Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2.

Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным исследования, только 29% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе и не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.  

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

• Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки. 
• Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
• Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
• Работы с возможными рисками.
• Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Пример плана проекта

Часто для планирования применяют простые таблицы (например, Microsoft Excel), аналог Excel или другие инструменты. Однако опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы. 

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

4.6 13 голоса

Рейтинг статьи

Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов [2023] • Asana

Резюме

Организуйте свои проекты с помощью планов проектов, чтобы не отставать от графика — еще до того, как вы начнете. План проекта содержит все необходимые детали вашего проекта, такие как цели, задачи, объем, сроки и результаты. Это показывает заинтересованным сторонам четкую дорожную карту вашего проекта, гарантирует, что у вас есть ресурсы для него, и с самого начала привлекает всех к ответственности. В этой статье мы научим вас семи шагам для создания собственного плана проекта.

Планы проекта необходимы для того, чтобы ваш проект был организован и соблюдался. Отличный план проекта поможет вам начать работу со всеми необходимыми элементами — от целей и бюджета до этапов и планов коммуникации — в одном месте. Сэкономьте свое время (и немного головной боли), создав рабочий план, который сделает ваш проект успешным.

Что такое план проекта?

План проекта, иногда называемый рабочим планом, представляет собой схему целей, задач и задач, которые ваша команда должна выполнить для конкретного проекта. Ваш план проекта должен включать информацию о расписании проекта, объеме, сроках выполнения и результатах для всех этапов жизненного цикла проекта. Но не все процессы планирования проектов созданы одинаковыми, что приводит к тому, что некоторые команды недоиспользуют их или полностью пропускают. Чтобы написать эффективный план проекта, вы должны быть методичными (выполнять ряд шагов), конкретными и четкими, когда дело доходит до ваших идей и стратегии реализации.

Бесплатный шаблон многофункционального проекта

Если вы все еще не знаете, что такое план проекта, вот чем он отличается от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ тоже самое. Разные команды или отделы могут предпочесть тот или иной термин, но оба они в конечном итоге описывают одно и то же: список общих действий, которые вам необходимо предпринять для достижения целей вашего проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это план вашего проекта. В основном вы используете уставы проекта, чтобы получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон, прежде чем начать. Это означает, что устав вашего проекта предшествует вашему плану проекта. Устав проекта — это набросок простого плана проекта, который должен включать только ваши цели проекта, объем и обязанности. Затем, как только ваш устав будет утвержден, вы можете создать план проекта, чтобы предоставить более подробный план ключевых элементов вашего проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

План проекта и объем проекта

Объем проекта определяет размер и границы вашего проекта. В рамках плана вашего проекта вы должны определить масштаб проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами проекта. Если вы когда-либо беспокоились о расширении масштаба, вы можете вернуться к предварительно определенному объему в плане проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Прочтите: Краткое руководство по определению масштаба проекта — за 8 шагов

План проекта и проект Agile

Управление проектами Agile — это структура, помогающая командам разбивать работу на итерационные, совместные компоненты. Agile-фреймворки часто работают в сочетании с методологиями scrum и sprint. Как и в любом проекте, команда проекта Agile может извлечь выгоду из наличия плана проекта, прежде чем приступить к работе.

Прочтите: Asana для Agile и Scrum

План проекта и структура распределения работ

Подобно плану проекта, структура распределения работ (WBS) помогает вам в выполнении проекта. В то время как план проекта фокусируется на каждом аспекте вашего проекта, WBS фокусируется на результатах, разбивая их на промежуточные результаты и задачи проекта. Это поможет вам визуализировать весь проект в простых шагах. Поскольку это визуальный формат, WBS лучше всего рассматривать в виде диаграммы Ганта (или временной шкалы), доски Канбан или календаря, особенно если вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Прочтите: структурная декомпозиция работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Почему важны планы проекта?

