В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.

Как открыть ивент-агентство: история директора

Создавать праздник — это такая же тяжелая работа, как и все остальные. Как бурный фееричный отпуск, после которого хочется уехать на необитаемый остров и немного отдохнуть. Но если ты твердо знаешь, что «командовать процессом буду я», садись и читай нашу новую бизнес-историю в рубрике «Свой бизнес». Рассказывает Екатерина Ластенко, директор ивент-агентства «Hakuna Matata», тренер бизнес-школы «Profi», создатель HR-платформы «Междусобойчик», организатор Антиконференции «Поколение XYZ», PMD Marketing.

ЧИТАЙ ТАКЖЕ — Почему она ушла из Google: уйти из компании мечты ради мечты собственной. Бизнес-история

Я очень амбициозный человек. Недавно мои друзья-генетики рассказали, что у некоторых людей есть так называемый «ген авантюризма», который заставляет постоянно двигаться к новым переживаниям, никогда не останавливаться на достигнутом. У меня он есть на 100%. Мне всегда хотелось иметь своё дело, руководить людьми, создавать и организовывать.

В 20 лет я уже поняла, что не смогу быть просто «женой своего мужа» и не хочу работать в корпоративном бизнесе, моей мечтой было – собственное дело. Хотя тогда я не имела ни малейшего представления, чем конкретно хочу заниматься.

У каждого своя мотивация заниматься бизнесом. Кто-то хочет денег, тогда вообще не важно, чем заниматься, главное, чтобы твой товар имел спрос на рынке. Для других бизнес – это тусовка, такому руководителю важно, чтобы люди были на него эмоционально завязаны, от своего коллектива он заряжается энергией и даже может уйти «в минус», чтобы сохранить команду. Для меня было важно понять, чем же я хочу заниматься, что хочу создавать и какие идеи нести в мир. Я была уверенна, что могу сделать всё, что действительно сильно захочу. После долгих поисков я определилась с «делом своей жизни», которое впоследствии стало бизнесом.

Читайте также: 
Как начать бизнес без богатого папика:
опыт дизайнера-архитектора

В моем бизнесе необходим минимальный стартовый капитал. Организацией мероприятий возможно заниматься и без шикарного офиса, раздутого штата и громкой рекламы. Главный капитал ивент-агентства – это клиенты. С первыми вложениями помог мой нынешний партнер, который создал инфраструктуру, в которой нам с первыми сотрудниками было комфортно трудиться. Мы вместе до сих пор, это очень плодотворный союз прагматизма и творчества.

Читайте также: 
Как открыть студию декора,
если в кармане 500$

Тогда нам всё казалось прекрасным и фееричным. Сейчас я понимаю, что основной проблемой было то, что мы бежали во все стороны, хватались за любые идеи и проекты. Этот опыт нам был необходим для того чтобы определиться со специализацией агентства. Со временем мы решили, что будем заниматься только мероприятиями для бизнеса (конференции, корпоративы, промо). Навсегда отказались от свадеб, приватных, клубных ивентов и привозных концертов. Это локализировало целевую аудиторию и наш стиль работы.

Я прекрасно помню первый год рождения «своего дела». Тогда я ещё раз поняла, что мы занимаемся тем, что любим делать сами. Свой первый день рождения мы праздновали среди коллег, клиентов и друзей на корабле. Сделали небольшой концерт, плясали, дурачились, а в финале пели задушевные песни под гитару, сидя на корме прямо в вечерних платьях. Я до сих пор храню подарки с того дня рождения, жаль только, что подаренная золотая рыбка в аквариуме уже не с нами 🙂

Бизнес стал окупаемым не ранее, чем через два года.

Мой личный девиз, который поддерживает в сложных ситуациях: «Нет ничего невозможного для человека с интеллектом». Если ты столкнулся с проблемой, значит, что-то ещё не понял, не разобрался. Нужно искать выход, а не впадать в эмоции.

Слоган агентства «Акуна Матата» — «Жизнь без забот!», наши клиенты не заботятся ни о чем, только получают удовольствие и пользу для бизнеса от своих мероприятий.

Читайте также: 
Как без капитала создать
свадебное агентство для богатых невест

Самое важное в работе с клиентом — нельзя критиковать клиента, не нужно отвоевать свою территорию, не стоит выяснять, кто прав, а кто виноват. Нужно взяться с клиентом за руки и идти к общим целям. Чтобы научиться хорошему клиент-сервису, нужно самому стать хорошим клиентом. Как вы относитесь к официантам, таксистам? Как общаетесь со своими преподавателями, родственниками, знакомыми? Нельзя быть толерантным и заботливым только со своими клиентами, это качество нужно развивать, как самодостаточное.

Главный ивент в мире – это, безусловно, Олимпийские игры. Я всегда с огромным интересом наблюдаю за церемониями открытия, за сюжетной линией, которую выстроил режиссер, за символикой, которую он использовал, за реакцией на все эти спецэффекты публики. Также я постоянно посещаю концерты за границей, карнавалы, главные праздники разных народов. У этих событий не всегда есть конкретный автор, история развития сценария может быть очень глубока и повторяться каждый год снова и снова. Но система, законы и правила коллективного ивента едины, и мне очень интересно узнавать новые грани этих мистерий. 

О СЕБЕ

Меня вдохновляет моя команда и мои духовные учителя.

Стресс лучше не надевать, конечно:). Зачастую я стрессую от однообразной деятельности и, как следствие, отсутствия нового опыта и переживаний. Поэтому рецепт тут прост – смена деятельности, пространства, окружения. От физической усталости мне помогают спорт, йога, массаж, от ментальной усталости — хорошая компания, обучение и путешествия.

Я не люблю утро. Поэтому делаю всё, чтобы наполнить начало дня приятными для настроения моментами. Любимая музыка и комплекс хатха-йоги вдохновляют меня на целый день. Также в последнее время я обрела полезную привычку – завтракать. Поэтому мой день начинается с мультизлаковой каши с фетой по моему фирменному рецепту и огромной чашки зеленого чая.

Я – убежденная сова, тут уж ничего не поделать. Мой рабочий день обычно заканчивается не раньше 20 часов, с 23 до 2 часов ночи работает «творческая фаза», это самый продуктивный период для размышлений, литературы и кино. В это время я впитываю информацию, которая меня вдохновляет на новые проекты. Соответственно, в 9 меня будит будильник. График может меняться во время проектного периода, на монтаж мы можем выехать и в 3 часа ночи, можем не спать несколько суток – это издержки работы ивентора.

