Что в имени тебе моем?

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
• планирование и подготовка приема посетителей;
• помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
• участие в подготовке деловых переговоров;
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

 

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.

Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

 

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, –

«Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).

 

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

№	Код	КЧ	Наименование должности	Код категории	Код по ОКЗ
1	26349	7	Секретарь (дипломатический)	2	3439
2	26351	4	Секретарь комитета (общественной организации)	1	1143
3	26357	1	Секретарь незрячего специалиста	3	4115
4	26366	0	Секретарь пленума	2	2422
5	26370	1	Секретарь правления	1	1143
6	26375	1	Секретарь президиума	1	1143
7	26380	0	Секретарь приемной Президента Российской Федерации	2	1120
8	26341	0	Секретарь руководителя	3	4115
9	26389	1	Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического)	2	3439
10	26395	7	Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации	1	1110
11	26409	5	Секретарь суда	3	4115
12	26410	8	Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации	2	1120
13	26416	5	Секретарь судебного заседания	2	3432
14	26417	7	Секретарь судебного заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации	2	1120
15	26422	0	Секретарь творческого союза	2	3439
16	26426	9	Секретарь учебной части (диспетчер)	3	4115
17	26429	2	Секретарь федеральной комиссии	1	1120
18	26431	0	Секретарь федерации (по видам спорта)	1	1143
19	26436	2	Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации	1	1110
20	26353	3	Секретарь-машинистка	3	4115
21	26405	7	Секретарь-стенографистка	3	4115

 

Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

• делопроизводитель;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь суда;
• секретарь учебной части;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

• организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
• ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
• работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
• прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
• ведение делопроизводства;
• обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• осуществление контроля за другими работниками[2].

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

• ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
• планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
• согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
• помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
• подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

 

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

 

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

 

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].

Офис-менеджер

1. Прием и распределение входящих звонков.
2. Делопроизводство, документооборот.
3. Выполнение поручений руководителя.
4. Жизнеобеспечение офиса.
5. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
6. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
7. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
8. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
9. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
10. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
11. Контроль порядка и чистоты в офисе.
12. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
13. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
14. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
15. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
16. Выполнение копировально-множительных работ.
17. Выписка доверенностей.
18. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
19. Взаимодействие с подразделениями компании.
20. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Почта.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль исполнения поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение звонков.
3. Прием посетителей.
4. Организация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Делопроизводство.
9. Выполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с подразделениями компании.
12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Помощник руководителя

1. Прием входящих/исходящих звонков.
2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
4. Коммуникация с руководителями подразделений.
5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
11. Жизнеобеспечение офиса.
12. Делопроизводство, документооборот.
13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

 

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

 

Офис-менеджер	Секретарь	Секретарь-референт	Помощник руководителя
Умение работать с техникой. Аккуратность, внимательность. Приветливость. Опыт работы от двух лет секретарем/администратором/офис-менеджером. Способность работать в режиме многозадачности. Желательно базовые знания 1С	Отличное знание английского языка. Высшее образование. Знание ПК, оргтехники, правил документооборота. Исполнительность, пунктуальность, приятный внешний вид. Опыт работы от двух лет секретарем/офис-менеджером. Способность работать в режиме многозадачности	Высшее образование. Отличное знание английского языка. Опыт работы не менее года. Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Грамотная устная и письменная речь. Знание делового этикета. Ответственность, исполнительность, активность, коммуникабельность	Опыт работы личным помощником в крупных компаниях от года. Уверенный пользователь ПК, активный пользователь Интернет. Стрессоустойчивость, внимательность, грамотность, гибкость в общении, дипломатичность. Презентабельный внешний вид. Английский язык базовый. Высшее образование. Знание документооборота. Четкая и ясная речь. Умение работать в коллективе

 

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

 

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

 

---

[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.

[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.

[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

Обязанности и функции помощника руководителя

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
2. забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить  стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

• безукоризненная грамотность;
• поставленная речь;
• знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
• владение всеми базовыми офисными программами;
• навыки работы с документооборотом;
• осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
• владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
• если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

• стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
• многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
• высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
• позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
• высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности. 

