почему не соблюдаем дедлайны и что с этим делать / Хабр

В теории все знают, что сроки надо соблюдать, и лучше предупредить, когда не успеваешь что-то сделать. Но если бы все так поступали, мир был бы другим. IТ- и digital-специалисты рассказали историй про дедлайны и про то, как им удавалось выкрутиться в критической ситуации.

Когда дедлайн пропустили из-за плохого планирования

Существуют объективные и понятные причины срыва сроков проекта. Иногда какая-то из сторон рабочего процесса переоценивает свои возможности, когда устанавливает дедлайны. Это может быть и сам сотрудник, и его руководство, и заказчики. В некоторых случаях удаётся вписаться даже в нереалистичные сроки, но ценой времени, денег, нервов, сорванных личных планов. В худших вариантах страдает здоровье сотрудников.

Александр

Сценарист компьютерных игр, Санкт-Петербург

Несколько лет назад я устроился работать нарративным дизайнером в начинающую геймдев-студию. Многие сотрудники совмещали несколько позиций. Я зачем-то сказал, что могу переводить, и тут же получил награду в виде ответственности за локализацию. Пришлось проклясть собственный болтливый язык и впрячься.

Я получал сырой внутриигровой текст, выгруженный в таблицу — без контекста, с ошибками, опечатками и нестыковками — и передавал его переводчикам-аутсорсерам. Получив перевод, я проверял его, вносил правки и отдавал на вычитку носителю языка, который часто нёс отсебятину. Потом импортировал текст в БД и смотрел, не рухнула ли структура данных. И так с каждой порцией.

О проработанных пайплайнах не шло и речи. К тому моменту, как я загружал перевод сюжетного диалога, его структура и содержание могли полностью измениться. Переводчики постоянно жаловались, что им не хватает глоссария, я составлял его на ходу. Регулярно возникали то простои, то авралы. Дело близилось к релизу.

В какой-то момент я понял, что отхожу от компьютера только поесть, поспать и в туалет. В день X надо мной сидели лид сценарного отдела и главный дизайнер, он же директор студии. Вопросы «Ну где? Ну что?» появлялись в личке каждую пару минут. Я тихо матерился и вычитывал пятидесятую таблицу за сутки. Никто же не задумался о том, что если тексты будут отданы в перевод за сутки до релиза, то вовремя мы их не получим. За полчаса до назначенного срока я почувствовал, что голова начинает кружиться, успел написать в мессенджере «готово» — и отрубился, ненадолго потеряв сознание.

Релиз прошёл удачно. Игра набрала положительные отзывы в Steam, у неё даже есть своя фанбаза. А я ушёл. И месяца два лечился, восстанавливал силы и обещал себе, что больше никогда не ввяжусь в подобную авантюру.

Елена

Разработчик C++, Москва

Как-то раз я собралась в отпуск к друзьям на Урал. А в это время на работе горели сроки с релизом софта. Кусок документации отдали доделывать мне на удалёнке, в то время как ребята в офисе дописывали код. На отпуск дали добро. Но всё пошло не так. Дедлайн проваливали всей командой, коллеги в очередной раз перенесли сдачу этапа. В результате мне пришлось дописывать очень срочный документ в автобусе «Екатеринбург – Челябинск». А уже на месте пришлось искать кафе, где одновременно была еда, розетка и wi-fi. Это стоило и времени, и нервов, но и коллег не подвела, и отпуск не отменила.

Как реагировать на такие ситуации? По идее, постоянные срывы сроков говорят о том, что компании требуется система управления рисками. Заниматься этим должны проджект-менеджеры, но если у вас такого специалиста нет или он не справляется, вы можете минимизировать карьерные последствия. Для этого нужно выстроить коммуникацию с людьми, которые отвечают за проект. Попробуйте распределить роли по методу RACI Matrix:

• Responsible ― ответственный за выполнение конкретных задач: разработчик, аналитик, дизайнер.

