Что такое чередующиеся смены? Эффективное планирование строительства

R сменный график или сменная работа часто используются в производственном и трудовом секторах для покрытия различных смен, чтобы обеспечить непрерывность производства. Сотрудники работают в определенную смену в течение установленного периода, а затем меняются на другую. Несмотря на то, что чередующиеся смены могут иметь преимущества, такие как повышение производительности и всестороннее обучение, важно эффективно планировать их, чтобы ваши работники были здоровы.

Что такое чередующиеся смены?

Чередование смен позволяет компаниям работать в две-три смены в день семь дней в неделю. Рабочие по очереди работают от восьми до двенадцати часов во все смены. Например, сотрудники работают в определенную смену, например, в первую смену в течение дня, а затем через некоторое время переходят во вторую смену вечером. Рабочие также могут работать в третью смену в ночное время. По данным Бюро статистики труда, 2,4% работников, работающих по недневному графику, работают вахтовым методом. Отрасли, которые используют этот тип планирования, включают здравоохранение, гостиничный бизнес, транспорт, строительство и государственное управление.

Примеры чередующихся смен

В компаниях существует несколько различных способов планирования рабочих смен. У каждого типа чередующихся смен есть свои плюсы и минусы с точки зрения количества свободного времени, которое получают работники, и того, насколько легко отдыхать и восстанавливать силы между сменами.

График смен DuPont

План DuPont — это популярная ротационная смена, названная в честь компании, в которой она возникла. В нем предусмотрены 12-часовые сменные смены, в которых задействованы четыре бригады для обеспечения круглосуточного обслуживания. Пример графика сотрудника выглядит так:

• Четыре ночные смены подряд
• Три выходных
• Три смены дня подряд
• Один выходной
• Три ночные смены подряд
• Три выходных
• Четыре смены дня подряд
• Семь выходных дней подряд

По данным Sleep Foundation, сотрудники получают одну неделю отпуска каждый месяц. Недостатком является то, что они получают 24-часовой перерыв только в середине месяца, что может не дать им достаточно времени для отдыха перед возвращением к работе. Кроме того, учтите, что в течение одной недели каждый месяц сотрудники будут работать 72 часа, что может потребовать некоторой физической адаптации.

Южные качели

График работы южных качелей предусматривает ротацию четырех бригад в три восьмичасовых смены в течение 28 дней. Выглядит это так:

• Семидневные смены
• Два выходных
• Семь смен
• Два выходных
• Семь ночных смен
• Три выходных

Положительным моментом смены Southern Swing является то, что сотрудники работают только по восемь часов в день, но работа семь дней подряд может быть утомительной для организма.

График смен Pitman

График смен Pitman или график 2,3,2 работает, когда четыре бригады работают в две смены по 12 часов в день с двухнедельными циклами.

Каждой бригаде дается ночная или дневная смена. Это также известно как выходной каждые вторые выходные. Это выглядит так:

• Две ночные или дневные смены
• Два выходных
• Три ночные или дневные смены
• Два выходных
• Две ночные или дневные смены
• Три выходных

В то время как каждые вторые выходные сотрудники проводят выходные с семьей и друзьями, 12-часовые смены могут быть длинными, особенно ночью.

2-2 3-2 2-3 График чередующихся смен

Эта смена представляет собой вариант графика смен Питмана, когда бригады делят смены между днями и ночами в течение четырехнедельного цикла.

• Два выходных
• Трехдневные смены
• Два выходных
• Двухдневные смены
• Три выходных
• Две ночные смены
• Два выходных
• Три ночные смены
• Два выходных
• Две ночные смены
• Три выходных

По данным Sleep Foundation, преимущество такого графика в том, что ваш сотрудник никогда не должен работать более трех дней подряд и каждые вторые выходные получает трехдневные выходные. Недостатком этого графика является то, что сотрудник может работать до 62 часов в неделю, что влияет на проблемы со сном.

Плюсы и минусы чередующихся смен

В компаниях планирование рабочих смен обеспечивает непрерывную работу, что в конечном итоге повышает производительность. Но есть и другие преимущества.

