научное наведение порядка и организация вашего рабочего пространства

Правильная организация вашего рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость и завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.

В течение нескольких минут окиньте свежим взглядом ваш офис и подумайте:

• Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
• Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?
• Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
• Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
• Не перегружены ли ваши шкафы и книжные полки ненужными вещами?
• Соответствует ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?
• Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
• Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов.

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности.

Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Мебель

1. Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому.

Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.

2. Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными. Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:

• наличие регулируемого по высоте сиденья;
• наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
• наличие достаточной глубины сиденья;
• должная устойчивость;
• наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

3. Регулировка стула. При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.

Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать.

При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.

Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.

Оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот, каждый день приносил ей новую карту памяти для диктофона.

Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.

Этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить. Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой.

Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.

Использование компьютера

В наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники. Соблюдение простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья:

• Рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и настаивают на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
• Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
• Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени.
• Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
• Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
• Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.
• Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.
• Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями.
• Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
• Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.
• Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
• Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Наведение порядка на рабочем месте

Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области.

Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе. У меня был такой период в жизни, когда я пытался убедить себя, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я говорил себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью.

Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек.

Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка.

Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное.

При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов.

Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот.

Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно.

Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.

Как справиться с кипами документов

• Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом:«принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
• Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
• Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.
• Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.
• Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
• Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Как сохранить наведенный порядок?

Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

• Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
• Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными папками .
• Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
• Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
• Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Заключение

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:

• расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной безопасности, комфорта и производительности;
• высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест хранения;
• сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных по всему офису.

Как организовать рабочее место | Блог 4brain

Внушительную часть дня человек проводит за работой в офисе или дома. Однако редко кто задумывается о собственном комфорте во время работы. Мы сетуем на лень, прокрастинацию и плохое настроение, когда наша эффективность стремительно падает, и не учитываем влияние рабочего пространства.

Кстати, тому, как стать наиболее эффективным, мы учим на онлайн-программе «Тайм-менеджмент», где всего за 5 недель вы освоите лучшие техники по распределению своего времени. Поэтому, если у вас проблемы с планированием времени, организованностью и достижением своих целей, то смело записывайтесь на обучение. А сегодня мы поговорим об организации рабочего пространства, которое также влияет на продуктивность человека.

Особенно эта проблема становится актуальной в свете последних событий. На карантине многим приходится работать удаленно, но не всем удается поддерживать свой прежний рабочий темп.

Почему важно держать свое рабочее место организованным

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду проблем с работой. К тому же, беспорядок и дискомфорт на рабочем месте увеличивают время и затрачиваемую энергию, необходимые для выполнения даже самых маленьких и простых задач.

Вот некоторые проблемы, появляющиеся в результате неправильной организации рабочего пространства:

• стресс из-за невозможности найти нужные предметы или документы;
• снижение производительности, потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ;
• ухудшение концентрации внимания: чем больше хлама в рабочем пространстве, тем выше шансы отвлечься от работы на посторонние объекты;
• повышенный риск заболеть: беспорядок может стать домом для бактерий, микробов и вирусов.

Как видите, вопрос организации рабочего пространства очень важен.

Что влияет на эффективность работы из дома

Организуя рабочее место дома, необходимо учитывать две составляющие: психологическую и техническую.

Психологически человеку поначалу сложно различать, когда начинается работа, а когда можно расслабиться и отдохнуть. И это естественно, ведь раньше у вас существовали ритуалы, которые помогали настроиться на работу, – укладка волос, выбор одежды или покупка кофе по дороге в офис. Теперь рабочие и личные границы размыты, что сбивает с толку.

Техническая составляющая также влияет на эффективность работы. Идея весь день лежать с ноутбуком на кровати сначала кажется вдохновляющей, но вскоре вы поймете – так работать не получится. Отсутствие рабочего стола, неудобный стул, недостаточное освещение в комнате и неправильная расстановка мебели – это лишь часть технических факторов, убивающих вашу продуктивность.

Побороть оба фактора можно, приложив немного усилий. Для этого давайте разберемся как организовать рабочее место правильно.

Установление границ в квартире

И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:

Найдите идеальное рабочее место

Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:

• Где я буду хорошо работать?
• Мне нужно уединенное место?
• Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
• Что меня может отвлечь?

Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.

Создайте комфорт

Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.

Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.

Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.

Хорошее освещение

Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.

Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.

Вдохновение

Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.

Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.

Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.

Организация рабочего стола

Наведение порядка на рабочем столе не должно занимать целый день, это может быть сделано постепенно. На самом деле, поддержание организованного рабочего места гораздо эффективнее, если рассматривать его как постоянный проект, а не как одноразовое дело.

Итак, если вы готовы начать работу, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш стол в эффективное рабочее пространство.

Наведите порядок

Беспорядок на рабочем столе и в папках с документами, куча хлама, запутанные провода зарядных устройств, наушников и т.д. Если вы постоянно складываете разные предметы в кучу с мыслью «потом как-нибудь разберу», вы начнете просто закрывать глаза на царящий на столе хаос. Создайте систему, которая не позволит превратить рабочее место в склад, тогда вам не придется разбираться с огромным беспорядком из раза в раз.

У каждой вещи должно быть свое место

Предметы намного проще убирать, когда у них есть определенные места. Это касается и вещей, с которыми вы не знаете, что делать, или к которым нужно вернуться позже. Выделите для подобного свое место и раз в день принимайтесь за разбор.

Не думайте, что лучший стол – это пустой стол

Хотя минимализм в стиле Мари Кондо может быть эффективным для некоторых людей, это не единственный способ организовать опрятное рабочее пространство. Люди, которые лучше воспринимают визуальную информацию, не преуспеют в работе, убрав все предметы из виду. Если это про вас, используйте систему хранения предметов с цветовой кодировкой, чтобы наладить рабочий процесс.

Хитрость в борьбе с файлами: разделяй и властвуй

Хитрость в создании действительно полезной системы хранения документов заключается в организации широких категорий, а затем их разделении на конкретные подкатегории. Разложите папки по алфавиту или по любой другой удобной системе, держите названия файлов выровненными по одному и тому же краю.

Освободите больше пространства

Популярность в эффективной организации рабочего пространства приобретает вертикальное хранение документов. И совсем не зря, ведь это позволяет выиграть больше свободного места на рабочем столе и на полках. Тогда как горизонтальные скопления документов сползают по поверхностям, тем самым захватывая большие области стола.

На карантине, например, когда вся работа переносится в небольшую квартиру, такая организация пространства важна как никогда.

Прикрепите на документы стикеры с датой истечения срока

Порядок на рабочем столе можно поддерживать, если вовремя выбрасывать ненужное. Это правило касается и документов. Если с пустыми шариковыми ручками и исписанными черновиками все ясно – их можно выбросить сразу, то с важными документами сложнее. Некоторые договоры или квитанции нужно хранить определенное время, ведь они могут понадобиться. Поэтому и возникает беспорядок в файлах и папках – что-то еще актуально, а от чего-то уже можно смело избавляться, но устраивать генеральную уборку и каждый раз вчитываться в документы слишком накладно по времени.

Проблема решается просто: как только у вас появляется новый документ, прикрепите на него стикер с датой истечения срока его актуальности. Кстати, совет применим и к цифровым файлам – в названии файла дополнительно запишите нужную дату. Держать организованным рабочее место дома или в офисе станет гораздо легче.

Правильные инструменты для работы

Специалисты рекомендуют использовать организационные инструменты и материалы для более эффективной работы:

• Если у вас не полностью цифровая работа, файловые разделители необходимы для сортировки задач. Распределите срочные задачи, большие проекты и рутинные документы по разным секциям.
• Инвестируйте в организатор для ящика. Он поможет сортировать предметы по категориям, так что вы не будете тратить время на поиск нужного в одной большой куче.
• Если вы используете бумажный планировщик или календарь, лучшим вариантом будет его настольная версия.
• Даже заменив бумагу электронными файлами, не отказывайтесь от всех физических предметов, они имеют свои достоинства. Так, например, аналоговые часы помогают в управлении временем, потому что вы будете видеть, как быстро идет время.
• Небольшие расходные материалы помогут вам в поддержании порядка в рабочем пространстве: скотч, скрепки, клеящиеся стикеры и цветные маркеры.

Используйте один совет или попробуйте все. Вместо того, чтобы тратить время на поиск вещей и перетасовку нагромождений, вы сможете нормально работать. Мы уверены, вам понравится быть свободным от беспорядка.

На первый взгляд может показаться, что наведение порядка в рабочем пространстве – это очень сложно и не стоит потраченного времени. Но ваши силы и время окупятся с лихвой и проявятся в положительных результатах вашей работы, а также в вашем самочувствии. Ведь мы часто чувствуем себя подавленными даже в офисе среди коллег, а работать, не выходя из дома, может быть сложнее вдвойне.

И напоследок, хотим еще раз пригласить вас на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент», где вы научитесь быть продуктивным, несмотря на любые проблемы.

Желаем вам эффективной работы!

Как организовать рабочее место: 12 проверенных советов | Блог

Когда на рабочем месте ничто не отвлекает от, собственно, работы — это хорошо, как ни крути. Более того, чистота рабочего стола и отсутствие отвлекающих элементов — одни из самых действенных способов борьбы с прокрастинацией.

