10 юридических документов, которые необходимо иметь при открытии малого бизнеса

Если открытие нового бизнеса входит в ваш список планов на Новый 2022 год, мы здесь, чтобы помочь вам начать с правильного (и законного) пути.

Вот 10 обязательных юридических документов, необходимых для начала нового бизнеса.

1. Бизнес-план

Технически бизнес-план не является «юридическим» документом и не требуется для начала бизнеса, но разрабатывает бизнес-план до того, как вы попытаетесь получить финансирование, подыскать офисное помещение или даже выбрать название компании, настоятельно рекомендуется. Создание плана в самом начале заставляет вас оценить свои цели и ресурсы, составить план действий для достижения успеха и определить осуществимость вашего начинания. В бизнес-плане укажите свой целевой рынок, своих конкурентов и свои потребности в капитале, как для запуска, так и для трех-пяти лет.

Хорошо организованный бизнес-план может помочь вам разработать другие важные юридические документы, необходимые для вашего нового бизнеса.

2. Администратор баз данных

Если вы ведете свой бизнес под торговой маркой или любым другим названием, которое отличается от официального названия компании, вам необходимо зарегистрировать администратора баз данных для вашего вымышленного названия компании в штате, где находится компания. Для индивидуальных предпринимателей официальное название бизнеса может быть именем владельца, но также может работать под вымышленным именем, например «Маркетинговый парень». Чтобы быть полностью прозрачным, владелец бизнеса должен подать заявку на DBA. Тот же принцип распространяется на любую другую организацию (товарищество, LLC, C Corporation или S Corporation), работающую под другим названием.

3. Договор о партнерстве

Партнерство – это юридическое лицо, в котором два или более человека владеют и управляют бизнесом. Каждый партнер владеет частью активов и обязательств компании, и каждый несет ответственность за долги, прибыль и юридическое бремя. В соглашении о партнерстве подробно описывается доля собственности и ответственности каждого партнера, включая взносы, полномочия по принятию решений, квоты на распределение и шаги по разрешению споров.

4. Учредительные документы

Основная причина, по которой многие владельцы бизнеса решают зарегистрировать свой новый бизнес, заключается в том, чтобы свести к минимуму свои личные обязательства. После того, как бизнес зарегистрирован юридически, он существует как отдельное юридическое лицо, что создает барьер между бизнесом и личными активами владельца. Регистрация также повышает доверие к бизнесу, позволяет владельцам продавать акции и пользоваться рядом налоговых льгот для корпораций. Чтобы зарегистрироваться в качестве корпорации C, вам необходимо подать несколько юридических документов.

• Учредительный договор. Каждый штат требует, чтобы бизнес зарегистрировал Учредительный договор в родном штате компании. Вы можете найти форму для этих документов на веб-сайте государственного секретаря. После подачи и утверждения штат считает, что бизнес «домицилирован» в этом штате (т. е. штат является родным штатом корпорации). Теперь корпорация обязана вести бизнес в соответствии с законами и кодексами штата. (Есть также возможность зарегистрировать свой бизнес в другом штате, отличном от того, где находится ваш бизнес, подробнее об этом позже.)
• Устав. Когда вы впервые регистрируете свою корпорацию, вы также должны подать устав в штат. Устав – это документ, определяющий порядок управления компанией. Уставы включают такую ​​информацию, как количество членов совета директоров; полномочия директоров; даты, время и место проведения ежегодных собраний совета директоров; как избираются и смещаются директора; должностные обязанности; и правила голосования.
• Протоколы собраний. Корпорации обязаны проводить по крайней мере одно ежегодное собрание совета директоров и вести протокол, в котором фиксируются темы и решения собрания. В протоколе собрания должны быть указаны время и место, кто присутствовал (или отказался от участия), все действия, такие как решения о покупке, выборы и т. д., а также подпись и дата лица, ведущего протокол.