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками; обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д. 

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати; грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь. 

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей. 

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

• Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
• Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
• Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
• Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
• Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
• Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
• Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: Businessman.ru

Составляем резюме: персональный ассистент | BOSSHUNT

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2020 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

1. Подготовка
2. Цель поиска
3. Профиль должности
4. Обязанности
5. Примеры достижений
6. Ключевые навыки
7. Профессиональные качества
8. Примеры для раздела «О себе»
9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

• Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
• Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant),  помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
• Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме. 

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

• Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
• Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
• Ведение, координация и контроль прохождения платежей.

Административные функции:

• Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
• Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
• Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Подготовка презентаций.
• Организация корпоративных мероприятий.
• Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.

Секретариат:

• Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
• Организация встреч, совещаний, переговоров.
• Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
• Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

• Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
• Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
• Поиск новых поставщиков при необходимости.
• Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
• Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
• Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
• Участие в планировании и организации мероприятий.
• Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

• Координация работы топ-менеджеров компании.
• Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
• Прием входящих звонков и их распределение.
• Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
• Встреча и координация гостей.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий.
• Travel-поддержка.
• Административная поддержка генерального директора.
• Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
• Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

• Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
• Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
• Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
• Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
• Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
• Планирование рабочего времени первых лиц компании.
• Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

Персональный ассистент:

• Полная административная и информационная поддержка руководителя.
• Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
• Cогласование документов.
• Составление графиков, таблиц.
• Приём звонков.
• Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
• Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
• Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
• Отслеживание исполнения поручений руководителя.
• Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
• Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
• Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
• Организация встреч руководителя и прием посетителей.
• Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
• Оформление презентаций в PowerPoint.
• Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
• Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
• Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
• Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
• Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
• Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
• Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
• Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
• Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
• Контроль расходов.
• Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
• Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
• Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
• Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
• Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
• Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
• Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
• Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
• Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
• Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
• Решение организационных и хозяйственных вопросов.
• Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
• Организация переговоров и встреч руководителя.
• Решение нестандартных задач.
• Организация и протоколирование совещаний.
• Ведение переписки с деловыми партнерами.
• Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
  • работа с входящей и исходящей документацией
  • организация подписания документов
  • разработка и внедрение регламентов
• Организация корпоративных мероприятий.
• Подготовка авансовых отчетов.
• Координация работы курьеров и водителей.
• Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
• Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
• Информационная поддержка руководителя.
• Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
• Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
• Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
• Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
• Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
• Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
• Деловая переписка (на русском/английском).
• Ведение проектов и решение организационных вопросов.
• Координация административно-хозяйственных блока.
• Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
• Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
• Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

• Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
• Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
• Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
• Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
• Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

• Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
• Разработала и внедрила новую систему отчетности.
• Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
• Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
• Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
• Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
• Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
• Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
• Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
• Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
• Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
• Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
• Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
• Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

• «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
• По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
• Получил награду за создание программы «Х» (2016).
• «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
• «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
• «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

 Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

• Администрирование
• Делопроизводство
• Деловой этикет
• Высокая скорость печати
• Бизнес-этикет
• Архивное дело
• Электронный документооборот
• Работа с конфиденциальной информацией
• Грамотный русский язык (устный и письменный)
• Ведение переговоров
• Этика и культура делового общения
• Владение орг. техникой
• Работы с бухгалтерскими документами
• Работа с первыми лицами компании
• Договорная работа
• Протоколирование
• Travel-поддержка
• Event Management
• Lifistyle management
• Грамотный русский язык (устный и письменный)
• SAP
• Lotus Notes
• Банк-Клиент
• ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
• Подготовка презентаций
• Организация встреч
• Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
• Письменный перевод
• Устный перевод
• Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо. 

• Аккуратность
• Акт

Обязанности личного ассистента руководителя — Smart & Talented

Что обязан знать и уметь личный ассистент-руководителя разберем подробнее в нашей подборке материала. 

Обязанности личного ассистента руководителя

Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть. 

Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет? 
Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности. 

На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора. 

Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.

Чем же занимается ассистент? 

Он занимается организацией рабочего процесса своего руководителя, оказывая административную поддержку. 