Я, пока писал эту статью, сформулировал 12 советов, которые, конечно, не превратят твоё рабочее место в сад камней, но помогут работать продуктивнее. Придётся привести в порядок стол, компьютер и рабочий процесс.

Рабочий стол

За ним ты проводишь минимум пять часов в день, на нём все твои рабочие инструменты. А значит, он должен и радовать глаз, и не мешать работе.

1. Привыкни держать его в чистоте

Речь даже не о генеральных уборках и стерильности стола. Вполне достаточно каждый день (утром перед началом рабочего дня и вечером после выключения компьютера) убирать со стола пыль, крошки, лужицы и пятна от пролитых напитков (хотя их лучше вытирать сразу, чтобы не запачкать важные бумаги). Нет, можешь драить стол после каждого чиха, если хочется — главное о работе не забывай.

Другой вопрос — на столе может лежать столько фигни, что там и тряпочкой-то негде пройтись. Поэтому…

2. Обзаведись корзиной для мусора

Понятно, что и дома, и в офисе можно выкинуть ту самую фигня в общее мусорное ведро. Но давай начистоту — вряд ли ты будешь ходить к мусорке каждый раз, когда нужно выбросить бумажку, кусочек скотча, скрепку и так далее. А если рядом будет стоять маленькая неприметная урна, на столе перестанет скапливаться мусор. Главное, не забывай периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выбрасывать её содержимое.

3. Убери все кабели и ненужную электронику

На столе вообще не должно быть проводов — они и мешают, и могут повредиться из-за неаккуратного движения.

Плюс любая техника, которая в процессе работы не участвует, отвлекает. Использовал наушники? Убери на место. Достал телефон и ответил на звонок? Положи обратно в карман.

Если тебе нужен смартфон для работы — или есть, куда его спрятать рядом со столом — не лишним будет организовать место для его зарядки. И для остальных твоих девайсов тоже, если надо.

4. Спрячь, перенеси всю ненужную канцелярию

В крайнем случае, можешь вообще выбросить. Если ты не пользуешься стикерами и блокнотом, а в офисе всем их раздают раз в квартал — не складируй у себя, а отдай, кому они нужнее.

Но если пользуешься — держи канцелярские принадлежности в полном порядке, чтобы не рыться в горах бумаги, клея и скрепок. Если блокнот или ежедневник помогают тебе в работе — пусть они всегда будут под рукой.

5. Периодически наводи порядок

Может, неделю назад тебе была необходима эта папка с бумагой, а сейчас уже не нужна — пусть она отправится на своё место. Или вдруг приобретёшь органайзер для канцелярских принадлежностей, чтобы они стояли в одном месте. Руководствуйся двумя главными принципами:

• — на столе должна быть чистота,
• — работать за столом должно быть удобно лично тебе.

Компьютер

На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся твоя работа (ну, скорее всего).

6. Держи рабочий стол компьютера чистым

Ты наверняка видел рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой» (может он и у тебя такой же). С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным:

Всё лишнее — убрать

Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место.

На Mac можно включить функцию «Собрать в стопки», и файлы сами будут группироваться, чтобы не занимать место на рабочем столе.

7. Организуй хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбери удобный тип сортировки и поддерживай порядок. Так тебе будет намного легче ориентироваться в информации.

8. Используй таск-менеджер

С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у тебя в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за тобой?

Почитай про инструменты для удалённой работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают работать на удалёнке, но и в целом делают работу эффективнее.

Рабочий процесс

Организовать рабочее место — важно. Но не менее важно — организовать рабочий процесс, чтобы не погрязнуть в хаосе. Возможно, что-то из этого списка ты и так уже делаешь, а о чём-то вообще не задумывался.

9. Оцифровывай всё, что можно оцифровать

Бумага — очень ненадёжное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, смешаться с мусором, быть залитыми кофе, в конце-концов. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведённое для этого место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе.

10. Распределяй задачи на сегодня по приоритету

Даже если кажется, что они все супер-срочные, а руководитель только разводит руками — оцени сам, что сложнее, у чего горят сроки, а что может подождать до конца дня.

11. Сначала разберись с текучкой

Но если у тебя помимо большого проекта есть и ежедневная текучка на 5-10 минут — сначала заверши её. Так ты сократишь список дел на день (и причин отвлечься у тебя станет меньше) и быстро войдёшь в рабочий ритм.

12. Не пытайся сделать несколько задач одновременно

Многозадачность — миф. Делать качественно несколько дел одновременно невозможно — что-то обязательно пострадает. Будет куда продуктивнее сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую.

Чтобы быстрее организовать рабочее место, начни с самого простого — уборки пыли, наведения порядка на рабочем столе, последовательного выполнения задач. Скоро ты и сам заметишь, что меньше отвлекаешься и успеваешь делать больше задач, чем раньше.

9 советов по организации рабочего пространства — Офис на vc.ru

Советы и влияние организации рабочего пространства на продуктивность.

Если ваша работа требует, чтобы вы сидели за столом, то скорее всего большую часть дня вы проводите именно за ним. Если вы любите свою работу, то стоит задуматься над увеличением своего небольшого рабочего пространства для большей продуктивности. Вот несколько советов о том, как лучше всего структурировать, упорядочить и украсить ваш рабочий стол, чтобы создать рабочее пространство, которое поможет вам справиться с поставленными задачами и даст вам хорошее понимание о том, чем вы занимаетесь.

Фокусируйтесь на функциональности

Применяйте этот совет к предметам, которыми вы пользуетесь чаще всего во время работы. На моем рабочем столе всего должен находиться степлер, баночка с ручками, карандашами и маркерами, а также мой ежедневник. Вся моя жизнь находится в нем. Поэтому мне важно иметь его под рукой. Так я остаюсь работать в рамках задачи. Там также находятся все мои важные дела и документы.

Практикуйте минимализм

Наличие свободного пространства поможет избежать усталости при принятии решений. Если на вашем столе беспорядок, то это создает множество факторов, которые отвлекают мозг от выполняемой задачи. Если на вашем столе много предметов, которые нужно двигать и перемещать, то вы, вероятно, будете взволнованы и будете тратить больше времени на поиски нужных вещей. Относитесь более преднамеренно и избирательно в отношении того, что где лежит. Если у вас много декора, который вам нравится, то не выставляйте сразу весь на стол. Оставьте небольшую часть и попробуйте чередовать его каждую неделю.

Организация рабочего места с позиции здоровья спины (и не только) / Хабр

После моей предыдущей статьи по поводу корректоров осанки в комментариях попросили изложить свой взгляд на оборудование рабочего места за компьютером с позиции здоровья позвоночника и минимизации влияния позы на возникновение болей в различных отделах спины.
Прежде чем самому взяться за систематизацию знаний по этому вопросу я решил посмотреть, что в интернете по этому вопросу написано. И с удивлением понял, что до конца толковых советов почти нигде нет. Есть масса статей, в них очень часто сказаны верные вещи, но вот чтоб прям все и в одном месте – с ходу не нашел. Дабы сэкономить время решил сам написать.

Итак, вот прям сразу – пара картинок, которые вроде как демонстрируют «как надо правильно сидеть за компьютером».

Так вот – так сидеть не надо. Даже так, как отмечено зеленым цветом.

Постараюсь описать как стоит организовать свое рабочее место.

Стул. Стул должен быть удобным. На сидение (2/3 его задней части) стоит сделать подкладку в несколько сантиметров толщиной, при этом следя, чтоб край кресла был также мягкий. Опять-таки общая суть, чего мы этим хотим добиться: край стула не должен давить на бедро и пережимать сосуды и нервы, угол между туловищем и бедром по передней поверхности должен быть 95 и более градусов, угол между бедром и коленом по задней поверхности должен быть так же 95 и более градусов. Лучше в обоих случаях чуть больше чем меньше – это позволит избежать сдавления сосудов в паховой и подколенной областях.

Сразу здесь же по положению стоп – они не должны висеть в воздухе, голени не стоит подгибать под кресло. Если кресло слишком высокое – лучше всего купить/сделать подставку (ну или положить 1-2 упаковки офисной бумаги или еще чего-то). То есть стопы должны полной поверхностью стоять на полу/подставке. Если кресло слишком низкое, и стопы стоят на полу только с задирающимися вверх коленями и уменьшением угла между туловищем – следует подумать, как это скорректировать.

Спинка стула должна быть высотой до середины лопаток или выше (опять-таки в литературе я встречал фразу «спинка должна на 3-5 сантиметров перекрывать лопатку»). Угол между сиденьем и спинкой стула должен быть примерно 110 градусов для работы (130 градусов для отдыха).

По положению столешницы – если вы много пишите, то она должна быть наклонная.

