Идеальный помощник
Исследовательский центр портала SuperJob.ru
Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика».
По мнению 24% российских руководителей, главная черта идеального помощника – исполнительность. «Это самое важное качество», – убеждены директора компаний.
20% респондентов считают, что для помощника руководителя важен аналитический склад ума, так как ему приходится работать «с большими объёмами информации», «просчитывать на несколько ходов вперёд».
На необходимость ответственного отношения к своим обязанностям указали 15% опрошенных.
13% респондентов считают, что помощник руководителя должен быть порядочным и честным человеком.
По 10% голосов опрошенных набрали такие характеристики помощников руководителей, как профессионализм и коммуникабельность.
9% участников опроса мечтают о преданном помощнике, который «смотрит в одну сторону с руководителем и глазами, и всей своей сущностью».
«Работоспособность на уровне почти трудоголика» отметили 7% респондентов. Столько же руководителей (7%) желают, чтобы их помощник время от времени проявлял инициативу.
6% опрошенных руководителей компаний указали такую характеристику идеального помощника, как компетентность. Столько же голосов (6%) набрал вариант ответа «организованность, дисциплинированность».
На необходимость такого качества, как стрессоустойчивость, указали в своих комментариях 5% руководителей российских предприятий.
Другие черты характера, необходимые идеальному помощнику руководителя, назвали 15% россиян. Часть из них считает, что настоящий профессионал в этой области обязан быть пунктуальным.
Другие респонденты полагают, что он должен быть «шустрым», «мобильным». Кто-то убеждён, что идеальный помощник руководителя должен обладать способностями дипломата и уметь находить компромисс. Немаловажное значение имеет и презентабельная внешность. Часть руководителей желает видеть в роли помощника скромного, незаметного человека, «который не задает вопросов». Однако другая часть опрошенных в корне с этим не согласна и считает, что помощник руководителя «должен быть жёстким», «лидером».
Затруднились с ответом на предложенный вопрос 8% соискателей руководящих должностей.
Результаты онлайн-конференции, посвящённой специфике трудоустройства помощников руководителей, показали, что соискатели этой должности представляют себе идеального специалиста в этой сфере деятельности несколько иначе, чем начальники. Например, на первое место участники конференции выдвигают профессионализм, затем стрессоустойчивость и коммуникабельность. По их мнению, помощнику руководителя не помешают сдержанность и выдержка, также нужно обладать высокой работоспособностью и приятной внешностью, потому что зачастую руководитель общается со своим помощником «больше, чем с супругой».
Место проведения опроса: Россия, все округа
Время проведения: 24-26 марта 2008 года
Исследуемая совокупность: соискатели руководящих должностей
Размер выборки: 300 респондентов
Вопрос:
«Какими чертами, на Ваш взгляд, должен обладать идеальный помощник руководителя?»
Некоторые комментарии респондентов:
«Исполнительность» – 24%
«Исполнительность – самое важное качество»; «Исполнительность плюс способность к компромиссам»; «Исполнительность. Не ставить под сомнение решение руководителя»; «Прежде всего это исполнительность и, как ни странно, в то же самое время инициативность»; «Исполнительность, трудолюбие, честность, быстрая реакция, умение общаться на разном уровне»; «Исполнительность, профессионализм, умение самостоятельно принимать решения».
«Ум, интеллект» – 20%
«В отличие от руководителя, он должен быть мудрым и дальновидным»; «Гибким мышлением»; «Он должен уметь работать с большим объёмом информации, грамотно и правильно строить рабочее время, правильно и чётко ставить задачи исполнителям»; «Идеальный помощник, как и идеальный руководитель, должен иметь способность просчитывать на несколько ходов вперёд, быть стратегом»; «Мозги.
«Ответственность» – 15%
«Ответственность, исполнительность, организованность, грамотная речь, пунктуальность»; «Ответственный, порядочный»; «Ответственный, самостоятельный»; «Ответственный, твёрдый в своих решениях, мобильный, коммуникабельный, оперативный и умный»; «Ответственность, исполнительность, организованность, грамотная речь, пунктуальность».
