Какие документы нужны для размещения в гостинице
Процедура заселения в гостиницу выглядит достаточно простой, тем не менее, она регулируется российским законодательством. Уши, ноги, хвост, возможно, могут быть пропуском куда-либо. Но для заселения в отель вам понадобятся официальные документы.
Сегодня мы расскажем, как происходит процедура заселения в отель и, какие документы для этого нужны. Прежде всего, кроме официального документа, удостоверяющего вашу личность, захватите с собой распечатку подтверждения бронирования или ваучер для заселения в отель. Разумеется, в наши дни все компьютеризовано. Тем не менее, подтверждение бронирования отель имеет права у вас попросить.
Какие документы предъявляют при заселении в отель:
- паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
- паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, до замены его в установленный срок на паспорт гражданина Российской Федерации;
- свидетельство о рождении — для лица, не достигшего 14-летнего возраста;
- паспорт, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, — для лица, постоянно проживающего за пределами Российской Федерации;
- паспорт иностранного гражданина либо иной документ, признанный в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
- документы, выданные иностранным государством и признанные в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства;
- разрешение на временное проживание лица без гражданства;
- вид на жительство лица без гражданства.
Регистрация в гостинице несовершеннолетних граждан, не достигших 14-летнего возраста, осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность находящихся вместе с ними родителей (усыновителей, опекунов) или близких родственников, сопровождающего лица (лиц), документа, удостоверяющего полномочия сопровождающего лица (лиц), а также свидетельств о рождении этих несовершеннолетних.
Иностранный гражданин также обязан иметь действующую визу РФ (если он является гражданином страны, имеющей визовый режим с Россией) и миграционную карту, которые он предъявляет администрации отеля вместе с паспортом иностранного гражданина.
При отсутствии соответствующих документов, администрация вправе отказать гостю в заселении в отель.
Иногда случаются курьезы, когда некоторые именитые гости, считают, что для их заселения достаточно копии документов, или их должны узнать, как говорится «по лицу». Отель наказывается большим штрафом при нарушении процедуры заселения, поэтому требования к предъявлению документов остаются незыблемыми.
Иногда молодые люди до своего совершеннолетия, когда им уже исполнилось 16 или 17 лет, пытаются самостоятельно заселиться в отель. Конечно, их можно понять, у них есть официальный документ – действующий паспорт. И чувствуют они себя уже взрослыми. Но снять номер в отеле это, выражаясь юридическим языком, по сути «заключить договор аренды жилого помещения».
Только после достижения совершеннолетия (18 лет) человек может заключать какие-либо сделки от своего имени. До 18 лет заключение сделок может происходить только при наличии, нотариально заверенного, согласия на эти действия законного представителя.
На практике при заселении в гостиницу лица моложе 18 лет необходимо потребовать у него или у нее доверенность от обоих родителей, либо законных опекунов.
Остается только добавить, дорогие гости, планируйте свой визит заранее, приходите с официальными документами.
Документы для открытия гостиницы — оформление полного пакета
Возможность открыть собственный минибизнес сегодня есть практически у каждого начинающего или уже опытного предпринимателя.
Отсутствие лицензирования, а также достаточно внятные законодательные и организационные требования позволяют привлечь внимание к сфере гостиничных услуг. Здесь потенциалу начинающего бизнесмена точно будет где развернуться. Ведь вы сможете отдать предпочтение как небольшому хостелу, так и комфортабельной базе отдыха или пансионату со всеми удобствами.
Помимо необходимого каждому деловому начинанию бизнес-плана, позволяющего выйти в ноль в ближайшие месяцы, сметы на ремонт и закупку необходимого оснащения, для старта бизнеса вам точно потребуются документы для открытия гостиницы. Причем носить они будут не только организационный характер. Не менее важное значение будет иметь заключение СЭС, без которого открыть отель все равно не удастся. Потребуется и регистрация в качестве предпринимателя, и получение разрешения на строительство.