Под поясницу необходима подушечка или подбор. Задавали вопрос по поводу величины этого подбора, остановлюсь чуть подробнее.
В одной из наиболее общеупотребимых классификаций по Штаффелю (или Штофелю, в зависимости от перевода) выделяется 5 типов осанки:

Во всех типах осанки из этой классификации выраженность поясничного лордоза различается. Поэтому тут важно снова понять именно суть: поясница не должна «провисать» или переразгибаться. То есть сидя ровно на стуле вы должны ощущать поддержку в поясничном отделе. Не давление, не ощущение «пустоты», а именно поддержку. В случае малого подбора лордоз в пояснице будет сглаживаться, мышцы будут перенапрягаться. При чрезмерно большом подборе будет ощущаться дискомфорт и снова напряжение мышц.

Предплечья. В идеале у кресла, на котором вы сидите, должны быть подлокотники, которые меняются по высоте. В одной книге я встречал цифру «подлокотники должны быть в 23 см (9 дюймах) от поверхности сиденья» — прямая цитата. Я понимаю и уважаю опыт авторов книги, но я был бы не столь категоричен. Общая суть такова: предплечья должны свободно и спокойно лежать на подлокотниках. Если локти «проваливаются» — происходит растяжение и последующее компенсаторное напряжение надплечий (в частности – верхних порций трапециевидной мышцы). Если же предплечья и локти слишком высоко – то трапециевидная мышца постоянно напрягается. Обычно высота подбирается индивидуально, ориентироваться примерно можно на уровень пупка (в спокойном состоянии на этом уровне находятся локти у «усредненного» человека).

Из этих же рекомендаций вытекает логичное положение кистей за клавиатурой: в лучезапястных суставах не должно быть сильных сгибания и разгибания, в противном случае все будет вести к компрессионным нейропатиям («туннельным синдромам»). Точно так же предплечья не должны быть сдавлены краем стола или краем подлокотника. Поэтому удобнее всего, если высота стола подобрана под высоту подлокотника в случае расположения клавиатуры на столешнице, либо под уровень выдвижной полочки с клавиатурой, а лежащее на подлокотнике предплечье спокойно и свободно переходит на поверхность стола/полочки.

Положение головы следует корректировать только при условии соблюдения всего вышеописанного. Для того, чтобы максимально избежать смещения головы вперед (и, как следствие, переразгибания в шейном отделе) монитор компьютера следует располагать на уровне глаз. Специально проверил – практически всю высоту среднего монитора в 19 дюймов глазами можно охватить не меняя позиции головы (или изменяя в пределах градусов 5). Поэтому ориентируемся, что для людей с уже имеющимися жалобами на проблемы с шеей середина монитора располагается на уровне взгляда ровно сидящего человека. Если проблем с шеей нет и вы обустраиваете свое рабочее место исключительно с позиции профилактики – то верхний край монитора на уровне взгляда.

Второй монитор, рабочую литературу и документацию стоит ставить со стороны ведущего глаза (как определить – например читаем про пробу Розенбаха, это отнимет не больше минуты). С той же стороны желательно ставить стул для посетителей.

Так же всем своим пациентам я рекомендую каждые 30-40 минут вставать, пару минут походить (активируем венозный отток от нижних конечностей), подвигать плечами (круговые движения в плечах вперед и назад – разминаем мышцы верхнего плечевого пояса), раза 4-5 присесть (улучшаем кровоток в мышцах таза).

По поводу специальных кресел, работы стоя – пробуйте. Но я бы рекомендовал сначала попробовать правильно организовать рабочее место и режим труда/отдыха. Работать стоя не рекомендовал бы, так как плоскостопие в различных его проявлениях – практически бич современного мира (перестали мы ходить босиком или на мягкой подошве по неровным поверхностям). А нестабильность мышц стоп точно так же ведет к проблемам позвоночника. Ну и венозный отток от нижних конечностей у нас работает в том числе за счет активной работы мышц ног.

Не болейте!

UPD:
Спасибо Meklon за информацию по здоровью для глаз:

• Ограничение продолжительности работы в целом
• Перерывы каждый час-полтора, перевести фокус с близкого расстояния вдаль
• Исключить яркие точечные источники света в поле зрения
• Исключить яркие блики от таких источников в поле зрения
• Минимизировать перепады яркости в рабочем поле зрения, в том числе не работать в темноте без досветки фона (высокие перепады)

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

• Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
• Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
• Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

• Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
• Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
• Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
• Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
• Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

---

Популярные статьи в категории:

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как организовать рабочее место — Лайфхакер

Вот несколько простых советов, как организовать рабочее пространство.

Избавьтесь от карандашей и ручек, которые вы не используете. У большинства офисных работников стол просто засыпан разными пишущими средствами. У большинства из них уже закончилась паста, но они продолжают засорять стол.

Выделите отдел в столе для ваших карманных предметов, таких как телефон, бумажник, блютус-гарнитура. Лучшее всего хранить такие вещи в одном из выдвижных ящичков вашего стола.

Уберите со стола лишние электрические приборы. Например, кабеля от вашего компьютера, зарядное устройство вашего. Все эти предметы, лежа на столе, могут занимать много места, и мешать вашей работе.

Обеспечьте себе легкий доступ ко всем документам и материалам. Не вставая со стула, вы должны иметь возможность взять любой предмет со стола или выдвижного ящичка. Организация удобной рабочей обстановки один из залогов успеха.

Сканируйте важные документы и сохраняйте их в формате PDF на компьютере. Часто случается, что важные бумаги могут затеряться. Поэтому данная процедура может уберечь вас от лишней головной боли.

Периодически протирайте ваш стол. Если вы используете влажные салфетки, чтобы вытирать рабочее место, убедитесь, что у вас всегда будет несколько салфеток под рукой. Протирайте также ваш компьютер, монитор, клавиатуру и мышь, так как это места скопления микробов.

Заведите блокнот для записей и заметок. Во время дня вы получаете много звонков, из которых получаете много необходимой информации. Запомнить все не возможно, так что лучше всего делать заметки в блокноте. Записывайте туда номера телефонов, имена, планы.

Убирайте рабочее место после завершения рабочего дня. На следующий день с утра вам будет приятно вновь оказаться на чистом рабочем месте

12 Tips for an Organized Desk [Mark Shead]

примеров организации на рабочем месте | Малый бизнес

В бизнесе термин «организация» обычно относится к структуре собственности и управления компанией. Он описывает, кто что делает и как компания в конечном итоге производит и приносит пользу потребителям. Однако организация на рабочем месте часто относится к фактическому физическому расположению людей, оборудования и других объектов на территории предприятия.

Организация рабочего пространства в целом

Общая планировка рабочего пространства является примером организации рабочего места.Компании часто распределяют сотрудников по разным физическим помещениям в зависимости от типа выполняемой ими работы. Например, отдел маркетинга и отдел продаж компании могут располагаться в двух разных углах офиса, что позволяет работникам легче взаимодействовать с другими людьми в своем рабочем месте. Организация рабочего места особенно важна для предприятий, где работники выполняют физический труд, например, на заводах и складах, поскольку для безопасного выполнения работ может потребоваться достаточное пространство.

Организация индивидуальных рабочих мест

В то время как бизнес-менеджеры определяют общее расположение людей и оборудования на рабочем месте, работники сами несут ответственность за организацию своих рабочих зон.Периодическая сортировка и упорядочивание материалов, а также выбрасывание ненужных предметов может сократить потери времени на просеивание неорганизованных материалов. Разные сотрудники могут предпочесть использовать разные методы для организации своего личного рабочего пространства.

Организация файлов

Компании неизбежно создают документы, на которые работникам и менеджерам, возможно, придется обращаться в будущем. Алфавитные системы подачи документов широко используются, чтобы помочь предприятиям организовать работу с документами. Работники должны знать о типах документов, которые хранит компания, и о порядке их подачи, чтобы обеспечить полноту и надлежащую организацию записей.Организация цифровых файлов — еще один важный аспект ведения документации, поскольку сотрудники все чаще работают с компьютерными данными, а не с бумажными файлами.

Соображения

В малом бизнесе организация рабочего места может не казаться насущной проблемой, но по мере роста бизнеса и накопления записей потребность в хорошей организации возрастает. По мере роста компании ей, возможно, придется периодически перестраивать рабочие места и файловые системы, чтобы поддерживать свою организованность. Быстрорастущим компаниям, возможно, придется арендовать больше площадей, чтобы освободить место для новых рабочих и оборудования.

.

Меняющийся характер организаций, работы и рабочего места | WBDG

Введение

Представьте, что вы легли спать и проснулись на рабочем месте в 1960 году. Насколько отличается ваша сегодняшняя рабочая жизнь от той, что была 40 лет назад? Ясно, что Starbucks не будет на каждом углу или сотовый телефон в каждом кармане, но что еще изменилось и почему?

В современном мире изменились структура, содержание и процесс работы. Работают сейчас:

• более когнитивно сложный
• больше командных и совместных
• больше зависит от социальных навыков
• больше зависит от технологической компетентности
• больше давления на время
• более мобильный и менее зависимый от географии.

В современном мире вы также будете работать в организации, которая, вероятно, будет сильно отличаться из-за давления конкуренции и технологических достижений. Организаций сегодня:

• компактнее и маневреннее
• больше ориентирован на определение ценности с точки зрения клиента
• более приспособлен к динамическим требованиям и стратегии конкуренции
• Менее иерархическая структура и полномочия по принятию решений
• с меньшей вероятностью обеспечат карьеру на всю жизнь и сохранность работы
• постоянно реорганизуется для сохранения или получения конкурентного преимущества.

