Как написать отличную пошаговую инструкцию

Содержание

1. Элементы пошаговой инструкции
2. Как написать пошаговую инструкцию
3. Как сделать (этапы)
4. Советы и напоминания
5. Вывод
6. Призыв к действию
7. Чек-лист перед публикацией

Пошаговая инструкция — лучший формат контента, если речь идет о практических рекомендациях.

Подобно инфографике, пошаговые визуальные представления процессов могут улучшить понимание читателями и повысить их взаимодействие с контентом.

Этот тип обеспечения может иметь форму нумерованного списка, блок-схемы или серии инструкций. Кроме того, вы можете добавить фирменные цвета и логотипы, чтобы продвигать идеи вашей организации.

Используйте пошаговые инструкции, чтобы:

• Объяснять сложные бизнес-процессы.
• Проинструктировать клиентов, как пользоваться продуктом.
• Продемонстрировать отраслевые тенденции.
• Установить свой авторитет в предмете.

Если вы планируете делать пошаговую инструкцию в виде рисунков, следует привлечь графического дизайнера. Он сможет создать визуально интересную разбивку процесса, которую легко понять, не запутываясь.

Элементы пошаговой инструкции

1. Введение.
2. Основная часть (чаще всего в виде нумерованного списка).
3. Заключение.

Будь то «как приготовить курицу в духовке» или «как начать бизнес», люди все время ищут «как» делать что-то в поисковой системе. И вы можете помочь этим людям, написав у себя «как сделать».

Посты в блоге «Как сделать» предоставляют читателям пошаговое руководство, как делать что угодно. А такие блоги также являются возможностью для вашей компании позиционировать себя как клиентоориентированную и бескорыстную, поскольку вы излагаете тактический подход к решению проблемы или удовлетворению потребности, не требуя ничего взамен. Это помогает сделать ваш бренд синонимом доверия.

Написание этих сообщений также может помочь вашему блогу занять место в избранном фрагменте кода поисковой системы — поле, которое появляется в результатах поиска с несколькими десятками слов, отвечающими на вопрос. Вы можете увидеть пример этого ниже.

Сообщения с разделом «Как сделать» лучше всего подходят для следующих сообщений:

• Пояснения к математике и уравнениям [т. е. «Как рассчитать Net Promoter Score»].
• Объяснение способа размышления или подхода к неясной задаче [т. е. «Как ставить и достигать маркетинговые цели»].
• Изложение пошаговых инструкций для легко решаемой задачи [т. е. «Как заблокировать веб-сайты в Chrome для настольных и мобильных устройств»].

Создание контента: полное руководство для начинающих

Как написать пошаговую инструкцию

1. Заголовок сообщения. Убедитесь, что заголовок начинается с «Как…» и содержит не более 60 символов.
2. Вступление. Начните пост с коротким введением из 100-200 слов. Обязательно выделите:
   1. Причина, по которой важно то, о чем вы говорите.
   2. Кому, к какой отрасли или к какому сектору промышленности это относится.
   3. Что вы будете освещать [т. е. «В этом посте мы объясним, почему (термин) важен, объясним, как использовать (термин), и дадим 8 предложений, если вы новичок в (термин)»].

Некоторые читатели могут не знать, что вы объясняете, как делать. Очевидно, что если то, о чем вы пишете, хорошо известно, вы можете пропустить определение.

После определения термина объясните, почему читателю важно понимать идею и / или знать, как делать то, о чем вы пишете.

Читайте также:

• Анатомия самых популярных статей: успешный и невидимый контент
• 11 шагов к успешной разработке контента: полное руководство

Как сделать (этапы)

Этот раздел должен составлять основную часть написанного в сообщении в блоге. Для каждого шага чрезвычайно важно иметь собственный заголовок раздела для оптимальной организации, ясности для читателя и оптимизации поисковой системы.

Кроме того, разделение инструкций по разделам также позволяет вам включать наглядные пособия для каждого шага по мере необходимости в форме GIF, изображения или видео.

