Добавлять подстраховку к сроку готовности
На случай непредвиденного.

Обычная простуда может сорвать дедлайн

Не гнаться за идеальностью
Возможно, решение задачи «на троечку» приблизит к успеху больше и скорее, чем попытка шлифовать до идеала и не уложиться из-за этого в срок. Например, можно написать несколько первых глав своей книги и начать выпускать их на каком-нибудь «Литресе», а остальные — дописывать по ходу.

Оценить важность проекта или задачи
Обязательно нужно сделать, желательно сделать и вообще можно не делать. Это поможет определиться и с дедлайном. Танцевать фламенко — ну да, хотелось бы, но зимовать на Бали — больше. Поэтому вторая задача приоритетнее, а её дедлайн — ближе.

Уметь говорить «нет»
Новым задачам и новым вводным по задаче. Потому что иначе не хватит никакого времени на то, чтобы успеть всё.

Как сделать, чтобы дедлайн сработал

Всё просто — нужны необратимые последствия.

Можно вступить в общество анонимных (или открытых) прокрастинаторов, где таким же потомщикам и завтрашникам обещать заплатить круглую сумму/ побриться налысо/ принять обет молчания/ сменить имя в случае, если не выполнишь задачу к установленному сроку. Похоже, такие жесткие ограничения для выполнения дедлайнов действительно работают — в социальных сетях можно найти много постов с такими публичными обещаниями.

Что делать, если дедлайн всё-таки сорвался

Отчаиваться не стоит. Стоит проанализировать этот опыт и сделать выводы, чтобы в будущем такого не повторилось. И кстати, если в процессе работы ты чувствуешь, что в дедлайн не укладываешься — меняй его и уведомляй об этом всех заинтересованных лиц заранее. Только не превращай откладывание дедлайна в привычку, потому что такой подход подрывает доверие, губит веру в собственные силы и делает из тебя крайне ненадежного человека. Успехов!

Подарочные карты

SingularityApp

MacAppStore

Windows x64Скачать

AndroidGooglePlayRuStore

iOSAppStore

LinuxSnapcraft

Web-версияОткрыть

Скачать приложение

Больше интересных статей

Метод АБВГД — расставляем приоритеты с помощью алфавита Знакомимся с еще одним способом планирования Метод АБВГД — расставляем приоритеты с помощью алфавита

Таймер Помодоро: все секреты одной из самых простых техник повышения продуктивности Какой он, идеальный интервал для работы и отдыха, кому техника вряд ли подойдёт и в каких приложениях-планировщиках есть встроенные таймеры помодоро Таймер Помодоро: все секреты одной из самых простых техник повышения продуктивности

Ошибка планирования Как твой мозг срывает дедлайны и что с этим делать Ошибка планирования

Что такое дедлайны, как их ставить и соблюдать

Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление какого-нибудь события. Вот несколько примеров:

• Построить новый мост до 15 июня 2022 года.
• Обновить дизайн сайта до 5 мая.
• Подать налоговую декларацию до 30 апреля.
• Написать статью к пятнице.
• Заплатить за свет до 12 марта.
• Сдать зачет до 14 апреля.
• Написать отчет к 15–00.
• Купить чай и конфеты к ужину.
• Навести порядок в квартире до приезда гостей.
• Укрыть розы до первых заморозков.
• Похудеть к пляжному сезону.

Дедлайны — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, а также любого планирования вообще. Как видно из примеров выше, они используются фактически во всех сферах человеческой жизни: в учебе, в бизнесе, в управлении проектами, в законодательстве и даже в быту.

Главное предназначение дедлайнов — делать наши планы более точными и конкретными. Постановка дедлайнов помогает нам грамотно распоряжаться своим временем и получать результат именно тогда, когда это необходимо.

Невыполнение задачи к назначенному сроку называется «срывом дедлайна». Как правило, срыв дедлайна приводит к негативным последствиям. Например, если бизнесмен вовремя не подаст декларацию, его оштрафуют. А если фрилансер не закончит проект к условленной дате, он испортит себе репутацию.

Однако даже если неприятностей и не последует, нарушение сроков всегда означает, что первоначальный план по каким-то причинам сорвался. Иногда такое происходит из-за непредвиденных обстоятельств, а иногда свидетельствует о просчетах в планировании или о неправильной организации работы.

