Профессия личный помощник руководителя: обязанности и навыки

Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

1. Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).
2. Сколько зарабатывает личный помощник?
3. Как стать, с чего начать новичку без опыта?
4. Несколько советов по поиску работы и составлению резюме.

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете» и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

• Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
• Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
• В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

1. Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
2. Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
3. Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
4. Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
5. Оффлайн-предприниматели, чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

• Работа с информацией и офисными программами.
• Грамотный русский язык.
• Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
• Работа в социальных сетях.
• Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
• Навыки копирайтинга и продаж.
• Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

• Формирование и настройка рассылок.
• Умение монтировать несложные видео.
• Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
• Умение делать лендинги.
• Работа в вебинарных комнатах.
• Работа с трафиком и рекламными сервисами.
• Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

1. Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
2. Структурированность.
3. Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
4. Целеустремлённость.
5. Гибкость — умение перестраиваться.
6. Коммуникабельность.
7. Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

1. Мамы в декрете.
2. Работницы офиса.
3. Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт — это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

Опыт решения необычных проблем в работе помощника руководителя

Какие только задания не сваливаются на секретарей! Порой ты начинаешь выполнять обязанности, которые никак уже не относятся к твоей работе. Но как отказать? Становишься «правой рукой» босса, помогая ему не только в офисе, но и в личной жизни.

Разбираться в привычках и предпочтениях своего босса — это и есть работа помощников руководителей. Например, хорошо знать и понимать, что следует заказать на обед, какую снять гостиницу, даже какое место в самолете им забронировать!

Традиционно среди личных поручений шефа встречаются такие поручения, как приобретение билетов на всевозможные культурно-развлекательные мероприятия, организация поездок на отдых, ежегодная покупка и отправка подарков к Новому году. Но бывают ситуации, когда приходится на ходу импровизировать.

Глеб Дунаевский, директор по рекламе и развитию журнала «Русский репортер» медиахолдинга «Эксперт», вспоминает самые необычные случаи, которые случались с его друзьями.

Сергей, помощник руководителя

Когда меня брали на работу, озвученные условия мне вполне подходили. В общем-то, стандартные обязанности: ведение документации, планирование и контроль графика дел и т.д.

Через некоторое время начальница сообщила о радостном событии в ее жизни: она выходит замуж! Все замечательно, я искренне радовался за нее. Но никогда не думал, что буду иметь непосредственное отношение к ее свадьбе!

Сначала все было достаточно мило: «Сереж, посмотри, пожалуйста, в Интернете расценки на аренду ресторанов». Конечно, легко! «Сергей, съезди за открытками!», «Забери мое платье из ателье».

Порадовало, что я даже жениху успел помочь — записывал его к стоматологу на отбеливание эмали.
И вот ключевой момент! День свадьбы. Все как у всех: нервы, суета, невесту не успевают собрать. Я, естественно, тоже там — созваниваюсь с фотографами, водителями, женихом.

Приезжаем в ЗАГС, опаздываем, в суете все теряются. Гости еще у входа. Свидетельница, я со своей начальницей и ее будущим мужем уже перед входом в регистрационный зал. Свидетель со стороны жениха опаздывает… И тут нас объявляют!.. Пора! Как вы уже догадываетесь, мне ничего не оставалось, как выполнить роль свидетеля на свадьбе своей начальницы!

Глеб: Сергей уже давно не работает в той компании и открыл свою фирму, но с его бывшей руководительницей и ее мужем они стали хорошими друзьями. Встречаясь, они часто со смехом вспоминают тот день.

Мария, помощник руководителя

Однажды мой босс попросил меня пройти медосмотр. На первый взгляд, ничего странного в его просьбе не было, во многих компаниях следят за здоровьем сотрудников. Но когда он с улыбкой протянул мне бланк медосмотра со СВОЕЙ фамилией… Я растерялась… Увидев в моих глазах немой вопрос, он пояснил, что надо СОБРАТЬ подписи указанных в бланке врачей. Именно собрать, поскольку у него самого совсем не было времени ходить к ним.

Передо мной стояла задача, как я — двадцатилетняя, миниатюрная девушка — могу сойти за высокого плечистого мужчину ближе к пятидесяти, про каких еще говорят, что у него косая сажень в плечах?!.. Задача, казалось бы, невыполнимая, времени мало, подписи надо было собрать до конца рабочего дня. Отмечу, что коллектив у нас женский, единственный мужчина — директор, и вариант, чтобы попросить кого-нибудь из мужчин выдать себя за Ивана Ивановича, не подходил.

Но нет безвыходных ситуаций! Получив согласие у главного бухгалтера, пошла на маленькую хитрость: договорилась с одной частной клиникой, что за N-ую сумму мой руководитель пройдет этот медосмотр за 30 минут у себя же в кабинете — благо, никаких обследований с дополнительным сложным оборудованием не требовалось.

Глеб: Вот такая история произошла с моей знакомой в начале ее карьеры.

Оксана, секретарь

Мой начальник — весьма своеобразный человек. К своему делу он всегда относится очень творчески. Так, у нас заведено, что летом в разгар рабочего дня он может легко сорваться с места и поехать в какое-нибудь отдаленное место — на природу: отдохнуть от городской суеты, порыбачить… С собой он берет пиво, удочки, шашлыки, меня и своего ближайшего помощника. Но не подумайте плохо. Цели у нас весьма благоразумные.

Дело в том, что в такой обстановке, как он говорит, «легче думается». Он размышляет вслух, а я записываю его идеи, Он боится что-то упустить, вдруг ценная мысль пронесется. Мне тоже это полезно: интересно наблюдать и учиться у этого человека, как в его уме возникают идеи.

Глеб: Оксана научилась очень многому за время таких выездов на природу со своим директором. Она продолжает работать в этой процветающей компании, но уже в должности руководителя креативного отдела.

Как сделать работу руководителей более эффективной

Для начала хорошо бы прояснить в чем на самом деле заключается деятельность руководителя. Часто руководителем становится сотрудник, который лучше остальных выполнял работу в какой-то области. При этом не всегда учитывается, что хороший специалист далеко не всегда может быть хорошим руководителем.

Дмитрий Кайзер

Основная функция любого руководителя

Специалист может сделать какую-либо работу лучше остальных, поэтому его и считают специалистом. И часто, уже став руководителем, специалист продолжает выполнять работу сам, вместо того чтобы организовывать работу сотрудников. Итак, основная задача руководителя организовывать работу сотрудников так, чтобы работа была выполнена. Важнейший момент, работа должна быть сделана не самим руководителем, а именно сотрудниками. И очень часто добиться этого бывает значительно сложнее, чем сделать все самому. Здесь любой человек, который пытается «заставить» кого-то выполнить работу, сталкивается с таким явлением как человеческий фактор. И если какой-то человек может добиться от кого-либо выполнения работы, то его можно считать руководителем. Если при этом работа выполнена полностью и с минимальными затратами времени и других ресурсов, то это отличный руководитель. А если те, кто выполнял работу, даже не подозревали, что ими кто-то руководит и не испытывали никакого дискомфорта от контроля, то значит в этой области работал гений руководства. Найдите его и повысьте в должности!

Зачем нужны заместители

Руководитель сам не участвует в выполнении работы, а контролирует ее выполнение со стороны. Так он видит всю картину целиком, и может вовремя устранить возникшие препятствия и заторы, или улучшить технологию выполнения работы. Когда компания становится большой, один руководитель не может с прежней эффективностью уделять свое внимание всем процессам, происходящим в компании, и процессов становится больше, и компания расширяется территориально. Тогда у руководителя появляются заместители. Заместители являются такими же руководителями, но охватывают более узкую, часто специализированную, область деятельность компании. Так появляется, например, заместитель по организационным вопросам, или заместитель по производству.

Основные задачи заместителя

1. Знать и понимать политику компании и добиваться ее осуществления в своей области
2. Представлять в своей области точку зрения руководства компании
3. Нести полную ответственность за все происходящее в своей области
4. Знать технологию работы всех подразделений своей области
5. Координировать работу подразделений в своей области
6. Уметь разрабатывать тактические планы, согласованные со стратегическим планом компании, и добиваться их осуществления

Как избавить руководителя от неважной работы

Хорошие руководители, к сожалению, встречаются редко, с этим согласится любой владелец бизнеса. Возможно вам повезло, и у вас такой есть. Но эффективность любого руководителя можно свести практически на нет, если завалить его рутинной работой. Часто сотрудники приносят напрямую руководителю большое количество текущих проблем. Решая эти проблемы, руководитель перестает уделять внимание вопросам руководства компанией, и в это время компания оказывается без управления. Это такая же опасная ситуация, как если бы командир воздушного судна пошел помогать стюардессам разносить напитки. Такая ситуация широко распространена в современном бизнесе. Поэтому если вам удасться освободить своего руководителя от рутины, и он вернется к своей главной деятельности, то ваша компания получит огромное конкурентное преимущество. И один из способов разгрузить руководителя – это предоставить ему персонального помощника. Основная задача такого помощника – оградить руководителя от ненужной информации и неважной работы и помочь ему тем самым эффективнее выполнять свою работу.

Основные функции и навыки помощника руководителя

1. Умение правильно общаться, а именно, умение понять собеседника и донести до него свое сообщение
2. Знание структуры всей компании и всех ключевых сотрудников и руководителей
3. Умение найти в компании правильного человека для выполнения необходимой работы
4. Умение быстро обрабатывать, распределять и передавать поступающую информацию
5. Знание принятого в компании документооборота
6. Умение поддерживать порядок на своем рабочем месте и на рабочем месте руководителя, в том числе порядок в информации и документации
7. Способность самостоятельно решить типовые вопросы с которыми обращаются к руководителю. Умение подготовить решение, под которым руководитель может только поставить свою подпись
8. Способность определять важность поступающей информации и ограждать руководителя от неважной информации
9. Способность представить интересы руководителя при его отсутствии на какой-либо встрече, передавая информацию в обе стороны без искажений
10. Способность контролировать выполнение приказов и распоряжений руководителя, и добиваться их выполнения

Так исторически сложилось в России, что люди, умеющие управлять, не были в большом почете. Самые способные из них подвергались гонениям и даже ссылались в лагеря в середине прошлого века. А само управление ассоциировалась у населения с бюрократией. Поэтому до сих пор еще деятельность руководителя не является ценной по-мнению многих сотрудников. Хотя на самом деле, управление – это отдельная и очень важная функция для любой компании. И если у вас в компании есть человек, который умеет хорошо руководить и направлять деятельность остальных, то вам повезло. Не заставляйте его делать что-либо еще, а, наоборот, постарайтесь избавить его от рутинной работы, предоставив необходимое количество помощников. И тогда ваша компания обретет управление и начнет быстро двигаться к своим целям, успешно преодолевая препятствия на этом пути.

Автор — специалист по развитию холдингов, учредитель Центра Диагностики Бизнеса (Группа компаний BusinessForward)

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Юридическая консультация > Трудовое право > Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Должностная инструкция — это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его ответственности.
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Для чего необходима инструкция

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя — особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов — вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции.  Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

• Подробное определение круга полномочий
• Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
• Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
• Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
• Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

1. Высшее образование
2. Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
3. Владение иностранными языками.
4. Навыки делового общения, письма и этикета
5. Владение офисной техникой
6. Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

• Выполнение непосредственных заданий руководства
• Планирование и координация рабочего времени руководителя
• Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
• Составление и редактирование деловой документации
• Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

1. Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
2. Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
3. В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Должностная инструкция помощника руководителя

Автор статьи: Судаков А.П.

Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.