Эта страница ресурсов исследует меняющийся характер организаций и работы, движущие силы изменений и их последствия для работников и рабочего места.

Описание

A. Ключевые факторы, влияющие на изменение характера работы

Хотя многие факторы в конечном итоге способствуют изменению моделей работы, теоретики организации указывают на два ключевых фактора:

• Возрастающее давление на организации, чтобы они были более конкурентоспособными, гибкими и ориентированными на клиентов — чтобы быть «экономичным предприятием».«
• Прорыв в коммуникационных и информационных технологиях, особенно в мобильных технологиях и Интернете, которые позволяют отделить работу от времени и пространства.

Изменения в фокусе организации: что значит быть бережливым?

Модель Lean Enterprise была представлена ​​миру компанией Toyota в 1970-х годах. С тех пор это привело к изменениям в организациях по всему миру, особенно — но не исключительно — в производстве и разработке продуктов.

Ключевые принципы Lean Enterprise (или «бережливого мышления», как его иногда называют):

• Определите ценность с точки зрения клиента.
• Определите внутренние виды деятельности и процессы, которые увеличивают ценность для клиента, и выявляйте связи между ними («цепочка создания стоимости»).
• Исключите виды деятельности, не приносящие добавленной стоимости (или «отходы») в организации.
• Снижение потерь и неэффективности вспомогательных (например, накладных) функций.

Принципы бережливого предприятия позволили многим организациям быстрее реагировать на потребности рынка за счет сокращения времени цикла, разработки процессов массовой настройки и поддержки постоянных изменений и инноваций.

Создание экономичной машины: изменения в организационной структуре и взаимоотношениях

Принятие принципов бережливого производства и бережливого мышления привело к многочисленным изменениям в организационной структуре с целью повышения эффективности внутренних процессов с целью устранения потерь и определения ценности для клиентов.

Эти изменения были поддержаны и стали возможными благодаря преобразованиям в информационных и коммуникационных технологиях, особенно в Интернете, а также в мобильных вычислительных и коммуникационных устройствах.

Ключевые организационные изменения включают:

• Уменьшенная иерархическая структура — Иерархии громоздки и не могут быстро реагировать на меняющиеся требования рынка, такие как необходимость сокращения времени цикла и непрерывных инноваций. Иерархии заменяются межгрупповыми организационными группами с меньшим количеством уровней и более децентрализованным принятием решений.

• Размытые границы — По мере того, как организации становятся более латеральными, границы начинают разрушаться, поскольку разные части организации нуждаются в более эффективной совместной работе.Границы между отделами, а также между категориями должностей (менеджер, профессиональный, технический) становятся более слабыми, и возникает большая потребность в обмене задачами и знаниями.

• Команды как основные строительные блоки — Движение к организационной структуре, основанной на коллективной работе, является результатом давления, требующего быстрого принятия решений, снижения неэффективности и постоянного улучшения рабочих процессов.

• Новый взгляд на менеджмент —Работники больше не подчиняются правилам и приказам, а скорее привержены целям и миссии организации.Стирание границ также влияет на организационные роли. По мере того как сотрудники получают больше полномочий и свободы принятия решений, менеджеры становятся более социальными сторонниками и тренерами, а не командирами.

• Непрерывное изменение —Ожидается, что организации продолжат циклы размышлений и реорганизации. Однако изменения могут быть как большими, так и небольшими и, вероятно, будут чередоваться с периодами стабильности. Клинг и Змуидзинас выделяют три типа изменений — «метаморфоза» (далеко идущие, фундаментальные изменения), «миграция» (переход к новой форме) и «разработка» (изменения, которые усиливают некоторые аспекты работы).

B. Как меняется работа отдельных лиц и групп

За последние два десятилетия появляется новая модель работы, поскольку экономика знаний полностью реализует потенциал как новых технологий, так и новых организационных моделей. Изменения относятся к следующим доменам:

• Познавательная компетентность
• Социальная и интерактивная компетенция
• Новый «психологический контракт» между работниками и работодателями
• Изменения в процессе и месте

Хотя эти домены обсуждаются отдельно, они частично совпадают.Мы кратко обсуждаем совпадения там, где они существуют, и указываем на преимущества и недостатки новых моделей работы, представленных для рабочих и менеджеров.

Когнитивная компетентность

Ожидается, что когнитивные работники будут более гибкими в функциональном и когнитивном плане и будут способны работать с различными задачами и ситуациями. Более широкий объем работы, вызванный изменениями в организационной структуре, также создает новые требования, в том числе:

• Повышенная сложность работы —Работникам нужно знать больше не только для выполнения своей работы и задач, но и для эффективной работы с другими в команде.Многие задачи, основанные на знаниях, требуют хороших аналитических навыков и навыков суждения для выполнения работы, которая является более новой, непредсказуемой и основанной на контексте, с небольшим количеством правил и структурированными способами работы. Хотя потребность в высоких когнитивных навыках особенно заметна на профессиональных, технических и управленческих должностях, даже административные задачи требуют более независимого принятия решений и принятия оперативных решений.

• Непрерывное развитие компетенций — Работникам необходимо не только поддерживать свои технологические навыки в актуальном состоянии, они должны постоянно учиться в своих областях знаний, а также лучше разбираться в бизнес-стратегии.Время читать и посещать учебные курсы больше не является обязательным требованием для немногих, оно необходимо всем работникам.

• Различные способы мышления —Розабет Кантор утверждает, что межфункциональные и трансграничные команды требуют «калейдоскопического мышления», способности видеть альтернативные углы и перспективы и создавать новые модели мышления, которые стимулируют инновации. Рабочие также должны уметь синтезировать разрозненные идеи, чтобы совершать когнитивные скачки, лежащие в основе инноваций.

Когнитивная перегрузка: цена сложности

Значительно расширенный доступ к информации сделал работу проще и труднее. Простота заключается в возможности быстро находить и загружать информацию с различных веб-сайтов. Сложность связана с необходимостью своевременно потреблять и осмысливать новую информацию. Информационная перегрузка в сочетании с нехваткой времени и повышенной сложностью работы приводит к тому, что психологи называют «синдромом когнитивной перегрузки» (COS).«Симптомы COS включают стресс, неспособность сосредоточиться, многозадачность, переключение задач и склонность сосредотачиваться на том, что легко сделать быстро, а не на том, что важно.

Социальная и интерактивная компетенция

В отчете 2001 года об изменении характера работы Национальный исследовательский совет обратил внимание на важность взаимосвязанных и интерактивных аспектов работы. По мере того, как сотрудничество и коллективная деятельность становятся все более распространенными, работникам необходимы хорошо развитые социальные навыки — то, что в отчете называется «эмоциональным трудом».«

Хорошие социальные навыки необходимы:

• Работа в команде и сотрудничество —Условия разрешения конфликтов и ведения переговоров необходимы для совместной работы. Часто возникают конфликты по поводу групповых целей, методов работы, заданий, рабочих нагрузок и признания. Члены команды, обладающие хорошими навыками ведения переговоров и ведения переговоров, лучше подготовлены к тому, чтобы открыто решать проблемы, выслушивать и понимать различные точки зрения, а также решать проблемы взаимовыгодными способами.

• Развитие отношений и создание сетей — Обмен важной информацией, выполнение обещаний, готовность поддаваться влиянию и выслушивание являются строительными блоками взаимности и развития доверия. Когда рабочие доверяют друг другу, они более привержены достижению общих целей, с большей вероятностью будут помогать друг другу в трудностях и с большей готовностью делиться и развивать новые идеи.

• Обучение и рост —Многие организации стремятся стать учебными центрами, чтобы создать условия, в которых сотрудники учатся не только посредством формального обучения, но и посредством отношений с коллегами.Взаимоотношения в процессе обучения строятся на совместном решении проблем, обмене мнениями, обучении на ошибках и тесном сотрудничестве для передачи неявных знаний. Обучение также развивается благодаря наставничеству в отношениях между новичками и теми, у кого есть опыт и организационные ноу-хау.

Стоимость совместной среды

В условиях совместной работы судьба людей неразрывно связана с коллективным успехом. Зависимость от других в достижении собственного успеха часто вызывает дискомфорт.Как пишут Сьюзен Морман и Сьюзан Коэн в главе из книги The Changing Nature of Work :

«Мы приучены ценить индивидуальную ответственность и личные достижения и чувствовать дискомфорт при мысли о том, что полагаемся на других».

Комментарии о страхе непризнания индивидуальных усилий часто встречаются в литературе по командной работе.

Сотрудничество и развитие отношений также требуют времени и усилий. Чтобы понять точки зрения и «мыслительные миры» коллег, необходимо время, потраченное на слушание, интеграцию и синтез.Для тех работников, которые признаны хорошо осведомленными и доступными, требования к взаимодействию могут быть особенно высокими.