«Честность, порядочность» – 13%
«Порядочность. Системность. Открытость. Ум. Завершённость во всём»; «Порядочность, высокая мотивация в работе, профессионализм»; «Честность, скромность, предприимчивость, кротость»; «Честность, порядочность, преданность»; «Честным и надёжным»; «Порядочностью, ответственностью, профессионализмом».
«Профессионализм» – 10%
«Профессионализм, исполнительность, бесконфликтность»; «Профессионализм, пунктуальность, порядочность»; «Профессионализмом и исполнительностью»; «Профессиональность, доброжелательность, работоспособность»; «Профессионализм, психологическая уравновешенность»; «Профессионалом своего дела.
«Коммуникабельность» – 10%
«Коммуникабельность, аккуратность, стрессоустойчивость»; «Коммуникабельность, заинтересованность в развитии организации, компетентность в вопросах деятельности предприятия, знание делопроизводства, техническое образование (или умение логически мыслить)»; «Коммуникабельность, ответственность, быть правой рукой руководителя, мягко и ненавязчиво исправлять огрехи шефа, уметь оградить его от вероятных ошибок, которые не всегда видны одному человеку»; «Коммуникабельностью, решительностью, ответственностью, он должен уметь правильно расставлять приоритеты».
«Преданность» – 9%
«Любить начальника»; «Преданность, нацеленность на результат»; «Преданность, умение предвосхищать мысли руководителя, компетентность»; «Преданный, исполнительный, добросовестный, оптимистически настроенный на работу»; «Смотреть в одну сторону вместе с руководителем и глазами, и всей своей сущностью!»
«Работоспособность» – 7%
«Работоспособность на уровне почти трудоголика, надёжность, устойчивость к стрессам, умение находить консенсус с людьми, легко усваивать нужную информацию и в случае её ненадобности быстро забывать, по темпераменту, однозначно, сангвиник, грамотная устная и письменная речь, уверенный пользователь ПК, хороший организатор»; «Работоспособность, честность, желание стать руководителем»; «Трудолюбие, коммуникабельность, аналитический склад ума, высокая работоспособность, настойчивость, способность к прогнозированию»; «Трудолюбием!»; «Желанием работать!»
«Инициативность» – 7%
«Инициативность, быстрая исполнительность»; «Предприимчивость, ответственность, коммуникабельность, компетентность»; «Инициативность, доброжелательность».
«Организованность, дисциплина» – 6%
«Организованность, дисциплинированность, собранность, полная самоотдача»; «В первую очередь помощник должен быть организован, сообразителен, доброжелателен. Хорошо, если он имеет аналитический склад ума, хорошую память и навыки делопроизводства»; «Дисциплинированность, мобильность, ум, грамотность, креативность и гибкость мышления»; «Обязательность, почти интуитивная восприимчивость к информации, живость, поворотливость, высокая степень самоорганизации»; «Организованность. Исполнительность».
«Компетентность» – 6%
«Компетентность. Исполнительность»; «Компетентность, внимательность»; «Компетентность, исполнительность, ответственность, коммуникабельность»; «Компетентность, профессионализм»; «Компетентностью в основном бизнесе и глубокими познаниями в практической психологии»; «Компетентностью, знанием бизнес-этикета, тайм-менеджмента».
«Стрессоустойчивость» – 5%
«Высокая стрессоустойчивость»; «Стрессоустойчивость, готовность к ненормированному рабочему дню, способность работать в многозадачном режиме».
«Другое» – 15%
«Он должен быть шустрым»; «Надёжным и полезным»; «Порядочность»; «Мобильным, дипломатом, лидером»; «Должен реально помогать руководителю»; «Лояльность»; «Помощник руководителя в первую очередь должен быть жёстким»; «Пунктуальность и исполнительность»; «Спорить, ибо в споре рождается правильное решение!»; «Презентабельная внешность»; «Чувство юмора, неординарность мышления, интеллект»; «Знать работу лучше своего руководителя»; «Незаметным»; «Не задавать лишних вопросов. Давать ответы»; «Адекватность»; «Аккуратность»; «Скрупулёзность»; «Активный, генератор идей, понимающий руководителя с полуслова»; «Чуткость»; «Точность»; «Скромность, ответственность, исполнительность».
