Я собираюсь вооружить вас инструментами и информацией, необходимыми для правильного запуска ваших проектов, чтобы ваш проект начался правильно и, надеюсь, облегчил будущий путь (NB, я не могу гарантировать, какие факторы произойдут позже!)

Я расскажу вам об основных аспектах этапа инициации проекта, о том, как защититься от будущих проблем, установить правильные ожидания, а также рассмотрю некоторые области, на которых следует сосредоточиться и которые действительно могут помочь вам добиться успеха в будущем. Я добавил много ссылок для дальнейшего чтения, если вы хотите углубиться в темы. Кроме того, вы можете получить удобный контрольный список для запуска проекта, чтобы ссылаться на него в начале любого проекта.

Что такое фаза инициации проекта?

Во-первых, что такое инициация проекта? Давайте поговорим о жизненном цикле проекта . Какую бы методологию или процесс вы ни выбрали, каждый проект должен с чего-то начинаться. Любой проект обычно состоит из пяти шагов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Начальная фаза — это первая фаза, когда проект запускается как с вашей командой, так и с любыми клиентами и заинтересованными сторонами. Любая информация, которая у вас есть (например, на этапе презентации или RFP (запроса предложения), от клиента, из любого фонового исследования) собирается вместе, чтобы установить и определить объем проекта, сроки и стоимость. Это основная настройка вашего проекта, где вы определяете заинтересованные стороны, команду, цели и задачи, а также результаты.

Как начать проект и что мне нужно сделать на этапе инициации проекта?

  Результатом этапа инициирования проекта обычно является один из двух документов (или иногда оба!): Документ об инициировании проекта (PID) и Техническое задание (SoW) . Хороший способ сосредоточиться на инициации вашего проекта и действительно углубиться в то, что вам нужно наметить для вашего проекта и для одного из этих двух документов, — это проработать его с точки зрения трех областей: люди, процессы и продукт. Они являются центральными для любого проекта.

Люди

Начнем с самого важного, люди! Ну, вы же без них ничего не создадите?!

1. Команда

Планирование формы вашей команды

На этапе инициации проекта вам необходимо определить и настроить свою команду. Во-первых, просмотрите свой проект и результаты и определите, какая форма команды вам нужна. Проверьте доступность и предварительно зарезервируйте свой ресурс. Однако, когда вы думаете о том, кого зарезервировать для проекта, не просто смотрите на доступность — вам действительно нужно подумать о том, какие навыки вам нужны для успешной реализации вашего проекта. Здесь также подумайте о клиенте или заинтересованных сторонах: как члены вашей команды будут с ними работать? При формировании команды выполните следующий контрольный список:

• Навыки (что им нужно будет делать)
• Опыт (над чем им нужно будет работать раньше)
• Заинтересованные стороны (как им нужно будет общаться)
• Доступность (есть ли у них время, чтобы посвятить себя)
• Бюджет (можете ли вы себе это позволить)

Помните, не делайте этого в одиночку. Поговорите с различными руководителями дисциплин, если они у вас есть, убедитесь, что вы не делаете предположений самостоятельно. Хорошо заранее провести быструю встречу с руководителями, обсудить проект и результаты и получить их помощь в определении требований к ресурсам. Работа над вышеизложенным должна дать вам командную форму для вашего проекта, но не забудьте оставить некоторое время на непредвиденные обстоятельства после планирования этого до надлежащего запуска проекта на случай, если вам нужно искать за пределами вашей организации правильный набор навыков для фрилансеров или подрядчиков, возможно. .

Дополнительная литература:

• 10 Программное обеспечение для управления ресурсами и программные инструменты для планирования ресурсов

Вовлечение команды: правильное начало

Перед любым запуском клиента рекомендуется провести внутренний запуск сессия. Это помогает получить их поддержку и участие в проекте на ранней стадии. Устанавливая требования, форму команды и цели, всегда помните, что лучше всего поддерживать вовлеченность и осведомленность людей. Хотя вы не хотите добавлять кучу накладных расходов (а часто сложно привлечь людей, когда они заняты!), лучший способ правильно запустить проект — это заранее установить ожидания и управлять ими. Вовлекая свою команду заранее, они будут чувствовать себя более вовлеченными в процесс принятия решений и, следовательно, будут иметь гораздо более положительное впечатление о проекте в целом.