C. Новый психологический контракт

По мере изменения работы меняется и характер взаимоотношений между работниками и работодателями. В новом контексте работы неформальный «психологический контракт» между работниками и работодателями — то, что каждый ожидает от другого, — фокусируется на развитии компетенций, непрерывном обучении и балансе работы и личной жизни. Напротив, старый психологический контракт был посвящен гарантированной работе и постоянному продвижению внутри фирмы.Как уже говорилось, немногие работники ожидают или желают работать на протяжении всей жизни в одной фирме.

По мере того, как безопасность рабочих мест снижается, многие ученые-менеджеры видят на горизонте облака, в том числе:

• Корпоративное безразличие — Шошана Зубофф и Джеймс Максмин в книге Экономика поддержки описывают новый индивидуализм среди рабочих США. Эти новые люди вовлечены в «психологическое самоопределение». Они хотят участия, самовыражения, самобытности и качества жизни — всех ценностей, которые поддерживаются организациями, но в значительной степени игнорируются на практике, поскольку организации продолжают уделять внимание сокращению постоянных затрат на рабочую силу.

• Снижение лояльности и приверженности — Не имея особых ожиданий продвижения по службе, сотрудники чувствуют себя менее приверженными целям организации и более приверженными собственному обучению и развитию. Знания и технологические навыки, которые сотрудники приносят с собой на рабочее место, переносимы и не теряются при переходе на новую работу.

• Увеличение временных затрат — Годы сокращения штата и передачи на аутсорсинг привели к тому, что Лези Перлоу называет «голодом времени» — ощущением, что у вас слишком много дел и слишком мало времени для этого.Согласно отчетам Бюро статистики труда и Центра развития трудовых ресурсов, чтобы справляться с рабочей нагрузкой, многие работники проводят на работе больше часов.

• Гибкий график работы не идет в ногу с предпочтениями сотрудников — Отчет «Тенденции работы 2000» обнаружил, что 74% работников не имеют гибкого графика и режима работы (например, работы на дому). Те, у кого гибкий график, имеют ограниченную свободу выбора, когда и где работать.Подавляющее большинство работников должны посвятить себя определенному дню, чтобы работать дома, или определенному дню, когда они работают четыре 10-часовой рабочий день.

D. Меняющееся рабочее место

Изменяющееся рабочее место вызвано организационными проблемами, описанными выше, и стало возможным благодаря технологиям, поддерживающим мобильность и легкий доступ к информации. Однако это давление и возможности не привели к созданию конкретной новой модели рабочего места. Многие модели и идеи существуют одновременно, причем дизайн зависит от организации, ее методов работы, культуры и клиентов.В таблице 1 указаны ключевые драйверы, решения и потенциальные проблемы, связанные с этим решением.

Таблица 1. Драйверы, решения и проблемы для меняющегося рабочего места

Драйверы	Рабочее место и технологические решения	Проблемы и проблемы
Более широкое использование команд и совместной работы; больше давления для общения и информационного потока	Больше переговорных Большой выбор конференц-залов (открытые и закрытые, большие и маленькие) Индивидуальные рабочие места меньшего размера Больше открытых индивидуальных рабочих мест Неназначенные рабочие места Улучшенная внутренняя видимость для повышения осведомленности Мобильные опоры (телефоны, ноутбуки, КПК, беспроводная связь) Персональное видео, обмен мгновенными сообщениями, настольное командное программное обеспечение Больше использования проектных помещений Отображаемая информация и ход работы Маленькие комнаты для индивидуального внимания Шкафчики для личных вещей	Повышенный шум Больше отвлекающих и отвлекающих факторов Возможность «чрезмерного общения» Культурные барьеры на пути изменения поведения Лица, работающие дольше, чтобы компенсировать недостаток времени для выполнения индивидуальных задач Ожидание, что рабочие всегда доступны
Более широкое использование рассредоточенных рабочих групп — часто глобальных	Более широкое использование видеоконференцсвязи, компьютерных командных инструментов Больше возможностей для конференц-связи Большая потребность в мобильных технологических опорах для конференц-залов Использование помещений сверх обычного рабочего времени	Увеличение рабочего дня для проведения собраний групп, расположенных в разных регионах Потеря возможности укрепить доверие через личное общение Более сложное управление и координация Очень высокая зависимость от технологической надежности
Постоянная реорганизация и реструктуризация		Акустические проблемы с потерей исправного кожуха Возможность снижения эргономической эффективности
Снижение затрат / более эффективное использование пространства	Общие или неназначенные рабочие области Централизованная файловая система Уменьшенный размер рабочей станции и увеличенная общая плотность Больше общего пространственного разнообразия для одновременного выполнения различных видов работ	Больше отвлекающих и отвлекающих факторов Повышенный шум Может встретить сопротивление сотрудников Сложнее для бумажной работы
Повышение качества трудовой жизни и привлечение новых рабочих	Более равноправный доступ к дневному свету, видам и другим удобствам Более равномерное пространственное распределение и особенности рабочего пространства Средства для снятия стресса и спокойного расслабления	Противодействие со стороны тех, кто поддерживает иерархическое распределение пространства

Приложение

Примеры

Федеральный центр Денвера, Денвер, Колорадо.Владелец: Управление общего обслуживания США (GSA)

Фото 1. Новое освещенное дневным светом пространство входа в здание GSA в Федеральном центре Денвера создает не только положительное впечатление, но и является центральным социальным пространством, где сотрудники часто встречаются друг с другом на пути к разным частям здания.

Проект рабочего места в Денвере изначально был ответом на программу GSA «Рабочее место мирового уровня для рабочей силы мирового уровня», чтобы обеспечить лучшие условия труда для сотрудников и, в конечном итоге, привлечь и удержать новых сотрудников.Однако по мере развития проекта команда GSA Public Buildings Service (PBS) все больше интересовалась использованием рабочего места в качестве катализатора социальных изменений и развития рабочих отношений с конечной целью повышения отзывчивости к клиентам.

Ключевые цели

• Улучшение внутренних рабочих отношений, особенно межгруппового общения и сотрудничества
• Снижение стресса на рабочем месте и повышение общего качества жизни сотрудников GSA
• Использовать рабочее место как способ показать, что PBS является идейным лидером, а не последователем при проектировании рабочего места

Решения для рабочих мест

• Открытые пространства в центральных нотах для спонтанного взаимодействия
• Больше разнообразных конференц-залов
• Кафе в центре для встреч и обедов
• Новое помещение с дневным освещением
• Пространство для снятия стресса с бильярдным столом, настольным теннисом, тренажерным залом и мебелью для гостиной (все оплачивается персоналом за счет сбора средств)

Фото 2.Место для снятия стресса (известное как «Яма») поддерживает групповые социальные мероприятия, упражнения и игры в бильярд во время перерывов. Мебель и оборудование в «Яме» были предоставлены персоналом за счет сбора средств.

Фото 3. Кафе с застекленным светом, расположенное у входа, используется для неформальных встреч, а также для обедов.

Результаты проекта в Денвере

В настоящее время проводится исследовательская программа для оценки изменений в социальных сетях и коммуникативном поведении, стресса на рабочем месте и качества рабочего места.Предварительные данные показывают, что:

• По сравнению с другими рабочими местами GSA, новое рабочее место в Денвере получило более высокие оценки по ряду социальных результатов, согласно результатам интернет-опроса, проведенного Центром искусственной среды Калифорнийского университета.

• Предварительный анализ социальных сетей, проведенный исследователями из Тихоокеанской северо-западной национальной лаборатории, показывает, что личное общение значительно выше, чем виртуальное общение между сотрудниками в космосе.Опрос в социальной сети будет проведен снова, когда будет завершен последний этап ремонта рабочего места.

В настоящее время проводится исследование стресса на рабочем месте. Врачи и психологи из Национального института здоровья используют инновационные технологии для наблюдения за стрессом в течение 24 часов, а также используют поведенческую выборку для периодического сбора данных о настроении, активности и местоположении.

Cisco Systems, Connected Workplace Proof of Concept, Сан-Хосе, Калифорния

Фото 4.Connected Workplace позволяет сотрудникам Cisco работать в одиночку или небольшими группами на рабочих станциях или в неформальных рабочих местах.
Авторские права принадлежат Cisco Systems

Как и многие другие организации сегодня, Cisco пришла к выводу, что их рабочая среда расходится с их методами работы. Люди редко бывали за своими столами. Помещений для встреч не хватало. Общение стало еще более разнообразным: лицом к лицу, мгновенными сообщениями, настольным видео, телефоном, электронной почтой. Часы работы резко изменились, поскольку потребность в работе во всем мире возросла.Помня об этих изменениях, Cisco создала «подключенное рабочее место». В настоящее время он находится на этапе подтверждения концепции с новым демонстрационным офисным помещением на территории своего кампуса в Сан-Хосе.

Ключевые цели

• Поощрять сотрудничество
• Снижение затрат на недвижимость
• Снижение затрат на инфраструктуру
• Совместимость с различными стилями работы

Гипотеза проекта

Фото 5. Длинный стол рядом с окном служит местом работы как для небольшой группы, так и для отдельных лиц, работающих на своих портативных компьютерах.
Авторские права принадлежат Cisco Systems

Гибкое рабочее пространство для совместной работы может повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников при одновременном сокращении площади и затрат на недвижимое имущество за счет увеличения плотности пользователей (из «Cisco Connected Workplaces Enhances Work Experience and C Сокращает расходы», www.cisco.com).