В последние несколько лет моя вредная привычка — это сериаломания. Если меня захватывает какой-то сюжет, я не могу оторваться от экрана, пока не пересмотрю все сезоны. «Карточный домик», «Ганнибал», «Во все тяжкие», «Мистер Робот», «Аббатство Даунтон» были проглочены за считанные дни. Мои друзья говорят, что хуже только компьютерные игры. Пожалуй, даже пробовать не буду:). В бизнес-школе «Profi», тренером которой я являюсь, каждый учебный сезон мы открываем обзором мировых социальных трендов. Недавно мы как раз обсуждали, что культовые сериалы диктуют моду на стиль жизни в большей мере, чем другие медиа-продукты.

В минуты отчаяния нужно всегда помнить, что ты не один. Миллионы людей сталкивались с такими же проблемами и решили их, вокруг тебя много друзей и соратников, которые с радостью придут на помощь. Также нужно всегда помнить, что ты уже решал в жизни, казалось бы, неподъемные задачи. Поначалу они кажутся монстрами, потом приносят тебе жизненные уроки и бесценный опыт.

Для людей, которых любишь, ты всегда найдешь время и возможность выразить свои чувства, сделать что-то приятное. Если в отношениях проблемы, то человек ищет отдушину в работе, начинает «трудоголить». У меня бывают периоды аврала, когда я отдаюсь своим проектам целиком, но это всегда заканчивается, и я уделяю своим близким и своим удовольствиям столько времени, сколько хочу. 

Материалы по теме:

8 советов для начинающих организаторов и для тех, кто решил построить бизнес на ивентах.

Всем привет! С вами на связи управляющий ивент агентства Prime Event — Дмитрий Слащёв. Я поделюсь очень ценной информацией для начинающих организаторов и для тех, кто решил открыть свое event агентство. И так, поехали…

Перед тем, как перейти к основным пунктам, хочу сразу обратить внимание, что профессия организатора и ивент индустрия в целом — это не про развлечения и огромные деньги, это про тяжелый труд организатора, взлеты и падения и огромные риски…

Если у Вас проблемы со стрессоустойчивостью, мыслите шаблонно и не готовы на эксперименты (а это риски), не готовы работать 24/7, а при стрессовых ситуациях и форс-мажорах — впадаете в ступор и не можете решать сложные проблемы и задачи, которые очень часто возникают на мероприятиях, то эта работа точно не для Вас! Найдите что-то поспокойнее и менее ответственное))

1. Начать ивент бизнес самостоятельно или с партнером?

Это очень важный выбор для тех, кто только планирует открывать свое ивент агентство. Вы молодой и амбициозный, а у вас есть такой же друг или родственник и вы решили вместе открыть свое агентство праздников, то для начала 100 раз подумайте! А стоит игра свеч? А может лучше одному? Да, одному может быть страшнее, да и финансово вложиться придется самостоятельно (про денежные вложения тоже поговорим). Но мы поделимся личным опытом, а вы уже решайте сами, как же все таки лучше…

Наша история началась в 2008 году, когда было открыто ивент агентство с партнером, и все было хорошо, бизнес развивался, штат увеличивался… Но во многих моментах было очень много разногласий, и если у вас есть мысли, как можно что-то улучшить, что-то изменить и т.п., а у вашего партнера мнение с вашим не совпадает, то тут уже начинаются проблемы… В чем могут быть разногласия и как это повлияет на бизнес — об этом можно написать отдельную статью, но тут мы это упустим…

И вот спустя 10 лет сотрудничества, мы разошлись, а первое агентство было закрыто навсегда… А в 2018 году, я (Дмитрий Слащёв) — открыл свое собственно агентство Prime Event, которое с новым именем себя очень круто зарекомендовало на рынке ивент индустрии.

И что я могу сказать — когда ты владелец бизнеса (без партнеров) и можешь принимать самостоятельно все решения и реализовывать все задуманное, то однозначно — это лучше, а мне есть с чем сравнивать, уж поверьте моему опыту)))

Конечно же тянуть самостоятельно бизнес будет сложно, но на старте, Вам и не нужны будут сотрудники, поскольку у вас не будет того количества заказов, чтоб нанимать дополнительный штат. А со временем — можно и расширяться…

2. Сколько нужно вложить денег, чтоб открыть свое event агентство?

Поскольку мы в первом пункте затронули финансовую часть, то сразу про нее и напишем. Многим может показаться, что нужно много средств, чтоб запустить ивент бизнес, но на самом деле — это не так, если сделать все грамотно! Вам же не нужно закупать товар или арендовать большие площади и закупать специальное оборудование. Вы продаете услуги и свой креатив, а тут вложений не нужно)))

Финансовая составляющая:

ФЛП (Физическое Лицо Предприниматель).

Это самое первое, что нужно сделать. Стать предпринимателем и открыть ФЛП, ну или ТОВ. В зависимости от выбранной ниши, нужно определиться с правильной группой! Если планируете заниматься детскими праздниками или свадьбами, то вам нужна будет вторая группа и вы сможете работать за наличку, а если корпоративные и бизнес мероприятия, то только третья группа (безналичный расчет), поскольку в этой нише практически нет налички и только безналы…

Стоимость за открытие ФЛП или ТОВ — от 500 грн., это если обратиться в специальную компанию, а если самостоятельно, то наверно бесплатно))

САЙТ.

Это наверно и будут Ваши самые большие вложения, как финансовые, так и затратные по времени (а время — это тоже деньги)! Сайтом Вы можете начинать заниматься еще до открытия ФЛП, поскольку на это может уйти от месяца до полугода, в зависимости от его сложности.

Вы конечно же можете сделать сайт самостоятельно на бесплатном конструкторе, типа Тильды, но мы не рекомендуем, поскольку Вы будете ограничены необходимым функционалом, да и раскручивать такой сайт будет сложнее. А вот стоимость хорошего сайта Вам обойдется от 1000 долларов.

Рекомендация — обязательно делайте сайт, как для компьютеров, так и для мобильной версии. По нашей аналитике, так наш сайт посещают с компьютера 45%, а с мобильных устройств – 54%, а 1% — с планшетов.

ОФИС.

На первом этапе — забудьте это слово, Вам он точно будет не нужен. Если у Вас есть дома интернет и какой-то кусочек свободного пространства, где Вы сможете работать и Вам никто не будет мешать, то офис точно не нужен! Ежемесячный бюджет на офис (а это от 5000 грн.), Вы лучше потратите на рекламу своего сайта — будет больше эффективности.