Итак, проведите внутреннюю стартовую сессию. Назначьте встречу с хорошей повесткой дня (всегда следите за тем, чтобы встреча была полезной и для нужных людей) и просмотрите предысторию проекта, любые цели и задачи, а также требования, которые уже установлены. Кое-что, что я нашел полезным, — это оставить место в конце встречи для более похожего на семинар форума, чтобы собрать мысли команды. Вот некоторые хорошие темы для обсуждения и обсуждения на раннем этапе:

• Как команда хочет работать?
• Как и когда команда должна получать отзывы клиентов или заинтересованных сторон?
• Как команда хочет общаться с клиентами или отзывами заинтересованных сторон?
• Какие регулярные встречи должны проводиться внутри команды? Когда они должны быть?
• Должны ли встречи наверстывания быть случайными и неформальными или более запланированными?

Как я уже сказал, вовлечение команды в процесс принятия решений заблаговременно, скорее всего, заставит их чувствовать себя гораздо более вовлеченными в проект в целом. Проведение этой встречи до завершения SoW может помочь внести в документ предлагаемые командой способы работы, что сделает его гораздо более актуальным для того, как на самом деле будет работать проект.

Дополнительная литература:

• Как провести отличное внутреннее стартовое собрание по проекту
• Как провести сертифицированное экспертами стартовое собрание по проекту (и каждый раз добиваться успеха)

2. Заинтересованные стороны

Определение Когда

В рамках инициации проекта наметьте и определите участие заинтересованных сторон. Будь то клиент или внутренние заинтересованные стороны, очень важно четко понимать, кто выполняет задачи, подписывает результаты или просматривает и дает обратную связь. Создание RACI — отличный способ сделать это. Я написал статью, которая погружает вас в мир RACI и помогает вам создать RACI, который будет полезен и может быть использован. посмотри здесь и загрузите бесплатную матрицу RACI в качестве дополнительного бонуса!

Настройка связи проекта

В рамках SoW или PID полезно определить, когда и как будет осуществляться связь с заинтересованными сторонами. После создания RACI просмотрите, что, по вашему мнению, необходимо для обновлений и встреч с вашими основными заинтересованными сторонами. Если на стороне клиента есть четкий руководитель проекта, то начать с того, как часто вы официально обновляете их, — хороший способ приблизиться к этому. Затем распространите это на других членов команды и на то, когда их участие должно быть. Перечислите обновления вашего проекта, которые вы считаете необходимыми, а затем укажите, кто и когда. Вот пример:

.

.

Установочное собрание заинтересованных сторон

Во-первых, убедитесь, что вы провели внутреннее стартовое собрание до этого. Не приглашайте членов команды на собрание по поводу проекта, о котором они ничего не знают. Кроме того, хорошо уже представить себя клиенту или заинтересованным сторонам до встречи, либо по телефону, либо, в идеале, лично. Убедитесь, что у вас есть четкая повестка дня, и вы не приглашаете на встречу весь мир. Всегда помните, что встреча должна быть содержательной и актуальной.

Things to run through in the meeting:

• Introductions
• Roles and responsibilities
• Deliverables
• Assumptions
• Risks
• Dependencies
• Timings
• Costs
• Team shape

Further reading:

• Как провести отличное стартовое совещание по проекту клиента
• Стартовое совещание: полное руководство по правильному запуску проектов

3.

Не забывайте о себе во всем этом! Легко сосредоточиться на заинтересованных сторонах, клиентах и ​​своей команде, а не на себе, но важно убедиться, что ваши ожидания соответствуют этому проекту. Подумайте, что вы хотите получить от своего проекта, и свои цели, и попытайтесь спланировать способы их достижения на протяжении всего проекта.

Процесс

Ах, процесс, одна из вещей, о которых любят говорить большинство DPM! Важно с самого начала определить процесс для вашего проекта, чтобы у вас и вашей команды (и клиента) были четкие границы. Тем не менее, не слишком увязайте в процессах, документации и правилах. Иногда процесс — самый быстрый способ убить энтузиазм команды! Есть несколько основных областей, которые необходимо определить, когда вы инициируете проект.

1. Методология

Вековая навязчивая идея управления проектами — какой методологии следовать? Это может быть ясно уже по тому, как работает ваш клиент или, например, по тому, как настроено ваше агентство или команда. В идеале, однако, вы просматриваете проект, результаты, команду, а затем находите процесс, который будет соответствовать потребностям. Часто это смесь разных методологий — не беспокойтесь по этому поводу, всегда думайте, что лучше для проекта, а не пытайтесь заставить его соответствовать определенной методологии. При рассмотрении методологии подумайте о следующих вещах:

• Каков размер вашего проекта?
• Насколько фиксированы объем, сроки и бюджет?
• Какая команда у вас должна работать над этим?
• Есть ли у вас штатная команда или они используются совместно с другими проектами?
• Как сейчас работает клиент?
• Будет ли у вас полноценный руководитель клиентского проекта?