Планы проекта составляют основу всего проекта. Без него вы упускаете первый важный шаг в общем процессе управления проектом. Когда вы запускаете проект без определенных целей или задач, это может привести к неорганизованности работы, разочарованию и даже расширению масштабов. Четкий письменный план управления проектом обеспечивает базовое направление для всех заинтересованных сторон, а также обеспечивает подотчетность каждого. Это подтверждает, что у вас есть ресурсы, необходимые для проекта, еще до его фактического начала.

План проекта также позволяет вам, как лицу, ответственному за выполнение, прогнозировать любые потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, пока проект все еще находится на стадии планирования. Таким образом, вы можете быть уверены, что проект будет достижим или, при необходимости, будет правильным. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами, между планированием проекта и его успехом существует тесная связь: чем лучше ваш план, тем лучше ваш результат. Таким образом, преодоление этапа планирования также способствует повышению эффективности и результатов проекта.

7 шагов для написания плана проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Чтобы создать четкий план управления проектом, вам нужен способ отслеживать все движущиеся части. Независимо от того, какой тип проекта вы планируете, каждый рабочий план должен иметь:

• Цели и цели проекта

• Метрики успеха

• Заинтересованные стороны и роли

• Scope и бюджет

• 9999999. , результаты и зависимости проекта

• Сроки и расписание

• План коммуникации

Не знаете, что каждый из них означает или должен выглядеть? Давайте углубимся в детали:

Шаг 1: Определите свои цели и задачи

Вы работаете над этим планом проекта по определенной причине — скорее всего, вы, ваша команда или ваша компания достигнете конечной цели. Но как вы узнаете, достигли ли вы этой цели, если у вас нет способа измерить успех?

Каждый успешный план проекта должен иметь четкий желаемый результат. Определение ваших целей обеспечивает обоснование вашего плана проекта. Это также держит всех на одной волне и фокусирует внимание на результатах, которых они хотят достичь. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, которые знают, как их работа способствует достижению целей компании, в 2 раза более мотивированы. Однако только 26% сотрудников обладают такой ясностью. Это потому, что постановка целей чаще всего происходит отдельно от фактической работы. Определив свои цели в плане работы, вы можете напрямую связать работу, которую выполняет ваша команда, с целями проекта в режиме реального времени.

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Как правило, цели вашего проекта должны быть более высокого уровня, чем цели вашего проекта. Цели вашего проекта должны быть целями SMART, которые помогут вам измерить успех проекта и показать, как ваш проект согласуется с бизнес-целями. С другой стороны, цель составления целей проекта состоит в том, чтобы сосредоточиться на фактических, конкретных результатах, которых вы собираетесь достичь в конце своего проекта. Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения целей, поэтому вы можете создать рабочий процесс, соответствующий целям проекта.

Ваш проект план  задает направление, необходимое вашей команде для достижения ваших целей, посредством целей вашего проекта. Включив свои цели непосредственно в документацию по планированию, вы можете держать путеводную звезду вашего проекта под рукой. Когда вы определяете объем своего проекта или составляете график своего проекта, проверьте свои цели, чтобы убедиться, что работа способствует достижению ваших основных целей.

Прочтите: Как составить эффективную цель проекта с примерами

Шаг 2. Установите показатели успеха

Определив свои цели, убедитесь, что они измеримы, установив ключевые показатели успеха. Хотя ваша цель служит предполагаемым результатом, вам нужны показатели успеха, чтобы вы знали, работаете ли вы в соответствии с планом для достижения этого результата. Лучший способ сделать это – поставить SMART-цели. С SMART-целями вы можете убедиться, что ваши показатели успеха ясны и измеримы, поэтому вы можете оглянуться на конец своего проекта и легко сказать, достигли ли вы их или нет.