Если Ваша ниша — организация корпоративных мероприятий или бизнес событий, то все Ваши встречи будут проходить на территории клиента. А если детские или свадьбы, то Вы можете провести встречу в любом удобном заведении для клиента.

Но если Вы не можете работать дома или вам негде работать, то можете найти подходящий коворкинг, который очень популярен сейчас, а рабочее место Вам обойдется — от 50 долларов в месяц.

Доп. затраты.

Сюда мы можем отнести дополнительные затраты: визитки (не обязательно), мобильный телефон с отдельной сим-картой (мы рекомендуем не использовать свой личный номер), возможно еще какая-то мелочевка. На доп затраты уйдет — от 5000 грн.

Компьютер или ноутбук мы в бюджет на относим, хоть это и будет Ваш основой рабочий инструмент, поскольку этот гаджет есть наверняка у всех, а если нет, то добавите к бюджету еще минимум 500 долларов))

Ваши вложения — 2000 долларов!

Если мы говорим про сайт от 1000 долларов, рекламный бюджет на первых полгода 600-800 долларов и мелкие доп затраты 200-300 долларов. Вот мы и получим средний бюджет для вложения — в 2000 долларов!

И возвращаясь к первому пункту — про партнера, то согласитесь, что 2000 долларов — это небольшая сумма, чтоб искать себе партнера для бизнеса, а вполне подъемная цифра, чтоб запустить бизнес самостоятельно.

3. Ниша для организаторов.

Это очень важный пункт, поскольку нельзя разбираться максимально хорошо во всем!

Делимся личным опытом — раньше мы занимались всеми видами мероприятий (кроме похорон конечно)… Корпоративы, детские, свадьбы, конференции и т.п. Но спустя многие годы, мы выбрали для себя нишу корпоративного сегмента и бизнес событий. От детских и свадеб мы отказались, хотя иногда тоже организовываем для наших постоянных клиентов или по рекомендации.

Детские

По детским есть огромный плюс — на эти праздники не влияет ничего! Ни карантин, который подкосил ивент индустрию в 2020-2021 годах, ни другие внешние факторы… Детские праздники организовывают всегда, общаясь с партнерами по детским, так у них в период карантина — было больше заказов, чем до, а при этом вся ивент индустрия — практически без заказов((

Свадьбы

Эта ниша очень скользкая, поскольку очень большая конкуренция, да и многие клиенты сейчас организовывают свою свадьбу самостоятельно, подобрав в интернете подходящие услуги, ведущего и т.п. Да и свадебный рынок — это «одноразовые клиенты», поскольку второй раз к Вам вряд ли обратятся, если сравнивать с детскими или корпоративами.

Корпоративные мероприятия

Это наша любимая ниша, поскольку многие компании празднуют мероприятия ежегодно, и если Вы организовали все качественно, то Вы получаете постоянного клиента. А многие компании празднуют и по несколько мероприятий в год: День рождения компании, Новогодний корпоратив, Летний тимбилдинг, да и другие поводы…

Бизнес события

Организация конференций, семинаров, форумов и других бизнес событий — это вообще отдельная ниша, в которой нужно очень хорошо разбираться! И эта ниша точно отличается от корпоративных мероприятий, поскольку несет в себе обучающий характер, а не развлекательный. Про бизнес события можно писать много, о разных тонкостях и т.п., но оставим это для другой полезной статьи)))

4. Составляйте договор!

Если Вы не пропишите все обязанности сторон, сроки оплат и т.п., с вашим клиентом, то потом Вы ничего и не сможете доказать, когда произойдет какая-то ситуация. Вариант, а мы же проговаривали — это не юридический термин и вы ничего не докажете!

Также подписывайте договора с подрядчиками, чтоб вы тоже имели юридическую силу, если что-то пойдет не так.

5. Работайте с правильными подрядчиками.

На первом этапе, вам конечно же будет очень сложно, поскольку для вас все услуги будут новыми и кто, как работает, вы еще не знаете, а это все придет только с опытом, и за этот опыт вы будете прощаться с кем-то и находить кого-то нового, пока не сформируете свою базу артистов, ведущих и подрядчиков.

А еще не рекомендуем экономить на подрядчиках, ведь очень редко бывает, что дешевая услуга — качественная, а это как никак — Ваша репутация и имидж компании! Если клиент ищет подешевле, то скорее всего — это не ваш клиент, пусть тогда сам найдет услуги в интернете и организует себе мероприятие самостоятельно… Поверьте, на таком ивенте вы не заработаете денег, а только ге…ой, да и еще можете подпортить свою репутацию…

6. Работа с локациями (площадками).

На самом деле — это не менее важный фактор, как и с подрядчиками из предыдущего пункта. Часто клиент находит самостоятельно место, а в агентство обращается только за организационной частью и наполнением… Но большинство клиентов выбирают локацию по своим критериям, которые кардинально отличаются от критериев организатора!

Например — клиент заказал ресторан, в котором вкусно, а больше ему ничего не нужно. Но потом может оказаться, что в ресторане стоят колонны и шоу-программу не видят 30% гостей, нет гримерной комнаты, чтоб артисты могли переодеться, с парковкой — беда, мало места для шоу и т.п. Таких примеров можем еще написать более сотни…

Вывод — инспектируйте все площадки! Даже если клиент говорит, что там все хорошо и все есть, что нужно… Вы все равно должны поехать и все посмотреть и проверить. Со временем, конечно же, у вас будет опыт и вы будете знать многие локации, на которые ездить уже не нужно будет, но если локация новая, то обязательно инспектируйте!!!

7. Обучайтесь и профессионалов.

Конечно же все придет только с вашим личным опытом, но никто вам не запрещает бесплатно обучиться у профессионалов! И вот вам несколько лайфхаков — изучайте сайты ивент агентств с опытом, там будет очень много полезной информации, особенно в портфолио (смотрите фото и видео отчеты и черпайте идеи), а также есть много ивентеров, которые ведут свои видеоблоги и делятся разными полезностями…

Для изучения разных полезных штук по ивентам, мы рекомендуем воспользоваться украинскими и российскими сайтами организаторов и ивент-порталами, а также видео в YouTube. Есть конечно же и американские и европейские ресурсы по ивентам, а там ивент развит на много больше, чем в Украине и России, но это точно не для начинающих организаторов, а больше для опытных, кому нужны новые идеи…

8. Работа со звездами.