Имеет ли значение масштаб бизнеса?
Многие начинающие бизнесмены полагают, что если они не планируют открывать большой отель, то и документы можно будет собрать по упрощенной схеме.
На самом деле, это не так. Пакет необходимых бумаг и для миниотеля, и для хостела, и для гостиничного комплекса будет единым. А его оформление начнется с самых простых действий: поисков помещения и регистрации бизнеса. Чаще всего гостиница открывается в статусе юридического лица. Но может быть решен этот вопрос, и если владельцем будет индивидуальный предприниматель. В любом случае, разрешительные документы придется готовить в полном объеме.
Специалисты компании «Санэпидемстанция.com» советуют:
Будьте готовы к тому, что решение организационных вопросов займет от нескольких месяцев до года. Спешка здесь ни к чему, да и пройти через «горнило» бюрократии быстро все равно не получится. Распланируйте свое время рационально. Справки, имеющие короткий или ограниченный срок действия, берите накануне сдачи пакета бумаг на проверку в «Роспотребнадзор».
Начинаем и выигрываем
Старт бизнеса — важная составляющая успеха.
Если речь идет о том, чтобы обзавестись собственным отелем, варианты аренды здания рассматривать не стоит — лучше приобрести объект в собственность. Если помещение раньше было жилым (это актуально для миниотелей, которые часто открывают в бывших общежитиях и жилых домах), придется потратить некоторое время на смену статуса недвижимости. Она должна стать коммерческой. После этого можно проводить перепланировку, выполнять другие необходимые манипуляции в полном объеме.
Оформляя документы для открытия гостиницы, не стоит забывать о необходимости привести помещение в полное соответствие требованиям санитарии и эпидемиологии, пожарной безопасности. Потребуется назначить ответственных лиц, ввести в обращение ППК, отвечающий за соблюдение персоналом всех требований. При найме сотрудников для сферы гостиничного бизнеса нужно помнить об обязательном прохождении медицинских осмотров, наличии личных санитарных книжек.
Полный пакет бумаг: как получить?
Как правило, столкнувшись с большим перечнем требований в сфере гостиничного бизнеса со стороны Роспотребнадзора, будущие владельцы бизнеса стараются обеспечить себе дополнительные пространства для маневра.
В этом случае следует позаботиться о том, чтобы процедура сбора и формирования пакета документов проходила максимально легко и просто. Сделать это можно, обратившись к услугам настоящих профессионалов своего дела, готовых самостоятельно провести всю необходимую работу и обеспечить успешное сотрудничество в дальнейшем.
Стоит помнить о том, что помимо подготовительной процедуры, придется обеспечить и дальнейшее поддержание нормального санитарного состояния в пространстве гостиницы. В частности, потребуется периодическая дезинфекция, дезинсекция, дератизация, а также проведение других необходимых процедур, в том числе вывоза мусора, утилизации пищевых отходов. И все они должны выполняться специалистами, имеющими соответствующие лицензии и разрешительные документы.
Какие документы нужны для СЭС?
Основной перечень бумаг, входящих в документы для открытия гостиницы, включает в себя договоры:
- на уничтожение вредителей (грызунов), насекомых, источников биологической опасности;
- на поддержание установленного санитарного состояния систем вентиляции, кондиционирования воздуха;
- на вывоз и уничтожение бытовых отходов (ТБО) специализированным транспортом;
- на вывоз и уничтожение других категорий мусора — представляющих повышенную опасность (ртутные лампы), пищевых и пр.
- на поддержание в чистоте спецодежды, постельного белья, полотенец и скатертей.
Помимо этого, придется разработать индивидуальную программу производственного контроля, решить вопрос с ведением специализированных журналов учета, позволяющих обеспечивать все возможности для фиксации расхода дезинфицирующих средств. Самым простым решением станет оформление комплексного договора на оказание услуг с одной компанией.
Что еще стоит учесть?
