как проджект-менеджеру не лишиться пальцев / Хабр

Все знают, что такое дедлайн, но не все знают, как правильно его ставить. Для разговора о срыве дедлайна на проекте можно подобрать много красивых метафор. Юбицумэ — одна из таких. Это ритуальное отрезание фаланги пальца в Японии. В частности к юбицумэ прибегают, чтобы принести извинения перед руководителем или хозяином за оплошность. Если вы смотрели фильмы про якудза, то поняли, о чём речь.

Ритуал пошёл из среды бакуто — игроков в азартные игры, и рассматривался как адекватная замена выплате долга. Должник пускал в расход фалангу мизинца, и это осложняло его дальнейшую жизнь: он больше не мог надёжно держать меч и в бою сильнее зависел от своих компаньонов, в том числе от хозяина.

Неважно, в каком времени и месте ты живёшь и чем занимаешься — командные отношения должны быть крепкими, а сроки нужно соблюдать. Менеджеры студии Лайв Тайпинг хоть и не отрезают себе пальцы, но всё равно несут ответственность за данное клиенту слово. Опыт позволил мне сформулировать шесть ошибок, допустив которые, вы точно рискуете сдать работу не вовремя, и что делать, чтобы соблюдать дедлайны. Перестав допускать эти ошибки, вы заметите, как вырастет качество ваших проектов, сколько времени освободится на отдых и как улучшатся отношения между членами команды и с клиентом.

Вы не знаете, с кем работаете

Каждый член команды разработки — как персонаж в ролевой игре: у кого-то в избытке умение вовлекаться в проект, но недостаёт усидчивости и сосредоточенности, а кто-то хорошо оценивает время, которое займёт выполнение задачи. Из последних получаются тимлиды, которые обычно хороши во всём.

Со всеми этими, такими разными, людьми нужно работать в разном стиле. Одни нуждаются в стимуле, будь то жёсткий контроль или подбадривающие слова; другие ждут, что вы им расскажете о клиентском бэкграунде, его идеалах и взглядах на жизнь, чего он ждёт от команды и как на неё надеется; третьи просто работают. Если вы не будете делать поправку на характер члена вашей команды, то он окажется предоставленным самому себе и своим худшим привычкам, а срок выполнения задачи, вероятно, будет сорван.

Не менее важен опыт специалиста. Распределяйте задачи по способностям и коэффициенту производительности, иначе джун или мидл провалят задачу, которая изначально им не по силам.

Вы не поняли целей проекта

Работа над сайтом или приложением начинается с этапа проектирования. Этап серьёзный: предстоит осознать, кто будет пользоваться продуктом, для достижения каких целей он предназначен и как он будет приносить деньги своему владельцу. Результаты этого этапа прописываются в функциональном задании, а функциональное задание служит основой для формулирования задач дизайнерам и разработчикам.

У функциональности приложения должно быть чёткое предназначение. Если менеджер его не понял, это значит, что проектирование сделано плохо, и правильно поставить задачу перед исполнителем не получится.

Результат непредсказуем, потому что разработчик может начать додумывать роль функциональности, раздувать её, и в итоге потратит кучу времени на написание и переписывание кода.

Чтобы этого избежать, мы проводим дизайн-ревью: вся команда тщательно и итеративно отсматривает получившийся прототип или дизайн и находит как можно больше пробелов, ошибок и недостающих экранов. Качественное выполнение дизайн-ревью сильно влияет на сроки.

Чем точнее и полнее составлена документация, тем меньше у разработчиков будет недопонимания и багов во время разработки, что гарантирует соблюдение дедлайнов.

Члены вашей команды неверно оценили задачи

Неверная оценка — причина большинства сгоревших дедлайнов. Каждый случай неверной оценки нужно обсуждать на ретроспективе, находить причины и выработать тактику по их устранению в будущем.

Переоценивать свои силы склонны некоторые джуниоры и мидлы. С опытом хороший менеджер начинает это понимать и вносит коррективы: например, услышав оценку в 10 часов, он умножает её на 2 и получает результат, впоследствии оказывающийся более верным.

Senior-разработчик — не тот, кто старше остальных, а кто знает, что времени на выполнение задачи может уйти больше, чем ожидается, и смело признаётся в этом себе и менеджеру. Senior-разработчик знает о рисках, и вы должны. Этому посвящена следующая ошибка.

