Организация рабочего места офисного работника

Планирование размещения рабочих мест

Организация рабочего места — комплекс мероприятий обеспечивающих на рабочем месте необходимые условия для высокопроизводительного и безопасного труда работников, выпуска продукции высокого качества, а также наиболее полное использование оборудования, повышение содержательности и привлекательности труда, сохранение здоровья работников.

При организации рабочего места необходимо решать следующие задачи: оснащение рабочего места средствами труда и предметами труда в соответствии с заданными технологическими процессами; рациональная планировка рабочего места; обеспечение безопасности работы, нормальных условий труда.

Рабочая атмосфера офиса, его эффективная деятельность во многом зависят от продуманной организации рабочего места. Если рабочее место организовано в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по охране труда, уменьшается время, необходимое работникам для выполнения своих обязанностей, устраняются их ненужные передвижения в рабочее время, экономно используются площади. Хорошие условия труда снижают напряженность и утомляемость работников, что способствует повышению их производительности труда и сохранению здоровья.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
При планировании размещения рабочих мест, выборе оборудования и мебели следует руководствоваться научными достижениями в области охраны труда.

Основные системы планирования размещения помещений при организации рабочих мест в офисных зданиях следующие:

1. Кабинетная— структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы — в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством такой системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп работников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная— структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством работников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются источниками искусственного освещения, кондиционерами и комплексными системами звукоизоляции. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площади на одно рабочее место, обеспечение рациональной системы управления персоналом. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также шум в зале.

3. Ячеистая— в большом зале размещаются работники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб создаются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5–2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для руководителей, у которых своя «ячейка». Они могут наблюдать за работой отделов и служб, а также контролировать дисциплину труда.

При размещении структурных подразделений фирмы в офисном помещении

рекомендуется соблюдать следующие правила:
— в первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрацию, канцелярию, бухгалтерию, отделы маркетинга, кадровую службу) с учетом возможности их расширения;
— смежные отделы и службы располагать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;
— отделы, связанные с приемом посетителей (отдел сбыта, кадровая служба, бухгалтерия), размещать рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой;
— складские, множительные и транспортные подразделения изолировать от приема посетителей и офисных помещений;
— туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и работникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Рабочие места планируются исходя из площади помещений, числа работников, норматива площадей на одного работника, проектируемого оборудования и мебели:
— общая и полезная площади здания, а также планирование комнат определяются по рабочим чертежам здания;
— число работников определяется штатным расписанием фирмы;
— нормы площадей на одного работника различны в разных странах.

При планировании помещений целесообразно определить места расположения кабинетов руководителей фирмы и его заместителей. Начальникам отделов целесообразно работать непосредственно в отделах: это улучшит управление персоналом и дисциплину труда.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Продолжительная работа на дисплее, особенно в диалоговом режиме, может привести к нервно-эмоциональному перенапряжению, нарушению сна, ухудшению состояния, снижению концентрации внимания и работоспособности, хронической головной боли, повышенной возбудимости нервной системы, депрессии.

Гиповитаминоз, недостаток микроэлементов и минеральных веществ (особенно железа, магния, селена) при работе в условиях повышенных нервно-эмоциональных и физических нагрузок ускоряет и обостряет восприимчивость к воздействию вредных факторов окружающей и производственной среды, нарушает обмен веществ, ведет к изнашиванию и старению организма. Поэтому при постоянной работе на ПЭВМ для повышения работоспособности и сохранения здоровья

рекомендуется принимать витаминно-минеральные препараты всем, даже практически здоровым работникам.

Из всех недомоганий, обусловленных работой на ПЭВМ, чаще встречаются те, которые связаны с использованием клавиатуры. В период выполнения операций ввода данных количество мелких стереотипных движений кистей и пальцев рук за смену может превысить 60 тыс., что в соответствии с гигиенической классификацией труда относится к категории вредных и опасных. Поскольку каждое нажатие на клавишу сопряжено с сокращением мышц, сухожилия непрерывно скользят вдоль костей и соприкасаются с тканями, вследствие чего могут развиться болезненные воспалительные процессы.

Повышенные статические и динамические нагрузки пользователей ПЭВМ приводят к болям в спине, шейном отделе позвоночника и руках. Эти недомогания накапливаются постепенно и получили название «синдром длительных статических нагрузок».

Другой причиной возникновения указанного синдрома может быть длительное пребывание в сидячем положении, которое приводит к сильному перенапряжению мышц спины и ног, в результате чего возникают боли и неприятные ощущения в нижней части спины. Основной причиной перенапряжения мышц спины и ног являются нерациональная высота рабочей поверхности стола и сидения, отсутствие опорной спинки и подлокотников, неудобное размещение монитора, клавиатуры и документов, отсутствие подставки для ног.

Для существенного уменьшения боли и неприятных ощущений, возникающих у пользователей ПЭВМ, необходимы частые перерывы в работе и эргономические усовершенствования (необходимо оборудовать рабочее место так, чтобы исключать неудобные позы и длительное напряжение).

К числу факторов, ухудшающих состояние здоровья пользователей компьютерной техники, относятся электромагнитное и электростатическое поля, акустический шум, изменение ионного состава воздуха и параметров микроклимата в помещении

.

Полную версию статьи журнала №11, 2015 года «Охрана труда и пожарная безопасность» можно запросить в редакции

Источник: журнал «Охрана труда и пожарная безопасность» №11, 2015

 

Правильная организация рабочего места офисного работника

Вы думаете, что требования по охране труда установлены только для рабочих, занятых на производстве? Тогда мы вас удивим, рассказав о правилах организации рабочего места офисного работника. Как разместить оборудование и организовать освещение? Как выбрать «правильное» кресло и «идеальный» стол для работы за компьютером? Соблюдение каких норм сведет к минимуму негативное воздействие этого чуда техники, без которого уже немыслим современный офис?

Вопрос в тему

Добрый день! Вышлите мне, пожалуйста, «Форму планирования рабочего места» или подскажите, на каком сайте лучше всего ее найти.

На самом деле такого понятия, как «форма планирования рабочего места», просто не существует. Хотя, безусловно, есть требования нормативных актов, касающиеся его организации, которые следует выполнять. Большую часть жизни человек проводит на работе. Если для сотрудников создаются комфортные условия, которые максимально отвечают требованиям охраны труда и рекомендациям дизайнеров, то эффективность работы повышается. Ведь правильная организация рабочего места обеспечивает безопасные условия для высокопроизводительного труда при наименьших затратах сил и времени.

Давая в этой статье рекомендации об организации офисного пространства и рабочих мест работников офиса, мы будем руководствоваться межотраслевыми и отраслевыми правилами, ГОСТами, СНиПами, СанПиНами и рекомендациями психологов. Представим информацию об основных нормативных актах, которыми следует руководствоваться при организации рабочего места, в табличной форме.

Таблица

Планировка

Важным в организации рабочего места является его планировка – размещение производственного оборудования, технологической оснастки, сырья и материалов, рабочей мебели, пультов управления, светильников, других средств и приспособлений, необходимых для выполнения работ. Стоит учитывать, что нерациональная планировка приводит к выполнению излишних движений, в т.ч. хождению, быстрой утомляемости, и потерям рабочего времени. Поэтому оборудование, приспособления, инструменты должны находиться на рабочих местах в зоне досягаемости.

Существенное значение в организации рабочего места имеют эргономика, освещение, вентиляция и т.д. Комфорт офиса зависит от эргономики…

Рабочее место офисного сотрудника – нормативы и аттестация рабочего места

Комфорт рабочего места – залог высокой производительности труда, а также проявление уважения к сотруднику и забота о его физическом и эмоциональном состоянии. 

Соблюдение установленных законом нормативов по организации рабочего места для сотрудника офиса – одна из задач, возложенных на руководство. Это также должно учитываться и при покупке офисной мебели для персонала.

Требования к минимальному уровню комфорта в офисе

Минимальным требованиям к рабочим местам офисного персонала является соответствие их ряду основных норм:

• На каждого сотрудника отводится минимум 4 кв.м площади без учета используемой техники, дополнительной мебели, проходов между рабочими местами.
• Рабочие места сотрудников, чья работа связана с повышенной концентрацией и высокими нагрузками на нервную систему, отделяются перегородками высотой 1,5-2 м.
• Соблюдение температурного режима при стандартном 8-часовом рабочем дне в диапазоне от 20 до 28°С в зависимости от сезона и интенсивности труда.
• Обеспечение комфортного уровня освещенности рабочего места, включающей как естественное освещение (обязательное требование при работе с компьютерной техникой), так и искусственное.

Дополнительные нормы для аттестации рабочего места в офисе

Аттестация рабочего места осуществляется путем проверки соответствия условий труда нормативам исходя из ряда факторов (специфика деятельности, технологическая оснастка, индивидуальные потребности работника и пр.).

Отклонения от норм температурного режима сокращают продолжительность рабочего дня. Если температура в офисе держится на отметке 29°С, рабочий день длится 6 часов, при «потеплении» до 32,5°С – 1 час, так же, как и при «похолодании» до 13°С. Температура в офисе 19°С в зимний период является основанием для сокращения рабочего дня на 1 час. Интересна сетка нормативов предоставляемой сотрудникам площади рабочего пространства:

• При 8-часовом рабочем дне оборудование рабочего места компьютером и монитором старого образца «расширяет» общую личную рабочую зону до 6 кв.м, в то время как использование современной техники «сократит» минимальную общую площадь до 4,5 кв.м;
• Наличие инвалидности у сотрудника дает ему право на рабочее пространство 5,65 кв.м и 7,65 кв.м в случае пользования инвалидной коляской;
• Сотрудники конструкторских бюро имеют право на рабочую зону 6 кв.м;
• расстояние между соседними мониторами двух сотрудников не менее 1,2 м, а между рабочими местами должен быть обеспечен свободный проход шириной 2 м;
• Площадь, занятая оборудованием и мебелью общего пользования в расчет не берется;
• Размещение на рабочем месте дополнительных элементов оснастки требует отведения дополнительной площади.

Рабочее место должно быть эргономичным. Площади стола должно хватать для комфортного выполнения сотрудником функциональных обязанностей с учетом размещения на столе компьютера, канцелярских принадлежностей, оргтехники и соблюдения санитарных норм расстояния от техники до оператора.

При покупке недорогого офисного кресла предпочесть стоит регулируемые по высоте модели с должной поддержкой для спины.

Именно такую офисную мебель от производителя, которая поможет правильно и со вкусом оборудовать комфортное рабочее место предлагает выгодно и с гарантией приобрести интернет-магазин компании «Монолит». Звоните: 8-800-707-66-36.

Охрана труда в офисе. Требования к рабочему месту офисного работника

Вышла статья адвоката, партнера АО «Глобал Адвокат» Елены Кравченко на тему «Охрана труда в офисе. Требования к рабочему месту офисного работника» в «Юридической газете», №12 от 18.03.2014 и №13 от 25.03.2014. 

 

Каждый имеет право на надлежащие, безопасные и здоровые условия труда. Это гарантирует нам Конституция Украины (ч. 4 ст. 43).

Более подробные требования по охране труда, в частности охраны труда офисных работников, содержат Кодекс законов о труде, Закон Украины «Об охране труда», а также другие подзаконные нормативно-правовые акты. В соответствии с требованиями ст. 153 Кодекса законов о труде Украины и ст. 6 Закона Украины «Об охране труда» на всех предприятиях, в учреждениях, организациях, создаются безопасные и безвредные условия труда. Обеспечение безопасных и безвредных условий труда возлагается на собственника или уполномоченный им орган. Условия труда на рабочем месте, безопасность технологических процессов, машин, механизмов, оборудования и других средств производства, состояние средств коллективной и индивидуальной защиты, используемых работником, а также санитарно-бытовые условия должны отвечать требованиям нормативных актов об охране труда. Собственник или уполномоченный им орган должен внедрять современные средства техники безопасности, предупреждающие производственный травматизм и обеспечивать санитарно-гигиенические условия, предотвращающие возникновение профессиональных заболеваний работников.

Статья 158 Кодекса законов о труде Украины устанавливает обязанность собственника или уполномоченного им органа принимать меры по облегчению и оздоровлению условий труда работников путем внедрения прогрессивных технологий, достижений науки и техники, средств механизации и автоматизации производства, требований эргономики, положительного опыта по охране труда, снижения и устранения запыленности и загазованности воздуха в производственных помещениях, снижение интенсивности шума, вибрации, излучений и тому подобное. А согласно ч. 1 ст. 13 Закона Украины «Об охране труда» работодатель обязан создать на рабочем месте в каждом структурном подразделении условия труда в соответствии с нормативно-правовых актов, а также обеспечить соблюдение требований законодательства относительно прав работников в области охраны труда.

Рабочие места офисных работников, оборудованные персональными компьютерами (далее — рабочие места), должны соответствовать требованиям «Правил охраны труда при эксплуатации электронно-вычислительных машин», утвержденных Приказом Государственного комитета Украины по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору от 26.03. 2010 № 65 (Правила), и «Государственных санитарных правил и норм работы с визуальными дисплейными терминалами электронно-вычислительных машин», утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 10.12.98 N 7 (ДСанПиН 3.3.2-007-98). Правила распространяются на всех субъектов хозяйствования независимо от форм собственности, которые в своей деятельности осуществляют работу, связанную с персональными компьютерами, в том числе тех, которые имеют рабочие места, оборудованные персональными компьютерами и периферийными устройствами. Указанные нормативно-правовые акты устанавливают санитарно-гигиенические требования к помещению, в котором расположено рабочее место, собственно к рабочему месту, освещения, уровней вибрации и шума, микроклимата в помещении и т.п.

Помещение

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Здания и помещения, где размещены рабочие места, должны соответствовать требованиям нормативно-технической и эксплуатационной документации производителя персональных компьютеров ДСанПиН 3.3.2-007-98 и Правил. Здания и помещения, где размещены рабочие места операторов, должны быть не ниже второй степени огнестойкости. Для всех зданий и помещений, где находятся рабочие места, должен быть определен класс зоны согласно НПАОП 40.1-1.01-97. Соответствующее обозначение должно быть нанесено на входных дверях каждого помещения. Запрещается расположение помещений с рабочими местами в подвалах и цокольных этажах. Недопустимо расположение помещений категорий А и Б, а также производств с мокрыми технологическими процессами рядом с помещениями, где располагаются рабочие места, а также над ними или под ними. При этом площадь помещения должна быть не менее 6,0 кв. м. из расчета на одно рабочее место, а объем — не менее 20,0 куб. м.

Оконные проемы помещений для работы с персональными компьютерами должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавески, внешние козырьки. Для внутренней отделки помещений с персональными компьютерами следует использовать диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка 0,7-0,8 для стен 0,5-0,6. Покрытие пола должно быть матовым с коэффициентом отражения 0,3-0,5. Поверхность пола должна быть ровной, нескользкой, с антистатическими свойствами. Запрещается для отделки интерьера помещений с персональными компьютерами применять полимерные материалы (древесно-стружечные плиты, моющиеся обои, рулонные синтетические материалы, слоистый бумажный пластик и т.д.), выделяют в воздух вредные химические вещества. Полимерные материалы для внутренней отделки помещений с персональными компьютерами могут быть использованы при наличии разрешения органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы. Помещение могут оборудоваться шкафами для хранения документов, магнитных дисков, полками, стеллажами, тумбами и т.п. с учетом требований к площади помещений.

В помещениях с источниками вредных производственных факторов рабочие места операторов должны размещаться в изолированных кабинах, оборудованных воздухообменом.

Заземлены конструкции, находящихся в помещениях, где размещены рабочие места (батареи отопления, водопроводные трубы, кабели с заземленным открытым экраном), должны быть надежно защищены диэлектрическими щитками или сетками с целью недопущения попадания работника под напряжение. Помещение, где размещены рабочие места должны быть оснащены системой автоматической пожарной сигнализации и огнетушителями в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины. Проходы к средствам пожаротушения должны быть свободными.

В помещениях, в которых расположены рабочие места, следует ежедневно делать влажную уборку. Кроме того, эти помещения должны быть оснащены аптечками первой медицинской помощи, а при них должны быть оборудованы бытовые помещения для отдыха во время работы, комната психологической разгрузки.

[/spoiler]

Организация и оборудование рабочего места

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

При размещении рабочих столов с персональными компьютерами следует соблюдать:

• расстояние между боковыми поверхностями персональных компьютеров 1,2 м .;
• расстояние от тыльной поверхности одного персонального компьютера на экран другого — 2,5 м.

При необходимости особой концентрации внимания во время выполнения работ смежные рабочие места операторов необходимо отделять друг от друга перегородками высотой 1,5 — 2м.

Конструкция рабочего места пользователя персонального компьютера должно обеспечить поддержание оптимальной рабочей позы офисного работника. Конструкция рабочего стола должна соответствовать современным требованиям эргономики и обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования (дисплея, клавиатуры, принтера) и документов. Высота рабочей поверхности рабочего стола должна регулироваться в пределах 680-800 мм, а ширина и глубина — обеспечивать возможность выполнения операций в зоне досягаемости моторного поля (рекомендованные размеры: 600-1400мм, глубина — 800-1000мм).

Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500мм, глубиной (на уровне колен) не менее чем 450мм, на уровне вытянутых ног не менее 650мм. Рабочий стул должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте, с углом и наклона сиденья и спинки и по расстоянию от спинки до переднего края сиденья поверхность сидения должна быть плоской, передний край — закругленным. Регулирования по каждому из параметров должно осуществляться независимо, легко и надежно фиксироваться. Шаг регулирования элементов стула должен составлять: для линейных размеров — 15-20мм, для угловых — 2-5 градусов. Усилия регулирование должно превышать 20Н. Высота поверхности сидения должна регулироваться в пределах 400-500мм, а ширина и глубина составлять не менее 400 мм. Угол наклона сиденья — до 15 градусов вперед и до 5 градусов назад. Высота спинки стула должна составлять (300 + -20) мм, ширина — не менее 380 мм, радиус кривизны горизонтальной плоскости — 400 мм. Угол наклона спинки должен регулироваться в пределах 1-30 градусов от вертикального положения. Расстояние от спинки до переднего края сиденья должна регулироваться в пределах 260-400мм. Для снижения статического напряжения мышц верхних конечностей следует использовать стационарные или переменные подлокотники длиной не менее 250 мм, шириной 50-70мм, регулируемые по высоте над сиденьем в пределах 230-260мм и расстоянием между подлокотниками в пределах 350-500мм. Поверхность сиденья и спинки стула должна быть полумягкой с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чиститься и не электризоваться. Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног шириной не менее 300мм, глубиной не менее 400 мм, регулируемая по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 градусов. Подставка должна иметь рифленую поверхность и бортик по переднему краю высотой 10 мм.

