Содержание

Как организовать удобное рабочее место в офисе для каждого сотрудника

О том, как организовать рабочие места в офисе, важно задуматься на этапе проектирования дизайн-проекта пространства для вашей команды. Иначе ждите снижения продуктивности, жалобы на некомфортные условия работы и переплаты за площадь, которой никто не будет пользоваться. 

В этой статье мы собрали рекомендации, которые помогут грамотно распорядиться квадратными метрами вашего офиса. 

  • ​​Почему важно продумать каждое рабочее место
  • 4 частых ошибки при организации рабочего пространства
  • Как грамотно организовать рабочие места в офисе: разбираемся на примере бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам
  • Как организовать рабочие места в офисе: подведем итоги

 

Почему важно продумать каждое рабочее место

Грамотно организованные рабочие зоны не только привлекают в компанию талантливых специалистов, но и повышают эффективность сотрудников.  

Опрос, проведенный компаниями HeadHunter и «Здоровый офис», показал, что более 90% участников отмечают прямую связь между удобством рабочего места и эффективностью своей работы. 47% респондентов сообщили, что в комфортных условиях они лучше себя чувствуют и могут качественнее выполнять задачи. 

44% опрошенных сообщили, что удобное рабочее место повышает настроение. Столько же респондентов уверены, что удобство влияет на их концентрацию и способность решать задачи.

Источник

 

Чтобы рабочее место было комфортным для сотрудника, важно учесть специфику его работы. Так, бухгалтер и юрист работают с документами, для них важна концентрация, поэтому в open space им, скорее всего, будет неудобно. А специалисты по продажам в компаниях определенного профиля много времени проводят «в поле» — в таком случае им не обязательно выделять отдельные рабочие места.

То, как организовать рабочие места в офисе, зависит от множества факторов: часто ли сотрудникам отделов нужно общаться друг с другом, насколько шумная работа у представителей разных профессий, приходят ли клиенты и т. п. Например, лаунж-зону и переговорные комнаты лучше разместить недалеко от ресепшн, чтобы посетителям не приходилось идти через весь офис и мешать сотрудникам. А членов одной команды есть смысл посадить рядом — так им не придется тратить время на перемещения между комнатами или по этажам. 

Работая над проектом офиса компании Kemira, мы учли, что туда периодически будут приходить клиенты. Чтобы не вести их через open space, рядом с ресепшн расположили две переговорные — малую и большую. Это оказалось удобным решением.

Справа от ресепшн находится большая переговорная. Она расположена недалеко от входа, что позволяет не вести гостей через рабочую зону и не отвлекать сотрудников. 

 

Не знаете, как организовать рабочие места в офисе, чтобы каждому сотруднику было комфортно? Мы поможем! Разработаем и реализуем дизайн-проект офиса с учетом ваших пожеланий и особенностей бизнеса!

Обсудить идеи

 

4 частых ошибки при организации рабочего пространства

Важно позаботиться о том, чтобы офис был правильно организован. От этого зависит, что на протяжении дня будут делать ваши сотрудники: эффективно выполнять задачи или искать уединенное место, чтобы сконцентрироваться. 

Мы выделили четыре ошибки, которые чаще всего допускают при проектировании офисов.

 

Ошибка 1: не позаботились о звукоизоляции в open space

Выбрав офис открытого типа, многие забывают о важности грамотного зонирования и подбора материалов. Закупают мебель, технику, и на этом всё. А потом сталкиваются с жалобами сотрудников на шум, из-за которого продуктивность падает. 

Проблема не в формате офиса, а в зонировании и отделке. Важно еще на этапе создания дизайн-проекта всё продумать: использовать специальные отделочные материалы, выбрать правильную мебель, перегородки, настенные и потолочные акустические панели. 

В проекте офиса IT-компании Emergn мы предусмотрели в open space акустические перегородки, подвесные панели и напольное покрытие, чтобы снизить уровень фонового шума. Также в рабочей зоне разместили кабины для переговоров, чтобы те, кому нужно пообщаться с клиентами, не отвлекали коллег от работы.

 

Ошибка 2: не учли потребности членов команды

Прежде чем решать, как организовать рабочие места в офисе, важно проанализировать типичный день сотрудников и собрать их пожелания. 

Может оказаться, что кому-то для работы нужны два монитора, а значит, и стол большего размера. Каждый такой нюанс влияет на планировку офиса в целом.

Ошибка 3: неправильно зонировали пространство

Организуя пространство, важно грамотно спланировать не только рабочие, но и остальные зоны: коридоры, кухни, переговорные, а также правильно их расположить друг относительно друга. В противном случае сотрудники будут тратить время на перемещения из одного конца офиса в другой или между этажами, отвлекаться на пьющих рядом кофе коллег или пришедших на переговоры клиентов. 

Играет роль и площадь офиса. Если она небольшая, нет смысла делать много кабинетов — в них будет тесно. Лучше предпочесть открытую рабочую зону и предусмотреть акустические перегородки или кабины. 

В офисе компании «Sever Minerals» мы использовали кабинку вместо кабинета, чтобы не урезать полезную площадь. Кабинет занял бы около 14 м², на кабинку понадобилось вдвое меньше.   

Такое зонирование удобно, если для работы нужно где-то уединиться, а места для полноценного кабинета нет.

 

Ошибка 4: забыли о зонах отдыха

Часто про лаунж-зоны либо забывают, либо оформляют их по остаточному принципу — когда основную площадь распределили. Но это неправильно, сотрудникам нужно где-то отдыхать в течение дня, чтобы эффективно работать над задачами. 

От планировки и расположения зоны отдыха зависит, будет ли она востребована. Так, делать ее рядом с кабинетом руководителя или неподалеку от рабочей зоны — не лучший вариант. В первом случае сотрудники могут игнорировать помещение из боязни, что шеф «застукает не на месте», во втором — причинять дискомфорт коллегам.

Если другого места нет, компенсировать недостатки помогут перегородки, лучше — акустические. Используя их, можно не только сделать зону отдыха более приватной, но и защитить от шума сотрудников, которые работают рядом.

Когда офисное пространство организовано грамотно, выигрывают все:

  1. Сотрудники получают комфортные рабочие места, где смогут выполнять задачи, не отвлекаясь. 
  2. Вы не переплачиваете за пустые квадратные метры.