Мы решили вынести этот пункт отдельно, поскольку работа со звездами шоу бизнеса — очень сильно отличается от обычной шоу программы. Гонорары топовых звезд Украины от 15000 до 30000 долларов (в среднем), без учета технического и бытового райдера. А когда есть такие бюджеты, то и ответственность на организаторе очень большая! При невыполнении райдера артиста, он может просто отказаться от выступления, что может понести очень большие неприятности и финансовые потери для организатора.

Рекомендация — работайте только с хорошим, профессиональным техническим подрядчиком, который имеет опыт работы со звездами, а вот про бытовой райдер — нужно будет позаботиться уже самостоятельно. Посмотреть цены на украинских звезд можно — ТУТ.

И напоследок, можем сказать одно — если Вы пришли в ивент только ради денег, а сама профессия Вам не по душе, то лучше отказаться от этой затеи, поскольку нельзя качественно выполнять свою работу и дарить людям праздник, если вам это не нравится…

Как открыть event-агентство — СКБ Контур

Основательница агентства «Золотая рыбка» Наталья Кондаурова в интервью Контур.Журналу рассказывает о специфике работы с клиентами, социальных проектах и взаимоотношениях в команде.

Старт

Моя история началась в Курской области: я выросла в маленьком провинциальном городе. Бабушка хотела, чтобы я развивалась творчески, старалась поддерживать мои инициативы, поэтому я с детства пела, танцевала, играла в театральных кружках, выступала на сцене, вела концерты. Я это называю «выросла на сцене». Когда я переехала в Белгород и поступила в университет, встал вопрос о том, как себя реализовать. Дома меня знали, а в новом месте было сложнее. Случайно я попала в молодежную организацию «Новое поколение», там писала стихи, участвовала в творческом клубе, опять вышла на сцену. Потом я попала в лагерь молодежного лидерства, куда приезжают педагоги из разных стран мира, которые учат петь, танцевать, играть на барабанах и «строить себя».

Я поняла, что хочу зарабатывать сама, и начала продвигать себя как ведущую. Свою первую свадьбу я провела еще в 2007 году. Позже начала зарабатывать первые гонорары, постепенно в Белгороде люди начали меня замечать и приглашать к себе. После нескольких семинаров молодежного лидерства я поняла, что хочу относиться к работе серьезнее, и открыла агентство праздников, чтобы заниматься ими уже в другом масштабе.

Я из Курска, мой супруг — из Орла. Мы часто ездим в эти регионы и проводим там праздники. Я считаю, что в Белгородской области индустрия развлечений развита лучше, чем в этих регионах, хотя в Курсе и Орле тоже есть хорошие специалисты, которых мы периодически привозим сюда. Единственный минус — платежеспособность клиента в этих областях несколько ниже.

Инвестиции

Я брала крупный заем для запуска проекта. Изначально я начинала с нуля, у меня не было вообще ничего, я зарегистрировала ИП и выезжала на праздники по заказу. Хотя в такой бизнес мало кто вкладывает большие деньги, это очень разумно, ведь можно на старте решить множество проблем: у меня появилась база костюмов, база для декорирования, новое звуковое и световое оборудование. Я могла покрыть любой запрос любого клиента. Бренду «Золотая рыбка» чуть больше года, и на данный момент бизнес еще не до конца окупился.

Когда я вкладывала деньги в бизнес, я ориентировалась на то, чтобы как можно меньше обращаться к другим компаниям, чтобы все необходимое можно было взять у себя или сделать своими руками. Часто очень проблематично удовлетворить просьбу клиента, если под рукой нет необходимых материалов.

Команда

В молодежной организации я нашла мужа и друзей. Наставники и педагоги подталкивали меня к собственному бизнесу. Постепенно я поняла, что это интересно и очень много помощников готовы помочь мне во всем: от организации детских праздников до декора. В человеческом ресурсе недостатка нет.

Моя команда — это команда универсалов. Сидеть в кресле и раздавать указания — важно для любого руководителя, но быть с командой на одной волне более ценно. Я в состоянии сесть за швейную машинку или покрутить отверткой, если так смогу помочь ребятам и ускорить рабочий процесс, а потом мы поспим лишние пару часов.

Если мы видим, что у нас есть огромный заказ на оформление, мы посвятим себя ему, а потом переключимся на менее срочные и важные дела. Моя команда — это мои друзья, все готовы в любой момент помочь друг другу, даже если это не входит в основную сферу их компетенций.

Есть два больших сезона — лето и Новый год. Первый — сезон свадеб, второй — время сказки, чудес, праздничного настроения. Максимум заказов стараемся покрывать сами, остальное можем отдавать коллегам или подрядчикам. Часто мы отправляем своего сотрудника с кем-нибудь из наших друзей, чтобы мы знали, что есть человек, который курирует проект, на месте решает проблемы и действует в интересах заказчика.

В целом у нас дружелюбные отношения с конкурентами. Город маленький, здесь всегда можно рассчитывать на помощь коллег. Однажды перед свадьбой, которую я должна была вести, меня забрали в больницу с аппендицитом. К счастью, удалось найти замену. Если ко мне обратятся люди из этой же сферы, я тоже не откажу им в помощи. В любом бизнесе, несмотря на конкуренцию, должны быть партнерские отношения.  

Клиенты

Мы не стали ограничиваться лендингом при написании сайта, чтобы даже далекий от индустрии человек мог зайти на него, прочитать подробное многостраничное описание и во всем разобраться. Для некоторых проектов мы запускаем отдельные страницы: например, для бампербола, нашего массового развлечения. Мы стараемся активно вести социальные сети. В скором времени я планирую вложиться в их развитие, чтобы они приносили как можно больше клиентов.

На первой встрече мы обычно обещаем клиенту составить предложение, изучаем бюджет. Часто встречаются люди, которые хотят праздник за тысячу на миллион, и те, кто хочет очень многого, но не понимает, сколько это может стоить. Частая проблема нашего бизнеса — людям кажется, что это очень легко, а на самом деле объем работы просто неподъемный.

После этого мы повторно приглашаем клиентов в офис, обсуждаем предстоящее мероприятие. В основном все решения принимают они, но мы можем предложить совет, например, декоратора-оформителя. Мы в обязательном порядке подписываем договор, чтобы обеспечить безопасность клиента и собственную безопасность. В нашей индустрии распространена практика подписания липовых договоров, когда одна страница заполняется, а потом договор утилизируется. В суде по этому договору ничего доказать нельзя.

В договоре есть четкое техническое задание и сроки его выполнения, с клиентом за все время подготовки мероприятия мы находимся на связи 24 часа в сутки, даем только личные номера телефонов. Пока у нас не настолько большая компания, чтобы обеспечить официальную связь.

