что это такое, как правильно устанавливать и соблюдать дедлайны

Любому фрилансеру, проектному менеджеру хорошо знакомо выражение дедлайн, обозначающее крайний срок, к которому нужно завершить задачу. В переводе с английского «deadline» звучит как «линия смерти». К счастью, в современной терминологии оно не означает, что вас ожидает немедленное физическое уничтожение за срыв сроков проекта или заказа. Но, когда-то нарушение этой границы действительно пресекалось самым жестким образом. Попробуем разобраться, что такое дедлайн, что это значит, и как это выражение применимо к различным сферам жизни и бизнеса.

Постановка дедлайнов, задач и целей в ЛидерТаск

Ставьте цели и задачи себе или вашим сотрудникам прямо в планировщике ЛидерТаск, устанавливайте дедлайны. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса. Достигайте своих целей и добивайтесь успеха.

Скачать ЛидерТаск

История происхождения термина

Термин дедлайн имеет англоязычное происхождение. Он был придуман в 1860 году в Соединённых Штатах Америки, во время гражданской войны. Этим словом обозначали защитное ограждение, ограничивавшее территорию вокруг тюрьмы. «Смертельную линию» устанавливали на расстоянии примерно 6 метров от забора. Любое приближение заключённого к её границе, вплоть до касания кончиком пальца или ступнёй грозило мгновенным расстрелом.

В 20 веке понятие «дедлайн» из тюремного лексикона «перекочевало» в печатную индустрию. Этим термином газетчики обозначали крайний срок сдачи подготовленного издания в печать. Сегодня он активно используется в лексиконе программистов, фрилансеров, дизайнеров, менеджеров, студентов, копирайтеров, специалистов по маркетингу, спортсменов.

Выражение «deadline» относится к ключевым понятиям планирования и тайм-менеджмента. Помогает любые абстрактные планы сделать конкретными и измеримыми. Учит, как распоряжаться своим временем грамотно и рационально, чтобы достичь лучших результатов.

Для чего необходимы дедлайны

Дедлайн — это простыми словами «крайний срок», к которому нужно полностью завершить поставленную задачу. Он может быть максимально точным, вплоть до указания часов и минут. Например, работающие на бирже копирайтеры, сдают заказы к чётко установленному сроку. Не соблюдение этих временных границ приводит к неприятным последствиям. Не вовремя сданный заказ грозит снижением репутации на рынке. Задержка подачи налоговой декларации чревата штрафными санкциями. То есть последствия от несоблюдения дедлайнов могут быть исключительно репутационными или достаточно серьёзными.

У некоторых людей слово «дедлайн» вызывает негативные эмоции из-за навязчивых мыслей о возможных проблемах, которые неизбежно возникнут при срыве сроков. Это приводит к стрессу, эмоциональному напряжению. Так зачем усложнять себе жизнь добровольно, и изматывать себя искусственно установленными ограничениями?

На самом деле, используя дедлайны, можно получить немало полезных преимуществ в работе и в жизни. Благодаря этому инструменту планирования вы сможете:

• Своевременно достигать поставленных целей. Понимая, сколько времени у вас в запасе, у вас не возникнет желания откладывать ключевые задачи «на потом». Двигаясь от этапа к этапу небольшими шажками, вы заметите, насколько ближе стали к главной цели.
• Улучшить личную и командную производительность, концентрироваться на главном. В компаниях, устанавливающих для сотрудников конкретные сроки исполнения задач, улучшается производительность. Наличие дедлайна не даёт исполнителю погрязнуть в прокрастинации, является прекрасным стимулом для активной работы в течение дня.
• Наладить эффективную работу в команде. Они упрощают согласование последовательных и параллельных этапов работ в рамках общего проекта. В качестве примера можно привести создание рекламной страницы для запуска нового продукта. Для этого нужно привлечь команду из нескольких специалистов: дизайнера, редактора, копирайтера, маркетолога. Грамотно расставив дедлайны для каждого исполнителя, можно избежать временных потерь, что позволит быстро закончить проект. Каждый участник команды будет знать, что ему нужно сделать свою работу к определённому сроку.
• Рационально распределять усилия. Понимая, сколько времени есть в запасе на выполнение той или иной задачи, можно разбить работу на равномерные отрезки. Так вы будете меньше перегружаться и чётко понимать, сколько нужно сделать в течение дня.
• Найти необходимые ресурсы для завершения задачи в срок. Чтобы не «завалить» общий проект, некоторые его задания можно поручить другим специалистам. Если у вас в команде нет человека с достаточным опытом или знаниями для разработки дизайна сайта, эту работу лучше поручить фрилансеру, установив ему соответствующий срок. А, вы займётесь другими текущими задачами.

