Кто такой, личный помощник руководителя?. InvestGo24

Личный помощник (ассистент) — востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя , уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.

Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.

Плюсы и минусы в работе помощника руководителя

     Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

• тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

Медиа | Мероприятия | Профессиональный секретарь: персональный ассистент – личный помощник руководителя

Организатор:
Учебно-деловой центр Союза «Торгово-промышленная палата Калужской области»

В программе:

День 1. Административное и организационное сопровождение руководителя:

• профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя
• рабочий день руководителя
• организация совещаний и других конферентных мероприятий

День 2. Документирование деятельности руководителя:

• нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами
• оформление и составление управленческих документов
• правила деловой переписки

День 3:

• организация работы с документами
• бизнес-этикет

Подробная программа высылается по запросу.

В результате курсов Профессиональный секретарь: персональный ассистент – личный помощник руководителя

вы получите:

• навыки введения делового общения, телефонных переговоров, переписки и грамотной подачи информации
• практические навыки по ведению конфиденциального делопроизводства
• умение управлять своим временем и повышать личную продуктивность
• удостоверение о повышении квалификации и многое другое, что должен уметь личный помощник руководителя!

Лектор: Елена Коптенко (г. Москва)

• эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству
• член Национального союза кадровиков, участник клуба HR-менеджеров, участник рабочей группы Совета по разработке профессиональных стандартов для кадровых специалистов
• консультант по управлению персоналом, документационному сопровождению кадровых процессов на предприятии, кадровому аудиту и трудовому праву
• практикующий кадровик
• преподаватель с 20-летним стажем

Условия участия

ВНИМАНИЕ! Для участия в мероприятии необходимо предварительно зарегистрироваться.
По итогам обучения участники получают удостоверение о повышении квалификации (при наличии среднепрофессионального/высшего образования).

За подробной информацией обращаться:
Тел.: (4842) 55-71-72, email: edu @tppkaluga.ru
Учебно-деловой центр ТПП КО

Личный помощник руководителя — Академия последипломного образования — Учёба.ру

Высшее образование онлайн

Федеральный проект дистанционного образования.

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

«Персональный ассистент» по версии „Ъ“ – Коммерсантъ Ростов-на-Дону

В Ростове-на-Дону «Коммерсантъ-Юг России» провел тренинг для помощников руководителей и бизнес-секретарей под названием «Персональный ассистент: особенности профессионального развития». О тонкостях современного протокола, навыках, необходимых хорошему помощнику руководителя, и о том, как будет в перспективе развиваться это направление, в эксклюзивном интервью „Ъ-Юг“ рассказали спикеры прошедшего мероприятия.

«Протокол — это комплекс инструментов для создания атмосферы»

Гилана Михайлова — директор Центра международного протокола и кросс-культурных коммуникаций Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Генеральный директор и учредитель агентства «Деловой протокол».

Ъ: Чем протокол отличается от делового этикета?

Г. М.: Между протоколом и деловым этикетом есть множество различий. К примеру, в протоколе существует понятие протокольного старшинства, это его базовая основа. Понятие старшинства гласит, что самое важное в протокольной коммуникации — это, в первую очередь, иерархия должностей. Ни пол, ни возраст не имеет такого значения, как статус персоны. Так вот, если в протоколе мы говорим об иерархии и взаимодействии между должностями, то в этикете для нас ориентир — гендерная составляющая, этикет берет за основу отношения между мужчиной и женщиной. Например, если в этикете мужчина первым поздоровается с женщиной, то в рамках протокола женщина — условно бухгалтер 45 лет — должна первой поздороваться с мужчиной — генеральным директором 28 лет. Хотя если 28-летний генеральный директор ощущает себя воспитанным мужчиной, в неформальной обстановке он поздоровается первым.

Протокол — это поддержание и укрепление отношений официальных лиц друг с другом, поэтому когда мы говорим о протоколе, мы имеем в виду людей, работающих в госструктурах и бизнесе и представляющих свое учреждение на том или ином уровне. Однако не так важен свод правил и их знание, как умение создавать атмосферу на встрече, именно поэтому современный протокол — это комплекс всех коммуникативных инструментов, которые существуют на сегодняшний день, для ее создания, поскольку это важная часть деловой коммуникации.

Каждая эпоха привносит в протокол свои нюансы, со сменой времени, потребностей и взглядов людей протокол тоже претерпевает изменения. Поэтому организовывать мероприятие и принимать какую-то делегацию таким образом, как делали ваши предшественники, не всегда правильно.

Ъ: Каким образом можно создать «правильную» атмосферу на встречах и переговорах?

Г. М.: Все зависит от того, какого результата хочет добиться от встречи руководитель. В зависимости от этого отличаются и инструменты: с общественностью он встречается за чашкой чая, с замами — за рабочим столом и лучше во главе стола, с блогерами — без галстука, а с рабочими — без пиджака. Одних иностранцев встречает у трапа самолета, других — в своем кабинете.

Каждый шаг имеет значение, каждый жест, место, окружение — все это очень информативно. И у руководителя не будет возможности исправить репутационные ошибки в другой раз.

Ъ: Как вы считаете, достаточно ли в России квалифицированных протоколистов?

Г. М.: Протокол в последние годы стал очень актуален. Большое количество встреч, частые визиты представителей федеральных властей в регионы, визиты партнеров из других, особенно неевропейских, стран. Без качественного протокольного обеспечения не может сегодня обойтись не только ни один губернатор, глава города, да и любой другой руководитель, но и представители бизнес-структур. Поэтому спрос на протоколистов растет. Но, к сожалению, предложение оставляет желать лучшего.

Ъ: С какими нарушениями протокола вы чаще всего сталкиваетесь?

Г. М.: Во-первых, незнание законов, и в первую очередь тех, которые касаются геральдических вопросов. А вопросы, связанные с геральдикой, — для протоколиста это базовые вопросы. Неправильное отношение к символам страны можно простить спортивному фанату, но когда представители власти некорректно используют флаги России, своих регионов и муниципальных образований, это как минимум странно. Или когда я вижу официальное фото представителя власти на фоне штандарта президента РФ, у меня возникают два вопроса: о компетентности ближнего круга и психологический — о бессознательных желаниях самой персоны. Для понимания: использовать штандарт президента может только один человек в государстве — президент Российской Федерации. На мой взгляд, неправильное использование государственных символов в учреждениях — это проявление неуважения к национальным символам.

Во-вторых, непонимание соотношения смысла церемоний и стратегических задач руководителя. Церемонии, визиты, встречи не существуют сами по себе, они должны иметь единую канву и отвечать целям руководителя. Хождение везде, куда бы ни пригласили, посещение всех без разбора мероприятий — это стратегическая потеря уважения, а в перспективе — должности. А организация и проведение мероприятий ради того, чтобы оно прошло,— самое последнее, чем должен заниматься протоколист.

В-третьих, нежелание понять, что протокол сегодня отличается от того, что было даже десятилетие назад. Поэтому отговорки типа «у нас всегда так было» особенно вводят меня в ступор. За 20 лет работы я много видела людей, занимающих такую позицию и 90% из них уже покинули свои рабочие места. Мир меняется, страна, каждый из нас, окружающие не стоят на месте, мы становимся другими, и если этого не понимать, не делать над собой усилий и не развиваться, то и делать в протоколе нечего. На мой взгляд, лучше провести одно мероприятие неправильно, но переживать и стремиться, чем из года в год повторять одно и то же серое унылое мероприятие. А современные технологии дают возможность развивать работу службы протокола и организовывать все мероприятия с изюминкой.