Важно помнить, что шаги, которые вы даете своим читателям, должны быть ясными, краткими и точными. Любое лишнее в статье может их сбить с толку, в результате чего некоторые читатели не достигнут желаемых результатов.

Если вы объясняете, как это сделать, например, решить уравнение (например, «Как рассчитать безубыточность»), предоставьте пошаговое объяснение и пример того, как рассчитать ставку, точку или число, которое вы объясняете, как достигнуть. Покажите всю свою работу, чтобы читатель мог легко следить за ней.

Лайфхак: если вы не знаете, какие этапы лучше включить в свою инструкцию, посмотрите на результаты поиска. А именно блоки внимания. они помогут вам создать грамотную и высокоэффективную структуру статьи.

Рекомендованные запросы в Google

 

Быстрые ответы в Яндексе

Советы и напоминания

Если вы разбиваете сложную концепцию или задачу, некоторые читатели могут по-прежнему чувствовать себя ошеломленными и неуверенными в своей способности справиться с ней.

Разбейте несколько предложений о том, как лучше всего подойти к концепции, и / или несколько напоминаний о ней. Это не список рассылки, так что оставьте в этом кратком списке от трех до пяти советов.

Если вы считаете, что пошагового подхода достаточно, вы можете не включать этот раздел.

Вывод

Завершите свой новый потрясающий пост в блоге отличным завершением. Напомните своим читателям о главном выводе, который вы хотите, чтобы они ушли, и подумайте о том, чтобы указать им на другие ресурсы, которые есть на вашем веб-сайте.

Призыв к действию

И последнее, но не менее важное: разместите призыв к действию внизу сообщения в блоге. Это должно быть содержание, генерирующее потенциальных клиентов, или целевую страницу, ориентированную на продажи, для демонстрации или консультации. Например, если ваш продукт или услуга помогает вашим читателям делать то, что они искали, «как сделать», или если у вас есть шаблон в вашей библиотеке ресурсов контента, который делает то, что они искали, «как сделать», это было бы идеальным CTA для этого сообщения.

Чек-лист перед публикацией

Как правильно написать инструкцию или руководство

Содержание

Каждый человек периодически сталкивается с незнакомыми приборами и процессами. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

1. Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
2. Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
3. Вытащите тонер-картридж
4. Поставьте на его место новый
5. Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
6. Установите фотобарабан обратно в принтер
7. Закройте крышку
8. Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

• В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
• Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
• Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его. 
• Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
• После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством. 
• Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию! 

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

1. Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
2. При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
3. Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы. 
4. Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
5. Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

• Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
• Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
• Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
• Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
  Как структурировать много данных →
• Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

1. Собрать информацию
2. Сгруппировать ее по отдельным этапам
3. Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали. 

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

1. Запустить программу Microsoft Word
2. Создать новый документ
3. Набрать необходимый текст
4. Отформатировать его 
5. Сохранить файл
6. Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено 

Шаг 3.

Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов. 

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры 

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

• «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
• «6 шагов для подготовки электронного документа»
• «Простой способ написать заявление на компьютере»
• «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец): 

1. Запустите программу Microsoft Word
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 
3. Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
4. Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
   • Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
   • Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
   • Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список» 

5. Сохраните файл. Для этого:
   • Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
   • Выберите путь сохранения файла
   • В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
   • Нажмите кнопку «Сохранить»
6. Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено. 

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8.

Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

• Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
• Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
• Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
• Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9.

Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс. 

Особенности такого обучения:

• Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
• В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
• В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Создание и удаление курсов на платформе

Назначение студентов на курс

Проверка ответов на задания и экзамены

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

• Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
• Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
  по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
• Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
• Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
• Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
• Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
• В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Шаблон пошагового руководства: создание интерактивных пошаговых инструкций

Зачем использовать этот шаблон?