Например, целью мероприятия может быть проведение 22 июня ежегодной трехдневной конференции для специалистов по поисковой оптимизации. Показателем успеха для этой цели может быть присутствие на вашей конференции не менее 1000 человек. Это и понятно, и измеримо.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Шаг 3. Уточните заинтересованные стороны и роли

Запуск проекта обычно означает вовлечение сотрудников в его выполнение. В плане управления проектом укажите, какие члены команды будут участвовать в проекте и какова будет роль каждого человека. Это поможет вам решить, кто отвечает за каждую задачу (к чему мы скоро вернемся), и сообщит заинтересованным сторонам, как вы ожидаете их участия.

В ходе этого процесса обязательно определите различные роли и обязанности, которые могут быть у ваших заинтересованных лиц. Например, кто непосредственно отвечает за успех проекта? Есть ли какие-либо утверждающие, которые должны быть привлечены, прежде чем что-либо будет завершено? Какие кросс-функциональные заинтересованные стороны должны быть включены в план проекта? Нужно ли учитывать какие-либо факторы управления рисками?

Рассмотрите возможность использования системы, такой как диаграмма RACI, чтобы помочь определить, кто продвигает проект вперед, кто будет утверждать решения, кто будет вносить свой вклад в проект и кто должен оставаться в курсе хода проекта.

Затем, когда вы обозначите все свои роли и заинтересованные стороны, не забудьте включить эту документацию в свой план проекта. Как только вы завершите свой план, ваш рабочий план станет вашим межфункциональным источником истины.

Прочтите: 9 стратегий успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определите свой бюджет

Запуск проекта обычно стоит денег. Будь то наем фрилансеров для написания контента или кейтеринговая компания для мероприятия, вы, вероятно, потратите немного денег.

Поскольку вы уже определили свои цели и заинтересованные стороны в рамках плана проекта, используйте эту информацию для составления бюджета. Например, если это кросс-функциональный проект с участием нескольких отделов, будут ли отделы делить стоимость проекта? Если у вас есть конкретная целевая метрика, например посетители мероприятия или новые пользователи, поддерживает ли ваш предлагаемый бюджет эту задачу?

Установив бюджет проекта на этапе планирования проекта (и до того, как начнутся расходы), вы сможете получить одобрение, легче отслеживать ход выполнения и принимать разумные и экономичные решения на этапе реализации вашего проекта. Заранее зная свой бюджет, вы сможете управлять ресурсами, гарантируя, что вы не превысите первоначальный финансовый объем проекта. Планирование поможет вам определить, какие части вашего проекта будут стоить сколько, не оставляя места для сюрпризов позже.

Шаг 5. Согласование вех, результатов и зависимостей проекта

Важная часть планирования вашего проекта — установление вех или конкретных целей, представляющих достижение. Вехи не требуют даты начала и окончания, но достижение одной из них знаменует собой значительное достижение в ходе вашего проекта. Они используются для измерения прогресса. Предположим, вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Установка вехи на временной шкале вашего проекта, когда прототип будет завершен, поможет вам измерить прогресс, которого вы достигли на данный момент.

Результат проекта, с другой стороны, — это то, что фактически произведено, когда вы достигаете вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигли важной вехи, когда создали конечный результат, которым стал прототип. Вы также можете использовать зависимости проекта — задачи, которые вы не можете начать, пока не будут завершены другие. Зависимости гарантируют, что работа начнется только после того, как она будет готова. Продолжая пример, вы можете создать зависимость проекта, требующую утверждения от руководителя проекта перед началом тестирования прототипа.

Если вы используете наш бесплатный шаблон плана проекта, вы можете легко организовать свой проект по результатам, зависимостям и вехам. Таким образом, каждый в команде будет иметь четкое представление о работе в рамках вашего проекта и основных этапах, над которыми будет работать ваша команда.

Прочтите: Как устанавливать, достигать и отмечать вехи проекта

Шаг 6. Наметьте график и график

Для достижения целей проекта вам и вашим заинтересованным сторонам необходима ясность в отношении общего графика и графика проекта. Согласование временных рамок может помочь вам лучше расставить приоритеты во время сессий стратегического планирования.