Рабочие места следует располагать относительно световых проемов так, чтобы естественный свет падал преимущественно слева. Монитор располагаться на оптимальном расстоянии от глаз пользователя, составляет 600-700мм, но не ближе 600 мм с учетом размера буквенно-цифровых знаков и символов. Расположение экрана монитора должно обеспечивать удобство зрительного наблюдения в вертикальной плоскости под углом 30 градусов к нормальной линии взгляда работника. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к работающему. В конструкции клавиатуры должно предусматриваться опорное устройство (изготовлен из материала с высоким коэффициентом трения, препятствует самопроизвольному ее смещения), который позволяет изменять угол наклона поверхности клавиатуры в пределах 5-15 градусов. Высота среднего строки клавиш не должна превышать 30 мм. Поверхность клавиатуры должна быть матовой с коэффициентом отражения 0,4. Расположение устройства ввода — вывода информации должно обеспечивать хорошую видимость монитора, удобство ручного управления в зоне досягаемости моторного поля и по высоте — 900-1300мм, по ширине 400-500мм. Под матричные принтеры нужно подкладывать вибрационные коврики для гашения вибрации и шума.

Рабочее место с персональным компьютером следует оборудовать пюпитром для документов, которые легко перемещаются.

Для обеспечения защиты и достижения нормированных уровней компьютерных излучений необходимо применение приэкранного фильтров, локальных светофильтров (средств индивидуальной защиты глаз) и других средств защиты, прошедших испытания в аккредитованных лабораториях и имеют ежегодный гигиенический сертификат.

[/spoiler]

Безопасность при работе с персональным компьютером

Ежедневно перед началом работы необходимо очищать монитор от пыли и других загрязнений. После окончания работы персональный компьютер и периферийные устройства должны быть отключены от электрической сети. В случае возникновения аварийной ситуации необходимо немедленно отключить персональный компьютер и периферийные устройства от электрической сети.

Не допускается:

• выполнять обслуживание, ремонт и наладку персонального компьютера и периферийных устройств непосредственно на рабочем месте оператора;
• хранить у персонального компьютера и периферийных устройств бумагу, любые носители информации (диски, флешки и т.д.), запасные блоки, детали и т.д., если они не используются для текущей работы;
• отключать защитные устройства, самовольно проводить изменения в конструкции и составе персонального компьютера и периферийных устройств или их техническое налаживание;
• работать с персональным компьютером, в котором во время работы появляются нехарактерные сигналы, нестабильное изображение на мониторе и тому подобное;
• работать с матричным принтером при отсутствии вибрационного коврика и со снятой (поднятой) верхней крышкой.

Микроклимат

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’true’]

Помещение для работы с персональными компьютерами должны быть оборудованы системами отопления, кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией. В помещениях на рабочих местах должны обеспечиваться оптимальные значения параметров микроклимата: температуры, относительной влажности и подвижности воздуха в соответствии с ГОСТ 12.1.005-88, СН 4088-86.

Время года	Категория работ	Температура воздуха, град. С	Относительная влажность воздуха, %	Скорость движения воздуха, м/с
		оптимальная	оптимальная	оптимальная
Холодное	легкая-1 а	22 – 24	40 — 60	0,1
	легкая-1 б	21 – 23	40 — 60	0,1
Теплое	легкая-1 а	23 — 25	40 — 60	0,1
	легкая-1 б	22 — 24	40 — 60	0,2

Уровни положительных и отрицательных ионов в воздухе должны соответствовать санитарно-гигиеническим нормам № 2152-80.

Уровни	Количество ионов на 1 см куб. воздуха
	n +	n —
Минимально необходимые	400	600
Оптимальные	1500 — 3000	3000 — 5000
Максимально допустимые	50000	50000

Для поддержания допустимых значений микроклимата и концентрации положительных и отрицательных ионов необходимо предусматривать установки или приборы увлажнения и / или искусственной ионизации, кондиционирования воздуха.

[/spoiler]

Освещение

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Помещения, в которых установлены персональные компьютеры, должны иметь естественное и искусственное освещение в соответствии с СНиП II-4-79.

Естественное освещение должно осуществляться через световые проемы, ориентированные преимущественно на север или северо-восток и обеспечивать коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,5%. Рассчитывается КПО по методике, изложенной в СНиП II-4-79.

Искусственное освещение в помещениях с рабочими местами должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В случае преимущественной работы с документами, допускается применение системы комбинированного освещения (кроме системы общего освещения дополнительно устанавливаются светильники местного освещения). Указание освещенности на поверхности рабочего стола в зоне размещения документов должно составлять 300-500лк. Если эти значения освещенности невозможно обеспечить системой общего освещения, допускается использовать местное освещение. При этом светильники местного освещения следует устанавливать таким образом, чтобы не создавать бликов на поверхности экрана, а освещенность экрана должна превышать 300лк. В качестве источников света в случае искусственного освещения должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ. При устройстве отраженного освещения в помещениях, где преимущественным образом работают с документами, допускается применение металлогалогенных ламп мощностью 250Вт. Допускается применение ламп накаливания в светильниках местного освещения. Система общего освещения должна составлять сплошные или прерывистые линии светильников, расположенные сбоку от рабочих мест (преимущественно слева), параллельно линии зрения работающих.

Допускается использование светильников таких классов светораспределения:

• прямого света — П;
• преимущественно прямого света — Н;
• преимущественно отраженного света — В.

Для общего освещения следует применять светильники серии ЛПО 3б с зеркальными решетками, укомплектованные высокочастотными пускорегулирующими аппаратами (ВЧ ПРА). Допускается применять светильники этой серии без ВЧ ПРА только в модификации «Кососвитло».

При отсутствии светильников серии ЛПО36 с ВЧ ПРА и без ВЧ ПРА модификации «Кососвитло» допускается применение светильников общего освещения серии:

•  ЛПО13 — 2×40/Б — 01;
•  ЛПО13 — 4×40/Б — 01;
•  ЛПО13 — 2×40 — 06;
•  ЛПО13 — 2×65 — 06;
•  ЛСО05 — 2×40 — 001;
•  ЛСО05 — 2×40 — 003;
•  ЛСО04 — 2×36 — 008;
•  ЛПО34 — 4×36 — 002;
•  ЛПО34 — 4×58 — 002;
•  ЛПО31 — 2×31 — 002,

а также их отечественные и зарубежные аналоги.

Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток запрещено. Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90 градусов с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд / м2, защитный угол светильников — не менее 40 градусов. Светильники местного освещения должны иметь отражатель, который должен просвечивать, с защитным углом, не менее 40 градусов.

Следует предусмотреть ограничение прямого блеска от источников естественного и искусственного освещения. При этом яркость светлых поверхностей (окна, источники искусственного освещения), расположенные в поле зрения должна быть не более 200 кд / м2. Необходимо ограничивать отраженный блеск на рабочих поверхностях относительно источников естественного и искусственного освещения. При этом яркость бликов на экране ВДТ не должна превышать 40 кд / м2, а яркость потолка в случае применения системы отраженного освещения — 200 кд / м2.

Показатель ослепленности при использовании источников общего искусственного освещения в производственных помещениях не должен превышать 20, а показатель дискомфорта в административно-общественных помещениях должна быть не больше 40. Необходимо ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения работающих с ВДТ. При этом соотношение яркостей рабочих поверхностей должно быть не более чем 3: 1, а соотношение яркостей рабочих поверхностей и поверхностей стен, оборудования и тому подобное — 5: 1. Коэффициент запаса для осветительных установок общего освещения должен равняться 1,4. Коэффициент пульсации не должен превышать 5%, что обеспечивается применением газоразрядных ламп в светильниках общего и местного освещения с ВЧ ПРА для светильников любых типов. Если нет светильников с ВЧ ПРА, то лампы многоламповых светильников или светильники общего освещения, расположенные рядом, следует включать на разные фазы трехфазной сети. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в помещениях с ВДТ ЭВМ и ПЭВМ следует чистить стекла и светильники два раза в год и своевременно заменять перегоревшие лампы.

[/spoiler]

Уровни шума и вибрации

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’false’]

Уровни звукового давления в октавных полосах частот, уровни звука и эквивалентные уровни звука на рабочих местах должны отвечать требованиям СН 3223-85, ГОСТ 12.1.003-83, ГР 2411-81.

Допустимые уровни звука, эквивалентные уровни звука и уровни звукового давления в октавных частотных полосах
Вид трудовой деятельности, рабочие места	Уровни звукового давления в дБ
	в октавных полосах из среднегеометрическими частотами, Гц
	31,5	63	125	250	500	1000	2000	4000	8000	Уровни звука, эквивалентные уровни звука, дБА/дБАекв.
Программисты	86	71	61	54	49	45	42	40	38	50
Операторы в залах оброботки информации на ПК и операторы компьютерного набора	96	83	74	68	63	60	57	55	54	65
В помещениях для размещения шумных агрегатов	103	91	83	77	73	70	68	66	64	75

 

Оборудование, производящее источник шума (АЦП, принтеры и т.п.), следует располагать вне помещений, где находятся рабочие места. Для обеспечения допустимых уровней шума на рабочих местах следует применять средства звукопоглощения, выбор которых должен обосновываться специальными инженерно-акустическими расчетами.

Значения характеристик вибрации на рабочих местах не должны превышать допустимые в соответствии с СН 3044-84, ГОСТ 12.1.012-90.

Санитарные нормы вибрации категории по технологическому типа «В»
Среднегеометрические частоты полос, Гц	Допустимые значения по осям X, Y, Z
	виброускорение				виброскорости
	м/см в ст. 2		дБ		м/с*10 в ст. -2		дБ
	1/3 окт	1/1 окт	1/3окт	1/1 окт	1/3 окт	1/1окт	1/3 окт	1/1 окт
1,6	0,0125	0,02	32	36	0,13	0,18	88	91
2,0	0,0112		31		0,089		85
2,5	0,01		30		0,063		82
3,15	0,009	0,014	29	33	0,0445	0,063	79	82
4,0	0,008		28		0,032		76
5,0	0,008		28		0,025		74
6,3	0,008	0,014	28	33	0,02	0,032	72	76
8,0	0,008		28		0,016		70
10,0	0,01		30		0,016		70
12,5	0,0125	0,028	32	39	0,016	0,028	70	75
16,0	0,016		34		0,016		70
20,0	0,0196		36		0,016		70
25,0	0,025	0,056	38	45	0,016	0,028	70	75
31,5	0,0315		40		0,016		70
40,0	0,04		42		0,016		70
50,0	0,05	0,112	44	51	0,016	0,028	70	75
63,0	0,063		46		0,016		70
80,0	0,08		48		0,016		70
Корректируемые и эквивалентные корректируемые значения и их уровни	0,014		3		0,028		75

[/spoiler]

Неионизирующее электромагнитное излучение

Значение напряженности электростатического поля на рабочих местах (в зоне экрана дисплея, так и на поверхностях оборудования, клавиатуры, печатающего устройства) не должны превышать предельно допустимых по ГОСТ 12.1.045-84, СН 1757-77. Значение напряженности электромагнитных полей на рабочих местах с ВДТ должны отвечать нормативным значением (ГДР № 3206-85, ГДР № 4131-86, СН № 5802-91, ГОСТ 12.1.006-84). Интенсивность потоков инфракрасного излучения не должна превышать допустимых значений согласно СН 4088-86, ГОСТ 12.1.005-88. Интенсивность потоков ультрафиолетового излучения должна не превышать допустимых значений согласно СН 4557-88.

Допустимые параметры электромагнитных неионозирующих излучений и электростатистичного поля
Виды полей	Допустимые параметры поля		Допустимая поверхностная плотность потока энергии (интенсивность потока энергии), Вт/кв.м
	по электрической составляющей (Е), В/м	по магнитной составляющей (Н), А/м
Напряженность электромагнитного поля 60 кГц до 3 мГц	50	5
Напряженность  электромагнитного поля 3 кГц до 30 мГц	20
Напряженность электромагнитного поля 30 кГц до 50 мГц	10	0,3
Напряженность электромагнитного поля 30 кГц до 300 мГц 5	5
Напряженность электромагнитного поля 300 кГц до 300 гГц			10Вт/кв. м
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра УФ-С (220 – 280 мм)			0,001
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра УФ-В (280 – 320 мм)			0,01
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра УФ-А (320 – 400 мм)			10,0
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра 400 – 760 мм			10,0
Электромагнитное поле  оптического диапазона в ультрафиолетовой части спектра 0,76 – 10,0 мкм			35,0 — 70,0
Напряженность Электрического поля видеодисплейного терминала			20кВ/м

Ионизирующие электромагнитные излучения на расстоянии 0,05 м от экрана к корпусу видеотерминала при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7,74 x 10 в в.-12 А / кг, что соответствует эквивалентной дозе 0,1 мбэр / ч (100 мкР / ч).

Электробезопасность

[spoiler title=’Детальнее’ style=’default’ collapse_link=’true’]

Персональные компьютеры, периферийные устройства, другое оборудование (аппараты управления, контрольно-измерительные приборы, светильники), электропровода и кабели по исполнению и степени защиты должны соответствовать классу зоны, иметь аппаратуру защиты от тока короткого замыкания и других аварийных режимов. При монтаже и эксплуатации линий электросети необходимо полностью исключить возникновение электрического источника возгорания вследствие короткого замыкания и перегрузки проводов, ограничивать применение проводов с легковоспламеняющейся изоляцией и, по возможности, применять негорючую изоляцию. Линия электросети для питания персональных компьютеров и периферийных устройств выполняется как отдельная групповая трехпроводная сеть путем прокладки фазового, нулевого рабочего и нулевого защитного проводников. Нулевой защитный проводник используется для заземления (зануления) электроприемников. Не допускается использовать нулевой проводник как нулевой защитный проводник. Нулевой защитный проводник прокладывается от стойки группового распределительного щита, распределительного пункта к розеткам электропитания. Не допускается подключать на щите к одному контактному зажиму нулевой рабочий и нулевой защитный проводники. Площадь сечения нулевого рабочего и нулевого защитного проводника в групповой трехпроводной сети должна быть не менее площади сечения фазового проводника. Все проводники должны соответствовать номинальным параметрам сети и нагрузки, условиям окружающей среды, условиям распределения проводников, температурному режиму и типам аппаратуры защиты.

В помещении, где одновременно эксплуатируются более пяти персональных компьютеров и периферийных устройств, на видном и доступном месте устанавливается аварийный резервный выключатель, который может полностью выключить электрическое питание помещения, кроме освещения.

Персональные компьютеры и периферийные устройства должны подключаться к электросети только с помощью исправных штепсельных соединений и электророзеток заводского изготовления. В штепсельных соединения и электророзетки, кроме контактов фазового и нулевого рабочего проводников должны быть специальные контакты для подключения нулевого защитного проводника. Их конструкция должна быть такой, чтобы присоединение нулевого защитного проводника происходило раньше, чем присоединение фазового и нулевого рабочего проводников. Порядок разъединения при отключении должен быть обратным. Не допускается подключать персональные компьютеры и периферийные устройства к обычной двухпроводной электросети, в том числе с использованием переходных устройств.

Электросети штепсельных соединений и электророзеток для питания персональных компьютеров и периферийных устройств нужно выполнять по магистральной схеме, по 3-6 соединений или электророзеток в одном круге. Штепсельные соединения и электророзетки для напряжения 12В и 42В по своей конструкции должны отличаться от штепсельных соединений для напряжения 127В и 220В. Штепсельные соединения и электророзетки, рассчитанные на напряжение 12В и 42В, имеют визуально (по цвету) отличаться от цвета штепсельных соединений, рассчитанных на напряжение 127В и 220В. Индивидуальные и групповые штепсельные соединения и электророзетки необходимо монтировать на негорючих или трудногорючих пластинах. Электросеть штепсельных розеток для питания персональных компьютеров и периферийных устройств при расположении их вдоль стен помещения прокладывают по полу рядом со стенами помещения, как правило, в металлических трубах и гибких металлических рукавах, а также в пластиковых коробах и пластмассовых рукавах с отводами в соответствии с утвержденным планом  размещения оборудования и техническими характеристиками оборудования. При размещении в помещении до пяти персональных компьютеров и периферийных устройств допускается прокладка трехпроводникового защищенного провода или кабеля в оболочке из негорючего или трудногорючих материалов по периметру помещения без металлических труб и гибких металлических рукавов. Не допускается в одной трубе прокладывать цепи до 42В и выше 42В.

При организации рабочих мест операторов электросеть штепсельных розеток для питания персональных компьютеров, периферийных устройств и в центре помещения прокладывают в каналах или под съемным полом в металлических трубах или гибких металлических рукавах. При этом не допускается применять провод и кабель в изоляции из вулканизированной резины и другие материалы, содержащие серу.

[/spoiler]

Режимы труда и отдыха

При организации труда, связанная с использованием персональных компьютеров, для сохранения здоровья работающих, предотвращения профессиональных заболеваний и поддержания работоспособности следует предусмотреть внутрисменные регламентированные перерывы для отдыха. Внутрисменные режимы труда и отдыха должны предусматривать дополнительные непродолжительные перерывы в периоды, предшествующие появлению объективных и субъективных признаков утомления и снижения работоспособности. За основную работу с персональным компьютером следует считать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочей смены. В течение дня должны предусматриваться:

 

• перерывы для отдыха и приема пищи (обеденные перерывы)
• перерывы для отдыха и личных нужд (согласно трудовым нормам)
• дополнительные перерывы, вводимых для отдельных профессий с учетом особенностей трудовой деятельности.

Продолжительность обеденного перерыва определяется действующим законодательством о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка.

 

Устанавливаются такие внутрисменные режимы труда и отдыха при работе с ЭВМ при 8-часовой дневной рабочей смене в зависимости от характера труда:

• для разработчиков программ следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 15 минут через каждый час работы за персональным компьютером
• для операторов персональных компьютеров следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 15 минут через каждые 2:00;
• для операторов компьютерного набора следует назначать регламентированные перерывы для отдыха продолжительностью 10 минут после каждого часа работы за персональным компьютером.

Во всех случаях, когда производственные обстоятельства не позволяют применить регламентированные перерывы, продолжительность непрерывной работы с персональным компьютером не должна превышать 4:00. При 12-часовой рабочей смене регламентированные перерывы должны устанавливаться в первые 8:00 работы аналогично перерывам при 8-часовой рабочей смене, а в течение последних 4-х часов работы, независимо от характера трудовой деятельности, через каждый час продолжительностью 15 минут.