Содержание:

Для чего нужны дедлайны

Слово «дедлайн» обычно вызывает у нас не самые приятные ассоциации. Сразу вспоминаются авралы, сверхурочные, стрессы и различные неприятности, связанные с несоблюдением срока. Возникает закономерный вопрос: почему же люди добровольно осложняют себе жизнь этими «крайними сроками»?

На самом деле дедлайны, несмотря на все связанные с ними проблемы, дают человеку несколько очень серьезных преимуществ. Вот они:

1. Своевременное получение результата. Часто нам даже не нужно придумывать себе дедлайны: они возникают в нашей жизни сами по себе. Как правило, они обусловлены необходимостью получить конкретный результат в конкретное время.

Представим, что нам нужно подготовиться к празднованию Нового года: повесить гирлянды, украсить елку, купить продукты и подарки. У этой задачи изначально есть свой дедлайн — вечер 31 декабря. Если мы не выполним задачу к этому времени, она потеряет актуальность. Разумеется, никто нам не запретит в январе украшать елку и покупать мандарины, но привычного праздника уже не получится.

Другой пример: предположим, что сегодня нам нужно поздравить с днем рождения друга или родственника. Здесь тоже есть дедлайн — вечер этого дня. И если мы отложим задачу на завтра, нам уже придется извиняться за несвоевременное поздравление.

Таких дел с «естественными дедлайнами» у нас очень много. Вот еще примеры:

Во всех этих случаях соблюдение дедлайнов помогает нам избегать проблем или же не упускать выгоду.

2. Планирование совместной работы. Другая важная функция дедлайнов — это координация совместных усилий отдельных людей или целых коллективов.

Предположим, что над строительством дома трудятся две бригады строителей: каменщики и кровельщики. Вторая бригада не может выполнить свою часть работы, пока первая не закончит свою. Чтобы кровельщики не занимались пассивным ожиданием, а могли спокойно планировать работу на других объектах, бригадам следует договориться о дедлайне. К этому дню каменщики должны будут возвести стены, а кровельщики — завершить другие дела и подготовиться к работе.

Дедлайны помогают согласовать не только последовательные, но и параллельные этапы работ. Давайте, например, представим, что некая компания решила создать промо-страницу нового продукта. Для этого ей потребуются усилия сразу нескольких специалистов: редактора, копирайтера, иллюстратора и т. д. Вот как может выглядеть рабочий процесс в этом случае:

Если дедлайны в совместной работе поставлены грамотно, они помогут ускорить работу над проектом и избежать серьезных временных потерь. Например, без дедлайнов каменщики могли бы безосновательно затянуть свою часть работы, а потом долго ждать, когда кровельщики освободятся.

3. Рациональное распределение усилий. Зная время до дедлайна, мы можем оценить объем предстоящей работы и равномерно распределить его по времени.

Например, мы планируем написать книгу объемом 100 000 слов за три месяца. Легко подсчитать, что для этого нам придется писать примерно по 1100 слов каждый день. И это будет именно тот объем, который позволит вовремя закончить работу и не тратить на нее больше усилий, чем это необходимо.

В популярной технике SMART дедлайн считается одним из критериев правильно поставленной цели. И это не случайно: определив дедлайн, мы можем составить максимально точный план достижения цели, который избавит нас от неопределенности, спешки и нерешительности.

4. Борьба с прокрастинацией и самосаботажем. Без дедлайнов задачи выглядят необязательными для выполнения: их можно безболезненно игнорировать и откладывать на потом.

Предположим, что некий журналист решил написать внеплановую статью для своего издания. У этой статьи нет конкретной даты публикации, а значит, нет и дедлайна. И если с мотивацией или самодисциплиной у журналиста вдруг возникнут проблемы, он легко сможет найти предлог, чтобы отложить задачу («что-то я устал», «нет вдохновения», «а вот интересный видеоролик»). Да, он наверняка почувствует, что ведет себя как-то неправильно. Однако формально он может приступить к своей работе когда угодно.

Но давайте представим, что статью вдруг добавили в план публикаций, и у нее появился дедлайн. Теперь журналист твердо знает, чем он на самом деле должен сейчас заниматься, а все его отмазки автоматически становятся «незаконными». Разумеется, в этом случае журналист тоже может впасть в прокрастинацию, но на душе у него будет уже не так спокойно.