Я сталкиваюсь с тем, что люди сильно волнуются перед праздниками. Мы выступаем в роли психолога, готовы в любой момент выслушать и успокоить клиента. Если у человека вымотаны нервы до праздника, мы можем попасть под горячую руку, и это не в наших интересах. Пока, на мой взгляд, у нас идеальная репутация, потому что мы всегда стараемся действовать в интересах заказчика.

Часто бывает так, что пришли не те цветы или не та ткань, тогда мы идем и покупаем то, что нужно, на деньги компании. Это не вина клиента. Если студии и агентства начинают рассказывать клиенту, что за два дня до мероприятия ему привезли не те цветы, не ту ткань или не то дерево, им лучше не заниматься организацией мероприятий.

Однажды на одной из свадеб, где я работала ведущей, мы начали запускать китайские фонарики, и один из них застрял на сосне, а рядом была электропроводка. Пожарных звать было еще рано, а залезть на дерево и достать фонарик было невозможно. В конце концов он потух сам собой. Для меня форс-мажор — это только та проблема, которую нельзя решить самому: провода, которые скоро взорвутся; сосна, которая может подпалиться; 40 гостей, которые ничего не могут сделать в этой ситуации. Все остальные вопросы при грамотном подходе можно решить.

Социальные проекты

В «Новом поколении» я организовывала городские мероприятия. Бросать проект после того, как я начала заниматься бизнесом, мне не хотелось, поэтому я привлекла к нему свою команду. Мы первые в Белгороде занимаемся организацией крупных балов, начиная с 2010 года. Сейчас мы организуем балы два раза в год: я выступаю в роли руководителя, сценариста и режиссера-постановщика, и мое присутствие там необходимо.

В конце декабря проходит Новогодний бал, а в мае уже в третий раз будет проходить Бал Победы для ветеранов под открытым небом. Подготовка к балу укладывается в полтора месяца. Чаще всего приходят пары-любители или те, кто никогда не танцевал. Этим людям нужны передышки, поэтому мы ставим мини-спектакль, особенно на День Победы. Ветеранам нравится смотреть, как молодые люди воспринимают военные годы. Актеры в основном непрофессиональные: или мои сотрудники, или энтузиасты со стороны.

Участвуют минимум сто человек: это люди, которые регистрируются и обучаются танцам, ходят на репетиции. Сама система бала включает в себя танцы, которые разучиваются заранее. Есть театрализованная постановка, которая организуется для того, чтобы танцующие пары успели отдохнуть, потому что культура танцев у нас пока не так популярна и люди не могут танцевать долго.

На Новогоднем балу участников тоже около сотни, а зрителей где-то 70, но зал и не может вместить больше людей. На Бал Победы приходит полторы-две тысячи человек. Он проводится на площади и очень популярен среди жителей города. Там есть интерактивная площадка: выставка боевой техники, полевая каша, песни под гитару. Мероприятия окупаются за счет стоимости обучения танцам и вырученных билетов. Все эти балы благотворительные. Бал Победы поддерживается Центром молодежных инициатив и Управлением молодежной политики Белгородской области. От них идет небольшое финансирование. 

Как открыть эвент-агентство: советы выпускницы Глион

Чем занимаются эвент-агентства? Организацией свадеб, вечеринок, соревнований, конференций, частных праздников, крупных событий города, дней рождений… Захватывающе! Все это часть индустрии гостеприимства, поэтому в институте Glion существует специализированные программы, где студенты могут изучить особенности проведения мероприятий на самом высоком уровне.

Как открыть эвент-агентство? С какими сложностями придется столкнуться? Как образование в школе гостеприимства приведет к успеху? На все вопросы ответила выпускница института Glion Зиния Перси, окончившая программу Магистратуры в 2008 году.

Основа event-агентства

Зиния выросла в семье бизнесменов, но до открытия собственной компании ей предстояло многому научиться. Чтобы получить качественное образование и современные знания, девушка поступила в Glion на программу по менеджменту в гостеприимстве. После окончания института в 2008 году Зиния получила опыт работы и открыла собственное event-агентство Xenia Hospitality Solutions LLP. Ее компания растет активными темпами и уже входит в список 25 лучших агентств по планированию свадеб в Индии.

«Xenia» – греческое слово, означающее «гостеприимство». Греки верили, что с гостями надо быть щедрыми и любезными. Моя компания основана на этих простых принципах. Мы понимаем, что свадьба – один из важнейших дней в жизни, но все может выйти из-под контроля и испортить впечатления и воспоминания. Поэтому в задачи нашего эвент-агентства входит комплексная организация мероприятия, у клиентов есть только один номер на быстром наборе – наш. Мы решаем все проблемы, чтобы свадьба получилась идеальной. Моя компания также организовывает другие события: от частных вечеринок до крупных корпоративных вечеров», – говорит Зиния.

Открытие и развитие эвент-агентства

«Мой отец работает в логистике, но меня совсем не привлекает эта отрасль. После обучения в Glion какое-то время я работала куратором в одном event-агентстве, но не получала зарплату около 4-х месяцев. Однажды терпение лопнуло, я сложила документы, пошла в ближайший Starbucks, купила доменное имя для сайта и начала обзванивать бывших клиентов. За первый час нашла заказ на мероприятие. Так родилась компания Xenia Hospitality», – вспоминает выпускница.

4 испытания при запуске и развитии эвент-агентства:

Зиния говорит: «Честно говоря, на долю предпринимателя выпадает бесчисленное множество проблем. Часть из них:

• Выход на рынок. В городе, где зарегистрировано больше 4500 ивент-компаний, а каждый второй человек считает себя организатором мероприятий, выход на рынок становится сложнейшей задачей. Это жесткий и беспощадный рынок, где всегда есть кто-то дешевле. Начните искать клиентов среди знакомых, делайте все по высшему разряду и просите рекомендации, расширяя портфолио.
• Доверие. Люди редко доверяют организацию важных событий новичкам, особенно девушкам, им кажется, что для нас это просто хобби. Дайте клиентам возможность оплатить работу в конце, это облегчит поиск заказчиков и повысит их доверие к вам. Держите их в курсе событий, так заказчикам спокойнее.
• Персонал. Молодой компании трудно нанять квалифицированный персонал, но вы должны приложить все усилия. Если удастся найти таких, делайте все, чтобы удержать их на долгие годы. Будьте добры и поддерживайте диалог, так сотрудники чувствуют, что работают с вами, а не для вас.
• Поставщики. Ваши клиенты должны получать лучшее. Новичкам на рынке сложно понять, какой подрядчик и поставщик действительно хорош. Выбирайте партнеров по рекомендациям, так сократится шанс ошибки»

Как Глион изменил жизни выпускницы

«Glion изменил мою жизнь больше, чем я рассчитывала. Школа стимулирует к совершенствованию. Я научилась работать над собой каждый день и поняла, что смогу добиться чего угодно, если поставлю цель. Глион дал мне инструменты для создания собственной компании, например, узнала, как управлять финансами и доходами. Я получила возможность работать за границей, что способствовало развитию лидерских качеств. Он дал мне знания и опыт в пиаре, без чего не может существовать бизнес. Школа научила меня, что второе место – не вариант. Совершенство, вот что приведет к успеху», – утверждает Зиния.

