Какие обязанности есть у помощника руководителя?

Поделиться материалом:

Помощник руководителя фактически является секретарем, но его обязанности обычно гораздо  шире. Например, наряду с обязанностями секретаря этот сотрудник может заниматься планированием графика руководителя, проведением его переговоров с партнерами, организацией различных  мероприятий. Благодаря назначению человека на такую должность можно добиться освобождения руководителя от большей части его работы. При этом каждый начальник сам определяет  круг обязанностей помощника. Иногда этот сотрудник может полностью  заменять  руководство в различных ситуациях.

Конкретные обязанности личного помощника указываются в его должностной инструкции. Этот документ имеет большое юридическое значение, так как регламентирует трудовые отношения на предприятии между руководителем и его помощником. Данная инструкция состоит из основных и второстепенных разделов.

Особенно важным для сотрудника является раздел, где говорится об его функциях. Причем все обязанности помощника должны быть расписаны в документе достаточно подробно, что позволит избежать недоразумений с начальством в будущем. При определении обязанностей этого сотрудника обязательно учитываются особенности фирмы. После того, как будет составлена должностная инструкция, ее распечатывают в нескольких вариантах в зависимости от количества помощников. Также на инструкции проставляются подписи руководителя и его ассистента.

В соответствии с профессиональным стандартом помощник руководителя должен фактически выполнять обязанности секретаря-референта или секретаря руководителя. Но в частных компаниях не обязательно соблюдать профстандарт, хотя рекомендации этого документа учитываются при определении должностных обязанностей помощников.

Лучше всего в профстандарте отражены должностные обязанности секретаря руководителя, которые предполагают организацию деятельности руководителя и работу с документацией. Первая часть включает составление плана рабочего дня  секретаря, плана приема звонков к руководителю,  приема посетителей, организацию всех командировок начальства, подготовку мероприятий, контроля за выполнением поручений. Ассистенту необходимо также проверять сроки выполнения указаний директора.

 Помощник руководителя должен приносить ему на подпись документы, которые уже обработаны и отредактированы. Кроме того, в сферу его обязанностей входит не только проведение телефонных переговоров, но и возможно их запись. Всю полученную информацию сотрудник должен обязательно доносить до руководства. Таким образом, помощник фактически выполняет административную работу. Во время документационной работы помощник занимается составлением и оформлением различных документов, выполняет функцию по обработке дел для хранения в архиве. Также помощнику руководителя приходится выполнять его личные поручения.

При приеме на работу стоит заранее определить круг обязанностей для этого сотрудника.

Выполнять их достаточно сложно, поэтому человек должен быть готов к этому физически и морально. Он должен обладать определенными личными качествами, которые позволят успешно справляться с работой.

К ним можно отнести следующие:

• стрессоустойчивость, так как персональному помощнику приходится выполнять большой объем работы и общаться с разными людьми;
• коммуникабельность, что поможет наладить отношения с посетителями и найти с ними общий язык;
• внимательность, что особенно важно в работе с документацией. Правильность оформления документа личный помощник должен определять с первого взгляда;
• хорошая память, так как для работы необходимо запоминать много информации и изучать большое количество законов и актов. Также придется помнить обо всех поступивших звонках и сообщать об этом руководителю. Не менее важно помнить информацию о текущем состоянии дел и имена все важных для компании партнеров;
• развитый эмоциональный интеллект, что означает умение управлять своими эмоциями и разбираться в эмоциях других людей;
• проявление инициативы, что означает умение заранее подготовить запасные варианты, просчитать очередной этап действий, принимать решения.

В профстандарте имеется целый список качеств и умений, которые необходимы для выполнения определенных должностных обязанностей. Чтобы заниматься организационным  обеспечением деятельности руководителя, помощник должен хорошо разбираться в производственной деятельности компании или организации, в правилах планирования рабочего времен, методах научной организации труда. Также он должен знать, как правильно ставить цели, составлять планы, устанавливать приоритеты.

В документационной деятельности ему необходимо знать основы управления, структуру организации, основные правовые акты, госстандарты, образцы подписей, порядок работы с документами, требования, которые предъявляются  к документам, правила их составления. Также помощник руководителя должен обязательно иметь профессиональное  образование и опыт работы в этой должности.

Таким образом, помощник руководителя является важной персоной в любой организации. Справиться со всеми возлагаемыми на него обязанностями можно только при наличии определенных навыков и личных качеств. Некоторые из них можно при желании развить.

Поделиться материалом:

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора | Секретариат, канцелярия

---

Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.

