закончите свой рабочий день, вы сможете расслабиться и провести целый день в свободное время.
Скачать Фиксированный график удаленной работы
В данном случае мы сделали шаблон для сотрудника, который работает с 9:00 до 17:00. Как видите, рабочие часы здесь сгруппированы, а личные дела происходят утром, днем и вечером.
Отличие первого от этого шаблона в том, что Фиксированный график удаленной работы содержит поле Открытое время плюс обеденный перерыв. Это напоминание сделать перерыв и пообедать в незапланированный час.
Другие временные блоки одинаковы, поэтому у вас есть приоритетные задачи, связанные с электронной почтой и обычными задачами, а затем встречи и звонки по понедельникам и вторникам. Со среды по пятницу вам следует избегать встреч и сосредоточиться на глубокой работе. Поскольку часы фиксированы, ритуал закрытия происходит в одно и то же время каждый день.
Это гарантирует, что вы закончите свой рабочий день правильно, вовремя, а затем войдете в режим ожидания.
Как и в случае с гибким графиком удаленной работы, вы можете настроить этот шаблон по своему усмотрению.
Заключение
Удаленная работа обеспечивает большую гибкость. Вы можете выполнять задачи из своего домашнего офиса, из парка или коворкинга. Для некоторых сотрудников удаленная работа также означает возможность выбирать рабочее время, в то время как для других часы работы фиксированы. В обоих случаях еженедельная структура сотворит чудеса с вашей продуктивностью. Соблюдая график удаленной работы, вы будете вовремя выполнять свои рабочие задания и выполнять свои ежедневные личные поручения. Кроме того, вы сможете провести некоторое время с семьей и друзьями, что играет важную роль в поддержании баланса между работой и личной жизнью.
✉️ А вы? Вы составляете ежедневные или еженедельные графики удаленной работы? Если да, считаете ли вы их полезными?
Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на адрес blogfeedback@clockify.
me, и мы можем включить их в этот или будущие посты.
Каким должен быть мой график работы из дома?
Начало работы из дома может быть похоже на вашу обычную рабочую рутину, и график вылетел из окна. Задача сейчас: как приспособиться к работе из дома в домашнем офисе и, возможно, даже к работе дома вместе с партнером.
Вы не пойдете домой сегодня вечером, зная, что завтра ваш офис будет там для вас, потому что теперь вы впервые официально работаете дома полный рабочий день.
Как ЭТО должно выглядеть в моем расписании?
Каждый чувствует себя комфортно с различным графиком работы на дому. Лучшее, что я могу сделать, это дать вам несколько советов о том, как оптимизировать свой день, работая дома.
Верно то, что полное отсутствие графика может быть одной из самых распространенных ошибок для людей, которые начинают работать из дома.
Пока вы читаете дальше, мы дадим вам план типичного дня работы на дому, который обязательно приблизит вас к удовлетворительному уровню производительности, сохраняя при этом ваше здравомыслие и режим выживания.
Хорошо, давайте перейдем к нашему шаблону графика работы на дому .
Проверить цены на Amazon
Проверить цены на Amazon
Проверить цены на Amazon
Полезный совет
Работаете дома с партнером? Для этого у нас есть руководство по работе на дому для пар!
Установите будильник на удобное время.
Это «приятное время» — это время, на которое вы согласны сегодня и на которое вы согласитесь завтра. Я считаю, что просыпаться за несколько минут до первой встречи или первого момента, когда мне нужно, чтобы меня «увидели в сети», не очень-то приятно.
Установите будильник на время, которое дает вам от получаса до двух часов до начала рабочего дня (или когда вы говорите себе, что рабочий день должен начаться). Это даст вам время, чтобы собраться, почувствовать себя свежим, чувствовать себя готовым и чувствовать себя подготовленным.
7:32: Встаньте в назначенное время и перестаньте дремать.
Чем больше вы откладываете, тем больше теряете. Это просто. Вздремните больше и потеряйте время на подготовку, время здравомыслия, время, чтобы расслабиться перед тем, как начнется день, и время, которое можно было бы использовать для утренних ритуалов.
7:55: Используйте несколько стандартных утренних ритуалов.