Искусственное ограничение срока работы над проектом новому руководителю позволяет проверить свой трудовой коллектив. Это лучший способ разобраться, кто умеет работать в команде, кто здесь лидер или наоборот, аутсайдер. Кто умеет действовать в стрессовых ситуациях, а кто впадает в ступор или истерику при отклонении от выбранного курса.

Минусы временных ограничений

Жестко установленные сроки выполнения работ – эффективный метод тайм-менеджмента, позволяющий достичь лучших результатов за меньшее время. Но, у него есть и свои определённые недостатки:

• Понимание, что нужно работу нужно закончить к строго определённому времени неизбежно сопровождается стрессом у исполнителя. В небольших дозах это чувство подстёгивает к выполнению активных действий, но со временем оно может превратиться в навязчивый страх неудачи. Если за нарушением сроков следуют материальные наказания или выговоры, стресс может перерасти в затяжную депрессию. И тогда даже привычную работу, которая отлично получалась ранее, работник не сможет сделать должным образом.
• Если сроки поставлены неграмотно, без учёта сложности и специфики назначенных задач, это может привести к финансовым потерям компании. Обещая заказчику сдачу готового продукта к определённому времени, руководитель должен быть абсолютно уверен, что все работы в рамках проекта будут завершены к данному сроку.
  Поэтому при планировании всегда нужно закладывать запас времени на возможную доработку или корректировку.

Нарушение дедлайна может быть связано с личными причинами, например, с болезнью или непредвиденным обстоятельствами, в которых оказался человек. Но, чаще всего нарушение сроков происходит из-за лени, неорганизованности и привычки всё откладывать «на потом». Исполнители, не соблюдающие дедлайны, в обычной жизни ведут себя соответствующим образом:

• отправляются за новогодними подарками в магазин 31 декабря;
• оплачивают счета, сдают отчёты в последний день указанного на них срока;
• всё время опаздывают на работу, так как одеваются в спешке буквально перед выходом из-за позднего подъёма.

В процессе работы такие сотрудники всё время смотрят на часы. Так как действовать приходится предельно быстро, чтобы всё успеть, у них нет времени на проверку выполненного задания или выявление допущенных ошибок. Конечно, ни о каком качестве работы при таком режиме не может быть и речи.

Избавиться от вредной привычки откладывать выполнение важных дел «на завтра» можно с помощью ежедневника. Расписав свое время по часам и минутам, следуя намеченному плану, не придётся хвататься за тысячу дел в конце рабочего дня.

Как научиться самоорганизации

Научиться выполнять поставленные задачи вовремя сложно, но возможно. Для этого нужно следовать трём простым принципам:

1. Брать на себя ответственность. В общем проекте каждый сотрудник работает над своей задачей, влияющей на конечный результат. Если он не выполнит поручение в срок, это приведёт к сбою в работе всей команды. Отличный стимул для «ускорения» исполнителей – установка промежуточных сроков в задаче.
2. Трезвая оценка возможностей и ресурсов. Ставя перед собой определённую задачу, мы часто переоцениваем себя, что неизбежно приводит к срыву её сроков. При планировании обязательно стоит учесть свою скорость работы, сложность задания. Проработать эту информацию в уме. И только после этого ставить себе или исполнителям конкретные сроки. Общаясь с руководством или заказчиком, лучше предварительно оговорить возможность небольшого отклонения от установленного времени (на день-два, несколько часов), для проверки полученного результата.
3. Использование редлайна или «красной черты». Этим термином бизнесмены называют предварительную дату сдачи проекта для контроля степени его готовности. При наличии замечаний его отправляют на доработку.

Виды дедлайнов

Данный инструмент применим к любым сферам жизни. В законодательстве дедлайном является крайний срок сдачи отчётности. В журналистике данным термином обозначают время выхода издания в печать. У программистов, копирайтеров, фрилансеров – это время, когда нужно полностью завершить работу над заказом или проектом. Дедлайны являются эффективным инструментом маркетологов. Они используются для стимулирования потребительского интереса и повышения активности покупателей. Сложно удержаться от покупки, если тебе приходит СМС, сообщающая, что на продукцию любимого бренда сегодня скидка 50%. Причём действует она только до окончания дня. Получив такое сообщение, многие незамедлительно отправляются в магазин, хотя на этот день покупок запланировано не было.