5. Устав ООО

Если вы решите структурировать свой бизнес как общество с ограниченной ответственностью (ООО), вам необходимо подать Устав в штате, где находится ваше предприятие. ООО также является отдельным юридическим лицом от своих владельцев (известных как «участники») и может быть создано либо как ООО с одним участником, либо как ООО с несколькими участниками. Многие владельцы бизнеса предпочитают регистрироваться в качестве ООО, потому что здесь меньше требований к подаче документов и более мягкие правила организации. Операционное соглашение с ООО похоже на Учредительный договор для C Corps и требует государственной регистрации через канцелярию государственного секретаря. Точно так же вы должны создать Операционное соглашение для вашего нового LLC, в котором излагаются обязанности, ответственность и организация компании. Не во всех штатах требуется, чтобы LLC заполняли операционное соглашение.

6. Иностранная квалификация

Из-за налоговых льгот или по другим причинам некоторые владельцы бизнеса решают зарегистрировать компанию не в том штате, в котором они ведут бизнес. В этих случаях владелец бизнеса должен иметь «иностранную квалификацию» в штате, где ведется бизнес. Чтобы подать заявку на получение иностранной квалификации, компания должна подать форму заявки на получение сертификата о полномочиях и оплатить сборы в офис государственного секретаря.

Даже если вы зарегистрированы в своем родном штате, если вы хотите расширить свой растущий бизнес на другие штаты, вам необходимо подать заявку на иностранную квалификацию.

7. Апостиль

Апостиль — это дополнительная проверка подлинности/сертификация, необходимая для международного признания документов, включая учредительные документы и уставы. Если иностранному государству требуются официальные государственные документы, проставленный апостиль удостоверяет подлинность подписи на документах. Вы можете подать заявление на получение апостиля через канцелярию государственного секретаря или через CorpNet.

8. Бизнес-лицензии и разрешения

В зависимости от отрасли вашего бизнеса вам, скорее всего, потребуются определенные разрешения на ведение бизнеса. По крайней мере, вам понадобится лицензия на ведение бизнеса от правительства вашего города или округа. Специализированные лицензии требуются для профессиональных и нишевых предприятий, которым требуются определенные навыки для работы, таких как парикмахерские и маникюрные салоны, бухгалтеры, адвокаты, сантехники и детские сады.

Большинство необходимых лицензий и разрешений выдаются городом, округом или штатом, где расположен ваш бизнес. Скорее всего, вам понадобятся разрешения на охранную сигнализацию, парковки, уличные кафе, развлечения и многое другое. Если ваш бизнес регулируется федеральным агентством (например, по алкоголю или табаку), вам необходимо подать заявку на получение федеральной лицензии или разрешения.

Предприятиям, продающим товары и услуги, облагаемые налогом с продаж, требуется лицензия на налог с продаж, выданная налоговым управлением штата во всех штатах, где они осуществляют продажи. Компании, которые продают на оптовой основе, нуждаются в лицензии реселлера (сертификат перепродажи).

9. Идентификационный номер федеральной налоговой службы

Предприятиям, работающим в качестве индивидуального предпринимателя, не требуется идентификационный номер федеральной налоговой службы, если у них нет сотрудников; они просто используют номер социального страхования владельца во всех юридических документах. Однако, если ваша компания является корпорацией, компанией с ограниченной ответственностью или партнерством, вы должны подать заявление и получить идентификационный номер федерального налогоплательщика или идентификационный номер работодателя (EIN) через IRS.

10. Товарный знак

Очень важно защитить активы вашего бизнеса при открытии нового бизнеса. Ваш товарный знак — это один из тех активов, которыми вы хотите официально владеть, чтобы его нельзя было украсть у вас. Что такое торговая марка? Товарный знак — это любое слово, имя, символ или устройство или любая их комбинация, используемые в торговле для идентификации и отличия товаров компании. Без защиты товарного знака, зарегистрированного на федеральном уровне, ваш бренд может быть украден, или ваш бизнес может подвергнуться риску нарушения прав на зарегистрированный товарный знак другой компании.

Компания CorpNet готова помочь со всеми вашими новыми юридическими документами. Свяжитесь с нами сегодня!

