Проверка правописания в Office 2010 – Вадим Стеркин

Проверку правописания в Office 2010 можно использовать не только по окончании работы над документом, письмом или презентацией, но и в процессе их создания. Область применения проверки правописания намного шире, чем элементарное исправление ошибок в тексте. В этой статье я расскажу, как:

• ускорить набор текста за счет автоматической замены
• сэкономить время при проверке правописания, используя вспомогательные словари
• разнообразить письмо, используя тезаурус
• настроить набор правил проверки правописания в соответствии с назначением документа
• оценить легкость восприятия текста с помощью статистики удобочитаемости

Правописание — больше, чем орфография, и не только в Word

Вы, конечно, замечали, что программы Microsoft Office подчеркивают некоторые слова волнистыми линиями. Это происходит потому, что в них включена автоматическая проверка орфографии и грамматики.

Рисунок 1 – Красным подчеркиваются орфографические ошибки,  а зеленым – грамматические

Есть еще и синие волнистые линии – они указывают на несоответствие слова контексту. Придумать сходу пример для русского языка я не смог, но you will sea what I mean, вставив эту английскую фразу, например, в Word 2010. Исправить ошибки сразу или оставить напоследок, решать вам (можно и вовсе отключить подчеркивание, если оно отвлекает). В параметрах Word 2010 раздел «Правописание» — один из шести основных, что свидетельствует о большом значении грамотного письма в начале XXI века (по крайней мере, с точки зрения Microsoft).

Рисунок 2 – Параметры правописания Microsoft Office и Word 2010

Настройки правописания программ Office 2010 можно условно разделить на три части:

• параметры автоматической замены текста
• настройки проверки орфографии, которые являются общими для всех приложениях Microsoft Office
• настройки проверки правописания для программы, в которой вы работаете

Каждое приложение Office 2010 имеет свой набор возможностей автоматического исправления текста, и наиболее полный из них, конечно, в Word 2010.

В зависимости от языковой версии Microsoft Office в настройках проверки орфографии могут встречаться параметры, специфические для данного языка.

В русской версии Office 2010 отдельного параметра удостоилась буква «ё» — разработчики Microsoft Office считают, что большинство пользователей согласны и на 32 буквы в русском алфавите (флажок снят по умолчанию).

Еще больше отличий обнаружится в настройках проверки правописания, поскольку каждый язык обладает собственными грамматическими и стилистическими правилами. Поскольку Word и Outlook в наибольшей степени используются для написания текстов, правописанию в них уделяется повышенное внимание по сравнению с другими приложениях Office 2010.

Я расскажу вам о возможностях, которые помогают мне работать в Office 2010 быстрее и эффективнее. Начну с тех, что я настраиваю до работы с текстом.

Параметры автоматической замены

Если вы начнете новую строку с цифры, Word или Outlook 2010 предложат вам начать нумерованный список – это автоматическая замена в действии, не сопротивляйтесь. Она также помогает исправлять распространенные опечатки, например, «оданко» на «однако». Наряду с настроенными возможностями я использую собственные параметры, чтобы экономить время при наборе текста.

В компьютерных статьях часто встречаются слова, написанные латиницей – названия программных продуктов и компаний. Если в статье двадцать упоминаний «Word 2010», каждый раз приходится дважды переключать раскладку клавиатуры – всего-то 40 раз! Куда проще перед началом работы настроить автоматическую замену сокращений на часто используемые слова.

Рисунок 3 – Автоматическая замена часто употребляемых слов экономит время

Несколько примеров:

• ворд – Word 2010
• мо – Microsoft Office
• в7 – Windows 7
• пкм – правой кнопкой мыши

Остальное подскажут вам тематика материала и ваша фантазия. В Word 2010 не забудьте заглянуть на вкладку «Автозамена математическими символами», если они встречаются в ваших статьях.