• Простота установки. Вам не потребуется помощь дизайнеров или разработчиков, чтобы создать пошаговые инструкции и сделать их доступными для коллег.
• Идеальная отправная точка. Это все, что вам нужно, чтобы приступить к созданию пошаговой документации.
• Гибкий. Благодаря пошаговой структуре шаблон Stonly будет работать с рабочими процессами и процессами любой организации.
• Интерактивный формат. Создавайте более привлекательные документы с инструкциями, которые, как доказано, помогают читателям более эффективно находить решение.
• Доступно везде, где это необходимо вашим коллегам или клиентам. Публикуйте пошаговые руководства пользователя для клиентов на сайте или делитесь ими по электронной почте или в чате с прямыми ссылками. Вы также можете настроить их как часть внутренней сети компании, чтобы делиться рабочими инструкциями со своими сотрудниками.

Как правильно документировать процесс с помощью пошаговой инструкции

Написание четких и практических пошаговых инструкций требует большего, чем перечисление всех шагов, необходимых для завершения процесса. Конечно, по своей сути такой документ представляет собой просто подробное описание процесса, необходимого для выполнения определенного действия.

Но это еще не все.

Вот почему мы собрали несколько лучших советов о том, как написать эффективное и простое в использовании пошаговое руководство.

Что такое пошаговое руководство?

Как следует из названия, пошаговое руководство описывает процесс и шаги, необходимые для выполнения определенного действия.

Такой документ призван предоставить ясное и простое для понимания руководство для всех, кому поручено выполнение задачи или проекта.

Вы можете создавать пошаговые инструкции для описания практически любого типа процесса. Будь то настройка проектной документации, написание сценариев звонков в службу поддержки, работа с новым телевизором, обучение новых сотрудников или покупка чего-либо в Интернете, пошаговое руководство поможет читателю достичь своих целей.

Наличие подробных пошаговых инструкций обеспечивает широкий спектр преимуществ:

• Инструкции обеспечивают последовательность в том, что пытается сделать ваш читатель.
• Они снижают затраты, связанные с выполнением задач и действий (и могут повысить удовлетворенность клиентов при использовании для обслуживания клиентов).
• Пошаговые инструкции гарантируют соблюдение требований безопасности (если применимо).
• Подробные инструкции также сокращают время, необходимое для выполнения задач, и повышают производительность.
• Благодаря четким пошаговым инструкциям компания может значительно снизить количество несчастных случаев и дорогостоящих ошибок.
• Наконец, такие руководства помогают быстрее обучать новых сотрудников и приводить их результаты в соответствие со стандартами компании.

Как задокументировать любой процесс с помощью подробных пошаговых руководств

Вот простой процесс, который поможет вам зафиксировать все шаги, необходимые для выполнения задачи, и сообщить о них в простой для понимания форме.

Шаг 1. Назовите процесс или задачу, которую вы описываете, и ее цель

Этот шаг не требует большого количества копий. Даже простого ярлыка для процесса, который вы описываете, с кратким объяснением конечной цели будет достаточно, чтобы сообщить:

• Что это за задача
• Как на нее ссылаться
• Зачем нужен процесс

Шаг 2. Определите объем работ

Затем определите, какие действия включены в процесс или выполнение задачи, а какие нет. Многие процессы будут иметь элементы, перекрывающиеся с другими действиями. Выполнение этого шага гарантирует, что вы не включите ненужные шаги в свою документацию.

Шаг 3. Объясните входы и выходы

Каждый процесс или задача состоит из двух элементов:

1. Вход — триггерное событие, запускающее процесс
2. Выход — конечный результат, материальный или нет

Перед описанием каждого этапа процесса подробно объясните эти элементы. Определите, какое действие или ситуация запускает процесс и как выглядит конечный результат.

Это важная информация, которая поможет вам определить все действия и задачи в рамках процесса и создать действительное пошаговое руководство.

Например, при создании пошагового руководства по работе с жалобами клиентов входными данными будут фактические жалобы, поступающие по одному из каналов связи компании. Результатом будет положительно решенная проблема и довольный клиент.

Шаг 4. Запишите каждый шаг процесса, который вы хотите задокументировать

Теперь, когда подготовительная работа завершена, проведите мозговой штурм всех шагов, связанных с выполнением процесса от начала до конца. Начните с ввода и определите все, что человек должен сделать, чтобы достичь желаемого результата.