Не все проекты имеют четкие временные рамки. Если вы работаете над большим проектом с несколькими неизвестными датами, рассмотрите возможность создания дорожной карты проекта вместо полномасштабного графика проекта. Таким образом, вы можете уточнить порядок выполнения различных задач, не обязательно устанавливая точные даты.

После того, как вы выполнили обязанности высокого уровня, пришло время уделить внимание деталям. В шаблоне плана работы начните с разбивки проекта на задачи, чтобы ни одна часть процесса не была пропущена. Большие задачи можно даже разбивать на более мелкие подзадачи, что делает их более управляемыми.

Затем возьмите каждую задачу и подзадачу и назначьте им дату начала и дату окончания. Вы начнете визуально видеть, как все объединяется в единую временную шкалу проекта. Обязательно добавьте заинтересованных лиц, наметив, кто чем занимается и когда.

Прочтите: Как создать временную шкалу проекта за 7 шагов

Шаг 7: Поделитесь своим планом коммуникации

Мы установили, что в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили общения у них будут различаться. У вас есть возможность заранее указать свои ожидания для этого конкретного проекта в плане проекта. Наличие плана коммуникации необходимо для того, чтобы убедиться, что все понимают, что происходит, как продвигается проект и что происходит дальше. И на случай, если возникнет препятствие, у вас уже будет четкая система связи.

При разработке плана коммуникации ответьте на следующие вопросы:

• Сколько встреч, связанных с проектом, вам нужно провести? Каковы их цели?

• Как вы будете управлять обновлениями статуса проекта? Где вы будете делиться ими?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом и сообщения о прогрессе и обновлениях?

Как и другие элементы вашего плана проекта, убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и межфункциональные сотрудники должны иметь возможность легко найти эти рекомендации на этапах планирования и выполнения вашего проекта.

Прочтите: Почему четкий план коммуникаций важнее, чем вы думаете

Пример плана проекта

Далее, чтобы помочь вам понять, как должен выглядеть ваш план управления проектом, вот два примера планов для проектов по маркетингу и дизайну, которые помогут вам во время собственное планирование проекта.

Пример плана проекта: годовой календарь контента

Предположим, вы являетесь руководителем отдела контента в своей компании и в ваши обязанности входит создание и предоставление календаря контент-маркетинга для всего контента, который будет опубликован в следующем году. Вы знаете, что ваш первый шаг — составить план работы. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успеха

Вы устанавливаете, что ваша цель создания и выполнения календаря контента состоит в том, чтобы повысить вовлеченность на 10%. Показатели вашего успеха — это процент открытий и рейтинг кликов в электронных письмах, число подписчиков вашей компании в социальных сетях и ранжирование ваших материалов в поисковых системах.

Заинтересованные стороны и роль каждого человека

В этом проекте будут задействованы пять человек.

• Вы, ведущий контент: Разработка и ведение календаря

• Брэндон и Джейми, сценаристы: Предоставление набросков и копий для каждой части контента

• Нейт, редактор: Редактирование и предоставление отзывов о контенте

  5

  5 Производитель: Публикация контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет на план проекта и годовой объем контента составляет 50 000 долларов.

Вехи и результаты

Ваша первая веха — заполнить календарь контента, в котором показаны все темы за год. Результатом является общедоступная версия календаря. И этапы, и результаты должны быть четко отмечены в графике вашего проекта.

Временная шкала и расписание

Вы определили, что ваше расписание для плана проекта календаря контента будет следующим:

• 15 октября — 1 ноября: Этап исследования для поиска идей для тем для контента

• 2 ноября — 30 ноября: Определите темы, о которых вы будете писать

• 1 декабря — 1 января: Составление календаря

1 — 9 января 4: 9 января

4 Содержание будет написано Брэндоном и Джейми и отредактировано Нейтом, в течение года

• 16 января — 31 декабря: Паула начнет публиковаться и продолжит делать это по мере поступления в течение года.