Правила соблюдения дедлайнов

Какими бы уважительными не были причины срыва срока проектов, их систематическое нарушение приводит к потере репутации, появлению финансовых убытков у исполнителя и компании. Чтобы не подводить себя, коллег и компанию, при работе с дедлайнами нужно соблюдать несколько простых правил:

• Предварительно рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи. Вспоминайте, в какой период вы уложились, работая над аналогичным проектом. Всегда планируйте срок с достаточным запасом времени.
• Проведите честный анализ причин нарушения сроков предыдущих заданий. Может быть, вы постоянно отвлекаетесь на посторонние дела? Или у вас не хватает знаний, опыта, возможностей, чтобы справиться с задачей?
• Приступайте к работе сразу со старта проекта. Подготовьте нужную информацию, составьте структуру будущих процессов. Небольшие задачи делайте незамедлительно, сдавая раньше установленного для них дедлайна.

Выполняя эти несложные действия, вы избавитесь от страха и неуверенности в себе. Поймёте, что соблюдение строгих временных рамок – это не наказание, а отличный стимул работать качественнее и эффективнее для получения лучшего результата.

ЛидерТаск для планирования и постановки дедлайнов по целям и задачам

Чтобы не запутаться в потоке ежедневных дел, не допускать срывов сроков важных задач, можно использовать личного электронного помощника. Одним из лучших сервисов для планирования и организации работы над проектами является сервис ЛидерТаск, совмещающий функции ежедневника, планера, таск-менеджера и органайзера.

Приложение подходит для личного применения и управления компаниями малого и среднего бизнеса. Объединяет в себе все популярные инструменты тайм-менеджмента, включая методики: GTD, Pomodoro Technique, TimeDrive Глеба Архангельского и многие другие.

В программе есть всё необходимое для ежедневного и стратегического планирования. В ней можно составлять и вести личные и командные проекты, распределять задачи по различным сферам. Делегировать поручения сотрудникам и контролировать качество их выполнения.

Составляйте списки задач на день, неделю или любой другой период. Для каждой из них можно создать собственный чек-лист с подробным описанием этапов. Установить сроки выполнения. Приложение своевременно напомнит о приближающемся дедлайне: за час, за день или за 15 минут. Предупредит о регулярном задании или важных переговорах.

Задачи в ЛидерТаск можно распределить в ежедневнике по часам, чтобы наглядно видеть ежедневную картину рабочего дня на календаре. Вы всегда будете в курсе, что необходимо выполнить прямо сейчас, какие планы у вас на следующий месяц или на завтра.

Скачать ЛидерТаск

Заключение

Понимая, какие плюсы можно извлечь из соблюдения дедлайнов, можно стать организованнее, продуктивнее в работе и в жизни. Чтобы не испытывать морального давления и стресса из-за необходимости соблюдения жёстких сроков, важно, чтобы они были реально выполнимыми. При планировании дедлайнов обязательно учитывайте свои возможности и ресурсы. Чтобы легче выполнить сложную задачу, разбивайте её на меньшие отрезки. Использйте инструменты тайм-менеджмента для выработки самодисциплины и борьбы с прокрастинацией. Так вы сможете всё успевать в срок без стресса и неприятных последствий.

4.8/5 — (33 голоса)

Для чего нужен дедлайн и при чем тут продуктивность? — INDIGO Tech Recruiters

Слово «дедлайн» не всегда означало финишную дату выполнения задания

Впервые термин «дедлайн» появился в Америке в середине 19 века и буквально означал «расстрельную линию». Речь шла о земляном рве по периметру американских тюрем, пересечение которой означало попытку побега и смерть на месте для заключенных. 

«Все течет, все изменяется» — говорил Овидий и не ошибся. Прошло два века, и дедлайн превратился в абстрактную линию крайнего срока выполнения задач, после которой наступает разве что моральный расстрел.  

Зачем нужен дедлайн и как научиться работать с горящими сроками и не впадать в отчаяние — разбираемся. 

6 аргументов «за» работу по дедлайнам 

Эффективность и приоритеты. Группа ученых Массачусетского технологического института провела исследование и выяснила: даже самые эффективные люди переживают этап борьбы со сроками. Наличие горящего дедлайна не просто мотивирует человека работать быстрее, но и достигать лучших результатов.