Когда дедлайн определен, задачу уже нельзя просто взять и отложить. В голове у человека включается что-то вроде таймера с обратным отсчетом, который начинает причинять ему дискомфорт и подталкивать к действию.

5. Повышение производительности труда. Дедлайны заставляют думать о своевременном завершении работы, а значит избегать задержек и промедлений.

Давайте еще раз возьмем пример с журналистом и внеплановой статьей. Предположим, что журналист все-таки преодолел прокрастинацию и приступил к работе. Но спешить ему по-прежнему некуда. А это значит, что он запросто может:

• Отвлекаться на социальные сети и общение с друзьями.
• Давать волю своему перфекционизму и часами «шлифовать» незначительные детали.
• Работать в темпе «в час по чайной ложке».
• Не думать об эффективности работы и выполнять ее самым нерациональным способом.

Подобные проблемы заметно снижают производительность труда, но если человек никуда не спешит, он может даже не обратить на них внимания. Когда же у задачи есть дедлайн, то все отвлечения и задержки сразу становятся очевидны.

Как правильно ставить дедлайны себе и другим

Ниже перечислены основные правила постановки дедлайнов. Соблюдение этих правил помогает точнее определять сроки выполнения задач и составлять выполнимые планы как для себя, так и для других.

Обратите внимание: мы рассматриваем дедлайны в контексте личного тайм-менеджмента. Если вас больше интересует управление проектами, рекомендуем обратиться к специальной литературе.

1. Фиксируйте дедлайны. Определив срок выполнения задачи, запишите его в блокнот или таск-менеджер. Дедлайн, который поставлен в уме, выглядит необязательным: его легко отменить или пересмотреть задним числом.

2. Дедлайны должны быть обоснованы. Одна из самых серьезных ошибок в планировании — это назначать крайний срок произвольно. Например:

— Хочу выучить японский язык за четыре месяца.
— Почему именно за четыре?
— Ну… А почему бы нет?

Такие планы с высокой долей вероятности сорвутся. Дедлайн нельзя брать с потолка: мы всегда должны четко понимать, почему выбрали тот, а не иной срок.

На самом деле дедлайн может определяться только двумя факторами:

• Необходимостью получить конкретный результат в конкретное время. Например: «подтянуть английский до летнего отпуска», «похудеть к пляжному сезону», «подготовить презентацию до встречи с заказчиком в пятницу». Часто такие дедлайны диктуются внешними обстоятельствами и не зависят от наших желаний.
• Возможностью получить конкретный результат в конкретное время. Например, нам нужно установить дедлайн для написания книги. Предположим, что физически мы способны писать только по 1000 слов в день. Следовательно, на книгу объемом 100 000 слов у нас уйдет примерно 3 месяца и 10 дней. Именно этот срок и следует взять в качестве дедлайна, добавив к нему небольшой резерв времени.

3. Проведите исследование. Дедлайн нельзя ставить «на глазок», особенно если мы выполняем задачу впервые. Запросто может оказаться, что наши первоначальные представления о задаче были поверхностными и недостоверными.

Чтобы точнее спрогнозировать срок выполнения задачи, проведите хотя бы небольшое исследование: полистайте справочники, изучите чужой опыт, проконсультируйтесь со специалистами, поставьте эксперимент и т. д. Например:

4. Ориентируйтесь на худший сценарий. Оценивая сроки, мы часто имеем дело с «вилкой значений». Например:

• За неделю я буду терять от 0,5 до 1 кг.
• Каждая статья в блоге будет приносить от 100 до 500 посетителей в месяц.
• Конверсия в покупателей составит от 2 до 5%.

Составляя план, лучше ориентироваться на самый пессимистичный вариант. Если все произойдет именно так, вы будете к этому морально готовы, а ваши планы не сорвутся. Если же показатели окажутся лучше ожидаемых, это станет для вас приятным сюрпризом. Вы сможете выполнить свой план досрочно или скорректировать его с учетом новой информации.

5. Планируйте с запасом. Часто дедлайны срываются из-за непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.

Например, мы планируем закончить проект к субботе. Но в понедельник к нам приезжают гости, в среду у нас болит спина, а в пятницу в нашем районе на несколько часов отключают свет. В результате мы заканчиваем проект с опозданием на пару дней.

