Что важно, а что — срочно? / Хабр
Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.
Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.
Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:
Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.
Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность.
К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.
Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.
Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.
Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.
Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий.
Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?
К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.
В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.
Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.
Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения».
Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.
Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.
Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».
Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее.
Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.
Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.
А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.
Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.
Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.
Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?
Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность.
Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.
Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.
Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.
Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.
Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.
Решений у этой проблемы несколько.
Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи.
Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.
Ну и не стоит забывать простое правило:
Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.
Резюме
- Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
- Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
- Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
- Важная задача – та, которая влияет на будущее;
- Срочность приоритетнее важности;
- Бывают задачи не срочные и не важные;
- Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 … 31 Связанные:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 … 31 База данных защищена авторским правом ©psihdocs.ru 2023 | Главная страница Автореферат Анализ Анкета Бизнес-план Биография Бюллетень Викторина Выпускная работа Глава Диплом Дипломная работа |
Основная задача психологии управления — анализ психологических условий и особенностей управленческой деятельности с целью повышения эффективности и качества работы в системе управления. Процесс управления реализуется в деятельности руководителя, в которой психология управления выделяет следующие моменты: диагностика и прогнозирование состояния и изменений управленческой подсистемы; формирование программы деятельности подчиненных, направленной на изменение состояний управляемого объекта в заданном направлении; организация исполнения решения.
Уже один только этот факт порождает необходимость психологической подготовки менеджера.
Срочно Против. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом
Как и у большинства людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. UnsplashКогда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, раз за разом возникало 5 ответов:
- Жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, верную себе, а не ту жизнь, которую от меня ожидали другие
- Жаль, что я так много не работал
- Жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
- Хотел бы я оставаться на связи с друзьями
- Хотел бы я позволить себе быть счастливее
Я много думаю об этом списке во время работы.
Как и у большинства людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Уловы. Звонки.
Это как расплатиться по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но едва нарушаю принцип. Когда я вспоминаю о том, что значительного я добился на той или иной неделе, иногда на ум не приходит ни одной вещи. Как это происходит?
Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно этот вопрос, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни: с немедленно.
Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является срочной задачей.
Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.
Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотели бы сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.
Проблема в том, что важные задачи обычно перевешивают срочные. Так что, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете быть уверены, что выделяете время для важных задач?
Использование матрицы решений для определения того, что важноОдин из способов выяснить, что является наиболее важным, — это использовать матрицу решений Эйзенхауэра:
Всякий раз, когда вы это делаете, вы делаете этот компромисс между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.coРазработано Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии Соединенных Штатов, Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и Президент США, эта простая коробка делит задачи на простые категории:
В левом верхнем углу ( Важное и срочное ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.
Верхний правый угол ( Важное и не срочное ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
Нижний левый угол ( Неважно и Срочно ) может состоять из прерываний, встреч и действий.
Правый нижний угол ( Неважно и не срочно ) может состоять из пустой траты времени, приятных занятий и других тривиальных задач.
Довольно легко избавиться от неважных и несрочных вещей. Это своего рода ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.
Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.
А как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот где все становится сложно.
Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не сможете выполнить важные задачи .
Всегда появляются срочные дела. И всегда найдутся более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.
Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важно, но у меня сейчас нет на это времени»?
Всякий раз, когда вы это делаете, вы делаете этот компромисс между важным и срочным.
Лао-цзы говорит: «Время — сотворенная вещь. Сказать «у меня нет времени» — это все равно, что сказать: «я не хочу»9.0003
Или, как выразился Пикассо: «Откладывайте на завтра только то, что вы готовы умереть, не сделав ничего».
Как сделать важные задачи срочнымиСамый простой способ сделать важную задачу срочной — установить срок ее выполнения.
Крайние сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны заняться ими немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи такими неважными. Обычно это то, до чего вы можете добраться в конце концов.
Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок. По мере приближения этого крайнего срока задача становится все более и более актуальной.
С другой стороны, ваша цель привести себя в форму важна, но вовсе не срочная. У вас, , есть , чтобы успеть в спортзал к концу месяца? Возможно нет.
Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить сроки.
Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.
Мой любимый подход к этому исходит из Getting Things Done , в котором Дэвид Аллен спрашивает:
«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в выполнении этой задачи?»
Это то, для чего вам нужно установить крайний срок.
Теперь самое главное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.
Зачем нужны серьезные срокиВторое качество срочных задач, которое делает их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.
Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.
Понятно, почему так происходит, например, с неуплатой арендной платы. Сначала ваш арендодатель позвонит вам и накричит на вас.
Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы заставить вас вовремя платить за квартиру. В противном случае в конце концов вас привлекут к суду и выселят, что достаточно серьезно для большинства людей.
Проблема с простым установлением сроков для важных задач заключается в том, что они автоматически не становятся серьезными. Если я скажу, что должен пойти в спортзал до конца недели, в принципе не будет никаких последствий, если я не уложусь в этот срок.
Так как же сделать сроки более важными? Вот несколько способов:
1. Сделайте это общедоступным
Один из способов сделать крайний срок более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично подотчетны дедлайну, вы не можете обмануть только себя. Оборотная сторона этой медали заключается в том, что если вы публично назначаете дату, вам лучше убедиться, что вы действительно сможете попасть в нее. Нет ничего лучше стресса от необходимости уложиться в крайний срок, который вы установили для себя слишком агрессивно.
2. Создайте поощрения и наказания
Еще один способ сделать крайний срок более серьезным — установить вознаграждение за его выполнение или наказание за невыполнение. Заранее разработайте этот набор поощрений и наказаний и убедитесь, что вы не несете ответственности за его фактическое выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте ее своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.