 

Как грамотно организовать рабочие места в офисе: разбираемся на примере бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам

Чтобы каждому сотруднику было комфортно, важно учесть специфику его работы.

Понять, как организовать рабочие места в офисе, поможет анализ типичного дня сотрудников разных отделов. Разделите его на несколько этапов: приход в офис, взаимодействие с коллегами, встречи и переговоры, перерывы и т. д. 

Давайте разберемся, как организовать рабочие места сотрудников, которые есть в большинстве компаний, — бухгалтера, IT-специалиста и менеджера по продажам.

 

Как организовать рабочее место бухгалтера

Работа бухгалтера — это ежедневное решение вопросов, связанных с финансами компании. Организация рабочего места бухгалтера сводится к обеспечению конфиденциальности и возможности безопасного хранения документов, поэтому важно выделить:

  • Отдельный кабинет. Только так бухгалтер сможет решать конфиденциальные вопросы и хранить важные документы, не переживая, что что-то пропадет. Если в бухгалтерию приходят сотрудники или клиенты, площадь рабочего места должна быть не менее 10 м² на человека с учетом возможных расширений. 
  • Место для хранения документов. У бухгалтера обычно много бумаг, которые нужно хранить годами, желательно под замком. Удобнее всего поставить мобильную тумбу или pull-out — выдвижной шкаф, за счет которого можно увеличить рабочую поверхность. Также пригодятся закрытые и открытые стеллажи.
  • Офисную технику. В кабинете должны быть принтер, шредер (уничтожитель бумаги), сканер. Сотрудникам в open space выделите свою принт-зону, чтобы они не отвлекали бухгалтера от работы. 
  • Большой стол. Рабочей поверхности должно быть достаточно для того, чтобы хранить на ней «открытые» документы, поставить монитор, расположить клавиатуру и другие необходимые предметы. Оптимальный размер столешницы — 1600×800 мм или 1800×800 мм. 
  • Эргономичное кресло. Желательно подобрать модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела. Это важно, ведь бухгалтер проводит до 90% рабочего времени, сидя за столом. 

 

Как может выглядеть рабочее место IT-специалиста

Для IТ-специалиста важно не только удобное, но и технологичное рабочее пространство. Площадь рабочего места должна быть не менее 6 м².

Как обустроить рабочее место IТ-специалиста: 

  • Расположите в open space, но отделите от других сотрудников. IТ-специалисты работают в тишине и обычно в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонний шум. Это творческие люди, которые любят находиться в открытом пространстве среди коллег. Отделите рабочее место IT-специалиста акустической перегородкой. 
    Так он останется в центре событий и сможет работать в тишине.
  • Поставьте большой рабочий стол. Часто IТ-специалисты пользуются двумя-тремя мониторами, в этом случае оптимальный размер столешницы — 1800×800 мм.
    Оптимальным выбором будет стол с возможностью регулировки по высоте для работы сидя и стоя, со встроенными силовыми модулями для подключения техники, специальным лючком и кабель-каналом для организации проводов.
  • Купите эргономичное кресло. IТ-специалисты проводят на своем рабочем месте за компьютером весь день. Чтобы сотрудники меньше уставали и не жаловались на боли в спине и шее, на кресле лучше не экономить. Подберите модель с подголовником и возможностью индивидуальной настройки под параметры тела. 

 

В офисе компании Kemira мы оборудовали рабочие места IT-специалистов подъемными столами и эргономичными креслами.

 

Что учесть, организуя рабочее место менеджера по продажам

Часто фиксированные рабочие места менеджерам по продажам не нужны, т. к. эти сотрудники проводят большую часть дня на выезде, встречаясь с клиентами, поставщиками, проверяя торговые точки. В этом случае подойдут незакрепленные столы, которые может занять любой. При этом удобство так же важно, как и для других сотрудников. Например, комфортная площадь столешницы — примерно 1200х800 мм.

В офисе Kassir.ru мы предусмотрели встроенные сиденья со столиками, где удобно разместиться с ноутбуком. 

Задействовали и широкие оконные проемы, которые также могут использоваться в качестве рабочих мест. 

 

Если постоянные рабочие места у менеджеров по продажам отсутствуют, важно выделить им индивидуальные шкафчики (локеры) для хранения личных вещей.

Такие шкафчики мы разместили в коворкинге, который создавали для ГК «Бестъ».

Шкафчики открываются индивидуальными электронными ключами.

 

Как организовать рабочие места в офисе: подведём итоги

Решая, как организовать рабочее место в офисе, важно учитывать специфику работы каждого сотрудника и компании в целом. Только так получится грамотно спланировать пространство, чтобы в нём всем было комфортно и не оставалось неиспользуемых квадратных метров.   

Чтобы офис получился удобным, до начала работы над проектом:

  • проанализируйте типичный рабочий день сотрудников из разных отделов, чтобы понять, что учесть при организации рабочего места бухгалтера, каким должно быть рабочее место IT-специалиста или рабочее место менеджера по продажам;
  • посмотрите, какие отделы в офисе тесно связаны друг с другом;
  • продумайте не только рабочие места, но и другие важные зоны — лаунж, ресепшн, переговорные, кухню.

Такой подход позволит создать удобный офис, который полюбят ваши сотрудники, партнеры и клиенты.

Организация рабочего места в офисе: как правильно обустроить и оборудовать

Гармоничная организация рабочего места улучшает личную эффективность персонала, повышает настроение и мотивированность каждого сотрудника. Некоторые люди ставят под сомнение важность правильного обустройства, в результате чего работа становится рутинной и утомительной. Далее мы расскажем о правилах наполнения офисного пространства.

Как подобрать дизайн

Облик помещения влияет на комфорт каждого работника. Обратите внимание на следующие рекомендации:

  • «Open space» – открытый метод планировки, когда отдельные кабинеты есть только у руководителей. Такой тип способствует улучшению коммуникации, облегчает скорость обмена информацией, способствует формированию сплоченного и дружелюбного коллектива.
  • Комбинированный вариант – зонирование осуществляется с применением матовых перегородок. Благодаря этому каждый имеет свой уголок, не теряя удобства и высокой скорости коммуникации.
  • Кабинетный способ – каждый человек имеет свой кабинет и личное пространство, такой вид организации рабочего места в офисе актуален для компаний, обладающих небольшим штатом сотрудников. Преимуществом является возможность обустройства на основе индивидуальных потребностей работника.