(Примечание: еще один отличный способ зафиксировать все этапы проекта — сосредоточиться на выводе и вернуться к событию триггера.)

На этом этапе не беспокойтесь о порядке шагов. Более важно, чтобы вы сосредоточились на захвате каждой задачи в процессе.

Шаг 5. Упорядочить шаги

Имея перед собой все задачи, начните организовывать их по порядку, от триггерного элемента до желаемого результата. Таким образом, вы установите поток процесса и создадите пошаговое руководство.

Шаг 6. Опишите, как выполнить каждый шаг

Добавьте дополнительные указания для тех, кто проходит через этот процесс. В идеале, включите визуальные эффекты, чтобы облегчить понимание различных аспектов этих задач.

Шаг 7. Используйте наш шаблон для создания своего пошагового руководства

Последний шаг — создание фактического руководства в доступном и увлекательном формате. Вот тут и приходит на помощь шаблон Stonly.

С помощью шаблона пошаговых инструкций Stonly вы получаете идеальную отправную точку для создания документации. Шаблон включает в себя все, что вам нужно для начала. Затем вы можете расширять и строить его столько, сколько захотите. Шаблон Stonly прост в использовании и настройке, поэтому вам не нужно быть дизайнером или разработчиком, чтобы создать его.

В то же время вы получаете доступ к мощным инструментам для публикации инструкций в любом месте, где их может искать ваша аудитория. Разместите их на своем веб-сайте или во внутренней сети вашей компании и сделайте так, чтобы ими можно было легко поделиться по электронной почте или в чате.

Шаблон пошагового руководства: как создавать простые в использовании руководства — документация

Только два процента организаций смоделировали и задокументировали все свои внутренние процессы. Судя по всему, остальные 98% не хотят пользоваться преимуществами стандартизации процессов.

… Или они не знают, как создать технологическую документацию , которая прилипает. Если это так, мы здесь, чтобы помочь.

Ниже мы выделили некоторые из наиболее важных преимуществ обмена пошаговыми инструкциями внутри организации и предложили простую, но действенную стратегию их создания и внедрения.

Как пошаговые руководства влияют на ваш бизнес

Зачем тратить часы на документирование процесса, если вы можете объяснить его лично за 5 минут?

Пошаговые руководства образуют прочную основу для успешного ведения бизнеса. Они стандартизируют внутренние процессы, определяя ключевые шаги, которые сотрудники должны предпринять для достижения желаемой цели.

Вот некоторые ощутимые преимущества создания простых руководств для ваших команд:

• Экономия времени. Сотрудники тратят 20 процентов рабочей недели на поиски помощи в выполнении определенных задач. Наличие под рукой руководств поможет провести это время более продуктивно.
• Улучшение совместной работы. Пятьдесят четыре процента респондентов считают улучшение совместной работы сотрудников самым большим преимуществом цифровой документации.
• Денежные сбережения. Предприятия тратят впустую от 2,5 до 3,5 миллионов долларов в год из-за отсутствия обмена знаниями. Документирование процесса является одним из наиболее эффективных способов передачи институциональных знаний и решения проблемы обмена знаниями.
• Лучший адаптационный опыт. Готовые к использованию пошаговые руководства экономят время менеджеров по персоналу и знакомят новых сотрудников с информацией, необходимой им для успешной работы.
• Более быстрая реализация проекта. В среднем сотрудник тратит примерно пять часов в неделю на ожидание помощи от коллег. Нераспространенные знания вынуждают сотрудников тратить время на воссоздание существующего опыта своих коллег или просто откладывать выполнение рассматриваемой работы. Все это приводит к задержкам проекта, которые можно устранить с помощью стандартизации процессов.
• Повышение вовлеченности сотрудников. Исследования доказывают, что обмен знаниями влияет на вовлеченность сотрудников. Действительно, 81% сотрудников расстраиваются, когда не могут получить доступ к информации, необходимой им для работы. Благодаря четким инструкциям, доступным по запросу, сотрудники не только тратят меньше времени на поиск необходимой информации, но и чувствуют себя более активными на работе.
• Предотвращение человеческих ошибок. Несоблюдение надлежащих процедур является основной причиной человеческих ошибок в организациях, что составляет 45 процентов от общего числа ошибок. Таким образом, создавая и распространяя практические руководства с изложением ключевых бизнес-процессов, вы можете предотвратить до 45 процентов ошибок, вызванных неправильной процедурой.