Профессия помощник руководителя

Чем занимается помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

• составление расписаний встреч;
• организация поездок делового характера;
• оформление документов;
• визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
• обеспечение нормального климата в коллективе;
• ведение телефонных переговоров;
• закупка канцтоваров;
• ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

В трудовом договоре помощника руководителя всегда присутствует неясность, поскольку четко не регламентировано, что конкретно вменяется в обязанность трудящемуся.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.

Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Приветствуются знания помощником руководителя иностранных языков, которые он сможет применить при проведении переговоров. Они часто имеют конфиденциальный характер, в результате чего руководство не желает прибегать к услугам стороннего переводчика, чтобы не разглашать сведения. В таких ситуациях помощнику, придется сопровождать руководителя в командировках, которые чаще всего придется самому и организовывать. На него будет возложено решение всех бытовых вопросов относительно приобретения билетов, топлива, заказа такси и оформления гостиницы. Ему также придется решать все документальные вопросы и проблемы проживания в другом городе или стране.

Профессиональные требования

Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.

Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.

Функциональные обязанности

Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.

В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.

Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.

Личные качества

Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.

Требования к знаниям специалиста

Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.

Поскольку можно отметить напряженный характер работы помощника, то для него важно владеть позитивным мышлением, которое позволит ему смотреть под оптимистическим взглядом на любую ситуацию. Специфика профессия обязывает специалиста постоянно обучаться новому, поэтому он должен обладать желанием получать знаний и иметь высокий потенциал обучаемости.

Качества помощника руководителя

Можно перечислять множество качеств, актуальных для помощника, которые чаще всего имеют отношение к его профессионализму, умению работать в команде и обладать управленческой хваткой. Однако по факту важно только подстраиваться под работу руководителя компании, уметь с ним поддерживать хорошие отношения и избегать конфликтных ситуаций. Это позволит сделать работу в команде эффективной, что сформирует уважительное отношение к специалисту как к высококвалифицированному помощнику, которому можно доверить любое дело.

Карьерные перспективы

Профессия помощника руководителя считается перспективной с точки зрения возможностей карьерного роста.

Специалист может претендовать на должность заместителей директора. Однако по факту, хорошие сотрудники ценятся руководством, представители которого заинтересованы оставить сотрудника в той же должности, поскольку он отлично справляется со всеми порученными заданиями, а рост по карьерной лестнице помощника означает проблемы у директора с поиском человека на замену, который не всегда успешен. В такой ситуации помощнику можно рассчитывать только увеличение заработной платы, предоставление дополнительных льгот и изменения названия должности, звучание которой более впечатлительно, при оставшихся должностных обязанностях.

Итоги

Профессия помощника руководителя отличается своей неоднозначностью. Отсутствует регламент обязанностей, которые могут быть вменены сотруднику. Их перечень формируется руководством и может кардинально отличаться на разных предприятиях. Хорошие специалисты ценятся директорским составом, в результате чего они прикладывают все усилия, чтобы оставить их в должности. Им повышается заработная плата, увеличивается время отпуска, однако сохраняется перечень обязанностей. Такая позиция вызывает затруднения в карьерном продвижении, поскольку начальство не заинтересовано в нем.

Деятельность специалиста обычно незаметна, поскольку успех от его достижений часто берет на себя руководство. Однако работа помощника очень значима для всего субъекта хозяйствования. Он улучшает работоспособность начальства за счет координирования его деятельности и выполнения некоторых поручений, имеющих отношение к личным обязанностям руководства. Такой подход к работе увеличивает результативность деятельности компании, в результате чего стабилизируются ее финансовые параметры и увеличиваются показатели прибыльности.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Кто он, ассистент руководителя? Портрет профессии

Персональный ассистент — незаменимая профессия в 21 веке. Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения.

В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.

Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.

Например,

Не стоит забывать, что профстандарт — это лишь обобщенный портрет профессии ассистента и помощника. Но это не значит, что в нем приведет исчерпывающий перечень функций.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.

Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:

• Секретарь-помощник руководителя — правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
• Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.

Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.

Примеры личных поручений:

— организация Дня Рождения сына руководителя

— покупка подарка к Новому году жене руководителя

— покупка картины в особняк руководителя и т.д.

Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).

• Бизнес-ассистент — ассистент руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-поручений.

Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:

— курирование команд

— ведение проектов

— курирование интернет-агентств

— помощь в участии в профильных выставках

— развитие сотрудничества и партнерства и др.

Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.

КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА

Поскольку ассистент — приближенное лицо к «императору», то он обязательно должен быть:

• вовлеченным и активным. То есть, хотеть работать на пользу шефу и своей компании.

Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»

Для руководителя большой стресс — менять ассистента. Поэтому очень ценится преданность.

• хранить конфиденциальную информацию

Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.

Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.

Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу. 

• ответственный

Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.

Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя. 

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

 

Пять основных задач помощника менеджера | Работа

Автор: Джейн Томпсон Обновлено 24 сентября 2018 г.

Как следует из названия должности, помощник менеджера помогает поддерживать бесперебойную работу магазина, отдела или команды, выполняя некоторые управленческие задачи, такие как планирование рабочего времени и оценка производительности сотрудников. В зависимости от отрасли она также может отвечать за обработку растущих запросов клиентов, поскольку помощники менеджеров часто работают с клиентами.Одна из главных задач — занять место руководителя в его отсутствие. Эта роль часто рассматривается как ступенька для тех, кто хочет продвинуться до руководящей должности.

Контролируйте команду

В большинстве организаций именно помощник менеджера, а не менеджер, контролирует сотрудников и управляет ими. Изо дня в день это может включать в себя составление расписания команды, разрешение на отпуск, обработку запросов персонала и принятие дисциплинарных мер. Заместители менеджеров также несут ответственность за оценку работы сотрудников и организацию программ обучения и развития персонала, чтобы восполнить пробелы в навыках.

Помогите недовольным клиентам

В розничной торговле и гостиничном бизнесе помощник менеджера будет первым руководителем, который поможет недовольному клиенту к его общему удовлетворению, например, в организации возврата и возврата денег. Помощник менеджера также будет первой точкой рассмотрения жалоб клиентов. Чтобы успешно выполнять эти обязанности, помощник менеджера должен обладать хорошими навыками межличностного общения и общения, а также уметь сохранять спокойствие и вежливость под давлением.

Заменить руководство

Помощники менеджеров работают бок о бок с генеральным менеджером и должны уметь «действовать» в его отсутствие. Это означает, что она должна быть знакома с основными аспектами работы менеджера и быть готовой выполнять эти обязанности при необходимости, не обременяя высшее руководство. Как помощник менеджера, вы следующим в очереди на повышение до генерального директора. Приступить к этой роли, хотя и временно, — это хороший способ продемонстрировать свои способности.

Обработка жалоб сотрудников

На большинстве предприятий есть процесс, в соответствии с которым сотрудники сообщают о проблемах, независимо от того, связаны ли эти проблемы с конфликтом в расписании, несоответствием в оплате или проблемой с одним из их коллег. Часто процесс начинается с сообщения об этом помощнику менеджера. Чтобы преуспеть в этой роли, вам должно быть комфортно выслушивать жалобы и понимать правильные каналы для их быстрого и профессионального решения.

Успешно завершенные проекты

Помощники менеджеров часто руководят командами по различным инициативам, связанным с конкретным отделом, выступая в качестве менеджера проекта для обеспечения успешного завершения проекта.Эта роль включает в себя подзадачи, такие как определение объема проекта, организация человеческих и других ресурсов, разработка графиков, управление бюджетами и подготовка отчетов. Руководство командой является ключом к обязанностям помощника менеджера. Вы часто будете нести ответственность за открытое общение, чтобы все понимали свои цели и задачи.

Что такое помощник руководителя проекта?

Помощник руководителя проекта — это обычно тот, кто подчиняется менеджеру проекта и помогает ему.Этот человек обычно имеет какое-то образование или опыт в управлении проектами и, вероятно, работает над своей карьерой в качестве менеджера проекта. Однако точное описание должности и требования будут отличаться от компании к компании.

Когда у проекта есть помощник руководителя проекта?

Для крупных, слишком сложных или критически важных проектов может потребоваться помощник руководителя проекта, который поможет с управленческими обязанностями и надзором. Помощник менеджера проекта также может быть назначен на проект, чтобы позволить ему заменить опытного менеджера проекта.Это позволяет новым или младшим сотрудникам получить опыт управления проектами, прежде чем браться за собственные проекты.

Каковы обязанности помощника руководителя проекта?

Они могут отличаться от компании к компании и от проекта к проекту, но вот некоторые стандартные обязанности, которые могут быть делегированы помощнику менеджера проекта:

• Обновление и отчетность о ходе выполнения графика
• Обновление и отчетность по бюджету и расходам
• Выявление потребностей в ресурсах и пробелов
• Мониторинг выполнения проекта, например, отчетов систем управления освоенной стоимостью (EVMS)
• Управление подмножеством проекта, например, конкретным этапом или конечным результатом
• Любые другие рутинные обязанности по управлению проектом, стандартизованный или низкий риск

В чем разница между помощником руководителя проекта и помощником руководителя проекта?

Помощника менеджера проекта часто называют координатором проекта.Роль этого человека носит более административный характер. Ему или ей не будут делегированы какие-либо управленческие действия по проекту. Напротив, в обязанности помощника менеджера проекта могут входить:

• Планирование встреч
• Запись протоколов встреч
• Помощь в форматировании, публикации, записи или совместном использовании отчетов и документов
• Выполнение административных задач, таких как печать, хранение , бронирование конференц-залов, приготовление кофе, заказ обедов, ответ на телефонные звонки и т. д.

Как стать помощником руководителя проекта?

Вы заинтересованы в управлении проектами, но у вас нет опыта работы в качестве руководителя проекта? Получение должности помощника менеджера проекта может быть хорошим способом получить опыт и продвинуться по карьерной лестнице. Требования к работе будут зависеть от компании и проекта. Однако требования обычно ниже, чем у руководителя проекта. Например, если у вас есть опыт работы над проектом в другой роли, такой как планировщик проекта, и у вас есть сертификат специалиста по управлению проектами (PMP), вы можете получить право стать помощником менеджера проекта.Следите за возможностями, перечисленными под любым из следующих названий должностей, поскольку они часто похожи:

• Помощник менеджера проекта
• Руководитель проекта
• Руководитель проекта
• Младший менеджер проекта

Дополнительная литература:

Задача Помощник менеджера Скачать бесплатно для Windows

2 Помощник по обслуживанию 6 Бесплатное ПО

Мультиплатформенная и бесплатная компьютеризированная система управления техническим обслуживанием.

5 Презентационный помощник 1,745 Условно-бесплатное ПО

Делайте презентации прямо с экрана компьютера.

3 Myriad Software 985 Условно-бесплатное ПО

Для написания, печати и рендеринга музыки.

13 Решения MIE Условно-бесплатное ПО

Задачи MIE, включая управление задачами, общение в чате и управление проектами.

1 VIP Quality Software, Ltd. 110 Условно-бесплатное ПО

Это клиент-серверное программное обеспечение для совместной работы в рабочих группах и управления задачами.

12 Extensoft 1,059 Бесплатное ПО

Free Extended Task Manager 1.0 предоставляет дополнительные функции управления процессами.

факультет Бесплатное ПО

Gpl Hattrick Manager — это помощник менеджера онлайн-игры Hattrick.org.

55 Программное обеспечение пыльцы 1

Стильный менеджер / органайзер списков задач для ваших личных списков и списков дел.

