Как навести порядок в офисе за 5 шагов

У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.

Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?

Наверное, кто-то хоть раз в жизни сталкивался с этой картиной: столы завалены горой документов, и их ТАК МНОГО, что даже прикасаться к ним не хочется, потому что внутри все сжимается от одной мысли о том, сколько времени придется потратить на их разбор. На компьютере – все файлы вперемешку, главный экран залеплен ярлычками так, что кажется, они сейчас вывалятся за монитор. В «1С» или в программе, где ведутся задачи, все пестрит краснотой и восклицательными знаками. Но двигаться к тому, чтобы укротить этот хаос, нет никакого желания: ведь кажется, на это придется потратить целую вечность…

Но порядок того стоит. Поэтому, прежде чем наступит пора отчетов, которая окончательно похоронит ваш офис под тонной бумаг, файлов и писем, нужно запланировать генеральную уборку. И не простую, а по методике 5S — цикла из пяти шагов.

Результат применения этой технологии вам понравится – вы сможете навести полный порядок в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.

Шаг 1. Сортируем вещи

Во-первых, убираем лишние вещи. Начинаем делать по методу разрастающейся окружности: сначала убираем все лишнее в пределах «вытянутой руки»: с рабочего стола, на тумбочке, из-под ног (да, иногда что-то прячется и там). Далее расширяем зону: перетряхиваем содержимое ящиков стола и тумбочки, шкафов, и так, пока не будет охвачен весь кабинет.

Все вещи делим на три группы.

  1. Вещи ежедневного пользования: бумаги, канцелярия, личные принадлежности, например, кружка и ложка.
  2. Вещи, которые вы используете время от времени. Например, какая-нибудь полезная методичка, пакет свежих файлов, зонт, зимняя сменка и т.д.
  3. Вещи, которые ни разу не использовались (зачем они здесь?..)

Логично, что вещи из третьей группы надо выбросить. Если есть сомнения, то их можно сложить в один ящик и проверить его через месяц. Если то, что там лежит, все еще не пригодилось – смело вон.

Шаг 2. Наводим порядок

Теперь вернемся к первым двум группам вещей. Естественно, вещи из первой группы мы оставляем в пределах досягаемости. Можно проверить, удобно ли они вписываются в пространство сотрудника, или необходимы дополнительные органайзеры, полки, подставки с ящиками на стол?

Вещи из второй категории убираем дальше от рабочего стола. Для них было бы удобно придумать систему хранения: например, распределить их по ящикам с наклейками, наклеить указатели.

Все это стоит делать постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда дел по горло, поэтому распределить наведение порядка можно по следующей схеме: например, сначала зона рабочего стола, потом шкаф, потом подоконник, потом папки на компьютере и т.д. Но прекращать создание порядка не стоит – все очень быстро зарастет обратно! Поэтому в идеале сделать график и следовать ему. А на пройденных участках – поддерживать порядок.

Первичка повсюду? Уберите архив…

…на чердак, в подвал или другой офис!

Это реально, если все скан-копии у вас под рукой, например – в базе «1С», благодаря чему все нужные документы по запросу можно собрать за 30 минут. Бумажные оригиналы понадобятся вам только в случае выездной проверки, а до тех пор к архивам можно даже не прикасаться.

Шаг 3. Поддерживаем чистоту

Общее рабочее пространство может быстро зарасти хламом, если не ввести договоренности с подчиненными и коллегами о порядке.

Можно объяснить на словах или создать регламент (что даже лучше, так как иногда будут прибывать новички): какие вещи где хранятся, как сортируются, от каких бумаг вы избавляетесь, а какие храните в архиве и по какому принципу.

А еще можно установить дежурства по кабинету.

Шаг 4. Стандартизируем правила

Когда регламент или внутренний стандарт заведен – не забываем доносить его до всех новоприбывших.

После можно сделать таблицу и распечатать ее или разместить в общем доступе для сотрудников. В этой таблице будет вестись график дежурств по уборке, отмечаться соблюдение внутреннего порядка или его нарушение.

Тем более что такая технология будет полезна не только на работе: так можно навести порядок в доме, в игрушках, в личных делах и т.д.

Шаг 5. Постоянный аудит

Чтобы раз наведенный такими усилиями порядок не нарушался, устанавливаем временные рамки, по истечении которых проводим аудит. Появились новые вещи, бумаги, папки на рабочем столе компьютера? Запускаем цикл снова!

Эту схему можно распечатать как напоминалку:

Хотите получить полный порядок в бухгалтерии и держать все документы под контролем?

Пройдите тест – и получите скидку до 50% на выгодное решение по оптимизации документооборота!

Советы по поддержанию порядка в офисе

Как утверждают психологи, порядок в офисе способствует нормальной работе сотрудников и здоровой атмосфере в коллективе.

Далеко не все задумываются, что рабочее пространство – это не только инструмент заработка, но и источник нашего вдохновения, гарант внутренней гармонии человека и, как следствие, успешности.

Как утверждают психологи, порядок в офисе способствует нормальной работе сотрудников и здоровой атмосфере в коллективе.


И наоборот, на большинство людей бардак оказывает негативное влияние на моральное состояние, утомляет, снижает концентрацию и продуктивность.

1. Поставьте сотрудникам условие — придерживаться правила чистого стола в конце рабочего дня. Суть метода заключается в том, что по завершению трудового дня все убирается в верхний ящик стола, который держится обычно не занятым.