Решения для рабочих мест

• Неназначенные рабочие места
• Увеличенное количество и разнообразие конференц-залов, от закрытых конференц-залов и неформальных зон с удобными креслами до расположенного в центре кафе
• Малые индивидуальные рабочие места
• Меблировка и разделители пространства высокопрочные
• Шкафчики для личных вещей
• Повышенная плотность; пространство, используемое для POC, обычно может вместить 88 сотрудников по сравнению с 140, фактически закрепленными за рабочим местом
• Хорошая видимость во всем пространстве
• Яркий дневной свет и вид на окружающий ландшафт

Возможные технологии

Фото 6.Беспроводная Bluetooth-гарнитура в сочетании с программным обеспечением, разработанным Cisco, позволяет сотрудникам использовать свои ноутбуки для отправки и приема телефонных звонков, когда они работают в специальных местах в Connected Workplace.
Фото: Cisco Systems

• Беспроводная инфраструктура и беспроводные локальные сети
• Ноутбуки и док-станции
• Программное обеспечение Cisco для поддержки работы для отдельных лиц и групп
• Cisco IP Communications Technology, включая программное обеспечение, которое позволяет звонить через ПК с помощью проводных или беспроводных гарнитур
• Инструменты и программное обеспечение для мобильной видеоконференцсвязи для веб-встреч
• Интерактивные доски
• Обмен мгновенными сообщениями, электронная и голосовая почта
• Инструменты, позволяющие работникам быстро находить друг друга в разных частях здания

Результаты

Хотя оценка проекта все еще продолжается, предварительные результаты показывают:

• Сотрудники в целом выразили высокий уровень удовлетворенности технологиями, светом, открытостью и расширенными возможностями для совместной работы
• Тем, кто обычно проводил больше всего времени за своим рабочим столом, требовалась мобильность
• Экономия от 37% до 60% по таким категориям, как аренда, строительство, мебель, кабели и услуги на рабочем месте.

Дополнительные ресурсы

WBDG

Типы зданий / Типы помещений

Применимо к типам зданий и типам помещений, которые регулярно используются или посещаются.

Задачи проектирования

Доступный, эстетичный, рентабельный, функциональный / эксплуатационный, продуктивный, продуктивный — интеграция технологических инструментов, продуктивный — обеспечение надежных систем и пространств, продуктивный — дизайн для меняющегося рабочего места, безопасность / безопасность, устойчивость

Ввод здания в эксплуатацию

Ввод здания в эксплуатацию

Инструменты

Стоимость жизненного цикла здания (BLCC)

Публикации

• «Несколько мыслей о когнитивной перегрузке» Д.Кирш. Intellectia , 1 (30): 19-51, 2000.
• Меняющийся характер работы А. Ховард, Ред. Сан-Франциско, Калифорния: Джосси-Басс, 1995.
• Изменяющийся характер работы: последствия для профессионального анализа Национальный исследовательский совет, Комитет по методам повышения производительности человека: профессиональный анализ. Вашингтон, округ Колумбия: National Academy Press, 2001.
• Cisco Connected Workplace расширяет возможности работы и снижает расходы от Cisco Systems, 2003.Доступно: www.cisco.com.
• Пример использования Cisco в сфере ИТ / Недвижимость / Cisco Connected Workplace Доступно: www.cisco.com.
• Машина, которая изменила мир Дж. П. Вомак, Д. Т. Джонс и Д. Роос. Олд Таппан, Нью-Джерси: Макмиллан, 1990.
• «Новая рабочая сила встречает меняющееся рабочее место» Р. М. Рантер. В Природа труда: социологические перспективы . К. Эриксон и С.П. Валлас (ред.). Нью-Хейвен и Лондон: издательство Йельского университета, 1990.
• Экономика поддержки С. Зубофф и Дж. Максмин. Нью-Йорк: Penguin Group, Viking Press, 2002.
• «Технологии, идеология и социальные преобразования: случай компьютеризации и организации труда» Р. Клинг и М. Змуидзинас. Revue Internationale de Sociologie , 2-3: 28-56, 1994.
• The Time Bind А. Хохшильда. Нью-Йорк: Метрополитен Букс, 1977.
• «Временной голод: к социологии рабочего времени» Л.Perlow. Administrative Science Quarterly , 44: 57-81, 1999.
• Организация будущего С.А. Морман, Дж. А. Gailbraith, E.E. Lawler III, and Associates. Сан-Франциско: Джосси-Басс, 1998.
• Путь Toyota Дж. Лайкера. Нью-Йорк: Макгроу-Хилл, 2003.
• Когда люди выходят из коробки С.А. Морман и С.Г. Коэн. В Меняющийся характер работы . А. Ховард (Ред). Сан-Франциско, Калифорния: Джосси-Басс, 1995.
• Work Trends, 2000. Nothing but Net: American Workers and the Information Economy by John J. Heldrich Center for Workforce Development, Rutgers University and Center for Survey Research and Analysis, University of Connecticut.

.

Настройка параметров для аналитики рабочего места — Workplace Intelligence

• 16.06.2020
• 14 минут на чтение

В этой статье

Вы используете следующие страницы настроек в Workplace Analytics для настройки параметров системы по умолчанию и параметров конфиденциальности, а также для загрузки данных:

Чтобы открыть страницу настроек аналитики рабочего места

1. Откройте страницу Workplace Analytics Home .Если будет предложено, введите свои рабочие данные.

2. На левой панели навигации разверните Настройки , чтобы отобразить ссылки на доступные страницы.

Примечание

Доступ к одной или нескольким страницам в Настройках зависит от того, какая роль вам назначена в Workplace Analytics. Ниже описывается доступ к странице на основе назначения ролей.

Страница настроек	Администратор	Аналитик	Analyst limited
Источники	Полный доступ	Полный доступ	Полный доступ
Загрузить	Полный доступ	Нет доступа	Нет доступа
Настройки анализа	Нет доступа	Полный доступ	Только чтение
Настройки администратора	Полный доступ	Нет доступа	Нет доступа

Для получения дополнительной информации см. Назначение ролей Workplace Analytics.

Источники

• Владельцы — Администраторы, аналитики и аналитики Workplace Analytics имеют полный доступ к этой странице.

На странице Источники данных представлены панели мониторинга, которые описывают данные Office 365 и данные организации, загруженные в Workplace Analytics. Вы можете просматривать среднюю еженедельную активность встреч и электронной почты, а также измеряемые характеристики сотрудников, чтобы обеспечить достаточный охват данных.

Загрузить

• Владелец — администраторы Workplace Analytics имеют полный доступ к этой странице.

На странице Загрузить > Организационные данные вы можете загрузить файл организационных данных в Workplace Analytics. Этот файл должен быть в формате .csv, в кодировке UTF-8.

Организационные данные

Организационные данные — это контекстная информация о сотрудниках (например, название должности, уровень, местонахождение), которая может поступать из HR или других информационных систем. Подробную информацию о подготовке файла организационных данных для загрузки см. В разделе Подготовка организационных данных.

Настройки анализа

• Владельцы — Аналитики Workplace Analytics имеют полный доступ к этой странице, а ограниченные аналитики имеют доступ только для чтения.

На странице Параметры анализа вы можете создать и настроить правила исключения собраний, чтобы удалить собрания (например, встречи, не связанные с работой), которые вы не хотите включать в анализ.

Для получения подробной информации о том, как создавать новые правила исключения, см. Правила исключения собраний: пошаговые руководства и Правила исключения собрания: инструменты и концепции.

Настройки администратора

• Владелец — Администраторы Workplace Analytics имеют полный доступ к этой странице

В Параметры администратора можно настроить параметры системы по умолчанию, параметры конфиденциальности и параметры диспетчера.

Системные настройки по умолчанию

На странице Системные настройки по умолчанию вы можете настроить следующее:

Важно

Изменения, внесенные в эти системные настройки по умолчанию, применяются вскоре после следующего обновления данных вашей организации (HR) или данных совместной работы Office 365.Эти изменения применяются к данным задним числом и могут повлиять на расчет исторических показателей.

Часовой пояс по умолчанию

Используйте этот параметр, чтобы настроить часовой пояс по умолчанию для вашей организации. Обычно это часовой пояс головного офиса или часовой пояс, в котором проживает большинство сотрудников.

Workplace Analytics сначала пытается считать часовые пояса из почтового ящика каждого пользователя. Если часовой пояс для почтового ящика не установлен, Workplace Analytics пытается определить его на основе данных организации.Если часовые пояса не были загружены в данные организации, Workplace Analytics считывает часовой пояс из настройки на этой странице. Если часовой пояс по умолчанию не был установлен на этой странице, в Workplace Analytics используется тихоокеанское время (США).

Workplace Analytics использует настройку часового пояса при расчетах действий совместной работы, таких как электронные письма и собрания. Он использует этот параметр только для данных Office 365, которые еще не обработаны. Изменение настройки часового пояса не влияет на данные, которые уже были обработаны.