А именно: 

• формирует план работ на день или неделю для первых лиц компании; 
• принимает звонки, в том числе организует телефонные переговоры и конференц-связь; 
• встречает посетителей в приемной, гостей и деловых партнеров; 
• готовит презентации; 
• занимается подготовкой заседаний, собраний, совещаний, деловых завтраков, встреч, корпоративных мероприятий и т. д.;
• планирует командировки и деловые поездки; 
• работает с электронной почтой руководителя и его базой контактов; 
• ведет переписку с деловыми партнерами; 
• производит поиск информации и новых данных; 
• составляет деловые письма партнерам и сотрудникам; 
• протоколирует деловые встречи или совещания;
• контролирует исполнение поручений и приказов начальника. 

Вторая основная обязанность — документационное обеспечение деятельности руководителя организации. 

Это работа с документацией, составлением отчетности и аналитических обзоров, подготовка проектов, оформление документов и дальнейшее хранение. 

Кроме того, хороший ассистент должен уметь пользоваться всей офисной техникой.
Уровень владения может устанавливаться в каждой компании индивидуально. Но уверенный пользователь в приоритете всегда. 

Важно! Помощник руководителя, тем более личный ассистент, иногда обязан выполнять личные поручения начальника. 
Например, планирование отпуска для его семьи, заказ столика в ресторане или покупка билетов в театр. 

Рекомендуется сразу определить данный круг обязанностей при приеме на работу и разграничивать личные поручения от деловых задач, если они неприемлемы для специалиста. 

Интересуетесь профессией личного ассистента руководителя,
хотите узнать больше и получить престижную специальность?

Приходите учиться к нам! 
Записывайтесь на курсы помощников уже сегодня. 

Помощник руководителя: обязанности и требования

Статья акутальна на: Январь 2021 г.

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Содержание статьи

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.
• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.
• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случа

обязанностей для личных помощников | Работа

Лиза МакКуэрри Обновлено 8 августа 2018 г.

У личных помощников есть ряд должностных обязанностей, которые могут различаться в зависимости от отрасли и руководителя, на которого работает человек. В некоторых случаях личный помощник выполняет только бизнес-обязанности, в то время как в других случаях он также отвечает за вопросы, выходящие за рамки офисной среды. Понимание специфики должности до ее принятия поможет избежать сюрпризов.

Описание работы

Персональный помощник в офисе часто отвечает за планирование встреч, управление бизнес-календарем руководителя, подтверждение встреч, а также размещение и ответ на телефонные звонки. Персональный помощник часто читает почту, пишет корреспонденцию, составляет повестку дня встреч, выполняет канцелярскую и административную работу и иногда обрабатывает публикации в социальных сетях. Персональный помощник также может выполнять все необходимые функции, начиная от приема заказов на обед, организации конференц-связи, бронирования мест для встреч, бронирования поездок и устранения технических проблем.Персональные помощники, которые берут на себя обязанности за пределами офиса, обычно выполняют личные поручения, например, записываются на прием к врачу, оставляют и забирают из химчистки, работают в качестве личного покупателя, занимаются ремонтом автомобилей, а также выполняют обязанности по уходу за детьми или организуют домашние дела. . Это может быть нетрадиционное рабочее время.

Требования к образованию

Для работы личного помощника формального образования не требуется, хотя обычно требуется как минимум аттестат средней школы.Тем не менее, опыт или степень в области коммуникаций, связей с общественностью или смежной области могут быть полезными. Обучение навыкам также может быть преимуществом, особенно в том, что касается программного обеспечения для планирования, компьютерных знаний и многозадачности. Знание отрасли, в которой будет работать помощник, также полезно, и любые контакты и связи, которые помогут в выполнении обязанностей личного помощника, могут быть преимуществом.

Отрасль

Персональных помощников можно найти почти во всех отраслях, хотя их больше в корпоративных условиях, когда руководители и руководители высшего звена постоянно требуют своего времени.Персональные помощники также могут работать с предпринимателями, артистами, филантропами или с независимыми богатыми людьми. В последнем случае роль может включать планирование вечеринок, сбор средств или помощь в благотворительной деятельности и помощь в планировании досуга.