2. В ряде компаний корпоративными правилами вообще запрещено пить чай или кофе за своим рабочим столом, не говоря уже о том, чтобы обедать перед компьютером. Это правило установлено для того, чтобы избежать ситуаций, когда на важные документы проливаются напитки, а на клавиатуру попадают крошки.

3. За беспорядок на столе работники, как правило, отделываются устным выговором, однако более эффективной мерой воздействия являются штрафы. По трудовому кодексу денежные штрафы запрещены. Поэтому руководитель придумывают другие виды финансового наказания: за неопрятный стол могут не продлить бесплатный абонемент в фитнес-клуб, не заплатить обещанные надбавки «за бензин» или не оплатить обслуживание мобильного корпоративного телефона.\


4. Обилие грязной посуды может стать причиной офисного раздора. Отличным решением для поддержания чистоты может стать заказ именной посуды, которую будет стыдно оставлять грязной.

5. Чистый офис становится трудно выполнимой задачей с наступлением осенне-зимнего периода, когда слякоть и грязь заносится вместе с обувью с улицы сотрудниками компании и посетителями.


Поддерживать чистоту можно одним из следующих способов: обратится в клининговую компанию для проведения ежедневной уборки в офисе, менять обувь на сменную при входе в помещение, поставить металлические решетки и постелить коврики с ворсом или щетиной у входной двери.

6. Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д.

Уборка офисов лежит на работодателе, а поддержание чистоты и порядка на рабочем месте – прямая задача сотрудников компании. Существует мнение, что по состоянию рабочего места сотрудника можно судить о том, кем он является на сегодняшний день: успешным человеком или неудачником.

Подготовила Марьяна Чорновил

Заказ в офисе — Etsy.de

Etsy больше не поддерживает старые версии вашего веб-браузера, чтобы обеспечить безопасность пользовательских данных. Пожалуйста, обновите до последней версии.

Воспользуйтесь всеми преимуществами нашего сайта, включив JavaScript.

Найдите что-нибудь памятное, присоединяйтесь к сообществу, делающему добро.

(более 1000 релевантных результатов)

Офис порядка Определение | Law Insider

  • , применительно к суду означает постановление суда —

  • или «Контракт» или «Соглашение» означает Заказ на оказание услуг / Соглашение и все прилагаемые приложения и документы, упомянутые в нем, а также все их положения и условия вместе с любыми последующими изменениями к ним;

  • означает руководство по стандартам и процедурам, описанное в Разделе 8. 3.

  • означает расписание мероприятий с разбивкой по датам, которые приведут к соблюдению этих правил.

  • означает процедуры проверки, соответствующие надлежащей отраслевой практике, или, по запросу Заказчика, процедуры Заказчика по проверке персонала, периодически предоставляемые Поставщику;

  • означает основной правительственный репозиторий информации о Подрядчике, необходимой для ведения бизнеса с правительством.

  • Руководство по процедурам MERS, в которое время от времени могут вноситься поправки, дополнения или иные изменения.

  • означает руководство, принятое Получателем через FIRCA 30 марта 2010 г. в целях определения подробных механизмов реализации Проекта и изложения, среди прочего: (i) подробного штатного расписания Проекта для каждой заинтересованной стороны ; и (ii) методы мониторинга и оценки Проекта, которые могут время от времени изменяться с согласия Ассоциации.

  • означает инструкции, правила, процедуры и руководящие принципы, установленные Управлением межсетевых соединений для эксплуатации, планирования и учета требований региона PJM и энергетического рынка PJM Interchange.

  • означает стандартные внутренние операционные процедуры и политики соответствия, установленные Компанией для реализации Плана соответствия.

  • означает описание работ, выполненных при завершении Проекта, как указано в Контракте и может быть изменено.

  • означает руководство или руководства по проектированию MOHLTC, действующие и применимые к разработке, модернизации, модернизации, реконструкции или перепланировке Дома или кроватей в соответствии с настоящим Соглашением.

  • означает Руководство по процедурам эксплуатации и обслуживания (согласно определению в соответствующем соглашении об эксплуатации и обслуживании).

  • или SLA означает процессы, результаты, ключевые показатели эффективности и стандарты эффективности, относящиеся к Услугам, которые должны предоставляться Поставщиком услуг;

  • имеет значение, указанное в разделе 5.5.

  • означает объем, обычно собираемый для Работы, который может включать требования к торгам, образцы форм и другие Контрактные документы.

  • означает руководство, содержащее процедуры, инструкции и рекомендации для использования эксплуатационным персоналом при выполнении им своих обязанностей;

  • означает набор письменных процедур, описывающих каждый метод (и другие инструкции и меры предосторожности), с помощью которых лицензиат выполняет диагностические клинические процедуры; где каждая диагностическая клиническая процедура одобрена уполномоченным пользователем и включает радиофармацевтический препарат, дозировку и способ введения.

  • означает деятельность, заключающуюся в хранении контейнеров, будь то в портовых зонах или внутри страны, с целью их заполнения/разгрузки, ремонта и подготовки к отгрузке.

  • означает технологию, а также политику и процедуры ее использования, которые 27 защищают электронную PHI и контролируют доступ к ней.

  • означает спецификации на материалы и работы, указанные в PWD BSR/выданные с разрешения PWD/, или подразумеваемые/добавляемые или заменяемые особыми условиями.