Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

3 марта 2015 Советы

Рабочее место — это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager)

профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

• важные и срочные;
• срочные и неважные;
• важные и несрочные;
• несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

• 5 способов улучшить своё рабочее место.
• 34 идеи, как сделать своё рабочее место удобнее.
• Каким должно быть идеальное рабочее место.

Как навести порядок на рабочем месте — WEEEK на vc.ru

Сложно оставаться продуктивным и сконцентрированным, если рабочий стол заставлен вчерашними кружками из-под кофе, а кипа документов и блокноты перекрывают монитор; в чатиках из-за мемов и стикеров сложно найти нужный документ, а в папках на экране — Содом и Гоморра.

Выход один — правильно организовать своё рабочее пространство.

224 просмотров

Мы собрали для этого 12 советов. Приготовься, предстоит навести порядок на столе, в компьютере и в рабочем процессе.

РАБОЧИЙ СТОЛ

Круто, когда за рабочим столом тебе комфортно и удобно, а разные мелочи не отвлекают внимание. Это ведь то место, где ты находишься большую часть своего дня! Поэтому…

1. Заведи привычку следить за чистотой на рабочем столе

В начале и конце рабочего дня протирай пыль, мелкие разводы и лужи от чая и кофе (хотя лучше протирай их сразу, чтобы не пачкать себя и бумаги), убирай крошки. Со временем старайся делать это не только утром и вечером, а в течение всего дня по мере необходимости (главное, чтобы это не мешало работе).

Другое дело, если на столе лежит бесполезный хлам, который тряпочкой не убрать…

2. Поставь рядом корзину для мусора

Конечно, мусор можно выкидывать и в общее мусорное ведро.

Но давай будем честны — будешь ли ты ходить к нему всякий раз, когда понадобиться выбросить бумажку или маленький кусочек скотча?

Лучше поставь под столом личную рабочую корзину для мусора и очищай её в конце рабочего дня.

3. Спрячь провода и ненужную технику

Если в рабочем процессе тебе не обойтись без смартфона — организуй для него отдельное место с зарядкой. Также поступай с остальными нужными устройствами.

А вот ненужные убирай, чтобы не отвлекали. Проводов и различных кабелей на столе и вовсе не должно быть. Они путаются друг с другом, мешают тебе и могут сломаться от какого-либо неосторожного действия. К чему эти проблемы?

4. Держи рядом только нужную канцелярию

Если в работе тебе нужен блокнот и ручка, положи их рядом, а всё остальное убери. Если канцелярия не нужна в принципе, но у тебя её почему-то завались — выброси или отдай кому-нибудь.

5. Периодически наводи порядок

Раз в неделю глобально пересматривай состояние рабочего места. Например, в начале недели тебе нужна была эта папка для работы, а сейчас уже не нужна; или ты принёс органайзер для канцелярии и нужно перебрать ручки, маркеры и пр., чтобы гармонично разместить их в уголочке.

Главное во время такой «генеральной» ревизии руководствуйся двумя правилами:

• стол должен всегда быть чистым,
• тебе за этим столом должно быть комфортно и удобно.

КОМПЬЮТЕР

Скорее всего, вся важная часть твоей работы находится в компьютере, а не на столе, поэтому наводить порядок в цифровом пространстве также важно, как в реальном.

6. Рабочий стол всегда должен быть чистым

На рабочем столе компьютера придерживайся принципа:

Убрать всё лишнее.

Минимальное действие, которое поможет тебе – разбери по папкам все одинокие файлы. Далее – перенеси эти папки с главного экрана в соответствующие разделы в системе компьютера. На рабочем столе оставь только то, с чем работаешь сейчас и будешь работать в ближайшее время.

7. Организуй хранение файлов

Выбери удобный для себя тип сортировки и придерживайся его постоянно. Например, кто-то распределяет файлы по их назначению (изображения, документы, тексты и пр.), кто-то — по проектам или клиентам. Если ты найдёшь для себя такой удобный способ группировки — ориентироваться в информации будет легче. Это напрямую скажется на твоей продуктивности и скорости работы.