Склад 1 Условно-бесплатное ПО

Warecase eXtended Task Manager (XTM) — это расширенный диспетчер задач Windows и монитор производительности….

ООО «Орионбелт» 26 Условно-бесплатное ПО

Easy Task Manager — это простой в использовании персональный диспетчер задач.

PeterA 2 Бесплатное ПО

WPF Task Manager — еще один диспетчер задач для Windows.

2 Дуг Нокс Бесплатное ПО

Включить диспетчер задач позволяет включать или отключать диспетчер задач.

100 Программное обеспечение Vitolab 23 Условно-бесплатное ПО

Alive Task Manager — это настоящий электронный планировщик задач, который можно использовать для создания новых задач, vi ….

75 Связаться с Plus Corporation 38 Условно-бесплатное ПО

Task Plus — это расширенный диспетчер задач для Windows.

1 xStarter Solutions, Inc. 1 Условно-бесплатное ПО

Newbie Task Manager — это гибкий, мощный, многоцелевой планировщик задач. Запланированные задачи могут быть ….

6 SterJo Software 67 Бесплатное ПО

SterJo Task Manager — это простая в использовании утилита для управления задачами.

Задачи SMART для помощников руководителей

Задачи SMART для помощников руководителей настолько важны, потому что без них помощники могут оказаться в таком невыгодном положении.

Их можно воспринимать как должное, ими можно неправильно управлять, и они могут остаться без понятия, что именно от них ожидается в этой роли.

Если руководитель тратит немного времени на то, чтобы помочь своему помощнику поставить разумные цели, как он узнает, по какому признаку судить помощника? Как они могут оценить своего Ассистента и составить план развития карьеры?

Это непросто без постановки целей.

Помощники должны проявлять упреждающий подход к своим целям, чтобы гарантировать, что у них есть ряд указателей, которые приведут к фантастической оценке производительности.

Однако постановка целей и задач SMART выходит за рамки анализа производительности. Это очень важно для вашего успеха в качестве помощника.

Без четких целей на год вперед помощникам нелегко определить свою роль.

Роль помощника постоянно меняется.

Помощников просят взять на себя гораздо больше работы, чем когда-либо прежде.

Помощники должны быть звуковой доской для своих руководителей, они должны понимать все административные системы в бизнесе, они должны разбираться во всех формах технологий и, конечно же, их эмоциональный интеллект должен быть непревзойденным.

Роль личного и исполнительного помощника вышла далеко за рамки ведения дневников и бронирования поездок.

Конечно, вы все это знаете.

Но, не имея четкого списка целей на год вперед, помощникам будет сложно измерить свой успех в условиях постоянно растущей рабочей нагрузки и задач, которые, как ожидается, будут решать помощники.

Постановка целей важна для помощников, и они должны делать то, что они должны делать каждый год, чтобы добиться успеха в своей должности.

Итак, с чего же начать помощников? Как вы ставите цели SMART для своей роли личного или исполнительного помощника?

Наверное, поэтому вы здесь.

За год мы много написали об обзорах производительности и постановке целей и задач для помощников.

Мы знаем, что помощники обычно оставляют постановку целей на последнюю минуту.Вы так заняты организацией всех остальных и тем, чтобы убедиться, что ваш руководитель настроен на год вперед.

Может быть трудно найти время, чтобы сесть со своим руководителем, чтобы обсудить ваши цели и задачи и, конечно же, проблему, которую мы слышим чаще всего, какие цели и задачи вы должны установить для своей роли помощника?

Работа сложная, динамичная, и помощникам приходится иметь дело с множеством изменений в планах работы.

Однажды Ассистент работает над проектом, а на следующий день обнаруживает, что весь проект отменен.В этой среде понятно, что помощникам будет сложно планировать свои цели и задачи на год вперед.

Другая проблема заключается в том, что, хотя помощники работают над сложными задачами и проектами, у них также есть много ожидаемых задач — ведение дневника, бронирование поездок, управление электронной почтой, администратор.

Эти задачи трудно ставить перед собой и трудно измерить с точки зрения успеха и производительности.

Руководители будут знать, когда эти задачи идут не так, как надо, но если помощник отлично справляется со своей ролью, эти задачи выполняются без руководителя, который не задумывается.

Но, повторим еще раз.

Постановка целей и задач является ключом к превращению в помощника руководителя высшего уровня. У нас есть много ресурсов, которыми мы можем поделиться для личных и исполнительных помощников, которые хотят ставить цели SMART и ставить достижимые цели в своей карьере.

Приступим.

Но сначала, вот несколько бесплатных задач SMART и ресурсов для постановки задач для помощников

Как мы уже говорили, постановка задач и задач для помощников может быть сложной задачей.Но это не невозможно. Эти бесплатные шаблоны помогут вам не сбиться с пути в течение года. В этот комплект входят:

• Список примеров целей и задач SMART для исполнительных помощников, личных помощников и административных помощников
• Шаблон целей SMART для помощников для постановки целей производительности
• Рабочий лист постановки целей для помощников, чтобы они работали со своим руководителем во время совещания по оценке эффективности

Что мы собираемся охватить в разделе «Задачи SMART для помощников руководителя»?

В этой статье мы рассмотрим:

Первое: Постановка задач для помощников. Рекомендации по передовой практике. Мы рассмотрим разницу между целями и задачами, а также то, как помощники могут устанавливать их на год вперед.Мы рассмотрим, как помощники могут убедиться, что они ставят цели и задачи, которых они могут придерживаться, и рассмотрим несколько советов и приемов, которые помогут помощникам согласовать свои задачи с руководителями.

Два: Каковы цели SMART? Узнайте, каковы цели SMART и как составить отличный список измеримых целей для личных и исполнительных помощников, которые позволят вам продвинуться по карьерной лестнице и держать вас в курсе на год вперед.

Три: Примеры целей SMART для помощников Зная о проблемах, с которыми сталкиваются помощники при планировании своих целей на год, мы предоставим список блестящих целей и задач, которые помощники могут применить к своей роли.

Постановка задач для помощников Руководство по передовой практике

Процесс постановки целей и задач в течение года имеет решающее значение для карьеры и личного развития помощника.

Работа над чем-то и видение ценности, которую вы добавили для своей организации, должны укрепить вашу уверенность и дать вам повод ожидать и просить повышения заработной платы и бонусов из года в год. Как вы должны ставить цели для своей карьеры руководителя или личного помощника, которых вы можете придерживаться?

Первое, на что стоит обратить внимание, это то, что есть разница между целями и задачами.Часто мы используем один и тот же язык, чтобы описать, как мы хотим, чтобы год прошел вперед, но есть разница между целями и задачами:

Цель — это четкое, целенаправленное заявление о результате — амбициях, которые должны быть достигнуты в определенные сроки. Например, «Мы изменим дизайн веб-сайта компании, чтобы он стал более удобным для пользователей, к концу следующего квартала».

Цель — это действие, которое вам нужно предпринять для достижения этой цели.

Чтобы изменить дизайн веб-сайта, вам может потребоваться перераспределить некоторые маркетинговые расходы на свои цифровые возможности, или найти подходящего веб-дизайнера, или провести некоторое исследование пользовательского опыта, чтобы действительно определить, что означает «более удобный для пользователя» в данном контексте.

Ассистенты должны учитывать и цели, и задачи при планировании развития своей карьеры и на год вперед.

Цели помогут помощникам преуспеть в своей роли, а цели — это ступеньки, которые помогут вам достичь своих целей и придерживаться их в долгосрочной перспективе.

Теперь, когда мы определили разницу между целями и задачами, давайте сосредоточимся на первоначальной постановке целей, которые помощники могут достигать в течение года.

Вот четыре стратегии, которые помощники могут использовать для постановки целей:

1.Узнайте, почему стоят ваши цели — каков контекст.

Когда вы работаете со своим руководителем над вашими целями на следующий год, убедитесь, что вы полностью понимаете, почему они важны для вас, вашего руководителя и всей организации.

Каков контекст?

Как ваши цели и их достижение делают вашего руководителя более успешным и повышают ценность прибыли?

Если цели связаны с вашим ростом, понимание того, почему и возможность сформулировать причины, стоящие за целями, которые вы ставите, значительно облегчит их достижение.

Очень часто у помощников есть работа, которую, как нам кажется, мы должны делать. Поэтому убедитесь, что вы выбираете цели, которые мотивируют вас и придерживаются своих ценностей.

2. Разбейте свои цели на действия и задачи.

Большие жизненные цели могут показаться невыполнимыми, если смотреть на них в целом, поэтому вы должны разбить свои цели на пункты действий, которые вы можете отмечать по мере приближения года. Невероятно приятно видеть, чего вы достигли на сегодняшний день.

Вознаграждайте себя, когда вы отмечаете одну из задач, которые продвигают вас дальше к вашей цели, потому что это будет мотивировать вас выполнять следующую задачу и следующую задачу, пока вы не достигнете своей конечной цели.

Когда вы перечисляете задачи, из которых состоят ваши цели, запишите их все и установите сроки, чтобы у вас было место для поиска и расписание, которому нужно следовать.

3. Получите некоторую ответственность.

Когда вы ставите цели, которых хотите достичь, вы должны нести ответственность.

Это проще в деловых условиях, потому что у вас есть руководитель, которому нужно отчитываться, который хочет знать, как вы продвигаетесь к своим целям.

Повышение зарплаты и бонусы также зависят от достижения вами целей, поэтому в определенном смысле это проще.

Но если у вас есть личные карьерные цели, которых вы хотите достичь, например, повысить свою уверенность в себе, на самом деле попросить о повышении заработной платы, посетить конференцию или продвинуться по службе, то эти цели труднее достичь. Вам нужно будет взять на себя некоторую ответственность.

Хорошая новость в том, что вы можете передать ответственность на аутсорсинг!

Попросите коллегу, друга или члена семьи следить за вашими успехами, подбадривать вас и подталкивать вас, когда вы не чувствуете мотивации. Получите друга по ответственности!

4.Планируйте время для достижения своих целей.

Помощники всегда настолько заняты, помогая другим людям достичь их целей, что часто мы забываем планировать время для себя!

Для помощников это важно.

Вы должны постараться выделить в своем расписании время, чтобы посвятить его карьере и личному развитию.

Если у вас напряженный график, это, конечно, может быть непросто и сводится к общению и установлению ожиданий.

Сообщите свои цели своему руководителю, укажите, насколько они важны для вас и как вы хотите их достичь, и позвольте своему руководителю принять участие в этом процессе.

Если они знают, что вы хотите расти в этой должности, они должны поддержать вас.

Согласование ваших целей с задачами вашего руководителя

Нас часто спрашивают: «Что мне написать для достижения целей моего помощника руководителя?», И мы всегда говорим, что в первую очередь нужно начать с рассмотрения целей вашего руководителя.

Почему?

Для руководителей и личных помощников вы должны знать, что влечет за собой цели и задачи вашего руководителя. Это важно по нескольким причинам: вот лишь некоторые из них:

Понимание того, что мотивирует вашего руководителя, является важным аспектом роли помощника.Если вы знаете, что именно движет им к успеху, вы можете поддержать их в достижении их целей.

Ваши цели должны соответствовать их целям. Например, если у них есть стратегическая цель, что-то вроде «повысить узнаваемость бренда x», у вас должна быть практическая цель, что-то вроде «организовать вечеринку по запуску бренда x».

Если вы знаете области, на которых сосредоточен ваш менеджер до конца этого года вы можете расставить приоритеты для своей рабочей нагрузки, чтобы задачи, относящиеся к этим областям, выполнялись в первую очередь.Ваш менеджер поблагодарит вас за это.