Можно привести такой пример: с распространением в мире однополых браков иногда иностранные партнеры на встречи приезжают со своим супругом. Надо сказать, что мужества этим людям не занимать, потому что во всем мире известно отношение россиян к однополым бракам, и приехать в страну, не побоявшись кривотолков и шепота за спиной,— для этого, на мой взгляд, нужно иметь большую внутреннюю силу. В такой ситуации для протоколиста особенно важно создать атмосферу уважения.

Важно помнить, что протокол — невербальная система проявления уважения, мы не бегаем за людьми и не повторяем, насколько мы уважаем их взгляды, а делаем определенные вещи: правильно встречаем и приветствуем, готовим места переговоров и приемов, готовим людей и программу и т. д. И тут не важна ни конфессиональная, ни половая, ни другая составляющая прибывающих персон. Если к нам едет гость со второй половиной того же пола, мы встречаем двух мужчин и не пытаемся с букетом бегать за супругом по летному полю, готовим для него свою программу пребывания, учитывая его интересы и пожелания.

Ъ: Многие придерживаются мнения, что руководителю не обязательно знать всю специфику работы производства. Можно ли то же самое сказать о помощнике руководителя? Достаточно ли ему быть хорошим пиарщиком?

Г. М: На мой взгляд, помощник как раз не должен быть хорошим пиарщиком, это прерогатива пиарщика. Помощники и протоколисты — это люди-тени, их никто не видит, но они решают все вопросы для создания адекватной атмосферы встреч, умеют брать на себя ответственность и всегда виноваты даже в том, к чему не имеют отношения. Поэтому как руководителю нужно знать специфику работы производства, по-моему скромному мнению, так и протоколист и помощник должен знать о своей работе немного больше, чем все.

«Помощник руководителя — это не просто секретарь»

Елена Игнатьева — бизнес-тренер, специалист по деловым коммуникациям. Генеральный директор консалтингового центра «Ардис», бизнес-тренер в области международного этикета.

Ъ: Какими тремя компетенциями обязательно должен обладать хороший помощник руководителя?

Е. И.: Профессиональные навыки помощника руководителя зависят от круга его полномочий и масштаба компании, где он работает, но я все же могу выделить наиболее значимые. Во-первых, помощник руководителя — это хороший организатор, поскольку на него возлагается ответственность за организацию различных важных мероприятий, встреч, переговоров. А это значит, что он еще хороший коммуникатор, так как ему приходится общаться с людьми разного статуса. Во-вторых, помощник руководителя должен уметь управлять информационными потоками, как внутренними, так и внешними: самостоятельно искать, анализировать, отбирать, обрабатывать и передавать оперативную информацию руководителю по заданным критериям. В-третьих, помощнику руководителя приходится составлять различные отчеты и проекты документов, вести служебную документацию и деловую переписку, поэтому ему просто необходимо обладать навыками секретарской работы и делопроизводства.

Также хороший помощник руководителя должен обладать такими необходимыми личными качествами, как стрессоустойчивость, находчивость, пунктуальность, тактичность и т. д.

Ъ: Какие решения может принимать помощник руководителя?

Е. И.: Чаще всего помощник решает оперативные вопросы, связанные с деятельностью компании и руководителя: составляет рабочий график встреч, занимается подготовкой начальника к командировкам и переговорам, разрабатывает проекты документов, может возглавлять секретариат и заниматься решением административно-хозяйственных вопросов.

Поэтому помощник руководителя должен быть на любом предприятии. У каждого руководителя должно быть доверенное лицо, которому можно будет поручить решение оперативных, а иногда и конфиденциальных вопросов.

Ъ: Насколько востребованы такие специалисты на рынке труда?

Е. И.: Все больше руководителей хотят видеть рядом с собой не просто «красивого секретаря», а компетентного помощника, которому можно доверить часть своей работы. Поэтому с уверенностью можно сказать, что офисное администрирование — одно из перспективных направлений работы и привлекательная возможность для начала профессиональной деятельности и развития карьеры. В Москве 15 лет назад была только одна Школа помощника руководителя, а сейчас их около десяти. Поэтому можно сказать, что интерес к этой профессии растет каждый год.

Беседовала Ксения Дикая, Ъ-Юг

Личный помощник руководителя — фанфик по фэндому «Mo Dao Zu Shi», «Неукротимый: Повелитель Чэньцин»

Набросок из нескольких строк, еще не ставший полноценным произведением
Например, «тут будет первая часть» или «я пока не написала, я с телефона».

Мнения о событиях или описания своей жизни, похожие на записи в личном дневнике
Не путать с «Мэри Сью» — они мало кому нравятся, но не нарушают правил.

Конкурс, мероприятие, флешмоб, объявление, обращение к читателям
Все это автору следовало бы оставить для других мест.

Подборка цитат, изречений, анекдотов, постов, логов, переводы песен
Текст состоит из скопированных кусков и не является фанфиком или статьей.
Если текст содержит исследование, основанное на цитатах, то он не нарушает правил.

Текст не на русском языке
Вставки на иностранном языке допустимы.

Список признаков или причин, плюсы и минусы, анкета персонажей
Перечисление чего-либо не является полноценным фанфиком, ориджиналом или статьей.

Часть работы со ссылкой на продолжение на другом сайте
Пример: Вот первая глава, остальное читайте по ссылке…

Нарушение в сносках работы

Если в работе задействованы персонажи, не достигшие возраста согласия, или она написана по мотивам недавних мировых трагедий, обратитесь в службу поддержки со ссылкой на текст и цитатой проблемного фрагмента.

Сервис бизнес-ассистентов, как эффективный личный помощник руководителя

 

В деловой как, впрочем, и личной жизни директора любой организации огромную роль играет его помощник, обязанности которого направлены на то, чтобы сделать работу руководителя наиболее продуктивной и освободить его личное время для решения стратегических задач.

Если в обязанности секретаря обычно входит: отвечать на звонки и вести учет посещений, офис-менеджер отвечает за контроль документооборота и организационные вопросы в офисном пространстве, то помощник руководителя не только берет на себя все вышеперечисленные функции, но и выполняет роль заместителя директора являясь его правой рукой.

Планирование рабочего графика директора, организация командировок, проведение встреч и собраний на время отсутствия директора, решение не стратегических  вопросов — вот далеко не полный функциональный список помощника директора. Чтобы успешно справляться с такой работой — нужно уметь выполнять большой функционал в условиях многозадачности, сочетать в себе разносторонние навыки и закрывать задачи со 100% эффективностью.

Где взять хорошего личного помощника?

Вариант 1  

Вырастить из секретаря, офис-менеджера. Многие офис-менеджеры перерастают свои обязанности и становятся «правой рукой босса», его личным помощником. Плюс этого варианта в том, что нового человека не нужно вводить в курс дел компании. Секретарь уже давно все знает и прекрасно ориентируется в людях, делах, пространстве.

Вариант 2  

Взять помощника со стороны, уже с опытом работы бизнес-ассистента. Обучать новым навыкам опытного ассистента не придется, но в курс дела ему вникать необходимо.

Вариант 3

Наиболее эффективный, с точки зрения спектра возможностей и производительности в единицу времени, обратиться в сервис бизнес-ассистентов. Вам предложат персонального помощника онлайн или офлайн, усиленного командой специалистов: переводчиков, бухгалтеров, юристов и компьютерных гениев. И это далеко не полный список помощников. Чем сервис бизнес ассистентов лучше помощника мы писали в статье сервис бизнес-ассистентов или личный помощник – кому делегировать задачи?