В два этапа были проведены эксперименты с тремя разными группами студентов. Одна группа была вынуждена работать в жестких сроках, у второй была возможность обозначить гибкий дедлайн в рамках предложенного таймфрейма, а третья не была ограничена во времени. В обоих тестах результат был одинаковый: группа с жестким таймингом сдавала наиболее качественные работы,сама оценивала свои трудозатраты и расстановку приоритетов положительно. Студенты, которые не были ограничены временными рамками, в обоих экспериментах провалились.

Мотивация. По данным ученых из США, 15-20% людей хронически страдают от прокрастинации — оттягивания выполнения задачи до крайнего срока.

Наличие четко определенной даты выполнения задачи мотивируют выполнить ее вовремя. Если крайний срок не установлен, прямой стимул для выполнения задачи до определенного момента времени отсутствует — соответственно, она займет больше времени, чем могла бы. Понимание, что такое дедлайн в работе, помогает поддерживать должный уровень самодисциплины.

Как ни странно, дедлайн — это один из лучших способов побороть желание отложить «на потом». С маленькой оговоркой: для этого выполнение задачи нужно разбить на небольшие цели и подзадачи, и распланировать уже их в своем календаре. Тогда в игру вступает особенность человеческой психики, которая в психологии носит название «эффект Зейгарник». Это такое состояние, когда человек уже не может бросить начатое на полпути — даже выпустить из фокуса внимания и мыслей. 

Никто не любит переживать неприятные мысли из-за страха не уложиться в дедлайн. Накопление маленьких успехов в виде закрытых подзадач мотивируют и помогает двигаться дальше.

Дедлайны — один из способов борьбы с ненужным перфекционизмом

Борьба с перфекционизмом. Времена, когда перфекционизм считался преимуществом сотрудника, потихоньку отходят в прошлое. Все чаще психологи относят перфекционизм к одному из видов когнитивных искажений.

Люди с такой проблемой чаще всего сталкиваются с двумя сложностями: желание сделать идеально — но никогда, и попытки переделывать работу до достижения нереального идеала. В отсутствие крайних сроков можно потратить слишком много времени на один или несколько аспектов задачи. Хоть поддержание высоких стандартов и важно, постановка сроков помогает избежать чрезмерного и малоэффективного процесса бесконечного анализа работы. 

Дедлайн заставляет перфекционистов вспомнить, что лучшее — враг хорошего, остановиться в бесконечной гонке и закончить работу в срок.

Раскачка креативности. Страх белого листа знаком любому человеку, который хоть раз в жизни начинал что-то с нуля. Психиатр Эдмунд Берглер более двадцати лет изучал  проблему и пришел к выводу, что, фактически, это блокировка ряда когнитивных способностей человека и паралич креативности.

Сжатые сроки часто требуют творческих решений для выполнения необходимых задач. Люди, как правило, с большей вероятностью будут творческими, когда обстоятельства заставляют их это сделать. Соответственно, крайний срок поможет человеку или команде полностью раскрыть свой творческий потенциал.

Дедлайн не оставляет времени на то, чтобы вздыхать над белым листом и заставляет начать делать хоть что-то. 

Расстановка приоритетов. Дедлайны — это практический способ помочь распределить задачи по важности. Учитывая, что время ограничено и есть несколько вариантов, как его потратить, распределение задач по времени и важности поможет быть более продуктивным.

Ограничение сроков во времени позволяет удобнее привязывать их к графику,  лучше понимать приоритетность задач и делает их более конкретными. 

Постановка целей. Создавая крайний срок, важно определиться с временем, отведенным на выполнение каждой конкретной задачи. Это заставляет провести декомпозицию, тщательно рассмотреть все шаги, которые нужны для реализации задуманного, и корректно запланировать время.  Пройдя через этот мыслительный процесс, вы, скорее всего, получите более четкое представление о своих целях и о том, что нужно для их достижения.

Негативные стороны дедлайнов

По данным Academy of Management Review, многих людей поставленные сроки не мотивируют и даже повергают в депрессию. Видя большой объем задач, пусть даже и распределенный по времени и разбитый на подпроекты, такие сотрудники испытывают стресс и не чувствуют в себе сил взяться за работу с дедлайнами. Минимум 30% таких случаев связаны с хроническим перегрузом человека и сигнализируют о выгорании. Примерно в 10% ситуаций дедлайны проставлены некорректно и шансов успеть реализовать задуманное в срок практически нет.