Чтобы установить часовой пояс по умолчанию

1. Для часового пояса по умолчанию на странице Системные значения по умолчанию выберите соответствующий часовой пояс, который будет использоваться по умолчанию для анализа.
2. Выберите Сохранить .

Рабочие дни и часы

Пользователи могут устанавливать свои рабочие дни и часы в настройках Outlook. Workplace Analytics сначала пытается прочитать эти пользовательские настройки из почтового ящика каждого пользователя. В противном случае он использует настройки по умолчанию для рабочих дней и часов сотрудников, которые вы установили в Системные значения по умолчанию .

Workplace Analytics использует настройки рабочих дней и часов при расчетах действий совместной работы, таких как электронные письма и собрания. Он использует эти параметры только для данных Office 365, которые ему еще предстоит обработать. Изменение настроек рабочих дней и часов не влияет на данные, которые уже были обработаны.

Установка рабочих дней и часов по умолчанию

1. Для Рабочих дней выберите подходящие дни недели.
2. Для Время начала и Время окончания в Рабочие часы выберите время начала и окончания, которые будут использоваться по умолчанию для анализа.
3. Выберите Сохранить .

Почасовая ставка

Workplace Analytics использует почасовую оплату для расчета стоимости некачественных собраний, где почасовая ставка сотрудника в организации умножается на количество часов низкокачественных собраний. Workplace Analytics сначала пытается получить значение почасовой ставки из данных организации (HR). В противном случае он использует значение Почасовой ставки, установленное на этой странице. Для получения дополнительной информации см. Обзор собраний.

Установка почасовой ставки по умолчанию

1. Для Почасовая ставка на странице Система по умолчанию введите среднюю почасовую ставку сотрудника, которая будет использоваться по умолчанию для анализа.
2. Выберите Сохранить .

Реклассификация внешних доменов

С помощью этого параметра вы можете реклассифицировать один или несколько внешних доменов как внутренние, что позволит включить их в анализ данных организации.

После добавления домена и сохранения изменений для этого параметра все данные, относящиеся к указанному домену, будут изменены как внутренние для вашей организации, как показано ниже:

• Изучение диаграмм и показателей покажет домен как внутренний , задним числом для указанного диапазона дат.Например, сотрудники в этом домене изменятся с внешних на внутренних соавторов для всех показателей совместной работы, показанных на страницах Explore .
• Организационные данные и данные Office 365 из этого домена будут обновлены как внутренние после следующего обновления данных .
• Источники данных будут включать этот домен (ранее внешний) в метрики внутреннего сотрудника, а применимые данные о покрытии будут изменены на основе этой новой классификации доменов.
• Изменения можно отменить, удалив домен, который был реклассифицирован.
• Исключение доменов в настройках конфиденциальности отменяет изменения, внесенные с помощью этого параметра реклассификации. То есть исключенный домен остается исключенным независимо от того, реклассифицирован он как внутренний или нет.

Настройки конфиденциальности

В Параметры администратора > Параметры конфиденциальности , вы можете решить, какие данные вы хотите исключить из анализа и какие данные вы хотите видеть в диаграммах запросов и исследований. Посмотрите видео о конфиденциальности, чтобы узнать больше о том, как Workplace Analytics обеспечивает конфиденциальность личных данных.Вы можете использовать настройки конфиденциальности для:

После изменения настроек конфиденциальности ваши изменения вступят в силу после обработки данных на следующей неделе. Это означает, что эти изменения не влияют на данные, которые уже были извлечены. (Например, настройки конфиденциальности для исключения электронной почты, собраний и доменов не влияют на данные задним числом.)

Видео о конфиденциальности

Минимальный размер группы

Правило минимального размера группы защищает людей от идентификации в диаграммах исследования и в данных планов.Если вы измените этот параметр, ваши изменения вступят в силу немедленно.

Настройка минимальной группы по умолчанию — пять , что соответствует минимально допустимому значению . Вы можете изменить этот параметр в соответствии с требованиями конфиденциальности вашей конкретной организации.

Например, столбцы слева на следующем рисунке показывают данные диаграммы для групп, которые превышают настройку минимальной группы. Столбцы справа, затененные серым цветом, представляют недоступных данных для групп с меньшим количеством людей, чем параметр минимальной группы.

Примечание

Правило минимального размера группы применяется к диаграммам, созданным на основе данных отдела кадров, которые представляют собой информацию о вашей организации, например, о менеджерах определенного уровня или сотрудниках в определенном городе.

Гистограммы являются исключением

Для гистограмм правило минимального размера группы применяется по-разному, следующими способами:

1. Если группа фильтров слишком мала, гистограмма не отображается.

   Если группа фильтров, которую гистограмма использует для своих данных, меньше минимального размера группы, Workplace Analytics вообще не отображает гистограмму.

2. Если заполнение ячейки слишком мало, ячейка все равно отображается.

   В гистограммах ось X состоит из интервалов (прямоугольников), основанных на средних значениях метрики, а ось Y определяет количество людей, чье среднее значение метрики помещает их в этот интервал. Эти значения не отражают организационные данные (HR). Таким образом, гистограмма все еще может отображать данные для корзины, даже если она содержит меньше людей, чем установлено для минимальной группы. Гистограммы могут безопасно отображать эти данные, потому что данные основаны на расчетах, основанных на наблюдаемом поведении, а не на данных HR.

   Даже если в ячейке гистограммы есть данные только для одного человека, он все равно может отображать эти данные. Вы не можете выделить человека, потому что не знаете, к какой HR-группе он принадлежит. (В других диаграммах, таких как столбчатые диаграммы, можно идентифицировать человека в группе ниже порогового значения, но на гистограмме группа HR, к которой принадлежат люди, является большей группой фильтров.) Вы также не можете определить точное значение метрики конкретных людей, потому что они находятся в корзине с минимальным диапазоном 0,5 часа.

   Вы можете просматривать гистограммы в следующих областях Workplace Analytics:

Хэш строки темы

Используйте этот параметр для управления отображением или хешированием строк темы в результатах запроса собрания, которые по умолчанию , а не .

Если вы выберете Да для Хеш-строки темы , они будут преобразованы в хешированное значение (число, сгенерированное системой), поэтому текст будет нечитаемым в любых запросах.Вы по-прежнему можете создавать запросы на собрания, которые включают термины в строке темы, например, для атрибутов собрания. Однако вы не сможете увидеть список собраний, в котором указаны темы. (После того, как вы сделаете этот параметр, он вступит в силу немедленно, влияя на данные, которые уже были обработаны.)

Например, вы можете выполнить запрос с ключевым словом в строке темы «Все руки». В зависимости от атрибутов, которые вы включаете в запрос, в результатах могут отображаться данные с этой темой, включая количество встреч, продолжительность и размер встреч и т. Д.Однако вы не смогли получить конкретный список всех собраний с темой «Все руки» (строка для каждого собрания всех рук).

Примечание

Workplace Analytics предлагает вторую возможность контролировать, какие атрибуты HR включаются в выходные данные запроса. Вы можете выбрать варианты «Включить в отчет» и «Хэш в отчете» в раскрывающемся меню при сопоставлении загруженных данных HR. Для получения дополнительной информации см. Описания Включить в отчет и Хэш в отчете в разделе «Сопоставление полей » раздела Выгрузка организационных данных.

Исключить домены или адреса электронной почты

Вы можете исключить данные из определенных доменов или данные, которые включают определенные адреса электронной почты:

• В Исключить домены вы можете ввести один или несколько доменов, которые нужно исключить из анализа. Любая электронная почта, собрания, звонки или мгновенные сообщения, в которых участвуют люди, входящие в эти домены, будут исключены из любых запросов.

• В Исключить адреса электронной почты вы можете ввести один или несколько адресов электронной почты, которые нужно исключить из анализа.Любая электронная почта и собрания с такими адресами электронной почты (как отправитель или получатель, а также участник или приглашенный) теперь исключаются из анализа. Для этого параметра вам необходимо ввести каждый адрес электронной почты для каждого псевдонима, который вы хотите исключить.

  Важно

  Обязательно попросите администратора Office 365 не назначать лицензии каким-либо исключенным адресам электронной почты.

Исключить термины из строк темы

Строки темы полезны для аналитиков, которые хотят настроить правила исключения встреч или запросить данные встречи.Вы можете ввести список конкретных ключевых слов или терминов, которые встречаются в строках темы электронных писем и встреч, которые вы хотите исключить из анализа.

Термины могут быть любой комбинацией букв, цифр и специальных символов (например, привилегия поверенного клиента или D&I).

Рекомендации по настройке исключения

Любые домены, адреса электронной почты или термины, которые вы исключили, не будут включены ни в один из анализов, поэтому важно тщательно рассмотреть последствия исключения и сбалансировать их с вашими целями конфиденциальности и анализа данных.Если вы исключите домен или термин, который часто встречается в наборе данных сотрудничества, это может отрицательно повлиять на ваш анализ. Исключение происходит до обработки метаданных в Workplace Analytics. Это означает, что после настройки исключения этот параметр не влияет на данные, которые уже были обработаны.