Пошаговые руководства и операции по продажам

Отделы продаж ежедневно выполняют массу повторяющихся задач. Как менеджер по продажам, вы можете наблюдать, как они снова и снова изобретают простые процессы, или вы можете создать стандартизированный процесс продаж.

Стандартизированный процесс продаж представляет собой набор повторяющихся шагов, которые торговые представители предпринимают для продвижения потенциальных клиентов по воронке продаж и превращения их в платящих клиентов.

Над чем бы ни работала ваша команда по продажам — лидогенерация, холодные звонки, воспитание или CRM — им лучше иметь руководство о том, как выполнять задачи наиболее эффективным способом. Пошаговые руководства приносят ряд неоспоримых преимуществ отделам продаж:

• Улучшенный процесс продаж. Следуя стандартной процедуре, ваш отдел продаж сможет сосредоточиться на стратегических действиях, приносящих наибольший доход.
• Меньше времени на микроуправление. Лидеру продаж легко попасть в ловушку микроменеджмента. Имея инструкции, вы не должны беспокоиться о человеческих ошибках, вызванных отсутствием четкой документации процесса. Вы можете позволить своим торговым представителям следовать намеченным процессам без постоянной проверки команды.
• Предсказуемые результаты. Отсутствие стандартизации приводит к низкой согласованности, что не очень хорошо для бизнеса. Повторяющийся процесс продаж позволяет отделам продаж видеть стабильные результаты и иметь более точное представление о победах. Таким образом, легче прогнозировать близкие показатели и ставить реалистичные цели.
• Масштабируемая инфраструктура. Расширение вашей команды больше не проблема, если вы стандартизировали все критические процессы. Руководства с практическими рекомендациями можно использовать в качестве ресурсов для адаптации, позволяющих новым торговым представителям быстро освоиться.
• Положительный клиентский опыт. Когда торговые представители слишком много импровизируют, создается впечатление, что им не хватает понимания своих клиентов и продуктов, которые они продают. Это вредит авторитету вашей компании и вызывает недоверие. Создав стандартизированный процесс продаж, вы обеспечите стабильное качество обслуживания клиентов и заложите основу для прочных отношений с ними.
• Лучшее внедрение CRM. Целый 61 процент респондентов говорят, что в их распоряжении есть множество аналитических и CRM-инструментов, но они по-прежнему не могут получить и осмыслить информацию о клиентах. Внедрение цифровых технологий является серьезной проблемой для большинства компаний в наши дни. Создание пошаговых руководств, помогающих отделам продаж ориентироваться в программном обеспечении, — один из лучших способов стимулировать внедрение цифровых технологий.

Возможности эффективного пошагового руководства для поиска 

Что делает руководство эффективным? На самом деле не так много вещей. И именно поэтому вам нужно убедиться, что каждого из этих компонентов присутствуют в вашем руководстве.

Обнаруживаемость

Во-первых, вам нужно создать систему, позволяющую вашим товарищам по команде легко находить подходящее руководство за считанные минуты, а не часы.

В идеале это должна быть централизованная база знаний, где все сотрудники могут найти ответы на свои вопросы. Но если ваша организация еще не внедрила общекорпоративную библиотеку ресурсов, вы можете создать групповую вики в своем инструменте для совместной работы, таком как Notion или Guru.

Чтобы упростить доступ к руководствам, следуйте следующим рекомендациям:

• Создавайте новые руководства внутри одной системы;
• Создание и соблюдение соглашения об именах;
• Маркировка руководств по темам;
• Сгруппировать направляющие в группы;
• Ссылайтесь на руководства на платформах для совместной работы, когда это возможно.