Психолог Габриэла М. Джига-Бой из Университета Суонси в Уэльсе выяснила, что дедлайны искажают ориентацию во времени и влияют на представление человека о ближайшем будущем. В ходе экспериментов добровольцев попросили представить, что 28 мероприятий произойдут в определенные моменты в будущем, не прикрепляя события к каким-либо точным датам. Некоторые из этих мероприятий были довольно легкими, например, получение билетов на концерт, в то время как другие были сложными и трудными — например, планирование свадьбы. Затем участников попросили оценить, сколько работы потребует от каждого из этих мероприятий и уточнить, как скоро настанет день мероприятия? Задачи, которые добровольцы считали сложными и трудными — например, планирование свадьбы или сложного отпуска — казались более отдаленными, чем мероприятия попроще. 

Чтобы продуктивно работать, нужно правильно ставить дедлайны

Как правильно ставить дедлайны

Мы проанализировали научную статистику со всего мира и собрали для вас несколько советов, которые помогут ставить дедлайны правильно.

Совет №1: учитывайте типы сроков. Некоторые задачи должны быть выполнены в срок, иначе потеряют актуальность (жесткие сроки), для других дедлайн можно подвинуть (гибкие или мягкие). 

Совет№2: делайте цели и задачи более конкретными. Например, фраза «Я выполню эту задачу к концу недели» заставляет чувствовать себя более уверенно, чем «Я выполню эту задачу позже»

Совет №3: четко обозначайте последствия. Постановка дедлайна для какой-либо задачи и связывание с ней некоторых последствий могут увеличить мотивацию для выполнения работы. Если вы хотите, чтобы крайний срок мотивировал, его выполнение должно привести к положительному исходу. Аналогичным образом, несоблюдение условий дедлайна должно привести к негативным последствиям. 

Совет №4: следите, чтобы сроки быть уместными. Дедлайн не должен давать слишком мало или слишком много времени для выполнения задачи или достижения цели. Недостаток времени может привести к стрессу и ухудшению качества работы, а его переизбыток — к потраченным впустую ресурсам и затягиванию дел.  

Совет №5: не планируйте отдаленные дедлайны. Длительные сроки могут быть контрпродуктивными. Люди не чувствуют себя мотивированными дедлайнами, которые существуют далеко в будущем. На этом этапе в дело вступает закон Паркинсона, который гласит: работа расширяется, чтобы заполнить все имеющееся время.

Простое знание того, сколько времени займет та или иная работа по дедлайну — это уже важный когнитивный сигнал, который помогает готовиться, планировать и быть достаточно ответственным, чтобы реализовать намеченное.

Соблюдение сроков и их установка: эффективный процесс из 5 шагов для менеджеров

Установление сроков и соблюдение сроков важны для того, чтобы люди были сосредоточены на бизнес-целях. Наличие свободных сроков приводит к переработке идей и появлению новых идей, на которые нет времени. Если сроки обеспечивают нормальное функционирование организации, то все одновременно работают над выполнением поставленной цели. Успешный менеджер — это тот, кто устанавливает сроки и соблюдает их. Как менеджеры, вы играете ключевую роль в ведении бизнеса. Вы тратите значительное количество времени на планирование и планирование своей работы, поддерживая организованность команды и мотивируя ее на достижение целей. Но, как говорится, даже остановившиеся часы два раза в день показывают правильное время. Из-за этого менеджеры не могут выполнить все, что от них ожидают. Не волнуйся; есть способы помочь вам добиться большего успеха.

• Соблюдение сроков и их установка: эффективный процесс из 5 шагов для менеджеров
  • Что такое крайний срок?
  • Важность сроков
  • 5 шагов, чтобы эффективно установить сроки для вашей команды
    • 1) Установите реалистичные сроки
    • 2) Дайте достаточно времени для соблюдения сроков
    • 3) Четко определите сроки
    • команда в процессе установления сроков
    • 5) Поддерживайте постоянную связь
  • Советы по соблюдению сроков в качестве менеджера
    • 1. Убедитесь, что вы хорошо организованы и имеете четкое представление о том, чего вы хотите достичь
    • 2. Выделите ресурсы, необходимые для соблюдения сроков
    • 3. Будьте гибкими и не t бояться менять свой план, если что-то пойдет не так до соблюдения сроков
    • 4. Следите за прогрессом в соблюдении сроков
    • 5. Будьте активны в поиске решений любых проблем, которые могут возникнуть
    • 6. Будьте настойчивы, даже когда дела идут плохо!
  • Преимущества обязательного соблюдения сроков
  • Заключение
• Другие блоги по теме

Что такое крайний срок?