Плюсы работы с командой сервиса бизнес-ассистентов:

• Ваш бизнес-ассистент на связи с Вами с 9-00 до 21-00, если нужно, то и 24/7. Какому помощнику в офисе придется по вкусу такой график?
• Не нужно искать кому делегировать разные задачи. Вы общаетесь с бизнес-ассистентом в формате одного окна: Вас слышит и понимает один человек, но помогает ему команда специалистов различного профиля.
• Можно поручать дела любой степени важности и сложности. Компания несет полную ответственность за результат и сохраняет конфиденциальность информации по договору.
• Команда может работать в режиме многозадачности: копирайтер пишет для вас текст выступления, специалист по туризму бронирует билеты, переводчик в это же время от вашего имени ведет междугородние переговоры, а бухгалтер выписывает счет. В тот же момент юрист находит слабое звено в вашей системе налоговой отчетности и сообщает об этом вам через бизнес-ассистента. Команда действует как единый идеально настроенный на Ваш успех организм. Остается только начать делегировать задачи.

Освобождайте свое время!

РАЗНИЦА МЕЖДУ ПОМОЩНИКОМ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЛИЧНЫМ ПОМОЩНИКОМ | СРАВНИТЕ РАЗНИЦУ МЕЖДУ ПОХОЖИМИ ТЕРМИНАМИ — ЖИЗНЬ

Исполнительный помощник против личного помощника Личный помощник, которого некоторые также называют секретарем (не госсекретарем), — это квалифицированный человек, который облегчает жизнь своим босса

Исполнительный помощник против личного помощника

Личный помощник, которого некоторые также называют секретарем (не госсекретарем), — это квалифицированный человек, который облегчает жизнь своим боссам, составляя их расписание, планируя их встречи, управляя своими файлами, а также записывая или отменяя свои встречи, чтобы позволить своим боссам работать без стресса и с максимальной продуктивностью. Есть еще один термин, называемый «помощник руководителя», который сегодня более изящный и широко используемый. Многие люди путают эти два названия и не могут отличить помощника руководителя от личного помощника. В этой статье делается попытка выделить различия, чтобы позволить человеку выбрать одну из двух профессий в качестве варианта карьеры.

Хотя между двумя профилями работы есть некоторое совпадение, исполнительный помощник (EA) намного более профессиональный и обладает управленческими и операционными навыками, которые намного опережают личных помощников. Исполнительные помощники обычно работают с руководителями высокого уровня, такими как MD или CEO. Ожидается, что исполнительные помощники будут обладать высокими навыками решения проблем и принятия решений. Их нанимают, чтобы помочь руководителю в достижении его целей. Несмотря на суффикс-помощник, часто можно увидеть, как советники управляют проектами самостоятельно и даже имеют для них личного помощника. Со временем исполнительные помощники стали очень важной частью организации и влиятельными лицами в социальной иерархии компании. У этих помощников нет фиксированных часов работы, и их можно встретить в офисе в нечетные часы.

У эксперта есть возможность запустить шоу в отсутствие босса в течение некоторого времени. Хотя в основном ей приходится организовывать профессиональную (а зачастую и его личную) жизнь своего босса, она также должна заботиться о делах и потребностях бизнеса, чтобы иметь высокий уровень ИТ-грамотности. Ей также необходимо иметь первоклассные навыки решения проблем и поиска неисправностей. Вы можете быть удивлены, узнав, что некоторые из экспертов высшего уровня в отрасли сегодня имеют степень MBA. Как правило, эти помощники обычно имеют степень BBA.

Персональные помощники больше организаторы; управление расписанием босса и присмотр за файлами на его столе. Они также планируют его встречи таким образом, чтобы для руководителя это было гладко в течение всего дня, и он не видел, чтобы он тратил свое драгоценное время на поиск файлов или управление своими встречами. Популярные люди, помимо руководителей, нуждаются в услугах личных помощников, чтобы иметь возможность работать без стресса, в то время как их личный помощник обрабатывает все запросы и вопросы прессы и фанатов. Это включает проверку входящих звонков, обработку пресс-релизов, общение со СМИ, работу с фанатами, организацию поездок и так далее.

В чем разница между Executive Assistant и Personal Assistant? • Executive Assistant (EA) — это современная версия личного помощника. • EA требуется для руководителей высшего звена, таких как генеральные директора и операционные директора, тогда как даже знаменитости, писатели, спортсмены могут иметь личных помощников. • EA необходимо иметь степень бакалавра делового администрирования, а некоторым даже степень магистра делового администрирования, в то время как личные помощники не нуждаются в столь высоких профессиональных степенях. • У советников нет работы с 9 до 5, и можно заметить, что они работают допоздна, в то время как у личных помощников есть фиксированные офисные обязанности. • У EA гораздо лучшие ИТ-навыки и навыки решения проблем, чем у личных помощников.

Персональный помощник: описание должности

Персональные помощники часто выступают в качестве первого контактного лица менеджера.

Чем занимается личный помощник? Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

В отличие от администратора, который обычно заботится о команде, личный помощник (PA) обычно выполняет административную работу от имени одного человека. Этот человек обычно является менеджером или руководителем в коммерческой, некоммерческой или государственной организации.Роль ПА — освободить время руководителя от организационных и административных задач, чтобы они могли тратить максимум времени на стратегические задачи. Обязанности обычно включают:

• в качестве первого контактного лица: работа с корреспонденцией и телефонными звонками
• ведение дневников и организация встреч и встреч, часто контролирующее доступ к менеджеру / руководителю
• бронирование и организация проезда, транспорта и проживания
• организация мероприятий и конференций
• напоминание руководителю / руководителю о важных задачах и сроках
• набор, составление и подготовка отчетов, презентаций и корреспонденции
• управление базами данных и файловыми системами
• внедрение и поддержание процедур / административных систем
• взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
• Расходы на подборку и регистрацию
• различных задач для поддержки своего менеджера, которые будут различаться в зависимости от сектора и сферы компетенции менеджера, например, составление некоторой отчетности по корпоративному управлению (чтобы убедиться, что бизнес ведется должным образом и соответствует законодательству и нормативным актам) или проведение исследований.

PA также может работать на богатую семью или отдельного человека, а не на корпорацию. В этом случае работа PA может также охватывать домашние или личные задачи по поддержанию жизни, такие как обеспечение своевременного технического обслуживания или найм уборщиков.

Название должности и стаж работы в этой должности зависят от работодателя. В некоторых организациях названия должностей «личный помощник» и «помощник руководителя» взаимозаменяемы. В других случаях исполнительный помощник старше личного помощника и берет на себя больше ответственности, например, корпоративное управление или командную работу.В некоторых организациях роль PA — это работа начального уровня; в других — требуется большой опыт и соответствующая оплата. Также в зависимости от работодателя роль личного помощника может быть совмещена с ролью администратора или это может быть более высокая должность, на которую администраторы могут продвигаться.

Примечание: традиционное название должности личного помощника — «личный секретарь», но сейчас это считается устаревшим термином и используется очень редко.

Типичные работодатели ОО

Как упоминалось выше, любая организация государственного, частного и некоммерческого секторов может нанять личных помощников, равно как и состоятельные люди или семьи.Организации могут нанимать PA напрямую или через специализированное кадровое агентство.

Таким образом, вакансии обычно можно найти на досках вакансий, в специализированных агентствах по найму, а также через национальные и региональные газеты (в печатном виде и в Интернете).

Требуемая квалификация и обучение

В качестве стандарта не требуется формальной академической квалификации, хотя некоторые работодатели могут требовать от кандидатов уровня A / выше, а небольшое меньшинство может предпочесть ученые степени. Если требуются ученые степени, то может оказаться целесообразным получить степень в области коммуникаций, технологий или бизнеса.

Работодателям иногда требуется предыдущий опыт работы администратором или личным помощником: часто два года. Этот опыт часто можно получить с помощью искушений, что, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Можно пройти секретарские курсы или получить диплом онлайн или в колледжах дальнейшего образования.

Ключевые навыки для PA

• Осмотрительность и надежность: вы часто будете сообщать конфиденциальную информацию
• Гибкость и адаптируемость
• Хорошие устные и письменные коммуникативные навыки
• Организационные навыки и многозадачность
• Способность проявлять инициативу и проявлять инициативу
• Такт и дипломатия
• Коммуникативные навыки
• Знание стандартных пакетов программного обеспечения и способность при необходимости изучать фирменное программное обеспечение.