Вы также можете установить приоритеты для встреч, задач и электронных писем, относящихся к этим важным областям. Опять же, если вы знаете, что важно для вашего руководителя, вы можете использовать эту информацию, чтобы повысить ценность своей должности.

Как обеспечить выполнение помощниками своих целей.

Сосредоточение внимания на карьере Ассистента — одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать, и давайте признаем это, если вы не возьмете под свой контроль планирование своей карьеры в Ассистенте, тогда никто этого не сделает!

На этих замечательных занятиях мы сосредоточимся на роли плана роста как способа составить план карьерного плана вашего исполнительного или личного помощника.

Мы получили известия от Халли Уорнер, руководителя аппарата Adam Hergenrother Companies, руководителя аппарата, который прошел путь от EA до ведущего бизнес-стратега.

По соображениям конфиденциальности YouTube требуется ваше разрешение для загрузки. Для получения дополнительной информации см. Нашу Политику конфиденциальности. Я принимаю

Каковы цели SMART?

Помощникам необходимо поставить цели, которые могут продвинуть их карьеру, и четко указать, чего от них ожидают в этой должности. Как помощники могут гарантировать, что их цели соответствуют должности? Цели должны быть УМНЫМИ.Вот определение того, что это означает, особенно для руководителей и личных помощников.

Конкретный: Четкая ли цель? Все ли точно знают, что означает цель и что ожидается от помощника?

Измеримый: Когда необходимо достичь цели и как помощник узнает, что она была достигнута? Как будет оцениваться выполнение задания?

Достижимо: Возможно ли это и в пределах возможностей ассистента? Достаточно ли доступных ресурсов?

Релевантно: Является ли это разумной задачей в нынешнем деловом климате? Соответствует ли это общей цели роли помощника?

По времени: Когда крайний срок? Есть ли точки обзора по всей цели? Можно ли достичь цели сразу (следовательно, она должна быть включена в цели на год)?

Примеры целей SMART для помощников

Мы рассмотрели, как помощники могут создавать задачи SMART, специфичные для роли помощника, измеримые, достижимые для уровня помощника (цели должны быть разными для личных помощников, исполнительных помощников и C- Руководители Suite и помощники по административной поддержке).

Цель должна соответствовать отрасли, в которой работает помощник, и, наконец, быть привязанной ко времени, чтобы помощники могли уложиться в сроки и вехи, установленные для достижения цели. Мы также обсудили, как помощники могут соответствовать целям своего руководителя и, наконец, как убедиться, что помощники ставят цели, которые они могут достичь и превзойти.

Когда дело доходит до постановки задач для помощников, возникают проблемы, но это возможно. Давайте посмотрим на примеры целей и задач, которые помощники могут использовать для повышения вашей карьеры и получения награды и признания, которых вы заслуживаете.

Мы собираемся разбить эти примеры на четыре области:

1. Цели, связанные с бизнесом для руководителей и личных помощников
2. Цели, связанные с навыками для руководителей и личных помощников
3. Цели, связанные с задачами для руководителей и личных помощников
4. Личные цели для руководителей и личных помощников

Деловые цели для руководителей и личных помощников

Помощники занимают уникальное положение в организации, в которой они работают, поскольку они имеют представление о многих различных элементах бизнеса и, следовательно, может повысить ценность как стратегически, так и практически.Это должно быть вашей отправной точкой при размышлении о любых бизнес-целях.

Посмотрите на процессы и процедуры, используемые в бизнесе, что работает, а что нет?

Можете ли вы внести изменения, которые сделают процесс более эффективным или улучшат взаимодействие с пользователем? Выявление этих улучшений — это одно, но на самом деле ценность заключается в том, чтобы улучшения произошли.

Здесь ваши цели играют роль. Не просто предлагайте улучшение — добавьте его к своим целям, чтобы добиться улучшения.Вот несколько примеров процессов и процедур, которые могут потребовать обновления.

• Управление деловыми поездками и политика в отношении командировок
• Закупка новых поставщиков
• Прием новых сотрудников
• Прием новых клиентов
• Управление ИТ-оборудованием и канцелярскими принадлежностями
• Работа с табелями рабочего времени и выставлением счетов
• Информационная безопасность аудит и осведомленность
• Управление конференц-залами и планирование

После того, как вы определили область, которую можно улучшить, как вы превратите это улучшение в цель? Вот два примера бизнес-задачи для помощника руководителя:

Работа с другими частями бизнеса (маркетинг, производственные мощности, ИТ и HR) для создания более эффективной и подробной системы ежемесячного мониторинга расходов поставщиков.Будет завершено в третьем квартале.

Создайте политику управления поездками для нашего отдела, которая включает в себя особые правила для конкретных путешественников, тарифы на отели по всему миру, максимальные тарифы на внутренние и международные рейсы и максимальные расходы на расходы и субсидии. Работа с руководителями отделов по согласованию и внедрению. Будет завершено за 2 квартал.

Цели, связанные с навыками для руководителей и личных помощников

Набор навыков для помощников обширен.

Вас просят поработать над таким разнообразием задач, что невероятно важно, чтобы вы постоянно обновляли свои навыки.

Помощникам необходимо ежегодно добавлять навыки, связанные с их задачами.

Если вы не уверены, на каких навыках следует сосредоточиться, сначала мы составили подробный список сложных навыков, которые помогут вам подумать о навыках, которые у вас есть, и навыках, которые вы хотите улучшить в будущем. Вы можете скачать список важнейших навыков для помощников здесь.

Всегда полезно добавлять цель, связанную с навыками, к вашим целям на год. Это цель, которая поможет вам оправдать посещение тренингов и конференций для помощников. Если вы найдете курс, который включает в себя навыки, которые вам необходимо улучшить, вам будет легче подробно описать экономическое обоснование для посещения.

Вот пример цели, связанной с навыками для Executive Assistant:

Сохранять расширенные знания обо всех пакетах Microsoft, включая Outlook, Excel, Word, PowerPoint и OneNote.Каждый квартал уделяйте время изучению передового опыта и соответствующим образом обновляйте навыки. Будет завершено к 4 кварталу.

Задачи, связанные с задачами для руководителей и личных помощников

Есть так много задач, которые помощники могут выбрать, когда они решают свои цели на год. Помощников просят выполнить так много задач.

Размышляя о своих целях, стоит добавить несколько целей, которые действительно могут расширить вас и развить как в личном, так и в профессиональном плане.

Подумайте о задачах, в выполнении которых вы хотели бы участвовать, и добавьте цель вокруг этого. Они должны иметь отношение к вашему бизнесу, но добавлять что-то, что вас волнует и мотивирует.

Вот два примера задачи, связанной с задачами для Executive Assistant:

Проанализируйте действия по построению команды для отдела, включая удаленных сотрудников. Составьте расписание на оставшуюся часть года, включая летнюю и рождественскую вечеринку. Придумывайте новые идеи командообразования (по одной в квартал), чтобы помочь развить командное благополучие.Будет завершено к концу первого квартала.

Оптимизируйте график руководителя, чтобы у него было время на стратегию и размышления в течение дня. Убедитесь, что у запросов на собрания есть повестка дня и подтверждающие документы, и что у руководителя есть время, чтобы прочитать документы, необходимые для каждого собрания. Создайте процесс оптимизации и представьте его руководителю к концу первого квартала. Будет доработан и запущен ко 2 кварталу.

Личные цели для руководителей и личных помощников

Добавление цели личного развития показывает, что вы инвестируете в себя и серьезно относитесь к своему росту.

Успешные помощники никогда не перестают учиться и расти.

Вот два примера личных целей помощника руководителя:

Завершить учебный курс по настойчивости, чтобы я мог научиться отталкивать административную работу от моих коллег по отделу и сосредоточиться на проектной работе для будущего директора отдела в третьем квартале. Будет завершено к 2 кварталу.

Прочтите 4 книги по управлению бизнесом и поделитесь своими новыми знаниями с командой.Заполняется каждый квартал.

Что дальше?

Прежде чем приступить к написанию потрясающих целей SMART для роли личного или исполнительного помощника, не забудьте загрузить наш набор БЕСПЛАТНЫХ шаблонов и руководств для определения целей SMART.

Постановка задач для Ассистента на год — это часть более широкой картины, которой является ваша ежегодная оценка. У нас есть отличная статья о том, как получить максимальную отдачу от обзора производительности Ассистента.

Первоначально опубликовано 11 ноября 2013 г., обновлено 28 января 2020 г.

29 Полезные инструменты, о которых должен знать каждый исполнительный помощник

Как помощник руководителя, количество головных уборов, которые вы носите, не знает границ.

Управление календарем руководителя, координация поездок, планирование мероприятий… список можно продолжать и продолжать.

Несмотря на то, что инструментов для повышения производительности существует бесчисленное множество, для их исследования может потребоваться большая пропускная способность, чем вы можете себе позволить.

В конце концов, вы все равно должны … ну, знаете … все делать.

Вот почему мы проверили массу лучших инструментов и программного обеспечения Executive Assistant, чтобы предоставить вам тщательно подобранный список из 29 лучших ресурсов, которые, как мы знаем, сделают вашу жизнь проще.

(PS — Сделайте больше с помощью The Assist — еженедельного бесплатного информационного бюллетеня №1, созданного помощниками для помощников.)

EA Инструменты для многозадачности и организации

1) понедельник.com

«Платформа, которая всем управляет»

Как исполнительный помощник, вы не можете позволить себе забыть о деталях.

Столп любой успешной организации — помощники руководителя несут ответственность за обеспечение максимальной эффективности бизнес-процессов. Ответ на телефонные звонки, общение с потенциальными клиентами, подготовка материалов для встреч и выполнение административных задач — все это требует огромных организационных способностей.

Не позволяйте разрозненным данным или разобщенности отделов стать причиной того, что ваш руководитель не уложится в срок. «Исполнительный помощник» для исполнительных помощников — monday.com.

Недавно мы опросили более 1273 исполнительных помощников в нашей группе State of The Executive Assistant в Facebook и обнаружили, что monday.com был признан их любимым инструментом управления проектами. Вот несколько прямых цитат из опроса:

«Отличный способ для нескольких людей оставаться в курсе одной и той же задачи.”

«Мы только начали использовать monday.com, и это был отличный способ для всех увидеть, над какими проектами работают, кто над ними работает и т. Д. Это было очень полезно для нас и помогло доказать необходимость дополнительный сотрудник ».

«monday.com помог каждому отделу нашей компании стать более организованным и улучшить взаимодействие внутри команд. Я все еще новичок в monday.com и работаю со своим руководителем, чтобы найти лучший макет ».

Как это работает

Облачная платформа

Monday позволяет руководителям поддерживать максимальную продуктивность своей организации.Используя интерфейс monday.com, вы можете создать визуально приятную доску карточек задач: добавлять контрольные списки, сроки выполнения, сотрудников и рабочие процессы, чтобы все в вашей команде всегда синхронизировались.

Опытные советники используют monday.com, чтобы дать своим коллегам душевное спокойствие, зная, что вы на высоте (потому что мы уже знаем, что вы).