• Распространяйте свой талант. У каждого из ваших рабочих есть сильные и слабые стороны. Распределение ваших лучших работников по разным сменам дает всем вашим проектам преимущества их сильных навыков. Например, если у вас есть несколько строительных проектов, перемещение сотрудника с опытом работы с кладкой или электромонтажными работами поможет завершить эти проекты вовремя.
• Порадуйте всех своих работников. Не все работы можно выполнять с 8:00 до 17:00. С понедельника по пятницу. Тем не менее, если вы назначите только одну бригаду на ночь, вы можете в конечном итоге разделить свою рабочую силу, поскольку ночные смены, как правило, наименее популярны среди рабочих. Ротация работников во все смены может помочь создать сплоченность и наладить командную работу среди ваших сотрудников. Это также дает работникам возможность познакомиться со всей командой, а не только со своими сменщиками.
• Предоставьте больше возможностей для обучения. В разные смены входят разные обязанности. Рассмотрим ресторанную индустрию; вечерние смены часто более загружены, и работники дают больше чаевых по сравнению с дневными сменами. Перевод работников на ротационные смены позволяет им испытать и узнать обо всех аспектах работы вашей компании.

Сменный график приносит пользу компаниям, но у него есть и недостатки. Исследования, проводившиеся десятилетиями, показывают, что ротация смен может негативно сказаться на здоровье работника. Министерство здравоохранения и социальных служб США выпустило отчет, в котором перечислены проблемы, начиная с нарушения биологических циркадных ритмов и цикла сна/бодрствования и заканчивая несколькими психосоматическими проблемами и расстройствами, включая, вероятно, рак, а также ухудшением работоспособности.

как семейная и общественная жизнь.

Чередование смен также может стать проблемой безопасности, если ваши сотрудники не могут достаточно отдохнуть между сменами. Когда работники устали, они более склонны к ошибкам. По данным Национального совета по безопасности, 13% травм на рабочем месте связаны с переутомлением. Чтобы помочь работникам получить достаточно отдыха во время чередующихся смен, Sleep Foundation предлагает:

• Чередовать смены по часовой стрелке. Расписание, которое вращается по часовой стрелке, обычно легче подстроить. Например, легче перейти с дневной на вечернюю, а затем на ночную смену, чем наоборот.
• Помогите рабочим подготовиться к новой смене. Посоветуйте своим работникам постепенно регулировать время сна и бодрствования. Сотрудники должны начать откладывать время отхода ко сну и время пробуждения на час или два каждую ночь за три дня до нового графика. Постепенное изменение графика сна позволит сделать это изменение более плавным.

Планирование работы ваших сотрудников на чередующиеся смены

Составление графика работы сотрудников достаточно сложно, но в случае чередующихся смен это еще сложнее. Есть также несколько соображений, которые следует учитывать при разработке стратегии планирования чередующихся смен, чтобы работники были довольны и снизили вашу рабочую нагрузку.

Вы можете попросить сотрудников оценить свои предпочтения по сменам, составить расписание на основе стажа работы или потребовать, чтобы все работали по одному и тому же графику чередующихся смен, как в расписании DuPont. Имейте в виду, что вы, возможно, не сможете сделать всех своих сотрудников счастливыми.

Если вы планируете своих работников на бумаге, вы можете навлечь на себя такие ошибки, как двойное расписание, оставление смены без достаточного количества работников и даже неправильная ротация рабочих. Использование программного обеспечения для планирования, такого как ExakTime, упрощает процесс, делает его быстрым и уменьшает количество ошибок.

Планирование ExakTime сокращает время, затрачиваемое сотрудниками на планирование. Рабочие могут быть запланированы на несколько дней, недель или месяцев вперед. Программное обеспечение использует простую функцию перетаскивания для быстрого добавления сотрудников в существующие смены. Он отправляет оповещения сотрудникам, напоминая им о предстоящих сменах, что необходимо для чередующихся смен. Решение для планирования даже предупреждает менеджеров, когда сотрудник опаздывает или не приходит на смену.

