Содержание

Что входит в обязанности администратора в 2022 году

Должностные обязанности администратора – это действия сотрудника, который ежедневно координирует и контролирует работу офиса, принимает клиентов и занимается множеством других разнообразных дел. Все они должны быть сформулированы и зафиксированы в отдельной должностной инструкции.

Содержание

Что это за работник и какова его роль

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:

  • прием и консультирование посетителей;
  • создание благоприятных условий для них;
  • прием претензий и заявлений от визитеров.

Во многих офисах в обязанности админа также входит планирование времени посещений, печать предварительной документации.

Какую информацию должна содержать должностная инструкция

Чтобы зафиксировать права, функции и ответственность работника в организации, понадобится должностная инструкция. Этот документ имеет стандартную структуру, которой рекомендуется пользоваться при разработке любых подобных ЛНА. В него включают:

  • общие положения, где прописываются требования к образованию и опыту работы принимаемого на работу лица;
  • трудовые функции – они же фиксируются в трудовом договоре с работником;
  • какие должностные обязанности должен выполнять администратор (рекомендуется перечислять списком). Учтите, что работа администратора (обязанности) может отличаться в зависимости от специфики компании, и это отражается в инструкции. Например, такая задача, как организация банкетов и обсуждение праздничного меню (это то, что входит в обязанности администратора зала кафе или ресторана), не будет актуальной для человека, который трудится в магазине, офисе или приемной медицинского учреждения, даже если у компании-работодателя есть своя столовая;
  • права сотрудника;
  • ответственность;
  • заключительные положения, в которых надо прописать правила ознакомления сотрудника с инструкцией, где указано, какие обязанности входят в должность администратора.

Что должен делать и за что отвечает работник

Какие обязанности у администратора офиса? Их перечень утверждают, исходя из потребностей, хотя чиновники предлагают ориентироваться на Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В справочнике перечислены следующие действия:


Работодатель вправе переписать этот список полностью или выбрать только те задачи, которые нужно исполнять его работнику. Также разрешается дополнять список собственными пунктами.

Пример должностной инструкции

Скачать

Как и остальные, этот сотрудник несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение или неисполнение функций;
  • правонарушения, наказания за которые предусмотрены в административном, уголовном или гражданском законодательстве;
  • причинение материального ущерба, хотя он не является материально ответственным лицом, и заключать с ним договор о материальной ответственности нельзя.

Что касается прав, то работник может запрашивать у коллег информацию, необходимую для своей работы, участвовать в обсуждении вопросов и проектов решений, просить содействия у начальства в решении возникших проблем.

Что делает администратор? Обязанности

Что делает администратор? Обязанности

Каждое заведение, которому нужен администратор, в зависимости от специфики бизнеса и дел, прописывает в своей кадровой документации, что должен делать администратор. Это вам расскажут на собеседовании и пропишут в договоре. Однако есть единая должностная инструкция, которая определяет стандартные обязанности профессии.

В каких заведениях необходим администратор?

  • Кафе, рестораны.
  • Тренажерные залы, спортивные клубы.
  • Гостиницы, хостелы.
  • Галереи, пространства для мероприятий.

Обязанности администратора

По должностной инструкции администратор обязан контролировать следующее:

  • сохранность вещей в заведении;
  • конфликты между клиентами и работниками;
  • общение с клиентами, ответы на звонки, консультации и прием заказов;
  • претензии и жалобы посетителей;
  • пространство: наличие и расстановка мебели, украшение залов на корпоративы, банкеты и другие мероприятия;
  • рекламные вывески, их обновление внутри и снаружи здания;
  • трудовая дисциплина коллег, безопасность на рабочих местах;
  • общение с руководителями: недостатки в сервисе, предложения по улучшению бизнес-процессов;
  • чистота в офисе, состояние компьютеров и другой рабочей техники;
  • общение с уборщиками, охранниками;
  • закупка мебели, техники, канцелярии, чай-кофе, хозяйственные товары;
  • покупка подарков на Дни рождения и другие праздники коллег и их поздравление;
  • общение с арендодателями насчет коммунальных платежей и других хозяйственных моментов;
  • вызов ремонтных рабочих, сантехников, электриков;
  • инвентарь, канцелярия и распределение принадлежностей по отделам;
  • отчетность.

Некоторые обязанности совпадают с тем, что должен делать HR-менеджер и офис-менеджер, однако этих специалистов нанимают не во всех заведениях, а на администратора перекладывают часть их работы. Хотите стать успешным администратором – учитесь работать в мультизадачном режиме.

Какие права у администратора?