Почему мы любим monday.com за многозадачность и организацию

• Подпишитесь на бесплатную пробную версию без каких-либо финансовых обязательств
• Обозначьте свои задачи цветом, чтобы вы могли сразу оценить свою работу
• Просматривайте свои проекты в режиме календаря, ваши руководители никогда не пропускают сроки
• Назначьте задачи другим заинтересованным сторонам и отслеживайте их прогресс в одном месте
• Избавьтесь от утомительных задач с помощью автоматизированных рабочих процессов без навыков программирования
• Интегрируйте все приложения на одной платформе, чтобы запуск никогда не задерживался
• Централизуйте свои данные, чтобы любой мог получить доступ к важной информации в любое время, даже если им нужно проверить с понедельника.удобное мобильное приложение com на ходу

2) Отличный

«Связующее звено между планированием и исполнением»

Если вы ищете простой способ поддерживать как сложные инициативы, так и повседневные дела организованными и действенными, нет ничего проще, чем Nifty. Программное обеспечение разбито на шесть модулей, которые действительно представляют собой центр полного погружения для команд любого размера: главный экран проекта, вехи, задачи, обсуждения, документы и файлы.

Nifty — это платформа, отмеченная множеством наград Gartner, которая объединяет всю вашу организацию. Известно, что простая в использовании, но мощная и гибкая, Nifty становится центром коммуникации и выполнения любых задач вашей команды.

Как это работает

Превратите свои задачи в общие вехи, которые автоматизируют прогресс по мере выполнения индивидуальных усилий. Сотрудничайте с другими с помощью задач, обсуждений проектов и даже прямого обмена сообщениями, чтобы сохранить всю свою работу в одном пространстве.

Почему мы любим Nifty за многозадачность и организацию

Nifty поставляется с предварительно загруженными шаблонами, созданными для EA здесь и легко настраиваемыми в соответствии с вашим рабочим процессом.

• При всех своих возможностях Nifty очень прост в изучении и использовании
• Встроенные документы, в том числе двусторонние Документы, Листы и Презентации Google, переносят ваши заметки, контент и спецификации прямо в ваше рабочее пространство.
• Автоматизация берет на себя управленческую работу, такую ​​как обновление статуса и назначение задач, позволяя вам сосредоточиться на важных вещах
• Создавайте дорожные карты с вехами Nifty, которые представляют собой поэтапные диаграммы Ганта, которые объединяют задачи в действенные шаги и автоматизируют прогресс по мере выполнения задач.

3) Ассист

«Бесплатная еженедельная рассылка новостей, которая поможет вам закончить работу»

The Assist — это еженедельный информационный бюллетень по электронной почте, в котором содержатся советы, рекомендации и советы, необходимые помощникам для выполнения более важных задач, а также личного и профессионального развития.

В каждом выпуске представлены тщательно отобранные и точные выводы о технологических решениях, ресурсах для расширения возможностей, стратегиях помощников и многом другом. Кроме того, благодаря личным историям и идеям, полученным непосредственно от процветающего сообщества EA, Assist также обеспечивает процветающую сеть поддержки.

Как это работает

Просто подпишитесь на информационный бюллетень на сайте Jointheassist.com и будьте рады получать выпуски каждый вторник.

Почему мы любим помощник для многозадачности и организации

Помимо предоставления еженедельных свежих советов по многозадачности, организации и многому другому, The Assist:

• Приветствует и отвечает на вопросы сообщества и отзывы
• Делится историями, чтобы помочь вам почувствовать связь с другими помощниками
• Заинтересует вас специальными предложениями и эксклюзивными предложениями

4) Выдра.ai

«Автоматические заметки о собраниях»

Otter автоматически транскрибирует ваш звук в текст. Текстовые заметки, полные экономящих время способов поиска, поиска и обмена с вашей командой, где бы они ни находились. У Otter есть несколько интеграций с такими приложениями, как Zoom, которые делают совместную и удаленную работу быстрее и эффективнее.

Как это работает

Otter Live Notes позволяет участникам вызова Zoom создавать интерактивные стенограммы в реальном времени непосредственно в Zoom или после встречи.Otter Live Notes — это мощный инструмент для тех, кто работает удаленно, с уровнем взаимодействия в реальном времени, который не уступает любой личной встрече в офисе.

Почему мы любим Otter.ai за многозадачность и организацию

Otter.ai — это приложение с самым высоким рейтингом для преобразования речи в текст не зря. Этот инструмент станет вашим ЛЮБИМЫМ секретным оружием для многозадачности и организации. Каждую встречу, на которой вы присутствуете, можно каталогизировать в папки и организовать таким образом, чтобы вы могли быстро отправлять соответствующую информацию, когда ее вызывали из предыдущих видеозвонков.

Pro-Tip: многие эксперты используют Otter.ai для автоматической расшифровки заметок о вызовах для виртуальных встреч, что позволит вам работать над другими задачами во время разговора, для которого раньше вам приходилось делать заметки вручную.

Цена: От 9,99 $ в месяц Отмена в любой момент. Узнайте больше на странице цен на план Otter.ai.

Бесплатная пробная версия? Да, с ограниченным использованием и функциями. Начать.

Примечательные особенности:

• Live Notes для собраний Zoom
• Расшифровка аудио в режиме реального времени для минут встречи
• Импорт аудио и видео
• Синхронизация аудио и видео из Dropbox
• Определение выступающих

5) Toggl Plan

«Простое и красивое планирование проекта, чтобы оставаться на вершине работы»
Toggl Plan — это инструмент для визуального планирования и выполнения проекта, который поможет вам оставаться в курсе дел и выполнять работу.

С Toggl Plan вы можете внести ясность в работу с четкими визуальными подсказками о статусе работы и прогрессе. Таким образом, ваша команда помощников будет точно знать, что происходит и что будет дальше.

Pro-Tip: используйте раздел панели инструментов проекта Toggl, чтобы дать вашему руководителю (-ям) обзор времени, потраченного на конкретную задачу / событие. Многие сотрудники EA из нашей группы State of Executive Assistant FB говорят, что именно такая прозрачность помогает им, когда приходит время просить о повышении.

Как это работает

План

Toggl поможет вам спланировать работу, используя временные шкалы и доски Канбан с возможностью перетаскивания. Вы можете добавлять подробные инструкции к задачам, добавлять комментарии и даже прикреплять файлы. А контрольные списки задач могут гарантировать, что даже самые мелкие детали не будут упущены.

Почему мы любим Toggl Plan для многозадачности и организации

Toggl Plan упрощает общение и сотрудничество с вашей командой EA или VA. Кроме того, интуитивно понятный интерфейс означает, что настраивать графики работы так же просто, как перетаскивать.

• Получите визуальный обзор работы с проектами, вехами и тегами задач с цветовой кодировкой.
• Согласуйте свой рабочий процесс с полностью настраиваемыми временными шкалами и досками Канбан.
• Бесплатно до 5 пользователей.

Бонус: Shift

«Настольное приложение для оптимизации ваших учетных записей, приложений и рабочих процессов».

Тратьте меньше времени на переключение между инструментами и задачами с Shift.

Shift — это приложение, которое позволяет переключаться между приложениями на основе входа в систему и рабочими инструментами без ввода и запоминания кодов.Получите доступ ко всем необходимым инструментам в одном интерфейсе.

Вот что говорит о Shift один счастливый пользователь:

«Shift — гениальная идея! Мне нравится иметь такой удобный доступ к нескольким дискам / электронным письмам Google. Легко собрать все в одном месте ».

Как это работает

Shift поддерживает электронную почту, календари и множество приложений, включая Duolingo, Instagram, Basecamp, Asana и другие. Просто загрузите приложение и подключите другие инструменты и расширения, чтобы начать работу.

Почему мы любим Shift за многозадачность и организацию

Высвобождает мозговые ресурсы, которые когда-то тратились на запоминание логинов и URL-адресов. (Использование Shift похоже на уборку рабочего места, чтобы очистить голову и повысить производительность.)

• Единый поиск для сканирования нескольких приложений
• Один интерфейс управляет множеством инструментов
• Специализированные веб-вкладки помогают не отвлекаться от задачи

EA Инструменты для распознавания и взаимодействия

6) Нектар

«Поддерживайте отличную работу в любое время и в любом месте»

Nectar помогает организациям укреплять отличную работу — в любое время и в любом месте благодаря своей самой популярной платформе признания и вознаграждения.Как руководители, так и рядовые сотрудники могут посылать значимое признание, основанное на основных ценностях. Оптимизируйте свои стимулы, включая награды, специальные бонусы, дни рождения, рабочие годовщины и оздоровительные мероприятия, чтобы поддерживать взаимосвязанную культуру.

Как это работает

Позвольте всем в вашей организации отправлять сообщения, получать бонусы и награды в режиме реального времени. Сотрудники могут выбирать из сотен вариантов вознаграждения, включая подарочные карты или фирменные товары.

Почему мы любим нектар за признание и участие

• Платите только за АКТИВНЫХ пользователей, без контрактов или платы за внедрение.Также есть бесплатный уровень, если вы только начинаете и вам не нужны все навороты
• Интегрируйте Slack, Microsoft Teams и другое программное обеспечение (HRIS / SSO), чтобы сделать распознавание более простым, чем когда-либо!
• Сотни вариантов вознаграждения, включая индивидуальную витрину. Ваш фирменный товар предоставляется «по запросу» и отправляется непосредственно конечному пользователю после заказа с нулевыми административными расходами
• Включите оздоровительные задачи, которые вознаграждают сотрудников за участие

7) Фонд

«Награды и признание — это просто»

Fond — это платформа для поощрений и признания, которая упрощает, чем когда-либо, чествовать свою команду.С Fond очень просто быть в курсе важных событий, таких как рабочие годовщины и дни рождения.

Plus, платформа позволяет легко дать одноразовое признание в любое время, когда член команды делает что-то похвальное, помогая создавать культуру признания круглый год.

Как это работает

Fond ведет интерактивную социальную ленту, где пользователи могут выражать признательность и награждать коллег обменными баллами. Простая в использовании программа гарантирует, что важные вехи никогда не останутся незамеченными, предоставляя лидерам простой способ написать быстрое письмо признательности, дополненное обменными баллами.

Почему мы любим Фонд за признание и участие

Fond позволяет управлять всеми признаниями, вознаграждениями и корпоративными привилегиями на единой платформе, к которой сотрудники могут получить доступ в любое время и в любом месте.

• Позвольте сотрудникам выбрать подарок из обширного каталога с тысячами наград
• Автоматизируйте награды за обслуживание, дни рождения и другие особые случаи, чтобы не пропустить ни одного важного события.
• Настройте индивидуальные случаи признания для стратегического укрепления корпоративной культуры

8) Сборка

«Платформа признания и взаимодействия, которая помогает масштабировать культуру компании»

Распознавайте сотрудников и коллег одним касанием.

Assembly — это простая в использовании платформа распознавания, которая делает оценку быстрой и легкой. Одним щелчком мыши вы можете сказать кому-нибудь, как много значит для вас их помощь, руководство или выдающаяся работа.

Что говорят пользователи о сборке:

“[. . .] Уникальное понимание того, кто положительно влияет на их коллег и, в конечном итоге, на компанию, было бесценным ».

Как это работает

Подпишитесь на план, чтобы дать сотрудникам все необходимое, чтобы узнавать своих коллег.

Почему мы любим сборку за признание и участие

Без платформы признание может ускользнуть сквозь щели, несмотря на наши лучшие намерения. Сборка делает признание тем, что сотрудники любят и всегда не забывают делать.

• Встроенное распознавание
• Распределить культурные награды
• Отслеживание годовщин и дней рождения

9) Бонус

«Сделайте признание забавным».

Преобразуйте культуру своей компании.