8. Пользуйся таск-менеджером

Выбери какой-нибудь крутой таск-менеджер и попробуй поработать с ним какое-то время. В этот сервис можно перенести бесконечное количество заметок по проекту, дела и задачи. Также он поможет тебе адекватно оценивать дедлайны и свою загруженность.

РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС

Привести в порядок реальное и цифровое рабочее пространство — важно. Но ещё важнее — организовать рабочий процесс так, чтобы избежать хаоса, горящих дедлайнов, потерянных или забытых задачек, выгорания и усталости.

9. Оцифровывай всё, что оцифровывается

Да-да. Бумага может испачкаться или потеряться. Ничего — если это просто листочки, катастрофа — если они важные и рабочие. С оцифрованными документами такого не случится. Главное — заведи для них отдельное место, желательно в облаке.

10. Приоритезируй

Даже если тебе кажется, что все задачи очень срочные, скорее всего это не так. Наверняка есть задачи сложнее, есть более «горящие», что-то можно и вовсе отложить на какое-то время. В предыдущей статье мы рассказывали про тайм-менеджмент и приоритезацию – заглядывай, если тебе бывает сложно сгруппировать задачи по важности.

11. Сначала работай с текучкой

Если у тебя кроме одного большого проекта есть ежедневные небольшие задачи на 5–10 минут — сначала закрывай их (желательно, в первой половине дня). Так у тебя будет меньше причин отвлекаться, да и список дел на день значительно сократится.

12. Не делай несколько задач одновременно

Миф о многозадачности уже давно развеян. Качественно делать несколько задач одновременно невозможно, потому что что-то обязательно пострадает. Лучше делай постепенно — одну задачу, за ней вторую и т. д.

Всегда начинай с простого и двигайся постепенно — это правило отлично работает в организации рабочего пространства. Начни с порядка на рабочем столе и в файлах компьютера, после переходи к процессу, приоритезируй и последовательно выполняй задачи. Очень скоро ты заметишь, что твоя личная эффективность увеличилась — успеваешь больше, отвлекаешься меньше.

Staples® Официальный интернет-магазин

Предложения на конец года здесь

Завершите год на ура и подготовьтесь к Новому году с потрясающими предложениями от Staples. Начните со Staples Black Friday со скидками на все, от компьютеров и техники до игровых кресел, принтеров и многого другого! Экономия продолжается с недельными предложениями Киберпонедельника, которые вы не хотите пропустить! Используйте это время, чтобы запастись предметами первой необходимости, обновить свой офис и найти подарки, которые им понравятся.

Новый год не за горами, и самое время обновить свой офис и пополнить запасы. Вернитесь к работе и воспользуйтесь скидкой на чернила и тонер, офисную мебель, упаковочные и транспортировочные материалы и многое другое. Запаситесь и сэкономьте на всех видах расходных материалов для офиса. Получите дополнительные скидки на такие расходные материалы, как копировальная бумага, папки с файлами и письменные принадлежности, если вы настроите бизнес-аккаунт с помощью Staples Business Advantage или сделаете заказ с помощью функции автоматического пополнения запасов Staples.

Убедитесь, что вы готовы к предстоящему налоговому сезону

Поскольку год подходит к концу, пришло время привести в порядок свои финансовые документы и подготовиться к предстоящему налоговому сезону. Держите свои финансовые записи в актуальном состоянии в течение всего года с помощью подходящего финансового программного обеспечения для ваших личных или корпоративных нужд.

А также убедитесь, что ваш офис хорошо снабжен необходимыми налоговыми формами и конвертами, чтобы ваши сотрудники или контрактные работники могли как можно скорее оформить документы. Узнайте, как Staples может помочь вам подготовиться к уплате налогов:

• Если вы начнете с правильного финансового программного обеспечения, это поможет вам опередить игру до следующего налогового сезона. С признанными финансовыми брендами, такими как Quicken Finance Software. Избавьтесь от хлопот, чтобы оставаться финансово организованным.
• Своевременно отправить налоговые формы своим сотрудникам и контрактным работникам так же просто, как нажать кнопку «Печать», когда у вас есть под рукой соответствующие налоговые формы. От W2, 1099, 1095 и даже конвертов для отправки по почте, мы имеем в виду вашу налоговую форму.
• Когда придет время подавать налоговую декларацию, мы даже можем помочь вам найти правильное налоговое программное обеспечение, соответствующее вашим требованиям. Мы предлагаем программное обеспечение для личных налогов, налогов на бизнес или и то, и другое от лучших брендов, таких как Turbo Tax и H&R Block. С возможностью электронного файла или распечатать и отправить по почте как федеральные, так и государственные налоги.