Персональный помощник Описание работы

Персональный помощник Описание работы Шаблон

Мы ищем разностороннего и высокоорганизованного личного помощника для выполнения индивидуальных административных обязанностей для высшего руководства. В этой роли вы будете нести ответственность за планирование встреч, ведение заметок и обработку корреспонденции от имени менеджеров. От вас также могут потребовать организовать поездку и при необходимости помочь с другими обязанностями.

Чтобы добиться успеха в качестве личного помощника, вы должны продемонстрировать отличные организаторские способности и очевидный опыт секретарской должности.Опытные персональные помощники интуитивно понимают потребности менеджеров и работают автономно, чтобы обеспечить индивидуальную административную поддержку.

Обязанности личного помощника:

• Отчитывается перед высшим руководством и выполняет секретарские и административные обязанности.
• Набор, форматирование и редактирование отчетов, документов и презентаций.
• Ввод данных, ведение баз данных и ведение записей.
• Связь с внутренними отделами, ответ на звонки и организация поездок.
• Ведение внутренней и внешней корреспонденции от имени высшего руководства.
• Планирование встреч, ведение календаря событий и отправка напоминаний.
• Копирование, сканирование и отправка документов по факсу, а также создание заметок.
• Подготовка помещений к запланированным мероприятиям и, при необходимости, организация угощений.
• Заказ канцелярских товаров и их замены, а также управление почтовыми и курьерскими службами.
• Соблюдение передовой деловой практики и этикета.

Требования к личному помощнику:

• Диплом средней школы или GED.
• Сертификация по секретарской работе, офисному администрированию или соответствующему обучению.
• 1-2 года опыта работы персональным ассистентом было бы полезно.
• Обширный опыт создания документов и таблиц с использованием офисного программного обеспечения, такого как MS Word, Excel и PowerPoint.
• Расширенные навыки набора текста, ведения заметок, ведения записей и организационных навыков.
• Умение вести внутреннюю и внешнюю переписку.
• Практическое знание принтеров, копиров, сканеров и факсов.
• Знание в программном обеспечении для записи на прием, таком как MS Outlook, а также в переадресации звонков.
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
• Исключительные навыки межличностного общения.

Персональный помощник Профиль работы | Prospects.ac.uk

За каждым менеджером или директором компании вы найдете организованного и эффективного личного помощника. Узнайте, что может предложить эта разнообразная и динамичная карьера

В качестве личного помощника (ЛП) вы будете тесно сотрудничать со старшим управленческим или директивным персоналом для оказания административной поддержки, обычно на индивидуальной основе.Вы поможете менеджеру максимально эффективно использовать свое время, решая секретарские и административные задачи.

PA необходимы обширные знания организации, в которой они работают. Вам необходимо знать ключевой персонал, как внешний, так и внутренний, и понимать цели и задачи организации.

Менеджеры часто сильно полагаются на своих помощников, веря, что работа будет выполняться эффективно в их отсутствие. Таким образом, осмотрительность и конфиденциальность являются важными атрибутами успешного PA.

Личного помощника иногда называют ответственным секретарем, а также личным или личным секретарем.

Обязанности

Как PA, вы часто первый контакт менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации. Задачи будут включать:

• разработка / обслуживание офисных систем, включая управление данными и регистрацию
• организация поездок, виз и проживания, а также время от времени поездки с менеджером, чтобы делать записи или диктовать на собраниях или оказывать общую помощь во время презентаций
• просмотр телефонные звонки, запросы и запросы и их обработка, когда это необходимо.
• проведение предварительных исследований и представление результатов
• подготовка документов, информационных материалов, отчетов и презентаций
• организация встреч и участие в них, а также обеспечение хорошей подготовки менеджера к встречам
• поддержание связи с клиентами, поставщиками и другим персоналом.

Помимо поддержки менеджеров, их команды и отделов, многие PA также имеют свою личную рабочую нагрузку и обязанности. Объем функций PA может быть обширным, и дополнительные обязанности могут включать:

• выполнение конкретных проектов и исследований
• принятие ответственности за счета и бюджеты
• более тесное сотрудничество с руководством, если оно берет на себя некоторые из обязанностей менеджера
• заместитель для менеджера — принятие решений и делегирование работы другим лицам в его отсутствие.
• — участие в процессах принятия решений.

Некоторые PA берут на себя всю секретарскую работу, в то время как другие берут на себя ответственность за набор и обучение младшего персонала и делегируют им часть менее ответственной и конфиденциальной работы.

Заработная плата

• Диапазон типичных начальных окладов составляет от 17 000 до 25 000 фунтов стерлингов. В центре Лондона стартовая зарплата может варьироваться от 22 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
• Заработная плата на высшем уровне или со стажем составляет от 25 000 до 33 000 фунтов стерлингов. Заработная плата в центре Лондона может варьироваться от 30 000 до 50 000 фунтов стерлингов, в зависимости от уровня опыта и типа бизнеса.

Заработная плата зависит от размера и характера организации-работодателя, а также от географического положения.

Дополнительные льготы могут включать пенсионную программу компании, ссуду на абонемент, частную медицинскую страховку, членство в спорте или спортзале и субсидированные обеды.

Данные о доходах предназначены только для справки.

Время работы

Обычно вы будете работать с 9:00 до 17:00, в зависимости от типа организации. Может возникнуть необходимость работать сверхурочно в часы пик и при приближении крайних сроков.

Возможны неполный рабочий день, гибкий график и перерывы в карьере.

Чего ожидать

• Мы часто общаемся с людьми по телефону, электронной почте или лично.
• Некоторые личные помощники предпочитают регистрироваться в агентствах и перемещаться между организациями по краткосрочным контрактам. Почасовая оплата варьируется, но в среднем составляет от 15 до 25 фунтов стерлингов в час, в зависимости от местоположения и сектора. Это обеспечивает меньшую надежность работы, но большую гибкость и возможности для получения разнообразного опыта.
• Несмотря на личный характер должности, самостоятельная занятость возможна для тех, у кого есть значительный опыт. Виртуальные помощники работают из дома, предоставляя свое время целому ряду клиентов.
• Мужчины в настоящее время недопредставлены в этой профессии.
• Рабочие места широко доступны в большинстве крупных городов, но в меньшей степени в сельской местности. Самые престижные посты обычно находятся в Лондоне.
• Работа может быть очень напряженной, поскольку иногда она может включать в себя работу с трудными или требовательными людьми, часто на очень высоких уровнях, и работа всегда ориентирована на потребности менеджера.Быть PA означает очень тесно сотрудничать с одним человеком, и любые проблемы, которые у него возникают в работе, могут повлиять на вас.
• Поддерживающий характер роли также означает, что вклад PA в проекты не всегда может быть признан всей организацией. Некоторых PA расстраивает этот аспект своей работы.
• Поездки в течение рабочего дня, отсутствие дома на ночь, работа или поездки за границу — явление редкое, но может потребоваться для посещения внешних встреч и конференций или в исследовательских учреждениях.

Квалификация

Хотя эта область работы открыта для всех выпускников и тех, у кого есть HND, степень в области бизнеса или управления может увеличить ваши шансы. Некоторые предметы более актуальны для определенных отраслей, например Английская литература для публикации и юриспруденция для юридической работы.

Для обладателей HND следующие предметы могут увеличить ваши шансы:

• администрация
• бизнес
• менеджмент
• секретарское обучение.

Поступление без ученой степени, HND или базовой степени возможно, поскольку личные качества, опыт и общие офисные навыки обычно считаются более важными.