Во время выбора дизайна необходимо отталкиваться от предпочтений и физических особенностей каждого члена коллектива. Планировка должна быть удобной абсолютно для всех.

Выбор стиля

Дизайнеры интерьера разработали несколько рекомендаций для правильного обустройства помещения. В процессе выбора стилистики отталкивайтесь от следующих факторов:

  • специфика деятельности компании;
  • предпочтительная цветовая палитра;
  • потребности сотрудников;
  • особенности площади и конфигурации;
  • финансовые затраты на меблировку;
  • модные тенденции.

Правильно оформленное помещение способствует сохранению психологического комфорта, улучшает результативность и подчеркивает имидж компании.

Американский

Подразумевает оформление открытой территории. Между столами вмещаются перегородки из стекла, пластика, или предметы мягкой мебели. Этот тип планировки используется в большинстве корпораций благодаря массе преимуществ: сохранению пространства, улучшению коммуникации сотрудников и увеличению скорости их работы.

Несмотря на экономичность американского стиля, такие офисы оснащаются качественной техникой и удобными предметами интерьера. Кабинеты управляющих персоналом зачастую находятся в отдельных зонах, например, на верхнем этаже.

Европейский

Зачастую включает в себя «Open space» со стеклянными перегородками или мягкой мебелью. Это светлые помещения, в которые свободно проникает естественный свет. Предпочтительно применение экологичных материалов для гарнитуров и отделки – натурального дерева, камня и т.д. Такой интерьер выглядит стильным и спокойным, для него актуальны нейтральные цветовые решения, не отвлекающие от поставленных задач.

Японский

Такой интерьер имеет сдержанную цветовую палитру, предпочтительно использовать натуральные материалы. Лучше отдать предпочтение минимализму: подобная обстановка помогают человеку сосредоточиться.

Зачастую преобладает планировка «Open Space». Для сохранения благополучного морального климата специалистов важно позаботиться о качественном зонировании и возможности уединиться в зоне отдыха.

Цвет в дизайне

Говоря о том, как обустроить свое рабочее место в офисе правильно, следует упомянуть важность качественного выбора цветовых решений для обустройства. Психологи утверждают, что цвета оказывают мощное воздействие на психику, настроение и даже работоспособность человека. Перед выбором оттенков стен и меблировки необходимо обратить внимание на воздействие цветовых решений на психику, чтобы повысить личную эффективность каждого сотрудника.

Влияние цвета на результативность

Обратите внимание на следующие правила выбора:

  • Пастельные оттенки помогают расслабиться, успокоиться, снять стресс и быстро приступить к работе. Чтобы не сделать помещение слишком блеклым, внесите в него несколько контрастных элементов.
  • Зеленый и голубой цвета успокаивают человека, улучшают показатели концентрации внимания и работоспособность. Синий цвет – напротив, «усыпляет» бдительность, формирует мечтательное настроение и негативно влияет на личную эффективность.
  • Красный цвет побуждает к энергичной деятельности. Этот оттенок актуален для медлительных работников, однако в случае, если коллектив переполнен азартными и импульсивными личностями, от применения красного в интерьере лучше воздержаться.
  • Фиолетовый цвет способствует развитию усталости.
  • Желтые оттенки улучшают коммуникацию, способствуют формированию дружественной обстановки во время деловых переговоров.

Сколько нужно мебели

Задумываясь о том, как правильно организовать рабочее место в офисе, следует понимать, что функциональное помещение требует качественной и экологичной обстановки. Стоит позаботиться о таких элементах планировки:

  1. стол должен быть у каждого работника: в комнате переговоров, кабинете начальника, в зоне отдыха и ожидания;
  2. компьютерный стул, обеспечивающий правильное анатомическое положение спины;
  3. мягкая мебель для зоны ожидания;
  4. стеллажи и шкафчики для хранения бумаг;
  5. тумбочки для личных вещей и канцелярии.

Для небольших комнат требуется сохранение максимума свободного пространства. Вы можете приобрести многофункциональные раскладные столики с множеством секций для хранения канцелярских принадлежностей, а также модульные стеллажи с множественными отделениями.

Рабочий треугольник

Оформление зачастую подразумевает размещение стола по диагонали к окну: благодаря этому возникает полный доступ естественного освещения. Стеллаж или тумба с выдвижными ящиками не размещаются в задней части: лучше выбрать зону возле окна. В случае, если помещение оснащено огромным окном, мебель расставляют вдоль него, оставляя свободный проход.

Варианты расстановки

Обратите внимание на следующие советы и лайфхаки, как обустроить рабочее место в офисе:

  • В процессе меблировки важно учитывать, что позади стола должен быть минимум один метр свободного пространства. В случае, если сзади располагается шкаф с выдвижными ящиками, дистанцию увеличивают.
  • В крупном кабинете начальника можно разместить круглые столики для конференции: это поможет подчеркнуть равноправие всех членов дискуссии.
  • В процессе оформления «Open space» следует размещать мебель так, чтобы сотрудники смотрели в одну сторону, а не друг на друга. Благодаря этому поддерживается концентрация внимания.

Организация рабочего пространства

Каждый элемент помещения должен быть функциональным. В маленьких кабинетах воздержитесь от использования множества аксессуаров: лучше уделить внимание встроенным ящичкам, раскладным столикам и секциям для встроенной офисной техники (принтер, сканер и т.д.).

Открытый проект

«Open space» подходит для крупных компаний с широким штатом специалистов. Выделение отдельной комнаты для каждого человека нецелесообразно, поэтому рекомендуем предпочесть открытую зону с перегородками.

Кабинетная планировка

Говоря о том, как оборудовать рабочее место в офисе для руководителя, отдайте предпочтение целому кабинету. Это подчеркнет особое положение руководящей должности и выделит начальнику отдельный простор, важный для осуществления профессиональной деятельности: приема гостей, ведения телефонных переговоров и т. д.

Смешанный тип организации

Удачно совмещает в себе как наличие кабинетов для руководящего персонала, так и открытого участка для работников. Это удобный и функциональный способ обустройства помещения.