Крайний срок – это срок, до которого работа должна быть завершена. Это ограничение по времени, установленное для ожидаемого результата. Это время, когда ожидается, что ваши рабочие цели будут выполнены и сданы. Соблюдение крайнего срока означает завершение и отправку вашей работы до или до назначенного вам времени и даты. В бизнесе это дата, до которой должна быть завершена какая-либо работа, чтобы избежать потенциальных убытков, финансовых санкций, увольнения или подобных последствий. С другой стороны, успешное соблюдение сроков может принести множество преимуществ как руководству, так и сотрудникам. Ниже приведен пример крайнего срока для лучшего понимания: менеджер по продажам должен отправить предложение потенциальному клиенту по электронной почте до пятницы EOD. Здесь, поскольку срок (пятница EOD) установлен для ожидаемого результата (коммерческое предложение), его можно назвать крайним сроком.

Важность сроков

Крайние сроки необходимы менеджерам, чтобы создать чувство срочности, которое, как правило, мотивирует сотрудников и повышает производительность. Это помогает в развитии хорошей командной работы между сотрудниками и их коллегами и приводит к повышению производительности. Дедлайны могут быть чрезвычайно мотивирующими, поскольку они дают нам знать, когда мы на правильном пути. Сроки также помогают нам расставить приоритеты в нашей работе и поставить конечную цель наших усилий. Наличие конкретных сроков экономит много вашего времени, которое вы можете потратить на более мелкие цели, которые не так важны. Сроки важны, потому что всегда хорошо иметь в виду цель. Сроки помогают нам убедиться, что то, что мы делаем, актуально и соответствует тому, чего мы хотим достичь. Распределение ваших конечных целей на более мелкие части с конкретными и достижимыми сроками сделает вас более эффективным. Шансы на достижение этих целей также возрастут. Сроки также могут помочь как менеджерам, так и сотрудникам не отвлекаться от своих обязанностей.

5 шагов, чтобы эффективно установить сроки для вашей команды

Важно установить сроки для вашей команды, но очень важно сделать это правильно. Вы не можете просто установить крайний срок и ожидать, что люди его уложатся. Это вызовет только негодование, и, в конце концов, люди начнут расслабляться или уходить. Вот несколько способов, с помощью которых вы можете эффективно устанавливать сроки для своей команды.

1) Установите реалистичные сроки

Первое, что вам нужно иметь в виду, это реалистичность сроков. Это отчасти важно, потому что если ваш дедлайн окажется нереальным и его больше нельзя будет выполнить. Тогда возникнет ощущение неудачи. Вы должны стремиться к реалистичным срокам, чтобы они все еще были достижимы для команды. Но не обязательно настолько легко, чтобы они потеряли свой стимулирующий фактор. Эти сроки должны быть не только реалистичными, но и вовлеченными в процесс и вести к общей цели.

2) Дайте достаточно времени для соблюдения сроков

Очень важно дать вашей команде достаточно времени, чтобы уложиться в срок. Очень сжатые сроки с очень ограниченными временными рамками с меньшей вероятностью будут соблюдены. Вы должны убедиться, что вы устанавливаете их достаточно рано, чтобы у людей было время познакомиться с ними. Предоставление каждому человеку дополнительного времени, которое он может использовать для других более мелких задач, обязанностей и личных обязательств, окажет большое влияние на соблюдение сроков. Тогда каждый будет знать, что от него требуется, когда дело доходит до работы. Вы даже можете напомнить всем о том, сколько времени обычно занимает их задача. Это также поможет сотрудникам с неэффективным тайм-менеджментом.

3) Уточните сроки

Если вы хотите установить четкие сроки, то каждый должен знать, что он должен делать. Они также должны знать, кто, что и когда должен делать. Последнее, что может помочь людям уложиться в срок или достичь цели вашей команды, — это четкое представление о тайм-менеджменте. Это может включать в себя распределение очень конкретных ролей для каждого человека, чтобы они четко понимали ваши ожидания от них.

4) Вовлеките свою команду в процесс установления сроков

Следующим шагом будет максимальное вовлечение вашей команды в установление сроков. Сюда также могут входить задания, которые вы им даете, чтобы они точно знали, что от них требуется. Когда это происходит, это мотивирует людей и помогает укрепить их связь, потому что, когда кто-то в чем-то преуспевает, другие замечают и ценят его трудовые достижения больше, чем когда-либо прежде. Кроме того, вовлечение вашей команды в процесс позволит им задавать вопросы и выявлять проблемы в сроках. Это может помочь менеджерам отфильтровать нереалистичные и недостижимые цели. Это сделает процесс более эффективным.