С целью уменьшения отрицательного влияния монотонности целесообразно применять чередование операций осознанного текста и числовых данных (изменение содержания работы), чередование ввода данных и редактирования текстов. Для снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, улучшения мозгового кровообращения, преодоление неблагоприятных последствий гиподинамии, предотвращения усталости целесообразны некоторые перерывы использовать для выполнения комплекса упражнений. В отдельных случаях — при хронических жалобах работающих на зрительное утомление, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических требований к режимам труда и отдыха, а также применение средств локальной защиты глаз — допускаются индивидуальный подход к ограничению времени работ с персональным компьютером, изменения характера труда, чередование с другими видами деятельности, не связанными с персональным компьютером. Активный отдых должен состоять в выполнении комплекса гимнастических упражнений, направленных на снятие нервного напряжения, мышечное расслабление, восстановление функций физиологических систем, нарушаются в течение трудового процесса, снятия усталости глаз, улучшения мозгового кровообращения и работоспособности. При условии высокого уровня напряженности работ с персональным компьютером предусмотрена психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях (в комнатах психологической разгрузки) во время регламентированных перерывов или в конце рабочего дня.

Таким образом, нами подробно были рассмотрены требования, которые предъявляет действующее законодательство Украины к охране труда офисных сотрудников. На сегодняшний день мы наблюдаем досадную тенденцию, когда в большинстве офисов такие требования не выполняются, а иногда вообще игнорируются. Это мы можем невооруженным глазом увидеть, в частности, на примере требований к площади офисного помещения. Много существует офисов, в которых на один персональный компьютер приходится не менее шести квадратных метров? Иногда на такой площади располагают по три рабочих места с персональными компьютерами. Иногда помещения офисов располагаются в подвалах и / или вообще не имеют естественного освещения. Часто мы видим рабочие места оборудованы подставками для ног? К сожалению, таких примеров достаточно много.

Однако, недобросовестным работодателям не стоит забывать об ответственности, установленной действующим законодательством Украины за нарушение требований по охране труда. В соответствии со ст. 43 Закона Украины «Об охране труда» за нарушение законодательства об охране труда юридические и физические лица, которые согласно законодательству используют наемный труд, привлекаются органами исполнительной власти по надзору за охраной труда к уплате штрафа в порядке, установленном законом. Уплата штрафа не освобождает юридическое или физическое лицо, которое в соответствии с законодательством использует наемный труд, от устранения выявленных нарушений в определенные сроки. Максимальный размер штрафа не может превышать пяти процентов среднемесячного фонда заработной платы за предыдущий год юридического или физического лица, в соответствии с законодательством использует наемный труд. Согласно ч. 2 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях нарушение требований законодательных и других нормативных актов об охране труда влечет наложение штрафа на работников от четырех до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан и на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности от двадцати до сорока необлагаемых минимумов доходов граждан. Нарушение требований законодательных и других нормативно-правовых актов об охране труда должностным лицом предприятия, учреждения, организации или гражданином — субъектом предпринимательской деятельности, если это нарушение причинило вред здоровью потерпевшего, наказывается штрафом от ста до двухсот необлагаемых минимумов доходов граждан или исправительными работами на срок до двух лет, или ограничением свободы на тот же срок (ст. 271 Уголовного кодекса Украины). То же деяние, если оно повлекло гибель людей или иные тяжкие последствия, наказывается исправительными работами на срок до двух лет или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на срок до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до двух лет или без такового.

 

Елена Кравченко

адвокат, партнер

АО «Глобал Адвокат»

Корпорации «Глобал Консалтинг»

Эффективная организация рабочего места в офисном помещении

Организация рабочего места – это комплекс мероприятий, обеспечивающих на рабочем месте необходимые условия для высокопроизводительного и безопасного труда работников, выпуска продукции высокого качества, а также наиболее полное использование оборудования, повышение содержательности и привлекательности труда, сохранение здоровья работников (6, с. 212).

На сегодняшний день ориентированность компаний на эффективную деятельность и высокую производительность в полной мере связана с применением живого труда, с целесообразным использованием персонала, фонда рабочего времени, профессиональных и мотивационных возможностей сотрудников. Успешному использованию факторов роста производительности труда и рациональному распределению рабочего времени может частично способствовать проектирование офисного пространства, а также совершенствование функционирующих офисных помещений. Однако, на сегодняшний день эффективная организация рабочего места во многих офисных компаниях является сложной задачей, которой не придается должного значения.

В условиях кризисной экономики перед проектированием эффективной организации рабочего пространства стоит задача построения системного подхода к повышению управляемости операционной зоны с целью получения экономического эффекта при сохранении долговременной работоспособности и формирования условий для развития творческих способностей человека (5, с. 84). 

Эффективная организация рабочего места в офисных помещениях во многом связана с установленной регламентацией, зафиксированной в соответствующих документах. В условиях корпоративного рабочего процесса отсутствие проработанного регламента организации рабочего пространства вызывает несогласованность действий, неравномерное исполнение обязанностей работниками, появление непредвиденных обстоятельств, излишних затрат. Также это может привести к употреблению исполнителями произвольных, часто малопроизводительных методов труда, к неуместному и неэффективному выполнению рабочих задач.

Организация рабочего места должна соответствовать принципам максимизации удобства при выполнении возложенных обязательств, а с другой стороны, отвечать требованиям экономии площади офиса (2, с. 57).

В офисном помещении должны присутствовать только те объекты, которые необходимы в процессе работы. Насыщенность рабочего места средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Необходимость стабильно и требовательно следить за порядком на рабочем месте, и его организацией обусловлена тем, что в данный период времени насыщенность помещений офисными приспособлениями часто мешает процессу работы, отвлекая внимание сотрудника на бесполезный предмет или технику.

Внешняя планировка эффективного рабочего места должна быть выбрана с учетом различных задач, выполняемых сотрудником компании. Должны быть учтены все показатели по охране труда и нормированию шума, освещению рабочей зоны.

Для решения выделенных проблем и повышения эффективности организации рабочего пространства разработана специальная методика – «Система 5S». Данный подход к организации рабочих мест был разработан в Японии в середине 50-х годов ХХ века. Он применяется большей частью для организации рабочего пространства в производственных компаниях. Вместе с тем, предлагаемые методы достаточно универсальны, их применяют и в офисных пространствах. «5S» – это проверенная система организации рабочего места, которая позволяет существенно увеличить эффективность и управляемость операционной зоны, усовершенствовать корпоративную культуру организации, повысить продуктивность труда и сэкономить время (8, с. 13).

Данный метод состоит из пяти слагающих «S»: 

• Seiri – Sorting – сортировка, что означает освобождение рабочего места от всего, что не требуется при осуществлении текущих производственных операций.
• Seiton – Straighten or Set in Order – рациональное расположение – определяет и намечает «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. Минимизирует затраты времени на непродуктивные поиски.
• Seiso – Sweeping – уборка – обеспечивает рабочему пространству аккуратность и чистоту, на которую тратится незначительное время один раз день.
• Seiketsu – Standardizing – стандартизация работ – создание необходимых стандартов чистоты рабочего места, и применение его каждым сотрудником в организации, что важно для общего успеха.
• Shitsuke – Sustaining – поддержание достигнутого и совершенствование – это означает, что выполнение определенных операций должно войти в привычку (8, с. 18).

Данная система обладает способностью изменять рабочие пространства и втягивать в процесс рационализации труда всех работников, так как для рационализации процессов, происходящих в офисных пространствах, чрезвычайно важно, чтобы каждый сотрудник следил за своим рабочим местом, содержал его в чистоте и способствовал процессу внедрения таких систем, как «5S».

Необходимость создания эффективной рабочей зоны представляет собой актуальную проблему любой организации, управления любым продуктивно работающим отделом.

 

Литература

1. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда: Учебное пособие. – Новосибирск; М.: ИНФРА-М, 2007.
2. Зудина Л.Н., Колобов А.Д., Маслов Е.В. Проектирование организации труда: Учебное пособие. – Новосибирск, 2008.
3. Калашников С.О. О приоритетных направлениях развития социально-трудовой сферы // Общество и экономика. – 2006. – № 9.
4. Матчинский Ф. Организация труда на рабочих местах. – М., 2004.
5. Организация и нормирование труда: Учебное пособие. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006.
6. Российская энциклопедия по охране труда: В 3 т. – М.: Изд-во НЦ ЭНАС, 2007.
7. Рофе А.И. Научная организация труда: Учебник. – М.: МИК, 2007.
8. Хироюки Хирано. 5 Pillars of the Visual Workplace. – Productivity Press, 2006.

Источник: Мировой опыт и отечественные традиции управления человеческими ресурсами: Сборник материалов Второй Международной научно-практической интернет-конференции.– М.: МАКС Пресс, 2010. С. 91-93 

Автор: Ольга Шатило, Руководитель компании Antique Space

Калькулятор офисных пространств Mcity.ru

Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, регламентирующим гигиенические требования к организации работы, норма площади на человека в офисе составляет не менее 4,5 м. На практике этой цифры не придерживается большинство работодателей – их служащим приходится ютиться на 2–3 кв.м. Откуда берутся офисные стандарты, чем их несоблюдение опасно для компании, и как правильно сделать расчет площади офиса?

Существующие нормативы площади на 1 человека

Старые всесоюзные нормативы жилой площади на человека устанавливали условный минимум – 5 кв.м. Считалось, что граждане, проживавшие в помещении, в котором на каждого из них приходилось больше этого значения, в улучшении жилищно-бытовых условий не нуждались.

Позже нормативы площади жилого помещения на человека изменились в большую сторону – до 9, а потом и до 12 кв.м. Но не только жилье – любая среда обитания человека должна обеспечивать нормальные условия для его жизнедеятельности.

Современные нормативно-правовые акты установили несколько санитарно-эпидемиологических требований к офисным помещениям, препятствующих возникновению угрозы для здоровья и жизни сотрудников:

• упомянутый норматив площади на 1 человека 4,5 кв.м. касается рабочего места, на котором используется компьютер с плоским жидкокристаллическим (LCD) экраном;

• эта же площадь предусмотрена для каждого работника конструкторского бюро, вне зависимости от того, работает ли он на кульмане или ЭВМ;

• в СНиП 2.09.04-87 уточняется норматив площади в офисе на человека из маломобильной группы (инвалида) и передвигающегося на кресле-коляске – 5,65 и 7,65 кв.м.;

• наличие вспомогательных устройств общего пользования – принтера, большого монитора, сканера, факса и т.д. – это еще одно основание для увеличения площади.

Если продолжительность работы человека не превышает 4 часов, допускается уменьшить полагающуюся ему площадь до 4,5 кв.м либо обустроить так называемые hot desk (рабочий стол, не закрепленный за конкретным сотрудником).

Почему работодателю стоит придерживаться норм

Работники, неудовлетворенные созданными условиями труда, имеют право инициировать проверку из независимой организации, инспекции труда или профсоюза. В случае подтверждения претензий нарушителя обязуют выплатить компенсацию и/или предоставить увеличенный отпуск.

Бездумное стремление к экономии на аренде или покупке офисного помещения за счет урезания норматива площади на 1 человека – прямой путь к появлению критических для ведения бизнеса моментов:

• нарастанию недовольства в команде;

• постепенному снижению мотивации и работоспособности;

• наложению взысканий и штрафов, возможных при проведении аттестации.

Чтобы не допустить этого, рекомендуется заранее провести расчет площади офиса:

• 1. Оценить количество сотрудников и оргтехники и по нормам вычислить полагающуюся площадь.

• 2. Определить количество проходов между столами шириной не менее 2 м.

• 3. Примерно выяснить количество и габариты вспомогательной мебели и оборудования.

• 4. Учесть площадь столового уголка, зон приема посетителей, охранного поста и т. д.

Суммировав полученные данные, можно привести к норме площадь офиса и тем самым избежать нарушения законодательства.

Организация рабочего места в офисе: основные принципы

Рабочее место в офисе: Pixabay

На работе человек проводит треть жизни. Уже это достаточная причина, чтобы организация рабочего места в офисе была рациональной, способствовала высокой работоспособности. Рассмотрим общие принципы и практические советы, как правильно организовать рабочее место офисного работника.

Организация рабочего места в офисе: зачем это нужно

Что такое рабочее место? Для любого сотрудника — это пространство, в границах которого он выполняет основные трудовые обязанности.

Для менеджеров, программистов, дизайнеров или служащих — это офис. Рабочее место здесь должно быть соответственно меблировано и обеспечено необходимым техническим оборудованием и канцелярскими принадлежностями.

Значение условий труда для результативности

Работоспособность сотрудников зависит во многом от того, в каких условиях они работают. Они должны быть безопасными для здоровья, предупреждать усталость и вероятность совершения ошибок, в идеале — создавать позитивный психологический настрой.

Читайте также

Деловой этикет: что собой представляет, основные правила

Оптимальная организация рабочего пространства невозможна без соблюдения таких базовых требований, как:

1. Санитарно-гигиенические. Они предусматривают определенную влажность, температуру в рабочем помещении. Для работы температура в помещении не должна превышать 18–22 °С. Работоспособности способствует свежий воздух, приток которого обеспечивает вентиляция и проветривание.
2. Правильное освещение. Должно быть предусмотрено как общее освещение, так и на каждом рабочем месте.
3. Психофизиологические. При монотонном труде в офисе работники не должны испытывать физический и эстетический дискомфорт. Это достигается соблюдением чистоты и порядка, правильным цветовым оформлением интерьера, озеленением помещений. Коричневая мебель, например, способствует концентрации внимания, активизирует работоспособность.
4. Оптимальная вместительность. Размер рабочих помещений должен соответствовать тому количеству людей, которые в нем работают. Теснота блокирует мыслительную деятельность, а возникающая в тесноте захламленность мешает восприятию новой информации, профессиональному совершенствованию.

Читайте также

Первый день на работе: как себя вести и чего лучше не делать

Хорошие условия упрощают выполнение обязанностей работниками, делают их более эффективными. В конечном итоге условия повышают работоспособность людей, производительность труда всего коллектива.

Организация рабочих мест в офисе: Pixabay

Общие принципы организации офисного рабочего места

Организация рабочего места возлагается на каждого работника, здесь нет стандартов. Но эргономикой предусматриваются общие рекомендации:

• Рабочее место должно быть разделено непосредственно на рабочую зону, где выполняются трудовые функции, и вспомогательную, где хранится все необходимое для работы.
• Рабочее пространство должно находиться в пределах досягаемости рук в горизонтальном и вертикальном направлении. Тогда не придется каждый раз вскакивать, чтобы взять что-то необходимое.
• Все предметы в рабочей зоне (на столе, на полках, в ящиках), которыми регулярно пользуются, должны содержаться в продуманном порядке. Чтобы взять их, должно потребоваться минимум движений и усилий. Захламленность мешает ритмичности работы.
• В офисе зонирование пространства может предусматривать отдельные места для работы за компьютером и с бумажными документами.
• Особого внимания требует содержание проводов и удлинителей для офисной техники. Они не должны создавать опасности для людей, то есть не мешать передвигаться и не путаться. Их следует содержать в контейнерах или перевязывать, размещать в недоступных местах.

Читайте также

Плюсы удаленной работы и ее недостатки

Соблюдение в целом принципов организации рабочих мест в офисе поможет создать благоприятную трудовую, творческую атмосферу.

Организация рабочего места в офисе: правила

Рабочее место в офисе для каждого работника должно отвечать тем функциям, которые на него возложены:

• общение с посетителями и с заказчиками;
• работа на компьютере;
• коммуникация с сотрудниками.

Это влияет на выбор мебели, ее размещение, на наличие определенной техники и т. д. Однако выработаны общие рекомендации, которые пригодятся при устройстве любого офисного места.

Рабочее место в офисе: Pixabay

Как обустроить рабочий стол

Офис — визитная карточка любой организации и зеркало каждого работника. Поэтому главное требование — порядок и в помещении, и на каждом рабочем столе. Как это достигается?

Читайте также

Секреты вечной молодости: в чем причина старения?

За столом служащие проводят большую часть рабочего времени, поэтому он должен быть удобным. Идеально, если стол регулируется под рост работника. Размер его должен быть таким, чтобы умещалось все необходимое для работы и оставалось небольшое свободное место.

Офисная работа чаще всего выполняется с помощью компьютеров. Поэтому оптимальным будет такое расположение предметов на столе:

• Место по центру отводится компьютеру.
• Справа от него располагают предметы, которые чаще всего нужны в работе: лотки для документов, канцелярские принадлежности.
• Слева положите телефон, диктофон, если они часто требуются в работе. Если нет, то отправьте их в ящик стола.
• Слева же от монитора расположите личные вещи, фото, но этих предметов не должно быть больше трех.
• Слева в ящиках стола храните ежедневники, органайзеры, блокноты, справочники и другие источники информации.

Читайте также

Распорядок дня, который поможет все успевать

Соблюдайте правило: на рабочем столе не должно быть ничего лишнего. Любой предмет отвлекает, поэтому в зоне видимости оставляйте только необходимое, все остальное располагайте сбоку, сзади, в ящиках и т. д.

Если работой предусмотрено одновременное пользование компьютером и документами, стол должен быть побольше, чтобы рядом было свободное место.

Особое внимание для удобной работы за столом уделите лоткам или папкам для документов (достаточно двух органайзеров для входящих и исходящих бумаг). Разбирайте документы по мере поступления, оставляйте на столе только актуальные. Ненужные бумаги отправляйте в корзину под столом. Делайте это регулярно.

Другие предметы на рабочем месте

Для нормальной работы в офисе также требуются:

Читайте также

Как составить резюме: топ правил, шаблон

• Стулья. Эти современные предметы мебели должны иметь регулируемую спинку, удобные подлокотники, возможность корректировки высоты. Они чаще всего на колесиках, что позволяет удобно садиться и вставать, передвигаться рядом со столом.
• Специальная подставка под ноги, если трудно отрегулировать по росту стол и стул. Это уменьшит нагрузку на спину.
• Шкафы или полки для длительного хранения папок с документами.

Офисная мебель: Pixabay

Комнатные растения на рабочем месте помогают расслабиться, снять напряжение от монотонной работы:

1. Это может быть крупный цветок, который отделит рабочее пространство от слишком большого окна рядом со столом.
2. Расположите яркий цветок на краю стола, если хотите отгородить свое пространство от офиса.

Наряду с этими традиционными правилами среди офисных служащих стали популярны рекомендации фэншуй. Ими пользуются как для оптимального расположения предметов в офисе, так и для оформления рабочего места.

Читайте также

Как составить резюме для приема на работу

Рассмотренные правила и рекомендации помогут рационально организовать рабочее место, где проходит большая часть дня. Помните, что беспорядок деморализует и снижает мотивацию к труду. Организация рабочих мест — то, с чего начинается успешная работа и карьера.