GCSE Английский язык и математика (или эквивалент) являются стандартными требованиями для поступления на многие должности. Также может потребоваться квалификация в области ИТ.

Необычно поступать непосредственно на должность PA в качестве недавнего выпускника из-за ожидаемого от вас уровня опыта. Однако это не невозможно, и один из способов повысить ваши шансы — это получить соответствующую квалификацию, квалификацию, например, сертификат уровня 2 в области поддержки бизнеса и диплом уровня 3 в области делового администрирования.Эти курсы предназначены для обучения студентов навыкам, необходимым для этой профессии:

Навыки

В дополнение к соответствующему опыту и секретарским и административным знаниям вам необходимо предоставить доказательства следующего:

• исключительное письменное и устное общение навыки
• отличные навыки обработки текстов и ИТ, включая знание ряда программных пакетов
• способность работать в напряженных условиях и в сжатые сроки
• хорошие организационные навыки и навыки управления временем
• способность исследовать, усваивать, анализировать и представлять материал ясен и лаконичен
• отличные навыки межличностного общения
• способность работать по собственной инициативе
• честность и надежность
• внимание к деталям
• гибкость и адаптируемость для выполнения ряда различных задач и работы сверхурочно для соблюдения сроков
• усмотрение и понимание конф. проблемы идентичности.

Есть также ряд особых навыков, которые могут дать вам конкурентное преимущество. Например, до сих пор широко используются стенография и набор текста с помощью аудиосистемы. Курсы Teeline и Pitman обучают стандартным отраслевым системам стенографии и скорости набора текста — уроки стенографии см. В Teeline Online.

Соответствующая профессиональная квалификация в области бизнеса и администрирования предоставляется экзаменационной комиссией OCR. Знание иностранного языка может быть полезно на некоторых должностях.

Опыт работы

Для большинства должностей требуется как минимум два года соответствующего опыта, который, как правило, был получен на младшей секретарской или административной должности.

Временная работа во время или после учебы может дать возможность приобрести опыт работы в офисе и развить секретарские навыки более высокого уровня. Многие PA прошли путь от должностей младших и генеральных секретарей до должности.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и стажировок, которые доступны.

Работодатели

PA работают в различных крупных, средних и малых организациях во всех секторах. Должности можно найти в:

• бухгалтерия
• сельское хозяйство, садоводство и смежные отрасли
• искусство, развлечения и досуг
• благотворительные организации и волонтерский сектор
• корпоративный бизнес и бизнес-консультации
• образование
• финансы
• здравоохранение, социальные, медицинские и сопутствующие услуги
• гостиничный бизнес и общественное питание
• право и связанные с ними работы
• местные и центральные правительственные ведомства, включая работу для членов парламента (депутатов)
• производственные и промышленные организации
• маркетинг и реклама
• средства массовой информации и коммуникации
• имущество
• розничная торговля
• научные организации
• охранные и охранные услуги.

Ищите вакансии по телефону:

Возможности также публикуются в местной и национальной прессе.

Специализированные кадровые агентства и онлайн-сайты вакансий обычно обрабатывают вакансии. См .:

Более крупные и более общие агентства также занимаются вакансиями PA и являются хорошим способом найти заманчивые возможности.

Обратите внимание на специальные мероприятия, предназначенные для личных помощников, такие как The PA Show — ежегодная выставка и конференция, предназначенная для PA, исполнительных помощников и офис-менеджеров.

Повышение квалификации

Обучение проходит в основном на рабочем месте. Опытные секретари могут контролировать новых участников, пока они не станут компетентными в работе. Более крупные компании могут провести вводный курс продолжительностью несколько дней, чтобы познакомить вас с различными областями бизнеса. Они также могут предоставить короткие курсы по таким направлениям, как:

• обработка текстов и пакеты программ для баз данных или электронных таблиц
• отраслевые процедуры и бизнес-протокол
• здоровье и безопасность
• первая помощь
• стенография и эффективный учет минут.

В небольших компаниях вам, как правило, придется проводить обучение в свободное время и по собственной инициативе, хотя работодатели могут быть готовы платить за соответствующие курсы.

Можно пройти обучение на неполный рабочий день, пока вы работаете. Следующие организации предлагают соответствующие квалификации, которые, как правило, можно изучать в течение одного или двух лет:

В качестве альтернативы вы можете пройти курс делового администрирования.

Членство в профессиональной организации, такой как Институт административного управления (IAM), также полезно.В настоящее время IAM является ведущей профессиональной организацией для руководителей предприятий, менеджеров по административным вопросам и профессиональных администраторов. Он отражает карьерные цели его членов-администраторов, которые все больше хотят перейти в менеджмент и теперь несут больше ответственности за управление людьми.

См. Веб-сайт IAM для получения информации о членстве, мероприятиях, онлайн-курсах обучения и сведения об одобренных квалификациях, таких как диплом уровня 4 по бизнесу и административному менеджменту, которые можно получить в соответствующих присуждающих органах.

Перспективы карьерного роста

После получения квалификации, навыков и опыта PA могут присоединиться к соответствующей профессиональной организации, такой как IAM, которая может быть полезна для развития карьеры и может предоставить доступ к советам и возможностям непрерывного профессионального развития (CPD).

Полное членство в IAM (MInstAM) открыто для всех, кто соответствует одному из следующих требований:

• вы работали в течение пяти или более лет в любом бизнесе, где ваши обязанности включают администрирование или административное управление
• вы имеете Квалификация 4 или 5 уровня в соответствующей области
• вы завершили 12 дней непрерывного профессионального образования за последние три года.

IAM также предлагает студенческое и партнерское членство для тех, кто только начинает свою карьеру. Посетите их веб-сайт для получения более подробной информации о различных уровнях членства.

Вы можете подать заявку на членство в официальной или профессиональной организации отрасли, в которой вы работаете. Например:

С опытом прогресс может быть быстрым. PA могут продвигаться до более высоких должностей, отвечая за младший персонал. Повышение может быть до PA для более старшего менеджера или в более крупную или более престижную компанию.Возможны также движения внутри отрасли за счет развития роли, контактов и знаний для перехода от администрации к другим отделам.

PA может перейти к исполнительному помощнику (EA). Эта роль сочетает в себе деловую роль ПА с дополнительной ответственностью по организации личной жизни менеджера. Заработная плата часто выше, чем у PA, но продолжительность рабочего дня может быть больше, и эта роль предполагает тесную работу с менеджером.

PA Work может дать уникальное представление о том, как работает бизнес и как принимаются решения на самых высоких уровнях.Такой опыт может оказаться ценным для PA, которые хотят сами стать менеджерами. Навыки, полученные в работе с общественностью, могут быть использованы в других секторах, таких как человеческие ресурсы, маркетинг и связи с общественностью.

Можно специализироваться в определенном секторе, например, в качестве юридической или медицинской PA. Эти рабочие места могут приносить более высокую заработную плату, но могут потребовать дополнительной квалификации.

Некоторые опытные ПА решают работать виртуальными помощниками по найму. Виртуальные помощники работают из дома, предоставляя свое время целому ряду клиентов.Некоторые ПА работают в качестве виртуальных помощников в рамках портфельной карьеры, совмещая эту роль с другими видами работы, иногда даже превращая хобби в бизнес. Такая карьерная гибкость может быть привлекательной. Для получения дополнительной информации см. Британскую ассоциацию виртуальных помощников.

Самостоятельная занятость обычно возможна только для PA со значительным опытом.

Узнайте, как Эмили стала исполнительным помощником BBC Bitesize.

Написано редакторами AGCAS

Сентябрь 2020

© Copyright AGCAS & Graduate Prospects Ltd · Заявление об ограничении ответственности

Посмотрите, насколько хорошо вы подходите к этому профилю работы и более чем 400 другим.