5) Поддерживать постоянную связь

Одна из вещей, которую вам нужно сделать, чтобы ваша команда понимала сроки, — это поддерживать постоянную связь. Вы должны постоянно сообщать всем об изменениях и обновлениях о сроках. Таким образом, они будут знать не только о сроках, но и о том, что должно произойти, чтобы их уложиться. Непрерывное информирование о сроках также поможет избежать проволочек в их соблюдении. Понимая важность сроков и то, как эффективно устанавливать сроки для вашей команды, менеджеры также должны понимать, как они могут уложиться в эти сроки. Это выглядит следующим образом:

Другое интересное для чтения

Советы по соблюдению сроков в качестве менеджера

1. Убедитесь, что вы хорошо организованы и имеете четкое представление о том, чего вы хотите достичь

Убедитесь, что вы хорошо организованы и четко поставили перед собой конкретные цели, и запишите их. Когда вы собираетесь браться за задачи или проекты, посмотрите, что именно они влекут за собой. Следует понимать, какие дела требуют определенного внимания, а какие можно отложить на потом. Определив свои цели заранее, отсеять те, которые нереалистичны, также будет легко.

2. Выделить ресурсы, необходимые для соблюдения сроков

После того, как вы установили сроки для своей команды, вы также должны убедиться, что у вашей команды есть все необходимые ресурсы для соблюдения этих сроков. Без необходимых ресурсов выполнение установленных вами сроков будет затруднено. Вы должны принять во внимание то, чем ваша команда может не обладать или чего не хватает. Таким образом, принимая это во внимание, устанавливая свои цели и сроки для достижения своих целей.

3. Будьте гибкими и не бойтесь менять свой план, если что-то пойдет не так, до того, как уложитесь в сроки

Когда вы устанавливаете крайний срок для своей команды, он сопровождается определенными ожиданиями и целями. Однако что-то может пойти не по плану, что приведет к полной смене плана. Вы должны иметь в виду, что некоторые задачи или обязанности могут быть перенесены на что-то другое в офисе или могут просто измениться, если возникнет проблема где-то еще в вашей организации. Эти сдвиги и изменения должны быть сделаны таким образом, чтобы уложиться в срок.

4. Следите за соблюдением сроков

Когда вы установили дедлайн для своей команды, вы должны следить за выполнением некоторых задач. Контрольный список для отслеживания каждого шага, предпринятого для соблюдения сроков, может быть дополнительной помощью. Имейте в виду, что общение и осведомленность жизненно важны в любой момент времени во время этих взаимодействий при реализации процессов на разных уровнях. Если после начальной фазы требуется много изменений, то отслеживание облегчит обеим сторонам возможность оставаться в курсе того, что происходит. Это заставляет вещи казаться заслуживающими доверия, потому что у каждого есть факты, которые можно передать. Это также может помочь решить проблемы, связанные с процессом.

5. Будьте активны в поиске решений любых проблем, которые могут возникнуть

Когда вы устанавливаете один или несколько крайних сроков для своей команды, это позволяет им предоставлять результаты, касающиеся запланированных действий по их задачам. Однако, если возникнет какая-либо непредвиденная проблема, это может нарушить некоторые части этих работ и привести к сбою в других областях. В такое время, когда возникает проблема, вы должны проявлять инициативу в поиске возможных решений. Эти решения должны быть полностью совместимы и достаточно надежны, чтобы противостоять другим проблемам, которые могут возникнуть в результате непредвиденных обстоятельств.

6. Будьте настойчивы, даже когда дела идут плохо!

Вы всегда должны быть готовы к любому недостатку или возможности чего-либо. Это может быть пропущенный дедлайн или полный провал в тайм-менеджменте. Это также может включать в себя много положительных моментов. Если ваша команда не хочет внедрять эти принципы, она никогда не сможет эффективно соблюдать сроки, если столкнется с какими-либо проблемами. Вы должны убедиться, что ваша команда не колеблется из-за таких событий и твердо решает ситуации, когда в этом есть необходимость. Даже если может показаться, что вы переживаете трудные времена, вы всегда должны подталкивать себя и свою команду к выполнению работы в срок. Это просто реальность, с которой вам как менеджеру придется смириться. И, если вы потерпите неудачу, просто научитесь оправляться от этого и возвращаться сильнее.

Преимущества обязательного соблюдения сроков

Вот некоторые преимущества, которые вы получите как менеджер, если вы и ваша команда сможете уложиться в сроки.