Вы и ваш клиент не знаете о рисках

Риски — это всё, чего вы не планировали и что затормозит работу над задачами. Они бывают внешние и внутренние. Отключение интернета, ураган или наводнение, изменение требований к продукту — это внешние причины, на которые исполнители никак не могут повлиять. Долгий поиск решения задачи, нервный срыв у разработчика — это внутренние причины и они поддаются контролю.

Снизить вероятность рисков можно за счёт декомпозиции, или дробления большой задачи на маленькие. 40 часов — это не всегда четыре задачи по 10 часов; при декомпозиции может оказаться, что для интеграции до боли знакомой платёжной системы в незнакомый проект готовых коробочных решений не хватит, и придётся писать свои.

Декомпозиция поможет правильно оценить сроки и упростить контроль над их соблюдением.

На некоторые из внешних причин тоже можно влиять, особенно когда они кроются в клиенте. Чем раньше клиент даст доступ к текстам, логотипу, документации, API (в случае, если серверную часть делает команда на стороне клиента), тем лучше. А ещё лучше будет, если вы соберёте риски, связанные с клиентом, вместе и включите их в договор. Это будет отличным напоминанием клиенту, что он тоже часть проекта.

Если клиент в тонусе, то проект будет идти легко. Информируйте его о статусе задач, рассказывайте обо всём, что может пойти не так и что приведёт к просрочке, рассказывайте о том, что вы пробуете для решения проблемы. Во-первых, вы можете удивиться тому, как это сблизит вас и подтолкнёт к максимально конструктивному диалогу. Во-вторых, возможный выход за срок и его переназначение уже не станут для клиента сюрпризом. Грамотная коммуникация — это залог успеха.

У вас нет плана Б

Хороший менеджер, как шахматист, просчитывает варианты событий наперёд.

Но если шахматист смотрит в будущее лишь на несколько минут, то менеджер — на пару месяцев до дедлайна точно. За это время все риски должны вылезти наружу.

На такой случай для ряда особенно сложных задач нужно подобрать более бюджетный вариант их решения, от которого не пострадает пользовательский опыт, а общий результат останется адекватным. Это называется флексом. Вариант флекса — отказаться от кастомного дизайна. А и всё-таки воспользоваться гайдлайнами Apple и Google. Только не забудьте объяснить клиенту, что сейчас это лучший вариант для того, чтобы уложиться в дедлайн.

Вы не можете придать просрочке ценность в глазах клиента

Начать с извинений всё-таки нормально, это базовая вежливость. Другое дело, что извинения нужно подкрепить чем-то прикладным. Будет здорово, если вы:

• разберёте проблему на митинге с командой, сделайте выводы и пообещаете клиенту, что так больше не случится;
• обоснуете, что сорвать срок имело для проекта смысл в перспективе. За эти лишние 16 часов вы наверняка щепетильно протестировали приложение и устранили баги, которые бы непоправимо испортили продукту и клиенту имидж, попади он в руки пользователю.
  

Если не хотите чувствовать вину и внести сбой в размеренный темп своей жизни, не допускайте ни одной из этих ошибок. Я перечислила самые основные и думаем, что специфика вашей работы располагает к другим ошибкам. Будет здорово, если вы расскажете о них в комментариях.

Тайминг проекта и соблюдение дедлайнов — Личный опыт на vc.ru

Денис Гордиенко, директор Bright Mobile о том, как уложиться в дедлайн, если всё пропало.

3422 просмотров

Хочу познакомить вас с одним способом по управлению проектами, он не моя индивидуальная разработка, это давний способ попадания в дедлайн, даже если всё пошло не так и ресурсы резко сократились.

Какая есть проблема?

Программисты практически всегда срывают сроки. Работа твоческая и «как попрёт» предсказать до минуты невозможно. Отдельная головная боль ПМа — это когда программист сделал всё быстрее срока, из-за экономии времени решил улучшить что-то из-за собственных перфекционистских амбиций и в итоге… всё верно.

Проблема в дедлайнах есть всегда. Наученный опытом менедежер проекта разносит внутренний дедлайн и клиентский минимум на неделю. Всегда есть шкала времени, дедлайн и список задач, который нужно к этому времени успеть. Вроде как всё распланировалии, всё идет по плану. Но тут, вдруг, программиста выкашивает эбола, дизайнер попадает в аварию, а у верстильщика горит винт. Все наши планы отправляются в мусор.

Срыв дедлайнов на рынке разработки сайтов и мобильных приложений это, к сожалению, стабильность.

Проводя собеседования на должность менеджера проектов, задавал вопрос кандидатам: Что с вы делаете с дедлайнами? Ответ, как правило: «Ну ничего, просто ведем». Соответственно, для клиента это не нормально. Там рекламная кампания, инвестор и куча иных обязательств.