лет опыта

Роль личного помощника весьма разнообразна, так как обязанности и ожидания различаются в зависимости от лица, нанимающего помощника, и от обязанностей, на которые они возложены.Возможно, чем больше у человека опыта, связей и лет непрерывной службы, тем выше потенциал для увеличения заработка.

• 0-5 лет: 20329 долларов — 51 396 долларов
  
• 5-10 лет: 22 822 долларов — 63 775 долларов
  
• 10-20 лет: 24 299- 74 576 долларов
  
• Более 20 лет: 24 851- 89 378 долларов США
  

Тенденции роста рабочих мест

Ожидается, что рост числа рабочих мест в сфере личных помощников будет расти в среднем примерно на пять процентов до 2026 года.Ожидается, что большая часть роста будет обеспечена за счет новых сотрудников, которые вступят на роль выходящих на пенсию профессионалов.

Каковы основные обязанности личного помощника или секретаря?

Личный помощник (ЛП), иногда называемый исполнительным секретарем или личным / личным секретарем, работает в тесном сотрудничестве со старшим управленческим или директивным персоналом для оказания административной поддержки, обычно на индивидуальной основе.

PA помогают менеджерам с максимальной пользой использовать свое время, решая секретарские и административные задачи.

PA нуждаются в обширных знаниях организации, в которой они работают. Им необходимо знать, кто является ключевым персоналом (как внешним, так и внутренним), а также понимать цели и задачи организации.

Менеджеры часто сильно полагаются на своих помощников, веря, что работа будет выполняться эффективно в их отсутствие. Поэтому осмотрительность и конфиденциальность являются важными атрибутами успешного PA.

Типовые виды деятельности

Персональные помощники (PA) часто выступают в качестве первой точки контакта менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации.Задачи могут включать:

• разработка и поддержка офисных систем, включая управление данными и архивирование;
• организация поездок, виз и проживания и, иногда, поездки с менеджером для записи или диктовки на собраниях или для оказания общей помощи во время презентаций;
• отслеживание телефонных звонков, запросов и запросов и их обработка при необходимости;
• встреча и приветствие посетителей всех уровней стажа;
• ведение дневников и запись на прием;
• занимается входящей электронной почтой, факсами и почтой, часто переписывается от имени менеджера;
• проводит предварительное исследование и представляет результаты;
• изготовление документов, справок, отчетов и презентаций;
• организация встреч и участие в них, а также обеспечение хорошей подготовки менеджера к встречам;
• поддерживает связь с клиентами, поставщиками и другим персоналом.

Помимо поддержки менеджеров, их команды и отделов, многие PA также имеют свою личную рабочую нагрузку и обязанности. Объем функций PA может быть обширным, и дополнительные обязанности могут включать:

• выполнение конкретных проектов и исследований;
• ответственность по счетам и бюджетам;
• берет на себя часть обязанностей менеджера и более тесно сотрудничает с руководством;
• заместитель руководителя, принятие решений и делегирование работы другим лицам в его отсутствие;
• участвует в процессах принятия решений.

Некоторые PA берут на себя всю секретарскую работу, в то время как другие берут на себя ответственность за набор и обучение младшего персонала и делегируют им часть менее ответственной и конфиденциальной работы.

Резюме помощника администратора [2021] — руководство и примеры

Резюме помощника администратора [Руководство по написанию и пример плюс 23 Уведомление для менеджеров по найму навыков]

Помощник администратора? Поздравляю, вы настоящий офисный герой.

Недавний опрос более 600 менеджеров в США.С. и Канада показали, что административные помощники экономят своим менеджерам восемь часов рабочего времени каждую неделю.

Учитывая такое влияние, неудивительно, что 75 процентов менеджеров сообщили в том же опросе, что за последние пять лет обязанности административных помощников возросли.

Прелесть этих ролей в том, что они дают вам возможность работать практически со всеми частями бизнеса и выстраивать отношения с коллегами из разных команд и отделов.

Во многих смыслах они выступают в качестве ступеньки в карьере внутри компании и за ее пределами.

Звучит хорошо, но что именно делают помощники по административным вопросам?