Сопутствующие вакансии и курсы

Программа для выпускников

Программа выпускников «Изменения и преобразования» — лето 2022 г.

Просмотреть вакансию

Выпускник

Менеджер по обмену данными

• Столичная полицейская служба (2 другие должности)
• 32 001–34 500 фунтов стерлингов
• Hendon, Sidcup

Просмотреть вакансию

Дело помощников руководителя

Работа: Ксавье Вейльхан, Мужчина у телефона , 2006 г., окрашенная полиэфирная смола, 27.25 футов x 11 футов x 7 футов, стационарная установка, Cité Internationale, Lyon

Среди наиболее ярких деталей корпоративной эпохи, изображенной в сериале AMC Mad Men , наряду с постоянным курением и выпивкой в ​​полдень, является армия секретарей, которые населяют Стерлинг Купер, рекламное агентство 1960-х годов, представленное в шоу. Тогдашний секретарь пошел по пути под копирку и был заменен исполнительным помощником, который теперь обычно зарезервирован для высшего руководства. Такие технологии, как электронная почта, голосовая почта, мобильные устройства и онлайн-календари, позволили менеджерам на всех уровнях работать с большей степенью самодостаточности.В то же время компании столкнулись с огромным давлением по сокращению расходов, сокращению численности персонала и выравниванию организационных структур. В результате количество помощников на более низких корпоративных уровнях в большинстве корпораций сократилось. Это прискорбно, потому что эффективные помощники могут внести огромный вклад в производительность на всех уровнях организации.

На очень высоких уровнях окупаемость инвестиций квалифицированного помощника может быть значительной. Рассмотрим руководителя высшего звена, чей общий пакет вознаграждения составляет 1 миллион долларов в год, и который работает с помощником, который зарабатывает 80 000 долларов.Чтобы организация окупилась, помощник должен сделать руководителя на 8% более продуктивным, чем если бы он работал в одиночку — например, помощник должен сэкономить руководителю примерно пять часов за 60-часовую рабочую неделю. На самом деле хорошие помощники спасают своих боссов гораздо больше. Они гарантируют, что встречи начинаются вовремя, и заранее доставляют подготовительные материалы. Они оптимизируют графики поездок и позволяют принимать решения удаленно, отслеживая выполнение проектов. И они фильтруют отвлекающие факторы, которые могут превратить менеджера в реактивного человека, который весь день отвечает на электронную почту, вместо лидера, который заранее определяет повестку дня организации.Как пишет Роберт Позен в этом номере: первоклассный помощник «имеет решающее значение для продуктивности».

Это верно не только для топ-менеджеров. Стремясь сократить административные расходы, многие компании зашли слишком далеко, предоставив бесчисленным высокооплачиваемым менеджерам среднего и высшего звена самостоятельно организовывать поездки, составлять отчеты о расходах и назначать встречи. Некоторые компании могут быть привлечены к понятию эгалитаризма, которое, по их мнению, представляет собой структура без помощников: когда рабочие видят, как босс загружает бумагу в копировальный аппарат, как гласит теория, создается дух «мы все вместе».Но как практика управления такая структура редко имеет экономический смысл. Вообще говоря, работу следует делегировать самому дешевому сотруднику, который может делать это хорошо. Хотя компании приняли эту логику, передав работу на аутсорсинг поставщикам или в операции за границей, в штаб-квартире они игнорируют ее, вынуждая лучшие таланты тратить свое время не по назначению. Как давний рекрутер исполнительных помощников, я работал со многими организациями, страдающими от одной и той же проблемы: слишком много административной работы и слишком мало помощников, которым ее можно поручить.

Предоставление менеджерам среднего звена доступа к помощнику или общим ресурсам может быстро повысить производительность даже в небольших, хорошо управляемых компаниях. Фирмам также следует подумать о более широких преимуществах для развития, связанных с предоставлением помощников начинающим менеджерам. Настоящая отдача может наступить, когда менеджер приходит на работу, которая на несколько уровней выше подготовлена ​​и обычно более продуктивна. Опытный помощник может быть особенно полезен, если менеджер — новый сотрудник. Помощник становится важным вспомогательным ресурсом, помогая менеджеру прочитать и понять организационную культуру, направляя его или ее через ее различные (и сложные) личности, и выступая в качестве резонатора во время решающей акклиматизации.Таким образом, знающие помощники — это больше, чем актив производительности: они обратные наставники, использующие свой опыт, чтобы научить новых руководителей тому, как люди должны вести себя на этом уровне в организации.

Максимально эффективное использование помощников

Два критических фактора определяют, насколько хорошо менеджер использует помощника. Первый — это готовность руководителя делегировать часть своей работы помощнику. Второй — готовность помощника выйти за пределы своей зоны комфорта и взять на себя новые обязанности.

Делегируйте грамотно.

Наиболее эффективные руководители глубоко думают о тех частях своей рабочей нагрузки, которые может взять на себя — или реструктурировать, чтобы частично взять на себя — помощник. Сортировка и составление ответов на электронные письма — основная задача практически всех помощников. У некоторых руководителей есть помощники, которые подслушивают телефонные звонки, чтобы организовывать действия и отслеживать их выполнение. Сегодня многие помощники берут на себя больше контролирующих ролей: они управляют информационными потоками, занимаются базовым финансовым управлением, посещают собрания и больше занимаются планированием и организацией.Руководители могут помочь расширить возможности своих помощников, дав понять организации, что помощник обладает реальными полномочиями. Сообщение, которое должен передать руководитель, звучит так: «Я доверяю этому человеку представлять меня и принимать решения».

Не каждый руководитель подходит для этого типа делегирования. В частности, молодые менеджеры выросли на технологиях, способствующих самодостаточности. Некоторые настолько привыкли выполнять свои собственные административные задачи, что плохо общаются с помощниками.Эти менеджеры должны думать о помощниках как о стратегических активах и осознавать, что часть их работы — это управление отношениями с целью получения максимально возможной прибыли.

Расширяя границы.

Отличные помощники активно ищут способы улучшить свои навыки. Когда я был помощником Пита Петерсона, бывшего министра торговли США и главы Lehman Brothers, я посещал вечерние занятия по праву, маркетингу и презентациям, чтобы отточить свои навыки. Сегодня я вижу, как помощники руководителей изучают новые языки и технологии, чтобы улучшить свою работу, работая в глобальных корпорациях.

В своей работе я часто встречаю помощников руководителей мирового уровня. Лоретта Софоклеус — исполнительный помощник Роджера Фергюсона, президента и генерального директора TIAA-CREF; ее титул — директор по операциям исполнительного офиса. Она управляет командами. Она ведет собрания. Роджер говорит, что он обгоняет Лоретту много решений, прежде чем взвешивается.

Другой пример — Норин Денихан, которую я назначил более 13 лет назад на должность исполнительного помощника Дональда Дж. Гогеля, президента и генерального директора Clayton, Dubilier & Rice, LLC.По словам Дона, Норин выполняет неформальную руководящую роль, обладает беспрецедентной способностью распознавать сложные ситуации, распознавать сложных людей и обстоятельства и реагировать на них. «Эффектный помощник руководителя может бросить вызов законам физического мира», — говорит Гогель. «Она [или он] может заглядывать за угол».

Труди Витти — исполнительный помощник Кевина Робертса, генерального директора Saatchi & Saatchi по всему миру. Часто, когда вы задаете ему вопрос, он говорит: «Спросите Труди». Он путешествует неделями и говорит, что полностью уверен в том, что Труди сможет управлять офисом в его отсутствие.

По сравнению с менеджерами в других странах, менеджеры в Соединенных Штатах лучше передают важную работу своим помощникам и относятся к ним как к реальной части управленческой команды. За пределами Соединенных Штатов образовательные требования к помощникам менее интенсивны, зарплаты ниже, а роль обычно описывается как личный помощник.