Оформление маленькой площади

Главное правило того, как обустроить свое рабочее место в офисе – избегать излишней меблировки на работе. Размещение большого количества мебельных элементов сделает интерьер непривлекательным и не комфортным для пребывания. Следуйте правилам минимализма: лаконичность и многофункциональность.

Окна как нюанс при меблировке

Размещение стола возле окна – не слишком хорошее решение для помещений, не оснащенных жалюзи. Естественное освещение приведет к частому мельканию бликов на экране. В случае, если чаще всего специалист осуществляет деятельность за компьютером, важно позаботиться о наличии плотных жалюзи на окнах.

Грамотная обстановка

Место руководителя

Размещая стол у начальника, лучше выбрать зону по диагонали от входа. Это обеспечит сохранение комфортной дистанции во время разговора. Напротив можно разместить мягкие кожаные кресла: такое решение выглядит солидно и обеспечивает максимальный комфорт во время ведения переговоров. Организация рабочего пространства в крупном кабинете подразумевает размещение овального стола со стульями для проведения конференций. Не лишним будет размещение кресел или дивана. Важно учитывать габариты помещения: не следует захламлять маленький кабинет.

Зона посетителей

В процессе обустройства отталкиваются от комфорта гостей. Разместите мягкую мебель, удобную для ожидания. Оттеночную палитру лучше выбирать, основываясь на имидже компании.

Как оборудовать «уголок» бухгалтера

Для установки стола предпочтите область сбоку от окна. Рекомендуем приобрести стеллаж для бумаг: это поможет сохранять чистоту на компьютерном столике.

Как может выглядеть зона для IT-специалиста

Офисное рабочее место, оборудованное для IT-профессионала, должно быть оснащено не только компьютерным столом, но и стулом, обеспечивающим ортопедически правильное положение спины. Кроме того, важно разместить все так, чтобы естественный свет не создавал бликов на экране, а люди, проходящие мимо, не могли видеть, чем занимается специалист (для личного комфорта сотрудника).

Область менеджера по продажам

В процессе организации кабинета продажника, отталкиваются от особенностей его работы. Следует позаботиться о расстановке мягких кресел для приема гостей. Все не должно выглядеть слишком строго и консервативно: не бойтесь добавить несколько ярких акцентов, чтобы подчеркнуть креативность менеджера.

Расстановка по фен-шуй

Мастера практики убеждены в том, что правильное размещение мебели в помещении способствует притоку успеха и денежной энергетики. Некоторые корпорации придерживаются принципов планирования по Фен-Шуй, как организовать рабочее место в офисе:

  • Если в компании есть финансисты, их столы лучше размещать в центре (в случае планировки «Open space»). Это решение способствует притоку денег.
  • Выбирайте помещения квадратной или прямоугольной формы: это улучшает циркуляцию энергетики продуктивности.
  • Рекламные отделы стройте в южной части.
  • Используйте аксессуары, притягивающие удачу: статуэтки слонов и поднятыми хоботами, изображения черепах, талисман «Пять императоров» и т.д.

Распространенные ошибки

Во время оформления начинающие дизайнеры нередко совершают ошибки, которые нарушают качество работы сотрудников и комфортность пребывания на работе.

Ошибка 1: не позаботились о звукоизоляции в «Open Space»

Говоря о том, как организовать рабочее пространство в офисе открытой планировки, необходимо уделить особое внимание звукоизоляции. В случае, если каждый сотрудник занят своей работой, учтите индивидуальные потребности каждого человека. К примеру, если у одного работника стоит задача в составлении плана или отчета, а у его коллеги – ведении деловых переговоров, первый ощутит существенный дискомфорт из-за шума. Это означает, что помимо зонирования следует подумать о качественной шумоизоляции.

Ошибка 2: не учли потребности членов команды

Во время обустройства помещения необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого члена команды. К примеру, для сотрудника-левши стоит позаботиться о правильном подключении компьютера, а люди с инвалидностью нуждаются в некоторых удобствах планировки (наличие пандуса и т.д.).

Ошибка 3: неправильно зонировали пространство

Неправильное зонирование – это не только неудачное решение с дизайнерской точки зрения, но и недостаток, исключающий сосредоточенную профессиональную деятельность. Для «Open space» необходимо позаботиться о ширмах и перегородках, чтобы коллеги могли спокойно заниматься своими прямыми обязанностями, не отвлекаясь на различный шум. В обратном случае будет нарастать стресс, конфликты и сложности с концентрацией внимания, что повлияет на результат работы.

Ошибка 4: забыли о зонах отдыха

Они играют большое значение для каждого члена команды. Передышка помогает снять стресс и нагрузку, ослабить негативное воздействие на нервную систему. После небольшой «перезагрузки» работнику проще приступать к задачам, а качество остается на высоком уровне. Это означает, что для обеспечения комфортного отдыха следует снабдить помещение мягкой мебелью: лучше всего разместить кафетерий.

Подведем итоги

Мы разобрали главные дизайнерские принципы того, как оборудовать и обставить офис. В процессе обустройства необходимо отталкиваться не только от нюансов территории и личных пожеланий, но и от индивидуальных особенностей каждого сотрудника. Придерживайтесь наших рекомендаций, и тогда компания станет комфортным и привлекательным прибежищем каждого трудоголика.

Как обустроить офис за 5 простых шагов (+ Бесплатный контрольный список)

Если вы хотите узнать, как обустроить офис, начните с оценки потребностей вашего бизнеса в сравнении с целями вашей компании, принимая во внимание доступный бюджет. После того, как у вас есть план, найдите и определите варианты офисных помещений и соответствующим образом спроектируйте план этажа. Затем тщательно выберите оператора сети и телефонной системы и обставьте свое помещение мебелью и оборудованием, необходимыми вашей команде.

Мы создали настраиваемый контрольный список для офиса, чтобы вы ничего не пропустили. Загрузите наш бесплатный контрольный список для настройки небольшого офиса ниже и следуйте нашим шагам:

Скачать

💡 Подсказка:

Улучшите общение с клиентами и командой, выбрав телефонную систему для бизнеса, такую ​​как RingCentral, которая предлагает надежные решения для обмена сообщениями, видео и телефона. Это унифицированная коммуникационная платформа с функциями группового обмена сообщениями и документами.

