В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Что сделать со списком

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— составление презентации,

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите 🙂
2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит составить план и вести свою систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте! Я надеюсь, что статья «Как составить план» станет вашим помощником на пути к желаемому результату.

Создать план в Planner

Быстрый старт планировщика

Обучающее видео по планировщику

Быстрый старт планировщика

Быстрый старт планировщика

Создать план

• Войти
  Статья
• Создать план
  Статья
• Управление задачами
  Статья
• Просматривайте план и получайте обновления
  Статья
• Настройте свои мобильные приложения
  Статья
• Учить больше
  Статья

Следующий: Идеи для вашей доски

Планировщик

Адаптация вашей команды

Адаптация вашей команды

Создать план в Planner

Создать новый план

org/ItemList»>

1. Выберите Новый план на левой панели.

2. В окне Новый план :

   • Введите имя плана.

     Планировщик автоматически создает адрес электронной почты для вашего плана. Вы можете использовать его для обсуждений со всеми участниками плана.

   • Выберите ссылку Добавить в существующую группу Microsoft 365 или пропустите ссылку, если вы хотите создать новую группу при создании этого плана.

     Примечание. Если вы не добавите план в существующую группу, при создании плана также будет создана новая группа Microsoft 365. Адрес электронной почты плана, который создает Planner, используется для групповых бесед Outlook.

   • Сделайте план общедоступным, если вы хотите, чтобы он был виден остальной части вашей организации и в результатах поиска, или сделайте его частным, если вы хотите, чтобы его видели только участники плана.

     Примечание. Когда вы делаете план общедоступным или частным, вы также делаете группу Microsoft 365 общедоступной или частной. Учить больше.

   • Выберите уровень Classification для своего плана.

     Примечание: Если вы не видите раздел «Классификация», не беспокойтесь. Возможно, ваша организация не использует функцию классификации.

   • Чтобы ввести уникальное описание плана, выберите Параметры и введите то, что хотите.

3. Выберите Создать план .

Добавить людей в план

1. Выберите Участников в правом верхнем углу окна Планировщика.

2. Начните вводить имя или адрес электронной почты человека в вашей организации, которого вы хотите добавить в план.

3. Выберите карточку человека, когда она появится.

Примечание. Хотите добавить в план людей не из вашей организации? См. раздел Гостевой доступ в Microsoft Planner.

После добавления людей и задач в план вы можете назначать людей задачам.

Настройка сегментов для задач

Создавайте сегменты для организации задач по таким элементам, как рабочие потоки, этапы проекта или темы.

org/ItemList»>

1. Показать доску планов.

2. Выбрать Добавить новую корзину справа от любых существующих сегментов.

3. Введите имя корзины и нажмите Enter.

Не вижу Добавить новую корзину ? Доска может быть сгруппирована по чему-то другому.

Изменить группу задач

1. Выберите Сгруппируйте по номеру в правом верхнем углу доски с планами.

2. Выберите Ведро .

Хотите изменить имя корзины? Выберите имя корзины, чтобы внести изменения. Вы даже можете переименовать список дел во что-то более полезное!

Как создать план проекта за 5 простых шагов

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для того, чтобы история получилась правильной, требуется детальное планирование и управление проектом. Некоторые из этих историй короткие и по делу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие неожиданными поворотами.

Загрузить это руководство

Перенаправление в PDF-файл

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Независимо от длины или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной линии или наброске — или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

• Что такое планирование проекта?
• Что такое план управления проектом?
• Этапы планирования проекта
• Как создать план проекта в TeamGantt
• Примеры простых планов проекта
• Бесплатные шаблоны планирования проекта

Определения планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в основы процесса, давайте начнем с нескольких определений .

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы. Это один из самых важных процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом, также известный как план проекта, представляет собой документ, в котором описывается процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с объемом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в соответствии с бюджетом.

План проекта сообщает важную информацию, такую ​​как сроки, задания и ключевые вехи, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта. Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить работу.

Самый простой способ составить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Этапы планирования проекта: как написать хороший план проекта

Плохое планирование может привести к довольно неприятным последствиям — от срыва сроков и превышения бюджета до выгорания команды и разочарования клиентов. Вот почему важно установить надежный процесс, который вы можете использовать для планирования любого проекта.

Планирование проекта не должно быть сложным. Эти основные этапы планирования проекта помогут вам написать план, который будет реалистичным и точным.

1. Начните с исследования и предварительного планирования
2. Набросайте примерный план вашего проекта
3. Составьте подробный график проекта
4. Представьте и подтвердите свой план ? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

   Шаг 1: Начните с исследования и предварительного планирования

   План проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была небылица! Поэтому убедитесь, что вы знаете все факты, прежде чем приступить к созданию плана проекта.