Образование в гостиничном менеджменте часто ассоциируется с работой в отелях и ресторанах, но выпускники Glion могут работать во множестве отраслей, а многие становятся владельцами и основателями компаний. Это доказывает, что образование в школе гостеприимства позволит построить карьеру мечты в любой сфере.

Подробности о программах Glion можно узнать у консультантов STUDIES&CAREERS.

PR и event-агентство — Eventum Premo

Среди всего разнообразия маркетинговых инструментов организация мероприятий входит в тройку самых эффективных. Именно услуга организации мероприятий находит самый большой отклик и позволяет быстрее всего достичь поставленных маркетологами целей.

Хорошо организованное мероприятие — это воплощенная сказка с собственным тщательно, до деталей продуманным сюжетом. Event-агентство (варианты русской транскрипции — «ивент-агентство», «эвент-агентство») — команда «волшебников», которые сделают Вашу сказку явью.

Мы знаем, как создать торжественную атмосферу, как отразить тематику мероприятия в плане его реализации, и главное — как сделать событие запоминающимся и подарить гостям множество приятных воспоминаний.

Мероприятия, проведенные командой Eventum Premo, — это:

• Упорядоченность и четкая координация
• Все сюрпризы предназначены для гостей. Мы работаем так, чтобы свести вероятность возникновения неожиданных для организаторов ситуаций к нулю.
• Гости — активные участники, а не пассивные зрители
• Понятие «культурно-массовое мероприятие», которое мы получили в наследство от предыдущего поколения — не совсем то, что мы проводим. Точнее, это совсем не то. Мероприятие должно «зажечь» публику, заинтересовать ее, хорошо запомниться и при этом решить маркетинговые задачи. При оценке эффективности важно, насколько проведение церемонии, презентации, корпоративного, делового мероприятия достигло поставленных целей, однако невозможно говорить об эффективности без создания нужной атмосферы.
• Полный контроль технических аспектов организации
• Во время проведения мероприятия сотрудники нашей Event-компании следят за освещенностью и температурой, уровнем шума и исправностью техники, управляют паузами и контролируют перемещение публики. Идеальное мероприятие состоит их тысячи мелочей.
• Разнообразие зон для времяпрепровождения
• В соответствии с тематикой и характером предстоящего события мы разработаем план, в рамках которого ни одному гостю не будет скучно: на мероприятиях нам всегда удается «зажечь» публику.
• Проведение детального анализа и составление отчета

Event-marketing предполагает глубокий всесторонний анализ результатов анкетирования, публикаций по окончании мероприятия и данных, собранных из других источников. На основе результатов анализа, а также финансовых документов мы формируем отчеты. С их помощью Клиенты всегда могут убедиться в том, что инвестиции в проведенные нашей компанией мероприятия — эффективны.

Организация частных и корпоративных праздников (event-агентство).

Грамотная организация праздничного мероприятия — это конкурентоспособная услуга на современном рынке, пользующаяся спросом как у частных клиентов, так и у крупных корпораций. Свадьба, новогодний корпоратив и даже детский день рождения – ивент агентство поможет сделать их незабываемыми. Создать собственный бизнес по организации праздников – оптимальный вариант заработка для людей с творческим потенциалом и опытом в проведении подобных мероприятий.

Специфика оказания услуг по проведению презентации, праздничного корпоратива или свадебного застолья зависит от развитости бизнеса в целом. Например, город Москва – подходящий вариант для создания своего дела с минимальным вложением капитала. Столица богата промышленными предприятиями и главными офисами международных компаний, которые регулярно нуждаются в хорошо организованных мероприятиях. Анализ числа и уровня конкурентов проводится как “своими силами” – с помощью изучения сайтов и предложений в этой сфере, так и с привлечением профессионалов.

Сумма первоначального капитала включает издержки на рекламу, наём персонала, аренду офиса и закупку оборудования. При этом, важное условие выхода в топ ивент агентств – креативный и профессиональный подход к делу, дополняющий вложение денежных средств. В целом, размер расходов зависит от нескольких факторов:

1. Наличие клиентской базы. Зарекомендовавшие себя профессионалы, которые решили открыть event агентство, не нуждаются в рекламе. Новички, выходящие на рынок, должны быть готовы вкладывать большие суммы в продвижение своих услуг.
2. Целевая аудитория. Если услуги агентства адаптированы под запросы корпоративных клиентов – необходимо снять офис представительского класса. Агентству, предлагающему оригинальные и доступные по цене детские праздники, достаточно скромного помещения в центре города.
3. Комплекс предоставляемых услуг. Производство декораций и составление букетов требует оборудованных рабочих мест, в то время как ведущий праздников довольствуется удобным письменным столом и компьютером.

При необходимости план расходов составит финансист: для учёта нюансов новичкам пригодится пошаговая инструкция или смета.

Успешный бизнес – ивент агентство сочетает профессионализм работников, оригинальность подхода и доступные цены на услуги. Наиболее востребованы услуги агентства в сезон проведения свадеб (май – сентябрь) и корпоративов (декабрь), поэтому следует подготовить шаблон для рождественских праздников и летних бракосочетаний.

В долгосрочной перспективе выгодными являются предложения от корпоративных клиентов. Мероприятия для крупных компаний помогают не только получать стабильный доход, но и формировать хорошую репутацию. Комплексный подход к вопросам организации мероприятия позволит в дальнейшем охватывать всё большую долю рынка. Например, если в услуги ивент агентства входит поиск подходящего помещения, к нему обратятся заказчики, заинтересованные в проведении бюджетного корпоратива.