Bonusly — это виртуальная платформа распознавания, которая помогает добиться признания без особых усилий. Платформа также предоставляет информацию о признании для реализации долгосрочных стратегий.

Что пользователи говорят о Bonusly:

«Бонус — это неотъемлемая часть нашей культуры, теперь мы не можем представить, что бы мы без него делали!»

Как это работает

Зарегистрируйтесь и погрузите свою команду в мир признания в стиле социальных сетей.Интуитивно понятная платформа проводит сотрудников через весь процесс.

Почему мы любим Bonusly за признание и участие

В Bonusly вы можете создавать индивидуальные награды, которые действительно воплощают вашу культуру.

• Награды на платформе для строительства культуры
• Командная аналитика и отчетность
• Публичные награды для создания шумихи

Бонус: Kazoo

«Давайте сделаем работу лучше»

Сделайте признание повседневной привычкой.

Kazoo — это платформа для взаимодействия с сотрудниками, которая предоставляет все инструменты, необходимые для вовлечения вашей команды. Используйте простой интерфейс для управления признанием, наградами, опросами, аналитическими данными и многим другим.

Узнайте, как компания Patagonia использовала престиж, чтобы соответствовать своим ценностям. Согласно этому тематическому исследованию,

«Patagonia опирается на Kazoo в разработке стратегии управления эффективностью, достойной ее мощных деловых ценностей и прославленной культуры».

Как это работает

Запустите платформу и позвольте ей поощрять признание и собирать информацию для вас.Непрерывное управление производительностью и опросы позволяют адаптировать программы в реальном времени.

Почему мы любим Kazoo за признание и участие

Kazoo легко интегрируется в ваши рабочие процессы и предлагает множество других идей для улучшения культуры.

• Управление эффективностью
• Одноранговое распознавание
• Обследования вовлеченности

Бонус: престижность

«Улучшение связи и взаимодействия, когда это наиболее важно.”

Собери свою команду.

Kudos — это виртуальное программное обеспечение, обеспечивающее одноранговое распознавание. Этот инструмент позволяет сотрудникам поддерживать друг друга за хорошо выполненную работу, а также предоставляет платформу для других торжеств — дней рождения, юбилеев и т. Д.

Что пользователи говорят о Kudos:

“[. . .] Я рекомендую Kudos всем организациям, так как это мгновенная, подвижная и веселая платформа, которая очень прозрачна, и что мне больше всего нравится, так это то, что вы можете придать ей свою индивидуальность с точки зрения того, чего вы хотите достичь как организация. .”

Как это работает

Подпишитесь на план, и признание будет расти дальше.

Почему мы любим Kudos за признание и участие

Kudos помогает командам развивать корпоративную культуру изнутри через отношения.

• Настраиваемые награды для ваших целей
• Социальный центр для повышения узнаваемости
Информационные панели
• Analytics показывают, что происходит.

(PS — Станьте героем своего босса: получите The Assist — бесплатный еженедельный информационный бюллетень №1, созданный помощниками для помощников.)

Инструменты EA для создания команды и корпоративной культуры

10) Let’s Roam

«Найди свое следующее приключение»

Испытайте незабываемые впечатления.

Let’s Roam — это платформа, которая планирует для вас незабываемую охоту за мусором. Наслаждайтесь всем развлечением и не беспокойтесь о планировании. Они также предлагают версию своей платформы для виртуального тимбилдинга, которую можно найти здесь.

Как это работает

Просто просмотрите все приключения, найдите то, что вам нравится, наберите свою команду и получайте удовольствие.

Почему мы любим Let’s Roam за создание команды и корпоративную культуру

Let’s Roam предлагает захватывающие приключения, запланированные для вас. Все, что вам нужно сделать, это повеселиться.

• Найдите более 400 мест охоты за мусором
• Система начисления очков делает охоту еще более увлекательной
• Гибкое расписание работает с вашим графиком

11) Scavify

«Лучшее приложение для охоты за мусором»

Настройте охоту за мусором, которая оставляет воспоминания.

Scavify — это охота за мусором, которая доставляет удовольствие, соответствующее вашим целям. В приложении даже есть функции, такие как оценки, фото-задачи и викторины, чтобы повысить вовлеченность во время охоты.

Вот что один авантюрист сказал о Scavify:

«Scavify быстро создает индивидуальные программы и приложения, которые позволяют участникам оставаться мотивированными и заинтересованными. Нашим сотрудникам это понравилось, и мы достигли своей цели! »

Как это работает

Просто отправьте вызов, отслеживайте участие во время мероприятия и затем повторите.Используйте панель администратора, чтобы увидеть, как идут дела у игроков, и определить, вовлечены ли они.

Почему мы любим Scavify за создание команды и корпоративную культуру

Чистый формат, основанный на приложении, позволяет легко бегать даже большими группами, решая одну и ту же задачу.

12) Игра в игру

«Играйте в профессионалов, серьезно относящихся к веселью».

Профессионально организованные игры изменят ваше представление о сплоченности команды.

Идеально подходит для сплочения и развития командной работы, Go Game отправит вашу команду на игры, игровые шоу и даже на благотворительность.

Вот один счастливый отзыв клиента от Yelp:

«Охота за мусором была не только увлекательной и творческой, но и действительно позволила нашей команде общаться и узнавать друг друга».

Как это работает

Просто свяжитесь с командой The Go Game, и их специалисты свяжутся с вами, чтобы спланировать и согласовать идеальное мероприятие.

Почему мы любим Go Game за создание команды и культуру компании

The Go Game выводит людей из повседневного опыта, вдохновляя их на приобретение новых навыков и развитие новых талантов.

• Игры, адаптированные под ваши цели
• Тонны вариантов стилей и типов событий
• Специализированные игровые ведущие проводят шоу

Бонус: Quizbreaker

«Интересный способ подключения и вовлечения удаленной команды»

Ускорьте процесс ознакомления.

Quizbreaker — это платформа, которая позволяет создавать и распространять викторины о вашей собственной команде. Наслаждайтесь захватывающей силой викторин, узнавая о своих коллегах.

Вот некоторые слухи о Quizbreaker:

«QuizBreaker нам очень пригодился, и теперь наша команда увеличена. Они знают друг друга намного лучше, чем раньше. Спасибо за великолепный сервис!»

Как это работает

Просто отправляйте вопросы своей команде, используйте их ответы для создания викторин и распространяйте викторины для построения отношений.

Почему мы любим Quizbreaker за создание команды и корпоративную культуру

Викторины и тесты укрепляют знания.Почему еще они были бы такой важной частью системы образования?

• Таблица лидеров вызывает здоровую конкуренцию
• Сотрудники, которые больше всего знают своих коллег, получают значки достижений
• Гибкое расписание викторин

EA Инструменты для общения и эмоционального интеллекта

13) FreeConferenceCall.com

«Бесплатный инструмент для конференц-связи на всю жизнь»

Проводите профессиональные конференц-звонки бесплатно.

FreeConferenceCall.com — это служба, которая позволяет вам совершать звонки, проводить видеоконференции, предоставлять общий доступ к экрану и многое другое. Создавайте записи и отчеты о своих конференциях и даже совершайте международные звонки.

Вот один восторженный отзыв клиента:

«Бесплатная конференц-связь позволяет нам легко общаться с нашими разрозненными командами, нашими клиентами, всеми, с кем нам нужно связаться и поделиться информацией. Мы даже не думаем об этом, это просто еще один инструмент, который мы используем каждый день. Windows, Android, iOS, Интернет, мы используем их все без проблем.Спасибо за такую ​​отличную и удобную платформу для общения! »

Как это работает

Просто создайте учетную запись и сразу же приступайте к организации встреч — предварительное бронирование не требуется.

Почему мы любим FreeConferenceCall.com за общение и эмоциональный интеллект

Это поможет вам оставаться на связи из любой точки земного шара. Вы можете поддерживать атмосферу единства, где бы вы ни находились.

• Настраиваемые стены для встреч
• Видеозвонки до 1000 участников
• Комнаты обсуждения для целенаправленных бесед

14) Воззвание

«Развивайте своих сотрудников, развивайте свой бизнес.”

Получите отзыв о ваших условиях.

Получить конструктивную обратную связь в режиме реального времени сложно. А кто хочет дождаться ежегодного обзора? К счастью, Impraise позволяет легко давать и получать бесценные отзывы.

Вот что говорит один счастливый клиент:

«Impraise помогает нам реализовать наше видение — дать каждому право голоса. Это система, в которой каждый может дать отзыв каждому. Итак, не просто менеджер оценивает вас, он в любой момент дает друг другу обратную связь.”

Как это работает

Impraise имеет интуитивно понятный интерфейс в стиле социальных сетей. Вы можете выбрать задачу и членов команды, от которых хотите получить обратную связь. Они получат запрос мгновенно и предоставят отзыв через несколько секунд.

Бренд называет себя «фитнес-трекером для вашей профессиональной жизни», и мы думаем, что это отличный аргумент. Если вы отслеживаете шаги, которые делаете за день, вам также следует отслеживать шаги, которые вы делаете в своей карьере.

Почему мы любим Impraise за общение и эмоциональный интеллект

Impraise упрощает обратную связь, а обратная связь сближает команды и заставляет людей чувствовать себя хорошо.

• Встроенная аналитика для решений
• Закулисные процессы
• Опросы Pulse помогают отслеживать настроения и вовлеченность

15) Бумеранг

«Простые напоминания по электронной почте».

Никогда не забывайте отвечать на важные электронные письма и следить за ними.

Boomerang — это инструмент, который можно интегрировать с Gmail и Outlook. Это позволяет вам планировать электронные письма, устанавливать последующие напоминания и организовывать свой почтовый ящик для оптимального общения.

Один счастливый пользователь объясняет, как этот простой инструмент изменил рабочие процессы:

«Boomerang полностью изменил способ обработки электронной почты. С Boomerang я убираю беспорядок из своего почтового ящика, и он возвращается ко мне в тот момент, когда он мне нужен ».

Как это работает

Просто установите это расширение. Когда вы будете работать со своим почтовым ящиком, появится множество вариантов.

Почему мы любим Бумеранг за коммуникацию и эмоциональный интеллект

Boomerang поможет вам быть настолько сознательным, насколько вы хотите.

• Планирование электронной почты работает в пределах вашего времени
• Пауза в папке «Входящие» помогает вам сделать перерыв
• Автоматическое отслеживание возобновляет цепочки, о которых вы уже забыли.

Бонус: измеритель настроения

«Развитие эмоционального интеллекта на всю жизнь»

Mood Meter предоставляет экспертное понимание эмоций на кончиках ваших пальцев.

Это приложение от исследователей из Йельского университета поможет вам понять свои эмоции и развить эмоциональный интеллект, необходимый для успешной карьеры помощника руководителя.

Как это работает

Просто скачайте приложение, чтобы отслеживать свои эмоции. В любой момент вы можете выбрать, как вы себя чувствуете, из цветной сетки. Приложение пометит ваш выбор и поможет понять, почему вы так считаете. Это даже поможет вам выработать стратегию, как изменить настроение, если это необходимо.

Почему мы любим Mood Meter для общения и эмоционального интеллекта

Понимать эмоции непросто, когда вы заняты или напряжены. Mood Meter дает вам то, что вам нужно, чтобы ваша человеческая сторона оставалась нетронутой.

• Отчеты дают эмоциональное представление
• Советы и стратегии, помогающие регулировать настроение
• Долгосрочные идеи демистифицируют корень ваших эмоций

EA Инструменты для планирования

16) Календарь

«Будьте продуктивнее. Экономьте время. Сосредоточьтесь. »

Тратьте время на важные дела.