Посетите RingCentral

Отправь это мне

1. Подготовьте свой бюджет и потребности в офисе

Прежде чем приступить к поиску офисного помещения, составьте исчерпывающий список всего, что вам нужно — от столов и стульев до компьютерного оборудования и доступа в Интернет. Ваш бюджет существенно влияет на то, где будет располагаться ваш офис и как вы оборудуете пространство и свою команду. Определите самое необходимое и пересмотрите существующее оборудование и расходные материалы, чтобы свести к минимуму дублирование и сократить количество новых покупок.

Знание потребностей вашего бизнеса помогает определить правильное оборудование, определить правильный размер офиса и разработать бюджет на основе имеющихся ресурсов. Вот предметы повседневного обихода, необходимые большинству офисов малого бизнеса:

  • Рабочие станции: Сюда входят столы, стулья и другие принадлежности, такие как гарнитуры громкой связи, которые будут использовать члены команды.
  • Хранение: Это может быть как один или два шкафа для документов и полок, так и целое складское помещение.
  • Компьютеры и другое оборудование: Определите, какие компьютеры (настольные или портативные) и их количество в зависимости от того, являются ли они личными или общими устройствами. Другое стандартное оборудование включает принтеры, проекторы, точки продаж, копировальные аппараты и сканеры.
  • Программное обеспечение: Определите, нужны ли вам новые бизнес-инструменты, такие как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), расчет заработной платы или программное обеспечение для продаж.
  • Интернет: Найдите интернет-провайдера с адекватной скоростью и надежностью в рамках вашего бюджета.
  • Телефоны: Определите, нужны ли вам стационарные телефоны, сотовые телефоны и телефоны для конференций.
  • Телефонная служба: Решите, что лучше: стандартная телефонная система или телефонная система с передачей голоса по Интернет-протоколу (VoIP).
  • Товары для офиса: Подумайте о покупке на Amazon или в других магазинах, предлагающих прямую доставку для большего удобства. Стандартные поставки включают бумагу для копирования, настольные органайзеры, лампочки, степлеры, ручки, блокноты и мусорные баки.

Изучая, как настроить свой небольшой офис, подумайте, какие другие услуги и расходные материалы потребуются для вашего рабочего места. Например, вам может понадобиться настроить систему сигнализации, замок с клавиатурой на входной двери для контролируемого входа, службу автоответчика или даже кредитные карты для ваших сотрудников. Многие из них являются необязательными в зависимости от вашей бизнес-модели и местоположения вашего офиса.

Вот некоторые дополнительные офисные услуги и расходные материалы:

  • Охрана: Подумайте, нужна ли вам система безопасности или видеонаблюдение.
  • Автоответчик: Настройте автоответчик в нерабочее время или воспользуйтесь такой услугой, как Ruby Receptionist, чтобы сэкономить на найме кого-то, кто будет отвечать на ваши звонки.
  • Освещение: Решите, будете ли вы предусматривать отдельные светильники или увеличите общее потолочное освещение.
  • Банковские счета и кредитные карты: Вы можете открыть бесплатные или недорогие банковские счета и при необходимости получить кредитные карты для своих менеджеров или торговых представителей.
  • Часы времени: Часы времени отслеживают, кто из членов команды находится на месте и отработанное время, многие из которых взаимодействуют непосредственно с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.
  • Офисные услуги: Определите, нужны ли вам внешние услуги, например услуги по уборке.

2. Найдите подходящее помещение

Когда у вас есть план обстановки вашего офиса, следующим шагом будет поиск подходящего помещения. Для стартапов, индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса это обычно небольшие и средние коммерческие помещения или домашние офисы. В любой ситуации расположение и удобства имеют решающее значение. Подумайте о своей текущей конфигурации офиса, чтобы определить, как новое пространство будет реагировать на недостатки вашего существующего пространства.

При выборе помещения следует учитывать следующие моменты:

  • Доступ и местонахождение: Ваш офис должен быть достаточно доступным для посещения клиентами, а также иметь транспортные средства для сотрудников.
  • Цена: Подумайте, укладываются ли в ваш бюджет стоимость плюс прочие расходы, такие как плата за парковку или техническое обслуживание.
  • Размер команды и компании: Обстановка вашего офиса должна соответствовать размеру вашего бизнеса и его ожидаемому росту. Избегайте тесных, крошечных пространств, которые влияют на производительность, или переплачивайте за офисы с большим пространством, чем вам нужно.
  • Технологии и инфраструктура: Определите, включает ли арендная плата интернет-услуги, и оцените, позволит ли помещение обеспечить необходимые улучшения инфраструктуры и ориентировочную стоимость.

3. План этажа вашего офиса

Всемирный совет по экологическому строительству сообщает о неопровержимых доказательствах связи производительности с дизайном офиса. С самого начала ваша команда будет более продуктивной в не загроможденном пространстве, поэтому очень важно научиться обустраивать свой офис таким образом, чтобы вам и вашим коллегам было комфортно. Вооружившись списком предметов первой необходимости и определенными офисными помещениями, пришло время подумать о планировке вашего офиса.

Планируйте свой офис так, чтобы он был эффективнее, исходя из имеющегося у вас пространства и рабочего процесса вашей команды. Центральное оборудование должно быть доступным, но в стороне, а контейнеры для хранения должны быть легко доступны. Включите в свой план любые конференц-залы или зоны ожидания, которые могут вам понадобиться. Например, места общего пользования могут располагаться рядом с окнами, чтобы все члены команды могли иметь доступ к местам с естественным освещением.

Вот несколько вариантов планировки для организации профессионального офиса:

  • Открытая планировка: Открытая планировка максимизирует полезную площадь помещения, но за счет уединения и хранения.
  • Закрытая планировка или планировка кабины: Закрытая планировка дает вашим сотрудникам больше личного пространства, но в ней меньше возможностей для совместной работы и меньше мест.
  • План коворкинга: План этажа с общими открытыми рабочими станциями для работы в сети, но более гибкий, но с меньшей личной и корпоративной конфиденциальностью.
  • Гибридная планировка: Планировка, сочетающая аспекты других планировок и предлагающая сбалансированное решение недостатков открытых офисов и кабинетов. Однако люди больше подвержены воздействию друг друга, шумам и возможным отвлекающим факторам.