Нелли Акалп — предприниматель, эксперт по малому бизнесу, спикер и мать четверых замечательных детей. В качестве генерального директора CorpNet.com она помогла более чем полумиллиону предпринимателей начать свой бизнес. Акалп признан на национальном уровне одним из самых выдающихся экспертов по юридическим вопросам малого бизнеса, часто сотрудничая с такими изданиями, как Entrepreneur, Forbes, Huffington Post, Mashable и Fox Small Business. Будучи страстным предпринимателем, Акалп стремится помочь другим взять бразды правления в свои руки и погрузиться в владение малым бизнесом. Благодаря своим публичным выступлениям, выступлениям в средствах массовой информации и частому ведению блога у нее появилось много поклонников в сообществе малого бизнеса, и три года подряд она была удостоена звания чемпиона по влиянию на малый бизнес.

9 основных юридических документов, необходимых для начала вашего бизнеса

Вы будете удивлены, узнав, как мало предприятий на самом деле получают самые основные юридические документы перед тем, как начать свой бизнес. Тем не менее, наличие правильных документов на месте, когда вы начинаете, имеет важное значение для успеха вашего бизнеса.

Какие наиболее важные юридические документы необходимы?

Есть девять основных юридических документов, которые вам необходимо иметь перед началом бизнеса. В этой статье каждый из этих документов рассматривается отдельно и объясняется, почему они важны для успеха вашего бизнеса.

Оглавление

• 1. Бизнес-план
• 2. Партнерское соглашение
• 3. Операционный договор ООО
• 4. Соглашение о покупке/продаже
• 5. Трудовой договор
• 6. Справочник сотрудника
• 7. Соглашение о неразглашении
• 8. Соглашение о неконкуренции
• 9. Условия использования/Политика конфиденциальности
• Вывод

Посмотреть больше

1. Бизнес-план

Почти каждому бизнесу для начала требуется небольшое финансирование. Бизнес-план может помочь вам привлечь необходимые инвестиции и обычно требуется, когда вы ищете финансирование.

При создании бизнес-плана вы должны быть уверены в трех вещах:

• Проблема, которую вы хотите решить
• Как вы планируете решить эту проблему
• Почему ваш бизнес лучше всего подходит для решения этой проблемы

Бизнес-план представляет собой структурированный способ представления этой информации и должен охватывать все, что хотел бы знать потенциальный инвестор, в основном:

• кто управляет вашим бизнесом,
• ваши товары или услуги,
• ваша стратегия маркетинга и продаж,
• что нужно для эффективной работы,
• ваш целевой рынок и как вы планируете его достичь,
• какие риски существуют на рынке, на котором вы работаете, и
• , как ваши продукты или услуги будут доставлены вашим клиентам.

Короче говоря, ваш бизнес-план представляет собой четкое изложение того, зачем вам нужны деньги, как они будут потрачены и как они будут возвращены. Таким образом, ваши потенциальные инвесторы могут быстро принять обоснованное решение, стоит ли инвестировать в ваш бизнес.

Используйте наш шаблон бизнес-плана , чтобы создать свой бизнес-план прямо сейчас.

2. Партнерское соглашение

Начать бизнес часто проще, если вы делаете это с партнером, с которым вы можете разделить обязанности и разделить начальные расходы. С другой стороны, есть много проблем, которые могут возникнуть в результате делового партнерства, будь то между двумя людьми или более.

Таким образом, все участники должны понимать условия вашего партнерства и соглашаться с ними заранее. В противном случае могут возникнуть юридические споры, которые всегда истощают бизнес-ресурсы и от которых большинство бизнес-стартапов не оправляются.

Решая следующие вопросы, партнерское соглашение позволит вам четко определить условия вашего партнерства и избежать дорогостоящих юридических проблем в будущем:

• Имена партнеров
• Продолжительность партнерства
• Вклад каждого партнера в бизнес в виде денег, земли или торгового оборудования
• Разделение труда и власти
• Как можно добавить новых партнеров, если это необходимо
• Что происходит с бизнесом, когда партнер умирает или иным образом покидает партнерство

Несмотря на отсутствие формальных требований для заключения партнерского соглашения, необходимо предпринять определенные шаги для соблюдения требований по регистрации, подаче документов и уплате налогов. Для получения дополнительной информации обратитесь в местный офис государственного секретаря.