Примеры обязанностей, которые вы увидите в объявлениях о вакансиях помощника администратора

• Выполнение административных и канцелярских задач (например, сканирование или печать)
• Подготовка и редактирование писем, отчетов, заметок и электронных писем
• Поручения в почтовом отделении или магазин снабжения
• Организация встреч, встреч и командировок
• Ответ на телефонные звонки и прием сообщений
• Ведение папок на серверах
• Ведение протоколов встреч
• Связь с командами и подразделениями
• Отслеживание мелких денежных средств
• Приемная

Подсказка для вас.

Вы можете использовать приведенный выше список, чтобы помочь вам провести мозговой штурм по обязанностям и задачам для раздела «Опыт работы» вашего резюме (подробнее об этом — и наш совет, как переформулировать задачи как достижения — в ближайшее время).

Отличный помощник по административным вопросам немного похож на швейцарский армейский нож; с помощью подходящего инструмента в нужный момент способны решить ряд проблем.

Это похоже на вас?

Если вам нужно создать современное и профессиональное резюме, чтобы продемонстрировать свои навыки для такой должности, это руководство проведет вас через:

1. Как представить свою контактную информацию
2. Как написать подробное резюме
3. 23 менеджера по найму с твердыми и мягкими навыками хотят
4. Выделение достижений помощника администратора

Вот идеальное резюме помощника администратора, на которое вы можете опираться.Давайте разберемся, почему резюме Джереми так хорошо работает и как вы можете использовать те же функции, чтобы ваше собственное резюме тоже сияло.

Нравится, как выглядит резюме Джереми? Создайте своего собственного профессионального помощника администратора за считанные минуты с помощью этих легко обновляемых шаблонов.

1. Как предоставить свою контактную информацию

Давайте быстро избавимся от этого, потому что вы знаете свою контактную информацию лучше, чем мы.

Включите свой адрес электронной почты, номер телефона и местонахождение в заголовок своего резюме.

Однако опустите почтовый адрес и информацию о городе. Если у вас есть профессиональный веб-сайт, блог или хорошо поддерживаемый профиль LinkedIn, добавьте их, чтобы продемонстрировать свои навыки и опыт.

2. Как написать сильного административного помощника Резюме резюме

Давайте начнем с действительно важной части всех резюме — резюме.

В резюме вы подчеркиваете свои навыки и то, как они могут принести пользу работодателю.

Давайте посмотрим на резюме Джереми.

Видите, как он описывает себя как «технически подкованный» и «целеустремленный»?

Это позволяет работодателям знать, что он сможет быстро освоить любую специальную технологию, которую они используют, и что он стремится к завершению задач.

Джереми также пишет, что он «мотивирован», «мотивирован» и «умеет независимо определять приоритеты задач».

Замечательно, что он подчеркнул свою способность выполнять задачи без присмотра, потому что административным помощникам регулярно делегируются задачи супервизоры и менеджеры в разных командах.

Прежде всего, Джереми конкретен.

Если вы сравните приведенные ниже конкретные и расплывчатые сводки, то сразу увидите, какое из них более привлекательно.

Хороший административный помощник Резюме Пример

Эмоционально умный и хорошо разбирающийся в компьютерах помощник администратора со степенью младшего специалиста в области делового администрирования. Сильные навыки межличностного общения и стремление на протяжении всей жизни поддерживать других и помогать им сиять.

Неправильный пример

Помощник по административным вопросам пытается использовать свои навыки и опыт на благо организации, которая делает мир лучше.

Ознакомьтесь с нашим руководством по написанию резюме резюме, если вам нужна дополнительная помощь с этой частью.

3. 23 сложных и мягких навыка, которые нужны менеджерам по найму

Как насчет ваших навыков?

В нашем редакторе есть три различных раздела «Навыки» на выбор: «Навыки», «Сложные (технические) навыки» и «Мягкие навыки».

Примечание. Нажав «Макет» в верхнем меню, вы можете выбрать « Пользовательский макет » и воспользоваться функцией перетаскивания, чтобы настроить разделы по своему усмотрению.

Лучше всего включить общий раздел навыков, а затем выбрать между сложными или мягкими навыками в зависимости от потребностей работы.

Административным помощникам требуется много мягких навыков, чтобы проявить себя на этих должностях. Вот некоторые из них, которые вы можете выделить в своем резюме.