Используя ответы на приведенные выше вопросы, вы сможете получить более четкое представление о том, что это за проект и, следовательно, как его следует выполнять. Например, если все объемы, сроки и бюджет установлены, это будет больше похоже на водопад, или если у вас есть полностью занятая выделенная команда с полностью инвестируемым руководителем клиентского проекта, это может больше подходить для проекта в стиле Agile.

Дополнительная литература:

• Я написал статью о методологиях, сосредоточившись на Scrum и Waterfall и обсуждая, как заставить работать гибридную методологию: Agile vs Waterfall. Что вы должны использовать для своего проекта?
• Кроме того, ознакомьтесь с обзором различных методологий управления проектами: 9 Упрощенные методологии управления проектами

2. Инструменты

Еще одна навязчивая идея PM, какие инструменты управления проектами следует использовать для проекта? Ну, опять же, это действительно зависит от вашего проекта, вашей команды, вашего клиента и вашего бюджета! Как я уже говорил, избегайте слишком сложных процессов, и это относится и к инструментам — избегайте добавления большого количества ненужных инструментов и подумайте, насколько хорошо они интегрируются. Некоторые области, которые следует учитывать при выборе необходимых инструментов:

• Планирование и управление ресурсами Float или Resource Guru
• Планирование проекта и управление временными рамками, например. Microsoft Project или Gantt Pro
• Сотрудничество с заинтересованными сторонами, например. Google Таблицы или Confluence
• Общение с вашей командой и заинтересованными сторонами, например. Slack или Workspace
• Проект, управляющий внутренними задачами, например. Jira или Trello

Лично я за простоту и часто использую Google Таблицы для многих вещей. Какие бы инструменты вы ни использовали, убедитесь, что ваша внутренняя команда и заинтересованные стороны согласны друг с другом и знают, как их эффективно использовать. Избегайте чрезмерного усложнения, и вы всегда сможете доработать инструменты позже в проекте, если обнаружите, что что-то не работает.

Дальнейшее чтение:

• Agile Инструменты управления проектами
• Экспертный обзор маркетингового программного обеспечения для управления проектами
• Взвешивание инструментов управления проектами? Сбалансируйте эти 3 основных критерия

3. Риски

Думать наперед — одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на этапе инициации проекта, когда начинаете проект. Чрезвычайно важно заранее определить риски, которые могут помешать реализации проекта. Создайте журнал RAID , чтобы выделить риски, предположения, проблемы и зависимости, а также проработать способы их смягчения. Убедитесь, что вы привлекли свою команду, и рассмотрите возможность проведения предсмертной сессии с вашей командой, где вы проведете мозговой штурм областей риска, поскольку они часто могут придумать вещи, о которых вы даже не думали.

Дополнительная литература:

• 10 советов для успеха проекта: управление рисками

Продукт

Наконец, продукт — это то, что вы создаете. Здесь есть несколько основных областей, которые необходимо установить на этапе инициации проекта.

1. Требования

Во-первых, каковы требования к вашему проекту? Перед тем, как начать проект должным образом и собрать требования на этапе планирования, хорошо бы обрисовать в общих чертах то, что вы уже знаете. Каковы потребности бизнеса, клиентов и пользователей в том, что вы создаете? Это поможет вам иметь четкое представление о предыстории и контексте проекта.

2. Объем и результаты

На этом этапе проекта у вас есть представление о результатах. Теперь пришло время конкретизировать это и установить некоторые периметры вокруг них, чтобы иметь возможность согласиться с ними в SoW или PID.

3. Определение результатов

Используя имеющуюся у вас информацию, организуйте внутреннюю встречу для обсуждения результатов с вашей командой. Если ваша команда еще не сформирована, а вам нужно продвинуться вперед с определением результатов, встретьтесь с руководителями дисциплины. Убедитесь, что вы привлекаете людей к этим вопросам, не определяйте их изолированно! Когда вы проводите обзор вместе со своей командой, убедитесь, что вы имеете в виду следующие области для анализа каждого результата:

• Что это?
• В каком формате это будет?
• Потребуются ли раунды возмещения ущерба?
• Кто будет участвовать?
• Когда это должно быть доставлено?
• Зависит ли это от каких-либо других результатов?

Here’s an example, from a recent project of mine (I’ve made it a bit more generic):

1.