Список слов для всех приложений Office одинаковый, но у каждого языка отдельный словарь, что удобно — можно использовать те же сокращения в Outlook 2010.

От автоматической замены слова можно отказаться, не заходя в настройки. Достаточно навести курсор мыши на замененное слово, а остальное подскажет интуиция.

Рисунок 4 – Отключить автоматическую замену можно для конкретного случая или для всех

Для ускорения ввода текста я иногда использую сокращения, например, в примечаниях к документам Word 2010. Если сокращение обозначено точкой, по умолчанию программа считает это окончанием предложения и начинает следующее с заглавной буквы, что не соответствует моей цели.

Решить эту проблему можно двумя способами. Кардинально – это снять флажок «Делать первые буквы предложений прописными» (рис. 3). Если же подходить к вопросу избирательно, можно настроить часто используемые сокращения, нажав кнопку «Исключения». В списке уже имеются, например, такие распространенные сокращения, как «рис. » и «см.», и вы всегда добавить свои.

Рисунок 5 – Сокращение добавляется в список

Автоматическая замена тесно связана со словарным запасом Office 2010. Его можно расширить, и об этом я расскажу дальше.

Вспомогательные словари

Проверка орфографии основаны на словаре, с записями которого сравниваются слова в тексте. Если слово не входит в словарь, оно считается написанным с ошибкой. Нередко приходится использовать в статьях слова, которые не являются общеупотребительными, но понятны целевой аудитории и допустимы, например, твик реестра.

Можно считать это сленгом, но его уровень автор волен определять по своему усмотрению, а Word 2010 каждый раз будет считать такие слова ошибочным, замедляя проверку правописания.

Рисунок 6 – Добавление слова в собственный словарь

Проще всего расширить словарный запас программы во время проверки правописания. В этом случае достаточно лишь нажать кнопку «Добавить», и приложения Office 2010 забудут о своих претензиях.

Добавляя слово во вспомогательный словарь, программа не отвлекает вас вопросами. По умолчанию у нее есть многоязычный словарь custom.dic, туда и попадают все добавленные слова. Благодаря подчеркиванию ошибок, это же действие удобно выполнять еще из контекстного меню.

Обратите внимание, что в этом же диалоге (рис. 6) можно включить автоматическую замену слова на одно из предлагаемых программой, что помогает бороться со своими опечатками. Их тоже можно добавлять в список автоматического исправления из контекстного меню слова.

В начале или по ходу работы над документом можно добавлять в словарь сразу по несколько слов, либо удалять ненужные, что бывает намного реже. Сделать это можно из параметров правописания любого приложения Office 2010 (в Word 2010 – см. рис. 2, кнопка «Вспомогательные словари»).

Рисунок 7 – Возможности вспомогательных словарей Word 2010

Не буду описывать то, что видно на рисунке 7. Мои запросы полностью удовлетворяет стандартный custom. dic, но для работы над каким-либо проектом может быть удобнее вести отдельный словарь. С одной стороны это позволит не засорять стандартный вспомогательный словарь, а с другой – дает возможность поделиться словарем с коллегами, работающим над тем же проектом.

Наряду со словарями в программах Microsoft Office вы можете использовать и тезаурус, который поможет разнообразить письмо.

Тезаурус

Слово «тезаурус» у меня стойко ассоциируется с динозавром, и эта возможность, действительно, прописалась в Microsoft Office с незапамятных времен. Степень ее необходимости для автора зависит от уровня владения языком. Тезаурус подскажет вам слова близкие или противоположные по смыслу. Если в голову не приходит альтернатива слову, использующемуся в предложении, загляните в список синонимов. Достаточно выделить слово и в контекстном меню выбрать пункт «Синонимы».

Рисунок 8 – В контекстном меню выделенного слова можно посмотреть список синонимов и открыть тезаурус

Выбрав синоним из списка, вы замените выделенное слово. Обратите внимание, что рядом со словом указывается его стилистическая характеристика, что помогает выбрать наиболее подходящий по контексту вариант.