«Затрудняюсь / не хочу отвечать» – 8%
«Смотря какие цели преследует руководитель»; «Никогда не задумывалась об этом, т. к. должность «помощник руководителя» мне не интересна. Несмотря на это, к людям, занимающим такую должность, я отношусь с уважением».
<p>Идеальный помощник</p><p>Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.
ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика».<a href=»https://www.superjob.ru/community/career/11915/» target=»_blank»> Подробнее…</a></p><p>Источник: <a href=https://www.superjob.ru>Superjob.ru — Работа, вакансии, резюме.</a></p>
Комментарии
Следующая →
1 2
Следующая →
1 2
Эффективный личный помощник руководителя: какой он
- Подробности
- Категория: Карьера
Как оценивается работа ассистента директора в профессиональном плане разберемся далее в материале.
В главе компаний или организаций стоят успешные и грамотные люди, но никто из них не может управлять всей этой «деловой машиной» без надежного соратника.
Речь идет о персональном или личном помощнике, том самом, что является по сути правой рукой начальника и его доверенным лицом в решении многих дел, в том числе и личных.
Чтобы оправдать надежды и ожидания, такой сотрудник должен быть профессионалом во многих сферах и иметь особые уникальные навыки. Например, такт и умение слушать.
Так как помощник руководителя занимается организацией расписания руководителя, планирует его встречи и знает многие тайны, то подобных качеств у него должно быть еще больше.
Как добиться эффективности?
1. Хороший личный помощник способен разделять личное и работу, но при этом он может правильно расставлять приоритеты для шефа, чтобы быстро решать ту или иную задачу.
2. Делопроизводство и офисная техника для помощника основа основ. Поэтому даже если личных поручений в офисе больше, чем рабочих, эту базу нужно знать на уровне профи.
3. Преданность и конфиденциальность. В работе личного помощника много тайн руководителя, от коммерческих до личных. А умение их хранить и оберегать бесценно.
4. Тайм-менеджмент.
Эффективный личный помощник жонглирует временем так, словно он фокусник.
Спланировать деловую встречу, договориться в автосалоне на тест-драйв новой машины, купить любимый кофе для шефа, съездить в аэропорт за клиентом, собрать данные по статистике за прошлый месяц и т. д.
Все это могут сделать за один рабочий день только настоящие профессионалы своего дела.
5. Расширение обязанностей.
Грамотный помощник не боится браться за что-то новое, так как понимает перспективу роста в должности в ближайшем будущем. Если руководитель доверяет личному помощнику провести собеседование или совещание, то это отличный шанс проявить себя как грамотного специалиста и прекрасный фундамент для карьеры.
6. Взаимодействие.
Чтобы работа в должности помощника была эффективной нужно научиться взаимодействовать со своим непосредственным начальником.
Не стоит с ним соглашаться везде и всегда, наоборот большинство руководителей ждут от своих ассистентов совета и какой-либо активности в работе.
Например, дополнений к докладу, выразить личное мнение или аргументы в пользу него. Многие начальники ждут ответной реакции на критику или доводы, поэтому смелость и адекватность также не маловажные качества для помощника. Но и знать границы тоже нужно.
7. Чувства.
Максимально эффективный помощник — это тот, кто чувствует своего босса, совместим с ним и понимает его постановку задачи с первого слова.
По сути руководитель и его личный помощник уже команда, сплоченная дружная и профессиональная. Они должны действовать, как единый организм, а без чувств тут никак не обойтись.
Ищете хорошего личного помощника?
Обращайтесь в наше агентство!
Наши консультанты подберут специально для Вас самых лучших и профессиональных ассистентов.
Ждем Вашу заявку на почту: kam@smart-and-talented.
ru
- Назад
- Вперёд
Добавить комментарий
6 качеств успешного личного помощника в 2023 году
В мире бизнеса менеджеры зависят от личных помощников, которые помогают им в большинстве областей бизнеса. Личные помощники обладают чрезвычайно ценными наборами навыков, которые включают в себя работу в качестве офис-менеджера и административного помощника, а также берут на себя аспекты делового администрирования.
Итак, какие навыки необходимы для роли личного помощника? Каковы качества хорошего личного помощника?