От налоговых форм сотрудников до программного обеспечения для поддержания ваших финансов в порядке или программного обеспечения для уплаты налогов, Staples поможет вам в этом предстоящем налоговом сезоне!

Будьте уверены, он прибудет в целости и сохранности

Независимо от того, отправляете ли вы деловые документы или товары для клиентов, доставка и доставка почтовых отправлений от Staples упрощают процесс.

Подготовьте упаковочные материалы для легкой транспортировки. Мягкие конверты и пузырчатые почтовые ящики идеально подходят для отправки небольших нехрупких предметов. Упакуйте более крупные предметы в транспортировочные коробки, которые немного больше самого предмета, и используйте упаковочные арахис, пузырчатую пленку или другие упаковочные материалы, чтобы предотвратить перемещение предметов в коробке во время транспортировки. Выберите правильную упаковочную ленту, чтобы запечатать транспортировочные коробки и сохранить их запечатанными. Компания Staples предлагает прозрачную акриловую упаковочную ленту для повседневной транспортировки и усиленную упаковочную ленту или водоактивируемую ленту для упаковок, требующих более надежного уплотнения.

Управляйте повседневной офисной корреспонденцией с помощью широкого выбора деловых конвертов, конвертов для внутренних документов и конвертов для каталогов в почтовом отделении. Держите под рукой подушечки для пальцев и увлажнители конвертов для быстрой сортировки документов и быстрой печати. Выбирайте защищенные конверты для конфиденциальной служебной переписки и внутриведомственной связи. Если ваш офис или организация рассылает большие почтовые отправления, рассмотрите возможность использования фальцевальной машины и самозапечатывающихся конвертов для повышения эффективности.

Гибридная работа стала проще

Независимо от того, работаете ли вы в традиционном офисе, дома или где-то еще, подходящие расходные материалы и технологии обеспечат вам эффективную работу, где бы вы ни находились. Обновите свои технологии с помощью нового ноутбука или планшета 2-в-1 для работы в пути. Держите важные файлы доступными, где бы вы ни находились, с портативными жесткими дисками и флэш-накопителями USB, которые легко помещаются в сумку для ноутбука. Выберите гарнитуру для виртуальных встреч или наушники с шумоподавлением, чтобы блокировать нежелательные звуки при работе в общественных местах.

Убедитесь, что в вашем домашнем офисе есть удобная обстановка, созданная с учетом ваших потребностей. Выберите эргономичное офисное кресло или игровое кресло, а также просмотрите наш ассортимент столов для сидения и стояния, чтобы создать трансформируемую рабочую зону. Добавьте к своей системе дополнительный компьютерный монитор и выберите из нашего широкого ассортимента мышей и клавиатур. И не забудьте запастись канцелярскими товарами. От блокнотов и копировальной бумаги до ручек и маркеров — Staples предлагает гибкие варианты AutoRestock для всех основных товаров, поэтому вы можете получить расходные материалы с доставкой к вашей двери, не забывая о заказе.

Не думайте о покупке чернил и тонера

Когда дело доходит до выбора правильных картриджей с чернилами или тонером для вашего принтера, выбор может сбивать с толку. Позвольте Staples Ink and Toner Finder решить вопрос выбора подходящих заправок для вашего принтера. Вы можете выполнять поиск по модели или по бренду, включая чернила и тонер таких ведущих брендов, как HP, Brother, Canon и Xerox. Благодаря картриджам, доступным более чем для 30 брендов, вы обязательно найдете то, что вам нужно для продолжения печати. Когда ваш картридж опустеет, отнесите его в любой магазин Staples для бесплатной переработки техники и чернил и тонера каждый день!