Например, когда вы используете строгий набор правил проверки правописания, разговорные слова будут подчеркиваться волнистой линией, поэтому характеристика поможет избежать замены шила на мыло. Открыв тезаурус, вы увидите другие синонимы и антонимы. Здесь уже можно переходить от слова к слову, щелкая по ним, и возможность вставки в текст тоже имеется.

Я использую тезаурус при проверке правописания и вычитке текста. Иногда только при чтении вслух замечаешь, что в предложении одно слово используется несколько раз или плохо звучит. В этом случае тезаурус поможет подобрать замену.

Обладая хорошим словарным запасом, вы можете скептически относиться к возможностям тезауруса. Однако ваше мнение вполне может измениться в лучшую сторону, если вам доведется написать текст на иностранном языке.

Теперь можно поговорить непосредственно о проверке правописания документов и писем. Я не сомневаюсь, что вы не раз запускали ее клавишей <F7> или кнопкой «Правописание» на ленте. А параметры проверки вы когда-нибудь настраивали? О том, какие параметры правописания можно настроить и зачем это делать, и пойдет речь дальше.

Изменение и создание наборов правил для проверки правописания

Помимо орфографии, в Word и Outlook проверяется грамматика, к которой в Office 2010 относятся, например, пунктуация и стиль.

Выбор набора правил

Н мой взгляд, очень интересной является возможность задать набор правил. В Word 2010 предлагается три встроенных набора правил и три пользовательских.

Рисунок 9 – В разделе «Правописание» параметров Word 2010 можно выбрать набор правил и настроить его

Чтобы увидеть разницу между тремя встроенными наборами, перейдите к настройкам любого из них. Набор строгих правил проверяет все параметры грамматики и стиля, а также предъявляет довольно жесткие требования к родительным падежам и согласованием со словом «который».

В правила для деловой переписки входят все параметры грамматики и большинство параметров стиля. Меньше всего претензий у Word 2010 будет возникать, если вы используете правила для личной переписки.

Создание своего набора правил

В отличие от деловой переписки, которая кажется подходящей для проверки технических статей, я не считаю в них допустимыми разговорные слова и выражения. Еще одним нежелательным атрибутом компьютерных статей я считаю слишком сложные предложения. В списке нет набора «Статьи ИТ-тематики для OSZone.net», но я для себя такой создал.

Рисунок 10 – Собственный набор правил для проверки статей, публикуемых на OSZone .net

И тут же выяснилось, что в бета-версии не запоминаются пользовательские наборы правил!

К сожалению, возможность сохранять свои правила не исправили ни в финальном выпуске, ни в SP1, хотя я лично сообщал о баге продуктовой группе как минимум дважды.

Грамотность письма важна, наверное, во всех языках кроме «албанского», но следование всем правилам вовсе не гарантирует того, что текст будет легко восприниматься читателями. Оценить это можно с помощью статистики удобочитаемости.

Статистика удобочитаемости

При написании статьи всегда нужно учитывать целевую аудиторию. Даже если технически несложный материал описать сложным языком, доля не осиливших его читателей будет выше. Например, в аудитории портала OSZone.net немало школьников, которые не доросли еще до старших классов. Но, скажем, материал о создании презентации в PowerPoint им вполне может понадобиться. Поэтому надо прилагать усилия к тому, чтобы писать статьи понятным языком.

Оценить ваши труды помогут статистические данные, собираемые программами о вашем тексте. Они будет выводиться после проверки правописания, если поставить флажок «Статистика удобочитаемости» в параметрах правописания Word 2010 (рис. 2) и/или Outlook.

Помимо сведений о количество слов и символов, в статистику входят показатели легкости чтения.