1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3. 1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

---

 

INCLUDED Личный помощник Исполнительного директора

• Полная занятость

Описание компании

INCLUDED ищет личного помощника Исполнительного директора, который будет отвечать за оказание поддержки Исполнительному директору. От имени исполнительного директора личный помощник будет общаться с другими людьми за пределами и внутри организации, управлять плотным графиком и выполнять сложные административные задачи. Идеальный кандидат будет иметь опыт выполнения широкого круга административных и исполнительных задач, связанных с поддержкой. Этот человек должен быть чрезвычайно хорошо организованным, очень гибким и любить вызовы. Эта роль сложна, но даст широкий спектр опыта. Этот конкретный исполнительный директор высоко ценит проактивность и ищет человека, готового учиться и брать на себя постоянно растущую ответственность. Это захватывающая роль, ни один день не похож на другой. Успешный кандидат будет наслаждаться как установлением отношений на высоком уровне в одну минуту, так и правильным получением деталей в следующую. Важны трудолюбие, оптимизм и чувство юмора по отношению к жизни и работе.

Должностная инструкция

1 – ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

• В первую очередь помогать исполнительному директору в организационном, финансовом и личном управлении на ежедневной основе
• Быть дружелюбным и представительным, управляя интенсивными коммуникациями и календарным планированием (требующим взаимодействия как с внутренними, так и с внешними руководителями и помощники, а также консультанты, клиенты, коллеги и широкая общественность) для координации различных сложных встреч
• Приоритизация и управление несколькими проектами одновременно и своевременное решение вопросов
• Возглавлять краткосрочные проекты и инициативы в соответствии с требованиями Исполнительного директора
• Уважать необходимость соблюдения конфиденциальности и конфиденциальности информации
• Иметь доказанную способность проявлять здравый смысл при признании объема полномочий
• Помогать Исполнительному директору во всех другие связанные порученные задачи
• Помощь другим директорам, делегированным Исполнительным директором

 

2 – КОММУНИКАЦИИ

• Общение и обработка входящих и исходящих электронных сообщений от имени Исполнительного директора     
• Отвечайте на запросы и электронные письма Исполнительному директору
• Приветствуйте посетителей вежливо и профессионально, создавайте хороший личный имидж за счет опрятного, опрятного, делового профессионального вида и позитивного, жизнерадостного отношения
• Отвечайте на звонки в приятная, полезная и профессиональная манера, быстро и эффективно направлять все входящие звонки соответствующей стороне, точно записывая сообщения и надежно и своевременно передавая сообщения получателю
• Своевременное ведение и представление панели управления и других отчетов

 

3 – ПЛАНИРОВАНИЕ

• Работа с исполнительным директором по управлению его календарем и расписанием (собрания совета директоров, собрания доноров, конференции, посещения региональных офисов) включая координацию маршрутов поездок Исполнительного директора по всему миру и внутри страны
• Организация всех других совещаний с участием Исполнительного директора, включая обеды для сотрудников, кофе и звонки по Skype
• Обеспечивает заблаговременное информирование исполнительного директора об основных датах и ​​событиях
• Обеспечивает доведение до сведения исполнительного директора дней рождения и других значимых событий

 

презентации для совещаний исполнительного директора, совещаний группы высшего руководства, выездных совещаний и совещаний всего персонала

Организация логистики совещаний совета директоров и других ключевых внутренних совещаний

Согласование и распространение заметок на собраниях руководства по запросу

Перепечатка заметок Исполнительного директора по запросу

Организация и организация мест проведения всех других встреч по запросу Исполнительного директора

 

Ведение записей о решениях и обеспечение четкой регистрации действий для исполнительного директора

Подготовка документов для подписи исполнительного директора и членов исполнительного персонала, связанных с      соответствующими проектами

Постоянно вести точные записи и файлы по мере необходимости

Обновлять и поддерживать базу данных ключевых контактных лиц руководителей члены и ключевые гости по указанию Исполнительного директора

Обеспечение устного и письменного перевода с китайского на английский и с английского на китайский по мере необходимости

Управление претензиями на расходы исполнительного директора

Приобретения и отправляет подарки для ключевых отношений

Встреча с ключевыми гостями в аэропорту

Специальные проекты и отчеты по мере необходимости в соответствии с исполнительным директором

Essential Director

Требуется степень бакалавра

3 года опыта работы в качестве административных и личных помощников на руководящем уровне

Отличное внимание к деталям, точность и качество

Средний уровень владения китайским языком

Отличные письменные и устные навыки общения на английском языке

Способность вести календарь и назначать встречи

Способность составлять и редактировать письменные материалы, опыт перевода приветствуется

