Содержание

Должностная инструкция личного помощника генерального директора (рус.). Должностные инструкции на Jobs.ua

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

I. Общие положения

  1. Личный помощник генерального директора относится к категории специалиста.
  2. На должность личного помощника генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
  3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
  4. Личный помощник генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.
  5. Личный помощник генерального директора должен знать:
    — Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

    — Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
    — Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
    — Организацию делопроизводства.
    — Методы оформления и обработки документов.
    — Архивное дело.
    — Машинопись.
    — Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
    — Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    — Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
    — Основы этики и эстетики.
    — Правила делового общения.
    — Правила эксплуатации вычислительной техники.
    — Основы административного права и законодательства о труде.
    — Правила внутреннего трудового распорядка.
    — Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  6. На время отсутствия личного помощника генерального директора (болезнь, отпуск, пр. ) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  7. _________________________________________________________________.
  8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности


Личный помощник генерального директора:
  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
  2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
  5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
  7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
  12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
  13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
  14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  17. _________________________________________________________________.
  18. _________________________________________________________________.

III. Права


Личный помощник генерального директора имеет право:
  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
  6. _________________________________________________________________.
  7. _________________________________________________________________.

IV. Ответственность


Личный помощник генерального директора несет ответственность:
  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
  4. _________________________________________________________________.
  5. _________________________________________________________________.

обязанности и требования :: BusinessMan.

ru

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т. д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Шаблон описания вакансии

Personal Assistant

 

 

Этот шаблон описания вакансии Personal Assistant  оптимизирован для публикации на онлайн-досках объявлений о вакансиях или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.

В обязанности личного помощника входит:

  • Выполнение функций контактного лица между менеджером и клиентами
  • Проверка и направление телефонных звонков и распространение корреспонденции
  • Надлежащая обработка запросов и запросов

Краткое описание работы

Мы ищем ответственного личного помощника, который будет оказывать индивидуальную секретарскую и административную поддержку хорошо организованным и своевременным образом. Вы будете работать один на один над различными задачами, связанными с трудовой жизнью и общением менеджера.

Обязанности

  • Действовать в качестве точки контакта между менеджером и внутренними/внешними клиентами
  • Проверка и прямые телефонные звонки и распространение корреспонденции
  • Обрабатывайте запросы и запросы надлежащим образом
  • Управление дневником и планирование встреч и встреч
  • Организовать поездку
  • Пройти под диктовку и протокол
  • Источник канцелярских принадлежностей
  • Подготовка отчетов, презентаций и сводок
  • Разработка и поддержка системы делопроизводства

Требования и навыки

  • Подтвержденный опыт работы в качестве личного помощника
  • Знание систем и процедур делопроизводства
  • MS Office и знание английского языка
  • Выдающиеся организаторские способности и навыки управления временем
  • Обновления с последними офисными гаджетами и приложениями
  • Способность к многозадачности и расстановке приоритетов ежедневной рабочей нагрузки
  • Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
  • Усмотрение и конфиденциальность
  • Высшее образование
  • Диплом или сертификация PA будет считаться преимуществом

Часто задаваемые вопросы

Что делает личный помощник?

Существует множество различных ролей, которые может взять на себя личный помощник, помогая людям дома или в организации. Как правило, они помогают поддерживать организованность людей и соблюдение графика. Это может включать выполнение поручений, управление календарями, ведение заметок и ответы на корреспонденцию.

Каковы обязанности и ответственность личного помощника?

Личные помощники могут быть наняты частным образом или компанией, что определяет их обязанности. Например, обязанности личного помощника по дому могут включать приготовление еды, выполнение поручений, покупку продуктов, ведение домашнего хозяйства, уход за домашними животными и многое другое. С другой стороны, в обязанности корпоративного личного помощника обычно входит планирование встреч, оплата счетов, обработка электронной почты и другой корреспонденции, управление календарем и многое другое.

Что отличает хорошего личного помощника?

Вне зависимости от того, работаете ли вы дома или в офисе, хороший личный помощник должен быть активным, внимательным к деталям и организованным. Личные помощники — это вспомогательные роли, но они имеют решающее значение для успеха лидеров, которым они помогают. Еще одним важным качеством отличного личного помощника является то, что он должен быть отличным коммуникатором.

С кем работает личный помощник?

Персональные помощники работают с различными профессионалами в различных условиях. Например, они обычно отчитываются перед домовладельцем в домашней обстановке. В офисе они обычно отчитываются перед высшим руководством, включая генеральных директоров, президентов и исполнительных директоров.

Шаблон должностной инструкции личного помощника

Личный помощник

[Вводный абзац] Должностные инструкции личного помощника, привлекающие наибольшее внимание, начинаются с 2-3 предложений, знакомящих потенциальных сотрудников с их компанией, культурой и рабочей средой. . Это прекрасная возможность выделиться среди конкурирующих списков вакансий, продав свою вакансию соискателям.

Личный помощник Обязанности и ответственность:

  • Непосредственно поддерживает клиента во всех вопросах, включая ежедневное администрирование, управление календарем, расписание поездок, координацию проектов, проведение презентаций, ответы на звонки и т. д.
  • Является представителем клиента по всем вопросам.
  • Обеспечивает административную поддержку.
  • Принимает административные решения и действует в отсутствие клиента.
  • Управляет графиком большого количества поездок.
  • Экономит время клиента, читая, исследуя и маршрутизируя корреспонденцию; составление писем и документов; сбор и анализ информации; и запуск телекоммуникаций.
  • Координирует проекты, фиксируя сроки и стратегии и предоставляя обновления о ходе выполнения.
  • Готовит конференц-залы к встречам, согласовывает графики и приветствует клиентов и клиентов перед встречами.
  • Ведет, подготавливает и распространяет протоколы собраний.

[Часы работы и льготы] Выделение рабочих часов и льгот , характерных для вашей работы, всегда отличная идея. Потенциальные личные помощники хотят узнать такие вещи, как размер команды и продолжительность проекта, а также любой потенциал для продвижения. Вы также можете рассказать о преимуществах, которые отличают вас от других, таких как здравоохранение, льготы на поездки и оплачиваемый отпуск.

Список навыков личного помощника:

  • Подтвержденная способность управлять гибким графиком
  • Всегда доступен, мобилен и готов к командировкам
  • Образцовые навыки планирования и тайм-менеджмента
  • Выдающиеся навыки устной и письменной коммуникации
  • взаимодействовать с высокопоставленными клиентами и руководителями

Требования к образованию, опыту и лицензированию:

  • Требуется диплом средней школы, GED или эквивалент
  • Предпочтительна степень бакалавра
  • Опыт работы с клиентами плюс

[Призыв к действию] Наконец, лучшие списки вакансий личного помощника побуждают соискателей подавать заявки и обучают их, используя сильный призыв к действию . Например, вы можете сообщить потенциальным сотрудникам, что хотите, чтобы они отправили заявку, нажав кнопку «Подать заявку» в верхней части списка вакансий.