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/228246-organizacziya-rabochego-mesta-v-ofise/

правил рабочего места для владельцев бизнеса и сотрудников

Правила для рабочих могут быть обязательными по закону, но также следует учитывать различные дополнительные правила на рабочем месте. Тщательно подобранные правила на рабочем месте могут защитить ваш бизнес и помочь вам поддерживать упорядоченную и позитивную рабочую среду.

Эффективное управление сотрудниками на рабочем месте требует, чтобы даже самые маленькие предприятия устанавливали правила работы. Рабочие правила защищают ваш бизнес и ваших сотрудников, и, если они правильно реализованы и выполняются, они создают и поддерживают лучшую рабочую среду для всех.

Для малых предприятий большинство правил работы будет необязательным.

Однако федеральные законы и законы штата могут требовать, чтобы ваш бизнес имел и публиковал правила, касающиеся определенных вопросов на рабочем месте, таких как курение, наркотики и алкоголь, а также сексуальные домогательства. В сферах, регулируемых законом, у вас нет другого выбора, кроме как соблюдать правила на рабочем месте.

Итак, почему у вас должны быть рабочие правила, которые не требуются? Заманчиво думать, что, если правила работы не требуются по закону, нет причин возиться с ними.Но, хотя вы можете сначала сэкономить время, не беспокоясь о правилах работы, есть вероятность, что их отсутствие вызовет у вас некоторые проблемы в будущем, особенно если у вас есть хотя бы несколько сотрудников.

Наличие официальных правил работы в вашем бизнесе, даже если они не требуются, — хорошая идея, потому что они могут помочь вам защитить ваш бизнес от потенциальной ответственности и поддерживать высокое качество работы ваших сотрудников. Также неплохо убедиться, что ваши сотрудники понимают, чего от них ждут, не только в отношении выполняемой ими работы, но и в их поведении и в других областях ваших трудовых отношений.Если правила тщательно отобраны, четко связаны с бизнесом и строго соблюдаются, они могут помочь вам лучше управлять своим рабочим местом и своими сотрудниками.

Дополнительные правила работы, чтобы думать о

Помимо требуемых правил и политик, у вас есть возможность выбрать дополнительные правила, которые помогут вам управлять своими сотрудниками. После того, как вы позаботитесь о необходимых политиках, вы можете сосредоточиться на выборе из множества других правил, которые являются необязательными, но во многих случаях это хорошая идея.

Хотя правила, регулирующие поведение ваших сотрудников, должны отражать вид работы, которую выполняет ваш бизнес, и условия, в которых она выполняется, есть несколько основных правил, которые вы будете видеть снова и снова, если спросите компании об их правилах работы. и политики.

Работодатели могут выбрать простой набор правил работы, состоящий из списка общепринятых и запрещенных действий, или они могут принять решение иметь очень подробные правила работы и политики, регулирующие конкретное поведение.

Некоторые работодатели предпочитают сохранять правила как можно более общими. Преимущество этого подхода заключается в том, что он дает работодателю гибкость в обеспечении соблюдения правил. Вы можете создать простой одностраничный или двухстраничный раздаточный материал, который вы будете раздавать каждому человеку при приеме на работу, охватывающий такие вещи, как

• Правила безопасности, которые необходимо соблюдать
• Политика отсутствия и опозданий (как указать количество разрешенных больничных и личных выходных)
• Как записывать отработанное время (например, с помощью таймера или табеля)
• Правила перерыва и обеда
• Политика сверхурочной работы
• Дресс-код или правила внешнего вида
• Правила, касающиеся использования или повреждения имущества работодателя
• Правила сохранения конфиденциальности конфиденциальной информации работодателя и клиентов
• Правила использования сотрудниками Интернета и сотовых телефонов

Некоторые владельцы малого бизнеса могут посчитать уместным включить более подробную информацию о других распространенных проблемах на рабочем месте, таких как вымогательство или продажа на работе, а также о политической и неформальной деятельности сотрудников, включая подработку.Некоторые из недавних проблем, которые некоторые владельцы малого бизнеса могут захотеть решить, включают правила, касающиеся того, кто может работать удаленно и чем сотрудники могут делиться в социальных сетях.

Также может быть хорошей идеей, чтобы ваш список правил содержал напоминание о том, что этот список не является исчерпывающим. Вы можете включить такую ​​инструкцию:

«Было бы непрактично составлять список всех видов деятельности, которые считаются незаконными или противоречащими добросовестной деловой практике и хорошим отношениям между работником и работодателем.Это предназначено только в качестве руководства ».

Правила, которые разумны и четко связаны с безопасным и эффективным ведением бизнеса, как правило, являются лучшими. В общем, нет необходимости говорить, что такие вещи, как воровство или неподчинение, запрещены, поскольку сотрудники должны знать эти вещи. Но вы лучше всех знаете, что работает на вашем рабочем месте. Таким образом, вы можете создать письменное правило для решения таких вопросов, если хотите.

Вы также можете решить объяснить, почему вы выбрали определенные правила для включения, и объяснить последствия и дисциплинарные меры, которые может ожидать сотрудник за нарушение правил.Если вам нужна некоторая гибкость, вы можете включить общее заявление, например, что «любой сотрудник, уличенный в таком поведении, будет подвергнут дисциплинарным взысканиям, включая выговор, предупреждение, увольнение или увольнение».

Имейте в виду, что в некоторых случаях от вас могут потребовать опубликовать или распространить письменную политику среди сотрудников. Но при отсутствии этих требований вы можете по своему усмотрению сообщать свои рабочие правила сотрудникам так, как вы считаете нужным, — в письменной форме, устно, по электронной почте или иным образом.

Вы также можете включить заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что список правил работы не предназначен для использования в качестве трудового договора.

Правила работы могут помочь защитить ваш бизнес при увольнении или наказании сотрудников

Одна из самых убедительных причин наличия набора твердых рабочих правил заключается в том, что они могут защитить ваш бизнес. У многих работодателей есть правила, поскольку их наличие может помочь защитить их от ответственности — как юридической, так и финансовой — и дать им больше свободы в управлении и дисциплине сотрудников.Свидетельства о действующих правилах и политике работы часто представляются работодателями в тех случаях, когда работники предъявляют претензии, связанные с трудоустройством, такие как иски о незаконном увольнении или дискриминации.

Некоторые работодатели с очень небольшим количеством сотрудников предпочитают использовать только те правила работы, которые требуются по закону. Почему? Потому что отсутствие рабочих правил в отношении данного вида деятельности даст вам больше свободы в решении каждой ситуации с учетом ее конкретных обстоятельств. Только вы можете судить, как поступить в этом вопросе.

Как наличие четких правил на рабочем месте может помочь защитить бизнес

Когда вы увольняете сотрудника, вы хотите, чтобы ваши аргументы и ваши действия были разумными и оправданными. Будет полезно, если у вас есть четко сформулированные правила работы, которые были доведены до сведения ваших сотрудников. Затем сотрудник, который нарушает правила работы, делает это, зная, что такое поведение неприемлемо и что такое поведение может привести к увольнению.

Сотруднику, который знает о существовании и цели разумного правила работы, но который предпочитает его игнорировать, вероятно, будет труднее оспорить любые дисциплинарные меры, которые вы можете предпринять, чем если бы вы не сообщили о существовании правила своему сотрудники.Если вы хотите внедрить политику прогрессивной дисциплины, вы можете объяснить сотрудникам, как она работает и какие правонарушения заслуживают каких-либо предупреждений и наказаний.

При отсутствии ранее обнародованной политики или правила сотрудник может полагать, что работодатель произвольно или даже дискриминационно уволил его или ее.

Пример: Ваша сотрудница, Рэйчел, использует свой служебный компьютер в личных делах. У вас нет официальной политики в отношении использования сотрудниками офисного оборудования в личных целях, но вы увольняете Рэйчел за это, потому что чувствуете, что это повод для увольнения.Невозможно доказать, что Рэйчел знала, что то, что она сделала, приведет к ее увольнению.

Наличие четкой политики против личного использования бизнес-оборудования укрепит вашу позицию в отношении того, почему вы уволили Рэйчел, если она когда-либо попытается это оспорить.

Еще одно преимущество наличия четких правил работы заключается в том, что они помогают гарантировать, что ваши сотрудники понимают, что является приемлемым поведением, а что нет. Четкое определение того, что требуется, и последствий несоблюдения, облегчит вам последовательное реагирование на нарушения правил работы.Неоднозначное правило или неравномерное применение любого правила делает ваши действия произвольными или дискриминационными.

Пример: Джек и Роджер вступают в драку в рабочее время. Вы прерываете бой и обнаруживаете, что Джек нанес первый удар. Вы отстраняете Джека, потому что он начал драку. Вы не отстраняете Роджера, потому что он не начал драку, и наказывать его нечестно.

Если у вас есть политика против боевых действий, которая просто гласит, что сотрудники, которые борются на работе, будут отстранены, у вас проблема, потому что вы отстранили только одного из вовлеченных сотрудников, Джек.Но если в вашей политике четко указано, что драки недопустимы в рабочее время, и что сотрудник, который нанесет удар или начнет драку, будет отстранен от должности, у вас гораздо больше возможностей для защиты своих действий.

При создании правил учитывайте потребности и обстоятельства своих сотрудников. Обеспечивая соблюдение своих правил, всегда будьте последовательны и справедливы. Таким образом, когда необходимо дисциплинировать сотрудников, ваши действия будут оправданы.

Что следует учитывать при выборе правил работы

Правила работы могут помочь вам создать и поддерживать упорядоченную атмосферу, в которой приятно работать, в которой сотрудники могут работать эффективно.Создание такой атмосферы идет на пользу вам как работодателю, потому что сотрудники, как правило, более креативны и продуктивны, когда они довольны.

Правила работы могут помочь улучшить качество трудовой жизни:

• Создание атмосферы, в которой к сотрудникам относятся достойно и уважительно
• Обеспечение профессионального и безопасного поведения сотрудников
• Поощрение открытого общения между вами и вашими сотрудниками
• Обеспечение справедливого отношения ко всем сотрудникам и соблюдения единых правил

Однако, поскольку взаимосвязь между рабочими правилами и качеством трудовой жизни очень важна, если рабочие правила являются необоснованными, несоответствующими или невыполненными, правила могут фактически подорвать моральный дух сотрудников.

Выбор подходящих и разумных правил работы

В то время как поведение каждого сотрудника должно регулироваться некоторыми основными правилами работы, конкретные правила работы, которые вы выбираете, должны быть подходящими и разумными для работы, которую выполняют ваши сотрудники, и условий труда, которым они подчиняются.

Пример: Компании, сотрудники которых регулярно встречаются с клиентами, могут иметь больше потребности в строгом дресс-коде, чем предприятия, где сотрудники выполняют физический труд на улице в холодную погоду.

Точно так же бизнес, успех которого зависит от его коммерческих секретов и конфиденциальной информации, больше нуждается в политике недопущения конкуренции или неразглашения, чем бизнес, успех которого не зависит от коммерческих секретов и конфиденциальной информации.

Когда вы думаете о создании определенного правила или политики, вы можете определить, подходит ли это для вашего бизнеса, задав себе несколько вопросов. Среди этих вопросов следующие:

• Будет ли эта политика непропорционально влиять на одного сотрудника (или группу сотрудников) по сравнению с другим, даже если она применяется одинаково ко всем сотрудникам?
• Действительно ли эта политика необходима с учетом работы, которую выполняют мои сотрудники?
• Является ли эта политика чрезмерно ограничивающей с точки зрения условий труда?
• Есть ли у этой политики веское коммерческое оправдание?
• В каких ситуациях будет использоваться эта политика?
• Были ли в прошлом ситуации, когда эта политика была бы применима и полезна?
• Готов ли я обеспечить соблюдение этой политики?
• Какая документация потребуется для администрирования и обеспечения соблюдения этой политики?
• Перевесят ли время и усилия, необходимые для администрирования и обеспечения соблюдения этой политики, пользу от ее наличия?
• Каковы будут последствия для того, кто нарушит это правило или не подчиняется этой политике?
• Есть ли аналогичная политика у других компаний или коллег? Что они думают о них? Они полезны или обременительны?

Избегайте чрезмерно строгих правил работы

Чрезмерно строгие правила работы могут стать проблемой.Они могут не только создать ненужные трудности для сотрудников, но и заставить вас казаться неразумным и безразличным к чувствам и потребностям ваших сотрудников, даже если это не так. Если у вас есть правило, вы должны иметь возможность дать любому сотруднику, который спросит, хорошую деловую причину его использования. Причины должны быть четко связаны с работой сотрудника, и вы не должны навязывать своим сотрудникам личное мнение или убеждения в форме правил работы.

Пример: Когда Роджер проходил собеседование о приеме на работу и впоследствии был принят на работу, он был чисто выбрит.Когда он докладывал о своем первом рабочем дне, Роджер носил бороду. У работодателя была политика против того, чтобы у сотрудников были волосы на лице.

Работодатель попросил Роджера сбрить бороду, но Роджер отказался, потому что считал это посягательством на его личную свободу и, что более важно, никто никогда не объяснил ему, почему это правило существует. В результате работодатель уволил Роджера.

Здесь нет победителей. Работодатель потерял хорошего сотрудника, а сотрудник потерял хорошую работу.Теперь работодателю придется тратить больше времени и денег на замену сотрудника.

В приведенном выше примере, возможно, работодатель, заметив нежелание работника сбривать бороду, лучше подходил к объяснению того, почему он придерживается политики против бород. Возможно, этого было достаточно, чтобы сотрудник передумал. Если работодатель не смог придумать вескую причину, то, возможно, ему следует пересмотреть эту политику.

Убедиться, что правила не воспринимаются негативно

Существует ряд вещей, которые помогут сделать так, чтобы правила работы не воспринимались как чрезмерно ограничительные, в том числе

• Получение информации от ваших сотрудников при создании рабочих правил: если они вовлечены в процесс, сотрудники с большей вероятностью примут и соблюдают рабочие правила.
• Опять же, наличие правил, которые имеют хорошее деловое обоснование, не только заставит их казаться более подходящими, но и поможет вам избежать создания правил, которые могут иметь непредвиденные последствия.

Изменение места и способа работы

Вкратце об идее

Может ли ваша организация получить выгоду от альтернативного рабочего места — когда сотрудники работают вне офиса, в основном из дома?

AT&T, IBM и даже армия США экономят кучу затрат на недвижимость и инфраструктуру, заставляя рабочих работать из дома — даже с учетом дополнительных затрат на предоставление этим сотрудникам компьютеров, программного обеспечения, технической поддержки и т. Д.Еще одно убедительное преимущество — повышение производительности: в исследовании одного хорошо управляемого офиса разговоры и другие офисные нормы отвлекали людей от работы в среднем на 70 минут в течение восьмичасового рабочего дня. Не менее важны менее ощутимые результаты, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что приводит к улучшению отношения к обслуживанию клиентов. Однако альтернативное рабочее место подходит не для каждой компании и не для каждой работы. Как и многие другие тенденции в управлении бизнесом, эта требует внимательного применения.

Идея на практике

Значительная экономия средств за счет альтернативных рабочих мест заставляет некоторых лиц, принимающих деловые решения, думать, что эти договоренности — волна будущего. Другие придерживаются мнения, что офис компании по-прежнему остается наиболее продуктивным местом для работы — охладитель воды и все такое. Некоторые менеджеры утверждают, что альтернативные рабочие места наносят ущерб сплоченности сотрудников, в то время как другие говорят, что «просто дайте им ноутбук и мобильный телефон, и все будет в порядке».

Как разобраться в мифах и заблуждениях, чтобы определить, подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации? Задайте себе эти семь вопросов:

1.Вы привержены новым способам работы? Например, вознаграждение за результаты, полученные на альтернативном рабочем месте, а не за усилия, приложенные в офисе?

2. Является ли ваша организация промышленной или информационной? Если ваша структура и системы предназначены для личного взаимодействия, потенциал альтернативных рабочих мест может быть ограничен.

3. Есть ли у вас открытая культура и инициативные менеджеры? Усилия не увенчаются успехом, если менеджеры не будут полны энтузиазма, хорошо осведомлены и готовы оставить традиции.

4. Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем? Какую функцию выполняет работа? Как выполняется работа? Обдумывание этих вопросов поможет определить рабочие места, которые можно заполнить на альтернативных рабочих местах.

5. Готовы ли вы к «давлению»? Некоторым менеджерам становится не по себе, когда их непосредственные подчиненные больше не находятся в непосредственной близости от них.

6. Можете ли вы преодолеть внешние препятствия? Вы определили, например, есть ли у большинства сотрудников дома место для создания рабочего места?

7.Готовы ли вы инвестировать в инструменты и обучение, необходимые для успеха альтернативного рабочего места?

Если ваши ответы благоприятствуют альтернативному рабочему месту, запустите простой пилотный проект, а затем постепенно привлекайте больше людей, адаптируя программу с учетом отзывов сотрудников по мере продвижения. Начните с продаж, разработки проектов и других сфер, в которых сотрудники в основном работают самостоятельно. Разделите пилотную группу на офисные, командированные и независимые, а затем продумайте логистику того, как они будут работать друг с другом после того, как некоторые из них начнут работать дома.Тщательно продумайте, что вы будете делать, чтобы удаленные сотрудники по-прежнему чувствовали себя «в курсе».

Наконец, проследите за тем, чтобы менеджеры получали указания по мониторингу удаленных сотрудников, чтобы сотрудники знали, каких результатов они ожидают, и чтобы другие заинтересованные стороны, такие как клиенты, были полностью информированы.

20 сентября 1994 года около 32 000 сотрудников AT&T остались дома. Они не болели и не бастовали. Они работали на дому. Сотрудники, от генерального директора до телефонных операторов, были частью эксперимента, в котором участвовало 100 000 человек.Это цель? Изучить, как далеко может зайти крупная организация в преобразовании рабочего места, передав работу работнику, а не работнику работать.

Сегодня AT&T — лишь одна из многих организаций, первооткрывавших альтернативное рабочее место (AW) — сочетание нетрадиционных методов работы, условий и месторасположения, которое начинает дополнять традиционные офисы. Это не прихоть. Хотя оценки сильно различаются, от 30 до 40 миллионов человек в Соединенных Штатах в настоящее время работают на дому или работают на дому.

Что побуждает менеджеров изучать, как люди проводят время в офисе и где еще они могли бы работать? Самая очевидная причина — снижение затрат. С 1991 года AT&T высвободила около 550 миллионов долларов в денежном потоке, что на 30% больше, за счет исключения офисов, в которых люди не нуждаются, консолидации других и сокращения связанных накладных расходов. Благодаря программе AW под названием Mobility Initiative IBM ежегодно экономит более 100 миллионов долларов только на своем подразделении продаж и распространения в Северной Америке.