Правильная подача услуг на рынке и юридическое оформление поможет создать лучшее ивент агентство со стабильным потоком клиентов и отсутствием вопросов со стороны надзорных органов. Что входит в процесс создания:

1. Юридическое оформление занимает не более 5 рабочих дней, рекомендуется уладить формальности до начала работы, чтобы заказчики смогли свободно оплачивать предоставленные им услуги.
2. Грамотно свёрстанный сайт ивент агентства с краткой информацией о сервисе, его стоимости и достоинствах – мощный инструмент для привлечения клиентов.
3. Офис в деловой части города, отделанный по “последнему слову” интерьерной моды – бонус начинающему ивент агентству. Независимо от доступного бюджета, следует вложить капитал в аренду помещения с современной отделкой: атмосфера офиса позитивно воздействует на посетителей.
4. Полиграфическая продукция должна быть оригинально оформлена, донося информацию быстро и ненавязчиво. Рекламные буклеты, календари или визитки создают имидж компании, напоминая существующим или потенциальным клиентам о достоинствах услуг.

Рассмотренные выше шаги относятся ко внешним аспектам, формируют бизнес план ивент агентства, который обеспечивают ему хорошие позиции на рынке.

В профессию ивент менеджера приходят маркетологи, координаторы проектов, специалисты по связям с общественностью. На первом этапе работы стоит нанимать студентов, обладающих работоспособностью и “свежим взглядом”. Непрофильные отрасли деятельности (например, бухгалтерию фирмы или оформление залов для проведения праздников) крупные ивент агентства передают на аутсорсинг, что экономит бюджет агентства и уменьшает “административную” нагрузку на работников в штате.

Организация и проведение праздника требует слаженной работы многих специалистов: флористов, декораторов, визажистов, водителей, ди-джеев. Предоставление клиентам услуги “праздник под ключ” повысит конкурентоспособность агентства, создаст ему хорошую репутацию. Партнёрские отношения с профессионалами в смежной отрасли позволят открыть ивент агентство с минимальными затратами: “сарафанное радио” расширит охват аудитории.

С течением времени агентство широкого профиля приобретает специализацию, а сотрудники – круг надёжных подрядчиков. Владельцу агентства необходимо выбрать одну из стратегий работы с поставщиками: максимальную экономию в ущерб качеству, или же высокие издержки на покупку товаров экстра-класса.

В первом случае прибыль агентства в краткосрочном периоде будет высока, но репутацию придётся формировать позднее, прибегая к услугам специалистов. Стратегия предоставления высокого качества требует больших издержек, при этом постепенно формируется позитивный имидж и лояльная аудитория, которая поможет развиваться в дальнейшем.
biznes-prost.ru(с)

Бизнес-Секреты предпринимателей: Ивент-агентство

— Бизнес-идея: Отопление домов “под ключ” — ЧИТАТЬ
— 20 проверенных бизнес идей — ЧИТАТЬ

6 дел перед тем, как начать бизнес по планированию мероприятий

При запуске бизнеса по планированию мероприятий необходимо учесть множество вещей. Чтобы помочь вам понять, как начать свой бизнес, я хотел бы поделиться несколькими ключевыми моментами, которые были жизненно важны для меня, когда я исследовал и начинал успешный бизнес по организации мероприятий!

Вот как начать бизнес по планированию мероприятий

1. Составьте надежный бизнес-план

Я не могу сказать вам, сколько небольших предприятий по планированию мероприятий терпят неудачу из-за того, что основатель не составил бизнес-план заранее.

Начните с изучения успешных планов и предприятий, аналогичных сфере вашей работы. Затем обратитесь к другим представителям индустрии мероприятий, которые могут помочь вам!

Даже если вы никогда не видели бизнес-план, в Интернете есть множество ресурсов и шаблонов, которые помогут вам начать работу. Кроме того, если вы хотите расширить свой бизнес, актуальный бизнес-план жизненно важен для обеспечения любых инвестиций.

2. Установите маркетинговый бюджет и по возможности используйте PR-компанию.

Когда вы начинаете свой бизнес по планированию вечеринок, ваш маркетинговый бюджет может составлять 30% или более ваших бизнес-расходов. Кажется, это много? Подумайте обо всем, что вам понадобится:

• Веб-сайт для вашего бизнеса
• Визитные карточки
• Флаеры и другая печатная информация
• Цифровой маркетинг и онлайн-реклама
• Расходы на поездки на мероприятия для создания сетей

Дон ‘ не упускать ничего! В конечном итоге вам нужно будет потратить деньги, чтобы зарабатывать деньги.Цель в первые месяцы — как можно быстрее обеспечить вашу базу клиентов. Если вы сдержите обещание создать незабываемые события, ваши клиенты останутся рядом и порекомендуют вас. В результате ваши маркетинговые расходы начнут падать.

3.

Ваш бизнес по планированию мероприятий может со временем развиваться, но даже когда вы только начинаете, важно четко обозначить, что вы делаете и не хотите делать.Вы даже можете разместить это на своем веб-сайте, чтобы привлечь нужных клиентов.

Когда вы все еще строите свой бизнес, сказать клиентам «нет» — одна из самых сложных вещей. Но это может избавить вас от общения с клиентами, которые отнимают слишком много времени и не предлагают достаточной стоимости взамен.

4. Подготовьте свою речь лифта.

После того, как я основал свой первый бизнес по организации мероприятий, мне было трудно продавать его людям, потому что мой 30-секундный питч не был доработан.Не забудьте потратить время на его разработку — это ключ к знакомству всех с вашим бизнесом.

Совет для профессионалов: Не беспокойтесь о названии вашего предприятия по организации мероприятий. В конце концов, название вашего бизнеса не имеет значения, если вы проводите действительно запоминающиеся мероприятия. Однако броская идея бизнес-названия для мероприятия могла бы лучше прижиться в чьей-то голове во время подъема в лифте.

5. Проведите маркетинговое исследование.

Прежде чем приступить к делу, я всегда советую людям понимать свой рынок и конкурентов.В чем заключается ваше уникальное ценностное предложение? Ваши сборы аналогичны, лучше или выше, чем у других в вашем районе? Понимание вашей конкуренции и ваших клиентов даст вам преимущество на этом рынке. Не пропускайте этот шаг!

6.

Независимо от того, какой бизнес вы хотите начать, существует множество юридических вопросов, которые необходимо понять. Я потратил время на то, чтобы выяснить, какой вид бизнеса мне больше всего подходит (LLC лучше всего подходила для моего консалтингового бизнеса).