Планирование смен

: 4 шага, чтобы планировать смены как профессионал

на

Сэм Кэмпбелл

Затраты на оплату труда повсюду. Некоторые сотрудники не появляются. Другие увольняются. И вместо того, чтобы заниматься этими серьезными управленческими вопросами, вы сгорбились за своим столом, тратя время на электронную таблицу, чтобы спланировать смены на следующий месяц.

Звучит как беспорядок, но это не так.

В основе этого лежит планирование смены.

Плохо спланированные смены являются причиной многих проблем с затратами на рабочую силу. Низкая производительность, плохое отношение, непостоянная надежность сотрудников — все это переплетено.

Планирование смены часто превращается в рутинную работу. Но на самом деле это техника, которая может перевернуть весь этот стрессовый сценарий с ног на голову.

Используйте это руководство, чтобы узнать, как планирование смены может помочь вам и узнать:

• Что на самом деле означает планирование смены
• Преимущества
• С чего начать
• Лучшие инструменты планирования смены

Что такое планирование смены?

Сменное планирование используется в отраслях, где используется посменная работа, таких как гостиничный бизнес, здравоохранение или сфера услуг. Это просто означает, что вы планируете своих сотрудников для выполнения работы, которую необходимо выполнить.

Владельцы бизнеса или менеджеры обычно занимаются планированием смен. Со временем планирование смены перешло от рукописных бумажных расписаний к электронным таблицам и автоматизированным приложениям, которые упрощают процесс и делают его более плавным.

Это обзор, конечно.

Однако все сводится к тому, что в нем много движущихся частей. Вы должны сбалансировать свободное время сотрудников, сверхурочную работу, запросы на отпуск и спрос клиентов. В идеале планирование смены означает, что у вас есть система, которая объединяет все эти проблемы, заботясь об отдельном сотруднике, а также управляя тем, что требуется каждой смене.

Независимо от того, используете ли вы электронную таблицу или приложение, планирование смен должно быть больше, чем заполнение диаграммы и заполнение открытых смен случайными сотрудниками. Речь идет о подборе сотрудников по сменам таким образом, чтобы это было идеально для всех участников.

Существует множество инструментов и методов, которые вы можете использовать, чтобы сделать свой бизнес более конкурентоспособным, но правильное планирование смены является наиболее простым и эффективным.

Преимущества сменного планирования

Как уже упоминалось, сменное планирование — это больше, чем нанесение имен на график. это планирование , не равнодушие. У безумия есть метод, и этот метод означает, что планирование смены имеет преимущества, если оно сделано правильно.

Контроль расходов на оплату труда

Плохо спланированные смены приводят к двум дорогостоящим ошибкам: недоукомплектованию и раздутию.

Если в смене не хватает рабочих, вы получите сверхурочные, а также неудовлетворенность клиентов. И то, и другое ударит по вашей прибыли. Когда вы управляете затратами на рабочую силу (и решаете проблемы сверхурочной работы), вы действительно начинаете ценить хорошо спланированный график.

С другой стороны, загрузка смены слишком большим количеством рабочих означает, что вы платите за труд, который вам не нужен.

Хотя вы можете легко увидеть, как нехватка или раздутие персонала приводит к видимым проблемам, это также может способствовать текучести кадров или общей неудовлетворенности. Слишком усердная работа сотрудников или слишком много рабочих смен, из-за которых некоторым не приходится работать столько же, создает внутренние проблемы, которые гноятся.

Повышение производительности

Одним из основных преимуществ планирования смен является повышение производительности труда сотрудников.

Наличие достаточного количества работников с необходимыми навыками для удовлетворения потребностей клиентов означает, что у вас есть продуктивная команда. Но это еще не все.

Рабочие, которые хотят, чтобы работал в те смены, которые им назначены (или выбраны, как мы обсудим чуть позже), более продуктивны. Они чувствуют, что контролируют свою жизнь, и что вы слышали их мнение о том, в какие смены они предпочитают работать. Есть чувство сопричастности и ответственности, когда дело доходит до их работы, что их голос имеет значение.

Противоположным этому является простое распределение людей по сменам без какого-либо планирования или заботы о предпочтениях, навыках, балансе между работой и личной жизнью или других соображениях.