План коммуникации

В рамках вашего плана коммуникации вы проведете стартовое совещание, а затем ежемесячные обновленные встречи. Еженедельные обновления статуса будут отправляться в пятницу после обеда. Вся коммуникация, связанная с проектом, будет происходить в инструменте управления проектами.

Как ClassPass управляет планами проектов от начала до конца

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям в ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, осуществляемые творческими командами, командами по развитию и работе с контентом. Вот три ее лучшие стратегии управления планами проектов:

• Заранее определите заинтересованные стороны: Независимо от масштаба проекта очень важно знать, кто является заинтересованными сторонами и их роль в проекте, чтобы обеспечить привлечение нужных людей на каждом этапе. Это также упростит процесс проверки и утверждения до того, как команда приступит к работе.

• Договоритесь о том, как вы хотите сообщить о своем проекте: Определите, где и когда должно происходить общение для вашего проекта, чтобы ключевая информация была собрана в нужном месте, чтобы все оставались на связи.

• Будьте гибкими и изучайте стили работы других людей: Проекты не всегда идут по плану, но при правильном управлении интеграцией вы можете обеспечить бесперебойную работу проектов. Кроме того, узнайте, как участники проекта любят работать, чтобы учесть это при создании плана. Это поможет работать более гладко, как только вы начнете выполнять.

Прочтите: Передовой опыт творческого производства от Керри Хоффман из ClassPass

Напишите план своего следующего проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали специалистом по планированию работы. С помощью нескольких шагов, немного времени и целой организации вы успешно написали план проекта.

Следите за собой и своей командой и решайте проблемы на раннем этапе, используя такой инструмент управления проектами, как Asana. Уверенно работайте над каждым этапом плана проекта и оптимизируйте общение с командой.

Бесплатный шаблон многофункционального проекта

Планирование проекта: примеры, шаги и советы

План проекта — это всеобъемлющий документ, в котором излагаются цели, задачи, сроки и ресурсы, необходимые для успешного завершения проекта. Это важный инструмент для менеджеров проектов и членов команды, позволяющий следить за ходом проекта и следить за тем, чтобы он не сбивался с пути.

В этой статье мы познакомим вас с основными этапами написания плана проекта, отвечающего потребностям вашей команды. Мы расскажем, как определить объем проекта, установить реалистичные цели и сроки, определить потенциальные риски и проблемы, составить график проекта, а также отслеживать и корректировать план по мере необходимости. В качестве бонуса мы поделимся с вами шаблоном планирования проекта, который поможет вам без особых усилий приступить к планированию.

Как составить план проекта за 8 простых шагов

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и получите первоначальное согласие

Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «что» почему.» Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, является ли проект успешным, и их цели должны быть достигнуты. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот первоначальный разговор, чтобы договориться, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности и ожидания и установите базовый план, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для вашего рабочего плана проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта.

Вот несколько вопросов, которые вы должны обсудить с заинтересованными сторонами:

• Как составить план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ждать?
• Как вы будете измерять успех?
• Каковы ваши ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2. Перечислите цели, согласуйте OKR и наметьте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной 37% неудач проекта. Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для своего рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните назначать их для целей и OKR. OKR — это методика планирования и постановки целей, получившая известность благодаря Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске планов проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они удовлетворяют. Оттуда создайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать — возможно, вы воспользуетесь шаблоном плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Вехи могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы всем было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3: Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть план проекта, ваши задачи согласованы с целями и одобрение команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием перечисленных вами элементов проекта. на втором шаге.

Посмотрите на каждый результат и определите ряд задач, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за ее выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у всех был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы уменьшить вероятность дорогостоящего недопонимания.