Создайте единое интеллектуальное представление ваших календарей и календарей вашей команды, чтобы создать продуктивную среду планирования.Календарь думает, составляет расписание и синхронизируется для вас и вашей команды. Многие ведущие службы виртуальных помощников используют такой инструмент, как Календарь, для управления повседневными расписаниями своих руководителей.

Как это работает

Calendar объединяет все ваши календари (Google, Outlook, Office 365 и iCloud) через веб-платформу и мобильную платформу (iOS и Android).

Почему мы любим Календарь для планирования

Он включает в себя функции, которые позволяют вам сосредоточиться на умном управлении временем.

• Интеллектуальное планирование с возможностью машинного обучения
• Командная и кадровая аналитика для повышения производительности
• Расшифровка собраний для оптимизации времени.

17) Двойная

«Верни свой день назад»

Свяжитесь с помощником, который сделает вашу жизнь проще.

Double — это платформа онлайн-помощника, которая помогает вам быть в курсе всех ваших дел и отправлять ежедневные или еженедельные отчеты своим руководителям.Помогите им подготовиться к своему дню или легко получите ответы на текущие проекты.

Вот что говорит о двойнике один счастливый руководитель:

«Приложение Double — одно из моих любимых приложений. Чат по каждой задаче просто потрясающий, он помогает держать все в одном месте и быстрее перемещать проекты. Также люблю отправлять голосовые сообщения одним касанием ».

Как это работает

Просто подключите свой календарь к Double, и он автоматически создаст брифинг для отправки руководителю.Добавляйте комментарии прямо к событиям и задачам, чтобы делиться информацией или задавать вопросы.

Почему мы любим Double для планирования

Это позволяет людям легко получить тот дополнительный набор рук, о котором они мечтали годами.

• Тщательная адаптация делает начало работы быстрым и легким
• Однократное задание проекта
• Использует эффективность технологий для связи с опытными помощниками-людьми

18) Календарный

«Планирование встреч без обратной связи»

Используйте Calendly, чтобы тратить меньше времени на планирование и больше времени на разработку стратегии.

Calendly — это приложение для онлайн-планирования, которое поможет вам найти лучшее время для встречи.

Сколько писем обычно нужно, чтобы назначить 30-минутную встречу для вашего босса? Что ж, с Calendly вы, вероятно, отправите только один.

Клиент One Calendly объясняет, что отличает Calendly:

«Многие другие инструменты для назначения встреч очень запутаны. Настройка Calendly была такой номинальной; реализация заняла менее 10 минут ».

Как это работает

Calendly работает с календарями Google, Outlook, Office 365 или iCloud и помогает быстро и безболезненно планировать встречи.Просто установите настройки доступности вашего босса и получите URL-адрес, по которому приглашенные смогут просмотреть расписание вашего босса и выбрать удобное время.

Почему мы любим Calendly для планирования

Экономит время и стресс. Calendly делает «планирование» простым.

• Встроенные функции для планирования на сайте
• Множественные интеграции календаря определяют целостную доступность
• Настраивайте календарно в соответствии с вашим брендом

19) Часовой пояс Ниндзя

«Планирование встреч по всему миру стало проще»

Часовые пояса не помешают вам найти идеальное время для встречи.

Time Zone Ninja — это интерфейс рабочего стола, который позволяет вам вводить местоположения участников, чтобы найти идеальное время встречи.

Как это работает

Простой в использовании интерфейс позволяет вам вводить местонахождение участников и время, которое предпочитает ваш босс. Тогда у вас будет лучшее время для встречи.

Почему мы любим Time Zone Ninja за планирование

Возможно, вы могли бы потратить время на определение часовых поясов самостоятельно, но зачем тратить время и рисковать ошибками?

• Цветовая маркировка результатов сканирования
• Легко добавлять участников и места
• Вход не требуется

EA Инструменты для координации поездок

20) TripIt

«Каждый раз более легкая поездка»

Все детали поездки всегда под рукой.

TripIt позволяет собрать информацию о рейсах, отелях, ресторанах и аренде автомобилей в одном месте. Он даже имеет функцию автоматического маршрута для обмена ключевой информацией с вашим начальником.

Вот что может сказать один путешественник о TripIt:

«Мое любимое приложение для деловых поездок — TripIt. Перенося все мои маршруты, он спасает меня во время панических атак типа «Где я, что мне делать дальше?» ».

Как это работает

Вы бронируете поездки и пересылаете электронные письма с подтверждением на TripIt.Инструмент добавляет все детали к вашему основному маршруту.

Почему мы любим TripIt за координацию поездок

Благодаря этому регистрация на рейс для руководителей и самостоятельные поездки ушли в прошлое. Его использование похоже на путешествие с кем-то, кто помнит все подробности в голове — без необходимости проверять 3 разных адреса электронной почты.

• Синхронизация календаря охватывает все детали
• Карты аэропортов помогут вам найти дорогу в любом месте
• Мобильные маршруты — все важные детали у вас под рукой

21) Expensify

«Не возвращайся.Плати вперед ».

Хватит бояться административной стороны путешествия с Expensify.

Expensify — это программа, которая автоматизирует процесс списания расходов. Скоординировать поездки сложно, а организация затрат создает новый набор проблем. Expensify упрощает процесс.

Вот «плюсы» Expensify по данным PCMag:

«Интеллектуальные улучшения рабочего процесса делают Expensify интуитивно понятным».
«Предлагает такие усовершенствования, как автоматическое возмещение расходов и сбор данных по GPS.”

Как это работает

Отсканируйте квитанцию, чтобы запросить Expensify сгенерировать и отправить отчет от вашего имени. В Expensify даже есть функция для регистрации транзакций, связанных с поездками, и создания отчетов, которые помогут вам отслеживать общую стоимость поездки.

Почему мы любим Expensify за координацию поездок

Процесс расчета командировочных расходов замыкает петлю в континууме координации. Expensify позволяет советникам быстро и эффективно замкнуть цикл.

• Отслеживание чеков на ходу
• Подключение к служебным приложениям для интеграции квитанций
• Автоматические проверки помогают обеспечить соответствие

22) Крутой кузен

«Совершенство путешествия стало проще.”

Сэкономьте часы на тупиковых исследованиях Yelp и загляните в Cool Cousin, чтобы узнать, куда идти и что делать.

Руководители часто обращаются к помощникам, чтобы помочь клиентам хорошо провести время. Cool Cousin — это ваш ресурс для поиска самых крутых занятий.

Cool Cousin настолько крут, что National Geographic включил его в список 10 приложений для путешествий, которые вам нужны.

Как это работает

Cool Cousin получает путеводители по городу от местных жителей («кузенов») и размещает их в Интернете, чтобы вы могли бесплатно их просматривать.Вы даже можете написать кузенам, чтобы попросить совета.

Почему мы любим Cool Cousin за координацию поездок

Неожиданная инсайдерская информация, которую Cool Cousin может привнести в координацию поездок, сделает ваши планы незабываемыми. Всем будет интересно, откуда у вас внутренняя совок.

• Органические (бесплатные) рекомендации от местных жителей
• Охватывает более 100 городов назначения
• Постоянно обновляется, чтобы вы могли использовать его снова и снова

23) PackPoint

«Приложение для умных упаковочных листов»

Выведите координацию поездок на новый уровень с PackPoint.

PackPoint — это приложение, которое позволяет вам сказать своему начальнику, что брать с собой. При создании надежного упаковочного листа учитывается местоположение, продолжительность поездки и виды деятельности.

Эксперты по путешествиям Fodor’s даже назвали PackPoint лучшим приложением для путешествий.

Как это работает

Загрузите приложение и введите место поездки, продолжительность пребывания и занятия. Приложение предоставит рекомендуемый упаковочный лист.

Почему мы любим PackPoint за координацию поездок

Это упрощает работу наугад.PackPoint упрощает процесс упаковки и, в свою очередь, улучшает вашу поездку. Путешествие становится еще приятнее, когда ты собираешься как начальник.

• Функции простого распределения
• Проверка погоды в приложении
• Тонко настроенные настройки для различных видов деятельности

Инструменты EA для планирования мероприятий

24) Календарь X

«Получите календарь, за которым может следить ваша аудитория»

CalendarX объединяет календари и средства связи в один инструмент.

CalendarX дает вам возможность создавать календарь, который взаимодействует с вашей аудиторией. Вы можете делиться информацией о своих мероприятиях, не отправляя электронные письма.

Вот что сказал о CalendarX один счастливый пользователь:

«Мы проводим семинары и конференции. Мы экспериментировали с проведением наших семинаров в Интернете. Мы используем CalendarX для расписания мероприятий. Нам нравится, что наши пользователи могут один раз проследить полное расписание семинара и что мы можем обновлять календарь пользователей до и во время семинара.”

Как это работает

Просто создайте календарь и отправьте ссылки для подписки людям, которых вы хотите знать. Если кто-то следит за вашим календарем, его легко держать в курсе, как вы планируете и добавляете новые мероприятия.

Почему мы любим CalendarX для планирования мероприятий

Он упрощает планирование мероприятий, объединяя управление календарем и коммуникацию.

• Простое добавление кнопок календаря на свой сайт
• Автоматически отправляет обновления во все календари
• Тонны календаря следующие опции

25) Аттендеаз

«Единственное программное обеспечение для управления событиями для элитных маркетинговых и событийных команд»

Получите инструменты, которые помогут воплотить в жизнь ваши представления о мероприятии.

Attendease — это универсальная платформа для планирования мероприятий. Вы можете использовать систему для создания и управления событиями, а также для измерения успеха.

Вот что сказал один счастливый пользователь Attendease:

«Мне нравится гибкость в приложении. Он обрабатывает как небольшие события, так и большие и сложные события. Самый большой выигрыш — это экономия времени — приложение экономит нам огромное количество времени за счет внедрения инструментов для управления процессом регистрации. Имея несколько ресурсов, мы можем развернуть сайт и опубликовать его самостоятельно за день.Эта свобода позволила сэкономить значительные суммы долларов, а время — неизмеримо! »

Как это работает

После регистрации вы получите доступ к простому интерфейсу, который проведет вас через процесс планирования мероприятия.

Почему мы любим Attendease за планирование мероприятий

Удобная автоматизация позволяет планировщикам больше сосредоточиться на творческих аспектах своих мероприятий, меньше беспокоясь о мелочах.

• Регистрация событий и отслеживание успеха
• Инструменты для повышения качества обслуживания посетителей
• Настраиваемые формы регистрации и промокоды

26) Расчет

«Организуйте лучшие мероприятия.”

Простое создание привлекательных для публики маркетинговых материалов о мероприятиях

Sched поможет вам создать веб-сайт мероприятия и мобильное приложение, чтобы вы могли держать посетителей в курсе. Этот инструмент идеально подходит для небольших собраний и крупных конференций и позволяет выбирать из множества функций в зависимости от ваших потребностей.

Вот один обзор Sched, опубликованный на Capterra:

«Мне очень нравится простота разработки этого приложения для расписания. К счастью, sched предоставляет вам отформатированные таблицы, которые значительно упрощают загрузку повестки дня конференции.”

Как это работает

Вы просто вводите название мероприятия и даты, а затем вы переходите на простую в использовании панель, которая проведет вас через создание веб-сайта и приложения для мероприятия.

Почему мы любим Sched для планирования мероприятий

Имея под рукой удобные ресурсы для создания веб-сайта и приложения, планировщики могут сосредоточиться на других деталях мероприятия.