В зависимости от потребностей вашего бизнеса и доступного пространства вам может потребоваться выделить функциональные помещения, соответствующие вашим бизнес-операциям. Вот дополнительные области, которые вы, возможно, захотите запланировать в общей обстановке вашего офиса:

  • Официальный вход или приемная: Это лучше всего подходит для малых предприятий, которые взаимодействуют с клиентами или ожидают появления клиентов.
  • Комната отдыха или кухня: Предоставьте своим сотрудникам специальное пространство для общения во время перерывов. Полезно иметь специальное место для холодильника, микроволновой печи и посуды — отдельно от рабочих зон.
  • Конференц-зал или комната для совещаний: Если ваша команда собирается для регулярных встреч, отдельные комнаты помогут создать пространство, благоприятствующее совместной работе или беседам один на один с коллегами или клиентами.
  • Комната для кормления грудью: В зависимости от вашего штата и размера вашей компании вам может потребоваться предоставить тихую комнату для молодых мам, и это не может быть ванная комната.
  • Тренажерный зал: Некоторые фирмы предоставляют оборудование и удобства для тренировок, такие как велотренажер, беговая дорожка или комната для йоги, чтобы поддерживать форму сотрудников.
  • Гардеробная: Предприятия сферы обслуживания часто выделяют место в офисе для полевых работников, чтобы переодеться в рабочую одежду. Фирма сантехника может предоставить душ тоже.

Конструкция, объединяющая все производственные помещения, способствует повышению эффективности рабочей силы. (Источник: edrawmax)

Отделите конференц-залы от мест общего пользования и рабочих мест, чтобы обеспечить беспрепятственную рабочую среду. (Источник: edrawmax)

Некоторые компактные и экономичные альтернативы для домашних офисов или бизнес-адресов с ограниченным пространством включают использование различных цветов краски или установку разделителей или полок для разделения определенных зон.

Профессиональный совет: Включите возможности движения в свой дизайн. Купите эргономичные столы и парты, которые позволяют менять положение в течение дня. Однако стратегическое размещение оборудования также работает, если этот вариант не соответствует вашему бюджету. Размещение копировального аппарата или телефонов на противоположной стороне комнаты от рабочих мест людей создает причины вставать и двигаться.

4. Настройка системы связи

Прежде чем арендовать офис, убедитесь, что это место обслуживается поставщиком высокоскоростного Интернета или поставщиком интернет-услуг (ISP), который может обслуживать данную область. Сильное подключение к Интернету необходимо для эффективной работы и совместной работы. После того, как вы определили своего интернет-провайдера, вам нужно настроить систему корпоративной телефонной связи. Следует рассмотреть два варианта: стационарная система или протокол передачи голоса по Интернету (VoIP).

Традиционные стационарные телефоны отличаются высоким качеством связи и надежностью, подходящей для компаний, не имеющих доступа к надежному высокоскоростному Интернету или испытывающих перебои в подаче электроэнергии. Решения VoIP лучше всего подходят для предприятий, которым нужны надежные телефонные системы для бизнеса с такими функциями, как голосовая почта, аналитика вызовов и автоматическая маршрутизация вызовов.

Нужна помощь, чтобы решить, нужен ли вам VoIP или стационарный телефон? Прочитайте наше всестороннее сравнение VoIP и стационарной связи. VoIP — лучший вариант для большинства компаний, учитывая его быструю настройку, широкие возможности, доступность и гибкость. Выбирая провайдера VoIP, сравните его планы, цены и контракты. Кроме того, помните, что бизнес-аккаунты часто отличаются от частных, поэтому будьте внимательны при просмотре их условий.

Провайдеры VoIP, такие как RingCentral, предлагают инструменты для совместной работы, включая групповой чат. (Источник: RingCentral)

При определении необходимых функций телефонной системы обратите внимание на следующие элементы:

  • Рабочий номер телефона: Определите, сохраните ли вы свой рабочий номер телефона и потребуются ли вам дополнительные номера. При смене поставщика услуг обратите внимание на поставщиков, предлагающих бесплатный перенос номеров, таких как Grasshopper или Nextiva. Если вам нужны местные, бесплатные, специальные и международные телефонные номера, зайдите на Phone.com и RingCentral.
  • Расположение команды и присутствие на месте: Проанализируйте мобильность и местонахождение вашей команды. Компании с удаленными командами и несколькими филиалами находят полезными функции унифицированных коммуникаций (UC), такие как неограниченные внутренние звонки, обмен сообщениями и командный чат.
  • Службы ответа на звонки: Определите, нужны ли вам автосекретари или секретари в режиме реального времени, чтобы повысить доверие к себе и обрабатывать входящие телефонные звонки. См. нашу главную рекомендацию Ruby Receptionist и наш список лучших поставщиков услуг автоответчика.
  • Служебные сотовые телефоны: Подумайте, должны ли ваши менеджеры или выездные агенты быть доступными с мобильных устройств для связи с вами и вашими клиентами. Некоторые интернет-провайдеры являются интернет- и телефонными компаниями, которые предлагают корпоративные планы. Выберите надежного оператора из нашего списка лучших тарифных планов для мобильных телефонов для бизнеса.

При выборе средств связи проанализируйте шаблоны вызовов и систему маршрутизации. Предположим, вы — растущий малый бизнес, получающий большое количество входящих звонков; вам понадобятся надежные функции управления вызовами. Такие провайдеры, как RingCentral и Grasshopper, позволяют пользователям настраивать телефонные деревья для эффективной маршрутизации вызовов.

5. Приобретение офисного оборудования, расходных материалов и мебели

После того, как все будет готово, следующим этапом обустройства офиса станет покупка и установка офисной мебели. Выберите лучшую офисную мебель и оборудование для вашего бизнеса и бюджета с помощью контрольного списка в качестве справки. Для некоторых это будут новые офисные материалы. Для других добавьте несколько недостающих предметов к существующим офисным столам, стульям и разделителям.

Существует поговорка, что планировка и качество офисных помещений напрямую отражают то, насколько компания ценит своих сотрудников. Поэтому письменные столы должны быть функциональными и подходить для работы и окружающего пространства. Приобретите столы нужной высоты с достаточным пространством на поверхности. При выборе столов учитывайте размещаемое на них оборудование; это будет в основном для набора текста, или вам потребуется больше места для размещения эскизов или дополнительных экранов?