Контекст

Когда вы создали новый файл внутри своей внутренней вики и правильно назвали его, пришло время приступить к работе с содержимым.

Первым элементом любого пошагового руководства должен быть контекст. Предоставление контекста помогает конечной аудитории понять, почему все должно быть сделано именно так. Не нужно писать длинные вступления и вдаваться в подробности — достаточно одного-двух предложений.

Структура

В хорошо структурированном руководстве также легче ориентироваться и применять предоставленную информацию.

Приступая к объяснению процесса, вам необходимо установить четкую структуру содержания. Стена текста не работает. Простое в использовании руководство разделено на разделы и шаги, сопровождаемые снимками экрана и GIF-файлами.

Каждый этап должен иметь заголовок и содержать не более нескольких предложений. Чем меньше обычного текста вы используете, тем легче обрабатывать информацию и следить за процессом.

Применимость

Целью любого практического руководства является дать возможность читателям сразу воспроизвести его.

Включение визуальных материалов и ссылок на реальные примеры использования сделает ваше руководство действенным. Ссылайтесь на все полезные ресурсы прямо в контенте — не заставляйте людей оставлять его и искать в другом месте.

Опыт

Все практические руководства должны создаваться экспертами в предметной области. Если вы привлекаете к процессу младших специалистов, всегда проверяйте полученный контент, чтобы убедиться в достоверности предоставленной информации.

Простое сотрудничество

Хорошее практическое руководство НЕ высечено на камне. Товарищи по команде должны иметь возможность взаимодействовать непосредственно в файле, если у них есть какие-либо вопросы или предложения. Не заставляйте людей создавать еще одну ветку Slack для обсуждения процесса. Включите совместную работу или, по крайней мере, комментирование ваших практических руководств.

Постоянные обновления

Ваша организация постоянно развивается (надеюсь). Весьма вероятно, что процесс, который вы представили изначально, претерпевает множество изменений в течение года. Поэтому очень важно, чтобы члены вашей команды обновляли руководство всякий раз, когда его содержание устаревает. Чтобы это стало возможным, все участники должны иметь доступ к редактированию ресурсов базы знаний.

Шаблоны пошаговых инструкций

Мы уже подчеркивали важность стандартизации каждого повторяемого процесса. Процесс создания практических руководств не является исключением. Лучше всего иметь пошаговые шаблоны руководств, которые вы можете использовать каждый раз, когда вам нужно наметить определенный процесс.

В галерее Scribe есть множество практических руководств, особенно полезных для менеджеров по продажам. Существуют руководства по Zoom, LinkedIn, Salesforce, Slack и многим другим инструментам, с которыми ваши торговые представители имеют дело каждый день.

 

Scribe — это генератор пошаговых руководств, который создает документацию за вас. Все, что вам нужно сделать, это нажать на расширение или настольное приложение. За считанные секунды Scribe превращает ваш процесс в визуальное руководство с письменными шагами и аннотированными снимками экрана.

Хотите увидеть его в действии? Вот Scribe о том, как создать новый канал в Slack. Мэг из нашей команды понадобилось всего 29 секунд!

Вы можете редактировать, делиться или встраивать Scribe в любую базу знаний. А если у вас несколько задач на один процесс? Создайте столько писцов, сколько вам нужно, а затем соберите их все вместе в более крупный документ процесса. Наша новейшая функция, Страницы, позволяет вам сделать это. Добавьте свои Scribes вместе с текстом, видео и многим другим.

Вот страница Scribe, посвященная началу работы со Slack. он включает в себя несколько писцов, включая упомянутого выше!

Вы можете разработать и поделиться своими Scribes для создания своей программы SOP или сохранить их в качестве шаблонов пошаговых руководств для создания индивидуальных руководств. Вот как Джефф Сайфер из ZenPilot применяет Scribe!

1. @ScribeHow — с легкостью создавайте наглядные пошаговые руководства.