Чтобы избегать подобных проблем, рекомендуется закладывать в свои планы хотя бы небольшой резерв времени или усилий.

Резерв времени. На непредвиденные обстоятельства обычно советуют закладывать до 20–40% времени. Например, если мы можем написать книгу за 100 дней, лучше установить срок в 120 или 140 дней. Если ничего не случится, и мы закончим проект раньше — отлично.

Резерв усилий. Аналогично: можно прибавить 20–40% к ежедневному объему работ. Например, если нам нужно писать по 1000 слов в день, чтобы закончить книгу вовремя, мы должны писать по 1200–1400 слов.

Какой вид резерва выбрать — зависит от вашей задачи. Можно комбинировать оба варианта.

6. Оцените риски. Установив дедлайн, запишите причины, по которым он может сорваться. Например:

Составив список, подумайте: насколько эти риски реальны? Как их предотвратить? Можно ли снизить вероятность их появления? Возможно, что после этого анализа вам придется подкорректировать планы и увеличить резерв времени.

7. Избегайте нереалистичных сроков. Если предыдущие пункты выполнены правильно, то здесь проблем возникнуть не должно. Если же составленный план все равно выглядит слишком фантастично, еще раз исследуйте задачу: возможно, вы что-то упустили.

8. Подумайте, можно ли быстрее. Составив подробный план, мы обычно настраиваемся на выполнение задачи каким-то конкретным способом. Из-за этого мы часто игнорируем другие решения, порою даже более эффективные.

Например, мы настроились продвигать свои услуги через социальные сети и не думаем о других каналах. А ведь вполне может оказаться так, что реклама в Яндекс Директ или качественный видеоролик способны гораздо быстрее привлечь клиентов.

Убедитесь, что выбранные вами средства действительно наиболее эффективны.

9. Устанавливайте дедлайны для важных задач. Одна из самых популярных ошибок в тайм-менеджменте — это выполнение срочных задач в ущерб важным.

Например, некий фрилансер целыми днями занимается выполнением срочных заказов. Да, он зарабатывает деньги. Но при этом у него не остается времени на профессиональный рост и продвижение своих слуг. В результате он годами остается на одном и том же уровне, упуская возможность увеличить свой доход.

Если задачи действительно важны и могут кардинально улучшить вашу жизнь, их следует выполнить как можно скорее. Установите для таких задач крайний срок и выполняйте их наряду со срочными делами.

10. Не ставьте дедлайны там, где вы прямо не влияете результат. Мы не можем точно предугадать поведение других людей или случайные события. Здесь мы способны только повысить вероятность благоприятного для нас исхода, но не более того.

Например, владелец кафе может тратить много сил, денег и времени на создание лучшего заведения и на его раскрутку. Однако вряд ли он сумеет точно предсказать, когда его кафе станет популярным и станет ли оно популярным вообще.

В таких ситуациях следует планировать только свои действия, придерживаясь принципа «делай что должен, и будь что будет».

Как соблюдать и не срывать дедлайны

Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.

Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.

Планирование

1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.

Чтобы избежать таких проблем, сразу запишите, когда вы приступите к работе и каким будет первый шаг. Например:

2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам (см. декомпозиция). График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы что-то пойдет не так, вы заметите это сразу.

План можно оформить любым удобным для вас способом: в виде списка дел на бумаге, в виде таблицы или диаграммы Ганта.

3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта. Например:

Организация работы

1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.

Во-первых, в процессе работы могут вскрыться новые обстоятельства, которые мы не учли на этапе планирования. Во-вторых, чем дольше длится проект, тем выше шанс столкнуться с форс-мажорами. Когда эти факторы накладываются на большой объем работы, завершать проект приходится в авральном режиме.

Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.

2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.

3. Не делайте лишнего. Иногда в процессе работы нам хочется сделать что-то, что не входило в первоначальный план: вставить декоративный элемент, дописать дополнительную функцию или добавить для клиента какой-нибудь приятный бонус.

Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.

Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».

4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями и т. д. Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.

Работа с клиентами

1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента.

Предположим, некому веб-мастеру заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс и т. д. А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.

Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.