Другая причина — это возможность увеличения производительности. Сотрудники на альтернативном рабочем месте, как правило, уделяют меньше времени и энергии типичным офисным рутинам и больше — клиентам. В IBM опрос сотрудников Mobility Initiative показал, что 87% считают, что их личная продуктивность и эффективность на работе значительно выросли.

Альтернативное рабочее место также может дать компаниям преимущество в борьбе за талантливых и высокомотивированных сотрудников и удержании их.Президент American Express и главный операционный директор Кеннет И. Шено говорит, что инициативы AmEx в области AW помогают компании удерживать опытных сотрудников, которые считают гибкость работы на дому особенно привлекательной.

Наконец, программы AW начинают предлагать возможности для использования государственных стимулов и избежания дорогостоящих санкций. Многие общины смягчают правила зонирования, чтобы позволить большему количеству жителей открывать домашние офисы. Кроме того, компании соблюдают требования Закона о чистом воздухе и избегают крупных штрафов с помощью региональных стратегий на рабочих местах с обширными компонентами AW.Наконец, налоговые кодексы могут измениться, чтобы позволить большему количеству сотрудников вычитать расходы на домашний офис.

Потенциальные преимущества очевидны. Но в то же время программы AW не для всех. Действительно, такие программы может быть трудно принять даже для тех организаций, которые больше всего им подходят. Трудно преодолеть укоренившееся поведение и практические препятствия. И проблемы управления как культурными изменениями, так и улучшениями системы, необходимыми для инициативы AW, являются существенными.

Как старшие менеджеры должны думать о программах AW? Каковы критерии определения того, подходит ли альтернативное рабочее место для данной организации? Каковы наиболее распространенные ошибки при реализации? Уроки, извлеченные менеджерами, которые успешно запустили такие программы, и теми, кто пытается это сделать, показывают, что лучше всего начинать с четкого понимания множества форм, которые может принимать альтернативное рабочее место.

Спектр возможностей

Разные компании используют разные вариации темы AW, чтобы адаптировать новые рабочие схемы к своим потребностям. Для одной компании, например, создание альтернативного рабочего места может означать, что некоторые сотрудники просто работают в разные смены или в разные графики поездок, совместно используя столы и офисные помещения. AT&T определила, что для некоторых групп сотрудников до шести человек могут использовать один и тот же стол и оборудование, ранее назначенное одному. В настоящее время в компании работают 14 000 сотрудников, работающих совместно с другими пользователями.

Другой вариант — замена традиционных частных офисов пространством открытой планировки. В таких условиях компания обычно предоставляет комнаты для команд и рабочие места на открытых площадках. Возможности произвольного адреса являются разновидностью этого формата. Джилл М. Джеймс, директор инициативы AT&T Creative Workplace Solutions, описывает их: «Вы назначены в одно учреждение, но вы можете перемещаться и выбирать различные рабочие параметры в течение дня. Вам не нужно входить в систему или ставить тег имени на определенное рабочее место.И каждый сможет найти вас, потому что ваш телефон, пейджер и компьютер идут с вами ».

Некоторые компании приняли концепцию «гостиничного бизнеса». Как и в других вариантах общего офиса, «гостиничные» рабочие места меблированы, оборудованы и поддерживаются стандартными офисными услугами. У сотрудников могут быть передвижные ящики, картотеки или шкафчики для личного хранения; а компьютерная система при необходимости направляет телефонные звонки и электронную почту. Но «гостиничные» рабочие места резервируются по часам, дням или неделям, а не постоянно.Кроме того, «консьерж» может предоставить сотрудникам командировочную и материально-техническую поддержку. В наиболее продвинутом варианте рабочее пространство «отеля» оснащено личными фотографиями и памятными вещами людей, которые хранятся в электронном виде, извлекаются и «помещаются» на рабочие столы пассажиров непосредственно перед их прибытием, а затем удаляются, как только они уходят.

Дополнительные офисы — еще одна форма альтернативного рабочего места. Такие офисы разбивают большие централизованные помещения на сеть небольших рабочих мест, которые могут располагаться близко к клиентам или к домам сотрудников.Спутники могут сэкономить компании до 50% затрат на недвижимость, диверсифицировать риск чрезмерной концентрации в одном месте и расширить круг потенциальных сотрудников. Некоторые из них представляют собой ракушки — скудно обставлены и оснащены только базовой техникой; другие полностью оборудованы и обслуживаются. Спутники обычно располагаются в относительно недорогих городах и пригородах. Чаще всего у них более простая и менее дорогая мебель и приспособления, чем у их коллег в центре города.

Работа на дому — одна из наиболее распространенных форм альтернативного рабочего места.Дистанционная работа, то есть выполнение работы в электронном виде везде, где пожелает работник, обычно дополняет традиционное рабочее место, а не заменяет его. Однако в IBM надомные работники составляют целое бизнес-подразделение. А в PeopleSoft удаленная работа является доминирующим стилем работы всей компании.

Генерал Деннис Реймер, начальник штаба армии США, предлагает убедительную информацию о том, что руководитель может делать из удаленного места. Реймер путешествует с ноутбуком и регулярно общается по электронной почте с 350 генералами и 150 командирами гарнизонов по всему миру.Используя веб-сеть под названием America’s Army On-line, которая также включает чат-комнату в интранете, аналогичную тем, которые предлагаются через коммерческих провайдеров, Реймер может поднимать вопросы со своими офицерами и получать советы по ключевым решениям, часто в течение нескольких часов. «Сеть позволяет мне работать продуктивно и следить за происходящим, нахожусь ли я в Вашингтоне или за границей», — говорит Реймер. «Это не только экономит командировочные расходы, но и позволяет работать в команде, несмотря на организационные и географические границы по всему миру.Постепенно это меняет культуру от той, в которой «моя информация — сила», к культуре, в которой «обмен — сила» ».

Генерал армии США Реймер оперативно получает онлайн-консультации от офицеров со всего мира.

Домашние офисы дополняют спектр вариантов AW. Компании широко различаются в подходах к домашнему офису. Некоторые просто позволяют определенным сотрудникам работать дома по своему усмотрению и за свой счет. Другие — такие как AT&T, IBM и Lucent Technologies — предоставляют ноутбуки, выделенные телефонные линии, поддержку программного обеспечения, факс-принтеры, линии помощи и полное техническое резервное копирование в ближайшем корпоративном центре.Одна крупная компания пошла еще дальше, предоставив сотрудникам, которые работают дома, надбавку в размере 1000 долларов на мебель и оборудование, которые будут использоваться по их усмотрению.

Большинство организаций считают, что сочетание вариантов AW лучше, чем универсальный подход. Действительно, сама концепция альтернативного рабочего места означает адаптацию программы к конкретным потребностям организации. Стратегия AT&T Creative Workplace Solutions, например, объединяет три варианта: общие офисы, удаленная работа и виртуальные офисы.Эти варианты могут удовлетворить почти все офисные функции AT&T.

Подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации?

Первый шаг к определению, могут ли какие-либо из описанных мною вариантов AW работать для вашей организации, — это ответить на несколько основных вопросов.

Вы привержены новым способам работы?

Например, готовы ли вы при необходимости пересмотреть показатели эффективности, чтобы привести их в соответствие с новыми способами работы сотрудников? Готовы ли вы к культурному штопору, когда ваши сотрудники узнают новые способы связи друг с другом на расстоянии? Готовы ли вы изучить свою политику поощрений и вознаграждений в свете различных способов выполнения работы? Посмотрите, что Кевин Рирей, менеджер по маркетингу IBM, сказал об измерении производительности и вознаграждении в своем подразделении после внедрения Mobility Initiative: «Мы всегда вознаграждали за результаты, но когда вы находитесь в традиционной офисной среде и видите усилия которые люди вкладывают в работу, очень трудно не вознаградить их хотя бы частично за эти усилия.Мы больше этого не делаем. Мы гораздо больше ориентируемся на результат, чем на усилия. Но это трудный переход ».

Ваша организация скорее информационная, чем промышленная?

Это различие относится к философии и стилю управления, а не к экономическому сектору или клиентской базе. Industrial в этом контексте означает, что структура, системы и процессы управления организации предназначены для интенсивного личного взаимодействия и что сотрудники остаются привязанными к определенным рабочим местам.В такой среде потенциал для договоренностей AW ограничен.

Информационные организации, напротив, работают в основном с помощью голосовой связи и передачи данных, когда дело касается как их сотрудников, так и их клиентов. Информационный, , как здесь используется, не обязательно означает высокие технологии. Но это действительно означает, что менеджеры и сотрудники продвигаются вверх по кривой к грамотности информационного века, которая характеризуется гибкостью, неформальностью, способностью меняться при необходимости, уважением к личному времени и приоритетам и приверженностью использованию технологий для повышения производительности. .

До недавнего времени AT&T и IBM были среди многих компаний, которые заказчики и аналитики воспринимали как промышленные; то есть их считали связанными традициями, формальными, бюрократическими и медленно меняющимися. Как сказал бывший председатель AT&T Роберт Аллен во время празднования Дня дистанционной работы в компании в 1994 году: «Работа там, где есть телефон, и логично, что мы должны работать как телефонная организация. Однако когда началась наша инициатива, AT&T выглядела как устаревшая компания с фиксированными графиками, дорогими площадями и жесткой иерархией.«Когда две компании запустили свои программы AW почти десять лет назад, руководители высшего звена уже начали репозиционировать свои организации как информационные.

У вас открытая культура и активные менеджеры?

Динамичная, неиерархическая, технологически продвинутая организация с большей вероятностью, чем высокоструктурированная, управляемая командами, успешно реализует программу AW. Вот почему так много новых и небольших компаний, особенно тех, которые активно занимаются информационным бизнесом или электронной торговлей, используют методы AW с большим успехом и с небольшими трудностями при переходе.Тем не менее, как мы видели, даже организации, придерживающиеся традиций, могут использовать такие методы для устранения постоянных затрат и повышения производительности. Ключевым моментом является то, открыты ли для изменений менеджеры на всех уровнях.

Ричард Карл Гельц, вице-председатель и финансовый директор American Express, комментирует: «Важно иметь многофункциональную команду старших менеджеров, продвигающую и поддерживающую инициативу виртуального офиса с самого начала. В нашей работе было задействовано три отдела: HR, технологии и недвижимость.Люди в команде должны проявлять энтузиазм и не быть излишне скованными традиционными подходами. И они должны быть осведомлены обо всех ключевых вопросах — от способов переопределения корпоративной политики для решения различных типов проблем и возможностей до различных вариантов предоставления мебели или пособий для сотрудников. Тем не менее, я скептически отношусь к тому, будет ли работать фиатное управление очень хорошо. Лучше иметь возможность сказать: «Вот возможность, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше, эффективнее и экономичнее.Вам не обязательно использовать его, но он здесь ». То, что я видел в других местах — и мы начинаем видеть это в наших собственных инициативах — это то, что как только довольно крупный отдел делает первый шаг, другие быстро следовать.»

Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем?

Программы

AW предполагают, что определенные задания либо не зависят от конкретных местоположений и типов объектов, либо зависят от них только часть времени. Чтобы проанализировать, может ли программа AW работать в вашей компании, вы должны подробно понимать параметры каждой вакансии, которую вы рассматриваете для программы.Какую функцию выполняет работа? Работа выполняется по телефону? Лично? Через компьютер? Все вышеперечисленное? Сколько времени сотруднику необходимо проводить в прямом контакте с другими сотрудниками, клиентами и деловыми контактами? Критично ли расположение офиса для производительности? Имеет ли значение, будет ли работа с 9 до 5? Важно ли, чтобы другие могли немедленно связаться с сотрудником?

Менеджеров, считающих, что альтернативное рабочее место подходит только торговцам, может быть сюрприз.

Если критическая масса корпоративных функций не может работать в среде AW, потенциальные выгоды могут быть слишком незначительными по сравнению с требуемыми инвестициями и усилиями. Но менеджеры, которые интуитивно предполагают, что инициатива AW ограничивается только дорожными бойцами из отдела продаж, могут быть удивлены; часто для другого способа работы подходит больше рабочих мест, чем это может показаться на первый взгляд. Руководители Dun and Bradstreet, например, первоначально думали, что только 5% их глобальной рабочей силы могут быть вовлечены в программу AW, но узнали, что две пятых функций компании, включая половину их сотрудников, могут адаптироваться с незначительными изменениями в работе. практики.

Готовы ли вы к некоторому «сопротивлению»?

Как отмечает Лоррейн Фентон, вице-президент по информационным технологиям IBM в Северной Америке, большинство «двадцатилетних», попавших на рынок труда, никогда не имели личного кабинета, поэтому начать свою трудовую жизнь без него — не травматическое изменение. Но для многих сотрудников переход от обычных рабочих мест к альтернативным не так прост. Сотрудникам, которые привыкли к структурированной офисной среде, может быть трудно приспособиться к в основном самостоятельному графику, а тем, кто привык работать в пределах слышимости многих коллег, может быть одиноко в удаленной обстановке.Более того, менеджеры среднего звена, которые теряют визуальную и словесную близость к своим подчиненным, должны изменить свое отношение к этим сотрудникам. Фактически, менеджеры среднего звена обычно оказывают сильнейшее сопротивление альтернативному рабочему месту, в значительной степени потому, что им кажется, что сами основы их ролей вырываются из-под них.

Можете ли вы преодолеть внешние препятствия на пути к программе AW?

Даже если работа подходит для формата AW и менеджеры и сотрудники в равной степени поддаются изменениям, могут существовать физические и логистические препятствия.Если в домах сотрудников не хватает места — например, если многие сотрудники живут в небольших квартирах, — то инициатива AW, призывающая людей работать дома, может оказаться невыполнимой. Это ключевое соображение в городах США и в большинстве зарубежных стран. В Японии, например, в домах большинства сотрудников просто нет «подменных» помещений, которые можно было бы использовать в качестве офисных помещений; Чтобы реализовать там инициативу домашнего офиса, сотрудникам пришлось бы пожертвовать жилым пространством. Проведение фокус-групп для сотрудников на этапах исследования и планирования инициативы AW может эффективно выявить такие проблемы.

Будете ли вы инвестировать в инструменты, обучение и методы, которые заставят инициативы AW работать?

Чтобы повысить шансы на успех программы AW, все участники должны быть вооружены полным набором инструментов; соответствующее обучение; и соответствующая гибкая административная поддержка. Обязаны ли вы, например, предоставлять стандартизированное компьютерное программное обеспечение для людей, работающих в любом месте? Доступная квалифицированная техническая помощь? Есть ли у вас финансовые ресурсы для выполнения вышеуказанного?

Слишком много программ AW осуществляется при частичной поддержке со стороны организации.Неизбежно следуют замешательство и разочарование, не говоря уже о падении производительности. Эти программы имеют лишь незначительный успех и в конечном итоге могут потерпеть неудачу. Когда сотрудник дома не может общаться с другими сотрудниками или клиентами, получить доступ к нужной информации или легко связаться со службой поддержки для решения технологической проблемы, инициатива обречена на провал. Как выразился Джеймс из AT&T: «Технология должна работать с самого начала. Когда вы просите людей отказаться от своего пространства и всего, что с ним связано, вы обязаны им убедиться в безупречности систем.Поскольку сотрудники мобильны, инструменты, которые они используют, — их спасательный круг. Они не могут выжить без них ».

Если вы ответили «да» на предыдущие вопросы, вы могли бы серьезно подумать о программе AW. Следующим шагом является углубление в экономику инициатив AW.

Материальная и нематериальная экономика

Как я предположил ранее, основная цель программ AW — снизить текущие расходы и избежать будущих. Для устоявшихся организаций, которым не хватает денег, экономия от отказа от пространства и лучшего использования того, что осталось, может затмить необходимые инвестиции в оборудование и обучение.Для молодых организаций программа AW может дать менеджерам жизнеспособную альтернативу дорогостоящим долгосрочным обязательствам по аренде.

Но для типичного предприятия экономика альтернативного рабочего места более сложна, и решение о внедрении программы AW в такой же или большей степени зависит от нематериальных активов, как и от простых финансовых показателей. Джером Т. Роат, менеджер IBM по расходам на инфраструктуру, говорит: «Очевидная экономия от снижения затрат на недвижимость может скрывать качественные улучшения в удовлетворенности сотрудников и обслуживании клиентов, которые менее измеримы, но не менее важны и, в конце концов, могут оправдать [AW ] программа.”

С другой стороны, Гельтц из AmEx комментирует, как бизнес может относиться к местоположению сателлитов: «Вместо 2 000 человек, сосредоточенных в одном месте, можно рассмотреть 100 сайтов по 20 человек в каждом по всей стране. Это может значительно сократить расходы на недвижимость. Но нужно будет решить и другие важные проблемы. Например, предоставит ли компания кафетерий и оздоровительный клуб или вместо этого предоставит пособия, чтобы помочь людям оплачивать свои собственные расходы? И как координировать HR-деятельность в разрозненной группе? »

Менеджеры должны смотреть на экономику потенциальной программы AW с трех точек зрения — компании, сотрудника и клиента — и взвешивать материальные и нематериальные затраты с соответствующими выгодами.Материальные затраты на установку для компании включают оборудование, программное обеспечение, обучение и любое оборудование или мебель, которые предоставляет компания; Текущие расходы включают в себя надбавки, телефонные расходы и техническую поддержку. В домашних офисах сотрудники предоставляют собственное пространство и некоторую, если не всю, мебель и оборудование. Нематериальные затраты для компании и ее сотрудников включают время, потраченное на изучение новых рабочих привычек и способов общения с коллегами и клиентами.

Помимо экономии на недвижимости, организация получает выгоду от повышения производительности, набора и удержания сотрудников — обычно потому, что у сотрудников AW больше профессионального и личного времени.Например, в одном подразделении AT&T средний участник AW выигрывал почти пять недель в году, избавляясь от 50-минутных ежедневных поездок на работу. Сотрудники в домашних офисах и других удаленных местах также могут быть более эффективными в течение рабочего дня, потому что у них меньше отвлекающих факторов и меньше времени простоя. Как отмечает Джеймс из AT&T: «Когда у меня есть 30 минут между встречами, я могу загрузить свой диск и быть продуктивным на месте». Удовлетворенность клиентов также повышается: по мере того, как клиентам становится комфортнее общаться с организацией в электронном виде, они могут быстрее связываться с сотрудниками и получать более непосредственное личное внимание.