6 Навыки и качества, которые делают личного помощника успешным
В зависимости от отрасли разные компании будут искать персональные помощники с разными навыками. Тем не менее, есть некоторые стандартные навыки, которые будут включены в большинство должностных инструкций личного помощника. Ниже приведены шесть наиболее распространенных навыков, которые вы найдете в резюме любого личного помощника:
.
1. Коммуникативные навыки
Должности личного помощника требуют коммуникативных навыков для создания партнерских отношений, адаптации к любой ситуации и обеспечения своевременного информирования руководителей важной информации.
Личные помощники поддерживают связь со многими заинтересованными сторонами, и способность распространять и усваивать сообщения и информацию является необходимостью.
2. Навыки межличностного общения
От секретарских обязанностей до изучения личной жизни своего менеджера личные помощники должны иметь возможность легко взаимодействовать с большим кругом людей, чтобы поддерживать своего менеджера в различных ситуациях.
3. Навыки тайм-менеджмента
Способность организовывать и планировать, как разумно распределять время между конкретными действиями, является ключевым навыком личного помощника. Личные помощники несут ответственность не только за свое время, но и за управление временем своих старших менеджеров, чтобы они могли выполнять свои деловые обязанности.
4. Сильные организаторские способности
Конечно, организаторские способности являются главным приоритетом для личных помощников. Организация для них — вторая натура, и они обладают высоким уровнем приспособляемости, чтобы иметь возможность корректировать графики в соответствии с меняющимися бизнес-приоритетами. Они также будут знать, как организовать идеальные системы хранения документов, базы данных и всегда иметь под рукой нужный шаблон электронной почты.
5. Способность к многозадачности
Список обязанностей личного помощника может быть бесконечным. Они не только обеспечивают административную поддержку, но также действуют как планировщик дневника и запоминают, должны отвечать на телефонные звонки по мере их поступления и заниматься планированием встреч — часто все в одно и то же время.
Многозадачность — это навык, которым должны овладеть все личные помощники, чтобы справляться с конкурирующими приоритетами и административными задачами.
6. Внимание к деталям
Персональные ассистенты могут все тщательно изучить и спланировать в мельчайших деталях. Например, при организации поездок личный помощник может спланировать деловое размещение и транспорт, принимая во внимание политику командировочных расходов (см. образец нашей корпоративной политики командировок для сотрудников), альтернативные маршруты — вплоть до соблюдения диетических требований при оформлении ресторана. оговорки.
Как стать отличным личным помощником
Личные ассистенты часто являются основной опорой менеджера в бизнес-поддержке. Они крутят много тарелок и крутят их хорошо.
Если вы спрашиваете себя: «Как мне стать хорошим личным помощником?», следующие советы помогут вам стать не просто хорошим личным помощником, но и покажут, как стать отличным личным помощником.
1. Правильно расставляйте приоритеты
Как личный помощник, приоритеты вашего менеджера — это ваши приоритеты. Организовать их, информировать и соблюдать график — ваш главный приоритет.
Разработайте систему, которая работает для вас обоих, чтобы помочь вам расставлять приоритеты на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Например, вы можете выделять время каждый день и неделю, чтобы просмотреть их рабочую нагрузку и расписание, а также точно узнать, что нужно поднять в списке дел, а что убрать из приоритета.
2. Узнайте своего руководителя и бизнес изнутри
Знакомство с личностью и стилем работы вашего менеджера принесет вам большую пользу. Если запоминание деталей не является их сильной стороной, убедитесь, что они полностью проинформированы перед встречами и мероприятиями. Если они не умеют работать в режиме многозадачности, отложите звонки на время, отведенное для того, чтобы сосредоточиться на основных задачах.
Изучение целей и задач бизнеса также поможет вам составить более полное представление о важности определенных задач, встреч и обязанностей в вашем контрольном списке.
3. Будьте активны
Как первое контактное лицо для вашего менеджера, вы не можете полагаться на них, чтобы предоставить вам информацию, когда люди звонят или пишут вам по электронной почте с вопросами.
Старайтесь быть максимально активным. Если ваша компания только что приняла нового клиента, узнайте о нем как можно больше. Если вы ожидаете наплыв телефонных звонков, подготовьте ответы заранее.