   Понимание масштаба и ценности проекта

   Понимание тонкостей проекта поможет вам определить наилучший процесс и выявить препятствия, которые могут помешать успеху. Проведите собственное исследование, чтобы копнуть глубже:

   • Цели и результаты проекта
   • Партнерские отношения и внешние зависимости
   • Потенциальные проблемы и риски

   Погрузитесь в любые коммуникации, имеющие отношение к проекту. Просмотрите объем работ и сопутствующие документы (может быть, RFP или заметки о звонках по продажам или встречах с вашей командой по работе с клиентами). Будьте тщательны в своем исследовании, чтобы раскрыть важные детали проекта, и задавайте вдумчивые вопросы, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

   Опрос основных заинтересованных сторон

   Если вы хотите поразить заинтересованные стороны блестящей реализацией проекта, вы должны знать, как они работают и чего они ожидают. Запланируйте время с вашим основным контактным лицом по проекту и задайте ему несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создавать план проекта.

   Это придаст заинтересованным сторонам проекта уверенность в том, что у вашей команды есть опыт справиться с любой трудной личностью или ситуацией. Это также показывает, что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

   Обязательно обсудите следующие вопросы со своими заинтересованными сторонами:

   • Владение продуктом и процесс принятия решений
   • Уровни заинтересованности/участия заинтересованных сторон
   • Ключевые отключения, встречи, сроки и движущие факторы
   • Связанные или подобные проекты, цели и результаты
   • Лучший способ общения с партнерами и заинтересованными сторонами

   См. список примеров вопросов для интервью, которые можно задать заинтересованным сторонам, чтобы вы могли разработать лучшие планы проекта.

   Познакомьтесь со своей командой

   Последний шаг на этапе исследования — уделить время тому, чтобы больше узнать о людях, которые будут нести ответственность за работу. Сядьте со своей командой и узнайте их:

   • Опыт
   • Интересы
   • Стили совместной работы и общения
   • Доступность и рабочую нагрузку

   Понимание этих основ вашей команды поможет вам разработать продуманный план, учитывающий их стили работы и пропускной способности во внимание. В конце концов, счастливая команда реализует лучшие проекты.

   Шаг 2: Набросайте черновой план вашего проекта

   Теперь, когда вы собрали основные детали проекта, следующим шагом будет набросок вашего плана. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать об обсуждениях, которые вы провели на этапе предварительного планирования, и о подходе, который может быть использован вашей командой для достижения целей проекта.

   Набросайте основные компоненты плана вашего проекта

   Сядьте с ручкой и бумагой (или доской) и набросайте, как проект должен работать на высоком уровне. Убедитесь, что у вас есть календарь рядом, чтобы проверить даты.

   Если вы не знаете, с чего начать, начните с того, кто, что, когда и как в проекте. Любой основательный план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

   • Каковы основные результаты?
   • Как мы доберемся до этих результатов и в срок?
   • Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
   • Когда команда достигнет вех?
   • Когда другие члены команды будут участвовать в доработке или предоставлении отзывов об этих результатах?

   Первоначальный план может быть очень грубым и выглядеть примерно как структура разбивки работ, как отмечалось в нашей главе об оценке проекта. Убедитесь, что план вашего проекта включает следующие компоненты:

   • Результаты и задачи, необходимые для их создания
   • Процесс утверждения вашим клиентом
   • Сроки, связанные с задачами/результатами
   • Идеи о ресурсах, необходимых для задач/результатов
   • Список предположений, которые вы делаете в плане
   • Список абсолютных значений, связанных с бюджетом проекта и/или сроками

   Учет этих элементов поможет вам избежать неожиданностей или, по крайней мере, свести их к минимуму. И помните, вы делаете это как черновик, чтобы вы могли использовать его в качестве начала разговора для вашей команды. Это еще не финал!

   Получите информацию от своей команды о процессе, усилиях и сроках

   Вы же не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу до того, как представите его своему клиенту. Вот почему руководитель проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

   После того, как вы набросаете базовый план своего плана, донесите эти грубые идеи и соображения до своей команды. Это позволяет вам приглашать к обсуждению того, что может сработать, а не просто диктовать процесс. В конце концов, каждый проект должен начинаться с четкого изложения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения.