Нематериальные преимущества включают более тесную командную работу и большую гибкость. Простое снятие перегородок, разделяющих людей в традиционных частных офисах, часто способствует совместной работе. Стивен М. Браззелл, вице-президент AT&T по глобальной недвижимости, говорит: «Связь между отдельными людьми и группами имеет множество форм, как физических, так и электронных. Сотрудники общих офисов говорят нам: «Новое устройство работает. Это действительно помогает нам общаться быстро и эффективно, потому что мы все вместе.«Есть определенное улучшение в общении, и общение означает продуктивность». Более того, встречи на альтернативном рабочем месте занимают меньше времени, потому что участники лучше распоряжаются своим временем; они встречаются не только для обсуждения проблем, но и для их решения.

Удаление стен, разделяющих людей в традиционных офисах, может способствовать совместной работе.

Реймер из армии США подчеркивает важность нематериальных выгод в своей широко рассредоточенной организации: «Самая большая выгода, которую я обнаружил, заключается в том, что лидеры, которые« далеки от флагштока »в таких местах, как Босния и Корея, имеют прямой доступ ко мне и к моим последним данным. мысли по многим вопросам.В свою очередь, я получаю отзывы от полевой армии так же быстро, как и от своих сотрудников в Пентагоне. Это дает возможность нашей руководящей команде и позволяет армии говорить и действовать единогласно в быстро меняющихся ситуациях ».

Важнейшим нематериальным преимуществом программы AW является то значение, которое сотрудники придают большему личному времени и контролю. Хотя они, как правило, работают дольше и могут даже испытывать трудности с выходом из домашнего офиса, сотрудники AW считают перспективу гибкости привлекательной, поэтому их легче нанимать и удерживать.Как говорит Реймер: «Сейчас мы обучаем солдат, когда и где это необходимо. Это не только снижает затраты и улучшает готовность, но также сокращает время, которое солдаты проводят вдали от дома и семьи, что является постоянно растущим бременем с учетом наших интенсивных тренировок и оперативных требований. Это помогает нам сохранять квалифицированных солдат и их семьи ».

Диаграмма «План творческого рабочего места AT&T» иллюстрирует оценку одной компанией своей материальной экономики. Ожидается, что в течение следующих пяти лет инициатива AT&T принесет ежегодную экономию почти 50 миллионов долларов, поскольку люди привыкнут к новому стилю работы и будут в полной мере использовать его преимущества.Это будет существенным вкладом в общую цель AT&T по сокращению ежегодных затрат на размещение на 200 миллионов долларов. План начинается с определения соотношения жителей к рабочему пространству для каждого типа офиса, квадратных футов и стоимости на человека, а также ожидаемой экономии и окупаемости. Сотрудники общего и виртуального офисов используют от одной трети до одной десятой корпоративного пространства, чем в традиционных офисах. Со временем эти изменения могут дать ежегодную экономию от 5 000 до 10 000 долларов на человека. Для группы из 100 сотрудников, занимающих площадь по 24 доллара за квадратный фут, экономия составляет от 200 000 до 600 000 долларов, а окупаемость — от одного до трех лет.Джеймс из AT&T, автор плана, оценивает, что около 34 000 сотрудников — четверть от общего числа — могут быть размещены в AW к 2003 году.

Опыт IBM в альтернативных рабочих местах — еще один хороший пример хорошо сбалансированного соотношения затрат и выгод. В 1989 г. IBM начала апробировать различные варианты AW, чтобы снизить затраты на недвижимость и изучить возможности использования технологий для поддержки продаж. Но к 1993 году прибыльность и конкурентоспособность компании упали до такой степени, что потребовались более фундаментальные изменения в корпоративной стратегии.В этом контексте первые пилотные проекты были преобразованы в основную инициативу в организации продаж и обслуживания в Северной Америке — инициативу, направленную на повышение оперативности реагирования на запросы клиентов, снижение затрат и повышение производительности.

Ли А. Дейтон, вице-президент IBM по корпоративному развитию и недвижимости, вспоминает: «В основе инициативы лежали два принципа. Во-первых, мы хотим сократить время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поездки. Когда они едут от одного заказчика к другому или из офиса IBM к заказчику, они не работают.Во-вторых, если сотрудники находятся дома или в офисе клиента, мы хотим избавиться от необходимости ездить в офис IBM. А если они не собираются работать в офисе IBM, мы хотим избавиться от выделенного пространства со всеми его накладными расходами и услугами ».

В настоящее время весь отдел продаж IBM в США может работать независимо от традиционного рабочего места. Более 12 500 сотрудников отказались от выделенных им рабочих мест, а еще 13 000 могут работать в мобильных условиях. IBM также реализовала инициативы по мобильности, в которых приняли участие около 15 000 сотрудников в Азии, Европе и Латинской Америке.Таким образом, примерно 17% всего персонала IBM во всем мире достаточно оснащено и обучено для работы в форматах AW, а в одной трети всех отделов компании есть хотя бы несколько мобильных сотрудников.

Результаты? В 1992 году общие расходы на использование и голосовые ИТ-услуги (то есть расходы на телефонную связь) во всем мире составили 5,7 миллиарда долларов. К 1997 году общая сумма упала на 42% до 3,3 миллиарда долларов. За этот период только благодаря мобильным инициативам экономия на недвижимом имуществе составила 1 миллиард долларов. Что еще более показательно, мировые затраты на человека снизились на 38% с 15 900 долларов США до 9800 долларов США, а совокупное отношение затрат на использование и голосовые ИТ к выручке снизилось с 8.От 8% до 4,2% — улучшение на 52%. (См. Диаграмму «Экономика мобильности в IBM North America» для разбивки этих показателей.)

Как отмечает Роат, IBM должна внимательно следить за расходами на голосовую связь. Они все еще невелики по сравнению с затратами на размещение и другими расходами на ИТ, но они могут резко возрасти по мере того, как все больше людей станут мобильными. Тем не менее, Дейтон говорит: «Расходы на мобильность — ИТ-технологии, связь, беспроводную связь — снижаются, в то время как относительная стоимость недвижимости продолжает расти.”

Dayton также отмечает, что ключом к успеху является оценка инициативы и управление ею с учетом конечной бизнес-цели: «Мы оправдали нашу программу с точки зрения затрат, основываясь на сокращении расходов, в первую очередь на недвижимость. С самого начала мы позволяли бизнес-менеджерам находить компромисс между экономией на недвижимости и инвестициями в технологии. И мы настояли на том, чтобы сэкономить больше, чем потратили. Все ноутбуки и сотовые телефоны, которые мы покупали для этой инициативы, были экономически оправданы. Мы также ввели ежегодную всемирную систему показателей, в которой подсчитываются затраты и квадратные футы на человека.Система показателей применима к отделам производства и разработки, а также к продажам и распространению. Мы опубликовали результаты внутри компании, и, конечно же, никто не хотел быть последним ».

Забегая вперед, Джон Ньютон, менеджер IBM по ИТ-планам и измерениям, полагает, что чрезвычайная экономия затрат компании выйдет на плато: «Основная краткосрочная проблема в экономике мобильности заключается в том, что по мере того, как все больше людей переходят на мобильные устройства, нам все еще нужна структура поддержки для их. Мы приближаемся к точке убывающей отдачи, потому что мы не можем постоянно вытаскивать людей из офисов.Будет выгода от производительности, но не экономия затрат на размещение ».

Действительно, можно ожидать, что любая организация, внедряющая инициативу AW, выйдет на новый уровень — с более низкими фиксированными затратами, более высокой производительностью и большей удовлетворенностью сотрудников и клиентов, чем это было ранее. Но перенаправив часть сэкономленных средств на лучшее оборудование, техническую поддержку и даже на корпоративный пикник, организация, которая извлекает выгоду из инициатив AW, может получить дополнительные дивиденды в виде приверженности и лояльности сотрудников.

Реализация инициативы AW

Если экономика благоприятна, вам следует рассмотреть возможность реализации инициативы AW. Следующие ниже рекомендации помогут вам наметить курс.

Начните с пилотного проекта и не усложняйте его.

Программа AW может быть разработана либо для пилотного тестирования, либо для полной реализации. Выбор будет зависеть от многих факторов. Если компания истекает кровью, то ее полномасштабное развертывание имеет смысл: необходимость радикальных изменений для сокращения затрат будет ясно и повсеместно понятна.А если компания уже информационная, с большим количеством командиров и независимых сотрудников, то риск провала при полном внедрении низкий. Однако для большинства организаций программа AW включает в себя так много нововведений и отклонений от глубоко укоренившихся норм, что поэтапный экспериментальный подход необходим для проверки того, что приемлемо, и для изменения того, что нет. Поскольку это не «обычный бизнес», для обеспечения успеха потребуется дополнительное время и внимание руководства, талантливый персонал, опытные консультанты и некоторые расходы.

Поэтапный подход к программе AW необходим для проверки того, что является приемлемым.

Хорошая идея начать с очевидных функций, таких как личные продажи, телемаркетинг, проектирование и консультирование, в которых люди уже работают со своими клиентами по телефону или в помещениях клиентов. Такие сотрудники в основном самостоятельны и нуждаются только в своих телефонах и ноутбуках для работы на альтернативном рабочем месте. Их вклад может иметь решающее значение для обеспечения успеха проекта.Фактически, Дейтон из IBM во многом объясняет успех инициативы своей компании тем фактом, что она была направлена ​​снизу вверх. «Мы давали указания сверху относительно наших целей, — объясняет он, — но мы углубились в организацию, чтобы заставить программу работать. Спланировать это помогли люди относительно низшего звена, а местное руководство реализовало. Мы призвали их поэкспериментировать. Это было совместное усилие людей, которые должны были пострадать ».

Дэвид Хаус, президент Establishment Services Worldwide в American Express, начал инициативу по альтернативному рабочему месту в 1993 году с пилотного проекта для 300 представителей отдела продаж и обслуживания счетов в 85 полевых офисах по всей территории Соединенных Штатов.К 1995 году требовалось всего 7 офисов, участники были полны энтузиазма, а уровень удовлетворенности клиентов повысился. На основе этого успеха в штаб-квартире в Нью-Йорке был запущен второй пилотный проект — гораздо более сложная задача. Алан Хабер, директор проекта AmEx, говорит: «Экономия от программы виртуального офиса намного больше в штаб-квартире, чем в полевых офисах, потому что здесь у нас так много инфраструктуры и административной поддержки. Но есть и большее сопротивление виртуальным офисам.Многие люди любят приходить в это здание и не хотят отказываться от него ».

В зарубежных операциях пилотные проекты могут быть особенно ценными, потому что они дают компании свободу экспериментировать в среде, в которой могут быть глубокие культурные и физические различия. Например, проактивный подход, который работает в Соединенных Штатах, может быть контрпродуктивным или откровенно разрушительным за рубежом. Концепцию AW лучше всего развивать в небольших ситуациях, когда местное руководство проявляет энтузиазм, сотрудники готовы к инновациям, а рабочая среда способствует изменениям.

Сегментируйте рабочую силу, которую вы рассматриваете для альтернативного рабочего места, и оцените логистику предлагаемого нового расположения.

Независимо от того, разрабатываете ли вы пилотный проект или развертываете полную программу, первым делом нужно разделить целевых сотрудников на три сегмента, которые определяют их связи с рабочим местом: офисные, командированные и независимые. Сотрудников лучше всего сгруппировать по должностям, а не по отдельным лицам, и следует анализировать должности настолько подробно, насколько позволяют данные.Выяснение логистики того, как сотрудники будут работать вместе, когда они больше не привязаны к традиционным условиям, — более простая задача, если у вас есть четкое представление о том, что они делают в настоящее время, как и когда они это делают. К каждому сегменту могут применяться различные форматы AW, поэтому чем точнее будет этот анализ, тем легче будет разработать соответствующую программу. Приведенные ниже критерии — это не точные определения, а рекомендации, которые каждая организация должна адаптировать к своей ситуации.

Работают в офисе сотрудников проводят почти все свое время в одном фиксированном назначенном месте независимо от того, работают ли они в одиночку или в составе группы.Их рабочее место обычно состоит из личных кабинетов, рабочих станций или «кубов» и переговорных комнат. Чем больше эти пространства сгруппированы, тем больше происходит командное взаимодействие, но тем сложнее обеспечить конфиденциальность отдельных лиц. Для офисных работников совместное использование рабочего стола может применяться в многосменных операциях, где режим работы предсказуем. Например, два или три человека могут быть назначены на один и тот же офис или рабочее место во время ежедневных смен при круглосуточной работе или до шести человек могут использовать одно и то же пространство в разные дни недели.

Путешествующие сотрудников тратят не менее половины своего времени на посещение объектов за пределами назначенного им местоположения, обычно для транзакций и проектов. Фактически, их эффективность во многом зависит от их способности проводить как можно больше времени вне офиса, либо с клиентами (для тех, кто занимается продажами и консалтингом), либо во время работы над проектами (для аудиторов и инженеров). Технологии могут почти полностью освободить этих путешественников от назначенных им рабочих мест, потому что им нужно время, проведенное лицом к лицу с клиентами и коллегами.

Независимые сотрудников могут подключиться в любое время и в любом месте с помощью компьютера, модема и телефонной линии. В отличие от двух других сегментов, этим сотрудникам не нужно физически присутствовать в определенных местах. Они не зависят от прямого контакта с клиентами или коллегами, поэтому им не нужны заранее выделенные рабочие места. Писатели, консультанты и ученые — традиционные примеры независимого работника. Однако сегодня люди, выполняющие многие функции, могут работать независимо, даже если они являются членами крупных взаимозависимых предприятий.Такие люди часто предпочитают домашний офис, чтобы не отвлекаться; быть рядом со своими семьями; и избавиться от времени, денег и стресса, связанных с поездками на работу. Независимые работники также пользуются свободой создавать свое рабочее место в соответствии со своими личными вкусами — возможность, недоступная в большинстве корпоративных сред, где единообразная планировка и стандартная обстановка являются нормой.

Убедитесь, что менеджеры и сотрудники четко понимают цели производительности и способы ее измерения.

В традиционном офисе проверка повседневного прогресса сотрудников и изменение хода их работы — относительно простой процесс. Но наблюдение за действиями людей, которых вы не видите, совсем другое дело. Сотруднику очень легко на какое-то время основать компанию без ведома его или ее менеджера. Постановка четких целей с самого начала — и согласование способа отслеживания прогресса и измерения производительности — критически важны для успеха любого предприятия AW. Как говорит Карен Сансоне, директор по альтернативным решениям для рабочих мест компании Lucent Technologies, «вы должны перейти к основам.Есть ли результат? Как узнать, сделал ли сотрудник или отдел что-то ценное? Для некоторых типов сотрудников производительность явно поддается измерению. Для других это не так. Рассматривая различные группы для удаленной работы, менеджеры понимают, что им необходимо как лучше понять, чем занимаются их сотрудники, так и сосредоточиться на производительности. Удаленная работа заставляет менеджеров серьезно думать о цели и результатах каждой работы ».

Наблюдать за работой людей, которых вы не видите, непросто.Ставьте четкие цели с самого начала, иначе ваши сотрудники могут потерпеть неудачу.

Как только цели и меры определены, задача управления становится адаптацией к новому стилю работы. Сансоне продолжает: «Удаленное управление — это действительно другая форма общения. Например, если сотрудник на традиционном рабочем месте испытывает трудности с достижением цели, он или она может зайти в офис менеджера и сказать: «У меня проблема. Мне нужна ваша помощь ». Или, как менеджер, вы все равно будете связываться с ними.В виртуальном офисе люди изучают разные методы. В обычных офисах сотрудники иногда ждут у дверей, чтобы пообщаться со своим начальником. Это пустая трата времени, с которой не встретишься в виртуальном офисе. Более того, менеджер виртуального офиса и сотрудник устанавливают повестку дня для своих разговоров, чтобы оба были лучше подготовлены ».

Сансоне и другие менеджеры согласны с тем, что прямой контакт необходим на альтернативном рабочем месте. «Оценка результатов работы и проверка заработной платы должны проводиться лицом к лицу», — говорит Сансоне.«В значительной степени влияние менеджеров обусловлено чувствительностью к индивидуальным реакциям и способностью определять язык тела и слова — реакции, которые просто невозможно интерпретировать по телефону или по электронной почте».

Менеджеры в среде AW, особенно в среде, в которой сотрудники работают на расстоянии, также должны уделять пристальное внимание управлению временем. Когда сотрудники находятся в офисе только один раз в неделю или несколько раз в месяц, очень важно, чтобы их время не тратилось зря. В обычном офисе изменение времени или дня встречи в последнюю минуту может быть неудобно для сотрудников; в виртуальном офисе это может нарушить их рабочие планы на весь день или того хуже.

Не менее важны отношения со сверстниками — столь важные для любой карьеры — которые автоматически процветают в обычном офисе, но могут атрофироваться на альтернативном рабочем месте. Джоэл В. Ратекин, директор программы виртуальных офисов в American Express, описывает дилемму сотрудника: «Это естественная реакция менеджера — схватить любого, кто сидит в офисе, чтобы потушить пожар. Удаленный работник может быть даже более эффективным, потому что он может быть более сосредоточенным и может уделять больше времени решению проблемы.Но для того, чтобы этот человек возглавил команду или стал ее частью, менеджер должен подумать о том, чтобы с ним связаться ». Одно подразделение AmEx использует систему напарников, в которой у удаленных сотрудников есть коллеги, с которыми они должны разговаривать каждое утро. О чем говорят сотрудники, решать им. Идея состоит в том, чтобы держать удаленного работника в курсе, поощряя неформальные беседы о новых клиентах, идеях продуктов, смене должности, политике офиса — тех самых темах, которые привлекают внимание людей, сидящих за кулером для воды в обычном офисе.

Тренируйтесь как в культуре, так и в технике.

В альтернативном рабочем месте так много нового и необычного, что менеджеры должны переучивать людей тому, что раньше было интуитивно понятными аспектами офисной жизни: когда им следует работать, как часто им следует общаться, говорить или печатать, и что говорить, когда они делать. С раннего возраста мы учимся жить в организациях в определенных местах. На альтернативном рабочем месте мы должны научиться быть внутри организации, не находясь в ней; в то же время мы должны различать нашу работу и семейную жизнь, находясь дома.Сообразительные лидеры понимают, что организационная культура не может считаться само собой разумеющимся на альтернативном рабочем месте, потому что люди физически не вместе, чтобы создать ее. Но на практике создать или поддерживать офисную культуру в определенных форматах AW непросто — например, когда менеджеры и люди, которыми они управляют, редко встречаются лицом к лицу. Также нелегко понять, в какой степени или в какой степени менеджер должен участвовать в том, чтобы помогать сотрудникам уравновесить границы между работой и семейной жизнью.