1. Вы продемонстрируете свой авторитет в качестве руководителя, показав, что у вас были правильные ожидания от вашей команды
2. Это продемонстрирует приверженность вашей команды своевременному выполнению всех задач, что приводит к повышению эффективности их работы всего
3. Это также может привести к лучшей координации между членами команды в отношении обмена информацией и ресурсами, необходимыми для каждой задачи, что в конечном итоге также приведет к повышению производительности
4. Наконец, установив крайний срок и затем успешно его выполнив, вы можете вдохновить свою команду делать то же самое в будущем, что всегда является положительным результатом!

Заключение

Важность сроков нельзя недооценивать. Если вы их не установите, ваша команда никогда не узнает, когда они должны выполнить определенную задачу или выполнить ее вовремя. Сроки являются жизненной силой любого бизнеса и должны соблюдаться. Менеджеры должны научиться эффективно устанавливать сроки и что делать, чтобы их соблюдать. Тогда члены их команды смогут встретить их вовремя без особого труда. Мы считаем, что если менеджеры смогут адаптировать приведенные выше советы по установлению и соблюдению сроков, они, скорее всего, уложатся в свои сроки и получат упомянутые преимущества.

Практикуйте эффективное управление временем, чтобы никогда больше не пропускать сроки.

Получите бесплатный набор инструментов для тайм-менеджмента, чтобы раскрыть скрытую продуктивность с помощью эффективной расстановки приоритетов, избавляющей от прокрастинации.

Теги: Коммуникация, Сроки, Делегирование, Эмпатия, Лидерство, Подавать пример, Менеджер, Соблюдение сроков

Каковы преимущества сроков для проектов? | Малый бизнес

Лори Соард

Сотрудники бывают разных типов личности, и это может повлиять на скорость и эффективность выполнения проекта. Лишь немногие сотрудники способны устанавливать независимые сроки и разбивать большие проекты на управляемые цели. Чаще всего сотрудникам нужны вехи, к которым они стремятся. Предоставление работникам сроков для достижения поставленной цели может помочь всем в команде не сбиться с пути и позволит вашему малому бизнесу собрать большой проект с меньшим стрессом для всех в команде.

Управляемые этапы

1. Разбейте проект на управляемые этапы и установите для каждого этапа мини-крайний срок. Посмотрите на основные шаги для завершения проекта, такие как исследование, написание отчетов, создание аудио/визуальных материалов для презентации и отработка выступлений. Основным преимуществом разделения большого проекта на более мелкие этапы является то, что сотрудники будут чувствовать себя менее перегруженными и смогут сосредоточиться на более выполнимых целях.

Чувство выполненного долга

1. Сотрудник, который успешно и вовремя завершит этап проекта, будет иметь чувство выполненного долга. Хвалите сотрудников, которые сдают свои части проекта к крайнему сроку, чтобы повысить чувство собственного достоинства. Подумайте о том, чтобы предлагать бонусы, такие как подарочные карты или день повседневной одежды, когда сотрудники собираются вместе, чтобы уложиться в сроки.

Раннее выявление ошибок

1. Когда работники соблюдают сроки, у руководства появляется больше времени, чтобы заметить любые ошибки и исправить их до завершения проекта. Гораздо проще решить проблему в начале проекта, чем вернуться и исправить каждый шаг проекта, начиная с первой фазы.

Маркетинг

1. Если проект включает в себя дату запуска продукта или услуги, которые будут предлагаться, знание даты завершения проекта помогает в маркетинговых усилиях. Команда, которая работает вместе и способна уложиться в сроки, дает руководству некоторую уверенность в том, что рекламные усилия не пропадут даром, если проект не будет завершен вовремя. Вместо этого руководство знает, что может продвигать готовый проект, и он будет доступен для заказчика.

Избегайте слишком большого количества целей

1. Установление сроков и определенных элементов, которые необходимо выполнить, позволяет проекту оставаться целевым и сфокусированным. Если нет крайнего срока, проекты имеют тенденцию затягиваться. Люди, работающие над проектом, как правило, генерируют новые идеи, и каждый работник хочет добавить элементы в проект. Хотя эти новые функции могут быть полезными, они могут основываться друг на друге, пока проект не выйдет из-под контроля. Сроки помогают сосредоточить внимание сотрудников и избежать наращивания функций.

Список литературы

• Компьютерный мир: почему проекты не проходят

Ресурсы

• Tomuse.com: 10 лучших бесплатных онлайн -сервисов управления проектами
• Smashing Magazine: 15 Полезные инструменты управления проектами

Writer Bio

.

Лори Соард пишет с 1995 года, освещая различные темы для местных газет и журналов, таких как «Женский мир».