Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора
Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.
Скачать в .doc
К списку должностных инструкций
Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3. Права ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
К списку должностных инструкций
www.rabota.ru
Должностные обязанности помощника генерального директора
Содержание страницы
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.
Должность помощника гендиректора: основные характеристики
Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:
- Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
- Личный помощник.
- Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.
Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.
Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:
- Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
- Стаж работы от трех лет.
Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.
ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.
Нормативно-правовая регламентация
Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:
- Методическими рекомендациями.
- Уставом.
- Трудовым соглашением.
- Приказами руководителя.
- Должностной инструкцией.
ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.
Что входит в обязанности помощника гендиректора?
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
- Организация переговоров, в том числе по телефону.
- Прием корреспонденции.
- Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
- Контроль над исполнением поручений гендиректора.
- Предоставление бумаг на подпись руководителю.
- Прием посетителей гендиректора.
- Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
- Обеспечение эффективной работы гендиректора.
- Составление плана рабочего дня.
- Информационное сопровождение гендиректора.
- Участие в совещаниях и деловых встречах.
- Организация деловых встреч.
- Организация презентаций.
- Подготовка отчетов о тратах.
- Исполнение личных поручений.
- Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Права сотрудника
Помощник гендиректора наделяется следующими правами:
- Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
- Право на получение необходимых сведений.
- Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.
Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.
Ответственность, возложенная на помощника
Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:
- Невыполнение должностных инструкций.
- Действия, нарушающие законы РФ.
- Причинение ущерба.
Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.
Какие личные качества требуются от помощника?
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
- Проактивность, работа на опережение.
- Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
- Предотвращение сложностей.
- Универсальность.
- Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
- Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
- Способность работать с информационными потоками.
- Умение соблюдать конфиденциальность.
- Способность системного анализа ситуации.
- Способность предложить сразу нескольких решений.
- Владение ПК на среднем и высоком уровне.
- Знание основ тайм-менеджмента.
- Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
- Дипломатичность.
- Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
- Оперативная работа с большими объемами информации.
- Хорошая память.
- Умение расставлять приоритеты.
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Когда гендиректору требуется личный помощник?
Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.
assistentus.ru
Должностная инструкция помощника руководителя: обязанности, права и ответственность
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
І. Общие положения
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- данной должностной инструкцией.
6. Помощник руководителя должен знать:
- установленный порядок обращения с документами в организации;
- правила делового общения и этикета;
- порядок ведения отчетной документации;
- правила пользования офисной техникой, средствами связи;
- основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
- основы делопроизводства;
- организационно-штатную структуру компании;
- порядок заключения и исполнения договоров.
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
ІІІ. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
ІV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
working-papers.ru
Что входит в обязанности помощника руководителя в 2019 году
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
clubtk.ru
Образец должностной инструкции помощника руководителя (2019-2020)
Содержание страницы
Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
Образец должностной инструкции помощника руководителя
1. Основные положения
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc
Зачем нужна должностная инструкция
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.
Что нужно учитывать при написании ДИ
Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:
- Общие положения.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.
Основные положения
Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.
Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.
Функции
Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.
Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.
Ответственность
В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.
Права
Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.
После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.
assistentus.ru
обязанности и требования :: BusinessMan.ru
Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.
Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.
Прежде всего, это:
- стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.
Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.
Наиболее частые дополнительные обязанности, это:
- перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
- организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
- сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
- услуги бытового характера.
Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.
Режим работы личного ассистента
Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.
Что указать в резюме помощника руководителя
Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:
- Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
- Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
- Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.
Обязанности помощника руководителя подразделения
Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.
Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:
- необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
- контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
- вести специфическую документацию подразделения.
Перспектива карьерного роста личного ассистента
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.
Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.
businessman.ru
Образец должностной инструкции помощника генерального директора в 2019-2020 году
Содержание страницы
Должностные инструкции выполняют в компании несколько функций. Это конкретизация трудовых обязанностей работника, распределение функций между сотрудниками с одинаковыми должностями, основание для оценки работы специалиста и т.п. Документ не обязателен к составлению согласно законодательству, однако судебная практика и письма Роструда говорят об обратном. В статье рассмотрим, как составить должностную инструкцию помощника генерального директора (или ассистента руководителя).
Образец должностной инструкции помощника генерального директора
1. Общие положения
- Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
- На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
- Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
- Работник подчиняется генеральному директору компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
- внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
- принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
- структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
- современных информационных технологий;
- законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
- особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
- методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
- правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
- этики делового общения, правил проведения переговоров;
- методов защиты конфиденциальной информации компании;
- Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
- Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
- анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
- обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
- передача сведений в систематизированном виде;
- поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
- верная интерпретация полученных данных;
- применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
- разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
- формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
- правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
- проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
- формирование пресс-релизов;
- работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
- работа с компьютерами, другой современной техникой;
- поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
- быстрота принятия решений в процессе работы;
- формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
- работа с системами ЭДО в компании.
- Работник в своей деятельности опирается на:
- Устав хозяйствующего субъекта;
- данный документ;
- иные локальные нормативные акты компании.
2. Должностные обязанности
Трудовые задачи работника включают в себя следующие:
- Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
- Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
- Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
- Подготовка бумаг для деловых партнеров.
- Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
- Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
- Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
- Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
- Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
- Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
- Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
- Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
- Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
- Контроль работы по исполнению требований руководителя.
- Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.
3. Права
Помощник гендиректора имеет такие права:
- Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
- Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
- Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
- Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
- Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:
- За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
- За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
- За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной помощника генерального директора .doc
Общая информация
Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.
Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.
Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.
После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.
Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда. Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.
Содержание инструкции
Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.
Общие положения
Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.
К сведению! Отдельные пункты будут повторяться для работников некоторых категорий, например, те, что касаются знаний законодательства и документации в организации.
Должностные обязанности работника
Раздел должен содержать перечень трудовых задач работника. Он должен быть составлен с особой внимательностью, функции нужно прописать как можно конкретнее. Как было сказано выше, универсальной инструкции для помощника гендиректора нет, поскольку трудовые задачи будут зависеть от масштабов компании. Важно, чтобы указанные действия совпадали с теми навыками и знаниями, которые отмечены в первом пункте инструкции.
Права
Можно сказать, что данная часть инструкции «универсальная», поскольку описание прав дается стандартно для многих должностей. Здесь указывают права на получение необходимой информации для выполнения трудовых задач, на принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции. Также помощник генерального директора может совершенствовать свою квалификацию, участвовать в обсуждении проектов решений начальства.
Ответственность
Здесь наниматель прописывает, какую ответственность будет нести помощник генерального директора. Все возможные варианты наказаний за какие-либо проступки не прописывают, поскольку каждый случай индивидуален и разбирается порой с привлечением суда и органов следствия. При составлении документа ограничиваются стандартными фразами: «в рамках положений действующего законодательства».
Оформление и хранение документа
Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:
- наименование и реквизиты компании;
- отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
- название документа;
- текст инструкции;
- подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.
Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.
assistentus.ru