Также очень важно понять налоговые последствия, прежде чем вы начнете разбираться. Например, когда я перевел свой бизнес из Вирджинии в Калифорнию, мне пришлось пройти через процесс роспуска бизнеса. Мне следовало потратить больше времени на изучение других возможностей!

Здесь есть что ориентироваться, но существуют отличные ресурсы для создания малого бизнеса. Вот несколько, которые я рекомендую:

Один из моих любимых ресурсов в «Женщины в событиях». Новые организаторы мероприятий могут воспользоваться нашей программой наставничества / коучинга после регистрации.

Теперь вы готовы начать большой бизнес по организации мероприятий!

Есть вопросы? У нас есть ответы. Свяжитесь с @socialtables в Twitter.

Далее мы расскажем, как выбрать название компании для вашего бизнеса. Или воспользуйтесь бесплатными инструментами планирования мероприятий Social Tables, чтобы управлять размещением, приемом пищи и многим другим.

Дополнительные советы для начинающих организаторов мероприятий

Все еще ищете ответы о том, как начать бизнес по планированию мероприятий?

Проведите исследование, составьте план, установите бюджет, определите объем своей работы и проведите потрясающие мероприятия!

Вы должны запланировать выделить не менее 15–25 000 долларов на открытие небольшого бизнеса по планированию мероприятий.

Планирование мероприятий может быть довольно выгодным выбором карьеры. Лучшие организаторы мероприятий сделают себе имя и смогут назначать высокие цены за свое видение, творчество, исполнение и результаты.

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, высказанные предпринимателями, авторами являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из книги «Начни свой собственный бизнес по планированию мероприятий» (Entrepreneur Press, 2015).

Shutterstock

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management .«Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», — говорит Голдблатт. «Если вы работаете в одной области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов.Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов. Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, включая улучшение экономики и тенденцию корпоративной Америки передавать свои функции по планированию встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не торгуете технологическим стартапом для программистов, вы можете начать работу без больших денег.

Связано: Как начать бизнес без (почти) денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво.Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

• Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
• Образование (конференции, встречи, выпускные)
• Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод )
• Поминовения (мемориалы, общественные мероприятия)

Этот список не является исчерпывающим, но, как показывают примеры, особые мероприятия могут быть связаны с бизнесом, чисто социальными или промежуточными.

Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

• Проведение исследований
• Создание дизайна мероприятия
• Поиск места
• Организация еды, декора и развлечений
• Планирование транспортировки до и от мероприятие
• Отправка приглашений участникам
• Организация любых необходимых помещений для участников
• Координация действий персонала мероприятия
• Кураторство на месте
• Проведение оценки мероприятия

Сколько из этих мероприятий будет задействовано вашим бизнесом, будет зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым событиям должное внимание.

Кто становится организатором мероприятий?

Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все мероприятия, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.

Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

Получение сертификата

Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти планировщики — профессионалы.

Целевой рынок

Корпоративный рынок

Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости, проведенному Советом индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

Социальный рынок

Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

Ожидается, что рынок социальных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

Затраты на запуск

Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисные помещения.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

Имейте в виду, что, работая на дому, вы сможете снизить свои расходы, но вы не сможете начать любой бизнес, кроме самого маленького, по планированию мероприятий при ограниченных средствах.

На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает младшего планировщика на полную ставку и бухгалтера, занятого неполный рабочий день, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.

Операции

Лишь немногие организаторы мероприятий, если таковые имеются, имеют работу с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Как правило, общественные мероприятия включают больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, координируя и контролируя мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

• Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать домашнее задание. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, исследование может означать выяснение всех возможных поставщиков и поставщиков.Исследование также может означать общение с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента могут поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

• Дизайн. Ваше творчество больше всего проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задавали на этапе исследования.Эти ответы, особенно те, которые касаются бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
• Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
• Организация. На этом этапе, требующем больших усилий для принятия решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от его имени), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

• Координация. После того, как вы составили первоначальный план, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно быть указано в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
• Оценка. Очевидным и, в некотором смысле, самым важным критерием успеха мероприятия является удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.

Доходы и счета

Целью ценообразования услуги является наценка ваших трудовых и материальных затрат, достаточная для покрытия накладных расходов и получения приемлемой прибыли.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

• Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода для получения прибыли.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги плюс плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие крупное, и корпорация хочет, чтобы ей дали цифру «не превышать».
• Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, в регионах страны с четко определенными сезонами и межсезоньями цены частично зависят от сезона, в котором они находятся.
• Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работать в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги планирования, пока вы набираетесь опыта.

Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним показателем.

Маркетинг и ресурсы

Печатная реклама охватывает широкий диапазон, от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью в десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие инструменты для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлечь клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

Ресурсы

Ассоциации

Журналы и публикации

Книги

Образовательные возможности

Программное обеспечение для планирования мероприятий

Существуют сотни типов недорогого и базового программного обеспечения для планирования мероприятий, начиная от недорогого пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о ведущих программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.

Полное руководство о том, как начать свой бизнес по планированию мероприятий

Может быть, это началось в старшей школе, когда вы спланировали закуски, повестку дня и роли всех на учебных занятиях. Может быть, это началось в колледже, когда вы организовывали вечера открытых микрофонов в местном баре. Все, что вы знаете, это то, что у вас зуд: вы хотите начать бизнес по планированию мероприятий.

Но как перейти от простого размышления об этом к действительному ведению бизнеса?

Есть шесть основных шагов, которые вам нужно сделать, чтобы начать свой бизнес. Мы проведем вас по каждому из них, чтобы к тому времени, когда вы это прочитали, вы были лучше подготовлены к открытию магазина.

6 шагов к открытию бизнеса

1. Подтвердите свой опыт

Если вы хотите, чтобы люди доверяли вам свои мероприятия, вам нужно продемонстрировать, что вы знаете, что делаете.

Помимо получения степени бакалавра в сфере гостеприимства, вы можете зарегистрироваться в различных программах сертификации, которые помогут расширить ваш опыт и позволят вашим клиентам узнать, что они находятся в компетентных руках.

Однако существует так много типов сертификатов, что бывает сложно определить лучшую из них.Ниже мы рассмотрим три общих (т. Е. Не специализированных) сертификата, которые вы можете получить.

Есть, конечно, множество других сертификатов, которые вы можете получить, и курсы, которые вы можете пройти, которые гораздо более специфичны для конкретного события. Вы также можете узнать, предлагает ли ваш местный колледж или университет какие-либо курсы или сертификаты, которые могут помочь вам начать работу.