Навыки высшего уровня для помощников администратора

• Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint, SharePoint
• Управление базой данных
• Управление календарем
• Quickbooks и Xero
• Владение копировальными аппаратами, сканерами и проекторами
• Точный ввод данных
• Управление запасами и поставками
• Редактирование и корректура
• Выставление счетов и учет
• Деловые знания

Основные профессиональные навыки для помощников администратора

• Коммуникация (письменная и устная)
• Определение приоритетов и решение проблем
• Организация и планирование
• Исследования и анализ
• Внимание к деталям
• Служба поддержки клиентов
• Телефонный этикет
• Осмотрительность
• Эмоциональный интеллект
• Ответственность
• Работа в команде и делегирование полномочий
• Управление и обучение
• Гибкость и эффективность

4.Выделение достижений помощника администратора

Когда вы настраиваете свое резюме так, чтобы оно наилучшим образом соответствовало компании и ее объявлению о вакансии, может быть легко ускользнуть от перечисленных задач и обязанностей, чтобы обобщить свои прошлые обязанности. Избегайте этого — это упущенная возможность.

Думайте о своем опыте работы как о не столько списке «вещей, которые вы делали» для прошлого работодателя, но и как о сводке ваших самых больших достижений и вкладов, сделанных на этом работодателе.

Посмотрите, как это делает Джереми.

Он рассказывает о том, как он управлял графиком старшего директора по персоналу, планировал корпоративные мероприятия и даже составлял опросы, пока работал в Melmark.

Примечание. Если вы ищете вдохновение или вам нужна помощь, вы можете нажать на « Tips » в левом меню нашего редактора.

Вот несколько лучших (и плохих) примеров, которые помогут вам создать свой собственный:

Примеры достижений для помощника администратора Резюме

• Разработанные политики, которые сэкономили компании 500 часов в год.
• Обучил двух стажеров офисной работе, которые впоследствии стали штатными сотрудниками.
• Введен календарь встреч для 12 конференц-залов.

Неправильные примеры

• Открывал офис каждое утро.
• Организация поездок.
• Писал письма и электронные письма.

Готовы создать резюме помощника администратора сейчас?

Рекомендуемая литература:

Работа помощником администратора — отличный выбор для специалистов широкого профиля

Помощники по административным вопросам выполняют канцелярские и административные функции для поддержки различных типов организаций, и они работают в офисах почти в каждом секторе бизнеса.Большинство должностей начального уровня доступны тем, у кого есть диплом о среднем образовании и хорошие коммуникативные навыки и навыки работы с компьютером, но некоторым помощникам по административным вопросам могут потребоваться специальные знания, связанные с отраслью, в которой они работают. ?

Обязанности

Как помощник по административным вопросам вы несете ответственность за выполнение множества канцелярских и организационных задач, необходимых для обеспечения эффективного и организованного ведения бизнеса вашего работодателя.Ваши обязанности будут зависеть от вашей отрасли и компании, в которой вы работаете, но могут включать:

• Приветствие посетителей на рабочем месте и обслуживание во время их пребывания
• Ответ на телефонные звонки, электронную почту и запросы в социальных сетях и, при необходимости, направление их другим сотрудникам
• Набор документов с места работы, в том числе писем и отчетов
• Обработка входящей и исходящей почты
• Создание и ведение компьютерных записей
• Обслуживание бумажных файлов
• Контроль уровня запасов и заказ расходных материалов по мере необходимости
• Выполнение основных бухгалтерских обязанностей
• Бронирование встреч, семинаров, конференций и организация питания для них
• Протокол деловых встреч
• Координационные назначения руководителей и менеджеров
• Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров и ресторанов для руководителей и менеджеров

Производственная среда

Помощники по административным вопросам работают в офисах в самых разных отраслях.Многие из них работают в юридических и медицинских учреждениях, государственных учреждениях, школах, больницах и на частных предприятиях.