2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Клиент должен ответить примерно следующее:

— Почему до 15 апреля? В этот день мы будем участвовать в выставке, и хотим давать ссылку на новую промо-страницу потенциальным заказчикам.

— Почему так срочно? Хочу подарить ваш хендмейд жене на 8 марта.

Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.

3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: из-за них все последующие усилия окажутся напрасными. Например:

• Если портной ошибся с размерами, готовый костюм не подойдет заказчику.
• Если рекламное агентство неправильно определило целевую аудиторию, оно создаст бесполезную рекламу.

Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы. Например, если журналист пишет на заказ лонгрид для какого-нибудь издания, у него могут быть такие этапы согласования:

4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если что-то пойдет не так.

Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.

Проблемы и недостатки дедлайнов

Постановка дедлайнов — это один из самых противоречивых методов тайм-менеджмента. Дедлайны существенно повышают качество нашего планирования, но вместе с этим они создают нам и множество серьезных проблем. Вот только некоторые из них:

1. Дедлайны — это всегда стресс. Они загоняют нас в жесткие рамки и по своей сути являются формой принуждения. А принуждение (даже если это самопринуждение) для человека всегда неприятно и сопровождается стрессом. Если же крайний срок близок и существует риск сорвать дедлайн, то давление на психику возрастает многократно.

2. Срыв дедлайна порождает дополнительные проблемы. Даже когда мы ставим дедлайны сами себе, их несоблюдение приводит к испорченному настроению и подрыву самооценки. Если же речь идет о взаимодействиях с другими людьми, то последствия могут быть гораздо серьезнее: конфликты с клиентами или руководством, удар по репутации, финансовые убытки.

3. Крайние сроки часто определяют неверно. Людям порою сложно правильно оценить объем предстоящей работы, предусмотреть форс-мажоры и возможные трудности. Более того, в некоторых же проектах дедлайны «берутся с потолка» и не соответствуют реальным возможностям исполнителей.

4. Опасность прокрастинации. Большие сроки расслабляют и создают ложное ощущение безопасности. Из-за этого и возникает одна из самых распространенных проблем с дедлайнами: откладывание предстоящей работы. Человеку кажется, что времени у него еще много, и он может никуда не торопиться. Беда здесь в том, что после каждого откладывания ежедневный объем предстоящей работы постепенно возрастает и однажды может стать «экстремальным».

Пример. У студента экзамен через месяц, и ему нужно за это время выучить 60 билетов. Чтобы успеть подготовиться, он должен ежедневно учить по два билета. Однако в течение двух недель он откладывает занятия и теперь вынужден каждый день учить по четыре билета, тратя на это все свое время.

5. Опасность авралов. Неверное определение сроков и упомянутое выше «хроническое откладывание» неизбежно приводят к авральной работе. А это, в свою очередь, приводит к дополнительным стрессам и риску переутомления.

6. Снижение качества работы.

7. Дедлайны не совместимы с перфекционизмом. Если человек любит шлифовать детали и доводить все «до идеала», он будет или постоянно срывать дедлайны, или испытывать чувство неудовлетворенности от своей работы. И то и другое будет для него крайне неприятно.

8. Снижение гибкости. Полностью сосредоточившись на крайнем сроке, мы часто перестаем следить за изменением обстановки. Из-за этого мы не замечаем опасностей и упускаем благоприятные возможности.

Перечисленные недостатки ничуть не умаляют достоинства дедлайнов: они были и остаются одним из самых полезных инструментов планирования. Однако если в их использовании нет особой необходимости, а возможные проблемы могут «перевесить» преимущества, то от постановки дедлайнов лучше отказаться.

Поделиться:

Важность сроков в бизнесе: почему это важно

Статьи

5 Мин. Читать

18 августа 2021 г.

Соблюдение сроков — важная часть любого бизнеса. Они предназначены для предприятий и их сотрудников и означают завершение проектов или заданий. Однако они делают больше, чем просто это. Крайние сроки также являются важной частью общего управления временем и частью вашей повседневной жизни. То, что срок не установлен в письменной форме, не означает, что его не существует. Узнайте все о важности сроков в бизнесе ниже!

Вот что мы рассмотрим:

Что такое крайний срок?

Почему сроки имеют значение?

Как вы справляетесь со сроками?

Ключевые выводы

Что такое крайний срок?