   Не забудьте получить информацию от вашей команды о том, как они могут выполнять поставленные задачи, не убивая бюджет и боевой дух команды. Как менеджер проекта, вы можете выбрать подходы Agile или Waterfall, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

   Вы также можете использовать это время для пересмотра плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над планом проекта дизайна веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Или у вас может быть два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

   Обработка идей командой и открытый диалог о подходе не только помогают составить более точный план проекта. Это заставляет всех думать о проекте с одинаковых позиций. Этот тип участия и общения укрепляет доверие и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Это может творить чудеса на благо вашей команды и проекта.

   Шаг 3: Составьте подробный график проекта

   На этом этапе вы должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя любой удобный для вас инструмент. (Кхм, TeamGantt прекрасно работает для многих довольных клиентов.)

   Создайте свой план проекта

   Любой хороший онлайн-инструмент планирования проекта поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в согласованном визуальном формате, который легко отслеживать и отслеживать. . Убедитесь, что задачи, продолжительность, вехи и даты предельно ясны, и постарайтесь, чтобы ваш план проекта был простым. Чем легче читать, тем лучше!

   См. шаги по созданию плана проекта в TeamGantt

   Будьте максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана проекта. Когда дело доходит до форматирования плана проекта, не существует абсолюта, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

   Помните, люди по-разному усваивают информацию. Хотя вы можете быть неравнодушны к диаграмме Ганта, другие могут предпочесть просматривать задачи в виде списка, календаря или даже канбан-доски. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предпримете шаги для создания надежного плана.

   TeamGantt позволяет быстро и легко создавать и корректировать план проекта с помощью простой функции перетаскивания. Кроме того, он поставляется с настраиваемыми представлениями, чтобы соответствовать стилю работы каждого члена команды. Попробуйте и создайте план проекта бесплатно!

   Если ваша команда в настоящее время предпочитает электронные таблицы и еще не совсем готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel.
   

   Самый простой способ составить план проекта

   Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

   Шаг 4: Представьте и подтвердите свой план

   Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его с командой и составили формальный план проекта.

   Теперь пришло время проявить должную осмотрительность. Легко добавить что-то в план, но вы должны убедиться, что делаете это правильно.

   Обработайте ваш окончательный план вашей внутренней командой

   Ваша команда должна знать реальность вашего плана в его нынешнем виде после того, как вы создали его в TeamGantt. И вы хотите быть уверены, что им удобно вдаваться в подробности. Если они этого не сделают, все быстро развалится!

   Всегда проверяйте окончательный план вместе с командой, прежде чем предоставлять его заинтересованным сторонам. Почему? Потому что такие вещи, как даты и задачи — и даже задания — будут меняться по мере того, как вы формализуете грубый набросок своего плана.

   Вот несколько моментов, которые вы захотите обсудить со своей командой при совместном рассмотрении окончательного плана:

   • Время пересмотра
   • Время работы в команде
   • Зависимости
   • Свободное время, встречи и этапы
   • Окончательный вариант крайний срок
   • Любые сделанные вами предположения
   • Значительные изменения со времени вашего последнего разговора

   Нет ничего более неловкого, чем представить план с ошибкой или обещанием, которое вы не можете сдержать. Если вы потратите несколько минут на то, чтобы получить одобрение от своей команды, все будут уверены в вашем плане.

   Просмотрите свой план проекта с заинтересованными сторонами

   После того, как вы подтвердите план с вашей командой и получите их полное одобрение, вы готовы поделиться своим планом проекта с заинтересованными сторонами.

   При представлении плана проекта обязательно предоставьте краткое изложение. Это может быть краткое описание проекта или устав проекта. Краткий обзор общей методологии, ресурсов, предположений, сроков и соответствующих сроков проверки поможет вам понять, что план означает для проекта и всех участников.

   Планы проекта могут быть сложными, поэтому запланируйте время, чтобы представить план проекта вашим заинтересованным сторонам на высоком уровне. Вот некоторые моменты, на которые вы хотели бы обратить внимание в ходе этого обзора:

   • Общий процесс и темп
   • Основные результаты и сроки
   • Время, необходимое для рассмотрения результатов
   • Общее время для групп задач или этапов
   • Насколько вы далеки от крайнего срока
   • Место для маневра в финале крайний срок

   Если заинтересованное лицо заинтересовано в ежедневных деталях, не стесняйтесь пройтись по плану построчно. В противном случае начните с объяснения общих разделов или этапов и обязательно возвращайтесь к своему плану через определенные промежутки времени в течение всего проекта, чтобы напомнить им о задачах, следующих шагах и общем прогрессе.

   Шаг 5: Выполняйте свой план и корректируйте его по мере необходимости

   Некоторые проекты гладкие и простые в управлении, а другие представляют собой полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь. К счастью, наличие четкого плана проекта — ваша лучшая защита от хаоса в проекте, когда работа уже началась.