Initial approach to fundamental design Format : Файлы проекта (Sketch), отправленные для обратной связи с помощью InVision Поправки: Итеративно до 16 февраля 2018 г. проект. Необходимые основы будут сопоставлены с 3 согласованными платформами, которые находятся в центре внимания Этапа 1. Основы будут включать типографику, сетку, цвета и значки.   Цель состоит в том, чтобы установить эти основы для информирования начального проектирования, а также будущего проектирования на других этапах.

2.

Инвентаризация компонентов и приоритетов . инвентарь компонентов в [моё агентство], и [моё агентство] рассмотрит это и 3 указанные платформы, чтобы создать список компонентов. [Мое агентство] затем расставит эти компоненты по приоритетам на основе «удалить, улучшить, повторно использовать» и сгруппировать по категориям. Компоненты будут проверены на трех платформах, чтобы определить, где используются общие компоненты. Эта инвентаризация компонентов и расстановка приоритетов позволят определить, какие основные компоненты необходимы для контента, который должен быть представлен в прототипе.

4. Бюджеты и сроки

Следуя вашему списку результатов, теперь у вас есть примерный объем проекта, и вам нужно сопоставить сроки и роли. Работа с вашей дисциплиной приводит к оценке времени и формы команды в зависимости от этого. В зависимости от процесса вы можете проводить оценку по спринтам или по фазам с подписанием. Убедитесь, что вы работаете с командой над этим, чтобы установить правильные периметры. Опять же, не навязывайте процесс проекту, убедитесь, что процесс соответствует проекту. Согласуйте форму команды, а затем сравните затраты. На данном этапе для PID или SoW вам не нужна подробная разбивка по времени, а скорее обзор по фазам времени.

Дополнительная литература:

• Как оценивать проекты
• Как создать идеальный план проекта
• Как написать техническое задание

Что такое ваш продукт или продукт6 безуспешно? Но что вообще означает успех? Не забывайте, что ваш проект также нуждается в некотором измерении, чтобы вы могли просмотреть и понять, где что-то сработало или не сработало, и насколько успешно вы справились.

• Ключевые ключевые показатели эффективности, например. увеличение числа посетителей сайта
• Удовлетворенность клиентов, т. е. насколько клиент был доволен тем, как прошел проект?
• Удовлетворенность команды, т. е. насколько команда была довольна тем, как прошел проект?
• Отклонение по срокам
• Отклонение по бюджету

Дополнительная литература:

• 5 способов измерить успех проекта

5 основных проблем при инициировании проектов — и как их преодолеть

  Существует множество проблем, с которыми вы можете столкнуться на этапе инициации проекта. Ниже я описал пять основных проблем, с которыми я часто сталкиваюсь при инициации проекта, и способы их решения.  

1. Этап инициации проекта идет слишком медленно

Часто бывает так, что в начале проекта каждый тратит немного больше времени на то, что должен сделать, и все немного спокойнее — в конце концов , у вас есть много времени, чтобы сделать проект! Однако иногда инициация проекта может слишком затянуться. Я видел это много раз, и это может действительно повлиять на проект в будущем, когда вы изо всех сил пытаетесь выполнить обещанные сроки. Вот несколько советов, которые помогут вам двигаться в правильном темпе:

• Проводите звонки или встречи для обсуждения и согласования вопросов — часто это может помочь ускорить процесс, а не тратить много времени на переписку по электронной почте.
• Убедитесь, что клиент и команда знают, каковы их результаты на этапе инициации проекта и какие зависимости от них зависят. Выделите сразу, если они блокируют что-либо продвижение вперед.
• Установите общее время для этой фазы. Перед началом часто легко сбиться с пути, поэтому убедитесь, что у вас есть четкая цель для достижения
• Подумайте об импульсе команды и клиента. Как вы вовлекаете и мотивируете людей и даете понять, что прогресс есть? Поскольку на этапе инициации проекта речь идет не столько о действиях, сколько о подготовке сцены, постарайтесь найти реальные вещи, которые вы и ваша команда можете сделать, чтобы сделать проект более реальным.

2. Принятие проекта на полпути

Часто многие советы по управлению проектами, которые я читал, предполагают, что вы начинаете проект с самого начала и можете вести его с самого начала. Но что, если вас привлекут к проекту на полпути или в начале определенного этапа? Это может быть очень сложно, поскольку вы не участвовали в стадии инициации. Попробуйте эти советы:

• Убедитесь, что вам ясно все, что произошло ранее. Если кто-то передает вам, попросите его предоставить список ссылок, результатов и связанного статуса, а также любые ссылки на важные документы.
• Назначьте запуск проекта вместе с вашей командой, а затем с заинтересованными сторонами, точно так же, как вы делаете это при инициации проекта в «реальном» начале проекта. Хотя вы не хотите, чтобы вашей команде или клиенту приходилось что-то повторять, они оценят, что вам нужно набрать скорость, а также это хороший способ перезагрузить команду и двигаться вперед с новым руководителем проекта. Также неплохо иметь промежуточный обзор проекта — т.е. вы можете просмотреть существующие риски или текущую скорость сжигания бюджета, чтобы убедиться, что все по-прежнему согласованы.