3. Держите других подотчетными
Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно, чтобы люди осознали, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенные сроки. А это означает, что на самом деле нужно регистрироваться и вести неудобные разговоры, когда сроки не соблюдены. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам решат, что сроки для вас не так уж важны, и их начнут все чаще и чаще отодвигать или пропускать.
4. Установите для себя постоянные напоминания
Очень легко проигнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруг, который постоянно мешает вам что-то сделать. Для важных задач вы должны настроить эти напоминания самостоятельно. Разложите липкие листочки вокруг своего стола. Установите события календаря или таймеры. Повесьте табличку у зеркала в ванной. Делайте все, что вам нужно сделать.
*****
Кажется, что это много работы? Ну может быть поначалу. Но со временем это станет легче, и вы обнаружите, что чувствуете гораздо меньше стресса.
У вас всегда будет достаточно срочных дел, чтобы заполнить весь день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, иначе вы окажетесь со списком сожалений о вещах, на которые у вас никогда не было времени.
Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально появился этот пост.
Хотите научиться быть лучшей версией себя? Нажмите здесь, чтобы присоединиться к тысячам создателей и предпринимателей, которые получают нашу еженедельную электронную почту о повышении вашей креативности и производительности.
Разница между срочными и важными задачами
В тот момент, когда вы ищете в Интернете разницу между срочными и важными задачами, результаты с матрицей управления временем Эйзенхауэра заполняют ваш экран. Для тех, кто не знает, как это выглядит, скажу, что это матрица 2X2, как показано ниже.
Итак, в этой матрице 4 основных области. Матрица поможет вам разделить ваши задачи на 4 категории —
- Срочные и важные задачи
- Urgent but not important tasks
- Not urgent and not important tasks
- Not urgent but important tasks
Understanding the correlation between HR: And the different between urgent and important tasks .
Итак, почему мы пишем в блоге о разнице между срочными и важными задачами? И как это связано с HR? Что ж, вам повезло, у нас есть 3 причины.
Во-первых, приоритетные задачи назначаются на основе уровня важности и срочности, которые они представляют. Оба эти фактора играют важную роль в решениях, принимаемых в организации. Понимание корреляции между этими переменными и разделение задач на их основе повысит производительность.
Во-вторых, понимание того, как соотносятся важность и срочность, поможет вам определить порядок выполнения всех назначенных задач. Вы можете установить четкий график выполнения каждой задачи в зависимости от квадранта, к которому она относится. Обязательно используйте средство для создания временной шкалы, чтобы построить краткую временную шкалу.
Наконец, каждый эффективный менеджер должен назначать задачи своей команде в соответствии с сильными сторонами и индивидуальными способностями каждого члена команды.
Такое разделение задач помогает руководителям повысить продуктивность своих команд и эффективно использовать имеющееся время. Это также позволяет команде предвидеть проблемы и подготовиться к ним соответствующим образом.
Когда вы разделяете свои задачи с помощью матрицы управления временем, вы лучше контролируете свой подход, процесс и прогресс. От менеджеров ожидают перспективного мышления, понимание приоритетов и определяет разницу между хорошим и великим менеджером. Такой способ расстановки приоритетов поможет вам улучшить свою работу и жизнь в целом.
Текущий сценарий HR и приоритет
Давайте просто погрузимся в него без всякой раскачки. Обычно большинство сотрудников склонны расставлять приоритеты задач, используя только параметр срочности. Вот где они застревают, это почти как если бы вы застряли с кредитной картой с высокой процентной ставкой. Вы продолжаете работать, чтобы погасить растущие проценты, так и не сумев прояснить принцип.
Даже когда вы работаете до костей, вы вряд ли оставите вмятину.
Некоторые задачи являются одновременно срочными и важными, хотя их и меньше, но они существуют. К этой категории относятся такие задачи, как ответ на звонки клиентов, обслуживание клиентов или решение неотложных вопросов персонала. Эти задачи могут оказать непосредственное влияние на ваш бизнес, если не позаботиться о них так, как они появляются.
В других случаях, когда вы находитесь в более крупных условиях с большим количеством команд, совместная работа является неотъемлемой частью вашей повседневной деятельности. Это когда вы невольно выполняете задачи, которым присвоили другое значение приоритета. Иногда вам может потребоваться выполнить задачу для коллеги, которая обычно не находится в верхней части вашего списка, но помечена как срочная.
Примеры этих срочных, но не важных задач только отнимают ваше время и энергию. Они отвлекают ваше внимание от вещей, которые важны, но не обязательно срочные.
Например, вы можете застрять, помогая коллеге с чем-то незначительным, в то время как вы могли бы составить и пересмотреть лучший бизнес-план.
Планирование срочных и важных задач для успеха отдела кадров
Существует прямая зависимость между тем, как бизнес и организации управляют своими людьми и политиками. Он определяет, что это означает для их индивидуального и коллективного успеха. Большинство HR-отделов эффективно справляются с HR-деятельностью, такой как набор персонала, планирование отпусков, решение неотложных кадровых вопросов и т. д., используя современные HR-технологии.
Однако многие другие важные задачи отдела кадров попадают в категорию важных, но несрочных задач. Это сказывается на отделе кадров, потому что они заняты повседневными делами и не могут уделить важным задачам должное внимание.
К счастью, задачи, которые попадают в квадрант важных, но не срочных, часто добавляют большую ценность вашей работе. Это может быть отличительным фактором между вами и конкурентом.