Повышенная гибкость

Если вы используете правильные инструменты планирования смен, вы можете придать своему бизнесу некоторую гибкость. И эта гибкость просто необходима в эти все более меняющиеся и непредсказуемые времена.

Как вы увидите, в зависимости от того, как вы решите планировать смены, вы сможете быстро корректировать свои смены в зависимости от меняющегося спроса.

Как приступить к планированию смен

У каждого бизнеса и отрасли есть свои уникальные проблемы, поэтому не все используют одинаковый подход к планированию смен. Однако, когда дело доходит до планирования ваших сотрудников, основной путь к успеху одинаков для всех.

1. Просмотрите свои данные о рабочей силе

Прежде чем что-либо делать, просмотрите свои данные о рабочей силе, чтобы получить представление о потребительском спросе и других тенденциях в вашей нынешней рабочей силе.

Вот что вам нужно:

• Спрос клиентов (ежедневный, еженедельный и сезонный). Высокий спрос означает больше в смене.
• Работник предпочитал (или презирал) смены. Вы увидите, что это указано в сменах с наибольшим количеством неявок или обменов.
• Наборы навыков, необходимые для каждой смены. Вам могут понадобиться квалифицированные специалисты определенного характера для каждой смены.

Некоторые из этих данных могут быть неясны из данных, которые вы собираете с помощью отчетов о посещаемости или продажах, но не беспокойтесь. Это подводит нас к следующему шагу.

2. Подумайте о своих сотрудниках

Поговорите со своими сотрудниками. Это они работают в зале, и у них есть ценный вклад, который не раскрывается даже самыми лучшими данными.

Они знают, какие смены им не нравятся и почему. Они могут предупредить вас о проблеме в течение смены, независимо от того, как она проявляется днем ​​(или ночью) или насколько хорошо вы ее укомплектовали. Вы можете подумать, что получили правильные цифры, основываясь на данных, но вы можете недоукомплектовать или переукомплектовать штат и еще не осознали проблему.

Помните, что цель планирования смен — не только полностью удовлетворить потребности клиентов, но и снизить текучесть кадров и повысить производительность. Узнайте, что делает их счастливыми (и что их раздражает), и вы лучше поймете, как строить свои смены.

3. Выберите график смен

Теперь, когда у вас есть представление о потребностях клиентов и предпочтениях сотрудников, вы можете структурировать свои смены. Если у вас уже есть структура смен, вы можете использовать эту информацию для ее корректировки.

Опять же, каждая отрасль будет уникальной. Некоторые работают круглосуточно и без выходных, а другим может просто потребоваться утренняя и дневная смена в течение недели или двух. Некоторым могут потребоваться многодневные смены (например, три выходных, четыре рабочих), ночные смены, разделенные смены, сменные смены, совмещение смен — на самом деле существует много подходов к сменам.

4. Выберите лучшие инструменты смены

Теперь вы готовы выбрать инструменты, которые будете использовать для планирования смены.

Да, это последний кусок. Легко поставить телегу впереди лошади и позволить инструменту определять курс ваших смен, но лучше начать с данных, данных сотрудников и структуры, а затем выбрать инструмент, который вам подходит (чтобы вы не т служить инструмент).

Вам нужно найти метод или инструмент, который объясняет все до сих пор. И это приводит нас к следующему разделу о лучшем программном обеспечении для этой цели.

Лучшее программное обеспечение для планирования смен

Вполне возможно, что вы будете придерживаться электронных таблиц для планирования своих смен. Это может сработать для вас.

Но не забывайте: расходы на оплату труда почти всегда будут самой большой статьей ваших расходов — 20-35% от валового объема продаж, — и планирование смен напрямую контролирует большую часть этих расходов. Вы не можете позволить себе ошибиться. Планирование смены вышло за рамки бумажных графиков и электронных таблиц.

Когда я работаю — это инструмент, который значительно сэкономит вам время и уменьшит затраты на рабочую силу, помогая вам быстро приспосабливаться к меняющемуся спросу клиентов, даже если вы сделаете своих сотрудников более счастливыми за счет лучшего планирования.