Способность легко и эффективно работать с широким кругом круг людей

Способность управлять несколькими проектами и обязанностями одновременно; способность укладываться в сроки

Гибкость и здравый смысл

Способность работать по гибкому графику и в выходные дни по мере необходимости

Обладает навыками управления временем/организацией/стрессом

Сильная приверженность целям и задачам INCLUDED

Ответственное отношение ко всем аспектам работы

Доброе отношение к китайцам и иностранцам персонал; гостеприимен по отношению к гостям

Обладает культурной осведомленностью и чуткостью

Демонстрирует твердую трудовую этику

Владение пакетом MS Office, особенно Word, Excel и PowerPoint

Желательные качества

• Опыт планирования договоренностей о путешествиях для управления
• Средства программ Apple, в частности, страницы и основной доклад
• . позитивный и открытый взгляд на жизнь
• Опыт или интерес к работе с мигрантами и/или маргинализованными группами населения приветствуется

Дополнительная информация

Другая информация

Тип занятости: Полный рабочий день

Диапазон заработной платы: Неуказанный

Степень: бакалаторы

Опыт (годы): три

Расположение. 1 июня 2014 г.

Фосад Консалтинг Личный помощник управляющего директора

• Полная занятость

Описание компании

Наш клиент, одна из крупнейших телекоммуникационных компаний Нигерии, ищет сотрудника на должность личного помощника управляющего директора.

Описание работы

Роль заключается в оказании высококвалифицированной персональной помощи и административной поддержки управляющему директору. Предоставлять управляющему директору эффективные и оперативные административные, организационные и материально-технические услуги, помогая ему управлять своим временем и расставлять приоритеты.

 

Эта позиция будет иметь ключевое значение в организации, и успешный кандидат должен иметь предыдущий опыт работы в быстро меняющейся среде взаимодействия с клиентами. Служащему потребуется обширное знание организации, включая цели и задачи компании.

 

Управляющий директор будет в значительной степени полагаться на работника, полагая, что в его отсутствие работа будет выполнена эффективно и результативно. Таким образом, осмотрительность и конфиденциальность являются неотъемлемыми атрибутами этой роли.

 

Обязанности:

• Выполнять широкий спектр административных задач для Управляющего директора, включая управление чрезвычайно активным календарем встреч, планирование, координацию и обеспечение соблюдения графика Управляющего директора; действует в качестве «привратника», создавая беспроигрышные ситуации для прямого доступа к рабочему времени и офису генерального директора.
• Составление и подготовка корреспонденции; отслеживает и отвечает на электронные письма; исследованиям необходима информация или справочная информация об организациях и отдельных лицах.
• Настройка файлов собраний, планирование и составление календаря собраний, установка повестки дня собраний, определение места, времени и соответствующей продолжительности, идентификация, приглашение и подтверждение участников, организация помещений, где это необходимо.
• Подготовьте документы о командировках, отчеты о расходах и все, что необходимо для того, чтобы Управляющий директор успешно сосредоточился на внешних связях и организационном росте.
• Исследовать, расставить приоритеты и принять меры по поступающим вопросам и проблемам, адресованным управляющему директору, включая вопросы деликатного или конфиденциального характера. Проконсультируйтесь с генеральным директором при определении соответствующего плана действий, направления или ответа.
• Обеспечьте мост для четкого общения и поддержания авторитета, доверия и поддержки между офисом управляющего директора и персоналом.
• Тесно и эффективно работать с управляющим директором, чтобы информировать его о предстоящих обязательствах и обязанностях, и принимать соответствующие меры. Действует как «барометр», имея представление о проблемах, происходящих во внутренней и внешней среде, и держит генерального директора в курсе.
• Составление благодарственных писем, личной переписки и других задач, которые помогают генеральному директору эффективно руководить организацией. расставьте приоритеты в конфликтующих потребностях; решать все вопросы оперативно, активно и доводить проекты до успешного завершения, часто в условиях сжатых сроков.
• Управлять офисом управляющего директора, обеспечивая надлежащую документацию и ведение учета от имени генерального директора.
• Отфильтруйте общую информацию, запросы, телефонные звонки и приглашения MD, перенаправляя или перенаправляя такие контакты в зависимости от обстоятельств.
• Периодические поездки с управляющим директором для записи или диктовки на собраниях или для оказания общей помощи во время командировок.
• Замещение управляющего директора, принятие решений и делегирование работы другим в его отсутствие.