Воспользуйтесь нашим шаблоном соглашения о партнерстве

3. Операционный договор ООО

Регистрация вашего бизнеса в качестве компании с ограниченной ответственностью (ООО) дает некоторые преимущества, недоступные для индивидуальных предпринимателей или товариществ. Эти преимущества в основном связаны с максимально возможным ограничением личной ответственности. Тем не менее, существуют также значительные денежные потоки и налоговые преимущества, которые делают ведение вашего бизнеса в качестве ООО еще более привлекательным.

Вы можете достаточно легко создать ООО. Просто зайдите на веб-сайт вашего местного государственного секретаря и зарегистрируйте свои организационные документы, что обычно довольно просто и легко сделать. Однако, если у вашего LLC два или более владельцев, вы захотите создать операционное соглашение компании с ограниченной ответственностью, чтобы определить, как будет работать ваше LLC и как оно должно облагаться налогом.

Законы штата (и Налоговое управление США) установили ряд стандартных правил и положений, в соответствии с которыми вы должны управлять своим ООО. С операционным соглашением вы можете изменить или настроить некоторые из этих правил и положений и установить стандарт того, как вы хотите, чтобы ваш бизнес работал.

Ваше операционное соглашение имеет решающее значение для вашего ООО, поскольку оно определяет, среди прочего:

• лиц, владеющих вашим ООО,
• как будет управляться (кто главный),
• обязанностей и обязанностей каждого владельца, и
• , должно ли оно облагаться налогом как товарищество или корпорация типа S.

Если вы подаете документы об учреждении в штат, но не заключаете операционное соглашение, вы можете столкнуться с финансовой ответственностью и гражданско-правовыми санкциями, если кто-то подаст на вас в суд или вас проверит IRS.

Используйте шаблон операционного соглашения LLC , чтобы создать необходимое соглашение.

4. Соглашение о покупке/продаже

В сегодняшней конкурентной бизнес-среде малые предприятия и стартапы не могут позволить себе никаких проблем. Одна вещь, которая часто вызывает огромное количество проблем для бизнеса, — это отсутствие договора купли-продажи.

Соглашение о купле-продаже — это соглашение между как минимум двумя сторонами, такими как компания и ее владельцы (и их наследники), и полезно в следующих ситуациях:

Деловые отношения постоянно меняются. Вы или ваш партнер можете покинуть бизнес или привлечь нового партнера. Соглашение о купле-продаже заранее устанавливает договоренности и упрощает переход для всех участников.

В какой-то момент вы или ваш партнер можете уйти на пенсию, или один из вас может внезапно уйти из жизни. Если у вас есть наследники, вы можете передать им свой бизнес. Соглашение о купле-продаже может помочь вам спланировать заранее и определить:

• что произойдет с бизнесом, когда это произойдет; и
• , сможет ли наследник стать новым партнером или будет обязан продать свою часть бизнеса.

Он также заблаговременно определит цену, по которой может быть продана доля бизнеса, тем самым снизив стресс и головную боль для всех сторон.

Ситуации в личной жизни могут повлиять и на ваш бизнес. Вы или ваш партнер можете развестись или объявить себя банкротом. Соглашение о купле-продаже может предопределить деловые отношения в случае возникновения одной из таких ситуаций и может защитить всех от связанных с этим юридических осложнений.

Если вы или ваш партнер заболеете или получите травму, вы больше не сможете работать или участвовать в бизнесе. Создание механизма, с помощью которого оставшиеся партнеры смогут быстро вас выкупить, может оказаться полезным. Зачастую этому способствует оформление страхового полиса на каждого партнера по вашему бизнесу. Эта страховка покроет финансовые затраты на выкуп доли этого партнера в бизнесе, если и когда это лицо станет критически больным или скончается.

5. Трудовой договор

Каждый раз, когда у вас есть сотрудник или кто-то, кто выполняет работу для вашего бизнеса, у вас есть трудовой договор. Оно может быть устным или подразумеваемым, но есть договор.

Однако при отсутствии письменного соглашения условия найма могут быть неправильно поняты.