Утренние ритуалы дадут вам чувство равновесия. Делайте одно и то же каждое утро. Для меня это: включить подкаст NYTimes «The Daily» на портативной колонке JBL, убедившись, что вся посуда вымыта, высушена и убрана, а моя кухня в безупречной чистоте. Я делаю это каждый день.
Дэн подписался на рассылку Morning Brew, которая была отличным способом получать сводные новости. Это отличный способ проверить все новости в одном месте, вместо того, чтобы рыскать по разным местам.
Ваш ритуал может быть таким: встать с постели, надеть что-то, напоминающее одежду для йоги, сделать 15-минутную онлайн-разминку йогой (поищите по запросу «утренняя йога» на YouTube, если у вас еще нет подписку на любимую онлайн-звезду йоги) и сразу после этого примите душ.
8:35 утра: ритуал утреннего кофе для работы дома.
Как самопровозглашенный кофеман, который пил кофе каждый день в обязательном порядке примерно с 24 лет, я могу сказать вам, что я чувствую, что еще не на работе, даже если я работаю без кофе.
Приготовить кофе дома можно несколькими способами, но мы рекомендуем:
- Использование кемекса с многоразовым фильтром из конопли
- Использование небьющегося френч-пресса
- Использование керамического литья V60
Если вы научитесь хорошо заваривать кофе, как это сделали мы на этом мастер-классе по завариванию кофе, искусство заваривания кофе заставит вас чувствовать себя продуктивным уже к 8:55 утра.
9:00: Своевременное начало рабочего дня на дому.
Начинайте работу на ура, потому что вы уже больше часа. Ты можешь это сделать. Вам не нужен ваш офис, и вы будете получать дозу человеческого общения в течение дня. (Мы собираемся рассказать вам, как с помощью нашего руководства по взаимодействию с людьми).
Войдите на свой удаленный рабочий стол, проверьте различные рабочие электронные письма и проверьте обновления от клиентов, поставщиков и событий. Конечно, это зависит от вашей профессии — если вы учитель, писатель, менеджер по работе с клиентами, юрист или разработчик, это может выглядеть совсем иначе. Давайте воспользуемся нашим воображением.
10:15: Составьте план общения с людьми сегодня.
Психологическая проверка: вас затянуло на написание статьи (вроде этой), ввод данных, создание предложения или участие в вебинаре? Убедитесь, что вы взаимодействуете с реальными людьми в режиме реального времени, и подумайте о своем следующем шаге.
Это может быть проверка связи с коллегой, проверка связи с клиентом, публикация обновления статуса в Slack или предложение онлайн-встречи позже на неделе с вашей командой.
При ежедневном расписании фрилансера имейте в виду, есть ли возможность запланировать время с клиентами или заблокировать время, чтобы «не отвлекаться» от другой работы клиента.
Вот как заставить работу из дома работать на вас.
Затем убедитесь, что вы выглядите достойно для общения с людьми. Это означает, что нужно выбросить пижаму и хотя бы надеть что-то вроде пуловера для дома, скрывающего потрепанную футболку, в которой вы спали. На собраниях в Zoom показывают только талию вверх, верно?
10:20: Назад к работе. Работайте до обеденного перерыва с помощью инструментов повышения производительности.
У вас есть встречи? Не забудьте присутствовать и убрать телефон — один из наших любимых советов по удаленной работе из дома. Это ключ к продуктивной работе из дома.
Планируете работу и встречи из дома? Извлеките максимальную пользу из технологий и подумайте, как вы можете сохранить свой импульс. Используете ли вы инструменты планирования, такие как Trello? Средства связи, такие как Slack?
11:25: Ладно, не забудь выпить.
Вы пьете воду? Это поможет вам чувствовать себя энергичным и менее вялым. Наполните многоразовую бутылку с водой или свой любимый стакан или банку.
Если вы выберете еще одну чашку кофе, убедитесь, что вы пьете столько же воды, чтобы избежать обезвоживания или чрезмерного потребления кофеина.
12:30: Перерыв на обед! Встаньте, чтобы приготовить здоровый обед или заказать что-нибудь, чтобы поддержать местный бизнес.