• Accountable ― ответственный за весь проект: менеджер или тимлид.

• Consulted ― консультант: представитель заказчика или подрядчика.

• Informed ― сотрудники, которые над задачей не работают, но должны о ней знать: PR-менеджер, офис-менеджер.

Определите, какую роль вы занимаете в проекте. И обязательно информируйте о риске дедлайна всех, кому положено это знать. Говорите хоть каждый день — как составить сообщение, мы уже писали. Если вашу коммуникацию игнорируют, то вы попали не в самую организованную компанию, так что особенно можно и не переживать.

Евгения

Тестировщик, Москва

Практически каждый раз, когда мои коллеги не справляются с дедлайном, сценарий одинаковый. Сначала приходит запрос от клиента на доработку продукта, потом команда собирается, чтобы посчитать, за какое время это реально сделать. Я заметила, что в девяти случаях из десяти я обозначаю большой срок, но со мной никто не соглашается. Я предупреждаю, что быстрее не получится, меня просят не драматизировать и обещают клиенту срок, взятый с потолка.

Разумеется, в этот дедлайн никто не укладывается, после чего сроки переносятся на недели и месяцы, со скандалами, согласованиями, а иногда с финансовыми потерями. Когда задача оказывается готова (чаще всего примерно в тот срок, который я обозначала изначально), я присылаю протокол первой встречи.

Нередко руководство не хочет озвучить инвестору и клиенту реальные сроки, боясь отказа, а в результате между собой ругается команда. Бывало и так, что из-за этого отваливались клиенты. Тогда я без зазрения совести меняла работу, понимая, что зарплату мне не повысят.

Когда вмешивается человеческий фактор

Случаи, когда дедлайны срываются по вине сотрудника — тем более не редкость. Даже самый ответственный работник не застрахован от форс-мажора, выгорания и личных проблем, выбивающих из колеи. Когда такие ситуации происходят с кем-то постоянно, то это может стоить работы, а иногда даже и профессии.

Ольга

Переводчик и сотрудник техподдержки, Санкт-Петербург

Около 10 лет назад я работала в техподдержке. Всё нравилось: график гибкий, коллектив хороший. Ну а потом случилось так, что от меня ушёл любимый человек, я ужасно переживала и почему-то решила, что мне за страдание дадут возможность просрочить дедлайн на пару дней. Просто рассудок помутился, другого объяснения сейчас придумать не могу. Работодатель был строг, но справедлив. С работы пришлось уйти, но выходное пособие заплатили. Сложно однозначно сказать, повлиял ли этот эпизод на мою карьеру. Я устроилась на постоянную работу переводчиком и от IТ отошла, а кое-кто из моих коллег до сих пор трудится на прежнем месте. Возможно, и я бы работала, если бы не эта история.

Прокрастинация и привычка откладывать важные дела на потом — адаптивный механизм психики. В группе риска оказываются перфекционисты, переживающие за качество работы. Они настолько боятся сделать что-то не так, что никак не могут приступать к задаче. Также оттягивают работу люди с выученной беспомощностью после полосы неудач: кажется, что все равно ничего не получится. В этом случае стоит разбить большую работу на более мелкие. Ими легче управлять, они не пугают, их можно завершать постепенно — это один из способов уложиться в запланированное время.

Вадим Чернов

Психолог

Когда мои клиенты жалуются на прокрастинацию, я каждый раз уточняю у них, что именно они имеют в виду. 

Для одних главной рабочей мотивацией является интерес. В этом случае нужно понять, что изменить, чтобы лучше настроить баланс между рутиной и творчеством.

Для других ключевой причиной прокрастинации становится напряжение. Человек так устраивает свою жизнь, что постоянно оказывается в ситуации горящего дедлайна. В этом случае стоит найти настоящую причину такого поведения. Ведь если этот сценарий человек постоянно или периодически воспроизводит, значит, для чего-то он ему нужен.