Дедлайн подкрался незаметно

На самом деле от этого никто не застрахован. К примеру, в штате 10 программистов, один заболел — выработка на 10% снижается. А если какая-то эпидемия и 4 разработчика разом заболели — это 60% выработка по проектам.

Приходится объяснять клиенту, что вот такая ситуация, форс-мажор. В таких случаях, конечно, пытаются найти выход, привлекать сторонних разработчиков. Бывают ситуации когда дедлайн срывается.

Критичность дедлайна

Всегда встречаются такие проекты, в которых дедлайн критически важен, к примеру, туристический бизнес. Если ты позже всех начал рекламироваться, продажи путевок уже произошли, а ты сидишь собираешь остатки и получаешь в результате всего 30% от того что, должен был заработать.

Со стартапом эта история еще хуже, т.к. присутствует жесткая отчетность перед инвестором. У вас, к примеру, первого марта срок показа готового софта на который запускается рекламная кампания. Перенос неизбежно влечёт неприятный разговор, как с инвестором, так и с подрядчиком по рекламе.

Как соблюсти дедлайн?

Возвращаемся к способу соблюдения дедлайна. В случае форс-мажора нужно понять и принять, что ваши метрики уже поплыли. Важно разобраться какой из трёх самых важных параметров вам выгоднее ухудшить.

• Срок запуска при той же цене и объёме фунционале. Это, собственно, и есть срыв дедлайна.
• Цену, при том же сроке и функциолале. Это когда вы берёте дорогую замену с доплатой за срочность, вместо выпавшей производящей единицы.
• Функционал, при той же цене и сроке. Это когда мы отрезаем что-то не очень важное к дедлайну.

Про последний пункт материал далее.

В свое время на канале “Темная сторона” Аркадий Морейнис написал, что план работ на 6 месяцев можно выполнить за 6 недель. Это не значит что программист будет работать 24 часа в сутки, это значит что мы упрощаем требования за счет исключения не принципиального функционала.

Давайте рассмотрим на примере. У нас есть товарный маркетплейс. Нам нужно сделать карточку поставщика, у поставщика есть ряд товаров, у каждого товара есть карточка. Всего три экрана которые мы запланировали сделать за какой то срок:

• Профиль поставщика
• Список товаров поставщика
• Детальная карточка товара

Допустим, произошло что-то невероятное и у нас времени хватает только на полтора экрана. Однозначно делаем карточку поставщика (предположим, на это акцент в данном проекте). Ее никуда нельзя убрать. В карточку поставщика можно ниже добавить список товаров и не делать детальный просмотр карточки товара, а ту или иную информацию добавить в этом же списке.

Получиться более длинный список с кнопкой “купить” напротив каждого товара. Мы упростили объем работы, но ключевая идея и бизнес-логика у нас сохранена: можно зайти в поставщика и купить какой-то товар.

Вариант номер два. Если информации у товара много и без карточки не обойтись, то можно сделать все три экрана, но не прикручивать корзину и эквайринг — в режиме форс-мажора заявки можно отправлять на почту менеджеру, а он выставит инвойс.

Это более сжатый вариант, чем планировался с самого начала, но с учетом форс-мажора, мы пожертвовали более удобными развернутыми данными, но сохранили стабильность по всему проекту. Мы уложились в дедлайн, сделали ключевую функцию, можно развивать проект дальше.

Основная фишка этого принципа, что к назначенному дедлайну вы соблюдаете ключевой бизнес-процесс, но оставляете только самые важные вещи и жертвуете, в случае форс-мажора тем, что не важно.

Видел несколько примеров подобного применения. Сделали проект “коротким” способом, запустили его на рынок, накачали трафиком и не стали делать то, что задумали в начале.

Можно любой функционал так или иначе упростить. Вопрос на сколько упростить? Насколько, на сколько ужат срок реализации проекта.

Приведённые примеры выглядят, как «сделать по-хуже» лишь бы соблюсти дедлайн. Упрощение так и воспринимается. Именно поэтому, очень часто принимается решение, либо о переносе дедлайна, либо об увеличении бюджета.

Что такое крайний срок проекта?

Вечно присутствующие и постоянно надвигающиеся дедлайны являются одновременно и мотиваторами, которые продвигают проекты вперед, и основной причиной стресса на рабочем месте.