Сбор документов — это еще не все. Перед открытием бизнеса придется подтвердить, что ваша гостиница полностью соответствует всем установленным требованиям безопасности. Лабораторные исследования смывов, проверка качества воды, тотальная проверка персонала — все это имеет важное значение для успешного прохождения всех формальностей. Если же вас интересует не просто открытие небольшого мотеля или хостела, а еще и приобретение отелем международного статуса, придется пройти дополнительные согласования. Для этого необходимо обеспечить возможности для успешного получения сертификата соответствия бизнес-проектом.
После того, как необходимые документы будут оформлены по всем правилам, гостинице будет присвоен статус с определенным количеством звезд. Как правило, даже для отеля формата bed&breakfast это становится существенным стимулом для движения к успеху дает возможность привлекать иностранных гостей.
Чем поможет «Санэпидемстанция.com»?
Если вы хотите получить все необходимые услуги в комплексе, не следует тратить время впустую. Достаточно воспользоваться услугами профессионалов, и вы сможете заняться только решением наиболее насущных проблем. Компания «Санэпидемстанция.com» предлагает всем, кто только открывает собственный бизнес или уже является владельцем гостиницы, возможности для получения всех необходимых услуг в одном месте. Мы обеспечим оперативное заключение всех необходимых договоров и будем выполнять их условия на протяжении всего срока действия. Предложим возможности для успешного формирования полного пакета нужных каждому отелю бумаг, а также предоставим необходимое сопровождение, консультативную помощь на все виды оказываемых услуг, чтобы вы могли заложить свой фундамент для максимально успешного старта.
Какими бы ни были поставленные перед нашими специалистами задачи, они успешно справятся с ними и гарантируют достижение отличного результата. Если вы затрудняетесь самостоятельно решить проблему с документами, просто свяжитесь с нами и предоставьте эту работу профессионалам.
Управление документами; Гостиничный бизнес Гостиницы Рестораны Мероприятия
Данные о клиентах: GDPR и отраслевые правила
На организации всегда оказывалось давление в плане безопасного сбора и управления информацией о клиентах. Введение GDPR в 2018 году добавило еще один уровень сложности соблюдения требований в отношении конфиденциальности и защиты данных, который определяет, как данные клиентов хранятся, используются и передаются.
Document Logistix помогает отелям, ресторанам, поставщикам продуктов питания и напитков, а также организаторам мероприятий собирать и хранить информацию в соответствии с требованиями защиты данных. Данные могут быть отредактированы (маскированы), чтобы их можно было просматривать без ущерба для конфиденциальности, а данные помечаются при вводе, чтобы гарантировать их автоматическое сохранение и удаление в соответствии с правилами обработки данных.
Цифровые процессы сегодня необходимы для эффективного хранения данных, поскольку ручные процессы просто не могут справиться с несколькими типами документов и связанными с ними периодами хранения/очистки.
Сбор информации о рабочем процессе на основе правил
Рабочий процесс на основе правил означает, что клиент, продукт, поставка и процедуры выставления счетов строго соблюдаются в соответствии с политикой компании. Каждая контрольная точка требует завершения, прежде чем будет разрешен дальнейший прогресс.
Автоматизация позволяет внедрить лучшие практики в ваши цифровые бизнес-процессы с рабочими процессами, которые инициируют предупреждения о пороговых значениях или эскалацию до старшего персонала, чтобы предотвратить узкие места и обеспечить соблюдение процедур.
Перейдите на безбумажный формат ИЛИ оцифруйте бумажную информацию
Многие отели, рестораны и места проведения мероприятий стремятся перейти на безбумажный формат, но в действительности вынуждены полагаться на множество бумажных форм и ежедневно печатать большие объемы документов.
Бумагу трудно отслеживать, а управление ею обходится дорого.
Document Logistix поможет вам отказаться от использования бумажных носителей там, где это возможно, и гораздо эффективнее и безопаснее управлять бумажной информацией с помощью цифровых решений для хранения. При необходимости мы можем помочь вам в короткие сроки оцифровать старые записи в нашем собственном сканирующем бюро.