Специалист может:

  • получать информацию о техническом состоянии оборудования, количестве оставшейся канцелярии и других вещей для работы;
  • вносить предложения руководству, как улучшить работу конкретных специалистов, системы и руководителей;
  • требовать у руководства создать комфортную рабочую среду, в том числе просить закупить новую мебель, компьютеры и др.;

Предлагаем рассмотреть на примере, как работает администратор в ресторане. Он или она:

  • отвечает на звонки клиентов, бронирует столики, рассказывает про цены и позиции в меню – консультирует по всем вопросам;
  • встречает посетителей, провожает к столику;
  • следит за атмосферой в зале, чтобы она была комфортной и благоприятной;
  • работает с новичками, обучает, составляет графики работы специалистов и контролирует рабочие процессы;
  • решает все конфликты, если клиент недоволен блюдом, обслуживанием официанта, требует книгу замечаний и предложений;
  • организует банкеты, подготовку, украшение зала, общается с заказчиками, показывает помещение, составляет с ними меню и оговаривает нюансы мероприятия;
  • ведет учет кассы, документацию, инвентаризацию и составляет отчеты.

Если вы хотите работать администратором, то сначала придется пройти обучение и, например, закончить курсы администраторов в Минске. Во многих заведениях требуют, чтобы администратор знал основы мерчендайзинга, маркетинга, работы с персоналом. Этот специалист – палочка-выручалочка для сотрудников, потому что часто приходит на помощь в критических ситуациях, а для руководства – держит в курсе успехов и нарушений подчиненных.

Какова обязанность администратора в организации? | Малый бизнес

М.Т. Wroblewski Обновлено 21 февраля 2019 г.

Вы занимаетесь своим бизнесом или ваш бизнес загоняет вас… в землю? Каждый бизнес проходит через лихорадочные циклы, но если они стали нормой, а не исключением, возможно, пришло время прислушаться к знакам и нанять администратора. Это избавит вас от повседневных махинаций на рабочем месте, и вы сможете заниматься тем, что у вас получается лучше всего: заниматься любимым делом, занимаясь любимым делом.

Администраторы решают большие и малые проблемы

Прежде чем рассматривать способы, с помощью которых администратор может облегчить вашу работу и сделать ваш бизнес образцом эффективности, вам, возможно, придется сначала смириться со словом — и понятием — что Некоторым владельцам малого бизнеса требуется некоторое время, чтобы адаптироваться: делегирование. Это может быть легче понять, если вы подумаете о типах прерываний, с которыми вы имеете дело, и о том, как вы могли бы делегировать большинство из них администратору. Например:

  • Крупный клиент хочет узнать, можете ли вы помочь ему реализовать новый проект
  • Два сотрудника соревнуются и, похоже, вовлекают других сотрудников в свои «лагеря»* В город прибывает ведущая торговая выставка, представляющая прекрасная возможность представить новые и важные деловые знакомства
  • Офисный копировальный аппарат снова забит бумагой – ежедневное явление, которое подчеркивает, что его необходимо заменить
  • Ваша маркетинговая команда хочет ознакомиться с ежеквартальными рекламными отчетами компании
  • Продавец местной коммунальной службы требует 15 минут, чтобы объяснить, как смена поставщика сократит ваш ежемесячный счет на 25 %
  • Пришло время ежегодного отчета сотрудников, и они начинают спрашивать, когда начнется этот процесс

Администраторы Служите мастерами на все руки

Если эти действия кажутся вам знакомыми, вы уже хорошо начали писать описание работы для администратора вашего малого бизнеса. Должность похожа на должность менеджера, но администратор занимается не только управлением сотрудниками и повседневными событиями, происходящими в офисе; он также взаимодействует с клиентами и поддерживает связь с руководством.

Так как администратор обычно принимает участие во всех аспектах бизнеса, он может быть бесценным помощником владельца малого бизнеса. Вот почему администраторов часто считают правой и левой рукой владельца бизнеса.

Учитывая характер роли, вы правы, полагая, что важно выбрать кого-то, с кем вы поддерживаете дружеские и доверительные отношения и чьи суждения вам дороги. Не всегда легко брать на себя ответственность, как босс, но знайте, когда уступить настоящему. Но смекалистый администратор знает, как добиться этого баланса.