Управление проектами особенно чувствительно к этой двойственной природе сроков. Это потому, что успех проекта, репутация организации и удовлетворенность клиентов напрямую связаны со способностью команд выполнить их.

Но сроки не всегда такие жесткие, как кажутся.

Как руководитель проекта вы обязаны обеспечить выполнение всей необходимой работы в установленные сроки.

Как хороший руководитель проекта, вы обязаны понимать, когда эти временные рамки могут быть изменены и сформированы таким образом, чтобы это принесло пользу вам и вашей команде, не нанося ущерба общему благополучию проекта.

Это руководство: 

• Расскажет о концепции дедлайна проекта,
• Объяснит его полезность и недостатки, 
• Изучите способы, которые могут помочь вам расширить его до достижения ваших целей, и 
• Предложит советы о том, как добиться большего успешен в их встрече.

Содержание

Что такое крайний срок проекта?

Крайний срок проекта — это самая поздняя дата, к которой проект должен быть завершен.

По определению крайним сроком проекта должна быть одна дата, которая в идеале знаменует конец проекта.

Однако люди также используют слово крайний срок для обозначения любой даты в проекте, к которой должен быть завершен определенный кусок работы.

Какие сроки проекта НЕ являются

Когда дело доходит до использования следующих терминов, возникает большая путаница:

• Крайний срок,
• Срок выполнения и
• Веха.

Хотя они часто используются взаимозаменяемо, между ними есть заметные различия.

Крайний срок vs веха

Как мы уже говорили, крайний срок — это дата, к которой что-то должно быть завершено. Но слово несет в себе зловещий подтекст.

Крайний срок также означает физический барьер вокруг тюрьмы, за которым сбежавшие заключенные могут быть расстреляны.

В том же ключе термин крайний срок в управлении проектами подразумевает серьезные, хотя и не столь смертельные, последствия для тех, кто его не соблюдает.

Веха , с другой стороны, является счастливым случаем. Он отмечает важное событие в ходе проекта, которое используется для измерения прогресса.

Например, вехой может быть отправка важного результата, такого как план проекта, или утверждение содержания проекта.

Но это также может быть что-то более осязаемое, например, успешный выпуск альфа-версии программного обеспечения или запуск блога для поддержки разрабатываемого вами продукта с помощью ценного контента.

Итак, в отличие от термина «крайний срок», «веха» имеет положительный оттенок. Хотя это может быть определенная дата, например, первый или последний день проекта, у него также может быть свой крайний срок.

Крайний срок в сравнении со сроком выполнения

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA), сроки установлены, а сроки согласованы.

Таким образом, сроки выполнения являются более реалистичными и оказывают меньшее давление на проектную команду — вот почему компетентные менеджеры проектов должны стремиться устанавливать сроки выполнения, а не крайние сроки, когда это возможно.

Почему важен срок выполнения проекта?

Авторы недавнего исследования сроков, опубликованного в Journal of Consumer Research, пришли к выводу, что продолжительность крайнего срока влияет на воспринимаемую важность и срочность определенной задачи.

Другими словами, когда им предлагают две задачи, большую и важную, которую нужно выполнить к концу месяца, и меньшую, которую нужно выполнить в течение недели, люди: 

• Воспримут задачу с более длительным сроком как менее важные и менее срочные, и
• Отложите работу над задачей с более длительным сроком, насколько это возможно.

Это тот случай, когда сроки затягиваются. Представьте, если бы вообще не было дедлайнов.

Если верить закону Паркинсона, « работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения ». Теоретически, если сроки не определены, работа может бесконечно расширяться.

Чтобы избежать этого, существуют дедлайны, которые помогают нам оставаться мотивированными, организованными и сосредоточенными на том, что нас ждет впереди.

Как установить сроки выполнения проекта

Редко кто может позволить себе роскошь самостоятельно выбирать сроки завершения проекта.

Однако ваша способность эффективно организовывать график проекта в рамках отведенного времени жизненно важна для успеха проекта.

Вот как это лучше сделать.

Совет № 1. Расставьте приоритеты

Принимая во внимание результаты исследования Journal of Consumer, упомянутого выше, сроки должны быть приоритетными, чтобы быть эффективными.

Когда ресурсы и время ограничены, а тысячи или даже миллионы долларов зависят от вашей способности выполнить задание, вы не можете позволить себе устанавливать сроки произвольно и рисковать тем, что ваша команда неправильно истолковывает их важность.

Это не означает, что вы должны назначать жесткие сроки, чтобы создать ощущение срочности, но просто установите их так, чтобы приоритеты были однозначными.