— Запишите свой экран
— Пройдите процесс
— и Scribe автоматически создаст визуальное руководство. Вы также можете внести правки, если это необходимо!

Вот как будет выглядеть конечный продукт 👉 https://t.co/RZuwjz5Pxc

— Джефф Сайфер (@jeffacypher) 15 августа 2022 г.

Как стандартизировать любой процесс с помощью пошаговых руководств

Вот как можно преобразовать стандартные рабочие процедуры в действенные пошаговые руководства.

Определите проблему (проблемы)

Приступая к стандартизации процессов, вы не изобретаете велосипед. Вам просто нужно задокументировать шаги, которые вы регулярно предпринимаете в течение длительного (или не очень) времени. Но прежде чем вы это сделаете, вы также должны определить, какие процессы следует документировать в первую очередь.

Поговорите с командой и лидерами, чтобы узнать об их повседневной деятельности. Начните с определения общих тем (например, поиск продаж), а затем переходите к более конкретным (например, поиск продаж в LinkedIn). Общие темы будут формировать кластеры, а более конкретные процессы будут изложены в отдельных руководствах в рамках этих кластеров.

Определите целевую персону

Будущее руководство — это скорее адаптационный ресурс или оно должно помочь старшим сотрудникам преодолевать препятствия? Он предназначен для одной конкретной команды или будет использоваться всей компанией?

В ответах будет указано, нужно ли вам объяснять терминологию, знакомить читателей с инструментами и предоставлять более широкий контекст. Зная заранее, какие персонажи будут пользоваться вашим гидом, вы сможете говорить на их языке, не усложняя и не упрощая вещи.

Программное обеспечение Pick

Автоматизация процесса документирования не только позволяет сэкономить драгоценное время, но и снижает вероятность распространения недостоверной информации. При работе со сложными многоэтапными процессами легко упустить важную информацию. Такие инструменты, как Scribe, автоматически создают визуальные пошаговые руководства, пока вы выполняете процессы, которые хотите зафиксировать.

Описание шагов

Если вы решите создавать руководства вручную или вам необходимо задокументировать процесс, который не может быть захвачен автоматически (например, вы можете поделиться руководством по холодным звонкам), вы должны составить ключевые этапы процесса в первую очередь.

Вы можете заказать шаги позже — самая важная задача на этом этапе — определить вехи, которые нужно преодолеть на этом пути.

Напишите руководство

Теперь, когда вы разработали структуру, вы можете упорядочить шаги, добавить подзаголовки и дополнить документ процесса визуальными эффектами. Предварительно изложенные письменные шаги очень помогут вам решить, какие визуальные компоненты нужны вашему руководству.

Если вы используете программное обеспечение, это также момент, когда вы можете настроить автоматически сгенерированное руководство. Добавляйте советы и примечания, чтобы читатели могли более эффективно выполнять процесс и при необходимости устранять неполадки.

Вам не нужно добавлять много текста, просто убедитесь, что вы включили достаточно иллюстраций, подтверждающих ваши идеи.

Регулярное обновление

Как только вы начали создавать документацию по процессу, вы никогда не закончите с ней. Если вы не обновите руководства по мере разработки новых процессов или обновления существующих, вы получите коллекцию руководств, которыми никто не пользуется.

Чтобы ваши руководства всегда были актуальными, выделяйте время ежемесячно или ежеквартально, чтобы проверять и вносить коррективы.

Пошаговое руководство: Часто задаваемые вопросы

1. Что такое пошаговое руководство?

Есть несколько способов показать, как что-то делается. Мы видели интеллект-карты, контрольные списки, блок-схемы — что угодно. Но если вы действительно хотите знать:

• Что именно делать.
• Когда это делать.
• Как это сделать.

… тогда вам нужна пошаговая инструкция.

Пошаговое руководство — это всего лишь список письменных инструкций, которые проведут вас от начала до конца. Думайте об этом как о хлебе с маслом технологической документации. Он поддерживает практически любой контекст, о котором вы только можете подумать, — от адаптации до обучения и ответов на вопросы вашего ворчащего коллеги в соседней кабинке (мы все там были).