   Работайте по плану

   Помните, что планы проектов — это живые документы. Проекты постоянно меняются, и кто-то должен следить за этими изменениями и документировать их. Не забудьте:

   • Регулярно обновляйте свой план по мере продвижения работы и изменений
   • Сообщайте об изменениях вашей команде, партнерам и заинтересованным сторонам
   • Отслеживайте и сообщайте о рисках по мере развития вашего проекта

   Узнайте, как управлять запросами на изменения, как профессионал.

   Как создать план проекта в TeamGantt

   Готовы спланировать свой проект в TeamGantt? Следуйте этим простым шагам, чтобы составить хорошо структурированный план, включающий элементы, необходимые для успеха проекта.

   1. Введите основные сведения о проекте.

   Чтобы создать новый план проекта в TeamGantt, нажмите кнопку Новый проект в правом верхнем углу экрана Мои проекты . Затем введите название проекта и дату начала, а также выберите дни недели, которые вы хотите включить в свой план. Нажмите Создать новый проект , чтобы перейти к следующему шагу.

   2. Перечислите задачи и этапы проекта.

   Теперь начинается настоящее веселье! Введите все различные задачи, которые потребуются для выполнения работы. Если есть какие-либо ключевые встречи, сроки доставки или утверждения, добавьте их в качестве вех в свой план проекта.

   3. Организуйте задачи в подгруппы.

   Пролистывание одного длинного списка задач может утомить даже самых лучших из нас. Разбейте задачи на этапы или разделы, чтобы план проекта был легко читаемым и понятным.

   4. Добавьте длительность задач и даты контрольных точек на временную шкалу проекта.

   Наглядный план проекта позволяет легко увидеть, что нужно сделать и к какому сроку. Убедитесь, что у каждой задачи есть дата начала и окончания, чтобы ничего не пропустить. Функция перетаскивания TeamGantt делает этот этап планирования быстрым и легким.

   5. Соедините связанные задачи с зависимостями.

   Добавление зависимостей между задачами обеспечивает выполнение работы в правильном порядке, а также помогает спланировать риски задержки. Если ваш план меняется и вам нужно перемещать задачи, зависимости ускоряют процесс.

   6. Назначьте ответственных членов команды для выполнения задач.

   Таким образом, не будет путаницы в том, кто чем занимается, и ваша команда сможет обновлять и управлять своими повседневными задачами. Не забывайте проверять доступность команды по пути, чтобы не перегружать кого-либо слишком большим количеством работы.

   7. Используйте диаграмму RACI для более четкого определения ролей задач.

   Эта функция продвигает подотчетность еще на один шаг вперед, позволяя назначать более конкретные роли для каждой задачи: Ответственный , Подотчетный , Консультант и Информированный . Узнайте, как работают диаграммы RACI и что означает каждая роль.

   8. Добавьте почасовые оценки и/или баллы для каждой задачи.

   Это позволяет с первого взгляда увидеть подъем каждой задачи. Включение почасовых оценок в план проекта также позволяет более точно управлять рабочими нагрузками и отслеживать излишки.

   9. Цветовая маркировка задач для лучшей сканируемости.

   Вы можете использовать цвета для классификации задач по фазам проекта, приоритету, отделу или члену команды — все, что имеет визуальный смысл для вас и вашей команды.

   10. Добавляйте примечания для уточнения задач или уточнения важных деталей.

   Информации не бывает слишком много, если это означает, что у вашей команды есть все необходимое для качественного выполнения работы в срок. Используйте раздел Notes на вкладке Discussion , чтобы ввести любую информацию, которая может оказаться полезной для вашей команды.

   11. Загрузите важные документы в проект.

   

   Это обеспечивает доступ к файлам проекта для всех в централизованном хабе. Вы можете прикрепить свой документ по объему работ, требования к проекту, матрицу оценки рисков или даже творческий бриф, чтобы направить свою команду к успешному завершению.

   Примеры простого плана проекта

   Если вы впервые планируете проект или беретесь за проект совершенно нового типа, вам может быть трудно реализовать свой план. Итак, давайте взглянем на пару примеров планов управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы генерировать идеи для собственного планирования.

   Пример плана строительства дома

   Строительство дома требует координации бригад и материалов помимо задач и сроков. Вот почему планирование особенно важно в управлении строительными проектами.

   В приведенном ниже видео показан пример плана управления проектом с использованием нашего бесплатного шаблона графика строительства. Это простое место для начала, если вы строите дом и вам нужно быстро составить план проекта.