Часто можно многое сказать о стиле управления и эффективности руководителя по тому, как он взаимодействует со своим помощником.Может ли руководитель доверять и делегировать полномочия, или он контролирует его на микроуровне? Нравится ли помощникам работать на нее, или у нее есть история, когда многие помощники быстро уходили или были уволены? Не все отношения между начальником и помощником устанавливаются на небесах, но способность руководителя управлять конфликтами с помощником может быть важным показателем его общей способности управлять людьми.

В поисках подходящей фигуры

Наем подходящего помощника может быть проблемой. В некотором смысле это сложнее, чем заполнение традиционных управленческих должностей, потому что личное взаимопонимание и индивидуальная динамика очень важны — иногда даже больше, чем навыки или опыт.

Опытные помощники понимают невысказанные потребности и характеристики людей, с которыми они работают. У них высокий уровень эмоционального интеллекта: они реагируют на тонкие сигналы и реагируют ситуативно. Они уделяют пристальное внимание изменениям в поведении и темпераменте руководителя и понимают, что время и суждения являются основой слаженных рабочих отношений. Хороший помощник быстро узнает, что нужно руководителю, каковы его сильные и слабые стороны, что может вызвать гнев или стресс и как лучше всего приспособиться к его или ее личному стилю.Трудно найти подходящего партнера: вот почему так много хороших помощников следуют за руководителем с работы на работу.

После многих лет опроса уволенных ассистентов я выявил несколько факторов, влияющих на плохие отношения. Самыми распространенными ошибками помощника являются неправильное понимание корпоративной культуры, неспособность навести мосты с другими помощниками, неспособность задать достаточно вопросов о задачах, согласие взять на себя слишком много работы и разговаривать с внешними сторонами без разрешения.Начальники обычно способствуют ухудшению этих отношений, не будучи открытыми в своих общениях или не внося ясности в свои ожидания.

Я недавно назначил помощницу, у которой возникли проблемы с налаживанием правильных отношений со своим боссом. Руководитель позвонил мне и сказал: «Мельба, я ожидал, что она прочитает эти записки, а затем очень быстро передаст их моим менеджерам. Но она оставила их у меня на столе, на выходных не звонила и не отправляла ». Я спросил об этом ассистентку, и она сказала: «Он не сказал мне, что это важно — я не могу читать чьи-то мысли.«Но на самом деле на этой работе вы должны уметь читать мысли или, по крайней мере, задавать вопросы.

Проще говоря, без лучших помощников руководителя не обойтись. Microsoft никогда не будет разрабатывать программное обеспечение, которое может успокоить истеричного менеджера по продажам, предотвратить кризис, переписав плохо сформулированное электронное письмо, сгладить взъерошенные перья клиента и решить надвигающуюся кадровую проблему — и все это в течение одного часа, и все это, не отвлекая менеджера. кому такие проблемы иначе могли бы отвлечь внимание.Исполнительные помощники придают компаниям и менеджерам человеческое лицо. Это специалисты по устранению неполадок, переводчики, служащие службы поддержки, дипломаты, специалисты по базам данных, консультанты по путешествиям, психологи-любители и послы во внутреннем и внешнем мире.

После многих лет сокращения компании могут повысить производительность, вооружив больше менеджеров помощниками.

После многих лет сокращения компании могут повысить производительность, вооружив больше менеджеров такой помощью, а руководители, которым посчастливилось иметь квалифицированного помощника, могут извлечь выгоду, найдя способы делегировать ему или ей работу более высокого уровня.Отношения между руководителем и помощником — это деловые партнерства: сильные — это взаимовыгодные отношения между умными людьми. Фактически, они беспроигрышны, потому что в конечном итоге выгоды получают компании.

Версия этой статьи появилась в майском выпуске журнала Harvard Business Review за 2011 год.

Каковы обязанности и ответственность личного помощника?

У занятых бизнес-лидеров и тех, кто на руководящих должностях, есть ограниченное количество часов в день, чтобы выполнить все задачи из своего списка дел.Вот почему они привлекают личных помощников, чтобы облегчить их рабочую нагрузку и оказать поддержку там, где они больше всего в ней нуждаются.

Роль личного помощника невероятно важна; они берут на себя множество обязанностей, которые способствуют успеху компании. Большинство из нас видели изображения личных помощников знаменитостей в фильмах, но как на самом деле выглядит список ежедневных обязанностей личного помощника?

В этом руководстве мы рассмотрим, что делает личный помощник, обязанности личного помощника и что личный помощник может сделать для вашего бизнеса.

Что такое личный помощник и чем он занимается?

Персональный помощник, в отличие от помощника по административным вопросам, который обычно обслуживает всю команду, выполняет множество административных обязанностей для одного человека — отсюда и слово «персональный».

В то время как исполнительные помощники и исполнительные личные помощники обычно работают исключительно с руководителями и старшими менеджерами, личные помощники работают с руководителями более низкого уровня.

Персональные помощники выполняют множество задач, связанных с поддержкой управленческого персонала, от организации командировок до ведения протоколов и обслуживания систем хранения в офисе.Однако в зависимости от потребностей и целей вашей организации роль личного помощника будет отличаться.

Любому эффективному личному помощнику потребуются следующие навыки:

• Коммуникативные навыки
• Межличностные навыки
• Навыки тайм-менеджмента
• Сильные организаторские навыки

Каковы должностные обязанности личного помощника?

Обязанности личного помощника полностью различаются в зависимости от отрасли, в которой он работает.

Например, на некоторых должностях личные помощники должны будут путешествовать вместе со своими руководителями в командировках. Другим, чья компания работает с международными клиентами, потребуется иметь возможность приспособиться к нестандартным часам работы, чтобы учесть разницу во времени. Эти требования всегда следует четко указывать в должностной инструкции вашего личного помощника.

Однако, если мы рассмотрим «контрольный список» обязанностей личного помощника, появится большинство из следующих административных задач и обязанностей:

• Выступление в качестве первой точки контакта между менеджерами и внутренними / внешними клиентами посредством телефонных звонков и других методов связи
• Управление и организация дневников, а также планирование встреч, встреч и мероприятий
• Ведение протоколов встреч
• Расшифровка под диктовку
• Транспорт, размещение и организация поездок
• Организация мероприятий и конференций
• Подготовка отчетов, презентаций и сводок
• Ведение баз данных и систем хранения
• Сопоставление и регистрация деловых и командировочных расходов менеджера
• Проведение исследований от имени менеджер

Персональный помощник должностные обязанности и обязанности

Часто компании ищут конкретные требования к личному помощнику, включая квалификацию, определенные наборы навыков, пройденные курсы обучения и предыдущий опыт.Общие требования для любой роли личного помощника включают:

• Предыдущий опыт работы в роли личного помощника, исполнительного секретаря или офис-менеджера
• Способность следовать установленным процессам
• Высокоорганизованный, с отличными навыками тайм-менеджмента
• Способность ясно и кратко общаться с клиентами всех уровней как внутри, так и за пределами
• Хорошо знаком с пакетами программного обеспечения, такими как Microsoft Office (Outlook, Word, Excel и PowerPoint)
• Опыт создания и поддержки систем и процедур управления офисом
• Навыки обслуживания клиентов
• Способность выполнять многозадачность и определять приоритеты рабочих нагрузок
• Высокий уровень внимания к деталям
• С высшим образованием Диплом

Чем личный помощник может сделать для вашего бизнеса?

Итак, чем вам может помочь личный помощник?

Есть причина — даже с ростом количества виртуальных помощников — спрос на персональных помощников не снижается.

Управление бизнесом, особенно в периоды быстрого роста, требует от лидеров сосредоточения внимания на общих целях. Административные задачи часто отнимают много времени, энергии и денег, которые можно было бы потратить на достижение указанных целей.