Пошаговое руководство может быть как простым, как маркированный список, так и сложным, как полноценная СОП.

2. Каковы особенности пошагового руководства?

Понятный язык

Мы все очень гордимся вашим словарным запасом, но мы можем сохранить его для следующей диссертации. Пошаговое руководство работает, только если оно доступно. Огромная часть этой доступности заключается в написании четких и кратких терминов. Общее правило, которым я люблю пользоваться, звучит так: , если есть место для сокращения слова, сокращайте его. Если есть более простой способ сказать это, скажите так.

Согласованность также является важным фактором. Как только вы введете термин, придерживайтесь его на протяжении всего руководства. Например, если вы называете Webflow CMS, не называйте ее впоследствии «платформой для создания веб-сайтов».

Обычно один и тот же предмет можно описать несколькими способами. Но для полезного практического руководства вы можете рассчитывать на одно.

Главный совет: если вам абсолютно необходимо использовать сложные термины, добавьте глоссарий в самый конец руководства или дайте определение слову при первом его вводе!

Написано по порядку

Я видел, как документация по процессу идет по всей карте (буквально). Иногда нужен более абстрактный взгляд на вещи. Но пошаговые руководства должны быть максимально тактическими и буквальными. Первый шаг должен привести к второму шагу, второй шаг должен привести к третьему и… ну вы поняли!

Если у вас есть большой проект с кучей мелких шагов между ними, я рекомендую разбить все на основные задачи и второстепенные подзадачи. Вы также можете создать более крупный документ процесса, состоящий из нескольких небольших руководств. Просто убедитесь, что вы перечислили все это от начала до самого конца.

Изображения или иллюстрации

Очевидно, это зависит от сложности задачи, но в большинстве случаев изображения необходимы. Вспомните каждое руководство по эксплуатации, которое вы когда-либо видели, или последний раз, когда вы спрашивали Google «как мне…?»

Читать, как что-то делается, гораздо менее эффективно, чем видеть это в действии. Если вы делаете скриншоты, постарайтесь сделать их максимально конкретными. Включите стрелки, основные моменты и другие аннотации.

Конкретные детали

Будьте максимально подробными (и буквальными). Когда мы что-то хорошо знаем, легко делать предположения. Не просто дайте общий прогон. Действительно ломайте каждый шаг.

Например, если вы показываете кому-то, как использовать новую платформу, начните с входа в систему. И не просто говорите «войдите в свою учетную запись». Скажите им, куда щелкнуть, и если им нужно создать новый пароль. И как только они окажутся на своей приборной панели, обязательно сообщите им, куда идти дальше.
‍
Помните о своей аудитории. Вы пишете для группы экспертов? Или, может быть, вы делаете очень простое руководство пользователя. Старайтесь избегать жаргона, если вы не уверены на сто процентов, что ваш читатель понимает, что он означает. Мы все любим хорошие аббревиатуры, но если вы ссылаетесь на свой CSM в CMS с ROI в LMNOP, скажем так, все может быстро запутаться.

{{banner-default=»/banner-ads»}}

Приклеивание шаблона пошагового руководства

После публикации руководства начинается внедрение. Вы же не ожидаете, что члены вашей команды сразу же полностью перейдут на материалы самообслуживания, не так ли? Если они привыкли импровизировать или обращаться к коллегам за необходимой информацией, потребуются усилия, чтобы полностью внедрить руководства по запросу.

Вы можете сделать свои новые пошаговые руководства стабильными, следуя этим рекомендациям: 

• Анонсируйте новые руководства по внутренним каналам связи, таким как электронная почта или Slack;
• Ссылка на библиотеку ресурсов с ваших внутренних платформ для общения и совместной работы;
• Выделение новых руководств и обновлений процессов во внутренней базе знаний;
• Использовать ботов, фиксирующих изменения в базе знаний и отправляющих обновления через выбранную вами коммуникационную платформу;
• Включите совместную работу над руководствами.