Совет № 2: Включите секретные буферы

Независимо от того, сколько времени вы потратите на планирование своего проекта и учет всех возможных рисков и проблем проекта, которые вы можете придумать, вы в конечном итоге поймете, что Мерфи был прав:

• Все, что может пойти не так, пойдет не так,
• Все не так просто, как кажется,
• Все занимает больше времени, чем вы думаете.

Вот почему никогда не следует планировать наилучший сценарий.

Вместо этого включите в свои сроки достаточные резервы. Таким образом, когда произойдет неизбежное, вы не будете застигнуты врасплох и не будете вынуждены нарушать обещания и жертвовать качеством продукта.

Совет № 3. Избегайте ложных сроков

Обещаем, мы не пытаемся посылать сюда смешанные сигналы.

Буферы, о которых мы упоминали выше, существуют, чтобы добавить немного больше времени к уже разумному сроку для учета любых возможных неудач.

Установление ложных сроков, с другой стороны, означает доведение вашей команды до истощения и выгорания из-за излишне коротких сроков.

Конечно, у вас не всегда будет выбор. Будут времена, когда внешние факторы заставят вас принять участие в этом деле.

Но упорная работа над командой, когда ставки низки и мало что можно получить от завершения проекта досрочно, не вызывает ничего, кроме хронического стресса на рабочем месте, который в конечном итоге приводит к эмоциональному выгоранию.

Совет № 4: Научитесь говорить «

Нет »

Как руководитель проекта вы иногда будете в ситуации, когда определение окончательного срока проекта будет полностью вне вашего контроля.

Однако бывают случаи, когда вы сможете выиграть себе больше времени с помощью ловких навыков ведения переговоров.

Главное быть напористым и неумолимым. Научитесь говорить « Нет, так не пойдет. Мне нужно больше времени. », или вообще отказаться от проекта, если вы не уверены, сможете ли вы уложиться в сроки. Но, в этом случае, будьте готовы объяснить свои причины.

Подчиняясь воле заинтересованных сторон, которые не полностью осведомлены о том, что входит в управление проектом, вы оказываете всем медвежью услугу и фактически обрекаете свой проект с самого начала.

Совет № 5. Определите, когда измерять успех по срокам, а когда по вехам

Ваш проект управляется внешними или внутренними силами?

Вы используете подход Waterfall или Agile?

Привязан ли проект к определенной дате или упор делается на качество, а не на эффективность?

Как только вы получите общую картину своего проекта, вы поймете, что вам даже не нужно устанавливать строгие сроки. Вместо этого вы можете измерять успех важными событиями и прорывами.

Как уложиться в сроки

Вы отметили все пункты и уверены, что установили разумные сроки. Но, теперь пришло время начать встречаться с ними, и вы не знаете, с чего начать.

Вот несколько советов, которые помогут вам с большей уверенностью справляться со сроками.

Совет № 1. Разбейте работу на более мелкие части

Возможно, вам уже надоел этот совет, но причина, по которой вы слышите его так часто, заключается в том, что он работает.

Почему?

Рассмотрим этот пример проекта и ответы на следующие вопросы:

• Если бы вам дали блок известняка и поставили задачу сделать статую человека, держащего рыбу, в течение следующих трех месяцев, с чего бы вы вообще начали? ? И что произойдет, если вы случайно допустили ошибку и вам пришлось начинать все сначала?

Разбивая большой проект на более мелкие части, вы понимаете, как эти части должны быть организованы и в каком порядке. Но это также упрощает определение того, сколько времени и ресурсов вам потребуется для завершения всего проекта.

Лучший друг менеджера проекта для такого рода организационных подвигов — Структура разделения работ, которая визуально делит проект на все более мелкие части.

Пример разбитого проекта в Plaky

💡 Plaky Pro Tip

В приведенном ниже руководстве вы найдете подробный обзор структуры распределения работ, если хотите узнать больше об этом полезном инструменте управления проектами:

• Что такое структура распределения работ (WBS) в Управление проектом?

Совет № 2: Создайте план резервного копирования

Шансы на то, что в вашем проекте все пойдет гладко, ничтожно малы. Если вы чувствуете, что особенно важная часть вашего проекта может провалиться, составьте план Б.

Чаще всего это происходит из-за факторов, находящихся вне вашего контроля.

Возможно, ваши припасы доставляются из-за границы, и есть вероятность, что они не будут доставлены вовремя. Или вы делегировали часть своей работы новой организации и не знаете, чего ожидать.