Вот несколько вещей, которые дают нам душевное спокойствие во время приготовления пищи в середине дня:
- Удовольствие от нарезания кубиками лука и перца
- Удовольствие от свежей киноа или риса
- Успех от жарки идеальных яиц
- Хрустящий салат с заправкой по новому рецепту собственного приготовления
- Пряность добавлять новый острый соус, который вы заказали в Интернете, практически во все, что нуждается в оживлении
Готовка заставляет вас чувствовать, что вы что-то создали, и поэтому приготовление пищи может быть таким терапевтическим. Наслаждайтесь тем, что теперь вы можете воспользоваться преимуществами домашней кухни, в отличие от ощущения, что вы едите свой предыдущий обед за столом на работе.
13:15: места смены.
Вздох! После всех этих разговоров об идеальной настройке домашнего офиса мы теперь говорим вам встать и уйти? Что касается советов по продуктивной работе на дому, физическое изменение обстановки может творить чудеса.
Если у вас есть альтернативная поверхность для работы или подставка для ноутбука на диване, вы можете отдохнуть в другом месте дома и не терять рабочее время. В качестве подсказки вы также можете рассмотреть столы для ноутбуков, которые можно использовать с кровати, которые также подходят для использования на диванах и кушетках.
Убедитесь, что вы вернетесь к настройке домашнего офиса для максимальной эффективности.
14:40: Свяжитесь с другом, который также работает удаленно из дома.
Надеюсь, вы все это время помните, что вы не одиноки в своей работе из дома. Что ж, физически вы можете быть одни, но в мире есть тысячи людей, которые выполняют всю свою работу с ноутбука дома.
Отправьте сообщение, позвоните или отправьте Slack другу, у которого также есть «расписание WFH», и, возможно, это тот, кто может чувствовать себя немного отстраненным из-за работы, профессиональной жизни или обстоятельств.
Установите связь и поделитесь советом по удаленной работе!
15:05: Перерыв! Встаньте, чтобы размяться или прогуляться.
Один из наших любимых советов по работе на дому — выбирать занятия во время перерыва.
Мы постоянно упоминаем, что у нас есть постоянный коврик для йоги YOGO, разложенный в гостиной, прямо за пределами нашего домашнего офиса.
Это позволяет легко ходить по коврику для йоги и заходить на растяжку, отжимания доски, позу верблюда или упражнения виньяса.
Не занимаетесь йогой? Совершите короткую прогулку, наслаждайтесь своим открытым пространством, прогуляйтесь по коридору своего многоквартирного дома или бегайте вверх и вниз по ступеням лестничной клетки (если это не слишком громко, мешая соседям, которые также работают на дому). Все это часть наших советов по фитнесу для удаленной работы, и у нас их гораздо больше!
Когда вы почувствуете себя отдохнувшим, можно снова работать.
16:15: Уделите минутку ежедневной оценке обстановки в вашем домашнем офисе
Как прошел сегодняшний день? Как вы относитесь к своему домашнему рабочему месту?
Получаете ли вы надлежащее естественное освещение, ограничиваете ли вы отвлекающие факторы, избегаете болей в теле благодаря эргономичным изделиям и блокируете шум? Имейте в виду, что вы могли бы решить, выбрав некоторые продукты для домашнего офиса на ближайшие недели или месяцы.
17:15: День почти закончился! Внесите последние штрихи в свою работу.
В наши дни я действительно не знаю никого, кто вставал бы из офиса ровно в 17:00. Итак, если вы похожи на нас, вы, вероятно, все еще делаете что-то до 18:00 или дольше просто потому, что решили делать здоровые перерывы в течение дня. Надеюсь, у вас много дел.
Если вы фрилансер и ваш день выглядит намного более либеральным, чем у стандартного корпоративного офисного сотрудника, который привязан к более строгим обязательствам, таким как встречи, рассмотрите возможность создания собственного шаблона графика фриланса.
График удаленной работы фрилансера должен основываться на ваших сроках с клиентами, бизнес-стратегии и потребностях в контактах. Превратите его в календарь фрилансеров, которым вы даже можете поделиться с другими фрилансерами.
18:27: время для виртуального счастливого часа.
Добавьте событие в календарь для виртуального счастливого часа с коллегами, членами вашей профессиональной сети или друзьями.
Используйте Zoom, Hangouts или FaceTime. Убедитесь, что у каждого есть напиток в руке (сельтерская вполне приемлема, если вы зависимы от SodaStream, как и мы).