Если вы исключите адрес электронной почты генерального директора ([email protected]), все встречи и электронные письма, в которых присутствует генеральный директор, будут исключены из анализа. Таким образом, для всех встреч и электронных писем, в которых участвует генеральный директор, метаданные для всех других получателей и участников, включенные в те же электронные письма и встречи, также исключаются из анализа.

Чтобы исключить все сообщения электронной почты, содержащие ключевые слова «конфиденциальный», «ACP» и «привилегированный», введите: конфиденциально; ACP; привилегированный

Логика исключения

• Вы можете использовать ключевые слова в верхнем или нижнем регистре.
• Должна соответствовать точной строке для тематических ключевых слов.
• Не соответствует частичным словам; вы должны перечислить все частичные слова как отдельные термины.

При добавлении терминов в строке темы, которые необходимо исключить из анализа, Workplace Analytics может не распознавать необычные составные слова, особенно в таких языках, как японский или китайский.Для достижения наилучших результатов используйте отдельные слова, разделенные точкой с запятой.

Срок из строки темы для исключения	Актуальная тема письма	Исключено
Legal; приобретение	Убедитесь, что это ЗАКОННО	Да — регистр игнорируется
Legal; приобретение	Это незаконно?	Нет — не соответствует частичным словам и не исключает недопустимые
Legal; приобретение	Приобретение завершено	Нет — не соответствует частичным словам и не исключает приобретения
Legal; приобретение	Это приобретение юридическое?	Да — Исключены юридические аспекты и приобретение

Узнайте больше о конфиденциальности Workplace Analytics и доступе к данным.

Для настройки параметров конфиденциальности

1. В Параметры администратора > Параметры конфиденциальности , для Минимальный размер группы для отображения на визуальных панелях мониторинга , установите минимальный размер группы. Вы не можете использовать значение ниже 5.

Примечание

Следующие параметры исключения являются необязательными и изменяют только результаты запроса. Эти настройки не меняют способ работы запроса.

2. В Хэширование строк темы выберите Да , чтобы хешировать строки темы в результатах запроса.
3. В поле Exclude domains введите один или несколько исключаемых доменов.
4. В поле Исключить адреса электронной почты введите один или несколько адресов электронной почты, которые нужно исключить.
5. В поле Исключить термины из строк темы введите одно или несколько терминов или ключевых слов, которые нужно исключить.
6. Тщательно подтвердите все настройки, а затем выберите Подтверждаю, что все настройки конфиденциальности верны . Настройки могут быть завершены, только если вы установите этот флажок.
7. В правом верхнем углу страницы выберите Сохранить .

Важно

• Все последующие изменения параметров конфиденциальности после первоначальной настройки влияют на следующее обновление данных вашей организации (HR) или данных совместной работы Office 365.
• Изменения в Хеш-строки темы сразу же вступают в силу при выполнении запроса соответствия.
• Изменения минимальной группы и Хеш-строки темы применяются задним числом к ​​ для всех данных , включая исторические данные.
• Изменения других параметров исключения из анализа применяются только к новым данным, собранным во время следующего обновления данных, и не влияют на исторические данные.

Настройки менеджера

На странице настроек менеджера вы можете разрешить всем измеряемым менеджерам людей или конкретным менеджерам доступ к агрегированным сведениям о совместной работе об их команде и возможность начинать планы для своей команды в Workplace Analytics. Только менеджеры, команда которых соответствует минимальному размеру команды или превышает его значение , могут получить доступ к Workplace Analytics.Размер команды учитывает менеджера и всех сотрудников, которые прямо или косвенно подчиняются этому менеджеру в иерархии отчетности организации.

Следующие данные основаны на последних данных организации (HR), которые были успешно загружены и обработаны в Workplace Analytics:

• Измеряемые менеджеры — Общее количество менеджеров по персоналу, которым назначены лицензии в Workplace Analytics.
• Менеджеры включены. — Общее количество менеджеров по персоналу, которые соответствуют минимальному размеру команды и имеют доступ к аналитическим данным и планам своей команды в Workplace Analytics.

• Аналитические данные и планы — Вы можете разрешить всем лицензированным менеджерам доступ к сводной аналитической информации о совместной работе своих команд, а также запускать и управлять планами для своих команд. Или вы можете загрузить файл .csv, в котором перечислены адреса электронной почты менеджеров, которым вы хотите предоставить доступ к аналитическим данным и планам их команды в Workplace Analytics.
• Минимальный размер команды — Вы можете установить минимальный размер команды, для которой менеджер может просматривать аналитические данные и начинать планы.Минимальный допустимый размер — 10. В этом разделе также показано, сколько измеряемых менеджеров в настоящее время имеют команды, которые равны минимальному значению или превышают его.

Для настройки параметров менеджера

Важно

Прежде чем менеджеры смогут получить доступ к Workplace Analytics, им должна быть назначена лицензия Workplace Analytics и команда, которая соответствует или превышает минимальный размер команды , установленный в .

1. В Параметры администратора > Параметры менеджера , выберите для изменения переключателя На , чтобы разрешить менеджерам с минимальным размером группы доступ к данным своей группы в Workplace Analytics.

2. Выберите одно из следующего:

   • Все менеджеры — разрешает доступ всем измеряемым менеджерам.

   • Выбрать менеджеров (загрузить .csv) — позволяет предоставить доступ определенным менеджерам. Затем вам необходимо:

     а. Создайте файл .csv, в котором перечислены адреса электронной почты избранных менеджеров.

     г. Выберите Загрузить .csv , чтобы загрузить этот список.

3. Если вы разрешаете доступ всем менеджерам, перейдите к Шаг 4 .При настройке доступа для избранных менеджеров выберите Загрузить текущий активированный список менеджеров ручной загрузки .csv , чтобы подтвердить, какие менеджеры теперь имеют доступ. Если возникает ошибка, например неверный адрес электронной почты или нелицензированный менеджер, файл .csv покажет ошибку для этого менеджера.

4. В Минимальный размер команды вы можете изменить минимальное число на число больше 10 (что является минимальным допустимым значением), что ограничивает доступ только для тех менеджеров, у которых количество команд равно или больше этого числа.

5. Выбрать Сохранить .

Примечание

Изменения этих настроек вступят в силу в течение часа.

,

Общение на рабочем месте

• Коммуникация играет важную роль в успехе и неудаче организации . Искусство ясно выражать свои идеи и мысли называется эффективным общением. Людям необходимо эффективно общаться на рабочем месте для большей прозрачности и ясности. Не только эффективное общение помогает в правильной передаче информации, но и в принятии решений.
• Будьте предельно ясны в отношении того, чего вы ожидаете от своих коллег по работе .Назовите все детали и перепроверьте, правильно ли это заметил другой человек. Не ждите, что другой человек все поймет сам. Не вини его потом.
• Избегайте использования оскорбительных фраз или нецензурных слов в отношении кого-либо на рабочем месте . Следует поддерживать приличия в организации. Лучше избегать людей, чем бороться с ними.
• Сотрудники должны больше полагаться на письменные формы общения .Общайтесь через электронную почту, поскольку записи доступны даже позже. Письма должны быть отмечены для всех связанных лиц копией начальству, чтобы они знали, что происходит вокруг. Убедитесь, что письма говорят сами за себя. Не пишите красочные и простые письма.
• Выработайте привычку пользоваться ежедневниками, блокнотами и органайзерами . Человеку практически невозможно все запомнить. Необходимо записывать важные задачи в сроки, чтобы не забыть о вещах.Быть организованным. Используйте настольный календарь и держите его прямо перед глазами.
• Никогда не играйте словами . Не пытайтесь запутать другого человека. Передайте информацию в желаемой форме.
• Во время встреч, семинаров и презентаций не говорите только за передних судей . Один должен быть слышен даже человеку, сидящему в последнем ряду. Не говорите ни слишком быстро, ни слишком медленно. Говорите уверенно. Один должен быть громким и ясным. Убедитесь, что вас все понимают.
• Никогда не используйте искусственный акцент на рабочем месте . Будьте осторожны при использовании знаков препинания.
• Сотрудникам запрещается входить в конференц-зал или комнату заседаний без ручки и блокнота . Запишите свои вопросы в одном месте и спрашивайте, только когда другой человек закончил свою речь или презентацию.
• Не мешать, когда говорят другие . Пусть сначала они закончат разговор. Подождите, пока ваша очередь говорить.
• На рабочем месте нельзя кричать .Крики и конфликты портят атмосферу на рабочем месте. Относитесь к вопросам разумно и немного дипломатично. Избегайте споров ни с кем, поскольку это не приводит к решению. На рабочем месте всегда выгодно говорить тихо.
• При общении по телефону убедитесь, что вы произносите слова по буквам для большей ясности . Используйте простые слова для обозначения алфавитов, таких как t как в танго, a как в альфа и так далее. В таких случаях вероятность недопонимания очень низкая.
• Ничего не жуйте, когда говорите по телефону.Избегайте смеха и хихиканья.
• Будьте терпеливым слушателем . Послушайте, что скажет второй участник. Не торопитесь с выводами.
• Будьте очень внимательны к содержанию своей речи. Убедитесь, что ваши слова не обидят никого из ваших коллег по работе.

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого контента, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы контента.

,