Тщательная оценка рисков и составление планов на случай непредвиденных обстоятельств может в конечном итоге спасти ваш проект в долгосрочной перспективе.

Совет № 3: Просите больше времени

Исследования показывают, что люди боятся просить больше времени на свои проекты, опасаясь, что начальство плохо о них подумает. Это особенно верно в отношении женщин, которые почти в два раза реже просят о продлении срока, чем мужчины.

Правда в том, что никто не стесняется просить больше времени, когда оно действительно необходимо. Вы можете быть уверены, что ваше начальство также делает это. Итак, почему вы должны бояться?

Ключ в том, чтобы просить о помощи, как только возникает необходимость. Если вы слишком долго ждете в надежде скрыть проблему, вы можете поднять ее, когда уже слишком поздно.

Совет № 4. Используйте программное обеспечение для управления сроками

Наклейки и электронные доски остались в прошлом.

С ростом числа людей, работающих удаленно, и компаний, которые все чаще нанимают людей со всего мира, важно иметь возможность координировать команды и держать всех в курсе, чтобы работа шла гладко.

Лучший способ сделать это — использовать надежное программное обеспечение для управления проектами, такое как Plaky.

С помощью инструмента, который позволяет управлять неограниченным количеством команд, задач и пользователей, вы можете легко: 

• Назначать и отслеживать сроки, 
• Проверять ход выполнения, 
• Оставлять отзывы и
• Всегда получать уведомления оставайтесь в курсе своей работы.

Программное обеспечение PM также помогает повысить прозрачность между командами и коллегами и упрощает согласование нескольких задач и сроков выполнения более крупных проектов.

С Plaky вы можете создавать столько задач, сколько хотите для каждого из ваших проектов, и назначать каждому из них разумный срок выполнения.

Назначение сроков в Plaky

Это так же просто, как установить срок выполнения и получить уведомление, когда оно будет выполнено, просрочено или когда в задачу будут внесены любые другие изменения.

Получение уведомлений в Plaky

Ваши задачи могут быть дополнительно сгруппированы по доскам и рабочим пространствам или даже разбиты на подзадачи и назначены нужным членам команды.

Вы можете просматривать свои задачи в виде таблицы или настроить их в режиме Канбан или чередовать между ними в зависимости от того, как вы предпочитаете организовать работу.

Благодаря бесплатному и полностью настраиваемому инструменту управления проектами, такому как Plaky, следить за графиком проекта стало проще простого.

Совет № 5.

Не стремитесь к совершенству

Смиритесь с тем, что совершенство недостижимо и погоня за ним редко бывает плодотворной.

Любой — будь то ваш босс или ваш клиент — будет более доволен, если работающий продукт будет готов вовремя, чем почти идеальный продукт, отстающий от графика на месяцы или даже годы.

Кроме того, есть вероятность, что ваше представление о совершенстве не совпадает с их представлением. Это проигрышная битва, так зачем ее вести?

Вместо этого попробуйте принцип Парето, также известный как правило 80/20, которое гласит, что 80% результатов можно получить только за 20% работы.

Итак, вместо того, чтобы пытаться выполнить все свои задачи в совершенстве, сосредоточьте свое внимание на 20% задач, которые приносят наиболее важные результаты.

Хотя математика не всегда идеальна, принцип подтверждается. Вы сможете достичь гораздо большего, чем вы думаете, просто признав, что «достаточно хорошо» — это… ну, достаточно хорошо.

Совет № 6: Определите слабые места/гибкие возможности

Какими бы жесткими ни казались сроки, способный руководитель проекта должен уметь определять гибкие возможности в проекте и использовать их в своих интересах.

Гибкость в данном случае — это часть проекта, в которой можно пойти на компромисс в обмен на дополнительное время или ресурсы, чтобы получить больше шансов уложиться в срок.

Например, является ли весь проект срочным, или некоторые менее важные части проекта могут быть выполнены после окончательного срока?

Можно ли делегировать часть работы третьей стороне?

Если продление срока невозможно, возможно ли увеличение ресурсов?

Простые вопросы, подобные этим, могут помочь вам определить места, где вы можете пойти на компромиссы, которые могут превратить ваш проект из хаотичного беспорядка в звездный успех.

Вывод: крайний срок может навредить вам только в том случае, если вы его позволите

Крайний срок часто является основным источником стресса для всех, кто участвует в разработке проекта, но это не обязательно.

Менеджер проекта может влиять на установление сроков и управление ими разными способами.