Крайний срок можно описать просто как время, к которому что-то должно быть выполнено. Тем не менее, срок гораздо больше, чем это. Это действительно поставленная цель, а также ожидания одной стороны от другой. На рабочем месте есть всевозможные дедлайны. В зависимости от вашего бизнеса у вас может быть один из следующих типов крайних сроков:

• Реальные сроки или сжатые сроки
• Жесткие сроки или мягкие сроки
• Внутренние сроки или внешние сроки
• Достижимые сроки или невыполнимые сроки

Скорее всего, вы будете иметь все вышеупомянутые сроки в тот или иной момент . Важно понимать, что там, где нет сроков, скорее всего, не хватает внимания. Дедлайны служат отличным мотивационным инструментом, а также отличным индикатором тайм-менеджмента.

Почему важны сроки?

Сроки важны по ряду причин, однако есть три, которые стоят выше остальных.

Сроки устанавливают ожидания

Когда для задачи или проекта устанавливается крайний срок, это означает, что ожидается, что он будет завершен к этому времени. Сроки обеспечивают четкое ожидание того, что должно быть доставлено, и когда это должно быть доставлено. Это позволяет сотрудникам контролировать свою работу и устанавливать сроки в своих навыках управления временем. Это также позволяет оценить временные ограничения.

Крайние сроки мотивируют завершение

По мере приближения крайнего срока у обычного человека появляется больше мотивации завершить связанную с ним работу. Когда у задачи или проекта есть конечная точка, ее становится легче отслеживать. Это также значительно упрощает определение срочности.

Сроки делают рабочий процесс более плавным

Если для задач установлены сроки, это упрощает организацию работы. Сроки приводят к естественному следованию рабочему потоку. Сотрудники с большей вероятностью будут работать над задачами, которые должны быть выполнены раньше, и откладывают работу над задачами, которые должны быть выполнены позже. Дедлайн — отличный организационный инструмент.

Как вы справляетесь со сроками?

Есть 5 простых шагов, которые помогут справиться с дедлайнами, которые могут сделать жизнь любого человека намного проще.

1. Просмотрите работу

Когда вам назначают крайний срок, первое, что вы должны сделать, это просмотреть работу, которую необходимо выполнить, чтобы его выполнить. Точное знание того, что вам нужно сделать, может помочь вам расставить приоритеты в своих задачах. Это также может позволить вам сосредоточиться на сроках, которые наступают раньше, чем другие. Дедлайны заставляют более серьезно следить за временем.

2. Соберите свои ресурсы

Как только вы поймете, какую работу необходимо выполнить, вы сможете собрать необходимые ресурсы для работы. Получите все необходимое для выполнения задания к сроку. Это может потребовать планирования, когда вы будете встречаться с людьми или когда будете выполнять часть задания. В любом случае важно знать, какие ресурсы вам понадобятся.

3. Планируйте заранее

Ваша работа может быть отложена, поэтому важно планировать заранее, когда вы соблюдаете сроки. Поймите, что некоторые люди могут быть недоступны, а некоторые ресурсы могут быть задержаны. Заблаговременное планирование может помочь вам избежать трагедии срыва сроков.

4. Обратите внимание на время и установите временной лимит

Крайние сроки влияют на каждую часть тайм-менеджмента. Таким образом, вам нужно будет уделять пристальное внимание своему времени и устанавливать временные ограничения для каждого этапа задачи, для которой установлен крайний срок. Это самый эффективный способ спланировать работу в срок. Выделение времени задаче поможет вам уложиться в установленный вами срок.

5. Доставьте то, что можете, к сроку

Иногда сроки срываются. Важно помнить, что важно сообщать о том, что ваш дедлайн будет пропущен. Также важно донести то, что вы можете, когда вы сообщаете об этом своему начальнику или клиенту. Назначьте им сроки выполнения и, если сможете, сообщите о выполненных частях задачи или проекта.

Ключевые выводы

Сроки важны в бизнесе по ряду причин. Они задают ожидания и помогают мотивировать работу в офисе. Управление сроками — важная часть тайм-менеджмента в целом, но это относительная задача. Просто нужно планировать заранее!

Не забудьте посетить наш центр ресурсов, чтобы найти больше статей, подобных этой! У нас есть то, что вам нужно, когда речь идет о бизнес-информации.