• Встроенные функции спонсора
• Создайте собственное надежное приложение для мероприятий
• Собирайте идеи для будущих событий

27) Компьютерщик событий

«База для всех ваших мероприятий»

Планируйте мероприятия, как если бы вы были опытным экспертом.

Event Geek поможет вам разобраться со всей закулисной сложностью планирования мероприятий. Вы можете использовать этот инструмент для делегирования задач, управления бюджетами, администрирования опросов и многого другого.

Вот один счастливый отзыв клиента, опубликованный на G2:

«Мне нравится, что моя команда может взаимодействовать со всеми в одном месте, и что наше управление задачами размещено на платформе. Мне также нравятся представления календаря и представления расписания. Мне нравится, что я могу настраивать свои столбцы и поля на моем личном главном экране, поскольку я являюсь администратором и мне нужно иметь возможность видеть полное представление, отличное от команды.”

Как это работает

Event Geek использует мощную платформу с множеством функций, которые предоставляют все необходимое для планирования вашего мероприятия от начала до конца.

Почему мы любим Event Geek за планирование мероприятий

Event Geek работает как центр знаний для ваших мероприятий. Детали, которые раньше казались хаотичными или трудными для запоминания, теперь организованы, так что вы можете сохранять спокойствие.

• Встроенное отслеживание рентабельности инвестиций
• Отчетность по бюджету и отслеживание расходов
• Управляйте контактами с поставщиками прямо в инструменте

Инструменты EA для внутренней сети

28) Пончик

«Общение с коллегами никогда не было так важно.”

Пончик обеспечивает беспроблемный автоматизированный способ непринужденной встречи с коллегами.

Donut позволяет легко организовать личные встречи с людьми в вашей компании. Это идеальный способ познакомиться с людьми, с которыми вы редко общаетесь.

Пользователь One Donut объясняет, как платформа помогает развивать связь:

«Пончик — хорошее напоминание о том, что независимо от того, насколько загружены дела, мы все еще здесь и по-прежнему заботимся о вас.”

Как это работает

Donut работает в Slack, чтобы случайным образом познакомить вас с новым человеком каждую неделю.

Почему мы любим Donut для внутренних сетей

Donut объединяет вас с людьми, с которыми нужно познакомиться, поэтому он устраняет сомнения и неловкость в процессе общения.

• Работает со Slack вместо добавления новой платформы
• Интеграция с календарем упрощает планирование
• Организуйте лотереи для раздачи специальных мероприятий

29) Quip

«Обеспечение производительности для предприятия»

Организуйте совместную работу в любом месте и в любое время.

Quip — это инструмент для совместной работы, который позволяет командам работать с документами и таблицами, обмениваясь информацией от начала до конца.

Один пользователь объясняет, почему Quip помогает командам оставаться вместе:

«Больше, чем когда-либо в нашей отрасли, нашим командам необходимо оставаться на связи и эффективно; Quip — это простой ответ, который сделает возможным это глобальное сотрудничество! »

Как это работает

Используя Quip, вы можете создавать собрания, составлять повестку дня, делать заметки и делиться ими и даже включать элементы действий, которые гарантируют, что ваша встреча действительно приведет к чему-то.

Например, если вы узнали о еще не объявленном интерфейсе расчета заработной платы во время встречи с отделом кадров, вы можете добавить дополнительную задачу, которая поможет вам не забыть получить информацию, необходимую для своевременного информирования начальника.

Почему мы любим Quip для внутренних сетей

Нам нравится этот инструмент для внутренней работы в сети, потому что он помогает вам получить максимальную отдачу от ваших встреч.

• Встроенный чат на уровне документа
• Командные просмотры помогают пользователям получать актуальные отзывы
• Используйте шаблоны для немедленного начала работы

Бонус: Brand24

«Управление репутацией в Интернете стало проще.”

Никогда не было так просто быть в курсе.

Этот полезный инструмент для исполнительных помощников не способствует развитию внутренних сетей, но обеспечивает отличную пищу для встреч. Brand24 собирает упоминания вашего бренда во всемирной паутине, что позволяет легко предлагать бесценную информацию вашему боссу и коллегам.

Один пользователь объясняет ценность Brand24:

«Пользовательский интерфейс инструмента великолепен и действительно интуитивно понятен, и возможность сравнивать проекты для определения доли голоса чрезвычайно полезна.Тот факт, что его также можно использовать в качестве средства отслеживания настроений и инструмента поиска влиятельных лиц, делает его чрезвычайно выгодным по соотношению цены и качества ».

Как это работает

Вы просто регистрируетесь и ищете свой бренд. Затем технология Brand24 сделает всю работу за вас, сканируя Интернет, чтобы предоставить вам актуальную информацию в режиме реального времени.

Почему мы любим Brand24 за внутренние сети

Это поможет вам найти идеи для интеллектуального общения.

• Флаги анализа тональности помогают разобраться в моделях.
• Просмотр совокупных упоминаний в одном месте
• Отфильтруйте результаты в соответствии с вашими интересами

(PS — Делайте больше с помощью The Assist — еженедельного бесплатного информационного бюллетеня № 1, созданного помощниками для помощников.)

человек также задают следующие вопросы об инструментах Executive Assistant:

Q: Что такое помощник руководителя?

• A: Инструмент помощника руководителя — это любой ресурс, который максимизирует производительность и эффективность помощника руководителя. Эти инструменты помогают с множеством задач EA, включая ведение календаря, планирование мероприятий, координацию поездок и многое другое. См. Полный список инструментов помощника руководителя здесь.

Q: Что делает программное обеспечение для помощников руководителя хорошим?

• A: Хорошая программа помощника руководителя должна быть интуитивно понятной в использовании.У занятых экспертов нет времени смотреть учебные пособия, чтобы понять, как что-то использовать. Программное обеспечение помощника руководителя должно упростить работу эксперта и никогда не должно создавать больше работы.

Q: Где я могу узнать больше о лучших инструментах для руководителей в 2021 году?

• A: Вы можете узнать больше о лучших инструментах для руководителей в 2021 году здесь. Список включает инструменты для ряда рабочих областей помощника руководителя и содержит все детали, необходимые для определения того, подходят ли эти инструменты вам.

Как работать виртуальным помощником и компании, которые нанимают

1 февраля 2019 г.

Если вам интересно, есть ли у вас то, что нужно, чтобы начать работать виртуальным помощником, или как найти компании и открыть вакансии в этой области, вот что вам нужно знать!

Работа виртуального помощника — довольно известный и востребованный вид удаленной работы.Если вам интересно, есть ли у вас , что нужно, чтобы начать работать виртуальным помощником , или как найти компании и открыть вакансии в этой области, читайте дальше!

Что такое виртуальный помощник?

Конечно, каждая работа виртуального помощника немного отличается, но есть некоторые общие компоненты, которых следует ожидать. Большинство виртуальных помощников оказывают поддержку своему работодателю или клиентам в форме ответов на электронные письма, расшифровки документов, подготовки заявлений и писем, систематизации файлов, координации расписаний и календарей, организации поездок и, как правило, выполнения административных задач, чтобы помочь клиенту сосредоточиться на другие аспекты их работы (или личной жизни).

Хорошие новости для тех, кто надеется работать удаленно виртуальным помощником? Виртуальное администрирование — одна из самых быстрорастущих областей удаленной карьеры: согласно данным FlexJobs, в 2017 году количество вакансий выросло более чем на 20%.

Обязанности и ответственность виртуального помощника

Виртуальные помощники могут работать как исполнительные помощники, помощники по административным вопросам, личные помощники и на других связанных должностях, в зависимости от клиента. Задачи могут представлять собой любую комбинацию из следующих:

• Календарь и управление расписанием
• Организация проезда
• Организация дел и документов
• Мониторинг и организация электронной почты
• Прием и передача звонков
• Биллинговая и бухгалтерская деятельность
• Ведение и ведение документации
• Проверка потенциальных клиентов, проектов, партнерских отношений и т. Д.
• Поддержание или обновление профиля клиента в социальных сетях или профессионального профиля

Поскольку большая часть работы виртуального помощника выполняется с помощью компьютера, необходимы отличные навыки набора текста и высокая степень комфорта при использовании различных компьютерных программ.

Компании, нанимающие виртуальных помощников

Согласно базе данных FlexJobs, указанные ниже компании часто нанимали на работу виртуальных помощников в течение последних шести месяцев.

Есть много других компаний, которые обычно нанимают виртуальных помощников.Когда дело доходит до названий должностей, обратите внимание на названия должностей, такие как виртуальный помощник, виртуальный административный помощник, административный координатор, личный помощник, исполнительный помощник и тому подобное.

Что делает хорошего виртуального помощника?

Отличные кандидаты на работу в виртуальных помощниках обладают такими навыками, как феноменального письменного и устного общения , а также открытыми и прозрачными методами общения, в которых их клиенты рассматривают как надежных и доступных партнеров.Необходимы тайм-менеджмент и организаторские навыки, равно как и естественная способность брать на себя ответственность за ситуацию и организовывать ее на благо клиента.

Кроме того, важно иметь опыт или знания в области облачных коммуникационных технологий, таких как обмен файлами, менеджеры паролей, а также телефонная и видеоконференцсвязь.

Возможно, вы уже обладаете некоторыми из этих навыков, даже не осознавая, насколько они ценны. Чтобы дать им правильный контекст, они должны быть подробно описаны в сопроводительном письме вашего виртуального помощника.Если вам необходимо освежить в некоторых областях , навыки и сертификаты можно получить путем самостоятельного обучения или прохождения онлайн-курсов для изучения передового опыта.

Наконец, люди, нанимающие виртуальных помощников, стремятся уменьшить стресс и дезорганизацию своей жизни. Не ждите, пока вас попросят выполнить конкретную задачу — если вы видите, что клиент испытывает трудности, предложите ему помочь с тем, чем вы в настоящее время не занимаетесь. Это дает вам больше работы и позволяет им еще больше полагаться на вас.

Виртуальный помощник Pay

PayScale показывает широкий диапазон оплаты виртуальных помощников в зависимости от их уровня квалификации, многолетнего опыта, отрасли и клиентуры.

Диапазон составляет 15 387–65 379 долларов в год, при средней годовой ставке 36 272 доллара. Почасовая оплата виртуального помощника составляет от 10,16 до 29,49 долларов, при средней почасовой ставке около 16 долларов.

Рабочая среда для виртуальных помощников

Как и для любой другой удаленной работы, вам понадобится специальный домашний офис, чтобы работать виртуальным помощником.Помимо компьютера с высокоскоростным подключением к Интернету вам также понадобятся принтер, копировальный аппарат / сканер и факс. Скорее всего, вам также понадобится выделенный стационарный телефон (или два).

Поиск работы виртуального помощника

Вакансии виртуальных помощников бывают всех форм и размеров: полный рабочий день, неполный рабочий день, наемный работник, внештатный сотрудник, временный и альтернативный график. Многие виртуальные помощники работают с более чем одним клиентом одновременно на внештатной основе, объединяя несколько проектов с частичной занятостью для создания собственного бизнеса с полной занятостью.Если вы ищете гибкую работу виртуального помощника, вы обратились по адресу! Мы ежедневно обновляем нашу базу данных о последних гибких вакансиях в более чем 50 категориях вакансий!

ПОДКЛЮЧИТЕСЬ К ГИБКОМУ ВИРТУАЛЬНОМУ ПОМОЩНИКУ СЕГОДНЯ >>>

СохранитьСохранить

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

.