Рисунок 11 – Исходя из показателей легкости чтения, эта статья должна быть понятна девятикласснику

В основе выводов о легкости чтения и уровне образования, требуемого для понимания материала, лежат тесты, которые создали Rudolf Flesch и J. Peter Kincaid. Конечно, эти формулы разрабатывались для английского языка, да и уровень образования ориентирован на США, но это нисколько не мешает оценить текст.

Уровень образования можно рассматривать как количество лет обучения (в школе, университете, и т.д.), достаточное для понимания материала. Значение 9.0 для этой статьи означает, что нужно отучиться девять лет, чтобы понять ее без затруднений.

Можно сделать поправку на уровень школьного образования в России и странах ближнего зарубежья в зависимости от ваших знаний в этой области или степени патриотизма. В любом случае, как я и рассчитывал, для понимания этой статьи достаточно иметь школьное образование.

Легкость чтения рассчитывается по другой формуле. Чем выше итоговое значение, тем легче воспринимается текст. Все, что выше 90, должно легко читаться 11-летним ребенком. Тексты с легкостью чтения в диапазоне 60 – 70 без проблем воспримет подросток 13 – 15 лет. Если же значения опускаются ниже 30, то в статье не разберешься без университетского диплома (или без бутылки).

В государственных организациях США требование к минимальному значению легкости чтения устанавливается для многих документов и форм, выдаваемых гражданам для заполнения.

Результатом такого подхода, очевидно, является общая экономия времени, поэтому не только Microsoft включает статистику удобочитаемости в свои программы – такая же возможность есть и в Google Docs, например.

Впрочем, не стоит зацикливаться на статистике. Если в документе все предложения состоят из двух-трех слов, цифры покажут, что достаточно закончить детский сад, чтобы легко прочесть его. Но вряд ли такое творчество высоко оценят те, для кого вы на самом деле пишите свою статью.

Заключение

При всем разнообразии параметров проверки правописания, не нужно забывать о том, что программными способами невозможно охватить все языковые тонкости. Например, при проверке пунктуации программа может предложить лишнюю запятую или не заметить явного отсутствия таковой. Контекстная проверка орфографии тоже не может поймать все возможные ошибки. Внимательное прочтение текста поможет выявить ошибки в пунктуации или языковые несуразицы. Если есть сомнения, руководствуйтесь здравым смыслом и справочниками по русскому языку.

В этой статье я рассказал о том, как с помощью проверки правописания Office 2010 повысить эффективность своей работы, улучшить стиль текста в соответствии с его назначением, разнообразить письмо, а также оценить легкость его восприятия. Пишите грамотно!

Word 2010: Проверка орфографии и грамматики

Урок 6: Проверка орфографии и грамматики

/en/word2010/modification-page-layout/content/

Введение

Вы боитесь ошибиться при наборе текста? Не будь. Word предоставляет несколько функций проверки , которые помогут вам создавать профессиональные документы без ошибок. На этом уроке вы узнаете о различных функциях проверки правописания , в том числе о правописании и грамматике 9инструмент 0010.

Проверка орфографии и грамматики

Чтобы ваш документ выглядел профессионально, убедитесь, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок. В Word есть несколько вариантов проверки орфографии. Вы можете запустить проверку правописания и грамматики или разрешить Word автоматически проверять правописание по мере ввода.

Необязательно: Вы можете загрузить этот пример для дополнительной практики.

Чтобы выполнить проверку орфографии и грамматики:

1. Перейдите на вкладку Обзор .
2. Нажмите на команду Правописание и грамматика .

   Команда Орфография и Грамматика

3. Откроется диалоговое окно Орфография и Грамматика . Для каждой ошибки в вашем документе Word попытается предложить одно или несколько предложений . Вы можете выбрать предложение и нажать Изменить , чтобы исправить ошибку.

   Исправление орфографической ошибки

4. Если предложений нет, можно вручную ввести правильное написание.