Письменное трудовое соглашение может разъяснить, что ожидается как от работника, так и от работодателя, и помочь избежать будущих конфликтов, затрагивая такие важные аспекты трудового соглашения, как:

• заработная плата и другие компенсации,
• преимуществ,
• обязанности и ответственность,
• рабочих часов,
• позиция,
• конфиденциальность,
• оговорки о нетребовании и неконкуренции и
• расторжение и период уведомления.

Другие преимущества письменного трудового договора заключаются в следующем:

• Он дает ясность в отношении условий найма.
• Он обеспечивает механизм, с помощью которого каждая сторона может вести переговоры об условиях трудового соглашения.
• Он также может использоваться в качестве средства защиты определенных коммерческих секретов, материалов, защищенных авторским правом, и другой конфиденциальной информации посредством положения о конфиденциальности.
• На него можно ссылаться в будущем, когда возникнет спор по любому аспекту трудового соглашения, например, по обязанностям работника или по уведомлению об увольнении.
• Он создает формальные отношения и прочную основу между работодателем и работником, а также чувство стабильности и безопасности для обеих сторон.

Воспользуйтесь нашим шаблоном трудового договора , чтобы создать трудовой договор прямо сейчас.

6. Справочник сотрудника

Независимо от того, насколько велика ваша компания или мала, управлять своим бизнесом без политик и руководств будет непросто. Наличие хорошо написанного руководства для сотрудников может быть чрезвычайно полезным для информирования ваших сотрудников об их правах и обязанностях как сотрудников вашей компании.

Кроме того, в справочнике для сотрудников могут быть изложены правила и запреты на рабочем месте, а также помощь в налаживании отношений между вами и вашими сотрудниками.

Владельцы бизнеса также обязаны информировать своих сотрудников об определенных правах и обязанностях в соответствии с государственными и федеральными нормами. Информирование об этих правилах через руководство для сотрудников может помочь вам выполнить эти обязательства и избежать гражданских сборов и штрафов.

Хорошо написанное руководство для сотрудников должно охватывать темы, связанные со следующими вопросами:

• Трудоустройство по желанию
• Антидискриминация
• Преследование
• Компенсация
• Преимущества
• Уйти
• График работы
• Стандарты поведения
• Дисциплина сотрудников
• Охрана и безопасность
• Равные возможности трудоустройства
• Подтверждение сотрудником и получение справочника

Справочник сотрудника позволит вам избежать недоразумений между вами и вашими сотрудниками, которые потенциально могут привести к судебным искам. Только по этой причине вы должны сделать руководство для сотрудников бизнес-приоритетом, а не ждать, пока на вас подадут в суд, чтобы создать его.

Воспользуйтесь нашим шаблоном справочника для сотрудников , чтобы создать собственный справочник уже сегодня.

7. Соглашение о неразглашении

Каждый бизнес должен заботиться о защите своего конкурентного преимущества. Это означает, что любая конфиденциальная информация, которой вы делитесь со своими сотрудниками или деловыми партнерами, не станет общедоступной.

Соглашение о неразглашении (также известное как соглашение о конфиденциальности) может помочь вам защитить вашу деловую практику и интеллектуальную собственность, например коммерческую тайну, от попадания в руки ваших конкурентов.

Соглашения о неразглашении запрещают сотруднику или деловому партнеру разглашать конфиденциальную и служебную информацию, принадлежащую компании.

Прежде чем делиться какой-либо конфиденциальной информацией со своими сотрудниками, вы должны письменно изложить свои ожидания в отношении конфиденциальности, чтобы ваши сотрудники понимали как обязанности, так и привилегии, связанные с доступом к этой информации.

Если сотрудник нарушит ваше соглашение о неразглашении, ему может быть предъявлен иск о возмещении ущерба, чтобы компенсировать вашему бизнесу упущенную выгоду.

Воспользуйтесь нашим шаблоном соглашения о неразглашении , чтобы создать соглашение онлайн всего за несколько минут.

8. Соглашение о неконкуренции

В настоящее время все больше предприятий требуют заключения соглашений о неконкуренции и других ограничительных условий как для своих существующих сотрудников, так и для новых сотрудников. В конкурентных отраслях эти соглашения, если они хорошо составлены, могут помочь бизнесу защитить свою конфиденциальную информацию.