Благодаря приведенным выше советам и надежному бесплатному программному обеспечению для управления проектами вы сможете с легкостью отслеживать и выполнять свои следующие сроки и помогать другим в вашей команде делать то же самое.

Ссылки

• Adams, T. et al. (2021). Следите за рабочим местом. Психическое здоровье Америки. https://mhanational.org/sites/default/files/Mind%20the%20Workplace%20-%20MHA%20Workplace%20Health%20Survey%202021%202.12.21.pdf
• Гофф, С. (2007). Жесткие, негибкие сроки: бич проектов. Международная ассоциация управления проектами (IPMA). https://ipma-usa.org/articles/Deadlines.pdf 
• Джевон Ю., Уилланс А. и Доннелли Г. (2019 г., 4 апреля). Почему мы не просим больше времени на дедлайны (но, наверное, должны). Harvard Business Review (HBR). https://hbr.org/2019/04/why-we-dont-ask-for-more-time-on-deadlines-but-probably-should
• Kruse, K. (2016, 7 марта). Правило 80/20 и как оно может изменить вашу жизнь. Форбс. https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2016/03/07/80-20-rule/?sh=17f92b43814b
• Мерфи. (н.д.). Университет Карнеги Меллон. Получено 1 июня 2022 г. с https://www. cs.cmu.edu/~fgandon/miscellaneous/murphy/ 9.0016
• Закон Паркинсона . (1955, 19 ноября). Экономист. https://www.economist.com/news/1955/11/19/parkinsons-law 
• Чжу М., Багчи Р. и Хок Дж. С. (2018 г., 5 апреля). Просто эффект крайнего срока: почему дополнительное время может саботировать достижение цели. Journal of Consumer Research, 45(5), 1068-1084. https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/45/5/1068/4962206?redirectedFrom=fulltext 

Как соблюдать и управлять сроками проекта

Мы все знаем, что соблюдение сроков имеет решающее значение для успеха проекта.

Без установленного крайнего срока не было бы чувства срочности, направления или мотивации что-либо сделать. Вот почему планирование сроков выполнения задач и результатов является обязательным в управлении проектами.

К сожалению, многие проекты страдают от задержек, несоблюдения сроков и отсутствия последующих действий. А когда проект замедляется или терпит неудачу, это может означать, что тысячи долларов будут потрачены впустую, а драгоценные часы потрачены впустую.

Если вы постоянно срываете сроки или торопитесь в последнюю минуту, вы можете предпринять необходимые шаги для внесения важных изменений в свою систему.

Причина №1, по которой вы срываете сроки

Прежде чем мы углубимся в то, как это сделать, давайте обсудим, почему вообще срываются сроки. В конце концов, понимание движущей силы задержки может помочь вам активно бороться с ней.

Неудивительно, что прокрастинация играет большую роль в управлении сроками. Но почему мы медлим? Исследования показывают, что мы склонны избегать действий, если это вызывает негативные чувства, такие как тревога, неуверенность в себе или скука.

С учетом сказанного, первый шаг к выполнению сроков — относиться к ним как к священным и важным — считать их приоритетом.

Если закрадывается прокрастинация, подумайте о положительном влиянии, которое вы окажете на проект. Учитывайте всех, кто несет ответственность за проект, время и усилия, которые вы и ваша команда потратили на проект, а также затраты, связанные с их невыполнением.

Такой настрой поможет вам оставаться сосредоточенным и упорно трудиться, чтобы уложиться в сроки выполнения проекта.

Как уложиться в сроки проекта

Теперь давайте поговорим о тактике и способах повышения личной ответственности.

Как вы каждый раз обеспечиваете соблюдение сроков своего проекта? Вот 6 ключевых шагов, которые вы можете внедрить в свой рабочий процесс.

1. Перечислите все задачи и результаты вашего проекта.

Запишите их как действия, а не расплывчатые и общие фразы для дополнительной мотивации. Если назначенная вам задача состоит из нескольких небольших шагов, составьте контрольный список, чтобы вы могли управлять своим временем и более четко отслеживать прогресс.

2. Установите разумный срок в зависимости от сложности предстоящей работы.

Вы же не хотите совершить ошибку, установив крайний срок, который не сможете уложиться. Проанализируйте сложность работы и оцените разумное количество времени, необходимое для ее выполнения.

Структура разбивки работ может помочь вам лучше понять объем работ, чтобы вы могли более точно оценить время и усилия.

3. Добавляйте разумную подушку к каждому крайнему сроку.