   Ввод исправления

Игнорирование «ошибок»

Проверка орфографии и грамматики не всегда верна . В частности, с грамматикой, Word не заметит много ошибок. Бывают также случаи, когда проверка орфографии и грамматики выдает ошибку, хотя на самом деле это не так. Это часто происходит с именами людей, которых может не быть в словаре.

Если Word считает что-то ошибкой, вы можете не менять это. В зависимости от того, является ли это орфографической или грамматической ошибкой, вы можете выбрать один из нескольких вариантов:

Для правописания «ошибки»

• Пропустить один раз: Это пропустит слово без его изменения.
• Игнорировать все: Это позволит пропустить слово без его изменения, а также пропустить все остальные экземпляры этого слова в документе.
• Добавить в словарь: Это добавляет слово в словарь, чтобы оно никогда не возникало как ошибка. Убедитесь, что слово написано правильно, прежде чем выбрать этот вариант.

За грамматические «ошибки»

• Игнорировать один раз: Это позволит пропустить «ошибку» без ее изменения.
• Игнорировать правило: Это позволит пропустить эту «ошибку» и все другие экземпляры, относящиеся к этому грамматическому правилу.
• Следующее предложение: Пропускает предложение без его изменения и оставляет его отмеченным как ошибка. Это означает, что он все равно будет отображаться, если вы сделаете еще одну проверку орфографии и грамматики позже.

Если вы не уверены в грамматической ошибке, нажмите Объясните , чтобы понять, почему Word считает это ошибкой. Это может помочь вам решить, хотите ли вы его изменить.

Автоматическая проверка орфографии и грамматики

По умолчанию Word автоматически проверяет ваш документ на наличие орфографических и грамматических ошибок, поэтому вам может даже не понадобиться запускать отдельную проверку орфографии и грамматики. Эти ошибки обозначены цветными волнистыми линиями .

Ошибка контекстного правописания возникает, когда используется неправильное слово, но оно написано правильно. Например, если вы пишете Олень Мистер Теодор в начале письма, олень является контекстуальной орфографической ошибкой, потому что дорогой следовало использовать . Олень пишется правильно, но неправильно используется в этой букве.

Чтобы использовать функцию проверки орфографии:

1. Щелкните правой кнопкой мыши подчеркнутое слово . Появится меню.
2. Нажмите на правильное написание слова из перечисленных предложений .
3. Исправленное слово появится в документе.

   Исправление орфографической ошибки

Вы можете выбрать Игнорировать подчеркнутое слово, добавить его в словарь или перейти в диалоговое окно Орфография для получения дополнительных параметров.

Чтобы использовать функцию проверки грамматики:

1. Щелкните правой кнопкой мыши подчеркнутое слово или фразу . Появится меню.
2. Выберите правильную фразу из перечисленных предложений .
3. Исправленная фраза появится в документе.

   Исправление грамматической ошибки

Вы также можете выбрать Игнорировать подчеркнутую фразу, перейти в диалоговое окно Грамматика или нажать Об этом предложении для получения информации о грамматическом правиле.

Чтобы изменить параметры автоматической проверки орфографии и грамматики:

1. В представлении Backstage щелкните Параметры .

   Выбор команды «Параметры»

2. Выберите Проверка правописания . Диалоговое окно предлагает несколько вариантов на выбор.

• Если вы не хотите, чтобы Word автоматически проверял орфографию, снимите флажок Проверять орфографию при вводе .
• Если вы не хотите, чтобы грамматические ошибки помечались, снимите флажок Отмечать грамматические ошибки при вводе .
• Чтобы проверить контекстные орфографические ошибки, установите флажок Использовать контекстное правописание .

Изменение параметров проверки правописания

Если вы отключили автоматическую проверку орфографии и/или грамматики, вы все равно можете выполнить проверку, перейдя на вкладку «Просмотр» и нажав кнопку «Правописание и грамматика» .