3. Наличие одной инициации проекта для проекта, охватывающего несколько фаз

Одна из основных проблем с большим и длительным проектом заключается в наличии только одной инициации в самом начале проекта, а затем никогда не сбрасывается при переходе на разные фазы . То, что решено для одной фазы, не обязательно учитывается для всех фаз и распространяется на весь жизненный цикл вашего проекта. Итак, попробуйте следующее:

• Если ваш проект четко разделен на этапы, например, этап Discovery отделен от этапа разработки, относитесь к каждому этапу как к мини-проекту, а не к более крупному начальному этапу. Это дает ключевые отправные точки для каждой фазы, а не пытается сделать множество предположений в начале.
• Проводите мини-вступления на каждом этапе и убедитесь, что вы прошли через контрольный список инициации проекта и рассмотрели каждый пункт в нем для конкретной фазы.

4. Недостаток ясности вокруг проекта

Иногда, когда вы начинаете этап инициации проекта, все может казаться немного расплывчатым, и члены команды не понимают, что на самом деле представляет собой проект. Убедитесь, что вы смотрите на следующее, чтобы создать единообразие в вашей команде:

• Убедитесь, что у вас есть четкий список требований от клиента. Убедитесь, что вы включили в него бизнес-требования, пользовательские и технические требования.
• Выполните эти требования со своей командой, если она у вас есть. Если нет, убедитесь, что у вас есть дисциплинарные лидеры. Убедитесь, что люди вовлечены с самого начала.
• После того, как вы провели внутренние и клиентские стартовые встречи, поддерживайте импульс внутри команды — убедитесь, что команда знает, что они делают, и инвестируют в это. Всегда привлекайте команду к составлению брифа, определению результатов и подходу к проекту.

5. Начало вашего проекта задерживается

Вы когда-нибудь с энтузиазмом относились к началу проекта, собирали все требования, определяли план и следующие шаги… и затем что-то происходило, что задерживало начало? Импульс теряется, и предложенная вами проектная группа расходится. Как вы преодолеваете эти задержки?

• Если идет обсуждение бюджета проекта, убедитесь, что вы правильно обсудили все бюджетные решения с клиентом — что они получают за свои деньги? Будьте настолько ясны, насколько можете.
• Если они не могут позволить себе ваш предложенный бюджет, посмотрите на объем — есть ли там что-то, что вы можете удалить? Проведите с ними открытый и честный разговор, чтобы попытаться найти компромисс.
• Чтобы ускорить процесс, постарайтесь выделить небольшую часть бюджета для фазы Discovery.
• Если клиент не вмешивается или пропускает ранние сроки, убедитесь, что вы быстро обсудите с ним этот вопрос — помогите ему понять, какое влияние это окажет на проект.
• Если есть внутренние проблемы с созданием команды или началом работы, сообщите об этом внутри компании. Опять же, помогите вашей внутренней команде и руководству понять последствия срыва проекта.

Десять советов, которые следует помнить при запуске проекта

1. Задайте тон , который вы хотите для своего проекта, на раннем этапе.
2. Получите бай-ин вашей команды и участие заранее.
3. Это касается и клиента — вовлеките его рано и часто.
4. Убедитесь, что налажена четкая связь с любыми клиентами или заинтересованными сторонами.
5. Убедитесь, что для вашего проекта существует согласованный процесс , но не увязайте в документации!
6. Но не пытайтесь подстроиться под конкретный процесс, если он не подходит для вашего проекта.
7. Попытайтесь встретиться с вашим клиентом лицом к лицу хотя бы один раз перед началом проекта (если это невозможно, сделайте видеозвонок!)
8. Для любой стартовой встречи определите четкую повестку дня и заставьте людей чувствовать себя вовлеченными.
9. Попробуйте и убедитесь в будущем вашего проекта, проанализировав риски и зависимости вместе с вашей командой.
10. Всегда думай наперед — не сосредотачивайся только на начале проекта!

Контрольный список для инициации проекта

Вот удобный контрольный список, охватывающий ключевые элементы, которые вам необходимо охватить при инициации проекта.