Набор навыков требует «мягкого человека»

Если кто-то не приходит на ум на эту важную роль, возможно, он придет, если учесть другие полезные качества, которыми обладают эффективные администраторы:

  • Исключительные коммуникативные навыки, включая письменные но особенно словесного разнообразия. Как «главный специалист по решению проблем», администратор также должен быть отчасти болельщиком (в основном для сотрудников) и отчасти угождающим дипломатом (в основном для клиентов). Отличные навыки организации и управления временем, которые имеют решающее значение для оценки приоритетов среди сотрудников, клиентов, руководства и третьих лиц. Даже самый эффективный администратор не может находиться в двух местах одновременно, поэтому ему приходится делать трудный выбор с апломбом. Гибкость и маневренность, , которые пригодятся, когда приоритеты меняются в течение напряженного дня. У администраторов всегда есть план на день, но они также умеют ожидать неожиданностей.* Умение выполнять широкий спектр задач, связанных с компьютером, или, по крайней мере, готовность научиться осваивать программное обеспечение, которое облегчит работу. Как и многие владельцы малого бизнеса, вы можете не согласиться с тем, что «жесткие» навыки, которым можно научиться, менее важны, чем «мягкие» навыки. В конце концов, это навыки, которые будут поддерживать ваш бизнес в рабочем состоянии, чтобы вы могли петь свою собственную счастливую мелодию, делая то, что у вас получается лучше всего.

Ссылки

  • Министерство труда США: Менеджеры административных служб
  • Флоридский колледж карьеры: шесть основных навыков, которыми должен обладать каждый офисный администратор
  • Ranstad: какие навыки ищут работодатели офисного администрирования?
  • Mighty Recruiter: Professional Office Administrator Образец должностной инструкции

Писатель Биография

Мэри Вроблевски получила степень магистра с отличием в области коммуникаций и работала репортером и редактором в двух редакциях Чикаго. Затем она запустила свой собственный небольшой бизнес, который специализировался на оказании помощи владельцам малого бизнеса во «всех аспектах маркетинга» — от составления маркетингового плана и написания текстов для веб-сайтов до составления медиапланов и разработки кампаний по электронной почте. Мэри много пишет о проблемах малого бизнеса и особенно о «маркетинге».

Шаблон описания вакансии администратора офиса

 

Этот шаблон описания вакансии администратора офиса оптимизирован для публикации на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий и легко настраивается под нужды администратора.

В обязанности администратора офиса входят:

  • Координация деятельности и операций офиса для обеспечения эффективности и соответствия политикам компании
  • Надзор за административным персоналом и распределение обязанностей по обеспечению эффективности
  • Храните запас канцелярских товаров и размещайте заказы при необходимости

Краткое описание работы

Мы ищем надежного администратора офиса. Они будут выполнять административные задачи, обеспечивая адекватную поддержку остальных сотрудников для эффективной работы.

В задачи администратора офиса будет входить ведение бухгалтерии и наставничество офисных помощников. Идеальный кандидат будет компетентен в расстановке приоритетов и работе с минимальным контролем. Они будут самомотивированы и заслуживают доверия.

Администратор офиса обеспечивает бесперебойную работу офисов нашей компании и способствует устойчивому росту.

Обязанности

  • Координация офисной деятельности и операций для обеспечения эффективности и соответствия политикам компании
  • Надзор за административным персоналом и разделение обязанностей для обеспечения эффективности
  • Управление повестками дня/организацией поездок/встречами и т. д. для высшего руководства
  • Управление телефонными звонками и корреспонденцией (электронная почта, письма, посылки и т. д.)
  • Поддержка процедур составления бюджета и бухгалтерского учета
  • Создание и обновление записей и баз данных с кадровыми, финансовыми и другими данными
  • Отслеживание запасов канцелярских товаров и размещение заказов при необходимости
  • Своевременно представлять отчеты и готовить презентации/предложения в соответствии с назначением
  • Помогать коллегам при необходимости

Требования и навыки

  • Подтвержденный опыт работы в качестве  офисного администратора , офисного помощника или на соответствующей должности
  • Выдающиеся коммуникативные и межличностные способности
  • Отличные организаторские и лидерские качества
  • Знакомство с процедурами делопроизводства и основными принципами бухгалтерского учета
  • Отличное знание MS Office и программного обеспечения для управления офисом (ERP и т.
    д.)
  • Квалификация в области секретарского образования будет преимуществом
  • Диплом средней школы; Предпочтительна степень бакалавра/бакалавра в области делопроизводства или в соответствующей области

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается администратор Office?

Администратор офиса отвечает за все административные вопросы и несет ответственность за общую деятельность своего офиса.

Каковы обязанности и ответственность администратора офиса?

Администратор офиса в первую очередь отвечает за то, чтобы встречи проходили в соответствии с графиком общения между участниками, чтобы никто не чувствовал себя обделенным. Они приветствуют посетителей и следят за тем, чтобы все знали, где что находится. Они также могут отвечать на звонки и электронные письма от имени компании.

Что делает хорошего администратора Office?

Администратор офиса отвечает за то, чтобы все сотрудники соблюдали протокол, выполняли свою работу вовремя и в рамках бюджета.