Соглашения о неконкуренции обычно ограничивают возможность сотрудника работать в конкурирующем бизнесе в пределах определенной географической области в течение определенного периода времени.

Например, лицо, связанное соглашением о неконкуренции и уволившееся с работы в Далласе, может быть лишено права работать в конкурирующей фирме в Техасе на срок до двух или трех лет.

Правила, регулирующие соглашения о неконкуренции, различаются от штата к штату, но большинство судов штата приведут в исполнение соглашение о неконкуренции, если оно действительно и разумно.

При определении действительности соглашения одним из факторов, на которые суд будет обращать внимание, является наличие сделки по обещанию или исполнению.

Эта сделка в обмен на обещание или исполнение называется возмещением, и общее правило в отношении новых сотрудников состоит в том, что возмещение может существовать, если сотрудник заключает соглашение о неконкуренции при первоначальном приеме на работу. Другими словами, обещание работодателя компенсировать работнику его или ее работу может быть достаточным рассмотрением.

Напротив, требование к существующему сотруднику заключить соглашение о неконкуренции может потребовать дополнительного рассмотрения, такого как увеличение заработной платы, продвижение по службе или премия. Суды не считают дальнейшее трудоустройство по собственному желанию достаточным основанием для рассмотрения.

Соглашение о неконкуренции, подписанное существующим сотрудником, может быть лишено исковой силы, если сотрудник не получает дополнительной выгоды от подписания соглашения.

Чтобы определить, являются ли такие ограничения разумными, необходимо задать три основных вопроса:

• Необходимы ли ограничения для защиты бизнеса или деловой репутации работодателя?
• Накладывают ли ограничения на работника больше, чем это разумно необходимо для защиты бизнеса или его репутации?
• Пострадает ли общественность от потери услуг или навыков сотрудника?

Вопрос о том, как и следует ли вам использовать соглашение о неконкуренции, не является простым. Если вы рассматриваете возможность использования соглашения о неконкуренции, проконсультируйтесь с юристом, который знаком с трудовым законодательством в вашем регионе.

Воспользуйтесь нашим шаблоном соглашения о неконкуренции , чтобы создать соглашение о неконкуренции прямо сейчас.

9. Условия использования/Политика конфиденциальности

Условия предоставления услуг и политика конфиденциальности — два наиболее часто подготавливаемых юридических документа сегодня. Они регулируют условия использования корпоративного веб-сайта или мобильного приложения.

Как следует из названия, политика условий обслуживания, также называемая политикой условий использования, буквально представляет собой набор условий, в соответствии с которыми посетитель может использовать веб-сайт или мобильное приложение вашей компании.

Аналогичным образом политика конфиденциальности сообщает пользователю, как вы будете использовать данные и информацию, полученную от них, когда они посещают ваш веб-сайт или используют ваше мобильное приложение.

Существуют три основные причины, по которым вам необходимо иметь условия обслуживания и политику конфиденциальности:

• Онлайн-платежи — Если у вас нет условий обслуживания или политики конфиденциальности, вы не сможете получить платежный шлюз для вашего сайта или мобильного приложения. В результате вы не сможете принимать платежи онлайн.
• Trust  – Большинство клиентов ни при каких обстоятельствах не захотят, чтобы их информация была передана другим лицам, и они не смогут доверить вам свою информацию и бизнес, если у вас не будут действовать эти правила. Политика конфиденциальности необходима, если вы хотите, чтобы пользователи чувствовали себя комфортно, используя ваш сайт.
• Безопасность — Вы, как компания, не сможете принимать меры против пользователя, который ведет себя ненадлежащим образом на вашем веб-сайте, например, взламывая или размещая оскорбительный, порнографический или оскорбительный контент на вашем сайте.

Используйте наш настраиваемый шаблон политики конфиденциальности и шаблон условий обслуживания для создания юридических документов, необходимых для вашего бизнеса.

Заключение

Независимо от того, является ли ваш бизнес большим или малым, полным товариществом, компанией с ограниченной ответственностью или корпорацией, наличие необходимых юридических документов на момент начала работы может стать огромным преимуществом.