4. Продолжайте совершенствовать свои знания и навыки
Как и на любой другой должности, вы должны обладать навыками и знаниями, необходимыми для того, чтобы хорошо выполнять свою работу. Всегда будьте активны в изучении новых навыков или совершенствовании тех, которые вы уже приобрели.
Например, если у вас нет большого опыта работы по планированию мероприятий, но вы работали с другими отделами над организацией мероприятий, предложите взять на себя более активную роль. Или, если ваши навыки работы с Microsoft Office (Powerpoint, Excel и т. д.) устарели, пройдите курс повышения квалификации, чтобы убедиться, что вы в курсе новейших функций и функций.
навыков административного помощника | Monster.com
Не позволяйте названию должности вводить вас в заблуждение — административные помощники являются основой хорошо управляемого бизнеса.
Чтобы эффективно справляться с различными задачами, вам необходимо обладать несколькими важными навыками административного помощника, которые являются ключом к выполнению работы — и выполнению ее хорошо.
Помощники по административным вопросам, также называемые администраторами, офисными служащими, администраторами или секретарями, работают почти во всех отраслях, выполняя канцелярские обязанности, такие как организация файлов, подготовка и редактирование документов, ответы на телефонные звонки и запросы в социальных сетях, приветствие гостей и посетителей, организация собраний персонала, бронирование конференций, написание служебных записок и обработка счетов. Они также могут выполнять бухгалтерские задачи, такие как создание электронных таблиц для отслеживания коммерческих расходов.
Если вы подумываете о том, чтобы стать помощником по административным вопросам или поработать над существующим набором навыков, вы можете пройти сертификацию по ряду программ, хотя это не требуется для этой должности.
Тем не менее, следующие навыки являются обязательными для любого на этой работе.
- Независимость
- Профессионализм
- Организация
- Тайм-менеджмент
- Навыки межличностного общения
- Письменное сообщение
- Устное общение
- Внимание к деталям
- Microsoft Word, PowerPoint и Excel
- Адаптивность
Работа помощника по административным вопросам требует, чтобы работники часто выполняли задачи самостоятельно, а это означает, что здравый смысл и навыки принятия решений необходимы.
2. Профессионализм Поскольку вы представляете своего работодателя, приветствуя клиентов и заказчиков, вы всегда должны вести себя профессионально. Зрелость, пунктуальность и чувство долга приведут вас далеко. (Совет: это отличные качества, которые следует подчеркнуть в сопроводительном письме вашего помощника по административным вопросам.
)
Одним из наиболее часто упоминаемых навыков помощника по административным вопросам является организация. Если вы этого не сделаете, вся машина рискует отключиться. Вы должны быть дотошными и выполнять канцелярские обязанности, такие как хранение файлов, папок и расписаний в надлежащем порядке. Для того, чтобы оставаться организованным, вы также должны содержать свое рабочее место в чистоте.
4. Тайм-менеджментЛюбой человек с административным опытом может сказать вам, насколько важно следить за своим расписанием, чтобы вы могли выполнять свои задачи, не упуская ничего из виду. Администраторы часто манипулируют несколькими задачами одновременно, поэтому работа требует отличных навыков тайм-менеджмента.
5. Навыки межличностного общения Административные помощники не работают в пузыре. Часть работы включает в себя общение со всеми в офисе, от сотрудников начального уровня до руководителей высшего звена, и создание позитивной рабочей среды.
Поэтому навыки межличностного общения являются ключевыми.
Хорошая грамматика является обязательным условием для помощников по административным вопросам, поскольку они пишут служебную корреспонденцию, такую как служебные записки и электронные письма, при общении с руководителями и сотрудниками. Многие также ведут протоколы во время офисных совещаний, что требует сильных навыков письма.
7. Вербальная коммуникацияВ дополнение к навыкам письма помощники по административным вопросам могут получить огромную пользу от сильных навыков устной коммуникации при взаимодействии как с сотрудниками, так и с клиентами.
8. Внимание к деталямЭто может показаться очевидным, но стоит отметить, что наиболее компетентные помощники по административным вопросам ориентированы на детали и выполняют свою работу без ошибок.
9. Microsoft Word, PowerPoint и Excel Хороший помощник по административным вопросам знает не только, как создавать документы в Microsoft Word, но и как собирать и представлять данные с помощью Excel и PowerPoint.