На альтернативном рабочем месте менеджеры и сотрудники должны научиться быть в и из организации, не будучи в в ней.

Merrill Lynch управляет лабораторией удаленной работы, чтобы акклиматизировать кандидатов на альтернативное рабочее место, прежде чем они официально примут новый стиль работы. После тщательной предварительной проверки сотрудники проводят две недели на работе в смоделированном домашнем офисе. Будучи установленными в большом помещении, оборудованном рабочими станциями в обычном офисном здании, потенциальные надомные сотрудники общаются со своими менеджерами, клиентами и коллегами исключительно по телефону и электронной почте. Если им не нравится такой способ работы, они могут бросить учебу и вернуться на свое обычное рабочее место.На сегодняшний день около 400 человек успешно переехали из симуляционной лаборатории в свои домашние офисы. Лаборатория доказала, что это действенный способ минимизировать риски размещения людей на альтернативном рабочем месте.

Все упомянутые мною организации разработали обширные учебные материалы и методы, соответствующие их конкретным потребностям и ситуациям. Джеймс из AT&T подчеркивает основы курса «обучения выживанию»: как зарезервировать рабочее место? Как мне маршрутизировать телефон и пейджер? Как мне получить доступ к базе данных? Эти компании также используют ритуалы для обучения новым нормам участников AW, особенно тех, кто будет работать из дома.Ритуалы Lucent включают в себя такие простые задачи, как составление списков дел, одевание для работы, прощальный поцелуй с иждивенцами при «уходе» в офис в начале рабочего дня, затем уборка стола, переадресация звонков, выключение компьютер и просмотр вечерних новостей в конце дня. Эти ритуалы заменяют традиционные офисные рутины, такие как утренние разговоры, перерывы на кофе и даже саму поездку на работу. Они также создают перерывы между домом и работой, что помогает поддерживать баланс.Сансоне из Lucent, которая сама работает «на дому» на полную ставку, считает, что такие ритуалы критически важны для надомных сотрудников, поскольку они связывают традиции обычного офиса с новыми реалиями домашнего офиса.

Точно так же сотрудники AW адаптируются к «удаленной работе», создавая ритуалы в соответствии со своим новым графиком. Один из офисов Lucent создал клуб пончиков утром в среду, куда продавцы виртуального офиса заходят поболтать и выпить чашечку кофе. Раньше они неформально встречались у кулера для воды, чтобы поговорить об особенно выгодных продажах или проблемах с покупателями.Теперь, по словам Сансоне, они заранее думают о том, чем они хотят поделиться с группой, и о том, какая обратная связь им нужна. Джеймс из AT&T спроектировал кафе в одном пункте приема, чтобы поощрять «случайные столкновения»: те спонтанные встречи, которые происходят там, где люди собираются и общаются. «У нас также есть стулья с обивкой и откидными столиками, которые переходят вам на колени, чтобы вы могли над ними работать», — говорит она. «Это другая среда — как будто снова в колледже».

Обучайте клиентов и других заинтересованных лиц.

Не ждите, что клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны сразу поймут вашу новую систему работы. Точно так же, как сотрудникам нужно время, чтобы набрать обороты, вашим внешним партнерам тоже нужно время. Им должна быть предоставлена ​​информация и время для адаптации. Поэтому, прежде чем запускать инициативу AW, сообщите клиентам и другим заинтересованным сторонам, что происходит. Объясните, как новый способ работы может повлиять на их контакты с организацией, подчеркните выгоды, которые они могут получить от изменений, и проявите терпение.

Дэвид Рассел, представитель IBM по маркетингу клиентов, говорит, что его клиентам потребовалось немного времени, чтобы приспособиться, но отмечает, что сейчас общение стало более эффективным, чем когда-либо: «Я не так часто нахожусь в офисе, поэтому с ним труднее связаться. я лично сразу. Поначалу я думаю, что клиентов это расстраивало. Но теперь они понимают, что я всегда в нескольких минутах от голосовой почты и могу довольно быстро отвечать на звонки. Многие из них находятся в аналогичных ситуациях; поэтому мы гораздо больше общаемся по голосовой почте.И люди узнали, что, если они не свяжутся со мной лично, они должны оставить очень конкретное сообщение о характере своего звонка, чтобы я мог немедленно начать удовлетворять их потребности, а не играть в телефонную бирку ».

Следите за тем, как участники совмещают свою работу и домашнюю жизнь.

Если одной из основных причин, по которой вы внедряете программу AW, является привлечение и удержание сотрудников, которые принесут наибольшую пользу вашей организации, то вы должны убедиться, что они способны поддерживать баланс между своей работой и личной жизнью.Это требует большой честности с обеих сторон. По большей части решение заключается в способности сотрудника провести грань между работой и домом и быть уверенным, что линия находится в нужном месте.

Сотрудники

AW должны провести четкую грань между своей домашней и рабочей жизнью и быть уверенными в том, что граница находится в правильном месте.

В ходе опроса сотрудников AW, проведенного IBM, два вопроса: «Насколько хорошо вы совмещаете рабочую нагрузку и личную жизнь?» и «Создает ли компания среду, которая позволяет вам это делать?» Как говорит Брэд Гири, специалист по продажам IBM techline: «Даже если компания поддерживает такую ​​среду, реальный вопрос заключается в том, насколько хорошо у вас ? Один из моих товарищей по команде находится в Сан-Диего, и в обеденное время он бежит по пляжу.Но он чувствует себя виноватым из-за того, что развлекается в это время дня. Компания может подчеркнуть сообщение, что пока оно компенсируется каким-либо другим способом, а вы по-прежнему достигаете своих целей, все в порядке. Но сотрудник должен в это верить ».

Джеффри Хилл, менеджер проекта IBM Global Employee Research, согласен с тем, что ответственность лежит как на компании, так и на отдельных лицах. Хилл живет в Логане, штат Юта, и работает с внутренними клиентами по всей стране.Он отчитывается перед руководителем в Нью-Йорке, с которым встречается только несколько раз в год. Он говорит: «На самом деле речь идет об изменении мышления. Когда я читаю письменные комментарии к опросам сотрудников, те, кто добился успеха в мобильности, действительно восхищаются тем, что « тренирую футбольную команду моей дочери в 3:30 дня » или « завтракают с семьей впервые за 15 лет ». лет в IBM ». Но есть и другие, которые говорят:« Я всегда на работе. У меня есть электронный поводок. Я никогда не бываю свободен ».

Что можно сделать в корпоративной культуре для поддержания здорового баланса? «Мы получаем много предложений, что нам не следует особо выделять привычку Лу Герстнера каждый вечер приносить с собой чемоданы с работой домой», — шутит Хилл.Но, как он указывает, истинное решение заключается в постоянных усилиях как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, чтобы постоянно предлагать положительное подкрепление до и после того момента, когда обе стороны будут довольны новым порядком работы.

Сегодня организации стоят на пороге нового рубежа: альтернативное рабочее место предлагает широкие возможности принести пользу как отдельному человеку, так и предприятию. Но за одной границей лежит другая — то, что можно назвать парадоксом мобильности .Дейтон из IBM объясняет: «Мы говорим о мобильности, но следующий рубеж — это отсутствие мобильности. Альтернативное рабочее место — и все технологии, которые делают это возможным — меняют способ взаимодействия людей ». Действительно, мы переходим от эпохи, когда люди ищут связи друг с другом, к эпохе, когда людям придется решать, когда и где отключиться — как в электронном, так и в социальном плане. Организации, которые реализуют инициативы AW, особенно те, у кого есть домашний офис, должны помнить об этом парадоксе.Ибо только те организации, которые уравновешивают индивидуальные и корпоративные интересы, смогут реализовать весь потенциал концепции.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1998 г.

Политики и процедуры на рабочем месте: полное руководство [2021]

Что такое политика и процедуры?

Политики и процедуры идут рука об руку, но не взаимозаменяемы.

Политика — это набор общих рекомендаций, в которых излагается план организации по решению проблемы.Политики сообщают о связи между видением и ценностями организации и ее повседневными операциями.

Процедура объясняет конкретный план действий для выполнения политики. Процедуры говорят сотрудникам, как и когда действовать в ситуации.

Совместное использование политик и процедур дает сотрудникам всестороннее представление о своем рабочем месте. Они знают тип культуры, к которому стремится организация, какое поведение от них ожидается и как достичь того и другого.

СВЯЗАННО: Обновления Справочника сотрудников на 2019 год

Важность политик и процедур

Независимо от размера вашей организации, разработка официальных политик и процедур может сделать ее работу более гладкой и эффективной. Они передают ценности и видение организации, гарантируя, что сотрудники точно понимают, чего от них ждут в определенных ситуациях.

Поскольку как индивидуальные, так и командные обязанности четко задокументированы, нет необходимости в методах проб и ошибок или микроуправлении.Ознакомившись с политиками и процедурами на рабочем месте, сотрудники должны четко понимать, как подходить к своей работе.

Формальные политики и процедуры экономят время и стресс при решении кадровых вопросов. Отсутствие письменных правил приводит к ненужным затратам времени и усилий на попытки согласовать план действий. Имея уже существующие строгие правила, сотрудники просто должны следовать процедурам, а менеджеры просто должны обеспечивать соблюдение политик.

Внедрение этих документов также улучшает внешний вид организации.Официальные политики и процедуры помогают обеспечить соблюдение вашей компанией соответствующих нормативных требований. Они также демонстрируют, что организации эффективны, профессиональны и стабильны. Это может привести к укреплению деловых отношений и лучшей общественной репутации.

Как разрабатывать политики и процедуры на рабочем месте

При создании политики или процедуры для вашего рабочего места начните с рассмотрения заявления о миссии, видении и ценностях. Согласно Правительству Нового Южного Уэльса по производственным отношениям , «политика на рабочем месте должна:

• излагает цель политики
• объясните, почему была разработана политика
• перечислить, к кому применяется политика к
• определяет, какое поведение является приемлемым, а что — недопустимым.
• изложены последствия несоблюдения политики
• укажите дату, когда политика была разработана или обновлена ​​»

После того, как вы внедрите свои политики и процедуры, следующим шагом будет информирование и обучение сотрудников им.Нельзя ожидать, что сотрудники будут следовать указаниям, если они о них не знают. Не забудьте также запланировать регулярные занятия по повышению квалификации, чтобы сотрудники не сбивались с пути.

Paychex WORX говорит, что «сотрудники могут с большей вероятностью принять правила, если они поймут свою цель и что они не предназначены для контроля или наказания». По этой причине сохраняйте позитивный настрой во время тренировок и оставляйте достаточно времени для вопросов сотрудников.

Политики и процедуры не должны быть написаны один раз и оставлены в покое на десятилетия.Регулярное рассмотрение этих документов и их обновление при необходимости является ключом к их успеху. В дополнение к ежегодному обзору рассмотрите возможность обновления их, когда вы:

• принять новое оборудование, программное обеспечение и т. Д.
• : увеличение количества аварий или отказов на месте
• опыт рост жалоб клиентов
• испытываете чувство общего замешательства или увеличиваете количество вопросов к персоналу относительно повседневных операций
• увидеть несоответствие в работе сотрудников
• чувствуют повышенный уровень стресса в офисе

Написание политик и процедур может быть непростым процессом.Оптимизируйте процесс с помощью нашего бесплатного шаблона политик и процедур .

Типы политик и процедур, необходимых для каждого рабочего места

Организациям нужны политики и процедуры по широкому кругу вопросов, связанных с персоналом. Ниже приведены некоторые из тем, по которым вам следует подумать о создании руководящих принципов.

Правила и процедуры посещаемости

Отсутствие на работе стоит заработной платы работника, который не явился на работу, заработной платы заменяющего работника, а также задержек и сбоев для всей организации.Вот почему вам нужно написать (и последовательно применять) правила посещаемости.

Эти документы могут включать инструкции по опозданию, отпуску, отпуску по болезни, встречам и оплачиваемым волонтерским часам. Вы также можете указать количество уведомлений, требуемых перед бронированием перерыва. При разработке этих правил учитывайте вашу корпоративную культуру.

Политики и процедуры поведения сотрудников

Это обширная тема, для которой может потребоваться несколько отдельных политик.Включение руководящих принципов по употреблению наркотиков и алкоголя, курению, управлению производительностью и дисциплиной помогает сотрудникам знать, что является допустимым, а что — недопустимым поведением на работе.

Политика и процедуры использования собственности компании

Количество способов, которыми сотрудники могут неправомерно использовать собственность компании, бесконечно. «Сдача оборудования компании в аренду третьим лицам, намеренное производство металлолома, который на самом деле продается сотрудником, использование транспортных средств для отдыха, размещение собственных веб-сайтов на серверах компании, даже указание другим сотрудникам выполнять задачи, которые неосознанно приносят пользу бизнесу-призраку». это лишь несколько примеров рисков, с которыми может столкнуться ваша организация, согласно ASG Investigations .

Сотрудники должны использовать собственность компании для выполнения своей работы. В зависимости от вашей отрасли это может включать электронику, медицинское оборудование, транспортные средства, инструменты и униформу. Включите рекомендации о том, как заботиться о собственности компании, а также о том, сколько (если таковые имеются) и какие виды личного использования разрешено использовать собственность компании.

Политика и процедуры преследования и дискриминации

Знаете ли вы, что в среднем иска о преследовании обходятся работодателю в размере долларов США на защиту? Установив правила, вы можете предотвратить эти инциденты и защитить как свою компанию, так и своих сотрудников.

Преследование и дискриминация влияют на всю культуру на рабочем месте. Обеспечьте безопасность сотрудников и справедливо относитесь к ним, разработав политики и процедуры, запрещающие такое поведение, как:

• Сексуальные домогательства
• издевательства
• словесные и физические оскорбления
• преследование
• дискриминация при приеме на работу
• Дискриминация на рабочем месте

Включите информацию о том, как сообщать о домогательствах и дискриминации, и объясните, что компания не будет принимать ответных мер за сообщение.

Политики и процедуры использования Интернета и социальных сетей

Сообщите сотрудникам, что любое использование Интернета на работе не является частным. Призывайте сотрудников ограничивать личное использование Интернета и следить за тем, чтобы все, что они делают в Интернете на рабочем месте, было законным, этичным и уместным (и объясните, что это означает). Добавьте рекомендации о том, что можно и не следует публиковать в социальных сетях в отношении вашей организации.

СВЯЗАННЫЙ: 16 советов по управлению социальными сетями на рабочем месте, которые помогут вам избежать скандалов

Политики и процедуры в области здравоохранения и безопасности

В 2020 году OSHA наградили рабочих 30 долларами.1 миллион населенных пунктов, что почти вдвое больше, чем годом ранее. Без строгих политик в области здравоохранения и безопасности, которые фактически соблюдаются, ваши сотрудники и ваша организация окажутся в опасности.

Защита безопасности и благополучия сотрудников должна быть высшим приоритетом каждой организации. При написании своей политики в области здоровья и безопасности включите информацию о том, как бороться с заболеванием или травмой на работе, инструкции по безопасности оборудования и как сообщить о проблемах, связанных со здоровьем или безопасностью. Также включите процедуры, которым необходимо следовать в случае пожара или стихийного бедствия.

Политика и процедуры по расходам

Если ваши сотрудники путешествуют или покупают вещи для работы, важно иметь политику возмещения расходов. Объясните, какие виды расходов приемлемы для возмещения (класс авиабилетов, транспорт, питание и т. Д.). Включите процедуры подачи заявления о возмещении.

Политики и процедуры для удаленной работы

Из-за стремления к большей гибкости в выборе местоположения и часов, а также из-за пандемии COVID-19 многие компании и сотрудники предпочитают работать удаленно, по крайней мере, часть времени.Если вы разрешаете сотрудникам работать из дома, вам понадобятся две основные политики, которые обеспечат безопасность и бесперебойную работу настройки.

Во-первых, общая политика удаленной работы должна описывать, кто может работать удаленно и как часто. В какие часы удаленные сотрудники должны быть доступны? Каким стандартам общения они должны соответствовать? Вы предоставите необходимое рабочее оборудование или возместите сотрудникам их покупки?

Не знаете, что включить? Нужна помощь в начале работы? Загрузите наш бесплатный шаблон политики удаленной работы .

Кроме того, включите процедуры по охране здоровья и безопасности для удаленной работы либо в свою политику удаленной работы, либо в свою обычную политику в области здоровья и безопасности. Они должны касаться того, как вы будете решать потенциальные проблемы с эргономикой, травмы и болезни, вызванные окружающей средой, психическое здоровье, а также чрезвычайные ситуации, связанные с пожарами и погодными условиями.

Зачем нужно применять политики и процедуры

Политики и процедуры полезны для повышения эффективности работы вашего рабочего места, но они эффективны только в том случае, если вы их применяете.Обеспечение соблюдения руководящих принципов гарантирует, что операционные процедуры и процессы принятия решений вашей организации будут единообразными и последовательными во всех случаях.

Когда вы не обеспечиваете соблюдение своих процедур, вы подвергаете свою организацию риску. Если сотрудник или внешнее лицо выдвигает обвинение против вашей компании, наличие официальных политик и процедур укрепит ваши аргументы.

СВЯЗАННО: Руководства по политике для сотрудников: что включать в свой годовой обзор

Например, предположим, что кто-то подал в суд на вашу организацию за дискриминацию при приеме на работу, утверждая, что ему не дали работу, на которую они проходили собеседование, из-за инвалидности.Наличие антидискриминационной политики — веское доказательство в вашу защиту.

Или, скажем, вы отказываетесь возмещать билет на самолет первого класса, который сотрудник купил, чтобы попасть на конференцию. Указание на то, что авиабилеты первого класса не подлежат возмещению расходов, и наличие доказательств этого в вашей политике защищает вашу организацию от судебных исков и ущерба репутации.

Без формальных политик и процедур ваша организация может не реализовать свой потенциал.Разработка и применение политик, отражающих ценности вашего рабочего места, делает его более благоприятным для всех сотрудников.

Что такое офис-менеджмент? Вот все, что вам нужно знать

Когда дело доходит до управления офисом, мы действительно говорим об эффективности офиса и всех аспектах, которые влияют на эффективное выполнение офисной работы. Офисное управление включает в себя координацию офисной деятельности и помощь в поддержании удовлетворенности сотрудников. Ключевые слова здесь — эффективность и результативность — при правильном управлении бизнесом есть контроль над офисной деятельностью, сокращение затрат компании, довольные сотрудники и координация всей деятельности предприятия.