Для третьих прокрастинация — индикатор кризиса, в основе которого может быть трагедия, разрыв отношений, внезапные или текущие перемены образа жизни и ещё десятки поводов отложить на потом дела. И в этом случае нужна работа с утратой, а не с ленью.

Нужно проанаkизировать, в чём проблема, чтобы понять, как теперь её решать. Если человек способен исправить ситуацию или зарекомендовал себя как ценного специалиста, скорее всего, он сможет остаться на работе. Главное — постараться не повторять.

Сергей

Программист 1С, Москва

В 2010 году я работал в компании, занимающейся софтом для авиаперевозок. А ещё я тогда был рейд-лидером гильдии в World of Warcraft. И зимой 2010 года вышел финальный рейд дополнения. Это как Уимблдон, только в WoW.

Два месяца я жил примерно так: встал, пошёл в офис, поработал, пошёл домой, по дороге купил ящик энергетика, сел за комп, рейдил до трёх часов ночи, под утро заснул. И большую часть времени я всё успевал. Но в день, когда мы должны были проводить тестовый показ продукта для заказчика, я пришёл на работу, лёг лицом на стол и уснул. На все попытки меня разбудить отвечал нечто вроде «raid over, всё завтра, отстаньте от меня, я сплю». Никто меня не съел, дедлайн перенесли на неделю, тем более, и у коллег было что допилить. Но самое смешное, что я выспался на работе, пошёл домой, купил по дороге ящик энергетика и снова сел играть! Мы тогда не победили и даже близко не были фаворитами, но выступили достойно.

Устное внушение на работе мне было, но без последствий — я был на хорошем счету. Более того, когда я потом по собственному желанию увольнялся из компании, мне написали отличное рекомендательное письмо. В целом, я себя считаю ответственным человеком, что помогает мне держаться в профессии уже 25 лет. Но всякое бывает.

Исследование, проведённое Университетом SUNY в Олбани, показало, что управлять временем лучше всего получается у тех, кто ещё в детстве придерживался чёткого расписания. Такие люди лучше концентрируются, умеют расставлять приоритеты и меньше отвлекаются на раздражители. Конечно, такое объяснение со ссылкой на родителей и детскую травму не устроит работодателя. Сами исследователи, которые установили закономерность, рекомендуют закладывать при планировании «буферную зону». Это время, за которое вы можете всё испортить. При этом старайтесь не оставлять дела напоследок, а каждый раз, когда уложились в срок, давать себе вознаграждение. Награда будет способствовать повторному поведению. 

Станислав

Системный администратор, Санкт-Петербург

Я сам про себя знаю, что мне тяжело даются жёсткие дедлайны. Если бы я сидел в офисе, то первая задача, с которой бы я не справлялся — это приходить к определённому времени с утра. Потому я нашёл себе работу со свободным графиком и сам ориентирую своих коллег на гибкие сроки: сообщаю, что «заеду на этой неделе» или «буду с 16 до 18». Отсутствие жёстких рамок не означает, что я мало работаю — надо кормить семью. Но стараюсь расставлять приоритеты. Если какая-то задача критична, то разобьюсь в лепёшку, но сделаю. Если же что-то не горит, то гибкие сроки — спасение.

Что делать, если пропустили дедлайн

Посмотрим на ситуацию, в которой сроки уже вышли, и вам нужно рассказать об этом команде, начальнику или заказчику. Подготовьте сообщение, в котором будет самое важное.

• Тема. В ней укажите сразу, что вы пропустили срок. Не надо отправлять письмо с темой «по поводу проекта».

• Сообщение о том, что вы пропустили срок. Факт нужно подтвердить не только в теме.