Многие помощники по административным вопросам делят офисы с другими специалистами по административным вопросам или работают независимо в своих собственных офисных помещениях, обычно расположенных рядом с руководителем, которому они помогают. У административных помощников обычно есть собственное компьютерное рабочее место и как минимум один телефон на столе. Они редко используют эти рабочие места совместно с другими сотрудниками компании.

Офисы, в которых работают администраторы, обычно тихие и спокойные. Тем не менее, эти рабочие места могут иногда становиться более напряженными, например, ближе к срокам или во время налогового периода.

В отличие от мужских бизнес-ролей, административные помощники редко работают на дому. Это потому, что их роль требует от них личного общения с различными сотрудниками, клиентами компании и другими посетителями бизнеса.

График

Ожидается, что помощники по административным вопросам будут работать полный рабочий день, обычно от 35 до 40 часов в будние дни.В зависимости от типа компании и ее требований этим сотрудникам иногда может потребоваться сверхурочная работа. Некоторые предприятия также нанимают на полставки помощников по административным вопросам или предлагают гибкий график. Эти возможности часто распространяются на родителей, которым, возможно, придется совмещать свою работу с обязанностями по уходу за детьми.

Некоторые организации, которые работают в нерабочее время, например больницы, могут потребовать от своих помощников по административным вопросам работать в выходные, праздничные дни и поздно вечером.Администраторы, работающие в такие необычные часы, часто имеют выходной в течение традиционного рабочего дня. Работа в качестве административного помощника в одной из этих компаний может подойти людям, которые предпочитают работать по ночам или ведут гибкий образ жизни.

Какая квалификация требуется для работы помощником по административным вопросам?

Образование

Есть много ролей административного помощника начального уровня, для которых требуется только среднее образование. Тем не менее, помощники по административным вопросам могут обеспечить себе конкурентное преимущество, получив степень младшего специалиста или сертификат, подтверждающий подтвержденный опыт в:

• Управление базой данных
• Управление делами
• Базовое использование компьютера, включая навыки работы с текстовым редактором, базами данных и электронными таблицами

Сертифицированный профессиональный секретарь и Certified Administrative Professional являются одними из наиболее распространенных сертификатов, которые имеют административные помощники в США.

Помощники по административным вопросам, претендующие на должности в юридической и медицинской областях, также могут пройти отраслевые курсы, которые позволят больше узнать о терминологии и процедурах этого сектора.

По данным Бюро статистики труда США, работодатели все чаще ищут административных помощников высшего звена со степенью бакалавра.

Опыт

Поскольку административные помощники обычно не требуют формальной квалификации, опыт работы в этой роли важнее образования.Следовательно, новые административные помощники получают меньшую заработную плату, чем в среднем. Годовая заработная плата постепенно растет на протяжении карьеры помощника по административным вопросам. Новые помощники по административным вопросам зарабатывают в среднем на 8000 долларов меньше в год, чем их коллеги с опытом работы 20 и более лет.

Данные показывают, что треть административных помощников в США имеют опыт работы в этой области от одного до четырех лет. Четверть административных помощников имеют опыт работы от пяти до девяти лет, а 24 процента — от 10 до 19 лет.Семнадцать процентов помощников по административным вопросам имеют 20 или более лет опыта работы в этой профессии, по сравнению с всего лишь тремя процентами, которые работали помощниками по административным вопросам менее года.

Эти цифры подтверждают, что опытные административные помощники ценятся. После того, как вы проявите себя в качестве помощника по административным вопросам, вы, вероятно, найдете множество возможностей трудоустройства на аналогичных должностях на многие годы вперед.

Навыки

Помощникам по административным вопросам требуются различные навыки для успешного выполнения своих обязанностей.Это лишь некоторые из навыков, которые работодатели ищут в новых помощниках по административным вопросам:

• Базовая компьютерная грамотность — Помощники по административным вопросам проводят большую часть своего времени за компьютерами, особенно с использованием текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц и Интернета. Знакомство с Microsoft Office особенно важно.
• Организация — Помощники администраторов полагаются на навыки организации и управления временем, чтобы поддерживать четкость расписания и выполнять несколько задач одновременно при выполнении различных канцелярских обязанностей.
• Письменное и устное общение — В этой роли помощникам по административным вопросам необходимо разговаривать с другими сотрудниками и посетителями предприятия, а также составлять письма, электронные письма и сообщения в социальных сетях с использованием правильной грамматики и орфографии.
• Индивидуальный характер — Для многих сотрудников и посетителей предприятия важна привлекательная личность.
• Внимание к деталям — Жизненно важно, чтобы все задачи, которые берут на себя помощники администратора, выполнялись на высоком уровне без ошибок.Вы также примените этот навык при проверке проектов отчетов и писем, которые вас просят напечатать.
• Командный игрок — Помощники по административным вопросам играют жизненно важную роль в деятельности любой организации, поэтому для них важно хорошо работать с другими людьми в бизнесе.
• Самозапуск — Административным помощникам часто приходится проявлять собственную инициативу, чтобы не отвлекать руководителей и управленческий персонал.
• Хорошие навыки счета — Это особенно важно для административных помощников, ответственных за бухгалтерский учет.
• Способность решать проблемы — Помощники по административным вопросам обращаются к этим навыкам, если клиентам необходимо отменить встречи и встречи, требующие подтасовки, если материалы не поступают вовремя и возникают другие чрезвычайные ситуации на рабочем месте.
• Гибкость — Обязанности административного помощника могут значительно меняться изо дня в день. Они полагаются на свою гибкость, чтобы адаптироваться к ежедневным требованиям и преуспеть в решении любых задач.
• Сильная рабочая этика — Работа, которую выполняют помощники по административным вопросам, очень важна для работы их организаций.Для своевременного выполнения всех задач требуется сильная рабочая этика.

Зарплатные ожидания

Сколько зарабатывают помощники по административным вопросам? Это зависит от их опыта и местонахождения. Согласно PayScale, административные помощники начального уровня обычно зарабатывают около 30 000 долларов в год, а годовая зарплата постепенно увеличивается по мере накопления опыта. В среднем помощники по административным вопросам зарабатывают 17 долларов в час. Опытные помощники по административным вопросам в некоторых городах зарабатывают гораздо больше.

Лучшие места для работы помощников по административным вопросам:

Перспективы вакансий для помощников по административным вопросам

Прогнозируемый рост

Бюро статистики труда США ожидает, что общая занятость секретарей и административных помощников сократится с 2019 по 2029 год. Это медленнее, чем в среднем по стране. Бюро предлагает административных помощников с опытом работы и навыками работы с компьютерным программным обеспечением. будут иметь наилучшие шансы найти работу на этом конкурентном рынке труда.По прогнозам, с 2019 по 2029 год число помощников по правовым вопросам вырастет на 10 процентов, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Параюристы с формальным обучением, обладающие хорошими навыками работы с компьютером и базами данных, должны иметь наилучшие перспективы трудоустройства.

Карьерная траектория

По мере того, как административные помощники приобретают опыт, они могут переходить на более высокие должности с большей ответственностью. Например, административный помощник начального уровня может стать исполнительным административным помощником или офис-менеджером.Если вы хотите продвинуться в качестве помощника по административным вопросам, вы должны приложить все усилия, чтобы узнать больше о деятельности вашей компании и повысить свой набор навыков с помощью сертификатов или ученых степеней.

В некоторых случаях мотивированные помощники по административным вопросам могут переходить в другие отделы своей организации, такие как бухгалтерский учет или информационные технологии. Получение формальной квалификации в одной из этих областей повысит шансы административного помощника на переход.

Помощники по административным вопросам, которые работают в одной компании и узнают о ней все, что могут, вместо того, чтобы использовать возможности в разных организациях, могут обнаружить, что их лояльность вознаграждена возможностями продвижения по службе.

Работа помощником по административным вопросам — отличный выбор для людей, которые предпочитают работать, а не продолжать учебу после окончания школы. Благодаря широкому кругу обязанностей и отраслевым секторам, в которых работают помощники по административным вопросам, эта должность может быть интересной и сложной.

Связанные должности помощников:

---

Статьи для помощников по административным вопросам:

6 административных навыков помогут вам получить любую работу
Основные навыки для успеха на всех уровнях в качестве секретаря
От помощника по персоналу до офис-менеджера

.