Чтобы избежать путаницы, существует множество типов менеджеров, которые работают в офисах (например, менеджеры по информационным технологиям или продажам). Тем не менее, офисный менеджмент конкретно относится к административным должностям компаний. Конечно, другие руководящие должности, естественно, являются ведомственными, но офис-менеджеры — гораздо более общие. Проще говоря, офис-менеджер занимается повседневными деталями и работой общей рабочей среды.

Определение управления офисом

Управление офисом включает в себя планирование, проектирование, выполнение работы в организации и ее офисах.Это включает в себя создание целенаправленной рабочей среды, а также руководство и координацию деятельности офисного персонала для достижения бизнес-целей. Эти действия оцениваются и корректируются для повышения и поддержания эффективности, результативности и производительности.

Основное внимание в этом определении уделяется персоналу, потому что путь к эффективному рабочему месту вымощен трудолюбивыми, эффективно управляемыми людьми. Офисные менеджеры часто несут ответственность за рабочее место, расходные материалы, офисный или административный бюджет, обучение персонала, организацию поездок и управление другим персоналом учреждения.Успешный офис-менеджер в любой сфере должен понимать поведение и потребности своих сотрудников, чтобы они могли узнать, как наилучшим образом мотивировать своих сотрудников с помощью соответствующих стимулов.

Офисный менеджмент используется в разных сферах, хотя во всем есть много общего. Каждая работа по управлению офисом содержит определенные аспекты, которые отличают их от остальных.

Типы офисных менеджеров

Есть множество офисных менеджеров, но основные обязанности этих менеджеров схожи.Помимо надзора за бесперебойной работой администрации компании, обеспечения поставок необходимых материалов и исправного офисного оборудования, офис-менеджеры иногда могут нанимать, увольнять, обучать и продвигать сотрудников.

Управление корпоративным офисом

Должности корпоративного управления офисом включают менеджера в каждом филиале данной компании. Районный менеджер (обычно расположенный в головном офисе) наблюдает за всеми другими менеджерами филиалов, поэтому поездки между филиалами компании часто являются основным аспектом работы.Кроме того, менеджеры корпоративных офисов планируют новые организационные подходы к кадровым ресурсам и маркетинговым кампаниям.

Медицинский офис управления

Управление медицинским офисом требует детальных знаний анатомии и лабораторных процедур, а также законов о здравоохранении. Менеджеры медицинских кабинетов обычно работают в кабинетах врачей, где они контролируют всех фельдшеров. Дополнительные важные обязанности включают конфиденциальность пациента и надлежащую утилизацию медицинских отходов.

Управление юридическим отделом

Работа по управлению юридическим офисом требует практического опыта в области права и глубокого понимания юридических процедур. Менеджеры адвокатского бюро наблюдают за помощниками по юридическим и административным вопросам, управлением заработной платой и отделом кадров фирмы.

Управление виртуальным офисом

Вместо того, чтобы работать в одном бизнесе в качестве штатных сотрудников, менеджеры виртуальных офисов часто работают неполный рабочий день в нескольких небольших компаниях. Это связано с тем, что малый бизнес склонен отдавать работу по управлению виртуальным офисом по контракту.Неудивительно, что количество удаленных рабочих мест любого уровня растет, поэтому менеджеры виртуальных офисов являются привлекательным вариантом для стабильно растущих малых предприятий, которым еще не нужен офис-менеджер на месте.

6 основных функций управления офисом

1. Планирование

Создание структуры ответственности, необходимой для достижения целей вашей компании, является ключевой функцией офисного менеджмента. Когда вы полностью осознаете краткосрочные и долгосрочные цели своего бизнеса, вы сможете спланировать свой подход к их достижению.Детальное планирование и организация встреч — первый шаг к эффективной работе и облегчению контроля.

2. Организация ресурсов

Организация ресурсов идет рука об руку на пути к достижению целей компании с помощью планирования. Эти ресурсы включают материалы, персонал и финансовую поддержку. Следующим этапом после планирования для офис-менеджеров является делегирование задач, например определение необходимых материалов и передача этих материалов выбранному персоналу. Лучшие офис-менеджеры последовательно координируют задачи, чтобы эти ресурсы двигались к запланированным целям.

3. Персонал

Еще одна ключевая обязанность офис-менеджера — подбор персонала. Менеджеры исполнительного офиса возглавляют или координируют с отделом все вопросы набора персонала, оплаты труда, продвижения по службе и выхода на пенсию подчиненных менеджеров.

4. Связь

Эффективная коммуникация, основа любой высокопроизводительной операции, является необходимым фактором управления офисом. Если офис-менеджер не может должным образом диктовать потребности компании своим сотрудникам, оптимальная эффективность будет невозможна.Нужно ли одной команде место для встреч определенного размера для проведения еженедельных встреч? Есть ли у них в этом пространстве необходимые технологии? Помните, хорошее общение идет в обоих направлениях. Если тот же офис-менеджер не может сформулировать потребности вашей компании, проблема может заключаться в том, что этот офис-менеджер не подходит для вашей организации.

5. Работа с ИТ

Современные офисные менеджеры довольно часто используют технологии на работе. Они могут использовать программное обеспечение в своей повседневной работе, а также помогать сотрудникам управлять программным обеспечением и технологиями.Возможно, ваша компания использует программное обеспечение для управления цифровыми объектами. Офисные менеджеры также работают с ИТ-отделом, чтобы гарантировать бесперебойную работу всех конференц-залов, и должны быть обучены всем технологиям видеоконференцсвязи и подключению Wi-Fi для сотрудников и гостей.

6. Мотивация

Мотивация — очень сложный фактор офисного менеджмента, который проявляется в двух формах. Самомотивация и внешняя мотивация. Когда ваши сотрудники мотивированы, работа офис-менеджера становится проще.Но когда это не так, задача офисного менеджмента — внешняя мотивация. Эта мотивация должна удовлетворять потребности сотрудников, будучи конкурентоспособной, продуктивной и всеобъемлющей. Когда все это делает внешняя мотивация, ваши офисные сотрудники будут иметь высокий моральный дух и с большей вероятностью улучшат свою работу.

Офисные менеджеры — одни из немногих людей, которые ежедневно взаимодействуют с сотрудниками любого уровня виртуально или лицом к лицу. По мере того, как офисная культура во всем мире продолжает расширяться и меняться, значение роли офис-менеджера будет возрастать.

Требуемое пространство для офисной работы: ответы на вопросы охраны труда

Нет однозначного ответа на вопрос, который кажется простым, потому что ответ должен касаться многих аспектов. Основные аспекты включают:

Характер работы. Если большая часть рабочего дня тратится на полевые задания, встречи, посещения и консультации, меньшее офисное пространство может быть удовлетворительным. Однако для офисных работников, которые большую часть времени выполняют свою работу на своем рабочем месте, небольшое пространство может создавать дискомфорт из-за чувства стесненности.Некоторым должностным функциям, которые, например, включают частые встречи в их офисном помещении или требующие использования нескольких источников материалов для консультаций, исследований, написания и т. Д., Или требующих использования нескольких единиц оборудования (например, нескольких компьютерных мониторов), может быть назначено больше рабочая среда.

Культурные аспекты влияют на наше восприятие достаточного пространства. Для жителей Северной Америки, включая канадцев, а также для северных европейцев важным фактором является «адекватное» личное пространство. Для людей из других культур, которые часто ассоциируются с плотным населением, гораздо меньшее пространство может считаться «достаточным».Эти различия могут стать серьезной проблемой в многокультурном обществе, таком как Канада.

Корпоративный климат. Наше восприятие обозначенного личного пространства — вопрос сравнения. Сотрудники обычно принимают тот факт, что у лиц, занимающих более высокие руководящие должности, могут быть офисы большего размера. Однако независимо от того, насколько велико пространство человека на самом деле — если оно не такое большое, как у наших сверстников, — значит, оно слишком мало.

Индивидуальное восприятие. Количество доступного места может иметь глубокое психологическое значение. Для людей естественно стремиться занять больше места, поскольку «большее» пространство может означать важность, уважение и больший авторитет или власть. На рабочем месте количество нашего личного пространства часто связано с нашим статусом в организации.

Антропометрия (габариты тела) . Фактические требования к офисному пространству зависят от размера и формы сотрудников просто потому, что офис должен их вместить, позволять им безопасно и беспрепятственно перемещаться по рабочему пространству и позволять им выполнять свою работу.

Как разработать описание должности

Описание должности — это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности. В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения обзоров производительности, уточнения миссий, установления титулов и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля за приспособлением, а также в качестве инструмента для приема на работу.Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования в целях соблюдения нормативных требований. Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла выполнять свою работу эффективно.Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

• Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
• Наблюдение за выполнением задач.
• Задание сотрудникам заполнить анкеты или рабочие листы.
• Сбор данных о вакансиях из других источников, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

• Знание — понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
• Навык — наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
• Способность — способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
• Физические характеристики — физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
• Факторы окружающей среды — условия труда (внутри или вне офиса).
• Полномочия / опыт — минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2. Установление основных функций

После того, как стандарт производительности для конкретной работы определен, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность для оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

• Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
• Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
• Определите последствия невыполнения функции, а также то, может ли это нанести ущерб деятельности работодателя или привести к серьезным последствиям.
• Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
• Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными.Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностной инструкции может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

• Должность — название должности.
  
• Классификация — освобождение или отсутствие освобождения в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  
• Уровень заработной платы / уровень / семья / диапазон — уровни вознаграждения, группы или диапазоны заработной платы, в которые помещаются рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты труда.
• Подотчетен на — название должности, на которую подотчетно данное задание.
  
• Дата — дата написания или последней проверки описания должности.
• Резюме / цель — краткое изложение и общие цели работы.
• Основные функции —существенные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
• Компетенция — знания, навыки и способности.
• Обязанности надзора — прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
• Рабочая среда — рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
• Физические требования — физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
• Тип должности и ожидаемые часы работы — полный или неполный рабочий день, типичные рабочие часы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
• Путешествие — процент времени в пути, ожидаемого для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, а также то, будет ли это путешествие ночью.
• Требуемое образование и опыт — образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Предпочтительное образование и опыт — предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Дополнительные квалификационные требования —дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
• Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) — положение (я), в котором излагаются требования и практика федеральных подрядчиков и / или заявление о равных возможностях для работодателей.
• Прочие обязанности — заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, которое указывает, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должности должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения.Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.

Как улучшить рабочее место

Рабочая среда влияет на ваше настроение, драйв, психическое здоровье и работоспособность.Если сотрудники работают в унылой офисной обстановке с недружелюбными работниками, у них, скорее всего, не будет достаточно уверенности или удовлетворения от работы, чтобы высказаться. Вот почему создание благоприятной рабочей среды имеет решающее значение для успеха вашей компании.

Важность позитивной рабочей среды

Создание позитивной рабочей среды более глубоко мотивирует и вовлекает ваших сотрудников, что приводит к более высокому удовлетворению работой и удержанию сотрудников в вашей организации, не говоря уже о меньшем стрессе среди ваших сотрудников.Здоровая рабочая среда дает вам и вашим сотрудникам возможность поделиться идеями об успехе вашей компании, которые могут помочь вашей организации расти. Здоровая офисная среда также может повысить продуктивность ваших сотрудников и снизить ваши шансы справиться с частыми прогулами, а в некоторых отраслях — компенсацией работникам и медицинскими требованиями.

Как выглядит токсичная офисная среда?

С другой стороны, благоприятная рабочая среда — это токсичная рабочая среда.Отсутствие надлежащего общения между сотрудниками — или, что еще хуже, передача нечеткой или неверной информации — является ключевым признаком токсичной рабочей среды. Отсутствие баланса между работой и личной жизнью или отсутствие свободного времени также могут указывать на токсичную рабочую среду. Наиболее очевидным показателем токсичной офисной среды является то, что корпоративная культура ставит во главу угла бизнес-результаты за счет удержания сотрудников, удовлетворенности работой и психического здоровья.

Что включает в себя позитивная рабочая среда?

Благоприятная рабочая среда ставит во главу угла успех в бизнесе и счастье сотрудников.Если вы сосредоточены на создании благоприятной рабочей среды, убедитесь, что культура вашей компании включает баланс между работой и личной жизнью (например, разрешая удаленную работу), беспрепятственный поток идей между сотрудниками и руководством, не опасаясь резкой критики, и разумную политику. на отпуск и оплачиваемый отпуск.

Создавая благоприятную рабочую среду, вы также должны подумать о своем офисе как таковом. Имейте в виду следующие вопросы:

• Достаточно ли у ваших сотрудников места для выполнения своей работы, не занимая чужое пространство?
• Предоставляете ли вы своим сотрудникам надлежащую конфиденциальность, обеспечивая при этом прозрачность того, как они используют свое время на работе?
• Предлагаете ли вы помещения, где сотрудники могут делать перерывы или обсуждать рабочие вопросы со своими коллегами?

При этом создание позитивной среды выходит далеко за пределы вашего офиса.Вы также должны задать себе следующие вопросы:

• Какие возможности вы предоставляете для сбора ваших сотрудников за пределами вашего офиса для веселых групповых мероприятий, которые могут повысить командный дух и помочь в достижении миссии вашей компании?
• Понятно ли вашим сотрудникам, в чем заключается миссия вашей компании?
• Разрешаете ли вы удаленную работу, когда ваши сотрудники заболевают или вам нужно позаботиться о личных нуждах дома?
• Сколько отпускных, личных, больничных и оплачиваемых выходных дней вы разрешаете?

Ключевой вывод: Счастье и удовлетворение сотрудников напрямую влияют на успех в бизнесе.Предложите баланс между работой и личной жизнью и позвольте своим сотрудникам обмениваться идеями и открыто общаться.

Эти вопросы могут помочь вам в создании благоприятной рабочей атмосферы, но, прежде всего, ключевыми являются здравый смысл, такт и сочувствие — другими словами, видение ваших сотрудников людьми, а не просто бизнес-инструментами. Вот четыре способа улучшить рабочую среду и, в свою очередь, повысить вовлеченность сотрудников.

1. Нанимайте хороших членов команды (и не бойтесь отпускать плохих).

Успешные компании знают, что благоприятная рабочая среда начинается с найма правильных людей.Убедитесь, что ваши сотрудники являются профессиональными и командными игроками. Та же идея переносится на тех, кто уже находится в офисе. Когда сотрудники работают с токсичными людьми, они с большей вероятностью сами станут токсичными, в результате чего ваша компания окажется в токсичной рабочей среде.

«Удивительно наблюдать, как одно плохое отношение влияет на повседневную работу каждого», — сказала Клэр Маршалл Кроуэлл, главный операционный директор A. Marshall Hospitality. «Я не могу сказать вам, сколько раз меня благодарили за то, что я отпустил отравленных сотрудников.Хотя это сложно сделать, в конечном итоге это влияет на рабочую среду, что могут почувствовать не только наши сотрудники, но и наши [клиенты] ».

2. Улучшить освещение.

Освещение играет жизненно важную роль для рабочих В статье MBA @ UNC, онлайн-программы MBA Университета Северной Каролины в Чапел-Хилл, говорится, что воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, что значительно влияет на концентрацию внимания и продуктивность. Pots Planters & More, почти половина офисных работников заявили, что в их офисе практически нет естественного света.

Если невозможно обеспечить естественное освещение через окна, есть другие варианты. Согласно статье, обогащенные синим светом лампочки могут снизить усталость, повысить уровень счастья и повысить производительность труда. Используйте этот тип освещения в комнатах для мозгового штурма. В комнатах для встреч и отдыха используйте более теплые тона, чтобы обеспечить спокойствие и расслабление. В конференц-залах используйте средние тона, которые приветствуют сотрудников, сохраняя при этом бдительность.

Знаете ли вы? Воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, значительно влияя на концентрацию внимания и продуктивность.

3. Сделайте офис комфортным.

Чистый привлекательный офис может иметь огромное влияние на отношения между коллегами и менеджерами, сказал Майк Канарелли, генеральный директор и соучредитель Web Talent Marketing.

«Даже если солнце не освещает ваше рабочее место, постарайтесь создать расслабляющую атмосферу с помощью удобной мебели, рабочего оборудования и некоторых дополнительных удобств», — сказал он.

Например, дайте своим сотрудникам возможность работать там, где им удобно.Вы можете заполнить офис удобными стульями, а также дать им возможность сидеть или стоять за своими столами.

Согласно исследованию Pots Planters & More, люди, которые называют свою рабочую мебель «плохой», в три раза чаще считают свою офисную среду менее продуктивной и в два раза чаще считают ее «угнетающей».

«Сделайте так, чтобы [работники] могли легко покупать такие вещи, как мячи для упражнений и растения, на копейки компании», — сказал Эй Джей Шанкар, генеральный директор и основатель компании Everlaw, занимающейся разработкой программного обеспечения для судебных разбирательств.«Мы также доверяем нашим сотрудникам распоряжаться своим временем. Они могут делать перерывы, чтобы поиграть в игры или просто подзарядиться».

Когда сотрудники выбирают пространство, в котором им комфортно, дайте им свободу настраивать свое пространство, поскольку все работают по-своему, сказал Джош Тернер, генеральный директор платформы обратной связи с пользователями UsersThink. Он предлагает избавиться от «всего одного и того же» и дать каждому возможность настроить свои собственные настройки.

4. Улучшение связи.

Внимательно относитесь к тому, как вы взаимодействуете с сотрудниками.Члены команды и высшее руководство должны сосредоточиться на своих методах коммуникации и влиянии, которое они оказывают на создание благоприятной рабочей среды.

«Сотрудники мотивированы и чувствуют себя ценными, когда им дают положительное подкрепление и показывают, как их работа способствует успеху бизнеса», — сказал Доминик Джонс, директор по персоналу HEXO Corp. работа способствует достижению более широких целей организации.

Но оцениваются не только сотрудники.Менеджеры также должны быть открыты для обратной связи, — сказала Саманта Ламберт, директор по персоналу Blue Fountain Media.

«Когда вы вовлекаете своих сотрудников в процесс принятия решений, чтобы создать лучшую рабочую среду, они чувствуют, что их ценят», — сказал Ламберт. «Не бойтесь спрашивать сотрудников, что они думают о новом предложении или что они думают о новом клиентском проекте».

Пока вы работаете над общением, не забывайте выражать благодарность за тяжелый труд. По словам Дэвида Стерта, исполнительного вице-президента по маркетингу и развитию бизнеса O.C. Институт Таннера, эффективное признание сотрудников может преобразовать и поднять организацию.

«Это пробуждает энтузиазм, способствует инновациям, укрепляет доверие и способствует достижению конечных результатов», — сказал он. «Даже простое« спасибо »после того, как сотрудник делает все возможное для проекта или проводит несколько ночей допоздна, имеет большое значение».