Лучшее место для покупки офисной мебели

Ищете идеальный компьютерный стол для дома или работы? Покупайте из нашего невероятного выбора офисной мебели, включая все виды письменных столов, которые вы только можете себе представить, столы для переговоров, картотечные шкафы и многое другое! Помимо нашего большого выбора и цен, мы известны лучшим обслуживанием клиентов в отрасли. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам!

СОЗДАН В 2011 ГОДУ

Эми Р

«OfficeDesk.com проделал ФАНТАСТИЧЕСКУЮ работу, помогая нам. Я работаю в Университете штата Небраска, Кирни, и мы заказали стол, и он был поврежден (после того, как он покинул ваше предприятие, он не был отправлен нам поврежденным) , а Кевин позаботился о том, чтобы мы получили нужную деталь, чтобы починить ее в рекордно короткие сроки. Когда началась процедура замены, я был уверен, что мы не получим деталь в течение нескольких месяцев (просто прошлый опыт работы с другими компаниями — никакого упоминания об OfficeDesk.com!) , но, боже, я ошибался. Оно пришло ОЧЕНЬ быстро. ОГРОМНОЕ спасибо — это так здорово найти компанию с таким отличным обслуживанием клиентов».

Jerome B

«За год, когда я видел, что обслуживание клиентов (в целом) отошло на второй план, вы стали потрясающим исключением. Так что спасибо и, пожалуйста, продолжайте в том же духе! Я без колебаний буду иметь дело с снова твоя компания».

Lou J

«Спасибо за всю вашу помощь. Если бы все компании, с которыми я вел дела, были такими же вдумчивыми, полезными и внимательными  как вы, мир был бы лучше (и я был бы менее ворчливым) !»

Филлис П

«Наш стол здесь, накрыт и выглядит красиво!   Нам он больше нравится вживую, чем на картинке .  Большое вам спасибо за всю вашу работу по доставке его нам. Теперь мы можно провести конференцию!»

Susan E

«Я очень ценю вашу поддержку.    служба поддержки клиентов просто потрясающая .»

Джим Б

» Все прошло отлично . Стол и комод выглядят великолепно! Вы проделали отличную работу от заказа до доставки  и я без колебаний обращусь к вам снова и порекомендую вас коллегам.»

Shiloh T

«Большое спасибо за ваше быстрое обслуживание ! Мы очень признательны, так как трудно найти компанию, которая так предана обслуживанию клиентов . Я буду рекомендовать вашу компанию не только семье и друзьям, но и а также компании, в которой я работаю. Еще раз спасибо».

Оскар В.

« Я обязательно куплю свой следующий стол у вас .  Почему? Благодаря вашей работе над этим заказом, хотя он и не удался.»

Джеймс Б.

» Мне очень приятно иметь с вами дело . Я ценю все ваши обновления и вашу помощь. в будущем ты будешь моим первым звонком».

Лоис Г.

«Вы были чрезвычайно  вежливы, профессиональны и готовы помочь .  Вы прекрасно отражаете  этику  и бизнес-политику вашей компании.  Вы заслуживаете признания за стандарты, которые вы демонстрируете. Спасибо.»

Rasi W, MD

«От начала до конца, фантастическое обслуживание клиентов. Сначала я сомневался в покупке из-за отсутствия отзывов на крупных онлайн-сайтах, но как только я начал действовать, я был рад, что сделал это. Кевин поддержал меня. публиковали обновления о доставке продукта на каждом этапе пути, и великолепный стол был доставлен вовремя, без повреждений, с отличным обслуживанием от начала до конца. Я без колебаний куплю у них снова ».

Maureen W, Attorney

«Этот костюм не имеет себе равных. Как будто время остановилось — высокое качество изготовления по хорошим ценам с отличным обслуживанием клиентов. За эти годы я приобрела так много вещей, и я довольна каждой и каждую покупку. Если у меня когда-либо возникала проблема, они быстро ее решали».

Донна О

«Должна сказать, что вы, наверное, один из лучших продавцов, с которыми я когда-либо имел дело  в Интернете. Молодец!»

София К.

«С OfficeDesk.com приятно работать и делать заказы! Они  поддерживают свои продукты и заботятся о том, чтобы их клиенты были довольны, несмотря ни на что .  Я испытал отличное общение и обслуживание клиентов на протяжении всей сделки.