В то время как подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый менеджер проекта, опрошенный Wellingstone’s State of Project Management Survey, сказал, что он «никогда» или «иногда» не готовит стандартную документацию по определению объема. Его создание позволит вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробное расписание проекта

После того, как ваши цели, задачи и этапы уже намечены для вас, пришло время начать включать ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который поможет вам легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи. Планируя задачи, используйте подзадачи, чтобы разбивать большие задачи на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) и управление ресурсами. Давайте определим каждое:

• Задачи: Отдельные задачи, которые люди должны выполнять для достижения ваших целей
• Подзадачи: Не дольше нескольких дней каждая, они помогают разбить большую задачу на более мелкие шаги
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разделить проект и действуют как контрольные точки на протяжении всего жизненного цикла проекта

Профессиональный совет: Хотите открыть маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для противопожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту требуется дополнительное время для проверки или член команды звонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять целый день. Так что, может быть, вы сделаете их двумя в своем плане. Однако нет необходимости давать каждой задаче подушку — взвесьте риски и добавьте их там, где это наиболее целесообразно. Будущее вы будете благодарны вам.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. После того, как вы выбрали инструменты и получили бюджет, не забывайте о своих людях. Даже люди, которые уже знают, как написать рабочий план проекта и делали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI поможет вам определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта в паре с тем, кто несет ответственность (назначен для завершения работы), подотчетен (имеет право да/нет/право вето), с кем консультируются (должен одобрять или вносить свой вклад) и информирован (должен знать о действии). или решение).

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека. Имейте в виду, что 95 % сотрудников сообщают, что одновременно работают более чем в одной команде или над одним проектом, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком напряженными для команд. Согласно нашему отчету об эпидемии стресса, стресс заставляет около 50% работников искать другую работу, а 25% вообще бросают свою текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Крайне важно знать, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень выполненной работы над проектом в соответствии с планом. Для менеджеров проектов такие инструменты, как управление ресурсами Wrike, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, предоставляя вам прозрачность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6. Определение процесса связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте. Когда заинтересованным сторонам приходится просматривать страницы электронных писем или постоянно запрашивать обновления, они разочаровываются, и их мотивация падает.

Уменьшите разочарование, разместив все элементы проекта, такие как активы, беседы, задачи, сроки выполнения, обновления и отчеты, в одном месте, подобно инструменту для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и держите его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: Планируйте, если что-то пойдет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как составить план проекта, правда в том, что все проекты имеют свои повороты и повороты — это и делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе планирования, убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы. Создайте четкую цепочку подчинения и составьте список ключевых контактов в рамках проекта. Заранее сообщайте о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Устройте вечеринку в честь запуска!

Каждому успешному проекту нужен старт. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы все были на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились в предыдущих шагах:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят
• Перечислите активы, которые, как ожидается, поставит проект
• Нарисуйте связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта
• Показать временную шкалу проекта, чтобы все могли видеть зависимости и знать ожидаемые даты
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны
• Узнайте, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, куда они могут обратиться за информацией и к кому обращаться с вопросами
• Обсудите риски и убедитесь, что команда готова
• Получите последнее обязательство!

Бонусный совет: Вам не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, подходящий для вашей команды, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для конкретных типов рабочих планов проекта. Давайте начнем прямо сейчас с этих бесплатных примеров шаблонов плана проекта.

Как добраться до «Конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть возможность управлять процессом планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект — и еще один после этого. На самом деле, все эти сложные проекты станут настолько простыми, что вы можете почувствовать себя в отпуске. Верно?

Как использовать Wrike для планирования проектов

Wrike предлагает ряд мощных функций и шаблонов, которые помогут вам планировать и выполнять проекты более эффективно. С помощью Wrike вы можете создать план проекта, охватывающий все основные аспекты вашего проекта.

Готовый шаблон планирования проекта Wrike предоставляет настраиваемую основу для создания расписания проекта. Этот шаблон поможет вам установить реалистичные сроки, определить потенциальные риски и назначить задачи членам команды, чтобы вы могли создать четкий и действенный план проекта, который поможет вашей команде не сбиться с пути и обеспечить своевременную доставку.