• Причина, по которой дедлайн сорван. Этот пункт спорный, потому что зависит собственно от причины. Когда вмешались внешние обстоятельства: сервис прекратил работу, клиент не отвечал в течение месяца, при проектировании были допущены ошибки — это достаточное обоснование. Скорее всего, эти обстоятельства нужно учесть, когда вы будете определять новый срок работы. Личные трудности расписывать не надо, просто скажите, что они были. Если же причина оказалась неуважительной, пропускайте этот пункт. Главное — не оправдываться, потому что это никого не интересует.

• Информация о том, что уже сделано. Если можно показать часть работы, которую вы выполнили к этому моменту — показывайте её, чтобы подтвердить, что вы вообще занимались проектом. Добавьте конкретики: на чём сосредоточены прямо сейчас.

• Новые сроки. Обозначьте, когда сможете закончить, и объясните, почему не раньше.

• Предложите бонус. Если вы сорвали дедлайн, предложите несколько новых решений. Возьмите на себя что-то большее, чем первоначальные договорённости. Подайте их как новое предложение.

Вот как может выглядеть письмо:

Тема: Проект А не закончен в срок.

Здравствуйте, ***

К сожалению, проект не удалось закончить в нужный срок.

Причина в том, что мы не смогли провести платёж, чтобы продлить работу облачного сервиса. Из-за этого в течение *** дней проект простаивал.

Вопрос уже решился, мы продолжаем работу. Мы завершили основные этапы, сейчас находимся на финальной стадии, осталось только ***.

Из-за простоя срок проекта сдвигается на *** дней. Мы закончим к ***.

Пока мы не могли непосредственно работать, мы подумали, что в проект можно добавить такие-то изменения. Они не отнимут много сил и времени, зато принесут пользу, а именно: ***. С вашей стороны нужно только согласование.

Вы срывали дедлайны? Чем закончилось?

12 советов, которые помогут не срывать дедлайны

15 ноября 2022 Продуктивность

Переработки — симптом плохого планирования.

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Сет Годин

Предприниматель, экономист, автор книги «Фиолетовая корова» и других бестселлеров в области маркетинга.

Репутация человека, который всегда выполняет работу точно в срок, дорогого стоит. Но она не возникает сама по себе, лишь потому, что вы очень стараетесь, недосыпаете и вообще работаете как лошадь. Всё перечисленное — это крайние меры для того, кто не умеет планировать.

Вот несколько ключевых принципов, которые помогут грамотно распределять нагрузку и завершать проект к оговорённому сроку.

1. Осознайте, что не соблюдать дедлайны — это всегда личный выбор

Есть сферы, где практически единственный способ получить хороший проект — солгать заказчику, что вы справитесь с задачей быстрее, чем конкуренты. Но помните, что работать в такой отрасли — исключительно ваш выбор. И если он сделан, то стоит принять, что сроки неизбежно будут срываться, а вам придётся справляться с тревогой и другими неприятными эмоциями.

2. Обдумайте возможность перемен

Раз всё зависит от личного выбора, рассмотрите другую отрасль — такую, где соблюдение сроков ожидается и ценится. В ней вы сможете получить удовлетворение, что соблюдаете обещания и приносите пользу людям.

3. Не ставьте ложные дедлайны

Искушение велико, ведь ранний дедлайн выглядит хорошим стимулом: все члены команды точно выполнят свои задачи до того, как наступит настоящий крайний срок. Вот только люди разные. Один прислушается к вашим словам и действительно сделает всё вовремя. А другой посчитает указанную вами дату просто рекомендацией.

Более эффективный ход — с самого начала объяснить сотрудникам, что именно подразумевается под крайним сроком и какие последствия будут, если вы все вместе его сорвёте. А ложный дедлайн — это что-то вроде знаменитой истории про мальчика, который попусту кричал: «Волки!». Когда на него действительно напали, на помощь никто уже не пришёл.