Персональные помощники берут на себя эти трудоемкие, но важные задачи и могут расставить приоритеты в соответствии с вашими бизнес-целями. Пока вы сосредотачиваетесь на стратегических бизнес-задачах, их задача — обеспечить вам достаточную поддержку, чтобы сосредоточиться на этих высокоуровневых приоритетах.

Как нанять правильного личного помощника

Наем правильного личного помощника с нужным набором навыков имеет решающее значение. Ваш личный помощник будет вашей основной опорой, поэтому вы должны выбрать кандидата, который хорошо работает не только с вами, но и с организацией в целом.

Во-первых, вам нужно определить, как выглядит ваш личный стиль работы. Например: вы предпочитаете получать обновления по каждой мелочи? Или вы предпочитаете получать обновления один раз утром и один раз вечером? Этот тип информации поможет вам оценить кандидатов, когда дело доходит до подготовки вопросов для собеседования.

В первую очередь важно найти подходящих кандидатов. В описании должности личного помощника вам потребуется:

• Уточните, является ли эта должность неполной или полной.
• Укажите правильное название должности для привлечения лучших кандидатов
• Предоставьте информацию о возможностях профессионального развития
• Установите любые руководящие принципы работы на дому
• Укажите, является ли должность для начального уровня или ищете ли вы кого-то с определенным опытом
• Укажите, сколько сотрудников будет поддерживать роль (если применимо)

Каждый личный помощник будет иметь свою индивидуальность и уникальный набор навыков — Хитрость заключается в том, чтобы найти правильную комбинацию для вас и целей вашего бизнеса.Чем больше вы и ваш личный помощник можете работать синхронно, тем больше вы сможете сосредоточиться на будущем своего бизнеса.

Каковы обязанности исполнительного помощника генерального директора? | Работа

Помощник руководителя нанят, чтобы помогать генеральному директору или другому высокопоставленному должностному лицу компании и брать на себя задачи, которые позволят ее боссу заниматься другими бизнес-задачами. Хорошие коммуникативные навыки и инициатива — ценные активы. Исполнительный помощник обычно находится в офисе, хотя, если позволяют обстоятельства, можно работать удаленно.Конкретные обязанности зависят от организации. По данным O * net Online, в среднем прогнозируемый рост должностей исполнительного помощника с 2010 по 2020 год составит от 10 до 19%.

Административные обязанности

Административные задачи, за которые будет отвечать исполнительный помощник, могут включать в себя ответы на вопросы и выполнение работ. телефонные звонки, ретрансляция сообщений соответствующей стороне и обработка входящих сообщений, таких как электронная почта и официальные письма. Она также должна вести электронные и бумажные файлы.Большинство исполнительных помощников управляют календарями, планируют встречи и конференции, а также организуют поездки. В небольшой организации исполнительный помощник может отвечать за такие задачи, связанные с кадрами, как размещение объявлений о вакансиях, отбор кандидатов и проведение собеседований лично или по телефону.

Специализированные обязанности

Обязанности исполнительного помощника часто требуют отраслевых знаний и деловой смекалки, особенно при проведении исследований, составлении отчетов, работе с трудными клиентами и ситуациями, составлении писем и прогнозировании потребностей бизнеса.Успешный помощник руководителя должен хорошо работать в условиях стресса, чтобы уложиться в сжатые сроки и справиться со сложной рабочей средой.

Характеристики

Эффективный помощник руководителя должен быть достаточно надежным, чтобы генеральные менеджеры могли быть уверены в том, что задачи будут выполнены правильно и вовремя. Исполнительные помощники также должны обладать сильными навыками решения проблем и быть настойчивыми в сложных ситуациях. Готовность учиться и проходить обучение поможет в продвижении по службе.

Заработная плата и перспективы

По данным Бюро статистики труда, средняя зарплата исполнительных секретарей и исполнительных административных помощников составляла 48 120 долларов в год по состоянию на май 2011 года. Годовой доход составлял менее 30 320 долларов в год для 10 процентов самых бедных работников. до более чем 71 020 долларов за самые высокие 10 процентов. По прогнозам, количество рабочих мест для исполнительных секретарей и административных помощников вырастет на 13 процентов с 2010 по 2020 год, что примерно так же быстро, как в среднем по всем профессиям.

Информация о зарплате секретарей и помощников по административным вопросам за 2016 год

По данным Бюро статистики труда США, средняя годовая зарплата секретарей и помощников по административным вопросам в 2016 году составляла 38 730 долларов США. Что касается нижнего предела, секретари и административные помощники получали зарплату 25-го процентиля в размере 30 500 долларов, что означает, что 75 процентов зарабатывали больше этой суммы. Заработная плата 75-го процентиля составляет 48 680 долларов, что означает, что 25 процентов зарабатывают больше. В 2016 году в США было занято 3 990 400 человек.С. в качестве секретарей и административных помощников.

Персональный помощник или управляющий домом: вам нужно и то, и другое?

Если вы ищете кого-то, кто поможет управлять вашим имуществом, скорее всего, вы хотите обеспечить беспроблемный опыт как для своей семьи, так и для персонала, которого вы приводите в свой дом. Когда дело доходит до управления недвижимостью, существует довольно много вариантов услуг, которые вы могли бы найти для своего дома. Эти три услуги включают управляющего недвижимостью, управляющего домом и личного помощника.Большинство клиентов, которые занимаются персоналом в своем имении, выбирают управляющего имуществом, но затем не уверены, нужны ли им одновременно управляющий домом и личный помощник, или того или другого будет достаточно для их нужд. Повезло им и вам, мы здесь, чтобы помочь! Продолжайте читать, чтобы узнать, какое решение лучше всего подходит для вашей недвижимости!

Управляющий домом

Управляющие домом имеют опыт ведения домашнего хозяйства без присмотра и следят за тем, чтобы дом работал нормально.Управляющий домом может организовать внешние домашние услуги, управлять бюджетом, хранить запасы товаров, планировать специальные мероприятия, выполнять поручения и делать покупки в продуктовом магазине. Иногда управляющий является единственным персоналом в доме, то есть он покрывает все услуги, включая уборку, уход за детьми, приготовление еды и стирку. Управляющий домом действительно может все это сделать!

Управляющий домом также может быть руководителем остальной части вашего персонала, если ваше поместье полностью укомплектовано. Управляющий домом также может быть связующим звеном с владельцами поместья для всего персонала, поскольку они могут быть единственными, кто напрямую контактирует с главой семьи.

Персональный помощник

Как и в случае с управляющим домом, обязанности личного помощника зависят от поместья. PA часто выполняют секретарские обязанности, а также планируют для своего работодателя внутренние и внешние мероприятия. Если есть управляющий домом, личный помощник работает рука об руку с ним, чтобы синхронизировать информацию и следить за тем, чтобы все было покрыто.

Типичные должностные обязанности личного помощника включают соблюдение расписания семьи, управление бюджетом, организацию поездок, организацию общественных мероприятий, личные покупки и ведение личной переписки.Если вы востребованный человек, ваш личный помощник облегчит вам жизнь.

Что делать?

Если ваш бюджет позволяет, мы в Hazel Agency считаем, что наличие личного помощника и управляющего жизненно важно для успеха вашего поместья. Особенно если вы занятой человек и у вас много семейных и личных дел, которые нужно решить. Если у вас не так много личных дел, вы можете получить больше пользы от найма только управляющего домом, однако, как только личные обязанности мешают обеспечить успех в семье, вы захотите нанять личного помощника.

The Hazel Agency — это кадровая компания, занимающаяся предоставлением высококлассных кадровых решений в поместьях в Атланте, штат Джорджия. Если вы планируете пригласить на борт управляющего или личного помощника, заполните форму « Найм персонала» и свяжитесь с нами сегодня!

.