РОДСТВЕННЫЕ СТАТЬИ

Хотите больше полезных статей о ведении бизнеса?

Получайте больше отличного контента в папку «Входящие».

Подписываясь, вы соглашаетесь получать сообщения от FreshBooks, а также признаете и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности FreshBook. Вы можете отказаться от подписки в любое время, связавшись с нами по адресу [email protected].

Соблюдение сроков каждый раз · ActiveCollab

Дедлайн – это ужасное слово! Любите его или ненавидите, одно можно сказать наверняка — вы не можете его игнорировать. Они предназначены для того, чтобы держать сотрудников под контролем и обеспечивать достижение ими краткосрочных и долгосрочных целей. Все сводится к отслеживанию времени и отслеживанию денег, а также к тому, насколько хорошо вы организованы.

Когда кто-то упоминает крайний срок, для многих это проклятие существования и главная причина, по которой они чувствуют давление и переутомление. Тем не менее, способность укладываться в сроки — впечатляющая черта, которую ценят многие руководители первого уровня.

Эта статья объяснит, как уложиться в сроки, имея дело с давлением!

Важность сроков

Во-первых, сроки формируют ожидания. Когда на проект ставится крайний срок, это означает, что он должен быть завершен к этому времени. Они предназначены для обеспечения четких ожиданий того, что должно быть доставлено и когда.

По мере приближения крайнего срока сотрудники чувствуют себя более мотивированными, чтобы закончить свою работу. Когда у задачи есть конечная точка, ее легче отследить и назначить ей срочность.

Наконец, сроки обеспечивают бесперебойный рабочий процесс. Легче расставлять приоритеты задач, что приводит к более целенаправленному подходу. Обычно сотрудники чаще работают над срочными задачами, а несрочные откладывают на потом.

Что такое сроки?

Согласно основному определению крайний срок представляет собой время, в которое что-то должно быть выполнено. Однако сроки не так просты. На самом деле у нас есть цели, поставленные с одной стороны, и ожидания — с другой.

В зависимости от вашего бизнеса у вас может быть один из следующих вариантов:

• Реалистичные и сжатые сроки
• Жесткие и мягкие сроки
• Внутренние и внешние сроки
• Достижимые и невозможные сроки

В тот или иной момент вы испытаете все вышеперечисленное. Крайне важно знать, что отсутствие сроков приводит к отсутствию внимания. Помимо всего прочего, они служат инструментом мотивации и помогают наладить правильный тайм-менеджмент в вашей компании.

Цель сроков

В большинстве случаев мы устанавливаем крайние сроки по следующим причинам:

• Чтобы гарантировать завершение работы: довольно легко забыть или отложить задачи, которые не имеют конечной точки. С помощью дедлайнов мы избегаем этой ситуации.
• Для обеспечения плавного рабочего процесса: сроки помогают нам работать для достижения общих целей, в то же время отслеживая сложные проекты.
• Для установления ожиданий: 9Сроки 0135 ясно дают понять, что мы должны поставить и когда. Это означает, что вы контролируете свое рабочее окружение и не путаетесь.

Вы должны знать, что несоблюдение сроков может привести к серьезным последствиям. На личном уровне это может повредить вашей репутации и потенциально повредить вашей карьере, особенно если это повторяется более одного раза.

На организационном уровне нарушение сроков может нанести ущерб репутации вашей компании или иметь серьезные финансовые последствия.

Насколько эффективны сроки?

Если вы когда-либо сомневались в эффективности дедлайнов, у нас есть несколько фактов, которые убедят вас в обратном:

• Дедлайны с большей вероятностью сведут к минимуму прокрастинацию.
• Ваши цели станут более конкретными, и вы сможете связать их с определенной временной шкалой.
• Вы будете преследовать цели и выполнять задания в соответствии с графиком.
• Дедлайны предлагают вам структуру и помогают выполнять задачи.

Чтобы установить эффективные сроки, вам нужно будет сосредоточиться на следующем:

• Сделайте ваши сроки конкретными, потому что вы с большей вероятностью будете им следовать.
• Держите сроки реалистичными. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить задание.
• Придайте им смысл. У вас всегда должна быть какая-то мотивация для соблюдения сроков.