4. Оставляйте запас времени

Не давайте обещания партнёрам и клиентам на основе внутренних дедлайнов. Проект, у которого нет запаса времени, наверняка задержится. Не возможно, а точно. Чем дольше период между завершением проекта и сдачей его заказчику, тем выше вероятность, что вы впишетесь в дедлайн.

5. Цените те усилия, которые прикладываете

Сделать что-то точно в срок стоит дороже, чем сделать то же самое в формате «когда получится». И если вы не нарушаете дедлайны, отнеситесь к этому как к ценности, которая должна быть включена в оплату вашего труда. А затем потратьте заработанные деньги на то, чтобы не пропустить следующий дедлайн.

6. Озвучьте самому себе основную проблему

Чтобы соблюдать дедлайны, нужен системный подход к планированию и пошаговое движение вперёд. Если вы постоянно срезаете углы или выгораете к дате сдачи проекта, у вас, скорее всего, есть системная проблема с планированием.  И её нужно решать.

7. Пересматривайте задание, если это необходимо

Выполнять оговорённую работу лишь частично, только бы уложиться в дедлайн, — заведомо проигрышный ход. Куда грамотнее постоянно быть на связи с заказчиком и при необходимости вместе пересматривать техническое задание, удаляя или добавляя отдельные блоки. «Сейчас мы сделаем так, а вот это будет в следующей версии» — вполне приемлемое сообщение. Особенно когда люди ожидают получить продукт вовремя.

8. Разбивайте глобальный дедлайн на несколько локальных

Если у вас большой разветвлённый проект, то устанавливать единственный крайний срок опрометчиво: вы точно не успеете. Лучше разбить общий дедлайн на 10–15 промежуточных. Это позволит понимать, как продвигается дело, и среагировать на локальные задержки до того, как станет слишком поздно.

9. Не надейтесь взять количеством

Мифическое понятие «человеко-месяц» — серьёзная ловушка. Девять человек даже при очень большом старании не смогут выносить и родить ребёнка за один месяц. Не всегда получится ускорить проект через привлечение большего числа сотрудников.

Если вы будете решать проблему горящих сроков таким путём, то, скорее всего, не успеете. Рассмотрите альтернативный вариант: чтобы в любом этапе проекта участвовало достаточное количество людей, и эти стадии по возможности двигались параллельно.

10. Если что-то можно решить заранее, сделайте это

Когда вам нужен всего один человек, чтобы утвердить каждый этап проекта, маловероятно, что вы сумеете параллельно запустить сразу несколько процессов. А вот если строгая спецификация будет составлена заранее, многие вещи получится утвердить ещё до начала проекта.

11. Отделяйте дело от эмоций

Когда вы обсуждаете приближение дедлайна, дискуссия часто сводится к вопросам доверия, стыда и оценки приложенных каждым усилий. Чтобы такие дискуссии были эффективными, лучше разбирать системные сложности и опираться на реальные данные, а не на эмоции.

12. Не замалчивайте проблемы

Такие трудности не решатся сами по себе. В современном мире, полном мессенджеров и других возможностей для связи, нет ни единой технической причины, по которой руководитель не мог бы знать о ходе проекта и возникающих проблемах так же хорошо, как и команда.

Читайте также 🧐

• Как планировать совещания, чтобы сделать их эффективными
• Как быстро и удобно спланировать неделю с помощью бегущего списка
• 5 причин полюбить дедлайны

Юридический онлайн-календарь на базе CompuLaw

Доступное предотвращение злоупотребления служебным положением на базе Aderant CompuLaw

Скачать руководство по функциям и ценам

• Рассчитать сроки суда
• Минимизируйте риск и помогите избежать основной причины исков о халатности
• Применить изменения правил суда
• Запуск отчетов о предстоящих датах
• Просмотр календарей на экране: ежемесячные, еженедельные и ежедневные просмотры
• Синхронизация с Outlook или импорт файлов iCalendar