Наслаждайтесь человеческим общением и почувствуйте себя ближе к этим людям, чем когда-либо прежде!
18:27: Альтернативный план – пробежаться
Раньше я очень не любил бегать. Мне до сих пор это не нравится, но после дня сидения в сидячем положении я обнаруживаю, что я так полон энергии, что мне просто нужно побегать по парку в моем районе или выбрать место назначения в живописном месте. точка зрения, где я могу видеть закат.
Если у вас есть велосипед, это еще лучше. Наденьте шлем, наденьте велосипедные шорты и выходите на улицу, чтобы подвигать частями тела, которые не испытывали сердечно-сосудистой активности со вчерашнего дня. Это НАСТОЛЬКО важно!
18:27: Последний альтернативный план — 60-минутный онлайн-занятие йогой или пилатесом
Это зависит от вашей фантазии, но если у вас нет возможности бегать, кататься на велосипеде или подниматься по лестнице, выберите любой из кучи онлайн-классов по фитнесу, которые существуют в Интернете бесплатно, и приступайте к растяжке.
Полезный совет
Мне нравится посещать занятия йогой на YouTube в рамках моей домашней фитнес-программы. Вы когда-нибудь пробовали заниматься пилатесом, гимнастикой или тренировкой HIIT?
Так много частей вашего тела, особенно плечи и шея, напрягаются в течение рабочего дня, когда ваши руки находятся в положении для набора текста.
Поднимите свое тело и побалуйте себя, и убедитесь, что какой бы маршрут вы ни выбрали, вы ведете себя активно.
19:12: Приготовьте ужин и включите видео или телевизор, чтобы составить вам компанию.
Для нас нет ничего лучше, чем готовить еду во время просмотра профессионального кулинарного шоу. Обычно мы по умолчанию выбираем BonAppetit, потому что повара молоды, круты и очень информативны в отношении методов приготовления, профессиональных советов и экспертной информации о еде. Мы так многому научились.
Если у вас есть телевизор рядом с кухней или на кухне, включите Food Network или что-то связанное с ним (или смотрите все, что вам нравится, до тех пор, пока вы чувствуете себя хорошо).
Если у вас нет телевизора, подставьте iPad или используйте телефон, чтобы посмотреть что-нибудь длинное на YouTube (опять же, мы настоятельно рекомендуем BonAppetit).
19:56: поужинайте с виртуальным другом.
Удивите друга звонком FaceTime во время ужина или запланируйте ужин «вместе» заранее. FaceTime может быть таким крутым, потому что вы можете ужинать с другом в одном районе или в трех часовых поясах западнее. Невероятный!
Если у вас нет друзей или членов семьи, с которыми можно было бы «поесть» во время ужина, пролистайте журнал, чтобы ограничить время перед экраном, и включите подкаст.
20:34: Мойте посуду и убирайтесь, чтобы очистить свой разум.
Убедитесь, что вы убираете за собой, живете ли вы один, с соседями по комнате или со своим партнером (или собакой/кошкой). Чистота в доме ночью приводит к более продуктивному дню на следующий день.
21:10: Найдите время для отдыха.
Вы читаете хорошую книгу? (Или, если вам нужны рекомендации, обратитесь к нашим друзьям, которые написали книги.
) Или вы состоите в книжном клубе? Это прекрасное время для вечернего чтения.
21:55: Общайтесь с друзьями.
Позвоните другу. Зарегистрируйтесь у своих родителей или бабушек и дедушек. FaceTime с двоюродным братом, у которого только что родился ребенок (привет, детка!).
22:17: Закончились дела?
Приберись в своей комнате. Составьте планы на следующий рабочий день. Поливайте растения. Вытрите пол. Очистите от одежды печально известный «стул для одежды» в вашей спальне.
Выпейте бокал вина. Приготовьте забавный коктейль по онлайн-рецепту. Увлажнение.
Поздравьте себя с еще одним продуктивным днем дома, даже если вы думали, что не сможете этого сделать.
Если бы вы могли, поздравьте себя в любом случае. Позаботьтесь о своем разуме, расслабившись, о своей душе, оставаясь на связи, и о своем теле, проявляя к нему доброту.
Теперь, когда у вас есть свой распорядок дня, добавьте в закладки наши советы по работе на дому, чтобы убедиться, что вы отточили все свои навыки WFH.