Подушка безопасности — это дополнительное время, предоставляемое на случай задержек, проблем или проблем, которые каким-либо образом могут привести к внезапной остановке проекта.

Конечно, не переусердствуйте. Но включение даже небольшого запаса в ваши временные оценки облегчает соблюдение сроков, даже если дела идут не так, как планировалось.

4. Работайте с партнером по подотчетности.

Уложиться в срок намного проще, если кто-то вас к этому принуждает. Будь то руководитель вашего проекта, клиент или заинтересованное лицо, эти люди будут держать вас подотчетными и мотивировать вас на соблюдение сроков в установленные сроки.

5. Сосредоточьтесь только на одной задаче за раз.

Многозадачность может показаться способом сделать больше, но мысли о стольких вещах одновременно могут вызвать у вас чувство выгорания и неорганизованности.

Сосредоточьте свое время, усилия и внимание только на одной задаче. Как только вы закончите его, отметьте его галочкой в ​​своем списке, чтобы мотивировать вас перейти к следующему заданию.

6. Установите напоминания для каждого крайнего срока.

Простое напоминание поможет вам уложиться в срок. В TeamGantt вы можете получать уведомления о задачах по электронной почте или через нашу интеграцию со Slack и даже синхронизировать задачи проекта с вашим любимым приложением-календарем, чтобы ничего не пропало.

В этом кратком видеоуроке показано, как подписаться на календарь в TeamGantt:

Советы по управлению несколькими сроками выполнения проектов в TeamGantt

Если вы руководите проектом, вам нужно управлять не только собственными сроками. Вот несколько простых способов уложиться в сроки в TeamGantt.

Используйте вехи для планирования и отслеживания важных сроков

Вехи упрощают обеспечение выполнения вашего проекта в соответствии с графиком. В TeamGantt этапы отображаются в виде желтых ромбов на диаграмме Ганта, поэтому их легко найти в плане.

Думайте о вехах как о визуальных указателях, в которые нужно попасть, если вы хотите уложиться в срок. Вехи можно использовать для выделения важных встреч, утверждений, решений или результатов.

Вот как одна команда структурирует свой проект, чтобы гарантировать соблюдение важных сроков.

Регулярно просматривайте отчет о состоянии вашего проекта, чтобы не допустить задержек

Хотите быть на шаг впереди задержек задач? Каждое утро выделяйте время для просмотра отчета о состоянии вашего проекта.

Этот простой, но мощный отчет дает вам мгновенное представление о статусе проекта, разбивая задачи, которые выполняются вовремя, отстают и просрочены. Таким образом, вы точно знаете, какие задачи вам нужно проверить, и можете решать проблемы до того, как они сбивают остальную часть вашего проекта с курса.

Сравнивайте почасовой прогресс с ходом выполнения задачи, чтобы не отставать от сроков.

Если вы пользуетесь расширенным планом TeamGantt с почасовой оценкой и отслеживанием времени, вы можете видеть, как фактическая работа отслеживается в соответствии с вашими прогнозами. Это позволяет легко следить за задачами, которые занимают больше времени, чем ожидалось.

Просто найдите тонкую полосатую линию, которая появляется в середине каждой панели задач, и обратите внимание на ее цвет и длину.

Вот красные флажки, на которые следует обратить внимание:

• Полосатая линия красная: Эта задача (или группа) превышает бюджет. Было отслежено больше часов, чем первоначально предполагалось для задачи.
• Полосатая линия длиннее, чем указанный прогресс для задачи: Эта задача (или группа) находится под угрозой превышения лимита времени, так как запланированные часы выполняются быстрее, чем фактический прогресс.

Посмотрите это видео, чтобы увидеть эту функцию в действии:

Запрос обновления о ходе выполнения отстающих задач

Нужно знать, на каком этапе находится задача, срок выполнения которой приближается? TeamGantt позволяет легко выполнять быструю проверку статуса и напоминать членам команды об обновлении своего прогресса.

Просто нажмите Запросить обновление хода выполнения в правом верхнем углу вкладки обсуждения задачи.

Лицо, которому назначено задание, получит электронное письмо с просьбой обновить свой прогресс со ссылкой, которая приведет его непосредственно к заданию.

Как справляться со сроками, которые срываются

Существуют вещи, не зависящие от вас, которые могут помешать вам или вашей команде уложиться в сроки проекта. Когда это происходит, лучшее, что должен сделать любой профессионал, — это принять ошибку и извлечь уроки из опыта.

Сообщите о проблеме заинтересованным сторонам и предложите решения, как наверстать упущенное.