Чтобы скрыть орфографические и грамматические ошибки в документе:

Если вы делитесь с кем-то документом, например резюме, вы можете не захотеть, чтобы этот человек видел раздражающие красные, зеленые и синие линии. Отключение автоматической проверки орфографии и грамматики относится только к вашему компьютеру, поэтому строки могут отображаться, когда кто-то другой просматривает ваш документ. К счастью, вы можете скрыть орфографические и грамматические ошибки в документе, чтобы строки не отображались ни на одном компьютере.

1. В представлении Backstage щелкните Параметры .
2. Выберите Проверка правописания .
3. В раскрывающемся списке рядом с «Исключения для:» выберите правильный документ (если у вас открыто более одного документа).

   Создание исключений для документа

4. Поставьте галочку рядом с Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе .
5. Нажмите ОК .

Вызов!

1. Откройте существующий документ Word . Если хотите, можете использовать этот пример.
2. Исправьте орфографических ошибок .
3. Исправьте грамматических ошибок .

Продолжать

Предыдущий: Изменение макета страницы

Далее:Печать

/ru/word2010/печать/контент/

Как использовать проверку орфографии в MS Word?

Каждый день в бизнесе или в других областях существует множество файлов информации или документации, которые необходимо хранить для будущего использования. Кому-то очень сложно хранить эту информацию в течение длительного времени. Более ранние письма, офисные файлы, документы, проекты и информация хранятся в виде регистратора, файла или по документам, но найти их для нас может быть сложно. Это занимает много времени. Для решения этой проблемы Microsoft предлагает программное обеспечение под названием MS Word.

Microsoft Word — это программный инструмент, который позволяет пользователям очень легко создавать такие документы, как статьи, письма, файлы проектов. Он имеет различные функции, такие как редактирование и форматирование, графика, дизайн, стили шрифтов, печать документов и т. д. диаграммы и значки

WordArt

Форматы макета страницы

Вставка изображений и видео из Интернета

Цвет текста и многое другое.

Дата и время

Дизайн страницы

Различные шрифты текста

Что такое проверка орфографии в MS Word?

Microsoft Word имеет специальную функцию проверки орфографии, которая позволяет вам проверять орфографические и грамматические ошибки, сделанные вами в документе. По сути, проверка орфографии — это программный инструмент, который идентифицирует слова с ошибками, присутствующие в документе. Это также позволяет вам искать определенное слово в документе, которое, как вы знаете, вы написали с ошибкой во всем документе.

В документах Microsoft Word функция проверки орфографии Word настроена на автоматическую проверку правописания во время ввода. Ошибки в вашем документе будут подчеркнуты цветом, отражающим ваш выбор, например красным для орфографических ошибок, зеленым для грамматических ошибок и синим для контекстных орфографических ошибок.

Действия по включению проверки орфографии в MS Word

Шаг 1: В строке меню навигации щелкните параметр Файл .

Шаг 2: Затем нажмите кнопку option , как показано на рисунке:

Шаг 3: На экране появится диалоговое окно word option .

Шаг 4: Теперь выберите опцию Presigning из левого меню, как показано на рисунке:

Шаг 5: Проверьте все коробки , как показано на рисунке:

Шаг 6: Далее нажмите на ОК кнопка.

Наконец , Проверка орфографии включена в MS Word.

Проверка правописания вручную

Шаг 1: В строке меню навигации выберите пункт Проверить .

Шаг 2: Затем нажмите на опцию правописания и грамматики , как показано на рисунке:

Примечание. появится окно со словами с ошибками, присутствующими в подчеркнутом красным тексте.

Шаг 3: Если в документе есть орфографическая ошибка, она будет выделена красным подчеркиванием , как показано на рисунке:

Шаг 10: 0009 Выберите правильный 900 написание из меню предложений.

Шаг 5: Затем нажмите на опцию YES .

Примечание. Если все варианты написания в документе Word верны, на экране появится следующее всплывающее окно.