Поскольку члены команды будут проводить много времени за своими рабочими столами, вы должны учитывать это как существенную статью расходов. Эргономика лучше, но они дороже, чем стандартные офисные стулья. Если вы балансируете между качеством и бюджетом, на рынке есть множество недорогих офисных стульев. Выбирайте регулируемые стулья с адекватной поддержкой спины, чтобы вашим коллегам было удобно.

Вы можете выбрать один из трех основных типов офисных стульев:

  • Рабочие стулья: Как правило, они компактны и не имеют подлокотников и предназначены для непродолжительного использования. Они портативны и легко перемещаются для групповых встреч. Рабочие стулья стоят от 40 до 350 долларов каждый.
  • Стулья со средней спинкой: Стулья со средней спинкой, стоимостью от 70 до 600 долларов США каждый, имеют подлокотники и обеспечивают большую поддержку. Это лучший вариант для штатных офисных сотрудников, которые сидят весь день.
  • Кресла для руководителей: Кресла для руководителей обычно более эргономичны и роскошны. Они варьируются от 200 до 1000 долларов. Многие предусматривают вентиляцию с дополнительными регулировками.

В большинстве офисов кресла со средней спинкой и кресла руководителя более чем достаточны, а на временных рабочих местах их дополняют рабочие стулья.

Рабочие стулья — это стандартные офисные стулья, как правило, с колесами и с низким стилем для большей функциональности и общего использования. (Источник: Amazon)

Офисные стулья со средней спинкой не имеют подголовника для поддержки головы, а их высота немного ниже плеч. (Источник: Amazon)

Кресла для руководителей — это офисные кресла премиум-класса с широкими возможностями регулировки, подлокотниками, подголовниками и опорой для поясницы. (Источник: Амазонка)


Перед покупкой устройств вам необходимо решить, будете ли вы предоставлять набор компьютеров или они будут покупать свои собственные. При сравнении ноутбука и настольного компьютера настольные компьютеры обычно предлагают лучшее соотношение цены и качества, больше памяти и лучшую производительность, но портативные компьютеры более портативны. При планировании организации офиса при принятии решения учитывайте график отчетности вашей команды, удаленную работу и работу на местах, а также пространство.

Лучше всего, если вы заранее выберете, на какой операционной системе компьютера работать:

  • Apple OS X: Использование продуктов Apple идеально подходит для таких компаний, как маркетинг или дизайн, которые используют тяжелую графику, видео, игры, редактирование аудио или настольные издательские системы.
  • ОС Windows: Windows является продуктом Microsoft и предустанавливается на большинство новых персональных компьютеров (ПК), что делает ее наиболее широко используемой компьютерной ОС. Это отличный вариант для повседневных персональных компьютеров и офисных задач.

Нужна ИТ-поддержка, но у вас нет собственной организации ИТ-поддержки? Рассмотрите Geek Squad как внешнюю службу ИТ-поддержки. Цены на Geek Squad очень разумны для малого бизнеса, поэтому рассмотрите их как быстрое и простое решение.

Вам потребуются шкафы для документов и контейнеры для хранения файлов, платежных ведомостей или счетов-фактур, а также место для хранения расходных материалов. Однако ваши требования будут минимальными, если вы используете цифровые человеческие ресурсы и программное обеспечение для продаж. Тем не менее, вам понадобится место для хранения канцелярских принадлежностей, таких как ручки, копировальная бумага, брошюры о продуктах и ​​маркетинговые сувениры.

Организуйте свой офис с помощью настенных полок для активных файлов и информации о клиентах. (Источник: Shutterstock)

Надлежащее хранение документов поможет сохранить порядок в пространстве и добавить декоративный элемент. (Источник: Shutterstock)

При выборе стеллажей и мебели для хранения лучше мыслить вертикально. Для небольших офисов увеличьте высоту и увеличьте возможности хранения. Книжные шкафы и плавающие полки предлагают больше места для хранения, не занимая драгоценную площадь.

Если вы создаете или расширяете свой офис, самое время перейти на цифровую обработку административных и внутренних задач. Это снижает затраты за счет сокращения отходов бумаги и покупки чернил. Он также обеспечивает более высокую эффективность за счет автоматизации, сводя к минимуму человеческий фактор. Если вы выбрали систему телефонной связи для бизнеса, скажем, RingCentral или Nextiva, проверьте, совместимы ли ваши бизнес-инструменты с помощью сторонней интеграции для повышения производительности.

Не то, что вы ищете? Предоставьте своей команде инструменты, необходимые для эффективного достижения целей компании. Прочитайте этот список рекомендуемых нами лучших и самых крутых офисных гаджетов, которые не будут стоить вам руки и ноги.

Основные факторы, которые следует учитывать при обустройстве офиса

При обустройстве офиса с нуля необходимо тщательно учитывать такие важные факторы, как местоположение и стоимость. Малым предприятиям обычно приходится выбирать между покупкой офисного помещения или здания, поиском недвижимости для долгосрочной аренды или арендой комплекса с полным спектром услуг в более известном корпоративном регионе.

Вот три соображения по поводу обстановки вашего офиса:

Как и в случае с жилой и промышленной недвижимостью, расположение имеет решающее значение. Если вы разрываетесь между открытием магазина в деловом районе или нишевым районом, первым фактором всегда является бюджет — лучше всего покупать офисные помещения по средствам. Следующим соображением является доступность; ваше местонахождение должно быть удобным для клиентов и достаточно доступным для ваших сотрудников, чтобы они могли приезжать туда ежедневно.

Если у вас есть розничная торговля, а ваши продукты и услуги требуют физических встреч и демонстраций, вам, вероятно, придется инвестировать в лучшее место, чем, скажем, в основном интернет-бизнес. Предположим, вы работаете удаленно и время от времени должны встречаться с клиентами физически. В этом случае вам лучше иметь виртуальный офис, который предоставляет коворкинг и конференц-залы по мере необходимости.

Некоторые владельцы бизнеса хотят иметь полный контроль над своими физическими офисными помещениями. Если у вас есть ресурсы для покупки недвижимости, которая обеспечивает ваш долгосрочный рост, то покупка для вас. Покупка коммерческого здания в долгосрочной перспективе зачастую выгоднее аренды, потому что это текущие инвестиции. Тем не менее, аренда или аренда офисных помещений может иметь больше смысла, если вы не уверены, как долго вы будете оставаться в одном месте.