Работа со сроками

Вы должны понимать, что стресс — это совершенно нормально, когда речь идет о дедлайнах. Совершенно нормально волноваться, потому что мы все хотим закончить все вовремя. Но иногда вам придется смириться с тем, что ваши задачи будут неполными, пока вы не найдете способ их исправить.

Убедитесь, что вы сохраняете спокойствие под давлением. Вы можете сделать много дел за короткий промежуток времени, если будете контролировать свой темперамент. Беспокойтесь только тогда, когда сталкиваетесь с реальной проблемой, а не тратите энергию на ложные тревоги.

Управление сроками

Как управлять сроками? Это вопрос на миллион долларов. Если вы когда-либо испытывали стресс и измотаны на работе из-за того, что не выполнили задачу вовремя, вам следует больше сосредоточиться на тайм-менеджменте.

Иногда люди недооценивают, сколько времени им потребуется для завершения одного проекта. Таким образом, крайний срок, который вы установили, может быть довольно нереалистичным. Прежде чем вы согласитесь с крайним сроком, выполните несколько шагов:

• Оцените, что требуется: поймите, какие задачи включает в себя ваш проект.
• Придерживайтесь правильных ресурсов: убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы закончить работу как можно скорее.
• Будьте готовы к проблемам: это то, чего вы не можете избежать. Целесообразно рассмотреть потенциальные проблемы.
• План: составить подробный график.
• Минимизируйте ущерб от пропущенного срока: иногда вы можете пропустить срок, несмотря на всю свою тяжелую работу. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и постарайтесь минимизировать ущерб.

Почему людям трудно уложиться в сроки?

Мы выбрали самые распространенные причины, по которым люди срывают дедлайны на работе.

Плохая коммуникация: краткая и четкая коммуникация имеет решающее значение для соблюдения сроков проекта. Вам придется улучшить сотрудничество и командную работу среди членов вашей команды. Этого не произойдет, если вы не предоставите четкие инструкции и видение, необходимые для завершения проекта.

Плохое управление временем: отсутствие надлежащего управления временем задержит ваш проект еще до его начала. Вы должны быть в состоянии оценить, сколько времени займет задача.

Неадекватная технология: по большей части технология должна минимизировать рабочий процесс и экономить время, но иногда она делает наоборот. Люди обычно тратят 22 минуты в день на устранение неисправности техники.

Проблемы с планированием и плохое управление проектом: это не только пустая трата времени, но и деньги. Почти 90% проектов задерживаются из-за плохого управления проектами и отсутствия планирования.

Сроки — это хорошо или плохо?

В то время как некоторые утверждают, что сроки убивают производительность, другие считают, что они необходимы для любого процесса управления проектами. Итак, нет правильного или неправильного ответа. Все зависит от вашей компании, проекта, над которым вы работаете, и членов команды, с которыми вы имеете дело. Гарвардская школа бизнеса предполагает, что сроки помогают членам команды выполнять свою лучшую творческую работу вовремя.

ActiveCollab помогает с легкостью укладываться в сроки

И менеджеры, и члены команды теряют счет времени, забывают о важных событиях календаря и в результате срывают сроки. Наличие личного помощника в виде программного обеспечения очень помогает организовать вашу повседневную жизнь. ActiveCollab — очень сложная система, которая вовремя предупредит вас о том, что нужно сделать.

Все основано на задачах, которые вы можете поручить себе или другим и установить срок выполнения. Вы даже можете связать различные задачи, создав между ними зависимости. Каждое утро вы будете получать электронное письмо, в котором сообщается, какие задачи имеют самый неотложный срок, поэтому вы можете начать работать над ними как можно скорее.

Но вам не нужно ждать утреннего электронного письма, чтобы узнать, что срочно. Моя работа — это страница, на которой собраны все назначенные вам задачи, и вы можете отфильтровать их по проекту или сроку выполнения. Это не все! Когда вы открываете проект, вы можете отфильтровать все его задачи по исполнителю, сроку выполнения, меткам и спискам задач. Таким образом, информация о сроках, о том, что срочно и кто отвечает, находится на расстоянии одного клика (как бы банально это ни звучало)!

Тайм-менеджмент в лучшем виде

Приложения для отслеживания времени имеют ужасную репутацию, потому что они в основном связаны с мониторингом сотрудников.