• Рассчитать сроки суда

  Deadlines. com позволяет небольшим фирмам генерировать сроки, используя ту же технологию, которой доверяют более 70% из 100 ведущих фирм в стране — просто, точно и по доступной цене. Deadlines.c…   Подробнее

• Минимизируйте риск и помогите избежать основной причины исков о халатности

  По данным ABA, ошибки, связанные с календарем, являются основной причиной исков о злоупотреблениях служебным положением, и более 70% исков приходится на фирмы с 5 или менее адвокатами. С Deadlines.com точно рассчитывайте…   Подробнее

• Применить изменения в правилах суда

  Запатентованная служба уведомления об изменениях (CNS) Deadlines.com немедленно уведомляет пользователей по электронной почте, если мы считаем, что ваши сроки были затронуты изменением в правилах суда. Мы также предоставляем…   Подробнее

• Запуск отчетов о предстоящих датах

  Наша страница «Просмотр сроков» позволяет создавать, отправлять по электронной почте и распечатывать различные отчеты.

  Фильтруйте сроки по делу, по событию, а также по разным диапазонам дат — предо…   Подробнее

• Просмотр экранных календарей: просмотры за месяц, неделю и день

  Экранные календари Deadlines.com обеспечивают графическое представление ваших сроков, мобильный доступ к вашему календарю и удаленную копию ваших критических сроков для процедур аварийного восстановления — большая…   Подробнее

• Синхронизация с Outlook или импорт файлов iCalendar

  Outlook Sync может легко добавлять, изменять или удалять крайние сроки из вашего календаря. Любой, кому назначено дело, может синхронизировать крайние сроки дела со своими календарями Outlook, которые включают необязательную встроенную память…   Подробнее

nextprev

Закрыть

Особенности — Deadlines.com

Скачать характеристики и руководство по ценам

• Рассчитать сроки суда

  Deadlines. com позволяет небольшим фирмам генерировать сроки, используя ту же технологию, которой доверяют более 70% из 100 ведущих фирм страны — просто, точно и по доступной цене. Deadlines.com даже упрощает выставление счетов вашим клиентам в качестве платы за исследование.

• Минимизируйте риск и помогите избежать основной причины исков о злоупотреблениях служебным положением

  По данным ABA, ошибки, связанные с календарем, являются основной причиной исков о злоупотреблениях служебным положением, и более 70% исков приходится на фирмы с 5 или менее адвокатами. Благодаря тому, что Deadlines.com точно рассчитывает ваши сроки, автоматически добавляет их в календарь и отправляет вам напоминания по электронной почте, вы можете значительно снизить свой риск. Многие страховщики профессиональной ответственности даже предлагают скидки пользователям Deadlines.com в виде кредитов на управление рисками.

• Применить изменения правил суда

  Запатентованная служба уведомлений об изменениях (CNS) Deadlines.

  com немедленно уведомляет пользователей по электронной почте, если мы считаем, что ваши сроки были затронуты изменением правил суда. Мы также предоставляем ссылку, чтобы быстро и легко восстановить ваши сроки с использованием обновленных правил. CNS предоставляется всем пользователям без каких-либо дополнительных затрат, потому что мы гордимся точностью наших сроков.

• Запуск отчетов о предстоящих датах

  Наша страница «Просмотр сроков» позволяет создавать, отправлять по электронной почте и распечатывать различные отчеты. Фильтруйте свои сроки по делу, по событию, а также по различным диапазонам дат, предоставляя информацию на кончиках ваших пальцев, чтобы не пропустить крайний срок.

• Просмотр экранных календарей: ежемесячные, еженедельные и ежедневные просмотры

  Экранные календари Deadlines.com обеспечивают графическое представление ваших сроков, мобильный доступ к вашему календарю и удаленную копию ваших критических сроков для процедур аварийного восстановления — большой плюс лицам, ответственным за профессиональную ответственность, которые хотят знать, будет ли доступен ваш календарь в случае чрезвычайной ситуации.