Вам нужна краткосрочная аренда коммерческого помещения? Временные офисы — отличный вариант для индивидуальных предпринимателей с сезонным проектом или бизнеса, нуждающегося в срочном размещении на время ремонта офиса. Ознакомьтесь с нашим списком лучших поставщиков временных офисных помещений для малого бизнеса.

При аренде вам необходимо тщательно сбалансировать свой риск с ежемесячной стоимостью. Более длительные контракты часто ниже, чем краткосрочная и среднесрочная аренда, но с арендой вы платите ежемесячные платежи, даже если позже решите переехать. Многие долгосрочные договоры аренды предусматривают штрафы за досрочное расторжение договора аренды. Обязательно внимательно изучите все контракты и поработайте с бизнес-адвокатом, который может проверить вашу аренду, чтобы убедиться, что в ней нет скрытых пунктов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Дорого ли обустроить офис?

Нет. Это может обойтись дорого, но не обязательно. Можно создать удобную и функциональную офисную обстановку без больших затрат. Экономьте на расходах, внося улучшения самостоятельно, перепрофилируя мебель или оптимизируя существующие расходные материалы и оборудование. Выбирайте недорогие, настраиваемые телефонные системы, такие как у этих шести самых дешевых поставщиков услуг VoIP.

Нужен ли мне адрес физического офиса для ведения бизнеса в США?

Нет. Для деловых документов, лицензий и разрешений часто требуется физический адрес в США. Небольшим компаниям, в том числе работающим на дому предприятиям, которые не хотят использовать свой домашний адрес из соображений безопасности, следует рассмотреть возможность получения P. O. Box или работа с поставщиком услуг виртуального офиса. Они предоставляют вам виртуальный бизнес-центр в США за сумму от 50 до 200 долларов в месяц и предлагают другие услуги, такие как пересылка почты и виртуальные телефонные номера.

Какой цвет краски лучше всего подходит для офиса?

По мнению экспертов, для офиса лучше всего подходят два цвета: зеленый и синий. Учитывая, что цвет влияет на настроение и поведение, эти оттенки успокаивают и идеально подходят для стимулирования спокойствия и сосредоточенности для повышения продуктивности. При проектировании домашнего офиса ознакомьтесь с нашей статьей о различных конфигурациях домашнего офиса и посмотрите, какая планировка лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.

Теперь, когда мы решили, как обустроить офис для малого бизнеса, пришло время подумать о вашей новой планировке. Как и в любом проекте, чем больше вы планируете, тем менее болезненным он будет. Вот здесь и пригодится наш контрольный список для нового офиса. Если вам нужно быстро настроить офис, рассмотрите другие варианты, такие как виртуальные офисы или поставщики временных офисных помещений для аренды помещений, а также услуги автоответчика, чтобы не пропустить звонки клиентов.

Обустройство физического офиса вашего бизнеса

Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе вне дома, все, что вы можете сделать, чтобы сделать свое рабочее пространство эффективным, приятным и продуктивным, будет потрачено с пользой.

 

В игру вступают многие факторы, в том числе расположение вашего офиса, тип оборудования, способы обустройства эффективных и удобных рабочих мест и, что очень важно, способы обеспечения рентабельности.

 

Оснащение вашего офиса

Для создания офиса необходимо приобрести большое количество предметов, в том числе отраслевое оборудование, мебель, инструменты и транспортные средства. Поскольку расходы могут быть значительными, вам необходимо установить приоритеты и приобрести то, что наиболее важно для вашего типа бизнеса. Например, если у вас есть торговое помещение более высокого класса, ресторан или профессиональный офис, вероятно, имеет смысл инвестировать в дизайн и мебель, которые представляют вашу компанию и обеспечивают обслуживание клиентов в соответствии с брендом. Однако, если вы производитель или консультант, практичность, комфорт и долговечность могут подойти вам больше.

 

А для крупных приобретений проведите анализ затрат и результатов, сопоставив свои затраты с ожидаемым увеличением доходов или сбережений в течение срока службы актива.

 

Основы: список

Потребности в мебели и оборудовании могут быть разными, но эти предметы нужны почти всем.

 

  • Просторные столы:  На рабочих столах должно быть достаточно места для компьютера (при необходимости), телефона и места для работы.
  • Удобные, качественные стулья:  Эргономика важна. Убедитесь, что вы и ваши сотрудники чувствуете себя комфортно и имеете здоровую осанку. В конце концов, они будут проводить много часов каждый день в этих креслах.
  • Мощные и быстрые компьютеры:  Это не столько удобство, сколько эффективность. Не экономьте на качестве, скорости или памяти. Кроме того, несмотря на то, что компьютеры быстро устаревают, убедитесь, что приобретенные вами компьютеры смогут удовлетворить потребности компании хотя бы в течение нескольких лет.
  • Быстрый доступ в Интернет:  Мир движется все быстрее и быстрее. Никаких оправданий. Получите самую высокую скорость, доступную в вашем регионе, и воспользуйтесь пакетами электронной почты/Интернета для бизнеса.
  • Картотеки и хранилища:  Даже при попытках создать безбумажные офисы бумага случается, и нам нужны хорошие системы и много места для хранения всего этого. Кроме того, вам может потребоваться безопасно хранить записи в течение нескольких лет — убедитесь, что у вас есть место для этого.
  • Рабочие столы:  Они должны дополнять свободное место на офисных столах. Иногда сотрудникам просто нужно больше места, чтобы спланировать всю вашу работу и быть эффективными.
  • Полки:  Они предназначены не только для хранения книг. Все виды файлов и все, к чему вам нужен удобный доступ, должны быть на расстоянии вытянутой руки.

Дизайн вашего (домашнего) офиса

Если вы создаете совершенно новое рабочее пространство в своем доме, у вас будет полный контроль над тем, где вы работаете, и над всем дизайном вашего офиса.

 

  • Подумайте о местоположении:  Если вы выделяете часть своего дома под офис, подумайте о важности четко распределенного пространства, в идеале как можно более свободного от семейного шума. Он должен быть звуконепроницаемым и хорошо отделенным от жилого пространства семьи.
  • Планируйте обдуманно:  Не торопитесь тщательно и обдуманно планировать, уделяя особое внимание деталям. Начните с карандашного наброска желаемой планировки, включая предполагаемое размещение мебели, офисного оборудования и окон в масштабе.