Цифровые документы: захват, хранение, извлечение
Управление цифровыми документами позволяет компаниям в сфере гостеприимства всесторонне собирать информацию, безопасно хранить ее и управлять ею, а также обеспечивать мгновенный доступ на основе разрешений из любого места. Административная деятельность в бэк-руме может выполняться удаленными работниками, если это необходимо, а информационные панели бизнес-аналитики гарантируют, что менеджеры имеют прямой обзор всех операций, включая работу рассредоточенных команд.
Централизованные данные, оцифровка бумаги и возможность аудита
Поскольку цифровое управление документами преодолевает проблемы, традиционно связанные с бумажными системами и хранилищами данных, контрольные журналы становятся полными и быстро создаются.
Исторически данные хранились в нескольких системах и местах, таких как CRM, отдел кадров, служба поддержки клиентов, картотеки и часто электронные письма на автономных рабочих станциях.
Возможность хранить информацию с отметками времени в одном месте значительно облегчает административную нагрузку для головного офиса и каждого ресторана.
Цифровая оптимизация операционных процессов
Организации гостеприимства генерируют постоянный поток документов, например: информация о гостях, информация о поставщиках, записи о персонале, общая корреспонденция, счета-фактуры, контракты, записи о здоровье и безопасности и техническом обслуживании, а также квитанции. Большинство документов сегодня являются электронными, их можно получить по электронной почте, однако бумажные документы по-прежнему составляют значительную часть повседневных операций. Ключом к успеху, независимо от формата, является точный сбор информации и ее безопасное хранение, что облегчает немедленный доступ и управление информацией.
Успешные гостиничные предприятия используют Document Logistix для оцифровки и индексирования электронных и бумажных документов.
Цифровое хранение и автоматизация документооборота с помощью флагманской системы Document Logistix, Document Manager, помогает клиентам преодолевать узкие места в процессах и обеспечивать эффективность бизнеса в соответствии с нормативными требованиями.
Какие документы вам потребуются при регистрации в отеле?
29
21
Если вы путешествовали и, наконец, прибыли в свой отель после долгого дня, последнее, что вы хотели бы сделать, это иметь дело с хлопотами во время регистрации, поэтому лучше прибыть подготовленным. Первое, на что следует обратить внимание, это конкретное время заселения и выселения (в большинстве случаев заселение начинается после 15:00 или 16:00). Время ранней регистрации будет на усмотрение отеля и зависит от наличия номеров, поэтому, если вам это нужно, рекомендуется позвонить в отель заранее.
- Некоторые формы удостоверения личности: При заселении в отель вам необходимо предъявить доказательство того, что вы являетесь лицом, оформившим бронирование, и что вам больше восемнадцати лет. Это может быть что угодно, от водительских прав до государственного удостоверения личности или паспорта. Отели требуют идентификации по двум основным причинам безопасности. Во-первых, защитить клиентов от мошеннического использования кредитных карт и кражи. Требование удостоверения личности при регистрации — это способ, с помощью которого отели могут гарантировать, что номер в отеле не был забронирован с помощью украденной кредитной карты. Вторая причина, по которой отели проверяют идентификацию, заключается в защите безопасности своих гостей.
- Подтверждение бронирования: При заселении в отель вам также может потребоваться предъявить подтверждение бронирования (хотя это становится все менее распространенным явлением). Если вы бронируете номер в отеле через Интернет, вам, как правило, по электронной почте отправляется заявление о подтверждении со специальным номером подтверждения, который гарантирует ваше бронирование. Если вы бронируете номер по телефону, через турагента или лично, вам часто выдают распечатку с номером подтверждения. Предъявление этого документа при заселении свидетельствует о подтверждении вашего бронирования и гарантирует вам номер.
- Ваша кредитная карта: В большинстве отелей требуется предъявить кредитную карту, которую вы использовали при бронировании.
